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BREPARK GmbH Vergabeverfahren BREPARK Serviceportal Stand: 27.08.2026

Leistungsbeschreibung zum BREPARK-Service-

portal/Digitale Kundenverwaltung

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Inhalt

➢ Allgemeines ............................................................................................................... 1 ➢ Verbindlichkeit der Anforderungen ............................................................................ 1 ➢ Geplanter Leistungsumfang des Serviceportals / der Digitalen Kundenverwaltung .. 2 ➢ Betroffene Systeme .................................................................................................... 3 ➢ IST-Situation ............................................................................................................... 3 ➢ Mindestanforderungen (A-Kriterien) ........................................................................... 8

Allgemeines

Unternehmen Die Auftraggeberin, die BREPARK GmbH, ist eine städtische Gesellschaft in Bremen. Im Mittelpunkt ihrer Geschäftstätigkeit steht das Management des Parkraums an verschiedenen Standorten im Bre- mer Stadtgebiet. Gegenwärtig werden ca. 20.000 Stellplätze mit 59 Mitarbeitenden bewirtschaftet. Zudem werden Quartiersgaragen und Park & Ride-Anlagen betrieben. Darüber hinaus bewirtschaftet die Gesellschaft verschiedenste Parkflächen in Parkhäusern und auf Parkplätzen im Auftrag für Dritte. Die BREPARK betreibt gegenwärtig ca. 2.000 eigene Fahrradstellplätze, vorwiegend in drei eigenständigen Fahrradparkhäusern, aber auch innerhalb von Parkhäusern, die ehemals nur PKW vorbehalten waren. Zusätzlich bewirtschaftet die BREPARK Fahrradstellplätze für Dritte.

Verbindlichkeit der Anforderungen

Die vorliegende Leistungsbeschreibung beschreibt die Ausgangssituation, die bestehenden techni- schen und organisatorischen Rahmenbedingungen sowie den geplanten Leistungsumfang für die Einführung eines Serviceportals / einer Digitalen Kundenverwaltung bei der BREPARK GmbH.

Die Leistungsbeschreibung ist Bestandteil der Vergabeunterlagen und gemeinsam mit den weiteren Vergabeunterlagen, insbesondere der Anlage zu den B-Kriterien, zu betrachten.

Die in dieser Leistungsbeschreibung aufgeführten A-Kriterien stellen verbindliche Mindestanforde- rungen an die zu erbringende Leistung dar und sind vom Bieter vollständig zu erfüllen. Die Nichter- füllung eines A-Kriteriums führt zum Ausschluss des Angebots vom weiteren Vergabeverfahren.

Die in der Anlage zu den B-Kriterien aufgeführten Anforderungen stellen wertungsrelevante Zusatz- anforderungen dar. Der Bieter hat in der Anlage anzugeben, welche dieser Anforderungen er erfüllt S e i te 1 | 26

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bzw. anbieten kann. Die Erfüllung dieser Anforderungen wird entsprechend den in den Vergabeun- terlagen festgelegten Zuschlagskriterien bewertet.

Die Bieter haben die in dieser Leistungsbeschreibung dargestellte IST-Situation, die vorhandenen Systeme sowie die beschriebenen Schnittstellen bei der Angebotserstellung zu berücksichtigen und in ihrem Lösungskonzept entsprechend einzubeziehen.

Die Leistungsbeschreibung einschließlich der darin enthaltenen A-Kriterien sowie die Anlage zu den B-Kriterien bilden die fachliche Grundlage der ausgeschriebenen Leistung. Das vom Bieter ein- zureichende Angebot einschließlich Preisblatt wird nach Zuschlag Bestandteil des Vertrages.

Der Auftragnehmer hat sämtliche verbindlichen Anforderungen dieser Leistungsbeschreibung voll- ständig umzusetzen. Soweit der Auftragnehmer im Rahmen seines Angebots Leistungen oder Funk- tionalitäten gemäß den B-Kriterien zugesichert hat, werden diese ebenfalls Bestandteil des Vertra- ges und sind entsprechend umzusetzen.

Geplanter Leistungsumfang des Serviceportals / der Digitalen Kunden-

verwaltung

Die BREPARK GmbH beabsichtigt die Einführung eines zentralen Serviceportals zur Digitalisierung und Optimierung der Kundenverwaltung sowie der damit verbundenen Geschäftsprozesse. Das zu- künftige System soll als zentrale Plattform für die Verwaltung von Kund:innen, Verträgen, Zugangs- medien, Abrechnungen und der Kommunikation mit Kund:innen dienen.

Der geplante Leistungsumfang umfasst insbesondere die Bereitstellung, Einrichtung, Anpassung und den Betrieb eines integrierten Serviceportals mit folgenden Komponenten:

Endkundenportal (EKP): Ein digitales Portal, über das Kund:innen eigenständig Dienstleistungen der BREPARK GmbH nut- zen können. Hierzu gehören insbesondere die Registrierung, Verwaltung von Kundendaten, Ab- schluss und Verwaltung von Verträgen, Einsicht in Parkvorgänge und Rechnungen sowie die Kom- munikation mit der BREPARK GmbH.

Mitarbeitenden-Portal (MA-Portal): Eine zentrale Arbeitsoberfläche für Mitarbeitende der BREPARK GmbH zur Verwaltung und Bearbei- tung von Kundenvorgängen. Dies umfasst insbesondere die Pflege von Kundendaten, Bearbeitung von Vertragsanfragen, Verwaltung von Verträgen und Zugangsmedien, Durchführung von Prüf- und Freigabeprozessen sowie die Unterstützung der internen Verwaltungsprozesse.

Geschäftskundenportal (GKP): Die Lösung muss ein Geschäftskunden-Portal bereitstellen, über das berechtigte Geschäftskunden ihre vertragsbezogenen Daten und Zugangsberechtigungen eigenständig verwalten können. BREPARK bewirtschaftet im Auftrag Dritter verschiedene Parkeinrichtungen und verwaltet dabei un- ter anderem Dauerparkberechtigungen für Geschäftskunden. Aktuell werden rund 7.000 Zugangs- medien für Geschäftskunden betreut.

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Ziel ist es, den Geschäftskunden eine digitale Möglichkeit zur eigenständigen Verwaltung ihrer Be- rechtigungen und Zugangsmedien bereitzustellen und dadurch administrative Prozesse zu vereinfa- chen.

Das Serviceportal ist in die bestehende Systemlandschaft der BREPARK GmbH zu integrieren. Hierzu gehören insbesondere die Anbindung an SAP Business ByDesign als führendes ERP-System sowie die erforderlichen Schnittstellen zu bestehenden Parkabfertigungs- und Zugangssystemen.

Der Auftragnehmer hat ein betriebsfähiges Gesamtsystem bereitzustellen, welches die Anforderun- gen dieser Leistungsbeschreibung erfüllt und die Weiterentwicklung der digitalen Kundenprozesse der BREPARK GmbH ermöglicht. Der Leistungsumfang umfasst neben der Bereitstellung der Soft- ware auch die erforderliche Konfiguration, das Customizing, die Integration in die bestehende Sys- temlandschaft, die Datenmigration, die Durchführung von Tests, die Inbetriebnahme sowie die er- forderlichen Schulungs-, Pflege- und Supportleistungen für den laufenden Betrieb.

Die Umsetzung erfolgt als Gesamtsystem. Der Auftragnehmer trägt die Verantwortung für die tech- nische und funktionale Gesamtintegration aller erforderlichen Komponenten und Schnittstellen.

Betroffene Systeme

Bei der Einrichtung des Serviceportals ist eine Anbindung an die folgenden Systeme sicherzustel- len. Der Anbieter des Serviceportals trägt die volle Verantwortung für die Integration und hat die damit verbundenen Kosten in seinem Angebot vollständig zu berücksichtigen. Hierzu gehören ex- plizit sämtliche Kosten für die Einrichtung und den Betrieb aller erforderlichen, zertifizierten Schnittstellen.

SAP Business ByDesign
Parkabfertigungsanlage SKIDATA
Whitelabel-Integration des Serviceportals auf der BREPARK-Website oder scheinbare Integra- tion

Die technische Umsetzung kann grundsätzlich als Cloud-, SaaS- oder On-Premise-Lösung erfol- gen. Der Bieter hat das vorgesehene Betriebsmodell im Rahmen seines Lösungskonzeptes darzu- stellen.

IST-Situation

Es folgt die Darstellung der bestehenden technischen Komponenten und Rahmenbedingungen. Zusätzlich erfolgt eine Beschreibung der aktuell gelebten Prozesse.

Dauerpark-Vertrag (DP) Die DP sind Verträge mit Privatpersonen oder Firmen/Institutionen und laufen auf unbestimmte Zeit. Die Kündigungsfrist liegt in der Regel bei 1 Monat im Voraus zum Ende eines Kalendermo- nats. Es gibt ca. 90 unterschiedliche Tarife. Hierzu zählen u. a. fest zugewiesene Stellplätze, ro- tierende Plätze, Tagesplätze mit einer begrenzten Parkzeit, Nachbarschaftstarife, Sondermieten (mit Kooperation) etc.. Je nach Parkeinrichtungen gibt es unterschiedliche Zugangsmedien. Der- zeit werden ca. 2.500 Dauerpark-Verträge verwaltet.

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easy-Karten-Vertrag (easy) Der easy-Vertrag ist eine vereinfachte Abrechnungsmethode. Die Kund:innen erhalten eine Parkkarte, mit denen sie in allen BREPARKeinrichtungen (mit Skidata-Technik) bargeldlos par- ken können. Am Anfang des Monats wird die Parkzeit aus dem Vormonat kumuliert abgerech- net. Derzeit werden ca. 15.000 easy-Verträge verwaltet.

Stromladen mit der DP- und/oder easy-Karte Die DP- und easy-Kund:innen können mit Ihren DP- und easy-Karten auch Stromladen. Die Stromkosten werden ebenfalls am Anfang des Monats für den Vormonat in einer Sammelrech- nung abgerechnet. Derzeit werden die Stromkosten zusammen in einer Rechnung mit den easy- Parkzeiten abgerechnet. Bei den DP-Verträgen gibt es für die Stromkosten eine separate Sam- melrechnung.

Sowohl bei den Dauerpark- als auch bei den easy-Verträgen gilt die Regelung, dass Privatperso- nen ausschließlich per SEPA-Lastschriftmandat und Firmenkunden auch per Überweisung zah- len können. Der Einzug der Rechnungsbeträge erfolgt bei beiden Vertrags-Varianten immer zum Monatsanfang. Bei den DP wird die Miete im Voraus bezahlt und bei den easy-Verträgen wird der Vormonat abgerechnet.

SAP Business By Design SAP Business ByDesign ist eine integrierte Cloud-ERP-Lösung für mittelständische Unterneh- men. Die Software deckt zentrale Geschäftsbereiche wie Finanzen, Kundenmanagement, Pro- jektmanagement etc. ab und unterstützt durchgängige, automatisierte Geschäftsprozesse. Abrechnung Die Abrechnung der easy- und Dauerparkkarten sowie der Ladevorgänge für Elektrofahrzeuge erfolgt über SAP BYD. Die relevanten Prozesse sind in verschiedenen Workcentern (WOC) abge- bildet:

WOC „Kundenmanagement“: In diesem Bereich werden sämtliche Kundenstammdaten wie Name/Firma, Adresse, Tele- fonnummer, Finanzdaten und die Mandatsreferenznummer erfasst und gepflegt. Vor der Anlage wird zwischen Privat- und Firmenkunden unterschieden. Zudem werden hier die Kartennummern und Skidata-Benutzernummern hinterlegt, welche als Schnittstellen zur Abrechnung dienen.
WOC „Kundenaufträge/Verträge“: Hier befinden sich die zugehörigen Verträge. Es handelt sich ausschließlich um dauerhafte Verträge ohne definiertes Vertragsende. Eine Unterscheidung erfolgt zwischen easy- und Dauerparkverträgen, erkennbar an der Vertragsnummer (easy-Verträge beginnen mit „E“). Für jede Parkeinrichtung, in der ein Kunde einen Dauerparkplatz nutzt, wird ein separater Vertrag mit eigener Vertragsnummer angelegt. Alle Verträge wurden um Positionen für Elektroladevorgänge erweitert.
WOC „Kundenkarten“ (individuelle Erweiterung, nicht im Standard enthalten): In diesem Modul werden die Transaktionen der easy-Karten sowie die Elektroladetransakti- onen separat hochgeladen. Die Easy-Transaktionen werden in Form von „PAS-Dateien“ von SKIDATA bereitgestellt und täglich hochgeladen. Für den Upload wird ein Excel-Template verwendet. Die Transaktionen für das Elektroladen liegen als „CSV-Dateien“ vor und wer- den ebenfalls täglich, jedoch direkt über SAP BYD ohne Template hochgeladen. In beiden Fällen werden die hochgeladenen Transaktionen automatisch in Servicerückmeldungen S e i te 4 | 26

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umgewandelt. Jede Transaktion entspricht einer Servicerückmeldung, die ggf. bei Reklama- tionen korrigiert wird. Zudem wird ein Massenlauf zur Abrechnung des Bearbeitungsent- gelts für den Postversand durchgeführt. Dabei prüft SAP für jeden Vertrag, ob eine Position „Bearbeitungsentgelt“ enthalten ist und ob im betreffenden Monat Transaktionen vorliegen. Trifft beides zu, wird automatisch eine Servicerückmeldung mit dem entsprechenden Ent- gelt erzeugt. Die finalen Servicerückmeldungen werden im Rahmen eines Massenlaufs zu Rechnungsanforderungen verarbeitet.

WOC „Vor-Ort-Service und Reparaturen – Servicerückmeldungen: An dieser Stelle kann man die Servicerückmeldungen korrigieren. Preise, Parkzeitraum, Steuerschlüssel lassen sich ändern. Bei unseren Schwestergesellschaften beispielsweise der „Bremer Straßenbahn AG“ ist es notwendig grundsätzlich bei allen offenen Servicerück- meldungen den Steuerschlüssel von „501 – Inlandslieferung (Standardsteuersatz)“ zu „514 – Nicht steuerbarer Verkauf in umsatzsteuerlicher Organschaft“ zu ändern. Auch Parkvor- gänge, welche aufgrund offener Schranken (wg. technischer Störung) nicht korrekt abge- schlossen werden konnten, werden entsprechend korrigiert (Anpassung der Zeit/Preis).
WOC „Kundenrechnungen/Rechnungsläufe“: Dort werden die Rechnungsanforderungen zu einer Sammelrechnung je Vertrag zusam- mengefasst. Der Versand erfolgt automatisch per E-Mail oder wird für den postalischen Versand ausgedruckt. Die Rechnungen werden wie folgt erstellt: • easy-Vertrag: Sammelrechnung 1 x im Monat zum Monatsanfang für den Vormonat • DP-Vertrag: Pro Vertrag eine Rechnung. Wenn in einem Vertrag mehrere Dauerpark- plätze angemietet sind, erhält der Kunde eine Sammelrechnung mit allen DP-Plätzen. Ebenfalls zum Monatsanfang für den aktuellen Monat • Elektroladen-Transaktionen: Sammelrechnung 1 x im Monat zum Monatsanfang für den Vormonat. Diese Transaktionen sind in der easy-Sammelrechnung integriert. Die DP erhalten hierzu eine separate Rechnung.
WOC „Kundenrechnungen/Listen“: In diesem Bereich wird eine Übersicht des Rechnungslaufs erstellt, um die Umsätze nach Zahlungsart (Lastschrift oder Überweisung) zu analysieren.
WOC „Forderungen - Zahlungsläufe“: Hier wird der Zahlungseinzug für das SEPA-Lastschriftverfahren vorbereitet

SKIDATA Für das Parkraummanagement an 21 Standorten mit 44 Parkeinrichtungen (12 Parkhäusern und 9 Parkplätzen, 105 Fahrspuren) kommt Parktechnik von SKIDATA zum Einsatz. Einige Standorte verfügen über Kennzeichenerfassung. Die Software wird als on premise - Lösung lokal auf einem von der BREPARK betriebenen HCI- Cluster-System gehostet. Es gibt eine zentrale Datenbank (Microsoft SQL), eine zentrale Daten- austauschzentrale (DAZ), einen zentralen Plate.Tech-Server für die Kennzeichenerkennung, so- wie jeweils einen lokalen Prozessrechner je Parkeinrichtung. Alle Standorte sind über dedizierte Glasfaserstandleitungen mit dem Hauptstandort verbunden, um eine Netzwerklatenz/Antwort- zeit kleiner 25ms zu gewährleisten. Die Standorte verfügen über keine eigenen Internetanbin- dungen und das zentralisierte Skidata-System hat standardmäßig keinen Internetzugriff und auch keine Anbindung an die Skidata-Cloud. Zu Stoßzeiten werden bis zu 20.000 Vorgänge pro Stunde durch das System verarbeitet.

Skidata-Version: Das SKIDATA-System läuft auf der aktuellen Version 16. Es unterliegt regelmäßigen Updates, um das System auf dem aktuellen Stand zu halten.

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Im Einsatz befindliche Hardware:

Kassenautomaten: skiosk Smart Parking, skiosk Lite Parking, Power Cash
Ticketsäulen: Power Gate, Lite Gate, Column Gate
Kennzeichenerfassung: Plate.Gate
Zutrittssysteme: Print@Home-Leser
Prozzesrechner: SKIDATA CU-VIII DAU; virtuell auf VM
DAZ: virtuell auf VM
SQL: virtuell auf VM
Schnittstellen: SQL und Hostcomm

Verwaltung der Zugangsmedien:

Es werden rund 25.200 Codekarten und 417 andere Zugangsmedien (Keytags, Transponder) verwaltet
Unter der „Kundenverwaltung“ werden alle Kund:innen mit Ihren Stammdaten (Name/Firma/Anschrift) jedoch ohne Finanzdaten angelegt. In dem Feld „Mietvertragsnum- mer“ wird die SAP-Kundennummer verwendet, um einen Bezug zu SAP BYD herzustellen. Auf der Benutzeroberfläche wird erneut der Name angegeben sowie unter dem Feld „Stell- platz“ die Kartennummer. Als Schnittstelle dient die Skidata-Benutzernummer, welche au- tom. pro Zugangsmedium angelegt wird. Außerdem kann hier auch der Zählerstand defi- niert werden. Z. B. wurden 100 Codekarten ausgegeben, aber nur 50 Codekarten dürfen gleichzeitig in die Parkeinrichtung fahren.
Derzeitige Skidata-Zugangsmedien: Mifare-Codekarten, 13 MHz-Codekarten, RFID-Anhä- nger, Keytags, Kennzeichenerfassung, welche immer an eine Karte gebunden ist
Einige Codekarten besitzen Partnerkarten. Unter dem Feld „Seriennummer“ lassen sich mehrere Partner-Zugangsmedien anlegen.
Die Zugangsmedien werden mit dem entsprechenden Artikel (z. B. easy-Nachverrechnung) versehen und ggf. codiert.

Verwaltung der Artikel: Unter Einstellungen/Artikel werden alle erforderlichen Artikel angelegt. Dabei wird definiert, für welche Parkeinrichtung der Artikel gültig ist und welche Berechtigungen er besitzt. Zusätzlich wird festgelegt, ob es sich um eine Nachverrechnung handelt, ob Elektroladen erlaubt ist, ob die Einfahrt beim besetzten Parkhaus bzw. bei roter Ampel gestattet wird, ob es sich um einen Überzeit-Artikel handelt sowie das zugehörige Zeitfenster und der anzuwendende Tarif. Weitere Komponenten können bei Bedarf ebenfalls hinterlegt werden.

Tarife: Unter „Tarife“ werden die Tarife aller Parkeinrichtungen bestimmt. Es gelten unterschiedliche Ta- rife und Abrechnungsintervalle in den Parkeinrichtungen. Es gibt Tag-, Nacht- und zeitlich be- grenzte Sondertarife (z. B. Kulturticket).

Vergütungskarten (Parkgutscheine):

Eine Vergütungskarte beseht immer aus der Vergütungsstelle und dem Artikel
Unter dem WOC „Vergütungsstellen“ werden die entsprechenden Vergütungen angelegt.
Es wird folgendes definiert: Bezeichnung, Vergabe der Vergütungsstellen.-Nr. erfolgt auto- matisch, PLZ, Ort, Typ der Vergütung (Prozentwert, Geldwert, Zeitwert etc.), Wert der Vergü- tung, Wert am Bericht (für Berichtserstellung)

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Unter „Kasse/VGK“ kann man unter Angabe des Artikels und der Vergütungsstelle die Ver- gütungskarten drucken

Wochenkarten:

Wir bieten direkt an den Kassenautomaten 2-Wochen- oder 4-Woche-Karten an.
Die Wochenkarten werden unter „Artikel“ angelegt
Unter „Kasse/KON“ kann man die Wochenkarten auch im Service-Center drucken, z. B. bei einer Kundenreklamation.

Prepaid-Karten:

Wir bieten unseren Kund:innen Prepaid-Karten an, die an allen Skidata-Kassenautomaten aufgeladen werden können
Es handelt sich um eine 13 MHz-Codekarte
Die Prepaid-Karte wird im „Artikel“ definiert
Über „Kasse“ kann die Codekarte codiert werden

Bezahlmöglichkeiten der Kurzparkenden:

Barzahlung
Kartenzahlung (EC-Karte, Kreditkarte, Apple- und Google-Pay an Kassenautomaten und di- rekt an den Ausfahrten
Voraussichtlich ab September 2025 wird durch eine schrankenlose Parktechnik auf einem der Parkplätze auch die Bezahlfunktion „mobilepay (s.web)“ von SKIDATA eingeführt

Bezahlmöglichkeiten der Dauerpark- und easy-Kund:innen:

Per Überweisung (ausschließlich bei Firmen)
Per SEPA-Lastschriftmandat

BREPARK-Homepage: Die Kapazitäten und Auslastungszahlen der Parkhäuser (Parkplätze und E-Ladeplätze) werden durch eine selbst entwickelte API-Schnittstelle an die BREPARK-Homepage, BREPARK-App und externe Dritt-Webseiten übermittelt.
Derzeitiges Serviceportal: Wir nutzen bereits ein Serviceportal, das über einen Link auf unserer Website erreichbar ist. Es besteht eine Schnittstelle zu unserem SAP BYD-System. Änderungen persönlicher Daten – wie Anschrift, Bankverbindung, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer – können direkt im Portal vor- genommen werden. Diese Änderungen werden automatisch ins SAP BYD übernommen.

Derzeitiger Login-Vorgang: Es gibt derzeit ein Login-Feld in unserem SAP-By Design für das Serviceportal. Derzeit erhalten die Kund:innen der BREPARK einen Portal-Zugang mittels automatisierter Anlage, wenn in SAP am Kund:innenstamm der Haken «Portal-Zugriff» gesetzt wird. Dieser Haken ist standardmäßig bei Neuanlage eines Kunden aktiviert. Wenn der Haken entfernt wird, können sich die Kund:in- nen nicht mehr im Service-Portal anmelden. Darüber hinaus gibt es ein Mitarbeitenden-Portal, über das ausgefüllte Online-Anträge für easy- Karten eingehen. Diese Anträge werden auf Dubletten im System geprüft und entsprechend ent- weder bestehenden Kunden zugeordnet oder als Neukunden erfasst. Die Kund:innen erhalten für jeden Bearbeitungsstatus eine Benachrichtigungs-E-Mail. Nach der Annahme eines Antrags im Mitarbeitenden-Portal werden die Kundenstammdaten sowie der zugehörige Vertrag auto- matisch erstellt und freigegeben. S e i te 7 | 26

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Mindestanforderungen (A-Kriterien)

A-Kriterien = Mindestanforderungen, die der Bieter erfüllen muss. Die Nichterfüllung führt zum Ausschluss vom Vergabeverfahren.

Die nachfolgende Tabelle enthält die verbindlichen Mindestanforderungen an die zu erbrin- gende Leistung. Sämtliche aufgeführten A-Kriterien sind vom Bieter vollständig zu erfüllen. Die Nichterfüllung eines A-Kriteriums führt zum Ausschluss des Angebots aus dem Vergabeverfah- ren.

Pos.	Beschreibung
1.	Allgemeine Gesamtvoraussetzung Es muss ein Serviceportal bereitgestellt werden, das ein Endkundenportal (EKP), ein Mitarbei- tenden-Portal (MA-Portal) und ein Geschäftskundenportal (GKP) umfasst. Das Serviceportal muss die in dieser Leistungsbeschreibung beschriebenen Geschäftsprozesse und Funktio- nen für Dauerparkende sowie easy-Karten-Kund:innen vollständig unterstützen.
2.	Umsetzung eines Endkundenportals (EKP) mit den nachfolgenden Anforderungen
2.1	Plattformzugang und Benutzerfreundlichkeit Das Endkundenportal (EKP) muss den Kund:innen grundsätzlich rund um die Uhr zur Verfü- gung stehen und in die Internetpräsenz des Auftraggebers integriert werden können. Das Por- tal muss über gängige Webbrowser sowie auf unterschiedlichen Endgeräten und Betriebs- systemen (Desktop, Tablet und Smartphone; Windows, macOS, Android und iOS) nutzbar sein. Die Benutzeroberfläche muss die Anforderungen an die digitale Barrierefreiheit gemäß den zum Zeitpunkt der Leistungserbringung geltenden gesetzlichen Vorgaben (insbesondere WCAG) erfüllen. Kund:innen müssen über das EKP die Möglichkeit haben, Verträge und An- träge digital abzuschließen oder zu stellen, Vertragsänderungen zu beantragen sowie ihre personenbezogenen Daten eigenständig zu verwalten.
2.2	Benutzerfreundlichkeit: Die Plattform muss eine hohe Benutzerfreundlichkeit aufweisen und intuitiv bedienbar sein. Ziel ist eine effiziente, fehlerarme und zufriedenstellende Nutzung für alle Anwendergruppen. Folgende Anforderungen sind verbindlich umzusetzen: Intuitive Navigation: Die Benutzeroberfläche ist mit einer klar strukturierten Menüführung, selbsterklärenden Symbolen (Icons) und gut lesbaren Beschriftungen auszustatten. Konsistentes Design: Die Gestaltung der Plattform erfolgt einheitlich, mit wiedererkennba- ren Elementen, durchgängigen Farben, Schriftarten und Layoutstrukturen. Dabei ist das be- stehende Corporate Design des Auftraggebers konsequent zu berücksichtigen und in allen Oberflächen der digitalen Kundenverwaltung umzusetzen. Schnelle Ladezeiten: Die Plattform muss auch bei größeren Datenmengen kurze Reaktions- zeiten aufweisen. Ladezeiten sind auf ein Minimum zu reduzieren. Feedbacksystem: Nutzeraktionen (z. B. Speichern, Löschen, Hochladen) sind durch visuelle oder akustische Rückmeldungen eindeutig zu bestätigen.

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	Responsives Design: Die Plattform ist für den Einsatz auf unterschiedlichen Endgeräten zu optimieren (z. B. Desktop-PC, Tablet, Smartphone). Eine vollständige Funktionsfähigkeit und Darstellung auf allen gängigen Bildschirmgrößen ist sicherzustellen.
2.3	Registrierung von Neukund:innen: Das System muss eine digitale Registrierung von Neukund:innen über ein Kundenportal er- möglichen. Nach erfolgreicher Registrierung müssen Kund:innen in der Lage sein, die ge- wünschten Produkte bzw. Dienstleistungen (z. B. Dauerparkplatz oder easy-Karte) auszuwäh- len und einen entsprechenden Antrag digital einzureichen. Die eingegangenen Anträge müssen den berechtigten Mitarbeitenden zur weiteren Bearbei- tung bereitgestellt werden. Das System muss die Prüfung, Genehmigung oder Ablehnung von Anträgen unterstützen und den Bearbeitungsstatus nachvollziehbar abbilden.
2.4	Mehrsprachigkeit: Das Serviceportal muss eine Mehrsprachigkeit unterstützen. Kund:innen müssen die Mög- lichkeit haben, zwischen mindestens Deutsch und Englisch zu wählen.
2.5	Login: Es muss eine Funktion zur Zurücksetzung vergessener Passwörter vorhanden sein. Berech- tigte Mitarbeitende müssen die Möglichkeit haben, Registrierungs- bzw. Aktivierungs-E-Mails erneut auszulösen. Das System muss eine Zwei-Faktor-Authentifizierung als optionale Si- cherheitsfunktion unterstützen. Hierbei müssen zeitgemäße Authentifizierungsverfahren un- terstützt werden. Die Möglichkeit zur Aktivierung einer Zwei-Faktor-Authentifizierung muss den Kund:innen angeboten werden. Die Aktivierung bzw. Deaktivierung dieser Funktion muss nachvollziehbar dokumentiert werden.
2.6	Registrierung und Buchung von Verträgen Kund:innen müssen sich eigenständig registrie- ren können und anschließend berechtigt sein, die angebotenen Produkte bzw. Vertragsleis- tungen digital zu verwalten oder zu beantragen. Das System muss die Möglichkeit bieten, Kund:innen automatisiert über die Registrierung bzw. Aktivierung des Kundenkontos zu infor- mieren. Der Versand von System-E-Mails muss eine individuelle Absenderkonfiguration er- möglichen, sodass eine eindeutige Zuordnung zum Auftraggeber gewährleistet ist. Das Sys- tem muss bestehende Statusinformationen aus angebundenen Vorsystemen berücksichti- gen. Für gesperrte Kund:innen darf keine automatische Aktivierung bzw. Registrierung erfol- gen.
2.7	AGB und Datenschutzerklärung: Bei der Registrierung müssen Kund:innen die jeweils gültigen AGB und Datenschutzhinweise bestätigen können. Die Zustimmung muss dokumentiert werden.
2.8	Newsletter: Bei der Registrierung muss bei den Kund:innen abgefragt werden, ob der Versand eines Newsletters und/ oder Angebote akzeptiert wird. Die Zustimmung zum Erhalt von Newslettern bzw. Angeboten muss gespeichert und für berechtigte Mitarbeitende auswertbar sein.
2.9	Cookie- und Consent-Management:

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	Das System muss eine datenschutzkonforme Verwaltung von Einwilligungen für Cookies und vergleichbare Technologien ermöglichen.Nutzer:innen müssen bei der ersten Nutzung der Plattform aktiv über den Einsatz von Cookies und vergleichbaren Technologien informiert wer- den und ihre Einstellungen verwalten können. Technisch notwendige Cookies sind gesondert kenntlich zu machen, alle weiteren Cookies dürfen erst nach aktiver Zustimmung gesetzt wer- den.
2.10	Reporting der Registrierungen: Das System muss Auswertungen über Registrierungen ermöglichen. Zudem muss die Mög- lichkeit bestehen, nicht abgeschlossene Registrierungen erneut zu adressieren.
2.11	Änderungen personenbezogener Daten: Daten mit Prüfung durch BREPARK: Folgende Daten können nur mit der Genehmigung durch die BREPARK geändert werden: Bei Privatkunden: - Vorname * - Nachname * Bei Geschäftskunden: - Name * Daten ohne Prüfung durch BREPARK: Folgende Daten können vom Kunden ohne Bestätigung durch BREPARK bearbeitet werden: - Titel - Anrede - Anschrift - Straße * - Hausnummer * - PLZ * - Ort * - c/o - Postfach - Land * - Telefonnummer - Mobilnummer - E-Mail-Adresse * - IBAN * - IBAN darf bei Privatkunden nur geändert und nicht gelöscht werden - Bei Firmenkunden: Zahlungsart Überweisung oder SEPA. Eine Zahlungsart muss hinterlegt sein, ansonsten muss eine Fehlermeldung angezeigt werden. * Bedeutung: Pflichtfelder
2.12	Übersicht der Parkvorgänge: Die aktiven und beendeten Parkvorgänge müssen für die Kund:innen in einer Übersicht ein- sehbar sein. Die Kund:innen benötigen Informationen zur Dauer des Parkvorgangs, dem

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	benutzen Zugangsmedium, den Kosten (Brutto, Netto, Steuer) und dem Parkobjekt. Bei Lade- vorgängen müssen zusätzlich Verbrauchsdaten dargestellt werden.
2.13	Verträge: Kund:innen müssen ihre Vertragsinformationen einsehen und definierte vertragsbezogene Prozesse digital anstoßen können (z. B. Kündigung, Änderung der Stellplatzanzahl).
2.14	Zugangsmedien: Kund:innen müssen über das EKP eine Übersicht ihrer hinterlegten Zugangsmedien und Be- rechtigungen erhalten.Außerdem müssen die Kund:innen ihre Kennzeichen selbst verwalten (anlegen/ändern/löschen) können.
2.15	Bestellung von Zugangsmedien: Kund:innen müssen die Möglichkeit haben, zusätzliche oder Ersatz-Zugangsmedien digital zu beantragen. Eventuell anfallende Kosten müssen transparent dargestellt werden.
2.16	Rechnungsverwaltung und Sammelrechnungen: Die Lösung muss den Kund eine transparente Verwaltung und Einsicht ihrer Rechnungen er- möglichen. Folgende Funktionen müssen mindestens bereitgestellt werden: - Darstellung einer Übersicht der erstellten Rechnungen im Kundenportal. - Möglichkeit zum Abruf und zur Speicherung von Rechnungsdokumenten in einem gängigen Format (z. B. PDF). - Nachvollziehbarkeit und Zugriff auf historische Rechnungen über einen angemes- senen Zeitraum. Die Rechnungen müssen mindestens für einen Zeitraum von zwei Jahren verfügbar sein. Die Lösung muss eine flexible Steuerung der Rechnungsanzeige und des Rechnungsversands ermöglichen. Dabei muss sichergestellt werden, dass Rechnungen bzw. Abrechnungsinfor- mationen für bestimmte Produkte oder Vertragsarten entsprechend den Vorgaben des Auf- traggebers von der Anzeige und/oder dem Versand ausgeschlossen werden können. Dies betrifft insbesondere Produkte, bei denen eine Rechnungsstellung nicht im Namen der BREPARK erfolgen darf. Die Lösung muss zudem eine Möglichkeit zur Erstellung von Sammelrechnungen bieten, um eine kundenfreundliche und effiziente Abwicklung der Abrechnung sicherzustellen. Der Auftragnehmer beschreibt im Rahmen des Angebots die vorgesehene Umsetzung der Rechnungsverwaltung sowie die Möglichkeiten zur Konfiguration unterschiedlicher Abrech- nungsprozesse. Die konkrete Ausgestaltung der Sammelrechnungslogik und der Abrechnungsintervalle wird im Rahmen der Implementierung gemeinsam mit dem Auftraggeber abgestimmt.
2.17	Elektronische Rechnungsstellung (X-Rechnung): Die Kundenverwaltung/Serviceportal muss die Erstellung, Verarbeitung und den Versand von Rechnungen sowohl im klassischen PDF-Format als auch im gesetzeskonformen

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	elektronischen Rechnungsformat X-Rechnung ermöglichen. Die X-Rechnungen sind als strukturierte XML-Dateien gemäß den jeweils geltenden gesetzlichen Vorgaben, insbeson- dere der EU-Norm EN 16931, zu erzeugen. Das System muss den digitalen Versand von Rechnungen ermöglichen. Zusätzlich müssen Kund:innen die Möglichkeit erhalten, bereitge- stellte Rechnungen über das Endkundenportal einzusehen und abzurufen.
2.18	Leitweg-ID bei X-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber: Die Kundenverwaltung/Serviceportal muss die Möglichkeit bieten, rechnungsrelevante Iden- tifikationsmerkmale (z. B. Leitweg-ID) zu erfassen und zu verwalten. Sofern eine Leitweg-ID hinterlegt ist, muss diese bei der Erstellung elektronischer Rechnungen berücksichtigt wer- den.
2.19	Postfach: Das Serviceportal muss eine digitale Kommunikationsmöglichkeit zwischen Auftraggeber und Kund:innen ermöglichen. Das System muss Kund:innen über neue Nachrichten oder In- formationen im Postfach informieren können. Sofern Kund:innen einer direkten elektroni- schen Kommunikation zugestimmt haben, muss das System den Versand von Informationen per E-Mail ermöglichen.
3.	Umsetzung eines Mitarbeitenden-Portals (MA-Portal) mit den nachfolgenden Anforde- rungen
3.1	Allgemeine Anforderung: Das MA-Portal muss den Sachbearbeitenden des Auftraggebers eine zentrale Anwendung zur Bearbeitung und Verwaltung von Kundenanliegen bereitstellen. Sachbearbeitende müssen sich über individuelle Benutzerkonten am MA-Portal anmelden können.
3.2	Benutzerfreundlichkeit Die Plattform muss eine nutzerfreundliche und effiziente Bedienung für die unterschiedlichen Anwendergruppen unterstützen. Hierzu müssen insbesondere folgende Funktionen und An- forderungen umgesetzt werden: Intuitive Navigation: Die Oberfläche des Mitarbeitenden-Portals muss eine strukturierte Na- vigation sowie eine verständliche Benutzerführung mit nachvollziehbaren Bezeichnungen un- terstützen. Konsistentes Design: Die Benutzeroberfläche muss ein einheitliches und konsistentes De- sign unterstützen. Eine Anpassung an das Corporate Design des Auftraggebers muss möglich sein. Schnelle Ladezeiten: Das Portal muss eine angemessene Performance gewährleisten und auch bei regulärer Nutzung sowie bei datenintensiven Vorgängen eine effiziente Bearbeitung ermöglichen. Such- und Filterfunktionen: Das System muss Such- und Filterfunktionen bereitstellen, um einen effizienten Zugriff auf relevante Daten, Dokumente, Kontakte und Vorgänge zu ermögli- chen.

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	Fehlertoleranz: Das System muss bei fehlerhaften Eingaben verständliche Fehlermeldungen ausgeben und Nutzer:innen bei der Korrektur unterstützen. Einfache Datenimporte und -exporte: Das System muss den Import und Export relevanter Daten unterstützen. Dabei müssen gängige Dateiformate (z. B. CSV oder Excel) verarbeitet werden können. Die Funktionen müssen so gestaltet sein, dass sie ohne besondere techni- sche Kenntnisse durch berechtigte Mitarbeitende genutzt werden können.
3.3	Kundenverwaltung: Das MA-Portal muss eine Kundenverwaltung mit mindestens den folgenden Bereichen be- reitstellen: - Kundendetails - Verträge - Zugangsmedien - Rechnungspositionen - Rechnungen - Transaktionen - Dokumente (Alle verschickten Vertragsbestätigungen, Kündigungsbestätigungen, E- Mail-Schriftverkehr, Kartenbestellungen etc.)
3.4	Kunden anlegen: - Kundenstammdaten müssen auf mindestens den folgenden Wegen angelegt werden können:Manuelle Anlage: Die Sachbearbeitenden geben die erforderlichen Informationen direkt im Portal ein. - Übernahme aus dem Endkundenportal: Bereits im Endkundenportal erfasste Kundendaten müssen in das MA-Portal übernommen und dort durch berechtigte Mitarbeitende weiterbearbeitet bzw. bestätigt werden können.Bei der Anlage eines Kunden ist zwischen Privatkund:innen und Firmenkund:innen zu unter- scheiden. - Für die Anlage eines Kunden müssen mindestens folgende Stammdaten unter- stützt werden:Name der Firma (nur bei Firmenkunden) - Vorname - Nachname - Kundennummer - E-Mail-Adresse - Telefonnummer - Rechnungsadresse - Zahlungsart: Überweisung / SEPA-Lastschrift - IBAN - Mandatsreferenznummer
3.5	Autom. Aktualisierung in SAP BYD Änderungen der Kundenstammdaten müssen automatisiert an das angebundene ERP-Sys- tem SAP Business ByDesign übertragen werden, sodass die Stammdaten in beiden Syste- men synchron gehalten werden.

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3.6

Verträge anlegen und freigeben: Über das MA-Portal müssen Verträge für Kund:innen angelegt werden können. Nach erfolg- reicher Vertragserstellung muss das System die zugehörigen Vertragsdokumente elektro- nisch bereitstellen oder versenden. Voraussetzung für die Vertragserstellung ist das Vorlie- gen einer gültigen Zahlungsmethode und einer Rechnungsadresse. Der angelegte Vertrag muss anschließend im Endkundenportal in der Vertragsübersicht des Kunden verfügbar sein.

3.7

Allgemeine Verwaltung der Verträge: Im MA-Portal müssen Vertragsanfragen aus dem Endkundenportal in Verträge übernommen werden können. Nach erfolgreicher Bearbeitung muss der Kunde eine Vertragsbestätigung er- halten und der Vertrag im Endkundenportal angezeigt werden. Dies muss sowohl für Neu- kund:innen als auch für Vertragsänderungen, beispielsweise Stellplatzerweiterungen, mög- lich sein.

3.8 - -

DP-Tarife mit Prüfung seitens BREPARK: Bei Tarifen mit Nachweispflicht müssen erforderliche Dokumente (z. B. Personalausweis oder Meldebescheinigung) durch Kund:innen im Endkundenportal hochgeladen und im MA-Portal zur Prüfung bereitgestellt werden können.Anträge müssen abgelehnt werden können. Der Ab- lehnungsgrund muss den Kund:innen automatisch mitgeteilt werden. Standardisierte Ableh- nungsgründe sollen im System hinterlegt und auswählbar sein.Sachbearbeitende müssen Verträge über das MA-Portal kündigen können. Das System muss das tariflich nächstmögliche Kündigungsdatum automatisch vorschlagen und gleichzeitig die Möglichkeit bieten, ein ab- weichendes Kündigungsdatum festzulegen, sofern dies berechtigterweise zulässig ist. Nach der Kündigung muss der Kunde automatisch über die Vertragsbeendigung informiert wer- den.Vertragsstornierung: Verträge müssen storniert werden können. Eine Stornierung ist nur möglich, wenn der Anmietungstermin in der Zukunft liegt und noch keine offene Forderung oder Zahlung entstanden ist. Kund:innen sind bei erfolgreicher Stornierung automatisch per E-Mail zu informieren. Das System muss die Konfiguration von Mindestlaufzeiten, Kündigungsfristen und Vertrags- verlängerungen unterstützen. Vertragsverlängerungen müssen optional automatisiert erfol- gen können. Parkobjekt anlegen: Parkobjekte müssen im MA-Portal angelegt und verwaltet werden können. Den Parkobjekten müssen die jeweils relevanten Informationen, wie Tarife, Wartelisten, Zugangsmedien, Ver- träge, Dokumente, Berechtigungen und Transaktionen, zugeordnet und angezeigt werden kön- nen. Dauerparktarif anlegen: Dauerparktarife müssen vom Sachbearbeitenden über das MA-Portal bearbeitet, deaktiviert und gelöscht werden können. Es muss ein Dauerparktarif angelegt werden können, um diesen für die Kund:innen im EKP buchbar zu machen. Beim Anlegen des Dauerparktarifs müssen folgende Komponenten berücksichtigt werden: - Der Dauerparktarif muss einem Parkobjekt zugeordnet werden können - Hinterlegung einer Projektaufgabe (analog zu SAP BYD), um eine präzise Kosten- und Leistungsrechnung in unserem ERP-System sicherzustellen. - Es muss ein Kontingent der buchbaren Stellplätze festgelegt werden - Preise pro Monat (oder auch anderen Intervallen) müssen festgelegt werden können - Zeitliche Begrenzungen müssen festgelegt werden können für z. B. Tagesplätze Für Dauerparktarife muss konfigurierbar sein, ob die Nutzung von Ladeinfrastruktur möglich ist und wie die Abrechnung des Strombezugs erfolgt.

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3.9	Kopie von Dauerparktarifen: Bereits angelegte Dauerparktarife müssen kopiert und anschließend individuell angepasst werden können.
3.10	Rabatte auf Dauerparktarife: Die digitale Kundenverwaltung muss die Vergabe unterschiedlicher Rabattarten auf Dauer- parktarife unterstützen. Rabatte müssen flexibel konfigurierbar sein, automatisch bei der Ta- rifberechnung berücksichtigt werden und für berechtigte Mitarbeitende nachvollziehbar dar- gestellt werden können.
3.11	Tarifanpassungen der Dauerparktarife: Das System muss Tarifanpassungen für einzelne Parkobjekte unter Berücksichtigung der ver- traglich hinterlegten Fristen unterstützen. Betroffene Kund:innen müssen automatisiert über die Tarifanpassung informiert werden.
3.12	Rechnungen erstellen, korrigieren, gutschreiben und stornieren: Es muss eine manuelle Anpassung wie beispielsweise eine Korrektur, Gutschrift oder Stornie- rung einer Rechnung erstellt werden können. Alle Rechnungsarten müssen per E-Mail an die Kund:innen verschickt werden und als Übersicht im EKP aufgeführt und zum Download zur Verfügung gestellt werden.
3.13	Parkvorgänge vor Rechnungslauf korrigieren: Das System muss die Korrektur fehlerhafter oder unvollständig abgeschlossener Parkvor- gänge vor der Rechnungserstellung ermöglichen.Hierfür gibt es eine Reklamationsliste, die vor dem Rechnungslauf bearbeitet wird.
3.14	Hochladen von Elektroladen-Transaktionen: Die Lösung muss die Verarbeitung und Abrechnung von Elektroladen-Transaktionen ermögli- chen. Dabei muss sichergestellt werden, dass Ladevorgänge von Kund erfasst, den entsprechenden Vertrags- bzw. Kundendaten zugeordnet und nach den Vorgaben des Auftraggebers abgerech- net werden können. Der Auftragnehmer stellt hierfür eine geeignete technische Möglichkeit bereit. Dies kann bei- spielsweise über eine direkte Schnittstellenanbindung, einen automatisierten Datenimport oder ein vergleichbares Verfahren erfolgen. Die Lösung muss eine nachvollziehbare Verarbeitung der Transaktionsdaten einschließlich der Zuordnung, Prüfung und Abrechnung ermöglichen. Der Auftragnehmer beschreibt im Rahmen des Angebots die vorgesehene technische Umset- zung und die verfügbaren Integrationsmöglichkeiten.
3.15	Identifikation und Zuordnung von Kunden-, Vertrags- und Rechnungsdaten Die Lösung muss eine eindeutige Identifikation und Zuordnung von Kunden-, Vertrags- und Rechnungsdaten ermöglichen.

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	Dabei ist sicherzustellen, dass die relevanten Daten zwischen der Lösung und den bestehen- den Systemen des Auftraggebers, insbesondere SAP Business ByDesign, konsistent verarbei- tet und eindeutig zugeordnet werden können. Der Auftragnehmer beschreibt im Rahmen des Angebots das vorgesehene Verfahren zur Da- tenidentifikation, Synchronisation und Zuordnung. Sofern eine Anpassung oder Konfiguration von Nummernkreisen, Kennungen oder vergleich- baren Identifikationsmerkmalen erforderlich ist, muss diese im Rahmen der Implementierung umgesetzt werden können.
3.16	Warteliste: Wenn ein Tarif aufgrund fehlender Kapazitäten nicht verfügbar ist, müssen Kund:innen die Möglichkeit haben, sich auf eine Warteliste für diesen Tarif einzutragen. Diese Warteliste muss im MA-Portal einsehbar und verwaltbar sein. Es muss eine Benachrichtigung im MA-Portal er- folgen, sobald wieder Kapazitäten frei werden und Verträge vergeben werden können.
3.17	Zugangsmedien: Das System muss die Verwaltung unterschiedlicher Zugangsmedien (wie z. B. Kennzeichen, Codekarten, QR-Codes, Schlüssel, RFID-Anhänger, Keytags) ermöglichen. Zugangsmedien müssen Kund:innen zugeordnet sowie hinsichtlich ihres Status (z. B. aktiv, gesperrt oder ge- löscht) verwaltet werden können.
3.18	Kartenbestellung bearbeiten: Bei der Bearbeitung einer Bestellung für ein Zugangsmedium muss das System die Erstellung der erforderlichen Begleitdokumente zur Ausgabe oder zum Versand des Zugangsmediums unterstützen.
3.19	Verlorene/defekte Zugangsmedien melden: Kund:innen müssen den Verlust oder Defekt eines Zugangsmediums über das Endkundenpor- tal melden können. Die Meldung muss im MA-Portal zur Bearbeitung bereitgestellt werden. Im Rahmen der Bearbeitung muss ein Ersatz-Zugangsmedium zugeordnet sowie das bisherige Zugangsmedium gesperrt oder deaktiviert werden können. Kund:innen müssen über den Aus- tausch des Zugangsmediums informiert werden. Sofern für die Bereitstellung eines Ersatz-Zu- gangsmediums ein Entgelt anfällt, muss dieses automatisch abgerechnet und im Endkunden- portal bereitgestellt werden.Bei Verlust: Hier wird ein Entgelt berechnet Bei Defekt: Hier wird kein Entgelt berechnet
3.20	Integration von Zugangsmedien und Berechtigungen Die Lösung muss die Verwaltung und Verarbeitung von Zugangsmedien und Berechtigungsin- formationen im Zusammenspiel mit dem bestehenden Parkabfertigungssystem ermöglichen. Dabei ist sicherzustellen, dass relevante Informationen zu Zugangsmedien, wie beispiels- weise Codekarten, QR-Codes, Kennzeichen, Chip-Anhänger oder vergleichbare Identifikati- onsmedien, zwischen den beteiligten Systemen verarbeitet und eindeutig zugeordnet werden können. Der Auftragnehmer stellt hierfür ein geeignetes Integrationskonzept bereit und beschreibt die vorgesehenen technischen Möglichkeiten zur Übertragung, Synchronisation und Verwaltung der Zugangs- und Berechtigungsdaten.

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	Das Konzept muss insbesondere berücksichtigen: - die Zusammenarbeit mit dem bestehenden Parkabfertigungssystem des Auftraggebers, - die eindeutige Zuordnung von Kunden, Verträgen und Zugangsmedien, - die Sicherstellung einer konsistenten Datenhaltung zwischen den beteiligten Systemen. Die konkrete technische Umsetzung und die erforderlichen Schnittstellen werden im Rahmen der Implementierung gemeinsam mit dem Auftraggeber abgestimmt.
3.21	Erstellung von Layouts: Das System muss die Erstellung und Verwendung individueller Dokumentenvorlagen im Cor- porate Design des Auftraggebers unterstützen. Die Dokumentenvorlagen sowie das Layout des Endkundenportals müssen gemeinsam mit dem Auftraggeber konfiguriert und an dessen Anforderungen angepasst werden können.
3.22	Reporting: - Das System muss Auswertungen sowie die Filterung von Kundendaten anhand mindes- tens der folgenden Kriterien unterstützen:Filterung nach Produkt/Artikel - Filterung nach Parkobjekt - Filterung nach Zugangsmedium - Filterung nach Zahlungsart - Filterung nach Newsletter-Einwilligung - Filterung nach Vertragsstatus Filterung nach Kundenstatus Registrierung der Kund:innen: - Auswertung der Anzahl registrierter Nutzer:innen Filterung registrierter Nutzer:innen
3.23	Whitelist pro Objekt: Das System muss die Verwaltung objektbezogener Whitelists unterstützen, sodass Berechti- gungen für definierte Personengruppen oder Organisationen hinterlegt werden können.
3.24	Blacklist: Das System muss die Verwaltung einer Sperrliste für Kund:innen unterstützen. Für als ge- sperrt gekennzeichnete Kund:innen muss bei einer erneuten Registrierung oder Antragstel- lung eine automatische Sperre oder ein definierter Prüfprozess durch den Auftraggeber vorge- sehen werden.
3.25	Anlegen von Kurzparktarifen: Das System muss die Anlage und Verwaltung von Kurzparktarifen unterstützen. Die Tarifver- waltung muss eine flexible Konfiguration unterschiedlicher Tarifmodelle, Standorte sowie zeitlich begrenzter Angebote ermöglichen und die Grundlage für die Einbindung zukünftiger Funktionen, wie beispielsweise Reservierungen oder ticketlose Parklösungen, bilden.
3.26	Berechtigungen und Rollenverwaltung: Das System muss eine rollenbasierte Benutzer- und Berechtigungsverwaltung unterstützen. Mitarbeitenden müssen individuelle Rollen mit unterschiedlichen Zugriffs- und Bearbeitungs- rechten zugewiesen werden können. Die Rechtevergabe muss eine differenzierte Steuerung der Zugriffe bis hin zu reinen Leseberechtigungen ermöglichen und sicherstellen, dass Mitar- beitende ausschließlich auf die für ihre Aufgaben freigegebenen Bereiche zugreifen können.
4.	Umsetzung eines Geschäftskunden-Portals (GKP)

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	Die Lösung muss ein Geschäftskunden-Portal bereitstellen, über das berechtigte Geschäfts- kunden ihre vertragsbezogenen Daten und Zugangsberechtigungen eigenständig verwalten können. BREPARK bewirtschaftet im Auftrag Dritter verschiedene Parkeinrichtungen und verwaltet da- bei unter anderem Dauerparkberechtigungen für Geschäftskunden. Aktuell werden rund 7.000 Zugangsmedien für Geschäftskunden betreut. Ziel ist es, den Geschäftskunden eine digitale Möglichkeit zur eigenständigen Verwaltung ihrer Berechtigungen und Zugangsmedien bereitzustellen und dadurch administrative Prozesse zu vereinfachen.
4.1	Benutzerfreundlichkeit Die Plattform muss eine nutzerfreundliche und effiziente Bedienung für die unterschiedlichen Anwendergruppen unterstützen. Hierzu müssen insbesondere folgende Funktionen und An- forderungen umgesetzt werden: Intuitive Navigation: Die Oberfläche des Mitarbeitenden-Portals muss eine strukturierte Na- vigation sowie eine verständliche Benutzerführung mit nachvollziehbaren Bezeichnungen un- terstützen. Konsistentes Design: Die Benutzeroberfläche muss ein einheitliches und konsistentes De- sign unterstützen. Eine Anpassung an das Corporate Design des Auftraggebers muss möglich sein. Schnelle Ladezeiten: Das Portal muss eine angemessene Performance gewährleisten und auch bei regulärer Nutzung sowie bei datenintensiven Vorgängen eine effiziente Bearbeitung ermöglichen. Responsives Design: Die Plattform ist für den Einsatz auf unterschiedlichen Endgeräten zu optimieren (z. B. Desktop-PC, Tablet, Smartphone). Eine vollständige Funktionsfähigkeit und Darstellung auf allen gängigen Bildschirmgrößen sind sicherzustellen.
4.2	Das Geschäftskunden-Portal muss mindestens folgende Funktionen ermöglichen: - Bereitstellung eines geschützten Zugangs für berechtigte Ansprechpartner der Ge- schäftskunden. - Verwaltung und Übersicht der dem Geschäftskunden zugeordneten Verträge, Berechti- gungen und Zugangsmedien. - Möglichkeit zur Beantragung, Änderung, Verwaltung oder Beendigung von Zugangsbe- rechtigungen durch autorisierte Nutzer. Der Auftragnehmer beschreibt im Rahmen des Angebots die vorgesehene Umsetzung, die ver- fügbaren Verwaltungsfunktionen sowie das Rollen- und Berechtigungskonzept. Die konkrete Ausgestaltung der Prozesse und der technischen Umsetzung wird im Rahmen der Implementierung gemeinsam mit dem Auftraggeber abgestimmt
5.	Anforderungen an Import und Export der Daten
5.1	Datenimport aus SAP Business ByDesign

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	Das System muss den Import von Kunden- und Vertragsdaten aus SAP Business ByDesign un- terstützen. Hierfür müssen geeignete Importmöglichkeiten und erforderliche Importvorlagen bereitgestellt werden. Die importierten Daten müssen anschließend im MA-Portal und EKP verarbeitet und angezeigt werden können. Kund:innen mit einem gesperrten Status dürfen nicht für die Registrierung bzw. Aktivierung im Serviceportal berücksichtigt werden.
5.2	Export von Kunden- und Vertragsdaten Das System muss den Export von Kunden- und Vertragsdaten in gängigen Datenformaten (z. B. Excel oder CSV) ermöglichen, sodass diese zur Weiterverarbeitung genutzt werden können.
5.3	Export von Rechnungsdaten und Integration SAP Business ByDesign: Das System muss nach einem Rechnungslauf einen Export der abrechnungsrelevanten Daten ermöglichen, der für die Weiterverarbeitung im SAP Business ByDesign genutzt werden kann. Der Export muss mindestens folgende Informationen enthalten: - SAP-Kundennummer - Kundenname - Parkeinrichtung - Projektaufgabe (muss identisch mit SAP-Daten sein) - Rechnungsbetrag netto und brutto - Steuerbetrag
5.4	Zahlungsabwicklung / SEPA: Der SEPA-Lastschrifteinzug muss weiterhin über SAP Business ByDesign erfolgen. Eine Ab- wicklung über externe Zahlungsdienstleister ist nicht vorgesehen.
5.5	Schnittstellen und Integration SAP Business ByDesign: Die Integration zwischen dem Serviceportal und SAP Business ByDesign muss durch den Auf- tragnehmer geplant und umgesetzt werden. Die erforderlichen Schnittstellen und techni- schen Voraussetzungen sind zwischen dem Anbieter des Serviceportals und dem SAP- Dienstleistungsunternehmen des Auftraggebers abzustimmen. Dabei sind bestehende Pro- zesse und Funktionen im SAP Business ByDesign, insbesondere das Vertragsmanagement, zu berücksichtigen.
5.6	Migration und Betriebsaufrechterhaltung: Die Migration bestehender Daten sowie die Einrichtung und Integration erforderlicher Schnitt- stellen müssen durch den Auftragnehmer geplant und umgesetzt werden. Während der Um- stellung muss der laufende Betrieb der Kundenverwaltung sichergestellt werden.
6.	Archivierung und Löschung von Daten Das System muss die rechtskonforme Archivierung von Daten unter Berücksichtigung der geltenden gesetzlichen Anforderungen, insbesondere der GoBD, unterstützen. Die Archivierung muss sicherstellen, dass relevante Daten vollständig, nachvollziehbar und während der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen verfügbar bleiben. Archivierte Daten müs- sen bei berechtigtem Bedarf eingesehen und für Prüfzwecke bereitgestellt werden können. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ist die datenschutzkonforme Löschung der Daten sicherzustellen. Insbesondere sind Kundendaten von Kundenkonten, die seit min- destens 10 Jahren gesperrt bzw. inaktiv sind, vollständig zu löschen. Dies umfasst sämtliche personenbezogenen Daten, einschließlich Stammdaten, Abrechnungsdaten, Rechnungen sowie sonstige Belege.

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	Das System muss Funktionen zur Identifikation und Auswahl von löschfähigen Datensätzen anhand definierter Kriterien unterstützen. Die Löschung muss automatisiert oder durch be- rechtigte Mitarbeitende manuell ausgelöst werden können. Löschvorgänge müssen nachvollziehbar dokumentiert werden können. Dabei müssen insbe- sondere Zeitpunkt und Umfang der durchgeführten Löschung berücksichtigt werden. Das System muss sicherstellen, dass nach Durchführung der Löschung keine Wiederher- stellung der personenbezogenen Daten möglich ist und alle gesetzlichen Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit eingehalten werden. Der Anbieter stellt sicher, dass geeignete Verfahren zur sicheren, nachvollziehbaren Archi- vierung und fristgerechten Löschung von Daten eingesetzt werden und bestätigt die GoBD- Konformität auf Anfrage.
7.	Weitere technische Anforderung
7.1	Datenverarbeitung im Hause der BREPARK Sämtliche Kunden- und Abrechnungsdaten sind innerhalb der Infrastruktur der BREPARK oder in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschafts- raums zu verarbeiten und zu speichern. Bei einer Cloud-Lösung hat der Bieter die Einhaltung der Anforderungen der DSGVO, der In- formationssicherheit sowie der Datenhoheit des Auftraggebers nachzuweisen.
7.2	Offlinefähigkeit der Digitalen Kundenverwaltung Die Software muss eine hohe Verfügbarkeit gewährleisten. Bei vorübergehenden Verbin- dungsunterbrechungen müssen geeignete Mechanismen zur Sicherstellung der Datenintegri- tät und zur Wiederaufnahme des Betriebs vorhanden sein. Sofern Daten während einer Verbindungsunterbrechung zwischengespeichert oder verarbei- tet werden, muss eine sichere Synchronisation und ein konsistenter Datenabgleich nach Wie- derherstellung der Verbindung gewährleistet sein.
7.3	Technische Rahmenbedingungen - Die angebotene Lösung kann als On-Premises- oder Cloud-Lösung (SaaS) bereitgestellt werden. Unabhängig von der Bereitstellungsform sind sämtliche Anforderungen der Verga- beunterlagen, insbesondere hinsichtlich Informationssicherheit, Datenschutz, Verfügbar- keit und Schnittstellen, einzuhalten. - Bei einer On-Premises-Lösung stellt die BREPARK die erforderlichen Rechen- und Spei- cherkapazitäten auf ihrem HCI-Cluster-System (Microsoft Hyper-V) zur Verfügung. Der Bieter hat die hierfür erforderlichen Systemvoraussetzungen (insbesondere CPU, RAM und Speicherplatz) vor Auftragserteilung mitzuteilen. - Bei einer Cloud-Lösung hat der Bieter die technischen Voraussetzungen der Betriebsum- gebung sowie die Anforderungen an die Netzanbindung und die Integration in die IT-Land- schaft der BREPARK zu beschreiben. - Die Lösung muss über dokumentierte und unterstützte Schnittstellen zu den bestehenden Systemen der BREPARK, insbesondere SKIDATA, SAP Business ByDesign und MIS, verfü- gen bzw. deren Anbindung ermöglichen.
7.4	Datensicherung

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- Die BREPARK legt besonderen Wert auf die Sicherstellung der Verfügbarkeit, Integrität und Vertraulichkeit der im digitalen Kundenportal verarbeiteten Daten. Der Auftragnehmer hat ein geeignetes Datensicherungskonzept vorzuhalten und umzusetzen, welches den Anfor- derungen der BREPARK sowie den geltenden gesetzlichen und sicherheitsrelevanten Vor- gaben entspricht. Das Datensicherungskonzept muss mindestens folgende Anforderungen erfüllen: - Regelmäßige und automatisierte Sicherung der relevanten Kunden-, Vertrags- und Ab- rechnungsdaten. - Sicherstellung einer angemessenen Wiederherstellbarkeit der Daten im Falle eines Da- tenverlustes oder Systemausfalls. - Vorhaltung von Sicherungskopien in einer technisch und organisatorisch geeigneten Weise, um Datenverlust und Manipulation zu verhindern. - Schutz der Backup-Daten durch geeignete technische Maßnahmen, insbesondere durch Verschlüsselung und Zugriffsschutz. - Durchführung und Nachweis regelmäßiger Wiederherstellungstests zur Überprüfung der Funktionsfähigkeit des Sicherungskonzeptes. - Dokumentation des eingesetzten Backup- und Wiederherstellungskonzeptes ein- schließlich Verantwortlichkeiten, Verfahren und Wiederanlaufzeiten. - Einhaltung der einschlägigen Anforderungen an Informationssicherheit und Daten- schutz, insbesondere unter Berücksichtigung des BSI IT-Grundschutzes bzw. vergleich- barer Sicherheitsstandards. - Der Bieter hat mit dem Angebot das vorgesehene Datensicherungs- und Wiederherstel- lungskonzept darzustellen. Die konkrete technische Umsetzung (z. B. Backup-Intervalle, Speicherverfahren, Aufbewahrungszeiten und Wiederherstellungszeiten) ist vom Bieter unter Berücksichtigung der Anforderungen der BREPARK darzustellen.

7.5

Notfallplan Der Auftragnehmer verpflichtet sich, für die bereitgestellte Software einen angemessenen Notfall- und Wiederanlaufplan sicherzustellen. Der Auftragnehmer hat dem Auftraggeber ein Konzept zur Sicherstellung der Betriebsstabilität sowie zur Wiederherstellung der An- wendung im Falle von Störungen vorzulegen. Das Konzept muss mindestens folgende Bestandteile enthalten: Frühwarnsystem und Monitoring - Darstellung geeigneter Maßnahmen zur Erkennung und Überwachung kritischer Sys- temzustände. - Beschreibung der eingesetzten Monitoring- und Alarmierungsmechanismen. Backup- und Wiederherstellungskonzept - Darstellung des Datensicherungs- und Wiederherstellungskonzeptes gemäß den An- forderungen aus dem Abschnitt „Datensicherung“. - Beschreibung der Maßnahmen zur Wiederherstellung der Betriebsfähigkeit nach ei- nem Ausfall. Support und Eskalationsmanagement - Darstellung des Support- und Eskalationsprozesses für kritische Störungen.

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	- Angabe der vorgesehenen Servicezeiten, Reaktionszeiten sowie der Eskalationswege. - Die konkreten Anforderungen an Reaktions- und Wiederherstellungszeiten werden im Rahmen der Verhandlung festgelegt. Verfügbarkeit und Notfallvorsorge - Beschreibung der Maßnahmen zur Sicherstellung einer angemessenen Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit der Lösung. - Darstellung vorhandener Redundanz- und Schutzmechanismen. - Beschreibung der vorgesehenen regelmäßigen Überprüfung und Weiterentwicklung der Notfallprozesse. Kommunikation im Krisenfall - Beschreibung des Kommunikationsprozesses bei schwerwiegenden Störungen. - Sicherstellung einer zeitnahen Information des Auftraggebers über wesentliche Ereig- nisse sowie über den Fortschritt der Störungsbehebung. Der Auftragnehmer hat im Rahmen des Angebots darzustellen, welche Maßnahmen und Stan- dards zur Sicherstellung des Notfallbetriebs vorgesehen sind. Die konkreten Anforderungen und Zielwerte werden gemeinsam mit dem Auftraggeber im Rahmen des Verhandlungsverfah- rens abgestimmt.
7.6	Datenverfügbarkeit und -export Das System muss eine angemessene Verfügbarkeit der gespeicherten Daten gewährleisten. Der Auftraggeber muss die Möglichkeit haben, gespeicherte Daten bei berechtigtem Bedarf, insbesondere bei Beendigung der Zusammenarbeit oder einem Systemwechsel, in gängigen, maschinenlesbaren Formaten zu exportieren. Der Export muss die Vollständigkeit und Integrität der Daten sicherstellen. Die bereitgestell- ten Daten müssen in einem weiterverarbeitbaren Format vorliegen und dürfen nicht aus- schließlich an ein proprietäres Datenformat gebunden sein. Erforderliche Informationen zur Struktur und Weiterverarbeitung der exportierten Daten müssen bereitgestellt werden.
8.	Anforderungen seitens SAP BYD
8.1	Benutzerverwaltung: Implementierung einer Schnittstelle zur Verwaltung von Kundeninformationen, einschließlich der Abfrage und Anlage von Kunden (QueryCustomerIn, ManageCustomerIn).
8.2	Parkvorgangsmanagement: Integration von Kundenkarten (inkl. Skidatanummer) in SAP zur Verrechnung von Parkvorgän- gen und Elektroladen über BYD.
8.3	ERP-Schnittstelle: Anbindung des Serviceportals-Anbieters an SAP BYD zur Verrechnung in SAP, einschließlich der Abfrage und Anlage von Verträgen (QueryCustomerContracts, ManageCustomer- Contracts) und Projekten (QueryProjects).
8.4	Service-Management: Abfrage von Service-Produkten und Integration von Rechnungs-PDFs in Kundenrechnungen (QueryServiceProducts, ManageCustomerInvoiceRequestIn).

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8.5	Systemstabilität: Sicherstellung der Stabilität und Zuverlässigkeit der Schnittstellen und des Gesamtsystems. - Implementierung robuster Schnittstellen zur Gewährleistung der Datenintegrität und Sys- temstabilität. - Nutzung von SAP-Standard-Schnittstellen und Eigenentwicklungen (SOAP, REST) zur Integra- tion von Kundenkarten und Mahnberichten. - Nutzung von Odata/RestService für die Abfrage und Anlage von Kundenkarten und Mahnbe- richten.
8.6	Skalierbarkeit: - Fähigkeit des Systems, bei steigender Anzahl von Nutzern und Datenmengen effizient zu ska- lieren. - Sicherstellung der Skalierbarkeit des Systems durch effiziente Datenverarbeitung und Spei- cherung. - Implementierung von Prozessen zur Anpassung der Systemleistung bei steigenden Nutzer- zahlen und Datenmengen.
8.7	Service- & Supportleistungen Schulungen: - Durchführung von Schulungen für Endnutzer:innen und Administratoren zur Nutzung und Verwaltung des Systems. - Bereitstellung von Trainingsmaterialien und Dokumentationen. Wartung: - Regelmäßige Wartung und Updates des Systems zur Sicherstellung der Funktionalität und Sicherheit. - Implementierung von Prozessen zur Fehlerbehebung und Systemoptimierung. Projektmanagement: - Bereitstellung von Projektmanagement-Dienstleistungen zur Koordination und Überwa- chung der Implementierung. - Unterstützung bei der Planung, Durchführung und Kontrolle des Projekts.
9.	Notwendige Schnittstellen-Anbindung an Parkierungssystem Um das Serviceportal flexibel anwenden zu können, muss die Anbindung an die folgenden Hardware-Anbieter:innen ohne weiteren technischen Aufwand (Sonderprogrammierung, Ver- handlungen mit Anbieter, etc.) möglich sein: - Skidata - Designa - Scheidt & Bachmann - Arivo - EvoPark - ICA - Bebarmatic - Hörmann

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	- Dipano - Smart City System - Hikvision - Schellhorn WiNOWiG Alle genannten Schnittstellen müssen vom jeweiligen Hersteller zertifiziert sein und über eine Funktionssicherheit verfügen, damit auch nach einem Software- oder Systemupdate die Schnittstelle weiterhin funktionsfähig ist.
10.	Test- und Abnahmeverfahren Vor dem produktiven Einsatz des Serviceportals ist eine umfassende Test- und Abnahme- phase zwingend erforderlich. Diese erfolgt in enger Zusammenarbeit zwischen Auftragneh- mer und Auftraggeber und stellt sicher, dass alle Systemkomponenten, Schnittstellen sowie End-to-End-Prozesse ordnungsgemäß funktionieren und den fachlichen sowie technischen Anforderungen entsprechen. Die Testphase umfasst unter anderem die nachstehenden Schritte und Prüfpunkte.
10.1	Datenmigration und Systeminitialisierung Vollständiger Import aller relevanten Stammdaten in das Serviceportal: - Kundendaten - Vertragsinformationen - Zugangsmedien und Benutzerrechte - Validierung der Datenvollständigkeit nach dem Import
10.2	Onboarding und Kommunikation: - Versand von Registrierungs-E-Mails an „Endkund:innen“ (Test-Kund:innen) - Durchführung und Dokumentation des Registrierungsprozesses über das Endkun- denportal (EKP) - Sicherstellung der E-Mail-Kommunikationsfähigkeit (z. B. Versand, Zustellung, Spam- filterprüfung) - Reporting der registrierten Kund:innen
10.3	Funktionale Tests im Kunden- und Mitarbeiterportal - Nutzungstests im EKP und MA-Portal durch verschiedene Benutzerrollen - Freigabeprozesse im MA-Portal (z. B. Vertragsprüfung und manuelle Erfassung) - Prüfung der Benutzeroberfläche, Rechtevergabe und Workflows
10.4	Abrechnungsprozesse und Rechnungsprüfung - Durchführung eines vollständigen Test-Rechnungslaufs (inkl. easy, DP und Elektrola- den-Kunden) - Prüfung der erzeugten Rechnungen auf fachliche und rechnerische Korrektheit/Voll- ständigkeit - Kontrolle der Darstellung im EKP (Anzeige der Rechnungen, downloadbar etc.)
10.5	Integrationstests mit Drittsystemen (z. B. SAP BYD und SKIDATA) - Übertragung der Rechnungsbeträge, Projektaufgabe etc. an SAP BYD - Aktualisierung der Kundendaten in SAP BYD

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	- Nach Anlage von Kennzeichen praxisnah prüfen, ob Ein- und Ausfahrt gewährt wird
10.6	Filter- und Suchfunktionen - Funktionstest der Filteroptionen im MA-Portal und EKP - Performanz-Prüfung bei größeren Datenmengen
10.7	Postfach- und Kommunikationsfunktionen - Zustellung interner Nachrichten (Newsletter, Infos) - Prüfung von Benachrichtigungen über neue Inhalte
10.8	Tests von Sonderfällen und Systemlogik - Durchführung und Prüfung von Tarifanpassungen (inkl. Preisänderungen und Laufzei- ten) - Validierung von Ausnahmefällen (z. B. nicht fristgerechte Kündigung, Stilllegun- gen/Pausierungen, Vorlage von Nachweisen bei speziellen Tarifen)
11.	Service-Level-Anforderungen Der Anbieter muss über ein angemessenes Service-Level-Agreement (SLA) verfügen, das ins- besondere folgende Punkte regelt:
11.1	Verfügbarkeit und Betriebszeit - Das System muss eine Mindestverfügbarkeit von 99,5 % im Monatsdurchschnitt auf- weisen. - Geplante Wartungsarbeiten sind mindestens 5 Werktage im Voraus schriftlich anzu- kündigen. - Wartungsfenster müssen definiert werden
11.2	Störungsmanagement - Störungen sind nach ihrer Auswirkung zu klassifizieren (kritisch, hoch, mittel, niedrig). - Für jede Störungskategorie sind verbindliche Reaktions- und Behebungszeiten festzu- legen (z. B. kritische Störung: Reaktion binnen 1 Stunde, Behebung binnen 12 Stunden). - Ein 1st- und 2nd-Level-Support ist mindestens montags bis freitags von 08:00–17:00 Uhr erreichbar; bei kritischen Störungen soll ein Notfallsupport 24/7 zur Verfügung ste- hen (Hauptfunktionen und kritische Störungen)
11.3	Support und Kommunikation - Benennung geeigneter Ansprechpartner und Verantwortlichkeiten für die Kommunika- tion mit dem Auftraggeber. - Bereitstellung eines geeigneten Verfahrens zur Erfassung, Bearbeitung und Nachverfol- gung von Support- und Störungsmeldungen. - Sicherstellung einer nachvollziehbaren Dokumentation von Supportfällen einschließ- lich Bearbeitungsstatus und Lösungsverlauf. - Regelmäßige Information des Auftraggebers über den Bearbeitungsstand wesentlicher Störungen. - Kommunikation mit dem Auftraggeber in deutscher Sprache.
11.4	Monitoring und Berichterstattung Der Auftragnehmer muss die Systemverfügbarkeit und Systemleistung kontinuierlich überwa- chen und dem Auftraggeber regelmäßig Berichte über die Systemverfügbarkeit, wesentliche

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	Störungen sowie die Einhaltung der vereinbarten Service Level Agreements (SLA) zur Verfü- gung stellen.
11.5	Vertragsstrafen / Service-Credits - Bei Nichterfüllung der vereinbarten SLAs sind Service-Credits oder Vertragsstrafen zu vereinbaren. - Wiederholte SLA-Verletzungen berechtigen den Auftraggeber zur außerordentlichen Kündigung.
11.6	Eskalationsmanagement - Es ist ein abgestuftes Eskalationsverfahren mit definierten Eskalationsstufen und Reak- tionszeiten zu etablieren. - Zuständige Ansprechpartner und deren Kontaktdaten sind vor Vertragsbeginn zu benen- nen.
11.7	Datensicherung und Wiederherstellung Der Auftragnehmer stellt ein geeignetes Datensicherungs- und Wiederherstellungskonzept für die bereitgestellte Lösung sicher. Das Konzept umfasst mindestens: - Beschreibung der eingesetzten Verfahren zur regelmäßigen Datensicherung und Wie- derherstellung. - Sicherstellung der Datenintegrität und Verfügbarkeit der gesicherten Daten. - Darstellung der vorgesehenen Wiederanlaufzeiten (RTO) und Datenwiederherstel- lungsziele (RPO). - Beschreibung der Maßnahmen zur Wiederherstellung des Betriebs nach einem Ausfall oder schwerwiegenden Störungsfall.Backupdaten sind ausschließlich in Rechenzen- tren innerhalb der EU zu speichern.
11.8	Release- und Änderungsmanagement - Änderungen an der Software (z. B. Releases, Patches) sind vorab anzukündigen und mit dem Auftraggeber abzustimmen. - Funktionsänderungen dürfen die Betriebsfähigkeit nicht beeinträchtigen und müssen dokumentiert und getestet werden.
11.9	Vertragsende und Datenrückgabe Bei Vertragsende muss der Auftraggeber die Möglichkeit erhalten, sämtliche vertragsrelevan- ten Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format zu exportieren. Der Auftragnehmer muss die Datenrückgabe vollständig und nachvollziehbar unterstützen. Nach Abschluss der Datenrückgabe sind nicht mehr erforderliche personenbezogene Daten durch den Auftrag- nehmer entsprechend den geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben zu löschen oder zu- rückzugeben. Die Durchführung der Löschung ist dem Auftraggeber auf Anfrage nachzuwei- sen.

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260827_Leistungsbeschreibung_Brepark_Serviceportal_Final.pdf