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Ausschreibung über Kurier- und Transportfahrten für die hkk Kran- kenkasse

Teil C: Angebotsunterlagen (Vertrag nebst Anlagen)

hkk Krankenkasse

Ausschreibung über Kurier- und Transportfahrten für die hkk Krankenkasse

Teil C: Angebotsunterlagen

(Vertrag nebst Anlagen)

– vom Bieter (bzw. der Bietergemeinschaft) gemäß den Vergabebedingungen ausge- füllt und unterzeichnet (§ 126b BGB) mitsamt geforderten Anlagen einzureichen –

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Inhaltsverzeichnis

I. Vertrag.................................................................................................................................... 3 Präambel ................................................................................................................................ 4 Abschnitt A: Gegenstand, Struktur und Leistungsabruf ........................................................... 4 § 1 Vertragsgegenstand ...................................................................................................... 4 § 2 Grundlagen und Bestandteile des Vertrags ................................................................... 5 Abschnitt B: Umfang der Leistungspflichten............................................................................ 6 § 3 Festtouren und anlassbezogene Kurier-/Transportfahrten ............................................. 6 § 4 Betriebs- und Vermögenshaftpflichtversicherung ........................................................... 7 Abschnitt C: Vergütung, Rechnungsstellung und Zahlung ...................................................... 8 § 5 Vergütung ...................................................................................................................... 8 § 6 Preisanpassung ............................................................................................................. 8 § 7 Rechnungsstellung und Zahlung ................................................................................... 9 Abschnitt D: Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer .......................... 10 § 8 Ansprechpartner beim Auftragnehmer und -geber ....................................................... 10 § 9 Einsatz Kurier-/Transportfahrer ................................................................................... 11 § 10 Unterauftragnehmer .................................................................................................... 11 § 11 Koordinations- und Mitwirkungspflichten...................................................................... 12 Abschnitt E: Haftung, Zurückbehaltung ................................................................................. 12 § 12 Haftung........................................................................................................................ 12 § 13 Zurückbehaltungs- oder sonstige Leistungsverweigerungsrechte ................................ 13 Abschnitt F: Geheimhaltung und Datenschutz ...................................................................... 13 § 14 Geheimhaltungs-, Auskunfts- und Aufbewahrungspflichten ......................................... 13 § 15 Datenschutz ................................................................................................................ 14 Abschnitt G: Vertragslaufzeit und Kündigung ........................................................................ 15 § 16 Laufzeit und Verlängerung........................................................................................... 15 § 17 Außerordentliche Kündigung ......................................................................................... 16 Abschnitt H: Sonstige Bestimmungen ................................................................................... 17 § 18 Presse- und Öffentlichkeitsmaßnahmen ...................................................................... 17 § 19 Schlussbestimmungen ................................................................................................ 17

1. Anlage 1: Leistungsbeschreibung ................................................................................ 19
2. Anlage 2: Konzept zur Auftragsdurchführung .............................................................. 20
3. Anlage 3: Preisblatt ..................................................................................................... 21
4. Anlage 4: Liste der einzusetzenden Kurierfahrer(innen) .............................................. 22
5. Anlage 5: Vereinbarung nach Maßgabe von Art. 28 DSGVO ...................................... 25

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I. Vertrag

Vertrag über die Durchführung regelmäßiger und bedarfsbezogener

Kurier- und Transportfahrten für die hkk Krankenkasse

zwischen

hkk Krankenkasse vertreten durch den Vorstand Herrn Michael Lempe und Frau Jessica Probst Martinistraße 26 28195 Bremen Bundesrepublik Deutschland

– nachstehend „Auftraggeber“ genannt –

und

– nachstehend „Auftragnehmer“ genannt –

– nachstehend einzeln „Partei“ bzw. gemeinsam „Parteien“ genannt –

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Präambel

Der Auftraggeber benötigt einen Kurier- und Transportdienst, der die regelmäßigen täglichen Fahrten für den direkten Dokumenten- und Warenaustausch zwischen den Standorten des Auftraggebers in Bremen und Oldenburg sowie dem Standort des externen Dienstleisters in Hannover und weitere anlassbezogene Fahrten durchführt.

Vor diesem Hintergrund hat der Auftraggeber ein europaweites Verfahren zur Vergabe eines Vertrags durchgeführt. Gegenstand des Vertrags ist die termingerechte Durchführung regel- mäßiger sowie anlassbezogener Kurier- und Transportfahrten für den Auftraggeber. Der ge- genständliche Vertrag regelt die grundlegenden Leistungsbeziehungen zwischen den Parteien und enthält darüber hinaus die wesentlichen inhaltlichen Anforderungen an die Leistungser- bringung.

In dem vorbezeichneten Vergabeverfahren hat der Auftragnehmer das wirtschaftlichste Ange- bot anhand des besten Preis- / Leistungsverhältnisses eingereicht und den Zuschlag erhalten. Verbindliche Grundlage dieses Vertrags sind daher auch die von dem Auftragnehmer im Vergabeverfahren insgesamt übergebenen Erklärungen und Nachweise sowie preislichen und konzeptionellen Angaben.

Dies vorausgeschickt vereinbaren die Parteien Folgendes:

Abschnitt A: Gegenstand, Struktur und Leistungsabruf

§ 1 Vertragsgegenstand

(1) Gegenstand dieses Vertrages ist die Durchführung von Kurier- und Transportfahrten für den Auftraggeber. Die Leistungen umfassen den direkten Dokumenten und gelegentli- chen Warenaustausch zwischen den Standorten des Auftraggebers in Bremen und Oldenburg, eines externen Dienstleisters in Hannover sowie anlassbezogener Kurier- fahrten bundesweit.

Im Einzelnen:

a) Werktägliche Festtouren (Montag bis Freitag) zwischen den Standorten des Auf- traggebers in Bremen (Martinistraße 26, 28195 Bremen und Hanna-Kunath-Straße 3, 28197 Bremen) und Oldenburg (Poststraße 1 – 3, 26122 Oldenburg) sowie dem Standort des externen Dienstleisters ITSC GmbH in Hannover (Rotenburger Straße 24, 30659 Hannover)

b) Bundesweite anlassbezogene Kurier- und Transportfahrten (nach Bedarf). Diese gliedern sich insbesondere in:

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• mit wenigen Tagen Vorlauf planbare Fahrten zu den Wohnsitzen der Gremienmitglieder des Auftraggebers in Bremen und dem Umland,

• jährliche und ebenfalls mit wenigen Tagen Vorlauf planbare Fahrten zu Aufsichtsbehörden wie dem Bundesamt für Soziale Sicherheit in Bonn sowie

• unvorhersehbare Einzelfahrten (nicht planbar), bei denen z.B. ein- zelne Briefsendungen zur Wahrung von Fristen taggleich bundesweit zugestellt werden müssen.

(2) Die Standorte des Auftraggebers in Bremen und Oldenburg sowie der Standort des ex- ternen Dienstleisters in Hannover sind in den werktäglichen Festtouren zur Übergabe und Übernahme der Dokumente in festen Zeitfenstern in zwei Touren anzufahren. Die Festtouren sind als Direktfahrten ohne Fremdzuladung sowie ohne dienstliche oder pri- vate Zwischenstopps zu erledigen. Unvermeidbare Zwischenstopps (z.B. wegen Unfalls oder Pannen) sind dem Auftraggeber umgehend zu melden, um den Schutz der trans- portierten Daten sicherzustellen.

(3) Maßgeblich für die Leistungserbringung des Auftragnehmers sind neben den Bestim- mungen dieses Vertrags die Ausführungen in der Leistungsbeschreibung (Anlage 1) so- wie das Konzept des Auftragnehmers zur Auftragsdurchführung (Anlage 2).

§ 2 Grundlagen und Bestandteile des Vertrags

(1) Die nachfolgenden Bestimmungen sind Vertragsbestandteile. Diese sind vom Auftrag- nehmer bei seiner Leistungserbringung zu Grunde zu legen.

Es gelten in der nachfolgenden Anwendungsreihenfolge:

a) die Bestimmungen dieses Vertrags,

b) die Leistungsbeschreibung (Anlage 1),

c) die Ausführungen des Auftragnehmers im Auftragsdurchführungskonzept (An- lage 2),

d) das vom Auftragnehmer ausgefüllte Preisblatt (Anlage 3),

e) die vom Auftragnehmer ausgefüllte Liste der einzusetzenden Kurierfahrer(innen) nebst Nachweisen (Anlage 4) sowie

f) die Vereinbarung nach Maßgabe von Art. 28 DSGVO (Anlage 5).

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(2) Bei Widersprüchen zwischen unterschiedlichen Bestandteilen des Vertrags gehen die jeweils in der obenstehenden Reihenfolge vorherigen Bestandteile den in dieser Reihen- folge späteren Bestandteilen vor. Soweit der Auftragnehmer im Rahmen seiner Leis- tungserbringung Widersprüche aus den Vorgaben des Auftraggebers erkennt, ist er ver- pflichtet, auf diese hinzuweisen.

(3) Allgemeine Geschäftsbedingungen des Auftragnehmers werden zu keinem Zeitpunkt Be- standteil dieses Vertrages, auch nicht durch spätere Einbeziehung wie z.B. bei Abdruck auf Anschreiben oder Rechnungen, sofern die Parteien nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbaren.

(4) Im Übrigen gelten die einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere die Re- gelungen des Gesetzes zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohnes (MiLoG) und des Bundestariftreuegesetzes (BTTG) in der jeweils gültigen Fassung.

Abschnitt B: Umfang der Leistungspflichten

§ 3 Festtouren und anlassbezogene Kurier-/Transportfahrten

(1) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die vertragsgegenständlichen Leistungen fach- und termingerecht sowie vollständig auszuführen.

(2) Die täglichen Festtouren sind in den in der Leistungsbeschreibung (Anlage 1) näher de- finierten Zeitfenstern werktäglich (Montag bis Freitag) mit Ausnahme gesetzlicher Feier- tage in Bremen sowie an Heiligabend und an Silvester durchzuführen. Für die Abfahrt- und Ankunftszeit gilt eine Pufferzeit von +/- 15 Minuten zu den vorgegebenen Zeiten.

(3) Im Rahmen der Festtouren zwischen Bremen und Hannover sind ausschließlich ver- schlossene Aktenkoffer oder verschlossene Postschwingen zu transportieren. Auf den Festtouren zwischen den Standorten des Auftraggebers in Bremen und Oldenburg sowie den anlassbezogenen Fahrten sind neben den verschlossenen Aktenkoffern und Post- schwingen auch Waren zu transportieren. Einzelheiten zum Umfang der Kurier- und Transportfahrten können der Leistungsbeschreibung als Anlage 1 zu diesem Vertrag entnommen werden.

(4) Die anlassbezogenen Fahrten sind nach Bedarf des Auftraggebers durchzuführen. Der Auftraggeber wird den Auftragnehmer über eine anlassbezogene Fahrt rechtzeitig infor- mieren. Die Zustellung erfolgt bundesweit am selben Tag, wenn der Auftraggeber den Auftragnehmer bis spätestens 12:00 Uhr mit der Kurier-/Transportfahrt beauftragt. Be-

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auftragt der Auftraggeber den Auftragnehmer nach 12:00 Uhr mit der Kurier-/Transport- fahrt, so ist die Sendung bundesweit bis spätestens 15:00 Uhr des nächsten Werktages zuzustellen.

(5) Für den Fall, dass dem Auftragnehmer eine anlassbezogene Abholung der Sendung am jeweiligen Abholort des Auftraggebers am selbigen Tag nicht möglich ist, teilt er dies dem Auftraggeber unverzüglich mit. Die anlassbezogene Abholung ist sodann unverzüglich, d.h. für den nächsten Werktag sicherzustellen.

(6) Verspätungen im Rahmen der Festtouren sowie der anlassbezogenen Kurier- und Trans- portfahrten sind dem Auftraggeber unverzüglich anzuzeigen.

(7) Der Auftraggeber kann in begründeten Einzelfällen (z.B. bei Streik, Personal- oder Be- triebsversammlungen, extremen Wetterbedingungen wie Hochwasser etc.) einzelne Fahrten sowohl im Rahmen der Festtouren als auch anlassbezogene Einzelfahrten kos- tenfrei stornieren, wenn er dies dem Auftragnehmer min. 24 Stunden vor Fahrtantritt mit- teilt.

§ 4 Betriebs- und Vermögenshaftpflichtversicherung

(1) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, eine Betriebshaftpflichtversicherung abzuschließen. Die Versicherung muss für den Fall der Liquidation des Versicherungsnehmers eine Nachhaftungsfrist von mindestens zwei Jahren aufweisen. Die Deckungssummen der Versicherung des Auftragnehmers betragen

a) für Personenschäden min. EUR 3.000.000,00 (in Worten: drei Millionen)

b) für Sach- und sonstige Vermögensschäden min. EUR 1.000.000,00 (in Wor- ten: eine Million),

c) für das Abhandenkommen von übergebenem Kurier-/Transportgut sowie et- waigen Transportschäden min. EUR 300.000,00 (in Worten: dreihunderttau- send)

(2) Der Nachweis der ausreichenden Versicherung ist bei Vertragsabschluss zu führen. Der Auftragnehmer hat darüber hinaus auf Nachfrage des Auftraggebers Belege über den Fortbestand des Versicherungsschutzes vorzulegen. Wird der Versicherungsnachweis trotz Aufforderung und Setzung einer angemessenen Frist nicht geführt, ist der Auftrag- geber berechtigt, auf Kosten des Auftragnehmers eine entsprechende Versicherung ab- zuschließen. Der Nachweis der ausreichenden Versicherung ist Fälligkeitsvoraussetzung für sämtliche Vergütungsansprüche des Auftragnehmers nach diesem Vertrag.

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Abschnitt C: Vergütung, Rechnungsstellung und Zahlung

§ 5 Vergütung

(1) Die vom Auftraggeber nach diesem Vertrag geschuldete Vergütung richtet sich nach den zwischen den Parteien auf Grundlage des Preisblatts (Anlage 3) als Bestandteil des Ver- trages vereinbarten Preisen.

(2) Die vereinbarten Preise umfassen sämtliche Kosten des Auftragnehmers, insbesondere für Anfahrten, erhöhtes Verkehrsaufkommen, sich ergebende zusätzliche Wartezeiten ohne Veranlassung durch den Auftraggeber, innerstädtische Fahrten, Überlandfahrten, Personal, Fahrzeuge, Versicherung und sonstige Nebenkosten (z.B. Treibstoffzuschläge, Fahrzeugmaut etc.).

(3) Der Auftragnehmer sichert dem Auftraggeber, vorbehaltlich der Ausführungen in § 6, für die gesamte Vertragslaufzeit des Vertrages zu, dass zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer anhand der Angaben im Preisblatt (Anlage 3) vereinbarten Preise gelten.

§ 6 Preisanpassung

(1) Eine Erhöhung der im Preisblatt (Anlage 3) festgelegten Preise ist bis zum Ablauf der Grundlaufzeit von zwei Jahren ausgeschlossen.

(2) Der Auftragnehmer hat Anspruch auf angemessene Preisanpassung der im Preisblatt (Anlage 3) ausgewiesenen Preise, wenn er nachweist, dass ihm aufgrund der Erhöhung des gesetzlichen Mindestlohns (§ 1 Abs. 2 MiLoG) oder aufgrund tarifvertraglicher Erhö- hungen (§ 5 BTTG) für das von ihm für den gegenständlichen Leistungsumfang einge- setzte Personal, Kostenerhöhungen entstanden sind.

(3) Ein Preisanpassungsverlangen kann unter Berücksichtigung des Absatzes 1 lediglich dann geltend gemacht werden, sofern eine Erhöhung der Kosten tatsächlich eingetreten ist. Der Auftragnehmer ist für etwaige Preisanpassungsverlangen in der Darlegungs- und Beweispflicht und muss das Erhöhungsverlangen durch entsprechende Informationen, Belege und Erörterungen nachvollziehbar nachweisen.

Dazu hat der Auftragnehmer anhand einer Gegenüberstellung der ursprünglichen Kos- tenkalkulation im Preisblatt (Anlage 3) die Bestandteile der Erhöhung auszuweisen und die Kostensteigerungen zu erläutern.

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(4) Die Erhöhung der Vergütung muss marktüblich sein und darf maximal 3% der zum Zeit- punkt der Ankündigung der Erhöhung geltenden Vergütung betragen. Eine Erhöhung wird drei Monate nach Ankündigung wirksam.

§ 7 Rechnungsstellung und Zahlung

(1) Die Abrechnung der werktäglichen Festtouren erfolgt in einer Sammelrechnung auf Basis der vereinbarten Preisangaben zu Beginn eines jeden Kalendermonats gegenüber dem Auftraggeber. Zu diesem Zweck übermittelt der Auftragnehmer dem Auftraggeber eine elektronische Sammelrechnung über die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform des Bundes unter www.xrechnung-bdr.de in der die in der die monatlichen Leistungsan- teile unter Nennung

a) der Anzahl der durchgeführten Festtouren,

b) des Abrechnungszeitraumes,

c) des geltenden Umsatzsteueranteils,

aufgeschlüsselt werden. Die Aufschlüsselung muss nachvollziehbar und ausfallsicher und unter Berücksichtigung der einschlägigen Datenschutzvorgaben übermittelt werden. Gestellte Rechnungen müssen ferner die Pflichtangaben einer Rechnung nach dem Um- satzsteuergesetz enthalten.

(2) Die Abrechnung anlassbezogener Einzelfahrten erfolgt aus Basis der vereinbarten Preis- angaben gesondert für jede Einzelfahrt. Die Einzelrechnungen sind an den Auftraggeber über die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform des Bundes unter www.xrech- nung-bdr.de in der die in der die Einzelfahrt unter Nennung

a) des Datums und der km Anzahl der Fahrt und

b) des geltenden Umsatzsteueranteils,

aufgeschlüsselt wird. Die Aufschlüsselung muss nachvollziehbar und ausfallsicher und unter Berücksichtigung der einschlägigen Datenschutzvorgaben übermittelt werden. Ge- stellte Rechnungen müssen ferner die Pflichtangaben einer Rechnung nach dem Um- satzsteuergesetz enthalten.

(3) Rechnungen bis zu einem Betrag in Höhe von EUR 1.000 (netto) sind per E-Mail in digi- taler Form als PDF an zentraleinkauf@hkk.de zu senden. Rechnungen mit einem Betrag von mehr als EUR 1.000 (netto) sind über die OZG-konforme Rechnungseingangsplatt-

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form des Bundes unter www.xrechnung-bdr.de zu stellen. Als Format ist hierfür der Stan- dard XRechnung zu verwenden. Als Rechnungsadresse ist die folgende Adresse anzu- geben:

hkk Krankenkasse Zentraleinkauf 28185 Bremen.

(4) Nach Eingang der prüffähigen Rechnung(en) erfolgt die Zahlung des in Rechnung ge- stellten Gesamtbetrages zum 28. Kalendertag eines Monats an den Auftragnehmer mit- tels Überweisung des Auftraggebers. Sofern es Beanstandungen an der Sammelrech- nung seitens des Auftraggebers gibt, hat er diese gegenüber dem Auftragnehmer anzu- zeigen und einen Anspruch auf Rückerstattung etwaiger Falschbuchungen durch Gut- schrift spätestens im Rahmen der übernächsten Rechnungsstellung.

(5) Die Parteien sind sich ungeachtet der vorstehenden zu beachtenden Bestimmungen dar- über einig, dass nähere Abrechnungsmodalitäten unmittelbar nach Abschluss des Ver- trags einvernehmlich unter Berücksichtigung der geltenden gesetzlichen und sonstigen einschlägigen Bestimmungen zur Optimierung der administrativen Abläufe festgelegt werden.

Abschnitt D: Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer

§ 8 Ansprechpartner beim Auftragnehmer und -geber

(1) Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber die in Teil B der Vergabeunterlagen („Anga- ben und Erklärungen zur Eignung“) benannten Personen als zentrale/n Ansprechpart- ner/in sowie dessen/deren Stellvertretung zur Verfügung. Der benannte Ansprechpartner bzw. die Stellvertretung z.B. im Urlaubs- oder Krankheitsfall steht dem Auftraggeber für sämtliche Anliegen im Zusammenhang mit der Umsetzung dieses Vertrags zur Verfü- gung. Dabei ist eine Erreichbarkeit des Ansprechpartners von Montag bis einschließlich Freitag (ausgenommen gesetzliche Feiertage in Bremen) von 08:00 bis 17:00 Uhr tele- fonisch oder per E-Mail sicherzustellen.

(2) Der Einsatz anderer als der zunächst benannten Personen als Ansprechpartner ist dem Auftraggeber im Vorfeld anzuzeigen. Der Auftragnehmer ist nur aus wichtigem Grund berechtigt, den vorgenannten verantwortlichen Ansprechpartner durch andere Personen zu ersetzen. Die jeweilig vorgesehene Ersatzperson muss eine vergleichbare Leistungs- fähigkeit aufweisen.

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§ 9 Einsatz Kurier-/Transportfahrer

(1) Der Auftragnehmer verpflichtet sich für die regelmäßigen sowie die anlassbezogenen Kurier-/Transportfahrten fachkundiges und zuverlässiges Personal einzusetzen. Der Auf- tragnehmer hat dabei sicherzustellen, dass die von ihm eingesetzten Kurierfahrer

a) über ausreichende Deutschkenntnisse auf dem Niveau B2 verfügen,

b) keine Eintragung im Zentralregister bestehen,

c) auf die Einhaltung der geltenden datenschutzrechtlichen Anforderungen verpflich- tet wurden und

d) über eine gültige Fahrerlaubnis für das Führen der jeweiligen Kraftfahrzeuge ver- fügen.

(2) Darüber hinaus hat der Auftragnehmer die Einhaltung aller Arbeits- und Sozialrechtlicher Regelungen beim Personaleinsatz sicherzustellen.

(3) Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber zur Durchführung der regelmäßigen werk- täglichen Festtouren sowie der anlassbezogenen Einzelfahrten die in Anlage 4 benann- ten Personen als feste Fahrer bzw. Stellvertretungen zur Verfügung. Der Einsatz anderer als der in Anlage 4 benannten Fahrer bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung durch den Auftraggeber. Die vorgesehenen Ersatzpersonen müssen sämtliche in Absatz 1 dieser Regelung enthaltenen Anforderungen aufweisen.

(4) Der Auftraggeber kann unter Angabe von Gründen den Austausch der vom Auftragneh- mer eingesetzten Kurier-/Transportfahrer verlangen. Dies kann insbesondere der Fall sein, wenn die für die Kurier-/Transportfahrten eingesetzte Person gegen die vertragli- chen Verpflichtungen verstößt.

(5) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die zur Erfüllung dieses Vertrages eingesetzten Ar- beitskräfte vor Aufnahme der Tätigkeit nach den datenschutzrechtlichen Regelungen zu verpflichten. Hierfür hat der Auftragnehmer eine Verpflichtungserklärung für das einge- setzte Personal vorzulegen.

§ 10 Unterauftragnehmer

(1) Der Aufragnehmer darf zur Ausführung der Leistungen oder wesentlicher Teile davon, Unterauftragnehmer nur einsetzen oder eingesetzte Unterauftragnehmer nur auswech- seln, wenn diese bereits im Angebot benannt wurden und/oder der Auftraggeber dem ausdrücklich schriftlich im Vorfeld zustimmt. Den Einsatz oder den Wechsel eines Unter-

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auftragnehmers hat der Auftragnehmer dem Auftraggeber mindestens zwei Wochen vor dem geplanten Beginn der Tätigkeit des Unterauftragnehmers schriftlich mitzuteilen, es sei denn der Unterauftragnehmer wurde bereits im Angebot konkret benannt und eine entsprechende Verpflichtungserklärung des Unternehmens vorgelegt. Die Verweigerung der Zustimmung ist dem Auftraggeber lediglich unter Angabe von sachlichen Gründen möglich.

(2) Der Auftragnehmer stellt sicher, dass von ihm zur Leistungserbringung eingesetzte Un- terauftragnehmer allen gesetzlichen Verpflichtungen insbesondere zum Daten-/Geheim- haltungsschutz nachkommen und weist dies dem Auftraggeber auf Anforderung nach.

§ 11 Koordinations- und Mitwirkungspflichten

(1) Sowohl der Auftraggeber als auch Auftragnehmer verpflichten sich zur fortlaufenden Ko- ordination im Rahmen der Leistungserbringung durch den Auftragnehmer nach diesem Vertrag. Dies beinhaltet insbesondere den fortlaufenden Informationsaustausch zu an- stehenden Tätigkeiten und hierfür erforderlichen Informationen, Unterlagen, Daten etc.

(2) Der Auftragnehmer kann von dem Auftraggeber die Vornahme von Mitwirkungshandlun- gen verlangen, soweit solche Mitwirkungshandlungen entweder ausdrücklich im Konzept zur Auftragsdurchführung (Anlage 2) benannt sind oder für eine ordnungsgemäße Er- bringung der Leistungen erforderlich, für den Auftraggeber zumutbar und die verlangte Mitwirkungshandlung nicht nach den gegenständlichen vertraglichen Regelungen dem Pflichtenkreis des Auftragnehmers zuzuordnen ist.

(3) Der Auftraggeber ist zur Vornahme von Mitwirkungshandlungen nur verpflichtet, wenn der Auftragnehmer dies von ihm mit einem angemessenen zeitlichen Vorlauf und unter Beschreibung der erforderlichen Maßnahmen schriftlich verlangt. Dies gilt nicht, wenn die Mitwirkungshandlungen nach Art, Umfang und Zeitpunkt ihrer Vornahme in den ge- genständlichen vertraglichen Regelungen hinreichend konkret beschrieben sind.

Abschnitt E: Haftung, Zurückbehaltung

§ 12 Haftung

(1) Die Parteien haften für die Verletzung ihrer Verpflichtungen aus diesem Vertrag nach den gesetzlichen Vorschriften, insbesondere nach den §§ 407 ff. HGB.

(2) Der Auftragnehmer haftet gemäß § 425 HGB für Schäden, die in der Zeit von der Über- nahme bis zur Ablieferung des Transportguts entstehen. Die Übernahme des Transport- guts erfolgt mit der physischen Übergabe durch den Auftraggeber oder dessen Beauf- tragten an den Auftragnehmer oder den von ihm eingesetzten Kurier-/Transportfahrer am

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jeweiligen Abholort. Die Ablieferung ist mit der Übergabe an den Empfangsberechtigten am jeweiligen Zielort abgeschlossen. Übernahme und Ablieferung sind durch den Auf- tragnehmer jeweils zu dokumentieren, die den Zeitpunkt der Übergabe, die Anzahl und Art der übergebenen Transportstücke sowie deren äußerlich erkennbaren Zustand fest- hält.

(3) Bei unvermeidbaren Zwischenstopps im Sinne des § 1 Abs. 2 dieses Vertrages verbleibt das Transportgut in der Obhut des Auftragnehmers. Der Auftragnehmer hat während der gesamten Beförderungsdauer, einschließlich Zwischenstopps für die Sicherheit und Un- versehrtheit des Transportguts Sorge zu tragen.

(4) Soweit die Haftung nicht durch die frachtrechtlichen Bestimmungen der §§ 425 ff. HGB geregelt ist, ist die Haftung bei leichter Fahrlässigkeit ist auf die vertragstypischen vor- hersehbaren Schäden begrenzt. Diese Beschränkung gilt nicht für Personenschäden (Verletzung von Leben, Körper, Gesundheit) sowie Schäden, die durch Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit entstehen sowie im Fall gesetzlich zwingender Haftungstatbe- stände, insbesondere Ansprüchen nach dem Produkthaftungsgesetz sowie in den Fällen der §§ 435, 436 HGB.

§ 13 Zurückbehaltungs- oder sonstige Leistungsverweigerungsrechte

(1) Zur Aufrechnung oder zur Geltendmachung von Zurückbehaltungs- oder sonstigen Leis- tungsverweigerungsrechten sind die Parteien nur auf der Grundlage unstreitiger oder rechtskräftig festgestellter Gegenforderungen berechtigt.

(2) Im Übrigen ist die Ausübung von Aufrechnungs-, Zurückbehaltungs- oder sonstigen Leis- tungsverweigerungsrechten durch die Vertragsparteien ausgeschlossen.

Abschnitt F: Geheimhaltung und Datenschutz

§ 14 Geheimhaltungs-, Auskunfts- und Aufbewahrungspflichten

(1) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, über Dienstgeheimnisse des Auftraggebers und sons- tige Umstände, insbesondere wirtschaftlicher, personeller und projektbezogener Art der am Projekt Beteiligten, die ihm im Rahmen seiner Tätigkeit für den Auftraggeber bekannt werden, Stillschweigen zu bewahren. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die im Rah- men seiner Leistungserbringung erhaltenen vertraulichen Informationen ausschließlich für die vertragsgegenständlichen Zwecke zu nutzen. Die vertraulichen Informationen sind gegen unbefugte Zugriffe Dritter zu schützen. Dies gilt nicht für solche Umstände, die zur ordnungsgemäßen Erfüllung der Aufgaben des Auftragnehmers aus dieses Vertrags ge-

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hören. Im Übrigen gelten für beide Parteien die gesetzlichen Bestimmungen zum Ge- heimschutz und dabei insbesondere die Regelungen des Gesetzes zum Schutz von Ge- schäftsgeheimnissen (GeschGehG).

(2) Bei drohenden oder bestehenden Rechtsstreitigkeiten des Auftraggebers mit Projektbe- teiligten ist der Auftragnehmer verpflichtet, dem Auftraggeber ohne Anspruch auf Ersatz der Mehrkosten die notwendigen Auskünfte zu erteilen und etwaig benötigte Unterlagen kostenlos zur Verfügung zu stellen bzw. Einsicht zu gewähren.

(3) Der Auftragnehmer ist gegenüber dem Auftraggeber verpflichtet, die die Vertragsdurch- führung betreffenden Unterlagen für eine Dauer von zehn Jahren nach Erfüllung der letz- ten vertraglich zu erbringenden Leistungen aufzubewahren. Nach Ablauf der Aufbewah- rungsfrist hat er sie nach Wahl des Auftraggebers elektronisch oder schriftlich dem Auf- traggeber zur Übernahme, für die kein gesondertes Entgelt anfällt, anzubieten.

§ 15 Datenschutz

(1) Die Tätigkeit des Auftragnehmers erfasst neben der Beförderung von Waren auch die Beförderung von Postsendungen und anderen vertraulichen Dokumenten. Die Parteien verpflichten sich daher zur vertraulichen Behandlung aller in Ausführung der beauftragten Leistungen erlangten personenbezogene Daten, Informationen und Unterlagen sowie diesbezügliche Kenntnisse vertraulich zu behandeln, insbesondere nicht zu verwerten oder anderen zugänglich zu machen. Diese Verpflichtung bleibt auch nach Beendigung des Vertrages bestehen.

(2) Soweit er Auftraggeber den Auftragnehmer mit der Erhebung, Verarbeitung und/oder Nutzung von personenbezogenen Daten des Auftraggebers und/oder sonstigen Dritten beauftragt, verpflichtet sich der Auftragnehmer, diese personenbezogenen Daten nur in Übereinstimmung mit den einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbe- sondere

1. der Verordnung (EU) 2016/679 vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Perso- nen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG („DSGVO“),

2. dem Bundesdatenschutzgesetz in der Fassung vom 30. Juni 2017 (BGBl. I S. 2097), zuletzt geändert durch Artikel 7 des Gesetzes vom 6. Mai 2024 (BGBl. I 2024 I Nr. 149) („BDSG“) sowie

die einschlägigen landes- und auftraggeberspezifischen Datenschutzgesetze in der je- weils zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültigen Fassung, ausschließlich nach den

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Weisungen der Auftraggeber zu erheben, zu verarbeiten und/oder zu nutzen, insbeson- dere nicht für andere Zwecke zu verwenden und nicht länger aufzubewahren, als es der Auftraggeber bestimmt. Dabei hat der Auftragnehmer insbesondere auch sicherzustellen und dem Auftraggeber auf Anfrage nachzuweisen, dass das eingesetzte Personal vor Aufnahme der Leistungserbringung entsprechend auf das Datengeheimnis verpflichtet wurde. Dies gilt auch im Rahmen von Auftragsdatenverarbeitungen.

(3) Der Auftragnehmer erhebt, verarbeitet und/oder nutzt sämtliche personenbezogenen Da- ten im Auftrag des Auftraggebers gemäß den in der Vereinbarung über die Verarbeitung von Daten im Auftrag gemäß Art. 28 DSGVO (Anlage 5) festgelegten Bestimmungen.

(4) Der Auftragnehmer verpflichtet sich sicherzustellen, dass die von ihm und von dem von ihm eingesetzten Personal aus dem Bereich der Auftraggeber erlangten Informationen nicht an Dritte weitergegeben oder für andere Zwecke verwertet werden.

Abschnitt G: Vertragslaufzeit und Kündigung

§ 16 Laufzeit und Verlängerung

(1) Der Vertrag tritt am 1. Januar 2027 in Kraft und hat eine Laufzeit von zwei Jahren (Grund- laufzeit).

(2) Der Auftraggeber ist berechtigt, diesen Vertrag zweimal um jeweils 12 Monate (1 Jahr) durch einseitige schriftliche Erklärung gegenüber dem Auftragnehmer spätestens drei Monate vor Ablauf der geltenden Grundlaufzeit bzw. des Verlängerungszeitraums zu ver- längern (einseitiges Optionsrecht). Daraus ergibt sich eine maximale Gesamtlaufzeit von vier Jahren (Maximallaufzeit). Die Ausübung des einseitigen Optionsrechts seitens des Auftraggebers im Sinne von vorstehendem Satz 1 muss schriftlich gegenüber dem Auf- tragnehmer erklärt werden.

(3) Sofern der Auftraggeber das Vertragsverhältnis nicht durch Ausübung seines einseitigen Optionsrecht nach Absatz 2 verlängert bzw. die Maximallaufzeit erreicht ist, endet dieses ohne dass es einer Kündigung durch eine andere Partei bedarf.

(4) Der Auftraggeber wird bei weiterhin bestehendem Bedarf das Nachfolgeverfahren so frühzeitig beginnen, dass ein Vertrag unmittelbar nach Ablauf dieses Vertrages mit einem Folgeunternehmen abgeschlossen werden kann. Verzögert sich das Nachfolgeverfahren beispielsweise aufgrund eines Nachprüfungsverfahrens, mit der Folge, dass ein nachfol- gender Vertrag nicht unmittelbar nach Ablauf dieses Vertrags geschlossen werden kann, ist die Auftraggeberin einseitig berechtigt, diesen Vertrag einmalig und über die genann- ten Bedingungen, um einen Zeitraum von sechs Monaten zu verlängern (Verlänge- rungsoption zugunsten des Auftraggebers).

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§ 17 Außerordentliche Kündigung

(1) Die Parteien sind berechtigt, diesen Vertrag aus wichtigem Grund ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist außerordentlich zu kündigen. Ein wichtiger Grund liegt für den Auftrag- geber insbesondere vor,

a) wenn eine wesentliche Verschlechterung der Vermögensverhältnisse des Auftrag- nehmers, dessen Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung droht,

b) wenn ein Antrag auf Eröffnung des Insolvenzverfahrens über das Vermögen des Auftragnehmers, die Ablehnung eines solchen Antrags oder die Eröffnung des In- solvenzverfahrens über das Vermögen des Auftragnehmers vorliegt und der Insol- venzverwalter die Kündigung nicht anficht,

c) wenn eine organisatorische oder strukturelle Änderung auf Seiten des Auftragneh- mers eintritt und diese nicht mit den Vorgaben des § 132 Abs. 2 Satz 2 Nr. 4 b) GWB vereinbar ist,

d) wenn der Auftragnehmer trotz vorheriger schriftlicher Abmahnung ihm obliegende Verpflichtungen wiederholt verletzt oder die geschuldeten Leistungen wiederholt nicht vollständig, nicht rechtzeitig oder in schlechter Qualität erbringt oder in sons- tiger Weise gegen wesentliche Vertragspflichten (einschließlich der Schlechtleis- tung durch den Auftragnehmer) verstößt,

e) wenn sich die Zusammenstellung des Auftragnehmers (Konsortium) derart verän- dert, dass die Eignung zur Auftragsdurchführung nicht mehr gewährleistet werden kann,

f) wenn der Auftragnehmer, oder einer seiner Mitarbeiter, aus Anlass der Vergabe nachweislich eine Abrede getroffen hat, die eine unzulässige Wettbewerbsbe- schränkung darstellt,

g) wenn der Auftragnehmer, oder einer seiner Mitarbeiter, dem Auftraggeber oder dessen Mitarbeitern oder von diesen beauftragten Dritten, die mit der Vorbereitung, dem Abschluss oder der Durchführung des Vertrages betraut sind, oder ihnen na- hestehenden Personen, Geschenke, andere Zuwendungen oder sonstige Vorteile unmittelbar oder mittelbar in Aussicht stellt, anbietet, verspricht oder gewährt (aus- genommen ist sozial adäquates Verhalten im Sinne von Nummer IV des „Rund- schreiben des BMI zum Verbot der Annahme von Belohnungen oder Geschenken in der Bundesverwaltung“),

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Teil C: Angebotsunterlagen (Vertrag nebst Anlagen)

h) wenn der Auftragnehmer, oder einer seiner Mitarbeiter, gegenüber dem Auftragge- ber, dessen Mitarbeitern oder beauftragten Dritten, strafbare Handlungen begeht oder dazu Beihilfe leistet, die unter § 298 StGB (Wettbewerbsbeschränkende Ab- sprachen bei Ausschreibungen), § 299 StGB (Bestechlichkeit und Bestechung im geschäftlichen Verkehr), § 333 StGB (Vorteilsgewährung), § 334 StGB (Beste- chung), § 17 UWG (Verrat von Geschäfts- und Betriebsgeheimnissen) oder § 18 UWG (Verwertung von Vorlagen) fallen,

i) wenn der Auftraggeber mit einer oder mehrerer anderer gesetzlicher Krankenkas- sen fusioniert.

(2) Außerordentliche Kündigungen der Parteien müssen schriftlich per Einschreiben gegen- über der jeweils anderen Vertragspartei erklärt werden.

Abschnitt H: Sonstige Bestimmungen

§ 18 Presse- und Öffentlichkeitsmaßnahmen

(1) Der Auftraggeber behält sich jegliche Presse- und Öffentlichkeitsmaßnahmen zu diesem Projekt vor. Der Auftragnehmer ist ohne vorherige Zustimmung der Auftraggeber nicht berechtigt, das Projekt oder Inhalte des Projekts öffentlich zu machen oder für öffentlich- keitswirksame Zwecke zu verwenden.

(2) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, nach vorheriger Abstimmung rechtlich geschützte Zei- chen des Auftraggebers z.B. in Kommunikations- und Marketingmaterial, der Onlineplatt- form etc. zur Umsetzung des Vertrags zu verwenden.

§ 19 Schlussbestimmungen

(1) Mündliche Nebenabreden bestehen nicht.

(2) Änderungen oder Ergänzungen dieses Vertrags einschließlich dieser Schriftformklausel selbst bedürfen der Schriftform. Auf dieses Schriftformerfordernis kann nur durch aus- drückliche schriftliche Vereinbarung verzichtet werden.

(3) Sollten eine oder mehrere Bestimmungen dieses Vertrags ungültig sein oder ungültig werden, so bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Für den Fall, dass eine Bestimmung unwirksam oder undurchführbar sein sollte, verpflichten sich die Parteien, sie durch eine wirksame Regelung zu ersetzen, die ihr nach Sinn und Zweck wirtschaftlich und rechtlich möglichst nahekommt. Entsprechendes gilt für Regelungslü- cken dieser Vereinbarung; Im Zweifel treten an deren Stelle die gesetzlichen Regelun- gen.

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Teil C: Angebotsunterlagen (Vertrag nebst Anlagen)

(4) Erfüllungsort für die Verpflichtungen aus diesem Vertrag ist der jeweilige Ort der Leis- tungserfüllung.

(5) Auf diesen Vertrag findet ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland un- ter Ausschluss des internationalen Privatrechts und des Übereinkommens der Vereinten Nationen über Verträge über den internationalen Warenverkauf vom 11.04.1980 (UN- Kaufrecht) Anwendung.

(6) Für alle Streitigkeiten aus diesem oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag und/oder seiner Durchführung wird Bremen als ausschließlicher Gerichtsstand vereinbart, sofern nicht durch zwingendes Recht ein anderer Gerichtsstand bestimmt ist.

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Teil C: Angebotsunterlagen (Vertrag nebst Anlagen)

1. Anlage 1: Leistungsbeschreibung

Hinweise: Die Leistungsbeschreibung wird im Falle der Auftragserteilung als Anlage 1 zum Bestandteil dieses Vertrages.

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Teil C: Angebotsunterlagen (Vertrag nebst Anlagen)

2. Anlage 2: Konzept zur Auftragsdurchführung

Hinweise: Die Bieter (bzw. die Bietergemeinschaften) sind gehalten, nachfolgend in dem vorgegebenen Textfeld ihr „Konzept zur Auftragsdurchführung“ dar- zustellen. Das vom Bieter bzw. der Bietergemeinschaft ausgefüllte Form- blatt („Konzept zur Auftragsdurchführung“) ist Gegenstand von Verhand- lungen und wird im Falle der Auftragserteilung als Anlage 2 zum Bestand- teil dieses Vertrags.

Das vom Bieter bzw. der Bietergemeinschaft ausgefüllte Formblatt „Kon- zept zur Auftragsdurchführung“ darf 8 DIN A4 Seiten (Schriftgröße: 11 pt, Schriftart: Arial) nicht überschreiten.

Der Bieter führt dazu folgendes aus:

1.1. Einhaltung Zustellzeiten

[…]

1.2. Personaleinsatz / Überprüfung der Mitarbeiter

[…]

1.3. Transport und Lagerung

[…]

1.4. Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben

[…]

1.5. Berücksichtigung von Nachhaltigkeitsaspekten bei Planung/ Durchführung der Kurierfahrten

[…]

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Teil C: Angebotsunterlagen (Vertrag nebst Anlagen)

3. Anlage 3: Preisblatt

Hinweise: Der Bieter (bzw. die Bietergemeinschaft) macht die geforderten Preisan- gaben in dem vorgegebenen Excel-Preisblatt (Anlage 3 zu Teil C der Vergabeunterlagen, „Preisblatt“).

Dieses vom Bieter bzw. der Bietergemeinschaft ausgefüllte Preisblatt wird im Falle der Auftragserteilung als Anlage 3 zum Bestandteil dieses Ver- trags.

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Teil C: Angebotsunterlagen (Vertrag nebst Anlagen)

4. Anlage 4: Liste der einzusetzenden Kurierfahrer(innen)

Hinweise: Die nachfolgende Liste der benannten Kurierfahrer(innen) wird im Falle der Auftragserteilung als Anlage 4 zum Bestandteil dieses Vertrags. Für den Fall, dass die Bieter mehr als 6 Kurierfahrer(innen) mit entsprechen- dem Nachweis benennen möchten, ist das Formblatt entsprechend zu er- weitern.

Nachfolgende Kurierfahrer(innen) sind für die Festtouren sowie die anlassbezogenen Einzeltouren vorgesehen:

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Teil C: Angebotsunterlagen (Vertrag nebst Anlagen)

Verpflichtungserklärung zur Einhal-  als Anlage beigefügt tung datenschutzrechtlicher Vorga-  nicht als Anlage beigefügt (wird unmittelbar ben nach Zuschlagserteilung nachgereicht)

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Teil C: Angebotsunterlagen (Vertrag nebst Anlagen)

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Teil C: Angebotsunterlagen (Vertrag nebst Anlagen)

5. Anlage 5: Vereinbarung nach Maßgabe von Art. 28 DSGVO

Hinweise: Die Vereinbarung nach Maßgabe von Art. 28 DSGVO wird im Falle der Auftragserteilung als Anlage 5 zum Bestandteil dieses Vertrags.

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Teil C: Angebotsunterlagen (Vertrag nebst Anlagen)

6. Unterzeichnung des gesamten Angebots

Die nachfolgende(n) Unterschrift(en), Unterzeichnung(en) oder Signatur(en), gelten für sämtliche Erklärungen dieses Teils C der Unterlagen des Vergabeverfahrens mitsamt den dazugehörigen Bestandteilen.

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