07 - Instandhaltungsvertrag - Los 1.pdf

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B20.10-0386/24/VV:1 Instandhaltung von Sicherheitsschränken

Zwischen der

Bundesrepublik Deutschland

vertreten durch das Bundesministerium des Innern und für Heimat

dieses vertreten durch

das Beschaffungsamt des BMI

Brühler Straße 3

53119 Bonn

für die Bedarfsträgerin

Bundesanstalt Technisches Hilfswerk

Provinzialstr. 93

53127 Bonn

• Auftraggeberin -

und der

Firma

Straße

PLZ Stadt

• Auftragnehmerin -

wird folgender Vertrag über

die Instandhaltung von

Sicherheitsschränken zur Aufbewahrung und Aufladung

von Geräten mit Lithium-Ionen-Akkus

in Liegenschaften des THW

gegen Vergütung geschlossen:

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§ 1 Vertragsbestandteile

(1) Die Rechte und Pflichten der Vertragsparteien ergeben sich aus folgenden Vertragsbe-

standteilen in der nachfolgend genannten Geltungsreihenfolge:

a. diesem Vertragstext

b. der Leistungsbeschreibung

c. dem Angebot der Auftragnehmerin (inkl. Preisblatt) vom … (wird nach Zu-

schlagserteilung ergänzt)

d. den Preislisten der Auftragnehmerin (Ersatzteile, Verbrauchsmaterialien, Stundens-

ätze, Anfahrtspauschalen)

e. den Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Beschaffungsamtes des Bundesminis-

teriums des Innern vom 15.07.2025.

f. den Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen

(VOL/B) in der Fassung vom 05.08.2003.

(2) Allgemeine Geschäftsbedingungen der Auftragnehmerin sind ausgeschlossen.

§ 2 Vertragsgegenstand

(1) Entsprechend den Normen DIN EN 13306 und DIN 31051 ist Instandhaltung die Kombi-

nation aller technischen und administrativen Maßnahmen während des Lebenszyklus eines

Objekts, die dem Erhalt oder der Wiederherstellung ihres funktionsfähigen Zustands die-

nen. Neben einer konservierenden Erhaltungskomponente (Wartung) ist auch eine Wieder-

herstellungskomponente (Instandsetzung oder auch Reparatur) zu berücksichtigen.

Die Wiederherstellungskomponente ist während der Gewährleistungszeit grundsätzlich mit

abgedeckt. Für die Zeit nach der Gewährleistung gelten ergänzende Regelungen entspre-

chend § 3.

(2) Die Auftragnehmerin verpflichtet sich gegenüber der Auftraggeberin die Wartung und In-

standhaltung der in der Leistungsbeschreibung spezifizierten Sicherheitsschränke nach den

Bestimmungen dieses Vertrages durchzuführen. Die dafür notwendige Kommunikation er-

folgt in deutscher Sprache.

(3) Der Inhalt der Wartungsleistungen bestimmt sich aus allgemeinen gesetzlichen Vorschrif-

ten, den Herstellerempfehlungen sowie den Forderungen der Leistungsbeschreibung nach

Kapitel 4.4.

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(4) Für Reparaturen außerhalb der Gewährleistung, bei unsachgemäßem Gebrauch und höhe-

rer Gewalt gelten ergänzend die Bestimmungen des § 3.

(5) Nach erfolgter Wartung oder Reparatur der Systeme hat eine Prüfung zu erfolgen. Das

Ergebnis dieser Prüfung ist im Prüfbuch des jeweiligen Gerätes zu dokumentieren.

Messprotokolle sind der Dokumentation beizulegen.

(6) Die Auftragnehmerin setzt für die Instandhaltung qualifiziertes deutschsprachiges Perso-

nal ein, das mit den Eigenschaften der Sicherheitsschränke vertraut ist. Sie stellt alle er-

forderlichen Wartungsmaterialen, Werkzeuge, Dokumentationen, Diagnose- und Testein-

richtungen und anderen Hilfsmittel zur Verfügung.

(7) Die Häufigkeit der Wartung bestimmt sich aus allgemeinen gesetzlichen Vorschriften und

den Herstellerempfehlungen. Sie hat jedoch mindestens einmal im Jahr zu erfolgen. Der

kürzeste Intervallabstand gilt als vereinbart.

(8) Dem Wartungspersonal ist zwischen 08:00 Uhr – 15:00 Uhr der notwendige Zutritt zu den

zu wartenden Sicherheitsschränken zu gewähren. Der Besuch ist mindestens fünf Werktage

vorab zu vereinbaren. Ansprechperson s.u.

(9) Die Auftraggeberin ist berechtigt, die Sicherheitsschränke auch an anderen Orten im Be-

reich der Bundesrepublik Deutschland aufzustellen bzw. einzusetzen. In diesem Fall wird

die Auftraggeberin die Auftragnehmerin im Voraus schriftlich unterrichten. Die An-

fahrtspauschalen werden in einem solchen Fall dem geänderten Anfahrtsweg der Auftrag-

nehmerin angepasst.

§ 3 Instandsetzung

(1) Neben der Wartung erklärt sich die Auftragnehmerin bereit auch nötige Instandsetzungs-

arbeiten an den Sicherheitsschränken durchzuführen, wobei die Leistungen für die Instand-

setzung nach Ablauf des Gewährleistungszeitraums nicht in der Wartungs-/Jahrespau-

schale enthalten sind.

(2) Für die Entgegennahme von Meldungen über Mängel innerhalb und außerhalb der Gewähr-

leistung sowie den Abruf von Instandsetzungsleistungen betreibt die Auftragnehmerin eine

Telefonhotline, die werktags zwischen 08:00 Uhr – 17:00 Uhr erreichbar ist. Die Hotline

muss ergänzend auch per E-Mail erreichbar sein.

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(3) Für den Abruf von Instandsetzungsleistungen wird eine Bearbeitungszeit auf eine Anfrage

von nicht länger als einem Werktag (exklusive Samstage) vereinbart. Die Beseitigung der

Leistungsstörung wird dabei spätestens innerhalb von 18 Stunden nach Eingang der Mel-

dung vor Ort begonnen und unverzüglich abgeschlossen, im Regelfall binnen 24 Stunden

nach Eingang der Meldung.

(4) Im Falle von Leistungsstörungen, bei denen eine unmittelbare Behebung vor Ort scheitert,

wird der Schaden von einem Techniker geprüft und bewertet. Innerhalb von zwei weiteren

Kalendertagen ist ein Zeitplan für die Instandsetzungsmaßnahme vorzulegen. Bei Leis-

tungsstörungen nach Ablauf des Gewährleistungszeitraums ist zusätzlich mit dem Zeitplan

ein Kostenvoranschlag vorzulegen.

(5) Die Instandsetzung bei nicht unmittelbar behebbaren Leistungsstörungen wird von der Be-

darfsträgerin nach Ablauf des Gewährleistungszeitraums gesondert schriftlich beauftragt.

(6) Nach Auftragserteilung sind die Instandsetzungsleistungen grundsätzlich innerhalb von 2

Werktagen (exkl. Samstage) abzuschließen. In begründeten Fällen kann die Auftraggeberin

nach Prüfung zeitliche Abweichungen zulassen.

§ 4 Menge / Auftragsvolumen

(1) Die zu erbringende Höchstmenge der Rahmenvereinbarung entspricht der Erbringung von

Instandhaltungsleistungen über einen Zeitraum bis zu 4 Jahren für bis zu 16 Geräte (64

Jahreseinheiten).

(2) Die Auftraggeberin verpflichtet sich zur Abnahme einer Mindestabnahmemenge von In-

standhaltungsleistungen über einen Zeitraum mindestens 2 Jahren für 12 Geräte (24 Jah-

reseinheiten).

(3) Die Auftragnehmerin hat keinen Anspruch auf Abrufe aus dieser Rahmenvereinbarung

über die Mindestabnahmemenge hinaus.

§ 5 Anmeldung / Betretungsrecht / Abmeldung

(1) Das für die Durchführung der vertraglichen Leistungen vorgesehene Personal wird von

der Auftragnehmerin bei Vertragsschluss benannt.

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(2) Vor Aufnahme und nach Beendigung der Tätigkeiten haben sich die Bediensteten der

Auftragnehmerin bei einer noch zu benennenden Stelle der Liegenschaft vor Ort an- und

abzumelden.

§ 6 Mitwirkungspflichten der Auftraggeberin

(1) Die Auftraggeberin gibt der Auftragnehmerin die erforderliche Zeit und Gelegenheit zur

Durchführung der Wartung und Instandhaltung. Insbesondere erhält die Auftragnehmerin

Zugang zu den gelieferten Systemen. Die Auftraggeberin hält alle für die Durchführung

der Wartungs- und Instandhaltungsleistungen benötigten technischen Einrichtungen

(Stromversorgung, Beleuchtung, Telefonverbindungen und Übertragungsleitungen, so-

weit erforderlich) funktionsbereit und stellt diese dem Servicepersonal der Auftragneh-

merin in angemessenem Umfang kostenlos zur Verfügung.

(2) Die Auftraggeberin stellt am Einsatzort im Bedarfsfall nach Möglichkeit einen Beauftrag-

ten zur Begleitung des Servicepersonals der Auftragnehmerin bereit.

§ 7 Vertragsdauer / optionale Verlängerung / Kündigung

(1) Der Instandhaltungsvertrag wird für die Dauer von 4 Jahren geschlossen. Er beginnt nach

erfolgreich abgeschlossener Inbetriebnahmeprüfung des ersten Gerätes. Die Auftraggebe-

rin kann zum Ende der Vertragslaufzeit, spätestens jedoch 6 Wochen vor Ablauf des Ver-

trages, den Vertrag einmalig um ein Jahr verlängern.

(2) Der Vertrag endet spätestens mit Ablauf der Verlängerung.

(3) Es gelten die Kündigungsrechte, die sich aus den Allgemeinen Geschäftsbedingungen des

Beschaffungsamtes des BMI ergeben. Gesetzliche Kündigungsrechte bleiben unberührt.

§ 8 Vergütung

(1) Für die Dienstleistung der Auftragnehmerin aus diesem Vertrag werden die in der Anlage

„Angebotsformular“ und im ergänzenden „Preisblatt“ genannten Preise als

Marktpreis gem. § 4 VOPR 30/53 über die Preise bei öffentlichen Aufträgen vereinbart.

(2) Verbrauchsmaterialien sowie Reise- und Übernachtungskosten des Fachpersonals sind mit

der Vergütung aus dem Angebot des Auftragnehmers (Instandhaltungspauschale) abgegol-

ten.

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(3) Die Vergütung von Instandsetzungsleistungen (Reparaturen) außerhalb der Gewährleis-

tung erfolgt im Fall unmittelbar zu behebender Leistungsstörungen entsprechend dem Leis-

tungskatalog der Auftragnehmerin. Bei schwerwiegenderen Leistungsstörungen, die nicht

unmittelbar zu beheben sind, ist die Vergütung gesondert je Einzelfall zu vereinbaren. Die

Reise- und Übernachtungskosten entsprechen dabei den im Leistungskatalog der Auftrag-

nehmerin gelisteten Pauschalen. Dies gilt sowohl für die unmittelbare Behebung von Leis-

tungsstörungen als auch für die Fälle, in denen eine Behebung der Leistungsstörung erst in

einem Zweittermin erfolgen kann.

(4) Beide Vertragsparteien können Preisanpassungen während der Laufzeit des Vertrages je

Vertragsjahr einmal - erstmalig 12 Monate nach Vertragsschluss – beantragen, um im Rah-

men der gesetzlichen Möglichkeiten nach § 313 BGB oder § 58 BHO auf unvorhersehbare

und schwerwiegende Änderungen der Marktsituation reagieren zu können. Soweit von der

Auftragnehmerin um Preiserhöhungen gebeten wird, sind geeignete Nachweise (insbeson-

dere Offenlegung der Angebotskalkulation) vorzulegen. Die Auftragnehmerin ist ver-

pflichtet, die Auftraggeberin umgehend über Preissenkungen ihrer Produkte am Markt zu

informieren. Erzielen die Parteien innerhalb von zwei Wochen nach einem Preisanpas-

sungsbegehren keine Einigung, legt die Auftraggeberin den neuen Preis nach billigem Er-

messen gemäß § 315 BGB einseitig fest.

(5) Die Rechnungsadresse ist des Bedarfsträgers lautet wie folgt:

Beschaffungsamt des BMI, Brühler Str. 3, 53119 Bonn bzw.

Leitweg-ID: ….

(6) Bei Zahlung innerhalb von .. Tagen gewährt die Auftragnehmerin xx % Skonto.

(7) Zuzüglich zu den von der Auftragnehmerin angebotenen Nettopreisen schuldet die Auf-

traggeberin Umsatzsteuer in gesetzlicher Höhe.

§ 9 Schlechtleistung

(1) Ansprüche wegen Schlechtleistung werden grundsätzlich durch den Bedarfsträger geltend

gemacht. Kommt es zu keiner einvernehmlichen Lösung der Angelegenheit, wird ergän-

zend das Beschaffungsamt des BMI hinzugezogen.

(2) Die Auftragnehmerin sichert die Erfüllung ihrer Verpflichtungen entsprechend dem allge-

meinen technischen Standard zu. Schlechtleistungen sind durch erneute Arbeiten unver-

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züglich und auf Kosten der Auftragnehmerin zu beseitigen. Die sich aus der Sachmängel-

gewährleistung für gekaufte und gelieferte Sicherheitsschränke ergebenden Pflichten der

Auftragnehmerin bleiben unberührt. Dies gilt auch für nachträglich in den Reinraumar-

beitsplätzen eingebaute Teile und Zubehör.

§ 10 Vertraulichkeit

(1) Alle Informationen, die im Rahmen des Vertragsverhältnisses weitergegeben werden,

sind von der Auftragnehmerin, der Auftraggeberin sowie deren jeweils beauftragten Drit-

ten vertraulich zu behandeln und dürfen nicht zu anderen Zwecken verwandt werden als

zur Erfüllung des Vertrages. Diese Verpflichtung bleibt auch nach Beendigung des Ver-

trages bestehen.

(2) Die Auftragnehmerin ist verpflichtet, die Auftraggeberin sofort schriftlich zu benachrich-

tigen, wenn sie die Einhaltung dieser Verpflichtung nicht mehr gewährleisten kann, ins-

besondere, wenn für sie eine Notwendigkeit oder Verpflichtung entsteht oder sie eine sol-

che hätte erkennen können, die sie an der Einhaltung der Vertraulichkeit hindern könnte.

(3) Vertrauliche Informationen sind Informationen, die ein verständiger Dritter als schützens-

wert ansehen würde oder die als vertraulich gekennzeichnet sind; dies können auch sol-

che Informationen sein, die während einer mündlichen Präsentation oder Diskussion be-

kannt werden. Vertrauliche Informationen dürfen ausschließlich zum Zweck der Erfül-

lung der Verpflichtungen aus dem Vertrag eingesetzt werden. Die Verpflichtung zur Ver-

traulichkeit gilt nicht für Informationen, die den Parteien bereits rechtmäßig bekannt sind

oder außerhalb des Vertrages ohne Verstoß gegen eine Vertraulichkeitsverpflichtung be-

kannt werden.

§ 11 Sonstige Bestimmungen

(1) Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen der Schriftform, einschließlich

des Schriftformerfordernisses.

(2) Erfüllungsort ist der Aufstellungsort der zu wartenden Sicherheitsschänke.

(3) Gerichtsstand ist Bonn.

(4) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Die Anwendung des Übereinkom-

mens der Vereinten Nationen über Verträge über den internationalen Warenkauf (UN-

Kaufrecht) ist ausgeschlossen.

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Bonn, ,

Auftraggeberin Auftragnehmerin

Im Auftrag

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