Befüllung der Eingangsangaben durch KfW interne Mitarbeitende (HAP)
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| Befüllungshinweise | Angabe | Befüllung |
|---|---|---|
| Was für eine Leistung wird bezogen? --> Kann analog dem FO016040 Qualifizierung Beschaffungsmaßnahmen entnommen werden. | Leistungsbeschreibung | Legal AI Workspace |
| Die Nummer entnehmen Sie dem Auslagerungmanagement-Tool | AuslagerungsID | ##### 03030 |
Dieses Dokument ist im Falle der Bildung einer Bietergemeinschaft von jedem Bietergemeinschaftsmitglied auszufüllen und mit dem Angebot einzureichen. Auch nach Vertragsschluss ist der Betriebsrisikofragebogen bei revolvierender Einholung von allen Vertragspartnern auszufüllen, d.h. im Falle einer Arbeitsgemeinschaft von allen Mitgliedern der Arbeitsgemeinschaft (GbR).
| Aktualisierungsdatum: | Ansprechpartner beim Dienstleister (Name, Telefon, E-Mail) | |
|---|---|---|
| TT.MM.JJJJ | Befüllungshinweise: | |
| Name des Dienstleistungsunternehmens: | - Tragen Sie bitte das Datum der Befüllung sowie den Ansprechpartner für Rückfragen ein. - Bitte beantworten Sie die Fragen ab Zeile 16 in Spalte "D". - Empfänger der Fragebögen sind die jeweils bekannten Ansprechpartner der KfW für Auslagerungen. - Bitte senden Sie das Dokument als Excelsheet zurück. | |
| Adresse des Dienstleistungsunternehmens: | ||
| Rechtsform des Dienstleistungsunternehmens: | ||
| Handelsregister ID: | ||
| LEI Nummer: | ||
| UmsatzsteuerID: | ||
| Name der Muttergesellschaft Adresse inkl. Land Entweder/Oder: LEI Nummer, Handelsregisternummer, UmsatzsteuerID: | ||
| Land, in dem die Leistung erbracht wird: |
| Befüllung durch den Dienstleister | Befüllung durch die KfW | ||
|---|---|---|---|
| Risikoarten | Frage | Antwort Bitte durch den Dienstleister zu befüllen, sofern "nicht relevant". Nicht-Relevanz bitte auch angeben. | Dokumentation durch Fachbereich (HAP) - Dropdown |
| Operationelle Risiken Dienstleisterrisiko | Wird Ihr Unternehmen durch eine zuständige Behörde beaufsichtigt? Wenn ja, durch welche? | bitte befüllen | |
| Operationelle Risiken Dienstleisterrisiko | Werden im Rahmen der Leistungserbringung Subdienstleister eingesetzt? | bitte befüllen | |
| Operationelle Risiken Dienstleisterrisiko | Bestehen aktuell oder bestanden in der Vergangenheit Geschäftsbeziehungen zu anderen Kunden oder Partnern, die zu einem Interessenkonflikt mit unserem Unternehmen führen könnten? | bitte befüllen | |
| Operationelle Risiken Dienstleisterrisiko | Gibt es innerhalb Ihres Unternehmens Verbindungen (z.B. familiäre, geschäftliche oder persönliche) zu unseren Mitbewerbern oder Partnern, die einen Interessenkonflikt darstellen könnten? | bitte befüllen | |
| Operationelle Risiken Informationssicherheitsrisiken: nicht- systemgebunden und systemgebunden | Verfügt Ihr Unternehmen über ein angemessenes Informationssicherheitsmanagementsystem (ISMS) nach anerkanntem Standard wie z.B. ISO 27001, BSI 200-2? Werden die institutsspezifischen Anforderungen an die Informationssicherheit umgesetzt? | bitte befüllen | |
| Operationelle Risiken Dienstleisterrisiko | Hat Ihr Unternehmen ein funktionierendes Internes Kontrollsystem? Bitte, wenn möglich, mit Testat von (internen oder externen) Prüfern belegen. | bitte befüllen | |
| Operationelle Risiken Dienstleisterrisiko | Wie hoch ist ihre durchschnittliche Fluktuation, insb. in für die KfW kritischen Positionen (je nach Art der Auslagerung)? Wie stellen Sie sicher, dass das für die KfW eingesetzten Mitarbeiter*innen möglichst kontinuierlich sind und auf dem aktuellen Wissensstand bzgl. der Auslagerung/Dienstleistung sind? | bitte befüllen | |
| Künstliche Intelligenz (KI) | Plant Ihr Unternehmen innerhalb der kommenden drei Jahre neue KI-Funktionen oder Module als Erweiterung der aktuell durch die KfW bezogenen Produkte anzubieten? Falls ja, bitte auch Folgefragen beantworten. | bitte befüllen | |
| Künstliche Intelligenz (KI) | Welche Risikoeinstufung gem. EU KI-VO erwarten Sie für diese Produkte? | bitte befüllen | |
| Künstliche Intelligenz (KI) | Welche Cloud-basierten KI-Modelle kommen hierbei zum Einsatz? (z.B. GPT- Modelle von OpenAI) | bitte befüllen | |
| Künstliche Intelligenz (KI) | Wie stellen Sie sicher, dass kundenspezifische Daten oder Inputs dauerhaft geschützt bleiben und nicht für das allgemeine Training der KI-Modelle verwendet werden? | bitte befüllen | |
| Künstliche Intelligenz (KI) | Wie gewährleisten Sie, dass die KI-Funktionen oder Module die Anforderungen des EU AI Acts erfüllen und welche risikomitigierenden Maßnahmen setzen Sie ein? (ggf. Verweis auf Zertifizierungen) | bitte befüllen |
Page 2 of 3 Auslagerungsfragebogen_Betriebsrisiko_mit_Anleitung.xls (Outsourcing_questionnaire_operating_risk_with_instructions.xlx)
| Date of update: | Contact partner at the service provider (name, phone, email) | |
|---|---|---|
| DD.MM.YYYY | Tips on how to respond: | |
| Name of outsourcing company: | - Please enter the date of completion and the contact person for queries. - Please answer the questions from line 16 in column “D”. - The questionnaire’s recipients are the known contact partners at KfW responsible for outsourcing. - Please return the document as an Excel file. | |
| Address of outsourcing company: | ||
| Legal form of outsourcing company: | ||
| Commercial register ID: | ||
| LEI number: | ||
| VAT ID: | ||
| Name of parent company Address incl. country Either/Or: LEI number, commercial register number, VAT ID: | If applicable | |
| Country in which the service is provided: |
| To be completed by the service provider | To be completed by KfW | ||
|---|---|---|---|
| Types of risk | Question | Answer To be filled out by the service provider if "not relevant". Please also indicate non-relevance. | Documentation by the specialist department (HAP) |
| Operational risks Third Party Risk | Is your company supervised by a competent authority? If yes, by which one? | Please fill out | |
| Operational risks Third Party Risk | Are subcontractors used as part of the agreed service provision, processes or process components? | Please fill out | |
| Operational risks Third Party Risk | Are there currently, or have there been in the past, business relationships with other clients or partners that could lead to a conflict of interest with our company? | Please fill out | |
| Operational risks Third Party Risk | Are there any connections within your company (e.g. familial, business, or personal) to our competitors or partners that could represent a conflict of interest? | Please fill out | |
| Operational risks Information security risks: non-system- bound and system-bound | What method or standard is used to address information security risks in your company (e.g. ISO 27001, BSI 200-2)? When and how is the client involved? | Please fill out | |
| Operational risks Third Party Risk | Do you have an efficient and effective internal control system? If possible, please attach a report from (internal or external) auditors. | Please fill out | |
| Operational risks Third Party Risk | What is their average fluctuation, in particular in positions critical to KfW (depending on the type of outsourcing)? How do you ensure that the staff turnover of personnel employed for KfW is as low as possible and that they are up-to-date with the latest knowledge regarding the outsourcing? | Please fill out | |
| Artificial Intelligence (AI) | Is your company planning to offer new AI features or modules as an extension of the products currently obtained from KfW within the next three years? If yes, please also answer the follow-up questions. | Please fill out | |
| Artificial Intelligence (AI) | What risk classification according to the EU AI Act do you expect for these products? | Please fill out | |
| Artificial Intelligence (AI) | What cloud-based AI models are being used in this context? (e.g. GPT models from OpenAI) | Please fill out | |
| Artificial Intelligence (AI) | How do you ensure that customer-specific data or inputs remain permanently protected and are not used for the general training of the AI models? | Please fill out | |
| Artificial Intelligence (AI) | How do you ensure that the AI features or modules comply with the requirements of the EU AI Act, and what risk-mitigating measures do you implement? (possibly referencing certifications) | Please fill out |
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