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Vergabeunterlagen
Vergabe von Leistungen für die Lieferung und
betriebsfähige Bereitstellung und Einrichtung eines
Software-Systems zum Betrieb eines Serviceportals / einer
Digitalen Kundenverwaltung für die BREPARK GmbH,
einschließlich dazugehöriger Pflege- und Support-
Leistungen
Auftraggeber: BREPARK GmbH, Ansgaritorstraße 16, 28195 Bremen
Vergabeart: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb (VgV)
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Inhaltsverzeichnis
- Projektbeschreibung ........................................................................................................ 3
- Gegenstand der Ausschreibung ...................................................................................... 3
- Unterlagen zur Angebotsabgabe ..................................................................................... 4
- Vertragslaufzeit ............................................................................................................... 5
- Allgemeine Hinweise zum Vergabeverfahren .................................................................. 5 5.1 Verfahrensart ............................................................................................................... 5 5.2 Ablauf des Vergabeverfahrens ................................................................................... 5 5.3 Kommunikation und Angebotsabgabe ...................................................................... 6 5.4 Vorläufiger Zeitplan für das Vergabeverfahren ......................................................... 9 5.5 Aufwandsentschädigung ............................................................................................ 9 5.6 Bindefrist ..................................................................................................................... 9
- Eignungskriterien ............................................................................................................. 9
- Zuschlagskriterien ......................................................................................................... 11
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- Projektbeschreibung
Mit diesem Vergabeverfahren schreibt die BREPARK GmbH Leistungen für die fachgerechte
Einrichtung eines voll funktionsfähigen Service-Portals / einer Digitalen Kundenverwaltung für
ihre Geschäftstätigkeiten aus. Gegenstand der Ausschreibung ist die Lieferung und
betriebsfähige Bereitstellung eines Software-Systems an den Auftraggeber, Customizing der
Software sowie dazugehörige Pflege- und Supportleistungen.
Die Auftraggeberin, die BREPARK GmbH, ist eine städtische Gesellschaft in Bremen. Im
Mittelpunkt ihrer Geschäftstätigkeit steht das Management des Parkraums an verschiedenen
Standorten im Bremer Stadtgebiet. Gegenwärtig werden ca. 20.000 Stellplätze mit 59
Mitarbeitenden bewirtschaftet. Zudem werden Quartiersgaragen und Park & Ride-Anlagen
betrieben. Darüber hinaus bewirtschaftet die Gesellschaft verschiedenste Parkflächen in
Parkhäusern und auf Parkplätzen im Auftrag für Dritte. Die BREPARK betreibt gegenwärtig
ca. 2.000 eigene Fahrradstellplätze, vorwiegend in drei eigenständigen Fahrradparkhäusern,
aber auch innerhalb von Parkhäusern, die ehemals nur PKW vorbehalten waren. Zusätzlich
bewirtschaftet die BREPARK Fahrradstellplätze für Dritte.
Mit dieser Ausschreibung strebt die BREPARK GmbH die Realisierung eines modernen,
nachhaltigen und zukunftsfähigen Service-Portals / einer Digitalen Kundenverwaltung für ihre
Geschäftstätigkeiten unter Berücksichtigung der in der beigefügten Leistungsbeschreibung
ausgewiesenen Voraussetzungen an.
Auftraggeber:
BREPARK GmbH
Ansgaritorstraße 16
28195 Bremen
- Gegenstand der Ausschreibung
Bei der Einrichtung des Serviceportals ist von dem Auftragnehmer eine Anbindung an die
folgenden Systeme sicherzustellen. Der Anbieter des Serviceportals trägt die volle
Verantwortung für die Integration und hat die damit verbundenen Kosten in seinem Angebot 3
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vollständig zu berücksichtigen. Hierzu gehören sämtliche Kosten für die Einrichtung und den
fachgerechten Betrieb aller erforderlichen, zertifizierten Schnittstellen:
-
SAP Business By Design
-
Parkabfertigungsanlage SKIDATA
-
Whitelabel-Integration des Serviceportals auf der BREPARK-Website oder scheinbare Integration
Der konkrete Leistungsumfang ergibt sich aus der als Anlage zu dieser Ausschreibung
beigefügten Leistungsbeschreibung sowie den weiteren beigefügten Vergabeunterlagen.
Das Angebot des Bieters muss die in der Leistungsbeschreibung ausgewiesenen A-Kriterien
zwingend erfüllen (Mindestanforderungen). Erfüllt das Angebot ein A-Kriterium nicht, wird es
vom weiteren Vergabeverfahren ausgeschlossen.
Eine gesonderte Bestätigung oder Erklärung des Bieters zur Erfüllung der A-Kriterien ist nicht
erforderlich. Die A-Kriterien sind als verbindliche Mindestanforderungen Bestandteil der
Leistungsbeschreibung und bei der Angebotserstellung entsprechend zu berücksichtigen.
Ferner kann das Angebot des Bieters die in der weiteren Anlage ausgewiesenen B-Kriterien
erfüllen. Der Bieter hat für jedes B-Kriterium anzugeben, ob die jeweilige Anforderung erfüllt
wird oder nicht. Die Erfüllung der B-Kriterien wird im Rahmen der Wertung auf Grundlage der
festgelegten Zuschlagskriterien berücksichtigt.
Mit Abgabe des Angebots bestätigt der Bieter, dass die von ihm zu den B-Kriterien
abgegebenen Angaben zur Erfüllung bzw. Nichterfüllung der jeweiligen Anforderungen
inhaltlich zutreffend sind.
In der beigefügten Leistungsbeschreibung ist die aktuelle IST-Situation umfassend
dargestellt und die zu beachtenden Schnittstellen sind entsprechend ausgewiesen. Die Bieter
haben diese im Rahmen der Angebotserstellung zwingend zu berücksichtigen.
- Unterlagen zur Angebotsabgabe
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Der Bieter ist verpflichtet, die gesamten Vergabeunterlagen nebst Anlagen mit der Sachkunde
eines erfahrenen Auftragnehmers auf Widersprüche, Unstimmigkeiten und Unklarheiten zu
prüfen und den Auftraggeber für den Fall, dass Widersprüche oder sonstige Unstimmigkeiten
und Unklarheiten vorliegen, unverzüglich hierüber in Textform zu informieren.
Allgemeine Geschäftsbedingungen des Auftragnehmers sowie Liefer- und
Zahlungsbedingungen des Auftragnehmers werden nicht Vertragsbestandteil, auch wenn der
Auftraggeber diesen nicht widersprochen hat.
Für die Angebotserstellung und Leistungserbringung sind v.a. die Vorgaben in der beigefügten
Leistungsbeschreibung sowie der gesonderten Anlage zu den B-Kriterien zu
berücksichtigen.
- Vertragslaufzeit
Die Leistungserbringung soll unmittelbar nach Zuschlagserteilung beginnen.
Die Vertragslaufzeit beträgt 48 Kalendermonate ab Zuschlagserteilung, zzgl. zwei
Verlängerungsoptionen zu je 18 Kalendermonaten. Insofern wird auf den als Anlage
beigefügten Vertrag verwiesen.
- Allgemeine Hinweise zum Vergabeverfahren
5.1 Verfahrensart
Es wird ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb gemäß §§ 14 Abs. 3, 17
Abs. 1 VgV durchgeführt.
5.2 Ablauf des Vergabeverfahrens
Das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb wird wie folgt ablaufen:
Das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb beginnt mit der europaweiten
Auftragsbekanntmachung. Die europaweite Bekanntmachung erfolgt elektronisch über das
Vergabeportal.
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Bei dem Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb fordert der Auftraggeber zunächst
eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen im Rahmen eines Teilnahmewettbewerbs
öffentlich zur Abgabe von Teilnahmeanträgen auf. Jedes interessierte Unternehmen kann
dabei einen Teilnahmeantrag abgeben. Mit dem Teilnahmeantrag übermitteln die
Unternehmen die vom Auftraggeber in den Vergabeunterlagen geforderten Informationen für
die Prüfung ihrer Eignung. Auf dieser Stufe des Verfahrens erfolgt demnach die
Eignungsprüfung anhand der nachfolgenden Eignungskriterien.
Nach der Eignungsprüfung werden die geeigneten Bewerber zur Abgabe eines Erstangebots
aufgefordert.
Erfolgt kein Zuschlag auf das Erstangebot, wird der Auftraggeber gemäß § 17 Abs. 10 VgV mit
den Bietern über die von ihnen eingereichten Erstangebote und alle Folgeangebote, mit
Ausnahme der endgültigen Angebote, mit dem Ziel, die Angebote inhaltlich zu verbessern,
verhandeln. Dabei darf über den gesamten Angebotsinhalt verhandelt werden mit Ausnahme
der vom Auftraggeber in den Vergabeunterlagen festgelegten Mindestanforderungen und
Zuschlagskriterien.
Der Auftraggeber behält sich gemäß § 17 Abs. 11 VgV die Möglichkeit vor, den Auftrag auf der
Grundlage der Erstangebote zu vergeben, ohne in Verhandlungen einzutreten.
5.3 Kommunikation und Angebotsabgabe
Bieteranfragen zu den Vergabeunterlagen oder zu dem Vergabeverfahren erfolgen
ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform.
Die Antworten auf Bieterfragen werden allen Bietern über die Vergabeplattform bereitgestellt.
Die Bewerber haben zunächst einen Teilnahmeantrag einzureichen. Mit dem Teilnahmeantrag
sind die für die Prüfung der Eignung erforderlichen Angaben, Erklärungen und Nachweise
entsprechend den Vorgaben der Bekanntmachung, der Vergabeunterlagen und des
Vergabeportals einzureichen.
Die vollständigen Teilnahmeanträge sind inklusive der geforderten Erklärungen, Nachweise
und Anlagen ausschließlich über das elektronische Vergabeportal zu übermitteln.
Die Frist zur Abgabe der Teilnahmeanträge ergibt sich aus der Auftragsbekanntmachung bzw.
der Vergabeplattform. 6
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Für die elektronische Abgabe der Teilnahmeanträge genügt die einfache Textform gemäß
§ 126b BGB.
Eine Abgabe der Teilnahmeanträge mittels E-Mail, Fax oder postalisch ist nicht zulässig.
Die Abgabe der Teilnahmeanträge ist zwingend über das dafür auf der Vergabeplattform
vorgesehene Bietertool und nicht als Nachricht über das Kommunikationstool elektronisch
zu übermitteln. Eine elektronische Übermittlung von Unterlagen in anderer Form (z. B. per E-
Mail) führt zwingend zum Ausschluss vom Verfahren.
Verspätet eingehende Teilnahmeanträge werden nicht berücksichtigt!
Bei technischen Problemen wenden sich die Bewerber bitte unmittelbar an den Support der
Vergabeplattform.
Mit dem Teilnahmeantrag sind die für die Prüfung der Eignung erforderlichen Erklärungen und
Nachweise entsprechend den Vorgaben des Vergabeverfahrens vollständig einzureichen.
Die geeigneten Bieter werden sodann zur Abgabe eines verbindlichen Erstangebots
aufgefordert.
Das vollständige Angebot ist inklusive der geforderten Erklärungen, Nachweise und Anlagen
ebenfalls ausschließlich über das elektronische Vergabeportal zu übermitteln.
Für die elektronische Abgabe der Angebote genügt die einfache Textform gemäß § 126b
BGB.
Eine Angebotsabgabe mittels E-Mail, Fax oder postalisch ist nicht zulässig.
Die Angebotsabgabe ist zwingend über das dafür auf der Vergabeplattform vorgesehene
Bietertool und nicht als Nachricht über das Kommunikationstool elektronisch zu übermitteln.
Eine elektronische Übermittlung von Unterlagen in anderer Form (z. B. per E-Mail) führt
zwingend zum Ausschluss des Angebots.
Verspätet eingehende Angebote werden nicht berücksichtigt.
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Bei technischen Problemen wenden Sie sich bitte unmittelbar an den Support der
Vergabeplattform.
Nebenangebote sind nicht zugelassen!
Mit dem Angebot sind die in der Leistungsbeschreibung enthaltenen A-Kriterien als
verbindliche Mindestanforderungen vollständig zu erfüllen. Eine gesonderte Eigenerklärung
oder Bestätigung zur Erfüllung der A-Kriterien ist nicht erforderlich. Sofern für einzelne A-
Kriterien entsprechende Nachweise, etwa technische Produktbeschreibungen, erforderlich
oder vorhanden sind, sind diese mit dem Angebot einzureichen.
Bezüglich der in der Anlage zu den B-Kriterien aufgeführten Anforderungen hat der Bieter
mit Angebotsabgabe für jedes B-Kriterium anzugeben, ob die jeweilige Anforderung erfüllt wird
(„Ja, wird erfüllt“) oder nicht erfüllt wird („Nein, wird nicht erfüllt“). Die vom Bieter hierzu
abgegebenen Angaben werden mit der elektronischen Abgabe des Angebots einschließlich
der Anlage zu den B-Kriterien verbindlich bestätigt. Eine gesonderte Unterschrift oder
zusätzliche Bestätigung der Anlage ist nicht erforderlich. Sofern für angebotene B-Kriterien
entsprechende Nachweise, etwa technische Produktbeschreibungen, vorhanden sind, sind
diese mit dem Angebot einzureichen.
Der Angebotspreis ist mit dem Angebot in einem von dem Bieter zu erstellenden
Preisblatt wie folgt auszuweisen:
- Verbindlicher Pauschalpreis für folgende Leistungen:
Preis für die angebotene Software, inkl. Einrichtung
Preis für die in der Leistungsbeschreibung enthaltenen Leistungen und Funktionen gemäß
den A-Kriterien, mit Ausnahme der monatlichen Kosten für Lizenzen und Wartung
Die Einrichtung und Aktivierung als SAAS
Die Wartung in Bezug auf Updateservice, inklusive Wartung und Service
Projektierung, Aktivierung und Einrichten der kundenindividuellen Schnittstellen
Integration SAP Business by Design mit All for One
Entwicklung integrative Schnittstelle zu SAP Business by Design
Individuelle Schulungen und Einrichtungen
- Monatliche Kosten für etwaige Lizenzen und Wartung
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- Jahrespreise für etwaige zusätzliche Leistungen gemäß der Anlage zu den B- Kriterien
Die Vergütung für die Gesamtleistungen wird nach der Gesamtabnahme und Zugang einer
prüffähigen Schlussrechnung innerhalb von 30 Kalendertagen zur Zahlung fällig. Das Recht
des Auftragnehmers, bei Vorliegen der Voraussetzungen des § 632a BGB
Abschlagszahlungen zu verlangen, bleibt unberührt.
5.4 Vorläufiger Zeitplan für das Vergabeverfahren
Die für das Vergabeverfahren maßgeblichen Fristen ergeben sich aus der
Auftragsbekanntmachung sowie den jeweiligen Mitteilungen über die elektronische
Vergabeplattform.
Änderungen oder Ergänzungen des Verfahrensablaufs werden ausschließlich über die
Vergabeplattform bekannt gegeben.
5.5 Aufwandsentschädigung
Es wird für die Teilnahme an dem Vergabeverfahren keine Aufwandsentschädigung gezahlt.
5.6 Bindefrist
Die Bindefrist für die Angebote wird den zur Angebotsabgabe aufgeforderten Bietern mit der
Aufforderung zur Angebotsabgabe mitgeteilt.
- Eignungskriterien
Die Eignung der Bewerber wird anhand der in den Vergabeunterlagen festgelegten
Eignungskriterien geprüft. Die nachfolgend genannten Anforderungen sind im Rahmen des
Teilnahmewettbewerbs nachzuweisen und zu erfüllen.
Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit sind insbesondere
geeignete Referenzen über die Erbringung vergleichbarer Leistungen vorzulegen.
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- Referenzen:
Mit dem Teilnahmeantrag hat der Bewerber min. 1 Referenz über die Erbringung
vergleichbarer Leistungen aus den letzten drei Geschäftsjahren vorzulegen.
Vergleichbar ist eine Referenz, welche die Bereitstellung eines Software-Systems für
die Einrichtung eines Service-Portals oder einer Digitalen Kundenverwaltung mit
vergleichbarem Leistungsumfang für einen öffentlichen Auftraggeber oder einen
privatwirtschaftlichen Auftraggeber betrifft.
Wird keine vergleichbare Referenz vorgelegt, führt dies zum Ausschluss vom
Vergabeverfahren.
Der Auftraggeber begrenzt die Mindestanzahl an Bewerbern, die zur Abgabe eines
Angebots aufgefordert werden, gemäß § 51 Abs. 2 VgV auf 3 Bewerber. Die
Höchstzahl wird auf 5 Bewerber begrenzt. Die Auswahl der Bewerber wird wie folgt
vorgenommen:
10 Punkte = Der Bewerber verfügt über min. 5 vergleichbare Referenzen aus
den letzten 3 Geschäftsjahren
5 Punkte = Der Bewerber verfügt über min. 3 vergleichbare Referenzen aus
den letzten 3 Geschäftsjahren
3 Punkte = Der Bewerber verfügt über min. 2 vergleichbare Referenzen aus
den letzten 3 Geschäftsjahren
0 Punkte = Der Bewerber verfügt über 1 vergleichbare Referenz aus den letzten 5
Geschäftsjahren
Bei Punktgleichheit auf dem für die Begrenzung der Teilnehmerzahl maßgeblichen
Rang kann die festgelegte Höchstzahl von fünf Bewerbern überschritten werden. In
diesem Fall werden alle Bewerber mit gleicher Punktzahl zur Abgabe eines Angebots
aufgefordert.
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- Zuschlagskriterien
Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot mit der höchsten Gesamtpunktzahl (max. 100 Punkte) nach Maßgabe nachstehender Zuschlagskriterien erteilt:
- Preis netto (50 %)
- Konzept zur Projektumsetzung (30 %)
- Erfüllung der qualitativen B-Kriterien (20 %)
Der Gewichtungsfaktor für das Kriterium Preis beträgt 50 %, für das Kriterium Konzept zur Projektumsetzung 30 % und für die Erfüllung der qualitativen B-Kriterien 20 %.
Preis (Gewichtung: 50 %)
Das Angebot mit dem niedrigsten Angebotspreis netto erhält 100 Punkte. Bei dem
Angebotspreis wird im Rahmen der Wertung auf den anzubietenden Pauschalpreis für die
vorbenannten Leistungen, ohne etwaige monatliche Kosten für Lizenzen und Wartung und
ohne Jahrespreise für zusätzliche Leistungen abgestellt.
Die Punkteermittlung für dazwischenliegende Angebote erfolgt nach der folgenden Formel:
Punkte = Preis_min / Preis_Angebot x 100
Die Gewichtung erfolgt mit 50 %.
Konzept zur Projektumsetzung (30 %)
Neben dem Preis berücksichtigt der Auftraggeber bei der Ermittlung des wirtschaftlichsten
Angebots eine konzeptionelle Darstellung der Projektumsetzung, da die qualitative
Leistungserbringung und die nachweisbare Einhaltung der A-Kriterien durch den Bieter für den
Auftraggeber von hervorgehobener Bedeutung ist. In dem Konzept soll der Bieter unter
Berücksichtigung der Angaben zu den zwingend einzuhaltenden A-Kriterien den Einsatz und
die Funktionen der angebotenen Software nachvollziehbar erläutern und sich anhand der
dargestellten Ist-Situation in der Leistungsbeschreibung mit den bestehenden technischen
Komponenten auseinandersetzen. Der Umfang der konzeptionellen Darstellungen soll 7
DIN-A4-Seiten nicht überschreiten.
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Die Bewertung des Konzepts wird vom Auftraggeber insofern wie folgt vorgenommen:
10 Punkte Der Bieter hat alle wesentlichen Aspekte zur Realisierung des Service-
Portals / der Digitalen Kundenverwaltung anhand der A-Kriterien sehr
gut verständlich und schlüssig dargestellt und erläutert. Die
konzeptionellen Darstellungen setzen sich sehr gut und substantiiert mit
den konkreten Anforderungen des Projekts auseinander. Die
konzeptionellen Ausführungen des Bieters lassen einen absolut
reibungslosen Projektablauf erwarten.
7 Punkte Der Bieter hat alle wesentlichen Aspekte zur Realisierung des Service-
Portals / der Digitalen Kundenverwaltung anhand der A-Kriterien im
Wesentlichen verständlich und nachvollziehbar dargestellt. Die
konzeptionellen Darstellungen setzen sich mit den konkreten
Anforderungen des Projekts auseinander. Die Vorstellungen des Bieters
zur Organisation der Aufgabe sind im Wesentlichen schlüssig und
nachvollziehbar. Die konzeptionellen Ausführungen des Bieters lassen
im Wesentlichen einen reibungslosen Projektablauf erwarten.
3 Punkte Der Bieter hat die wesentlichen Aspekte zur Realisierung des Service-
Portals / der Digitalen Kundenverwaltung anhand der A-Kriterien nur
eingeschränkt verständlich und nachvollziehbar dargestellt. Die
konzeptionellen Darstellungen setzen sich nur ansatzweise mit den
konkreten Anforderungen des Projekts auseinander. Die
konzeptionellen Ausführungen des Bieters lassen gewisse
Unsicherheiten hinsichtlich des Projektablaufs erwarten.
0 Punkte Die konzeptionellen Darstellungen des Bieters sind völlig unzureichend
und setzen sich nicht mit den konkreten Anforderungen zur Realisierung
des Service-Portals / der Digitalen Kundenverwaltung anhand der A-
Kriterien auseinander. Die konzeptionellen Darstellungen des Bieters
lassen erhebliche Schwierigkeiten hinsichtlich des Projektablaufs
erwarten.
Die Gewichtung erfolgt mit 30 Prozent.
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Erfüllung der qualitativen B-Kriterien (20 %)
In den beigefügten Anlagen zu diesem Vergabeverfahren wird zwischen A-Kriterien und B-
Kriterien unterschieden. A-Kriterien sind dabei Mindestanforderungen, die von jedem Bieter in
seinem Angebot zwingend berücksichtigt werden müssen. Die B-Kriterien, die in der
beigefügten Anlage ausgewiesen sind, betreffen wiederum die folgenden Anforderungen,
welchen die Angebote erfüllen können, um besser bewertet zu werden:
-
Rabattierung von Parkentgelten für Geschäftskunden (20 Pkt.)
-
Verwaltung von Bewirtschaftungsverträgen im MA-Portal (20 Pkt.)
-
Prepaid-Karten im EKP erwerben (20 Pkt.)
-
Online-Bezahlung für nicht registrierte Kurzparkende (40 Pkt.)
Insofern wird im Einzelnen auf die beigefügte Anlage zu den B-Kriterien verwiesen. Die Bieter
haben in der Anlage für jedes B-Kriterium anzugeben, ob die jeweilige Anforderung erfüllt wird
(„Ja, wird erfüllt“) oder nicht erfüllt wird („Nein, wird nicht erfüllt“). Soweit ein B-Kriterium als
erfüllt angegeben wird, ist nachvollziehbar darzustellen, inwieweit und auf welche Weise das
Angebot das jeweilige B-Kriterium erfüllt. Die entsprechende Beschreibung darf maximal drei
DIN-A4-Seiten je B-Kriterium umfassen.
Mit der elektronischen Abgabe des Angebots werden die in der Anlage zu den B-Kriterien
getätigten Angaben verbindlich bestätigt. Eine gesonderte Unterschrift oder zusätzliche
Eigenerklärung in der Anlage ist nicht erforderlich.
Der Anlage zu den B-Kriterien ist zu entnehmen, dass für die Erfüllung der B-Kriterien
insgesamt 100 Punkte erzielt werden können. Wird kein B-Kriterium erfüllt, erfolgt eine
Bewertung mit 0 Punkten.
Die Gewichtung erfolgt mit 20 Prozent.
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