Use Case Präsentationen Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb im Vergabeverfahren "Legal AI Workspace" Vergabenummer "KfW-2026-0025"

Use Cases

Use Case ID Use Case Name Anforderungen Maximalpunktzahl gewichtet Maximalpunktzahl ungewichtet

UC 1 Quellengestützte Rechtsrecherche Die Anforderungen ergeben sich aus dem Reiter "UC_1" 25 100

UC 2 Workflowbasierte Dokumentenanalyse mit mehreren Dokumenten Die Anforderungen ergeben sich aus dem Reiter "UC_2" 25 100

UC 3 Vertragsprüfung basierend auf einem Regelwerk Die Anforderungen ergeben sich aus dem Reiter "UC_3" 25 100

UC 4 Strukturierte Analyse mehrerer Dokumente in Tabellenform Die Anforderungen ergeben sich aus dem Reiter "UC_4" 25 100

Summe 100 400

Bewertungskategorien

Die Bewertung der jeweiligen Use Cases erfolgt entlang der nachstehend aufgeführten Bewertungskategorien. Jeder Use Case wird zunächst entsprechend der drei Kategorien und zugehörigen Gewichtungsanteilen bewertet. Je Kategorie können Erläuterungen:maximal 100 Punkte ungewichtet erreicht werden. Die in jeder Kategorie erreichte ungewichtete Punktzahl wird mit dem entsprechenden Gewichtungsanteil der entsprechenden Kategorie multipliziert. Anschließend werden die gewichteten Punktzahlen je Kategorie aufsummiert, um die gewichtetet Punktzahl je Use Case zu ermitteln. Die so ermittelten Punktzahlen gehen gleichverteilt (jeweils zu 25 Prozent) in die Gesamtpunktzahl, d.h. die Punktzahl über alle vier Use Cases ein.

Kategorie ID Art der Kategorie Bewertungskategorien Anteil an der Gesamtbewertung

• Angemessenheit und Vollständigkeit der Präsentation, inkl. Detailgrad, Abfolge, 1 Präsentation Verständlichkeit 20% • Rückfragen konnten ergebnisorientiert beantwortet werden

• Funktionsumfang zur Abdeckung der beschriebenen Aufgaben • Strukturierte Wiederverwendbarkeit und Verwaltung von Use Cases • Transparente Ergebnisdarstellung inkl. nachvollziehbarer Quellenverifikation 2 Funktionale Anforderungen an die Software • Dialogorientierte Interaktionsmöglichkeiten zur iterativen Optimierung der 40% Ergebnisse • Einfache Ergebnisdokumentation mit Speicherung und Export in geeigneten Formaten

• Performance, inkl. Dauer zur Erfüllung der Aufgabenstellung und Störungsfreiheit • Benutzerfreundlichkeit und Effizienz der Benutzeroberfläche; 3 Nicht-Funktionale Anforderungen an die Software U • F n l t e e x rs ib tü il t i z t u ä n t g u s n f d u n K k o t n io fi n g e u n ra f t ü i r o B ns e m nu ö t g ze li r chkeiten 40% • Juristische Prüf- und Ergebnisqualität hinsichtlich Korrektheit der inhaltlichen Kernaussagen und Verwendbarkeit für die Arbeitsprozesse

Summe 100%

Bewertungsmatrix Use Case Präsentation

Erläuterungen:Separat für jeden Use Case und nach Maßgabe der oben genannten Bewertungskategorien erfolgt eine Bewertung entsprechend der nachstehend beschriebenen Bewertungsstufen.

Bewertung Bewertungsstufen Maximalpunktzahl

Die Use Case Präsentation erfüllt sämtliche der in den Bewertungskategorien definierten Anforderungen und überzeugt mit innovativen und/oder herausragenden Hervorragend Lösungsansätzen. 100 Punkte

Sehr gut Die Use Case Präsentation erfüllt sämtliche der in den Bewertungskategorien definierten Anforderungen. 75 Punkte

Gut Die Use Case Präsentation erfüllt den überwiegenden Teil der in den Bewertungskategorien definierten Anforderungen. 50 Punkte

Befriedigend Die Use Case Präsentation erfüllt einen substantiellen, aber nicht überwiegenden Anteil der in den Bewertungskategorien definierten Anforderungen. 25 Punkte

Ungenügend Die Use Case Präsentation erfüllt nur einen geringfügigen oder keinen Anteil der in den Bewertungskategorien definierten Anforderungen. 0 Punkte

Name	Use Case 1: Quellengestützte Rechtsrecherche
Themenbereich aus Anlage zur Leistungsbeschreibung Muss- und Kann-Kriterien Spalte A	Recherche
Szenario und Vorbedingungen	Bietertermin: Die KfW stellt dem Bieter im Bietertermin eine konkrete Rechtsfrage zur Verfügung. Der Use Case soll basierend auf den in der angebotenen Software verfügbaren Quellen erfolgen.
Zeitvorgabe	15 Min. Demo + 5 Min. Rückfragen
Durch den Bieter zu besetzende Rolle	Rechtsanwalt mit Benutzerberechtigung
Demonstration durch den Bieter	Der Bieter demonstriert die Ausführung einer exemplarischen, quellengestützten Rechtsrecherche zu einer juristischen Fragestellung unter Geltung der aktuell gültigen Gesetze und Rechsprechung. Die Software muss die Antwort transparent mit geeigneten Quellenverweisen nachvollziehbar darstellen. 1. Der Bieter zeigt die Formulierung und Eingabe der Rechtsfrage. Er demonstriert: - die Nutzung eines praxisnahen Prompts zur Klärung der Rechtsfrage, - den Umgang der Software mit unscharfen / offenen Fragestellungen, - die Darstellung Software-seitiger Unterstützung zur Optimierung des Prompts, um das Rechercheergebnis zu verbessern. 2. Der Bieter zeigt und erläutert die quellenbasierte Analyse und Antwortgenerierung. Er demonstriert: - die Möglichkeit zur Auswahl der für die Recherche relevanten Quellen (z. B. Internetquelle, angebundene Datenbanken, interne Dokumentensammlungen) sowie Transparenz über deren Herkunft, - die Auswahl und Priorisierung der Fundstellen durch die Software, - die Sicherstellung, dass alle KI-Kernaussagen durch konkrete, überprüfbare Fundstellen belegt werden, - die Funktionsweise der Quellenverifikation, einschließlich Anzeige der Originalstelle im Kontext, Verlinkung, Zitierformat und Vergleich zwischen Schnellansicht und Volltext. 3. Der Bieter zeigt den Umgang mit Halluzinationen und Unsicherheiten. Er demonstriert: - die Mechanismen, mit denen die Software den Benutzer vor möglichen Halluzinationen schützt. - das Verfahren zur Vermeidung oder Erkennung falscher oder nicht existierender Quellen und Kennzeichnung solcher Fälle. 4. Der Bieter zeigt die Dokumentation und Ergebnisdarstellung sowie Kollaborationsmöglichkeiten. Er demonstriert: - das Vorgehen zur Dokumentation, Speicherung und Wiederauffindbarkeit des Rechercheergebnisses. - die Exportmöglichkeit mit verfügbaren Dateiformaten und Konfigurierbarkeit des Ausgabeformats. - Unterstützte Kollaborationsfunktionen der Software und deren Einsatz im Rahmen der Rechtsrecherche.

Name	Use Case 2: Workflowbasierte Dokumentenanalyse mit mehreren Dokumenten
Themenbereich aus Anlage zur Leistungsbeschreibung Muss- und Kann-Kriterien Spalte A	Mehrstufige Bearbeitungsabläufe
Szenario und Vorbedingungen	Vorbereitung: Die KfW stellt dem Bieter zwei Werktage vor dem Bietertermin die Beschreibung des Workflows mit den Anforderungen je Bearbeitungsschritt zur Verfügung. Der Bieter erstellt eine Vorlage für den Workflow und demonstriert diesen im Bietertermin. Bietertermin: Die KfW stellt dem Bieter im Bietertermin zu prüfende Dokumente in den Formaten .docx oder .pdf zur Verfügung.
Zeitvorgabe	30 Min. Demo + 5 Min. Rückfragen
Durch den Bieter zu besetzende Rolle	Rechtsanwalt mit Benutzerberechtigung
Demonstration durch den Bieter	Der Bieter demonstriert die Konfiguration und Ausführung eines wiederverwendbaren Workflows mit mehreren Bearbeitungsschritten. Die Software muss die bereitgestellten Dokumente analysieren, Daten extrahieren und konkrete Handlungsempfehlungen für die Überarbeitung des bereitgestellten Vertragsentwurfs erstellen. 1. Der Bieter zeigt die Erstellung des Workflows. Er demonstriert: - die Konfigurierbarkeit des wiederverwendbaren Workflows aus Perspektive eines Benutzers ohne IT-Know-how in der Software, - die Möglichkeiten zur Pflege und Anpassung, - die Teilbarkeit mit anderen Benutzern. 2. Der Bieter startet den Workflow als abgespeicherte Vorlage und zeigt die Ausführung des ersten Bearbeitungsschritt des Workflows. Eine in Dokument A definierte Auswahl projektspezifischer, vertragsrelevanter Daten werden aus Dokument B extrahiert. Er demonstriert: - die Möglichkeit zum Upload mehrerer Dokumente in die Software, - den Umgang der Software mit Unsicherheiten, insbesondere die Kennzeichnung von uneindeutigen oder nicht gefundenen Informationen, - die Möglichkeiten für den Benutzer, Extraktionsergebnisse zu prüfen und zu korrigieren sowie die Nutzung dieser Korrekturen zur Verbesserung der Extraktion (z. B. Feintuning, Anpassung von Regeln im Workflow). 3. Der Bieter zeigt die Ausführung des zweiten Bearbeitungsschritt des Workflows. Die extrahierten Daten aus Dokument B werden analysiert und mit dem Vertragsentwurfs des Mandanten abgeglichen. Er demonstriert: - die konkrete Aufdeckung inhaltlicher Widersprüche, Unstimmigkeiten und Inkonsistenzen sowie die Identifikation weiterer möglicher vertragsrelevanter Inhalte über die vordefinierten Prüfpunkte hinaus, - die Darstellung, wie die Software ihre Findings präsentiert und begründet. - den Umgang mit mehrsprachigen Dokumenten, insbesondere wenn Vertrag und Begleitdokument in unterschiedlichen Sprachen vorliegen. 4. Der Bieter zeigt die Ausführung des dritten Bearbeitungsschritt des Workflows. Der Vertragsentwurf wird mit weiteren Begleitdokumenten abgeglichen. Er demonstriert: - die Möglichkeit, dass die Software im Rahmen des Workflows nach weiteren zu prüfenden Dokumenten fragt, - den Upload zusätzlicher Dokumente und deren Abgleich mit dem Vertragsentwurf analog zu Schritt 2, wobei für diese Dokumente keine vordefinierte Datenauswahl (wie in Dokument A) zur Verfügung steht, sondern die Software eigenständig ermittelt, welche Inhalte aus den Dokumenten im Vertrag gespiegelt werden sollten, - die Darstellung, wie die Software Findings aus mehreren Dokumenten priorisiert und zusammenführt (z. B. thematische Zusammenfassung, Duplikats- und Konflikterkennung). 5. Der Bieter zeigt die Ausführung des vierten Bearbeitungsschritt des Workflows. Ein Textvorschlags für eine E‑Mail für Rückfragen an den Mandanten sowie konkrete Handlungsempfehlungen wird erstellt. Er demonstriert: - die Kontextsensitivität des Textvorschlags, - die Möglichkeit zur Anpassung durch den Benutzer. 6. Der Bieter zeigt die Weiterverwendung und Ergebnisdokumentation. Er demonstriert: - die Exportmöglichkeiten der Ergebnisse, - die strukturierte Dokumentation des gesamten Workflows (Gesamtprozess und Einzelschritte).

Name	Use Case 3: Vertragsprüfung basierend auf einem Regelwerk
Themenbereich aus Anlage zur Leistungsbeschreibung Muss- und Kann-Kriterien Spalte A	Regelbasierte Vertragsprüfung
Szenario und Vorbedingungen	Vorbereitung: Die KfW stellt dem Bieter zwei Werktage vor dem Bietertermin das Regelwerk zur Verfügung. Der Bieter erstellt eine Vorlage für die regelbasierte Vertragsprüfung und demonstriert diesen im Bietertermin. Der Bieter nutzt die reguläre Browser-basierte Benutzeroberfläche der Software zur Erstellung des Regelwerks. Bietertermin: Die KfW stellt dem Bieter im Bietertermin einen zu prüfenden Vertrag zur Verfügung. Der Bieter nutzt für die Prüfung des Vertrags basierend auf dem Regelwerk das Word Add-in.
Zeitvorgabe	20 Min. Demo + 5 Min. Rückfragen
Durch den Bieter zu besetzende Rolle	Rechtsanwalt mit Benutzerberechtigung
Demonstration durch den Bieter	Der Bieter demonstriert die Konfiguration und Ausführung einer Regelwerk-basierten Vertragsprüfung. Die Software muss den bereitgestellten Vertrag gegen das vorgegebene Regelwerk prüfen, Klauseln korrekt zuordnen und bewerten sowie konkrete, rechtlich passende Formulierungsvorschläge zur Anpassung problematischer Klauseln vorschlagen. 1. Der Bieter zeigt die Regelwerk-Konfiguration. Er demonstriert: - die Konfigurierbarkeit des Regelwerks in der Software, - die Anlage von zu prüfenden Klauseln im Regelwerk, - die Abbildung einer dreistufigen Klassifizierung von Formulierungen (Soll, Alternativ, Unzulässig), - die Möglichkeiten zur Pflege und Anpassung als Vorlage für eine wiederholte Nutzung. 2. Der Bieter zeigt die Anwendung des Regelwerks auf den Testvertrag direkt in Word. Er demonstriert: - die Möglichkeit das Regelwerk im Word Add-In zu nutzen, - die Ermittlung des Klauseltyps für jede relevante Klausel im Vertrag, - die Prüfung, ob die Formulierung einer Soll-, Alternativ- oder Unzulässig-Variante entspricht oder ob die Klausel nicht eindeutig zuordenbar ist, - die Darstellung einer strukturierten, risikoorientierten Übersicht der Prüfergebnisse mit Fundstelle im Vertrag, erkannter Klassifizierung und Zuordnung zur konkreten Formulierungsvariante, - die Berücksichtigung semantischer Ähnlichkeit, sodass nicht nur exakte Wortgleichheit, sondern auch sinngleiche Formulierungen erkannt werden. 3. Der Bieter zeigt die Formulierungsvorschläge zur Anpassung der Vertragsklauseln. Er demonstriert: - die Generierung konkreter Vorschläge für geänderte Klauselfassungen mindestens für alle Alternativ- und Unzulässig-Formulierungen, die den Soll-Formulierungen des Regelwerks entsprechen oder sich erkennbar in Richtung „Soll“ verbessern (z. B. von Unzulässig → Alternativ → Soll), - die Kontextsensitivität der Vorschläge in Bezug auf den jeweiligen Vertragstyp, - die erkennbare Bezugnahme der Vorschläge auf die im Regelwerk hinterlegten Varianten. 4. Der Bieter zeigt die Benutzer-Interaktion und die Weiterverwendung der Ergebnisse. Er demonstriert: - die Möglichkeiten für den Benutzer zur Anpassung, Übernahme oder Ablehnung von Formulierungsvorschlägen.

Name	Use Case 4: Strukturierte Analyse mehrerer Dokumente in Tabellenform
Themenbereich aus Anlage zur Leistungsbeschreibung Muss- und Kann-Kriterien Spalte A	Massendokumentenanalyse
Szenario und Vorbedingungen	Vorbereitung: Die KfW stellt dem Bieter zwei Werktage vor dem Bietertermin einen Katalog mit Prüffragen zur Verfügung. Der Bieter erstellt eine Vorlage für die Massendokumentenanalyse und denonstriert diese in dem Bietertermin. Bietertermin: Die KfW stellt dem Bieter im Bietertermin mehrere Dokumente zur Verfügung.
Zeitvorgabe	20 Min. Demo + 5 Min. Rückfragen
Durch den Bieter zu besetzende Rolle	Rechtsanwalt mit Benutzerberechtigung
Demonstration durch den Bieter	Der Bieter demonstriert die Konfiguration und Ausführung einer strukturierten Analyse der bereitgestellten Dokumente. Die Software muss für jedes Dokument jede Prüffrage in einer übersichtlichen Darstellung im Tabellenformat beantworten. 1. Der Bieter zeigt die Erstellung der Massendokumentenanalyse. Er demonstriert: - die Übernahme des bereitgestellten Prüffragenkatalogs in die Software als Spalten einer Tabelle, - die Konfiguration unterschiedlicher Formattypen des Ergebnisses (Ja/Nein, Kategorie auf Basis einer definierbaren Liste, Zahl und Datum), - die Darstellung, inwieweit Software-seitige Unterstützung zur Erstellung der Massendokumentenanalyse zur Verfügung steht. 2. Der Bieter zeigt die Dokumentenaufnahme. Er demonstriert: - die Möglichkeit zum Upload aller bereitgestellten Dokumente. 3. Der Bieter zeigt die Durchführung der Massendokumentenanalyse. Er demonstriert: - die Darstellung von Fortschrittsinformationen und Statusanzeigen, - die Darstellungsform der Ergebnisse in einer Tabellen‑ bzw. Matrixansicht (Zeilen = Dokumente, Spalten = Prüffragen/Merkmale, Zellen = Prüfergebnis), - die Zuordnung von Dokumentinhalten zu den jeweiligen Prüffragen bzw. Merkmalen, einschließlich a) Erzeugung von Antworten im jeweils vorgegebenen Formattyp, b) Kennzeichnung von Unsicherheiten oder Fällen, in denen eine manuelle Prüfung erforderlich ist. - die Darstellung der Nachvollziehbarkeit der Ergebnisse, einschließlich a) Anzeige von Erläuterungen und Begründungen der KI, b) Möglichkeit, die entsprechende Fundstelle direkt im jeweiligen Dokument anzeigen zu lassen. 4. Der Bieter zeigt die interaktive Bearbeitung und Dokumentation der Massendokumentenanalyse. Er demonstriert: - die Möglichkeit zum manuellen Überschreiben automatisch erzeugter Antworten, - das Hinzufügen fachlicher Kommentare und Bewertungen, - die Vergabe von Statuskennzeichen (z. B. „geprüft“, „offen“, „Klärung erforderlich“), - die unterstützten Kollaborationsfunktionen zur gemeinsamen Ansicht und Bearbeitung der Analyseergebnisse mit anderen Benutzern. 5. Der Bieter zeigt die Weiterverwendung und Speicherung der Ergebnisse. Er demonstriert: - die Möglichkeiten zum Export der Analyseergebnisse im .xlsx- oder .docx‑Format, - die Speicherung der abgeschlossenen Massendokumentenanalyse in der Software, - die Speicherung des Prüfschemas als Vorlage für eine wiederholte Nutzung.

Verfahrensbedingungen_Angebots- und Verhandlungsphase_Anlage Use Cases.pdf