Johannesstift Diakonie gAG Elisabeth Klinikum Neubau eines Ambulanten Operationszentrums
GU-Vergabe Stand 04.09.2026
Information über die Datenverarbeitung im Rahmen des Vergabeverfahrens gemäß Art. 13 und 14 DS-GVO („Datenschutzhinweise“)
Das vorliegende Vergabeverfahren beinhaltet die Vergabe von Generalunternehmerleistungen für das Projekt „Neubau der Ambulanten OP-Station“ der Elisabeth Klinik mittels eines Verhandlungsverfah- rens mit Teilnahmewettbewerb. Dabei werden personenbezogene Daten erhoben und verarbeitet.
Auftraggeber (AG) ist:
Johannesstift Diakonie gAG Siemensdamm 50 13629 Berlin
Der AG hat für die Vorbereitung und Durchführung des Vergabeverfahrens einen rechtlichen Berater (externe Vergabestelle) beauftragt:
Kapellmann und Partner Rechtsanwälte mbB Anna-Louisa-Karsch-Straße 2 10178 Berlin
Der AG und der externe rechtliche Berater werden im Folgenden als die „Vergabestelle“ bezeichnet. Dabei handelt es sich jedoch nicht um eine „gemeinsame Verantwortlichkeit“ i.S.d. Art. 26 DS-GVO.
Für die Durchführung des Vergabeverfahrens und der anschließenden Zuschlagserteilung ist es erfor- derlich, dass die externe Vergabestelle personenbezogene Daten von Bietern, Bewerbern, und Refe- renzgebern sowie von deren jeweiligen Mitarbeitern, vertretungsberechtigten Personen und sonstigen Ansprechpartnern erhebt und verarbeitet.
Mit den nachfolgenden Datenschutzhinweisen werden die betroffenen Personen über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Vergabeverfahrens durch die externe Vergabestelle und über die ihnen zustehenden Rechte im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung informiert. Er- gänzend sind Einzelheiten zu den im Rahmen der Registrierung über das Bieterportal erhobenen Daten über die Datenschutzhinweise auf der Startseite des Bieterportals www.dtvp.de abrufbar.
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GU-Vergabe Stand 04.09.2026
Inhalt
1 GELTUNGSBEREICH UND BEGRIFFLICHKEITEN ........................................................... 3
2 ANGABEN ZUM VERANTWORTLICHEN ............................................................................ 3
3 KONTAKTDATEN DES DATENSCHUTZBEAUFTRAGTEN............................................... 3
4 DATENKATEGORIEN, ZWECKE UND RECHTSGRUNDLAGE DER VERARBEITUNG .. 3 4.1 ABGABE VON TEILNAHMEANTRAG / ANGEBOTEN ......................................................................... 4 4.2 ANGEBOTS- UND EIGNUNGSPRÜFUNG ....................................................................................... 4 4.3 SPEICHERUNG UND DOKUMENTATION IM RAHMEN DES VERGABEVERFAHRENS ............................ 5 4.4 VERTRAGSABWICKLUNG NACH ZUSCHLAGSERTEILUNG ............................................................... 5 4.5 NACHPRÜFUNGSVERFAHREN UND RECHTLICHE STREITIGKEITEN ................................................ 5
5 QUELLE ........................................................................................................................... 6
6 EMPFÄNGER DER DATEN .................................................................................................. 6
7 SPEICHERDAUER ................................................................................................................ 6
8 BETROFFENENRECHTE ..................................................................................................... 6 8.1 RECHT AUF AUSKUNFT ............................................................................................................. 7 8.2 RECHT AUF BERICHTIGUNG ...................................................................................................... 7 8.3 RECHT AUF LÖSCHUNG ............................................................................................................ 7 8.4 RECHT AUF EINSCHRÄNKUNG DER VERARBEITUNG .................................................................... 7 8.5 RECHT AUF DATENÜBERTRAGBARKEIT ..................................................................................... 7 8.6 WIDERSPRUCHSRECHT ............................................................................................................. 7
9 BESCHWERDERECHT BEI DER AUFSICHTSBEHÖRDE ................................................. 8
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1 Geltungsbereich und Begrifflichkeiten
Diese Datenschutzhinweise gelten für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Vergabeverfahrens –Generalunternehmerleistung - „Neubau Ambulante OP Station“ der Elisa- beth Klinik.
Im Hinblick auf die verwendeten Begrifflichkeiten (z.B. „personenbezogene Daten“, „betroffene Person“, „Verarbeitung“ oder „Verantwortlicher“) wird auf die Definitionen in Art. 4 der Europäischen Daten- schutz-Grundverordnung (im Folgenden: DS-GVO) verwiesen.
Zur Gewährleistung größtmöglicher Transparenz des Vergabeverfahrens sind Bewerber bzw. Bieter gehalten, diese Datenschutzhinweise an die von ihnen benannten eigenen Ansprechpartner und Mit- arbeiter sowie an die von ihnen benannten Ansprechpartner und Mitarbeiter von Vertragspartnern bzw. Nachunternehmern (und Referenzgebern) weiterzugeben und dem Empfang gegenüber der externen Vergabestelle auf Anfrage nachzuweisen.
2 Angaben zum Verantwortlichen
Verantwortlich für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Vergabeverfahrens im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DS-GVO ist
Kapellmann und Partner Rechtsanwälte mbB Anna-Louisa-Karsch-Straße 2 10178 Berlin E-Mail: b@kapellmann.de Tel.: +49 30 399 769 43 Fax.: +49 30 399 769 91
3 Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Den für die Vergabestelle zuständigen Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter der vorgenannten Postadresse mit dem Zusatz „z. Hd. des Datenschutzbeauftragten“ oder unter
4 Datenkategorien, Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Für die Beteiligung als Bewerber bzw. Bieter an dem Vergabeverfahren sowie die anschließende Zu- schlagsentscheidung und Vertragsabwicklung nach Zuschlagserteilung werden bestimmte Angaben – unter anderem auch personenbezogener Natur – von den Bewerbern oder Bietern benötigt. Falls Be- werber bzw. Bieter diese Angaben nicht machen, können Angebot bzw. Teilnahmeantrag bzw. Interes- sensbestätigung/-bekundung nach den vergaberechtlichen Vorschriften vom weiteren Vergabeverfah- ren unter bestimmten Voraussetzungen ausgeschlossen werden.
Die erhobenen personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nur zum Zwecke der Durchführung
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des Vergabeverfahrens und der anschließenden Vertragsabwicklung bei Auftragserteilung verwendet. Eine Verwendung zu anderen Zwecken findet, soweit nachstehend nicht ausdrücklich angegeben, nicht statt.
4.1 Abgabe von Teilnahmeantrag / Angeboten
Um das Angebot zuordnen und prüfen zu können sowie eine entsprechende Kommunikation mit den Bietern und Bewerbern zu ermöglichen, werden Identifikations- und Kontaktangaben wie z.B. Vor- und Nachname der Bieter und Bewerber bzw. der von ihnen benannten Ansprechpartner, Firmenadresse, Telefon- und Faxnummer, E-Mail-Adresse sowie Nummer des Eintrags im Handelsregister bzw. bei der Handwerkskammer erhoben. Die Rechtsgrundlagen für Datenverarbeitung ergeben sich aus Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c), Abs. 3 DS-GVO in Verbindung mit den einschlägigen vergaberechtlichen Vor- schriften (§§ 122 ff. GWB i.V.m. §§ 8 Abs. 2, 9 ff, 42 ff. VgV).
4.2 Angebots- und Eignungsprüfung
Zum Zwecke der Prüfung von Teilnahmeanträgen, Angeboten sowie der Eignung und zur Prüfung mög- licher Ausschlussgründe nach vergaberechtlichen Vorschriften werden Angaben zur Eignung und Leis- tungsfähigkeit der Bieter bzw. Bewerber erhoben und verarbeitet:
Zu Zwecken der Eignungsprüfung werden insbesondere Vor- und Nachname, Angaben zur berufli- chen Qualifikation, zur Schul- und Berufsausbildung und zur Berufserfahrung sowie personenbezogene Referenzen derjenigen Fachkräfte der Bieter und Bewerber erhoben, gespeichert, ausgewertet und überprüft, die der Bieter bzw. Bewerber im Rahmen der Auftragsausführung einzusetzen beabsichtigt. Darüber hinaus werden zu Zwecken der Überprüfung von etwaigen wettbewerbsrechtlichen Aus- schlussgründen Eigenerklärungen zum Nichtvorliegen solcher Ausschlussgründe von den Bietern ver- langt und verarbeitet. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitungen ist insoweit Art. 6 Abs. 1 Buch- stabe c), Abs. 3 DS-GVO i.V.m. §§ 122 ff. GWB, 42 ff. VgV.
Zum Zwecke der Überprüfung und Validierung der seitens der Bieter bzw. Bewerber bereitgestellten Referenzangaben und Angaben zu ihrer Eignung ist die Angabe von Name und Kontaktdaten der be- nannten Referenzgeber notwendig. Die Bieter bzw. Bewerber haben sicherzustellen und sind dafür verantwortlich, dass die Weitergabe derartiger Referenzangaben an die Vergabestelle im Einklang mit den geltenden Datenschutzvorschriften erfolgt. Darüber hinaus kann es notwendig sein, dass die Vergabestelle zu vorgenannten Zwecken personenbezogene Daten aus öffentlich zugänglichen Quel- len erhebt und verarbeitet. Hierbei handelt es sich insbesondere um Auszüge aus dem Gewerbezent- ralregister, ggf. Angaben über vergaberechtliche Verfehlungen aus Korruptionsregistern sowie Wirt- schaftsauskünfte aus entsprechenden Auskunfteien bzw. der jeweils darin enthaltenen personenbezo- genen Daten. Die Erhebung und Verarbeitung durch die Vergabestelle selbst erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c), Abs. 3 DS-GVO in Verbindung mit §§ 122 ff. GWB, §§42 ff. VgV sowie aufgrund eines berechtigten Interesses gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO. Die Vergabestelle hat ein berechtigtes Interesse daran, zur Erfüllung ihrer Pflicht zur Auswahl eines geeigneten und zuverlässi- gen Auftragnehmers die Richtigkeit und Qualität von Referenzangaben zu überprüfen.
Die vorstehenden Angaben werden dabei ausschließlich zu Zwecken der Angebots- und Eignungsprü- fung sowie Nachweisbarkeit der festgestellten oder fehlenden Eignung des Bieters bzw. Bewerbers verarbeitet und nach den vergaberechtlichen Vorschriften vertraulich behandelt. Die Ergebnisse der
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Eignungsprüfungen werden den Bietern bzw. Bewerbern mitgeteilt.
Personenbezogene Informationen, die Bieter bzw. Bewerber darüber hinaus etwa im Rahmen ihrer Bewerbung bzw. ihres Angebots bereitstellen oder sonst ohne Aufforderung angeben, müssen nach vergaberechtlichen Vorschriften zur Sicherung der Datenintegrität der Teilnahmeanträge und Angebote unverändert gespeichert werden. Von der Bereitstellung solcher „überschießender“ Informationen ist daher abzusehen.
4.3 Speicherung und Dokumentation im Rahmen des Vergabeverfahrens
Die vorstehend genannten Daten werden überdies zu Zwecken der Vergabedokumentation in Form eines Vergabevermerks und einer Vergabeakte sowie im Zuge des Vergabemanagements über das Bieterportal auf Servern und in den IT-Systemen der Vergabestelle (ggf. auch von einem externen Cloud-/Diensteanbieter) gespeichert und verarbeitet. Um die Sicherheit, Stabilität, Integrität und Funk- tionsfähigkeit der IT-Systeme und des IT-Betriebs sowie die Sicherheit der gespeicherten Daten und der Datenverarbeitungsvorgänge zu gewährleisten, kann es notwendig sein, die in den IT-Systemen gespeicherten personenbezogenen Daten zu verarbeiten (z.B. bei der Erstellung von Backups). Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung personenbezogener Daten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO. Das berechtigte Interesse ergibt sich aus den vorgenannten Zwecken.
4.4 Vertragsabwicklung nach Zuschlagserteilung
Nach Zuschlagserteilung muss die Vergabestelle den Bietern bzw. Bewerbern, deren Angebote bzw. Teilnahmeanträge nicht berücksichtigt werden sollen, im Rahmen einer EU-weiten Ausschreibung un- aufgefordert und in sonstigen Ausschreibungen auf Verlangen über den Namen des Bieters informie- ren, dessen Angebot den Zuschlag erhalten soll. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c), Abs. 3 DS-GVO i.V.m. § 134 Abs. 1 GWB bzw. § 62 Abs. 2 VgV.
Die personenbezogenen Daten desjenigen Bieters, dessen Angebot angenommen wurde, bzw. die von diesem bereitgestellten personenbezogenen Daten seiner Ansprechpartner, Mitarbeiter und Vertreter werden überdies zu Zwecken der Vertragsbegründung und -abwicklung einschließlich der vertraglichen Kommunikation verwendet. Rechtsgrundlage ist insoweit Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO bzw. – soweit die betroffene Person nicht selbst Vertragspartei ist – Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO. Das berechtigte Interesse der Vergabestelle ergibt sich aus den vorgenannten Zwecken.
4.5 Nachprüfungsverfahren und rechtliche Streitigkeiten
Im Falle eines Nachprüfungsverfahrens oder sonstiger rechtlicher Streitigkeiten werden die vorgenann- ten im Rahmen des Vergabeverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten zu Zwecken des Nach- weises der Rechtmäßigkeit der Auftragsvergabe und Überprüfung des Vergabeverfahrens verwendet. Die Vergabestelle ist insbesondere verpflichtet, die vollständige Vergabeakte gegenüber der Vergabe- kammer oder dem zuständigen Gericht offenzulegen. Rechtsgrundlage ist insoweit § 167 Abs. 2 S. 1 GWB. Die Verarbeitung und Übermittlung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c), Abs. 3 DS-GVO in Verbindung mit § 163 GWB sowie aufgrund eines berechtigten Interesses gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO. Das berechtigte Interesse der Vergabestelle ergibt sich aus vorgenannten Zwecken.
Je nach Art des Vergabeverfahrens können zudem Bieter im Rahmen eines Nachprüfungsverfahrens
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in engen gesetzlichen Grenzen Akteneinsicht verlangen. Dies erfolgt zum Zwecke der Wahrung der Rechtsschutzmöglichkeiten der unterlegenen Bieter bzw. Bewerber. Rechtsgrundlage ist insoweit § 165 GWB.
5 Quelle
Die Erhebung erfolgt in der Regel über das Bieterportal bei der Registrierung sowie im Rahmen der Bewerbung bzw. Angebotsabgabe bei dem Bewerber bzw. Bieter. In dem unter Ziffer 4.2 beschriebe- nen Umfang werden überdies personenbezogene Daten bei Dritten (z.B. Referenzgebern) oder ande- ren Quellen (z.B. Registern, Auskunfteien) erhoben.
6 Empfänger der Daten
Die personenbezogenen Daten werden nur dann an andere Personen, Behörden, öffentliche oder nicht-öffentliche Stellen übermittelt, wenn der Bieter oder Bewerber bzw. die jeweils betroffenen Per- sonen dem zugestimmt haben oder die Übermittlung gesetzlich erlaubt ist. Im Rahmen des Vergabe- verfahrens und ggf. der anschließenden Vertragsdurchführung werden die vorgenannten personenbe- zogenen Daten an folgende Stellen weitergegeben:
• den Auftraggeber • externe Dienstleister z.B. im Zusammenhang mit dem Betrieb des Bieterportals] • Vergabekammern und Gerichte im Falle eines Nachprüfungsverfahrens oder Rechtsstreits (vgl. Zif- fer 4.5) • Meldung an zentrale Informationsstellen/Vergaberegister im Falle vergaberechtlicher Verfehlungen • Vergabebekanntmachung an das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union im Rahmen EU-weiter Ausschreibungen unter Nennung des Bieters, dem der Zuschlag erteilt wurde
7 Speicherdauer
Die Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet werden, oder zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten notwendig ist. Sie werden mindestens für die Dauer der erforderlichen Aufbewahrungszeit nach § 8 Abs. 4 VgV aufbewahrt. Eine längere Aufbewahrungspflicht kann sich aus gesetzlichen Aufbewah- rungspflichten, insbesondere solchen aus dem Handels-, Steuer- und Berufsrecht ergeben (z.B. §§ 147 AO, 257 HGB, 50 BRAO). Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten werden die Daten und Unterlagen gelöscht bzw. vernichtet, soweit ihre weitere Aufbewahrung nicht für sonstige Zwecke (z.B. für die Durchsetzung rechtlicher Ansprüche oder für Nachweiszwecke bei subventionserheblichen bzw. geförderten Vergaben) erforderlich ist.
8 Betroffenenrechte
Im Zusammenhang mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten stehen betroffenen Personen nach der DS-GVO die folgenden Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:
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8.1 Recht auf Auskunft
Gemäß Art. 15 DS-GVO können betroffene Personen jederzeit Auskunft über die von der Vergabestelle verarbeiteten personenbezogenen Daten und in Art. 15 Abs. 1 und 2 DS-GVO aufgelisteten Informati- onen im Zusammenhang mit der Verarbeitung verlangen. Unter den Voraussetzungen des Art. 15 Abs. 3 DS-GVO besteht zudem das Recht, Kopien der verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlan- gen. Die Einschränkungen des Auskunftsrechts gemäß Art. 15 Abs. 4 DS-GVO, § 34 BDSG sind zu beachten.
8.2 Recht auf Berichtigung
Gemäß Art. 16 DS-GVO können betroffene Personen unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung ihrer bei der Vergabestelle gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen.
8.3 Recht auf Löschung
Gemäß Art. 17 DS-GVO können betroffene Personen die Löschung ihrer bei der Vergabestelle gespei- cherten personenbezogenen Daten verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Erfüllung einer recht- lichen Verpflichtung oder gesetzlichen Aufgabe oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidi- gung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Die weiteren Einschränkungen des Art. 17 Abs. 3 DS- GVO, § 35 BDSG sind zu beachten.
8.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Unter den Voraussetzungen des Art. 18 DS-GVO können betroffene Personen die Einschränkung der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten verlangen.
8.5 Recht auf Datenübertragbarkeit
Unter den Voraussetzungen des Art. 20 DS-GVO haben Sie das Recht, Ihre personenbezogenen Da- ten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder, soweit dies technisch machbar ist, die Übermittlung unmittelbar an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.
8.6 Widerspruchsrecht
Sofern personenbezogene Daten durch die Vergabestelle zur Wahrnehmung einer öffentlichen Auf- gabe des Auftraggebers i.S.d. Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO oder auf Grundlage von berechtigten Inte- ressen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO verarbeitet werden, haben betroffene Personen das Recht, gemäß Art. 21 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben. Das Wi- derspruchsrecht unterliegt den Einschränkungen des Art. 21 Abs. 1 DS-GVO, § 36 BDSG und besteht insbesondere nicht, wenn ein zwingendes öffentliches Interesse besteht, das die Interessen der be- troffenen Person überwiegt, oder eine Rechtsvorschrift zur Verarbeitung verpflichtet], der Verantwortli- che zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen kann, die gegenüber den Inte- ressen, Rechten und Freiheiten der betroffenen Personen überwiegen, oder wenn die Verarbeitung für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
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9 Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Sofern Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten durch uns gegen datenschutzrechtliche Bestimmung verstößt, steht Ihnen zudem das Recht auf Be- schwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Art. 77 DS-GVO zu. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßli- chen Verstoßes richten. Die für dieses Vergabeverfahren zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Alt Moabit 59-60 10555 Berlin
Tel.: +49 30 13889-0 Fax: +49 30 2155050 E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de
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