Hinweise zur Form der Einreichung von Interessensbestätigungen, Teilnahmeanträgen und Angeboten
Elektronische Einreichung
Elektronische Interessensbestätigungen/Teilnahmeanträge/Angebote sind über den Vergabemarktplatz des Landes NRW www.evergabe.nrw.de einzureichen. Hierzu ist eine kostenlose Registrierung erforderlich.
Informationen zu den verwendeten elektronischen Mitteln, den technischen Parametern zur Einreichung elektronischer Teilnahmeanträge, Interessensbestätigungen und Angeboten sowie zu verwendeten Verschlüsselungs- und Zeiterfassungsverfahren entnehmen Sie bitte den auf den Vergabemarktplatz des Landes NRW hinterlegten Nutzungsbedingungen.
Sämtliche Informationen zum Verfahren sind auf dem Vergabemarktplatz hinterlegt (Bekanntmachungsinformationen, Teilnahme-/Vergabeunterlagen und die Kommunikation).
Elektronische Interessensbestätigungen/Teilnahmeanträge/Angebote und sämtliche damit vorzulegenden Unterlagen müssen auf dem Vergabemarktplatz NRW bis zum Ende der in der Auftragsbekanntmachung bzw. im Anschreiben genannten Teilnahmefrist/Angebotsfrist hinterlegt sein.
Bei Einreichung in Textform nach § 126b BGB genügt das Hochladen der entsprechenden Dokumente über das zur Verfügung gestellte Bietertool des Vergabemarktplatzes NRW. Bei der Einreichung mit fortgeschrittener elektronischer Signatur sind Signaturkarte und -gerät nicht erforderlich. Die Signatur erfolgt über ein Softwarezertifikat. Bei der Einreichung mit qualifizierter elektronischer Signatur wird der Teilnahmeantrag/das Angebot mit Signaturgerät und Karte signiert und elektronisch abgegeben. Die qualifizierte elektronische Signatur sowie entsprechende Signaturgeräte können bei den entsprechenden Zertifizierungsdiensten beantragt werden. Weitere Informationen zu den Signaturen stehen Ihnen unter www.vergabe.nrw.de im Bereich Wirtschaft/Einkauf NRW/Vergabemarktplatz zur Verfügung.
Mit der elektronischen Einreichung gelten die Interessensbestätigung/der Teilnahmeantrag/das Angebot und alle damit eingereichten Unterlagen als unterschrieben. Evtl. in den vorgegebenen Formularen enthaltene Eintragungsmöglichkeiten für Unterschrift und Firmenstempel sind nicht zu befüllen. Bei der Abgabe in Textform ist der Bewerber/Bieter und die natürliche Person, die die Erklärung abgibt, zu benennen; falls vorgegeben, ist der Teilnahmeantrag/das Angebot mit der geforderten Signatur zu versehen.
Etwaige Änderungen bzw. Berichtigungen der Interessensbestätigung/des Teilnahmeantrags/Angebots, der/das in Textform, mit fortgeschrittener elektronischer bzw. qualifizierter elektronischer Signatur abgegeben wurde, sind bis zum Ende der Teilnahmefrist/Angebotsfrist in entsprechender Form wie die Interessensbestätigung / der Teilnahmeantrag/das Angebot einzureichen.
Schriftliche Einreichung
Interessensbestätigung/Teilnahmewettbewerb:
Sofern zugelassen, sind schriftliche Interessensbestätigungen/Teilnahmeanträge unterschrieben in einem verschlossenen und gekennzeichneten Umschlag einzureichen. Zur Kennzeichnung des verschlossenen Umschlages bringen Sie bitte den Teilnahmekennzettel (Formular 313 EU) auf den einzureichenden Umschlag auf.
Angebotsabgabe:
Sofern die schriftliche Angebotsabgabe zugelassen ist, wird gebeten, den beiliegenden Angebotsvordruck nebst Anlagen auszufüllen, zu unterschreiben und in einem verschlossenen Umschlag, der sich nicht ohne Beschädigung des Verschlusses öffnen lässt, an die in der Aufforderung zur Angebotsabgabe genannte Vergabestelle zu übersenden; das Angebot muss dort bis zum Ende der Angebotsfrist eingegangen sein.
Der Umschlag ist mit anliegendem Kennzettel zu versehen sowie mit dem Firmennamen und der Firmenanschrift zu beschriften.
Etwaige Änderungen bzw. Berichtigungen des Angebots sind bis zum Ende der oben genannten Angebotsfrist in entsprechender Form wie das Angebot einzureichen.
Sofern mit dem schriftlichen Angebot gleichzeitig eine Sicherungskopie einzureichen ist, ist zusätzlich
- eine selbstgefertigte Kopie oder
- ein Abdruck des ausgefüllten und unterschriebenen Angebots bzw. der geforderten Teile des Angebotes jeweils ggf. mit Nebenangeboten oder Änderungsvorschlägen ,
- alternativ entsprechende Aufzeichnungen auf elektronischen Datenträgern,
herzustellen und in einem gesonderten verschlossenen Umschlag zu nehmen, der außen mit dem Firmennamen, dem/der oben angegebenen Geschäftszeichen/Vergabenummer und der Angabe „Sicherungskopie“ zu beschriften ist. In diesen Fällen ist dem Angebot eine Erklärung (Formular 527 EU) beizufügen, dass die Sicherungskopie mit dem Original übereinstimmt.
Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass sowohl die nicht gleichzeitige Abgabe der Sicherungskopie mit dem Originalangebot als auch im Laufe der Wertung festgestellte Abweichungen der Sicherungskopie vom geöffneten Originalangebot den Ausschluss des Angebots von der weiteren Wertung zur Folge haben, wenn die Abweichungen dem Bieter zuzurechnen sind.
Sämtliche Unterlagen – ausgefüllter und unterschriebener Angebotsvordruck nebst Anlagen und der Umschlag mit der “Sicherungskopie“ – sind in einem weiteren verschlossenen Umschlag, der sich nicht ohne Beschädigung des Verschlusses öffnen lässt, an die in der Aufforderung zur Angebotsabgabe genannte Vergabestelle zu übersenden; das Angebot sowie die angeforderte Sicherungskopie muss dort bis zum Ende der Angebotsfrist eingegangen sein.
Dieser Außenumschlag ist mit anliegendem Kennzettel zu versehen (nicht der Umschlag mit der „Sicherungskopie“!) sowie mit dem Firmennamen und der Firmenanschrift zu beschriften.
Allgemeiner Hinweis zur Interessensbestätigung/ zu den Teilnahme-/Vergabeunterlagen
Die in der Interessensbestätigung / den Teilnahme-/Vergabeunterlagen enthaltenen Informationen sind soweit schutzrechtsfähig und soweit sie nicht Informationen Dritter enthalten Eigentum der Vergabestelle. Verwertung, Kopie sowie Weitergabe der Teilnahme-/Vergabeunterlagen sind nur im Rahmen der Einreichung eines einer Interessensbestätigung/eines Teilnahmeantrages/Angebotes und nur durch das die Teilnahme-/Vergabeunterlagen anfordernde Unternehmen zulässig. Einer darüber hinausgehenden Weitergabe und insbesondere der Verkauf von Unterlagen an Dritte gleich zu welchem Zweck sind nicht gestattet.
Sollten Sie die Teilnahme-/Vergabeunterlagen nicht direkt von der Vergabestelle bzw. über den Vergabemarktplatz des Landes NRW erhalten haben, sondern über Dienstleister oder beauftragte Dritte, wird Ihnen eine Teilnahme über den Vergabemarktplatz NRW empfohlen. Teilnahme-/Vergabeunterlagen können geändert oder ergänzt werden, die Bewerber-/Bieterkommunikation, die i.d.R. als einziges Kommunikationsmittel zugelassen ist, kann erläuternde Hinweise enthalten. Einen verbindlichen und jeweils aktuellen Stand der Informationen zu diesem Vergabeverfahren finden Sie im Regelfall nur auf dem Vergabemarktplatz des Landes NRW.
Wir empfehlen Ihnen eine freiwillige Registrierung auf dem Vergabemarktplatz NRW. Diese bietet Ihnen den Vorteil, dass Sie automatisch über Änderungen an den Teilnahme-/Vergabeunterlagen oder über Antworten zum Verfahren informiert werden. Zur Kommunikation mit der Vergabestelle und zur elektronischen Einreichung des Teilnahmeantrages/Angebotes ist eine Registrierung zwingend.