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Die elektronische Rechnung in der Bundesverwaltung
Informationen über die Rechnungsstellung bei öffentlichen
Aufträgen
Stand Februar 2024
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Inhaltsverzeichnis
Bildnachweis .............................................................................................................................................................. 2
Hintergrund ................................................................................................................................................................ 3
Rechtliche Grundlagen ....................................................................................................................................... 3
Nutzen der elektronischen Rechnung ................................................................................................................. 5
Infobox: Vorteile der E-Rechnung .................................................................................................................. 6
Umsetzung in der Bundesverwaltung ................................................................................................................. 7
Standard XRechnung ........................................................................................................................................... 7
Infobox: Inhalte einer elektronischen Rechnung ........................................................................................ 8
Infobox: Leitweg-Identifikationsnummer ..................................................................................................... 8
Rechnungseingangsplattformen des Bundes ............................................................................................... 9
Weberfassung der Rechnung .......................................................................................................................... 10
Upload der Rechnung ....................................................................................................................................... 10
Übertragung per E-Mail ................................................................................................................................... 11
Übertragung per Webservice via Peppol ..................................................................................................... 11
Infobox: Exkurs Peppol .................................................................................................................................... 12
Anhang ...................................................................................................................................................................... 13
Entscheidungshilfe zur Auswahl eines Übertragungskanals .................................................................. 13
Bildnachweis
Abbildung 1 Entscheidungshilfe zur Auswahl eines Übertragungskanals ............................................... 13
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Hintergrund
Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) stellt für die öffentliche Verwaltung in Deutschland
einen entscheidenden Schritt zum Ausbau des E-Governments dar. Neben der Digitalisierung von
Geschäftsdokumenten ermöglicht die elektronische Vorgangsbearbeitung eine Standardisierung
und eine (Teil-)Automatisierung von Prozessen.
Diese Broschüre beinhaltet Informationen über die Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen
und über die Umsetzung der E-Rechnung in der Bundesverwaltung. Zielgruppe dieses Dokuments
sind die Lieferanten bzw. Rechnungssteller der Bundesverwaltung.
Rechtliche Grundlagen
Die am 26. Mai 2014 in Kraft getretene EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische
Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen verpflichtet alle öffentlichen Auftraggeber
europaweiter Vergabeverfahren, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Um dieser
Verpflichtung nachzukommen, wurden die Vorgaben der Richtlinie mit dem am 10. April 2017
veröffentlichten E- Rechnungsgesetz in nationales Recht für Bundesbehörden umgesetzt. In den
Bundesländern ist der elektronische Rechnungsaustausch eigenständig geregelt: Wann eine
Annahmepflicht für Behörden und ob eine Rechnungsstellungspflicht für Lieferanten/Dienstleister
besteht, ist in den entsprechenden Umsetzungsakten definiert. Die Koordinierungsstelle für IT-
Standards (KoSIT) fasst den Umsetzungsstand der Länder zusammen und stellt diesen über diese
Seite zur Verfügung.
Für obersten Bundesbehörden und Verfassungsorgane sah das E- Rechnungsgesetz eine
Umsetzung der Vorgaben bis zum 27. November 2018 vor. Die Behörden und Einrichtungen der
unmittelbaren und mittelbaren Bundesverwaltung hatten als sogenannte subzentrale öffentliche
Auftraggeber eine um ein Jahr verlängerte Umsetzungsfrist, die am 27. November 2019 endete.
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Zunächst umfassten die gesetzlichen Vorgaben primär den Empfang und die Weiterverarbeitung
von E-Rechnungen. Darüber hinaus enthält die Richtlinie die Maßgabe, dass mit der Umsetzung
gleichzeitig eine Verwaltungsvereinfachung durch eine medienbruchfreie elektronische
Verarbeitung einhergehen soll.
Mit dem Beschluss der E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV) vom 6. September 2017
hat das Bundeskabinett die Vorgaben der EU-Richtlinie konkretisiert und darüber hinaus auch
Rechnungssteller in die Pflicht genommen, seit dem 27. November 2020 E-Rechnungen zu
übermitteln. Ausnahmen von dieser Verpflichtung bilden gemäß § 3 Abs. 3 E-RechV
Direktaufträge bis zu einem Auftragswert in Höhe von 1.000 €, geheimhaltungsbedürftige
Rechnungsdaten und bestimmte Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes bzw. sonstige
Beschaffungen im Ausland.
Die Verordnung formuliert zudem Anforderungen an das Rechnungsdatenmodell, das
grundsätzlich dem Datenaustauschstandard XRechnung oder einem anderen zur Europäischen
Norm EN 16931 konformen Standard entsprechen muss. Zudem muss eine E-Rechnung in
Ergänzung zu den umsatzsteuerrechtlichen Bestandteilen (gem. § 14 UStG) weitere
Inhaltselemente enthalten. Diese werden im Abschnitt „Umsetzung in der Bundesverwaltung“
beschrieben.
Für die Übermittlung und den Empfang von elektronischen Rechnungen schreibt die E-RechV die
Nutzung des Verwaltungsportals des Bundes vor. Dies gilt sowohl für Rechnungssteller als auch
für Rechnungsempfänger.
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Nutzen der elektronischen Rechnung
Durch die E-Rechnung können sowohl aufseiten der Rechnungssteller als auch aufseiten der
Rechnungsempfänger Vorteile gegenüber der papierbasierten Rechnungsstellung und
Verarbeitung erzielt werden. Diese Vorteile werden im Folgenden dargestellt.
Der Prozess der Rechnungsstellung an verschiedene Bundesbehörden und Einrichtungen der
mittelbaren Bundesverwaltung wird den Rechnungsstellern durch die Nutzung der Zentralen
Rechnungseingangsplattformen ZRE und OZG-RE grundsätzlich vereinfacht. Nach einmaliger
Registrierung können Rechnungen über die Plattformen an sämtliche Einrichtungen der
unmittelbaren und mittelbaren Bundesverwaltung übermittelt werden und es sind keine
bilateralen Vereinbarungen wie bspw. bei EDI-Verfahren (Elektronischer Datenaustausch, eng.
electronic data interchange, EDI) notwendig.
Unternehmen mit einem hohen Rechnungsvolumen können signifikante Einsparungen durch das
Entfallen von Druck- und Versandkosten realisieren. Für die Rechnungssteller bietet sich zudem
die Chance, die Umstellung auf E- Rechnungen zu nutzen, um auch weitere Prozesse im
Rechnungswesen zu digitalisieren bzw. zu optimieren.
Mit Blick auf die Rechnungsbearbeitung in den Einrichtungen konnte gezeigt werden, dass durch
die Minimierung der Transportzeiten sowie den Wegfall ganzer Arbeitsschritte eine Verkürzung
der Durchlaufzeit einer Rechnung zu erzielen ist. Dies ermöglicht eine schnellere Zahlung und
führt folglich zu einer Liquiditätsverbesserung aufseiten des Rechnungsstellers.
Aufgrund der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung und der daraus resultierenden
Möglichkeit der medienbruchfreien Weiterverarbeitung ergeben sich auch für die
Bundesverwaltung erhebliche Einsparpotenziale. Neben den potenziellen Einsparungen können
durch die E-Rechnung bzw. durch die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung auch qualitative
Mehrwerte erzeugt werden. So erhöht ein durchgängig elektronischer Prozess die Transparenz und
Nachvollziehbarkeit innerhalb der Organisation.
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Infobox: Vorteile der E-Rechnung
Durch die E-Rechnung ergeben sich eine Vielzahl von Vorteilen für Unternehmen und die
öffentliche Verwaltung, u. a. die Vereinfachung und Beschleunigung von Verwaltungs- und
Geschäftsprozessen sowie die Schonung von natürlichen Ressourcen. Hier finden Sie die Vorteile
im Einzelnen für Rechnungssteller und -empfänger.
Vorteile für Rechnungssteller:
• Vereinfachte Rechnungsstellung
• Verkürzte Durchlaufzeiten
• Schnellere Bearbeitung und pünktlichere Zahlung
• Einsparpotenziale im Rechnungsversand
Vorteile für Rechnungsempfänger:
• Optimierung der Rechnungsverarbeitung durch automatisiertes
Einlesen der Rechnungsdaten
• Steigerung der Datenqualität
• Einsparpotenziale in der Rechnungsverarbeitung
• Ermöglichen einer dezentralen Rechnungsbearbeitung
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Umsetzung in der Bundesverwaltung
Eine E-Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55 ist eine Rechnung, die in einem
strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Das Format
ermöglicht eine automatische und elektronische Verarbeitung. Folglich muss eine E-Rechnung alle
relevanten Daten in einem strukturierten Format bereitstellen. Eine Bilddatei, ein PDF-Dokument
ohne integrierten Datensatz oder eine eingescannte Papierrechnung erfüllen diese Anforderungen
nicht und stellen somit per Definition keine E-Rechnung dar.
Standard XRechnung
Der im Rahmen eines Steuerungsprojekts zwischen Bund und Ländern entwickelte Standard
XRechnung ist eine nationale Ausgestaltung der Europäischen Norm EN 16931 und wird sowohl
vom Bund als auch von den Ländern getragen. Konzipiert als reines Datenformat ermöglicht der
Standard XRechnung, dass Rechnungsdaten direkt und ohne Medienbruch in die verarbeitenden
Systeme importiert werden. Der strukturierte XML-Datensatz dient somit in erster Linie der
maschinellen Lesbarkeit. Durch den Einsatz von Anzeigeprogrammen kann der XML-Datensatz für
den Menschen lesbar dargestellt werden.
Der Standard XRechnung soll den Umgang mit elektronischen Rechnungen in der öffentlichen
Verwaltung vereinheitlichen. Es handelt sich um einen offenen, unentgeltlichen und zukunfts-
sicheren Standard, der von der KoSIT betrieben wird. Im elektronischen Rechnungsaustausch kann
auch ein anderer Standard verwendet werden, wenn er den Anforderungen der Europäischen
Norm, den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen und der E-RechV des
Bundes entspricht. Alle Informationen über den Standard XRechnung sind bei der KoSIT unter
https://xeinkauf.de/xrechnung/ abrufbar.
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Infobox: Inhalte einer elektronischen Rechnung
Eine E-Rechnung hat gemäß § 5 E-RechV neben den umsatzsteuerrechtlichen
Rechnungsbestandteilen (vgl. hierzu § 14 UStG) mindestens1 folgende Angaben zu enthalten:
• die Leitweg-Identifikationsnummer (Leitweg-ID) des Rechnungsempfängers
• die geltenden Zahlungsbedingungen (alternativ ein Fälligkeitsdatum)
• die Bankverbindungsdaten des Rechnungsstellers
• eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
Zusätzlich muss eine E-Rechnung folgende Angaben enthalten, wenn diese dem Rechnungssteller
bei Beauftragung durch den Auftraggeber übermittelt wurden:
• eine Bestellnummer
• eine Lieferantennummer
Für jede dieser zusätzlichen Angaben ist ein bestimmtes Datenfeld vorgesehen. Auftraggeber und
Auftragnehmer können weitere Rechnungsinhalte vertraglich festlegen
Infobox: Leitweg-Identifikationsnummer
Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Kennungsnummer der angeschlossenen öffentlichen
Auftraggeber. Sie ermöglicht eine genaue Adressierung einer E- Rechnung an einen
Rechnungsempfänger und die automatische Weiterleitung innerhalb der Plattformen.
Bei der Bestellung teilt der Auftraggeber dem Rechnungssteller die Leitweg-ID mit. Zudem kann
diese jederzeit in der Plattform zentral eingesehen werden. Der Rechnungssteller benötigt keine
eigene Leitweg-ID.
1 Bitte beachten Sie, dass die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) die Informationen zur aktuellen Version Standard XRechnung zur Verfügung stellt. Seit dem 01.02.2024 sind die BT-Felder Geschäftsprozesstyp (BT 23) sowie elektronische Adresse des Verkäufers (BT‑34) und elektronische Adresse des Käufers (BT‑49) verpflichtend. Weitere Informationen hierzu finden Sie auf der Webseite E-Rechnung Bund. 8
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Rechnungseingangsplattformen des Bundes
Im Rahmen der Umsetzung der E-Rechnung hat der Bund für die Bundesverwaltung zwei
elektronische Eingangswege eingerichtet:
• Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE)
• OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE)
Bei der Auftragserteilung wird dem Lieferanten bzw. dem Rechnungsteller mitgeteilt, über welche
Plattform bzw. welche Eingangskanäle E-Rechnungen empfangen werden können. Es gelten die
jeweiligen Nutzungsbedingungen.
Die ZRE und OZG-RE stellen das Bindeglied zwischen Rechnungsstellern und der
Bundesverwaltung dar. Für die Nutzung der Plattformen ist die einmalige Registrierung des
Rechnungsstellers erforderlich. Im Anschluss an die Registrierung kann der Rechnungssteller die
von ihm bevorzugten Übertragungskanäle in der Rechnungseingangsplattform auswählen und im
System hinterlegen.
Die Anforderungen und Vorteile der Nutzung der einzelnen Kanäle werden in den nachfolgenden
Abschnitten beschrieben.
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Weberfassung der Rechnung
Die Weberfassung bietet sich insbesondere für Unternehmen mit einem geringen
Rechnungsvolumen an, die entweder keine Software im Rechnungsausgang
verwenden oder deren im Einsatz befindliche Software die Erstellung
elektronischer Rechnungen gemäß EU-Norm nicht unterstützt.
Die Rechnungsdaten werden manuell vom Rechnungssteller in eine Eingabemaske der Platt-
formen übertragen und anschließend an den Empfänger übermittelt. Dem Rechnungssteller wird
zu Archivierungszwecken die valide E-Rechnung im XML-Format zum Download bereitgestellt.
Hinweis: Die Plattformen stellen dem Rechnungssteller kein revisionssicheres Archiv für die E-
Rechnungen bereit. Es ist jedoch verpflichtend, dass die erzeugte E-Rechnung im XML-Format
beim Rechnungssteller archiviert wird.
Upload der Rechnung
Der Upload einer Rechnung ist für diejenigen Rechnungssteller relevant, die eine
E-Rechnung gemäß EU-Norm erstellen, jedoch nicht über die angebotenen
Übertragungskanäle versenden können oder wollen. Die Option zum manuellen
Upload einer Rechnung bedarf der Freischaltung des Übertragungskanals.
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Übertragung per E-Mail
Der Übertragungskanal E-Mail setzt voraus, dass der Rechnungssteller mit seiner Software eine
valide E-Rechnung generieren kann.
Nach der Freischaltung des Übertragungskanals E-Mail in der
Rechnungseingangsplattform wird dem Rechnungssteller die für den
Versand zu verwendende Adresse für den Rechnungsversand mitgeteilt.
Zudem ist die Hinterlegung einer Versandadresse notwendig, da nur Nachrichten von zuvor
erfassten Absendern berücksichtigt werden können.
Übertragung per Webservice via Peppol
Beide Plattformen bieten als weiteren Übertragungskanal die Möglichkeit zum
Rechnungsversand aus der erstellenden Software mittels Webservice und
Übertragung über das Peppol-Netzwerk.
Die Einreichung von E-Rechnungen über Peppol ist grundsätzlich auf drei verschiedenen Wegen
möglich:
-
die Nutzung eines bestehenden Peppol-Service-Providers (kostenpflichtig)
-
die Nutzung des Webservices via Peppol des Bundes (kostenlos)
-
eine kostenpflichtige Mitgliedschaft bei OpenPeppol und der Aufbau eines eigenen Peppol
Access Points
Um den Status per Peppol eingereichter Rechnungen nachvollziehen zu können, muss der
Eingangskanal Peppol im Nutzerkonto der ZRE freigeschaltet und die zum Versenden der
Rechnungen genutzte Peppol-Participant-ID hinterlegt und verifiziert werden. Weitere
Informationen zum Übertragungskanal Peppol finden Sie im Dokument Leitfaden
Übertragungskanal Peppol.
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Infobox: Exkurs Peppol
Peppol ("Pan-European Public Procurement OnLine") definiert einen Standard zum sicheren
Austausch von Dokumenten zwischen unterschiedlichen Systemen. Durch einheitliche Prozesse,
eine einheitliche "Business Sprache" und technische Spezifikationen wird eine Interoperabilität
gewährleistet, die für die elektronische Abwicklung von Einkaufs-, Lieferanten- oder
Angebotsprozessen zwischen Unternehmen und Behörden notwendig ist.
Technisch basiert Peppol auf dem sogenannten "Vier-Ecken-Modell". Durch die Anbindung an
einen beliebigen Zugangspunkt (Access Point) kann sich ein Rechnungssteller an das Netzwerk
anschließen und mit allen anderen Teilnehmern kommunizieren. Der Sender bildet die erste Ecke
im Modell. Für alle Parteien im Netzwerk gilt das gleiche Prinzip. Somit wird der potenzielle
Empfänger einer Nachricht zu einer weiteren Ecke. Auch der Empfänger muss an einen Access
Point angebunden sein. Die beiden Access Points stellen die übrigen Ecken dar und sind für den
sicheren Transport der Informationen zuständig.
Eine Liste aller Access Points kann auf der offiziellen Webseite von Peppol unter
https://peppol.org eingesehen werden.
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Anhang
Entscheidungshilfe zur Auswahl eines Übertragungskanals
Abbildung 1 Entscheidungshilfe zur Auswahl eines Übertragungskanals
- Hiermit sind Dateiformate gemeint, die strukturierte Rechnungsdaten enthalten.
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