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Sicherheitstechnische Betreuung für die Beschäftigten der Kreis-

verwaltung Rhein-Hunsrück-Kreis

– Bewerbungsbedingungen –

Rhein-Hunsrück-Kreis

Ludwigstraße 3-5

55469 Simmern

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Bewerbungsbedingungen

Vorbemerkung:

Diese Bewerbungsbedingungen enthalten Hinweise über den zu vergebenden Auftrag (nachfolgend 1.) und über das Vergabeverfahren (nachfolgend 2.). Ferner werden die Anforderungen an die Erstellung der Angebote (nachfolgend 3.) erläutert.

Die in den Vergabeunterlagen verwendeten personenbezogenen Bezeichnungen gel- ten für jegliche Art von natürlichen und juristischen Personen. Sofern nicht ausdrück- lich anders bestimmt, sind mit „Bieter“ sowohl natürliche als auch juristische Personen und Bietergemeinschaften gemeint; mit „Auftragnehmer“ ist der Bieter oder die Bieter- gemeinschaft gemeint, der/die den Zuschlag erhalten hat/haben.

1. Allgemeine Hinweise zum ausgeschriebenen Auftrag

1.1. Auftraggeber und Vergabestelle

Auftraggeber des ausgeschriebenen Auftrags ist der

Rhein-Hunsrück-Kreis Ludwigstraße 3 - 5 55469 Simmern

Vergabestelle ist die

Kreisverwaltung Rhein-Hunsrück-Kreis Fachbereich 13 – Zentrale Aufgaben SG 13.3 – Interne Dienste, Zentrale Vergabestelle Ludwigstraße 3-5 55469 Simmern Telefon 06761/82-119 Telefax 06761/829-119 E-Mail: vergabestelle@rheinhunsrueck.de

1.2. Gegenstand des Auftrags

Der Rhein-Hunsrück-Kreis beabsichtigt, einen Auftrag für die sicherheitstechnische Betreuung der Beschäftigten zu vergeben.

Die Kreisverwaltung Rhein-Hunsrück-Kreis ist eine Kommunalverwaltung in Rhein- land-Pfalz mit allen typischen Aufgaben und Berufsgruppen.

Die Personalstärke liegt bei 495 Mitarbeiter*innen.

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Bewerbungsbedingungen

Neben den drei an der Ludwigstraße liegenden Hauptgebäuden (mit ca. 250 Mitarbei- tern) sind ca. 22 Außenstellen im Kreis verteilt vorhanden (darunter 15 weiterführende Schulen, die Kreismusikschule inklusive Bauamt, Sozialamt, das Kreismedienzentrum und 5 Gebäude im Mietverhältnis). Ein Teil des Personals ist im Rahmen einer Perso- nalgestellung abgeordnet.

Die sicherheitstechnische Betreuung gemäß dem Gesetz über Betriebsärzte, Sicher- heitsingenieure und andere Fachkräfte für Arbeitssicherheit (ASiG) soll ab dem 01.01.2027 neu vergeben werden.

Die Vertragsdauer ist zunächst befristet auf zwei Jahre mit der Option auf zweimalige Verlängerung um jeweils 12 Monate (bis auf maximal 4 Jahre).

Der Leistungsumfang ist in einer Leistungsbeschreibung umfassend dargelegt. Die dort genannten Mindestanforderungen sind zu erfüllen.

1.3. Aufteilung in Lose

Eine Aufteilung des Auftrags in Lose erfolgt nicht.

1.4. Vertragslaufzeit und Verlängerungsoptionen

Der Vertrag beginnt am 01.01.2027 und wird für die Dauer von 24 Monaten geschlos- sen. Die Vertragsdauer ist zunächst befristet auf zwei Jahre mit der Option auf Verlän- gerung um jeweils 12 Monate (bis auf maximal 4 Jahre). Der Vertrag endet auch ohne Kündigung am 31.12.2030.

2. Hinweise zum Vergabeverfahren

2.1. Anwendbare Verfahrensregeln

Der Auftrag wird nach den Vorschriften der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) sowie dem Landestariftreuegesetz (LTTG) in ihren zum Zeitpunkt der Absendung der Vergabebekanntmachung jeweils gültigen Fassungen in Form einer öffentlichen Aus- schreibung vergeben.

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Bewerbungsbedingungen

2.2. Fragen zu den Vergabeunterlagen und zum Vergabeverfahren

Eventuelle Fragen zu den Vergabeunterlagen oder zum Vergabeverfahren sind in elektronischer Form über das Vergabeportal an die o. g. Vergabestelle zu richten. Fragen müssen spätestens bis zum

22.09.2026

gestellt werden. Die Vergabestelle behält sich vor, später eingehende Fragen nicht mehr zu beantworten.

Die Rückfragen der Bieter werden von der Vergabestelle anonymisiert und zusam- men mit den Antworten der Vergabestelle in elektronischer Form unter https://rlp.vergabekommunal.de veröffentlicht. Sofern erforderlich, werden die Verga- beunterlagen fortlaufend aktualisiert und an die Antworten auf die Bieterrückfragen angepasst. Die jeweils aktuelle Version der Vergabeunterlagen wird im Internet unter https://rlp.vergabekommunal.de veröffentlicht. Die Bieter trifft die Obliegenheit, sich fortlaufend über Aktualisierungen/Änderungen der Vergabeunterlagen zu informieren. Die Angebote sind auf der Grundlage des zu- letzt veröffentlichten Standes der Vergabeunterlagen zu erstellen. Die Verwendung von veralteten Vergabeunterlagen oder Leistungsverzeichnissen führt zwingend zum Ausschluss des Angebotes.

2.3. Verfahrensablauf und zeitlicher Rahmen

Die Vergabe des Auftrags erfolgt in Form einer öffentlichen Ausschreibung gemäß § 9 UVgO. Der Verfahrensablauf gestaltet sich wie folgt:

Die fristgerecht (nachfolgend Ziffer 3.3) eingegangenen Angebote werden voraussicht- lich am 29.09.2026 geöffnet. Anschließend werden die Angebote auf Einhaltung der formalen und inhaltlichen Anforderungen (nachfolgend Ziffer 3.) geprüft.

Im weiteren Schritt erfolgt die Präsentation (Kriterium 2 Durchführungskonzept) in einem Termin vor Ort. Die Präsentation wird in der KW 40 am 01. Oktober und 02. Oktober vormittags stattfinden. Eine Einladung mit den genaueren Angaben und Zei- ten erfolgt nach der formalen Prüfung der Angebote. Die Präsentationsvorstellung muss durch die betreuende Person des Projekts erfolgen. Im Anschluss werden die Angebote anhand der Zuschlagskriterien (nachfolgend Ziffer 2.4) gewertet.

Voraussichtlicher Termin für die Erteilung des Zuschlags ist zwischen dem 17.11.2026 und dem 20.11.2026. Die Bieter müssen sich bis zum 20.11.2026 an ihre Angebote gebunden halten.

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Bewerbungsbedingungen

Die Durchführung der Leistungen soll am 01.01.2027 starten.

2.4. Zuschlagskriterien

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Die Auswahl des wirtschaft- lichsten Angebots erfolgt anhand folgender Bewertungsmatrix:

Erläuterungen zur Bewertungsmatrix:

Zu dem Kriterium 1 (Preis):

Das Kriterium des Preises bestimmt sich anhand des von den Bietern angebotenen Gesamtpreises. Dieses Kriterium wird mit 50 % gewichtet.

Das Angebot mit dem niedrigsten Gesamtpreis erhält die maximale Punktzahl (500 Punkte). Die Punktzahlen der preislich nachfolgenden Angebote werden entsprechend der prozentualen Abstände vom preisgünstigsten Angebot mit der nachfolgenden For- mel bestimmt:

Niedrigster Gesamtpreis des Bieters A × 500 Punktzahl des Bieters B = Höhe des Gesamtpreises des Bieters B

Zu dem Kriterium 2 (Umsetzung der inhaltlichen Vorstellungen):

Neben dem Submissionstermin wird ein Präsentationstermin stattfinden. Hier sollen die Vorstellungen und Ausarbeitungen zu vier Fragestellungen in einem 20-minütigen Vortrag präsentiert werden. Im Anschluss an die Präsentation wird es eine 10-minütige Fragerunde geben. Bitte verzichten Sie in der Präsentation auf die Vorstellung des Unternehmens. Reichen Sie stattdessen die Vorstellung des Unternehmens mit dem Angebot ein (maximal eine DIN A4 Seite).

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Bewerbungsbedingungen

Fragestellungen:

1. Wie planen Sie inhaltlich und organisatorisch die Umsetzung der sicherheits- technischen Grundbetreuung? Wie würden Sie eine Jahresplanung gestalten? (Höchstpunktzahl 200 Punkte)

2. Wie würden Sie eine Begehung in einer Schule oder bei uns in der Kreisverwal- tung gestalten? (Höchstpunktzahl 100 Punkte)

3. Wie gestalten Sie die Mitarbeit im Arbeitsschutzausschuss der Kreisverwal- tung? Welche inhaltlichen Impulse können Sie dort geben? (Höchstpunktzahl 100 Punkte)

4. Wie gestalten Sie eine Unterweisung von Putzkräften oder Hausmeistern? Bei Bedarf auch Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der KV. (Höchstpunktzahl 100 Punkte)

Die Präsentation muss zum Termin der Submission mit dem Angebot vorliegen.

Die einzelnen Fragestellungen werden nach dem Schulnotensystem Note 1 (sehr gut) bis Note 6 (ungenügend) bewertet. Das anwesende Gremium bewertet die Präsenta- tion nach Schlüssigkeit der Erläuterungen, nach den getroffenen Vorbereitungen hin- sichtlich des Konzepts, nach Organisation, nach Kreativität und Ideen und nach der Vielfalt der Lösungsvorschläge.

Bei der Note „sehr gut“ erhält der Bieter 100 Punkte bzw. 200 Punkte bei Frage 1.

Bei der Note „gut“ erhält der Bieter 80 Punkte bzw. 160 Punkte bei Frage 1.

Bei der Note „befriedigend“ erhält der Bieter 60 Punkte bzw. 120 Punkte bei Frage 1.

Bei der Note „ausreichend“ erhält der Bieter 50 Punkte.

Bei der Note „mangelhaft“ 20 Punkte und bei der Note „ungenügend“ 0 Punkte.

Das Gremium stimmt die Bewertung pro Frage ab und vergibt die entsprechende Note. Die dann ermittelte Punktzahl der jeweiligen Fragen wird am Ende summiert, sodass dies die Gesamtpunktzahl für das Kriterium 2 ergibt.

Ermittlung der Gesamtpunktzahl – Auswahl des wirtschaftlichsten Angebots:

Durch Addition der bei den Kriterien erzielten Punkte wird eine Gesamtpunktzahl er- mittelt, die die Bieterreihenfolge bestimmt. Den Zuschlag erhält das Angebot, welches die höchste Gesamtpunktzahl erreicht.

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Bewerbungsbedingungen

2.5. Bietergemeinschaften

Bietergemeinschaften haben mit ihrem Angebot eine von allen Mitgliedern unterzeich- nete Erklärung (Bietergemeinschaftserklärung) abzugeben, in der

• ein bevollmächtigter Vertreter benannt wird, der die Mitglieder in allen Phasen des Vergabeverfahrens und auch im Fall der Zuschlagserteilung gegenüber dem Auftraggeber vertritt und zur Entgegennahme von Zahlungen berechtigt ist und

• erklärt wird, dass alle Mitglieder für die Vertragserfüllung als Gesamtschuldner haften.

Hierzu ist das Formblatt "Bietergemeinschaftserklärung" (VVB 234) zu verwenden.

2.6. Zuständige Nachprüfungsstelle

Die Anschrift der zuständigen Nachprüfungsstelle lautet wie folgt:

Ministerium für Wirtschaft, Tourismus, Energie und Klima Rheinland-Pfalz Stiftsstraße 9 55116 Mainz

3. Anforderungen an die Angebote

3.1. Grundlegende Anforderungen

Die Angebote sind auf der Grundlage dieser Vergabeunterlagen in der zuletzt aktuali- sierten Fassung (siehe oben Ziffer 2.2) zu erstellen.

Änderungen des Bieters an seinen Eintragungen müssen zweifelsfrei sein. Alle Eintra- gungen müssen dokumentenecht sein.

Die Angebote müssen mit diesen Vergabeunterlagen uneingeschränkt übereinstim- men. Änderungen, Streichungen oder Ergänzungen der Vergabeunterlagen sind un- zulässig und führen zum Ausschluss des betreffenden Angebots. Als unzulässige Än- derung der Vergabeunterlagen gilt grundsätzlich auch die Beifügung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) des Bieters.

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Bewerbungsbedingungen

Für die Erstellung der Angebote sind die hierfür vorgesehenen Formblätter zu verwen- den. Die Formblätter sind vollständig und deutlich lesbar auszufüllen und an den vor- gesehenen Stellen zu unterzeichnen. Im Falle des Zuschlags werden die Formblätter Bestandteile des Dienstleistungsvertrages.

Das Angebot ist in deutscher Sprache abzufassen. Gleiches gilt für Bieterrückfragen und sonstige Korrespondenz mit dem Auftraggeber.

3.2. Besondere Hinweise für Bietergemeinschaften

Im Falle von Bietergemeinschaften sind das Formblatt "Angebotsschreiben" (VVB 633) von dem in der Bietergemeinschaftserklärung benannten bevollmächtigen Vertreter zu unterzeichnen.

Die Formblätter "Bietererklärungen" und "Tariftreueerklärung" sind hingegen von je- dem einzelnen Mitglied der Bietergemeinschaft auszufüllen und zu unterzeichnen.

3.3. Form der Angebote und Angebotsfrist

Das Angebot muss vollständig – mit allen verlangten Unterlagen, Erklärungen, Nach- weisen und Anlagen – bis spätestens zum

29.09.2026, 09:00 Uhr,

bei der Vergabestelle elektronisch über das Vergabeportal eingegangen sein.

3.4. Eignungsnachweise

Die Bieter haben zum Nachweis ihrer Eignung ihrem Angebot folgende Nachweise beizufügen (Nachweisliste):

• Fachliche und persönliche Qualifikationen der ausführenden Person durch die Vorlage entsprechender Ausbildungsnachweise, Zeugnisse, Referenzen oder Zertifikate.

• Vorlage von 3 Referenzen, die sich auf Leistungen der letzten 5 Jahre beziehen, inhaltlich vergleichbar sind und aus der öffentlichen Hand stammen.

• Gewährleistung von Tariftreue und Mindestentgelt: Eigenerklärung nach § 4 Ab- satz 2 des rheinland-pfälzischen Landesgesetzes zur Gewährleistung von Tarif- treue und Mindestentgelt bei öffentlichen Auftragsvergaben (Landestariftreuege- setz - LTTG), zuletzt geändert durch das Zweite Landesgesetz zur Änderung des

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Bewerbungsbedingungen

LTTG vom 8. März 2016, dass alle Bestimmungen des LTTG zur Kenntnis ge- nommen wurden. (Alternativ z. B. durch Vorlage und Unterzeichnung der ent- sprechenden Erklärungen).

• Erklärung, dass ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich gere- geltes Verfahren weder beantragt noch eröffnet wurde, ein Antrag auf Eröffnung nicht mangels Masse abgelehnt wurde und sich das Unternehmen nicht in Liqui- dation befindet. Sowie, dass kein Insolvenzplan rechtskräftig bestätigt wurde. (Al- ternativ durch Vorlage und Unterzeichnung des entsprechenden Formblattes VVB 124_LD)

• Erklärung, dass der Bieter seinen gesetzlichen Pflichten zur Zahlung der Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung nach- kommt. (Alternativ durch Vorlage und Unterzeichnung des entsprechenden Formblattes VVB 124_LD)

• Erklärung, dass keine Person, deren Verhalten nach § 123 Absatz 3 GWB dem Unternehmen zuzurechnen ist, rechtskräftig verurteilt oder gegen das Unterneh- men eine Geldbuße nach § 30 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten rechts- kräftig festgesetzt worden ist wegen einer Straftat nach § 123 Absatz 1 GWB. (Alternativ durch Vorlage und Unterzeichnung des entsprechenden Formblattes VVB 124_LD)

• Nachweis einer bestehenden Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme in Höhe von 3 Mio. Euro.

Sollten nach Prüfung der vorgelegten Erklärungen und Nachweise Zweifel an der Eig- nung des Bieters bestehen, behält sich die Vergabestelle vor, von dem Bieter zusätz- liche Unterlagen oder ergänzende Angaben zu fordern.

3.5. Kalkulation der Angebote

Das Angebot ist entsprechend des Preisblattes zu kalkulieren. Zusammenfassend ist ein Gesamtbetrag für die beschriebene Leistung anzubieten.

3.6. Wettbewerbsbeschränkende Absprachen

Es wird darauf hingewiesen, dass wettbewerbsbeschränkende Absprachen, insbeson- dere Preisabsprachen und Absprachen über die Nichtabgabe von Angeboten – gege- benenfalls auch im Rahmen von Bietergemeinschaften (!) – unzulässig sind (§ 1 GWB) und zum Ausschluss des Angebots führen können (§ 42 Absatz 1 Satz 1 UVgO i. V. m. § 31 Absatz 1 UVgO).

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Bewerbungsbedingungen

3.7. Keine Kostenerstattung

Für die Bearbeitung des Angebotes und die Vorstellung der Präsentation (inkl. Fahrt) wird keine Vergütung gewährt.

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