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Vertrag zur Auftragsverarbeitung
gemäß Art. 28 DSGVO
zwischen der hkk, Martinistraße 26, 28195 Bremen als Verantwortlicher (hier bezeichnet als „Auftraggeber“) und [xxx] als Auftragsverarbeiter (hier bezeichnet als „Auftragnehmer“)
Präambel
Der Auftraggeber möchte den Auftragnehmer mit den in § 2 genannten Leistungen beauftragen. Teil der Vertragsdurchführung ist die Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Insbesondere Art. 28 DS-GVO stellt bestimmte Anforderungen an eine solche Auftragsverarbeitung. Zur Wahrung dieser Anforderungen schließen die Parteien die nachfolgende Vereinbarung.
§ 1 Begriffsbestimmungen
Für in dieser Vereinbarung benutzte Begriffe, für die Art. 4 DS-GVO eine Begriffsbestimmung vorsieht, gilt diese gesetzliche Definition in der im Zeitpunkt des Vertragsschlusses geltenden Fassung auch für diesen Vertrag.
§ 2 Vertragsgegenstand
(1) Der Auftragnehmer erbringt für den Auftraggeber Kurier- und Transportdienstleistungen auf Grundlage des Vertrags vom [xxx] („Hauptvertrag“). Dabei erhalten der Auftragnehmer und seine Beschäftigten oder durch den Auftragnehmer Beauftragte Zugriff auf personenbezogene Daten und verarbeiten diese ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des Auftraggebers. (2) Zur Konkretisierung der beiderseitigen datenschutzrechtlichen Rechte und Pflichten schließen die Parteien die vorliegende Vereinbarung. Die Regelungen des vorliegenden Vertrages gehen im Zweifel den Regelungen des Hauptvertrags vor. (3) Die Laufzeit dieses Vertrags richtet sich nach der Laufzeit des Hauptvertrages, sofern sich aus den nachfolgenden Bestimmungen nicht über die Laufzeit des Hauptvertrages hinausgehende Verpflichtungen ergeben. Sich aus diesem Vertrag ergebende Kündigungsrechte bleiben von der vorstehenden Regelung unberührt. (4) Die vorliegende Vereinbarung bleibt über das Ende des Hauptvertrags hinaus solange gültig, wie der Auftragnehmer über personenbezogene Daten verfügt, die ihm vom Auftraggeber zugeleitet wurden oder die er für diesen erhoben hat. (5) Die Erbringung der vertraglich vereinbarten Datenverarbeitung findet ausschließlich in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt. Jede Verlagerung in ein Drittland bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers und darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DS-GVO erfüllt sind.
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§ 3 Weisungsrecht
(1) Der Auftragnehmer darf Daten nur im Rahmen des Hauptvertrags und gemäß den Weisungen des Auftraggebers verarbeiten. Wird der Auftragnehmer durch das Recht der Europäischen Union oder der Mitgliedstaaten, dem er unterliegt, zu weiteren Verarbeitungen verpflichtet, teilt er dem Auftraggeber diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern ihm dies rechtlich gestattet ist. (2) Die Weisungen des Auftraggebers werden anfänglich durch diesen Vertrag festgelegt und können vom Auftraggeber danach in schriftlicher Form oder in Textform durch einzelne Weisungen geändert, ergänzt oder ersetzt werden (Einzelweisung). Der Auftraggeber ist jederzeit zur Erteilung entsprechender Weisungen berechtigt. Dies umfasst Weisungen in Hinblick auf die Berichtigung und Löschung von Daten sowie auf die Einschränkung der Verarbeitung. Die weisungsberechtigten Personen sind dem Auftragnehmer auf Verlangen mitzuteilen. Bei einem Wechsel oder einer längerfristigen Verhinderung der benannten Personen ist dem Vertragspartner unverzüglich der Nachfolger bzw. Vertreter in Textform zu benennen. (3) Alle erteilten Weisungen sind sowohl vom Auftraggeber als auch vom Auftragnehmer zu dokumentieren. (4) Ist der Auftragnehmer der Ansicht, dass eine Weisung des Auftraggebers gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt, hat er den Auftraggeber unverzüglich darauf hinzuweisen. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der betreffenden Weisung solange auszusetzen, bis diese durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird. Der Auftragnehmer darf die Durchführung einer offensichtlich rechtswidrigen Weisung ablehnen.
§ 4 Art der verarbeiteten Daten, Kreis der betroffenen Personen
Im Rahmen der Durchführung des Hauptvertrags kann der Auftragnehmer sowie dessen Mitarbeiter im Rahmen der durchzuführenden Kurier- und Transportdienstleistungen Zugriff auf spezifizierten personenbezogenen Daten insbesondere hochsensible Gesundheitsdaten der Versicherten des Auftraggebers erhalten.
§ 5 Schutzmaßnahmen des Auftragnehmers
(1) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die gesetzlichen Bestimmungen über den Datenschutz zu beachten und die aus dem Bereich des Auftraggebers erlangten Informationen nicht ohne entsprechende Weisung an Dritte weiterzugeben oder deren Zugriff auszusetzen. Unterlagen in Papierform und Daten sind gegen die Kenntnisnahme durch Unbefugte unter Berücksichtigung des Stands der Technik zu sichern. (2) Der Auftragnehmer wird in seinem Verantwortungsbereich die innerbetriebliche Organisation so gestalten, dass sie den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht werden. Der Auftragnehmer gewährleistet, dass er alle erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) zum angemessenen Schutz der Daten des Auftraggebers gem. Art. 32 DS-GVO getroffen hat. Sofern auch besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, trifft der Auftragnehmer zusätzlich die sich aus § 22 Abs. 2 BDSG ergebenden angemessenen und spezifischen Maßnahmen. Die im Einzelnen vom Auftragnehmer zu treffenden technischen und organisatorischen Maßnahmen sind in der beigefügten Anlage 1 (TOMs) zu diesem Vertrag verbindlich festgelegt; die Anlage TOM ist Bestandteil dieses Vertrages. Der Auftragnehmer legt auf Anforderung des Auftraggebers die näheren Umstände der Festlegung welche Maßnahmen getroffen werden und die Umsetzung der Maßnahmen offen. Eine Verbesserung der getroffenen Sicherheitsmaßnahmen bleibt dem Auftragnehmer vorbehalten, wobei er sicherstellt, dass
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das vertraglich vereinbarte Schutzniveau nicht unterschritten und der Auftraggeber über wesentliche Veränderungen unverzüglich informiert wird. (3) Ansprechpartner für den Datenschutz, beim Auftragnehmer ist: [vom Auftragnehmer zu ergänzen] Ein Wechsel in der Person des Datenschutzbeauftragten/Ansprechpartners für den Datenschutz ist dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen. (4) Den bei der Datenverarbeitung durch den Auftragnehmer beschäftigten Personen ist es untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu verarbeiten. Der Auftragnehmer wird alle Personen, die von ihm mit der Bearbeitung und der Erfüllung dieses Vertrages betraut werden (im folgenden Mitarbeiter genannt), entsprechend verpflichten (Verpflichtung zur Vertraulichkeit, Art. 28 Abs. 3 UAbs. 1 S. 2 lit. b DS-GVO), über die sich aus diesem Vertrag ergebenden besonderen Datenschutzpflichten sowie die bestehende Weisungs- bzw. Zweckbindung belehren und mit der gebotenen Sorgfalt die Einhaltung der vorgenannten Verpflichtung sicherstellen. Diese Verpflichtungen müssen so gefasst sein, dass sie auch nach Beendigung dieses Vertrages oder des Beschäftigungsverhältnisses zwischen dem Mitarbeiter und dem Auftragnehmer bestehen bleiben. Dem Auftraggeber sind die Verpflichtungen der Mitarbeiter auf Verlangen in geeigneter Weise nachzuweisen.
§ 6 Informationspflichten des Auftragnehmers
(1) Bei Störungen bei den Verarbeitungstätigkeiten, Verdacht auf Datenschutzverletzungen oder Verletzungen vertraglicher Verpflichtungen des Auftragnehmers oder Verdacht auf sonstige sicherheitsrelevante Vorfälle beim Auftragnehmer, bei ihm im Rahmen des Auftrags beschäftigten Personen oder durch Dritte wird der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von 24 Stunden nach Kenntniserlangung, in Schriftform oder Textform informieren. Dasselbe gilt für Prüfungen des Auftragnehmers durch die Datenschutz-Aufsichtsbehörde, die für den Auftraggeber relevante Verarbeitungen oder Sachverhalte betreffen. Die Meldung über eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten enthält, soweit möglich, folgende Informationen: a) eine Beschreibung der Art der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, soweit möglich mit Angabe der Kategorien und der Zahl der betroffenen Personen, der betroffenen Kategorien und der Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze b) eine Beschreibung der wahrscheinlichen Folgen der Verletzung c) eine Beschreibung der vom Auftragnehmer ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung und ggf. Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen (2) Der Auftragnehmer trifft unverzüglich die erforderlichen Maßnahmen zur Sicherung der betroffenen Daten und zur Minderung möglicher nachteiliger Folgen für die betroffene(n) Person(en), informiert hierüber den Auftraggeber, ersucht ihn um weitere Weisungen und erteilt dem Auftraggeber jederzeit weitere Auskünfte, soweit dessen Daten von einer Verletzung nach Abs. 1 betroffen sind. (3) Sollten die Daten des Auftraggebers beim Auftragnehmer durch Pfändung oder Beschlagnahme, durch ein Insolvenz- oder Vergleichsverfahren oder durch sonstige Ereignisse oder Maßnahmen Dritter gefährdet werden, so hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich darüber zu informieren, sofern ihm dies nicht durch gerichtliche oder behördliche Anordnung untersagt ist. Der Auftragnehmer wird in diesem Zusammenhang alle zuständigen Stellen unverzüglich darüber informieren, dass die Entscheidungshoheit über die Daten ausschließlich beim Auftraggeber liegt. (4) Über wesentliche Änderungen der Sicherheitsmaßnahmen nach § 6 Abs. 2 hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich zu unterrichten.
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(5) Der Auftragnehmer führt ein Verzeichnis zu allen Kategorien von im Auftrag des Auftraggebers durchgeführten Tätigkeiten der Verarbeitung, das alle Angaben gem. Art. 30 Abs. 2 DS-GVO enthält. Das Verzeichnis ist dem Auftraggeber auf Anforderung zur Verfügung zu stellen. (6) An der Erstellung des Verfahrensverzeichnisses durch den Auftraggeber sowie bei der Erstellung einer Datenschutz-Folgenabschätzung gem. Art. 35 DS-GVO und ggf. bei der vorherigen Konsultation der Datenschutz-Aufsichtsbehörden gem. Art. 36 DS-GVO hat der Auftragnehmer im angemessenen Umfang mitzuwirken. Er hat dem Auftraggeber die jeweils erforderlichen Angaben in geeigneter Weise mitzuteilen.
§ 7 Kontrollrechte des Auftraggebers
(1) Der Auftraggeber überzeugt sich vor der Aufnahme der Datenverarbeitung und sodann regelmäßig von den technischen und organisatorischen Maßnahmen des Auftragnehmers. Hierfür kann er z.B. Auskünfte des Auftragnehmers einholen, sich vorhandene Testate von Sachverständigen, Zertifizierungen oder internen Prüfungen vorlegen lassen oder die technischen und organisatorischen Maßnahmen des Auftragnehmers, sofern möglich, nach rechtzeitiger Abstimmung zu den üblichen Geschäftszeiten selbst persönlich prüfen bzw. durch einen sachkundigen Dritten prüfen lassen, sofern dieser nicht in einem Wettbewerbsverhältnis zum Auftragnehmer steht. Der Auftraggeber wird Kontrollen nur im erforderlichen Umfang durchführen und die Betriebsabläufe des Auftragnehmers dabei nicht unverhältnismäßig stören. (2) Aufwände und Kosten, die beim Auftragnehmer im Zuge der Prüfung durch den Auftraggeber entstehen, trägt allein der Auftragnehmer. Eine Kostenverrechnung und Kostenweitergabe an den Auftraggeber oder an vom Auftraggeber zur Durchführung der Prüfung beauftragte Dritte ist ausgeschlossen. (3) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber auf dessen mündliche oder schriftliche Anforderung innerhalb einer angemessenen Frist alle Auskünfte und Nachweise zur Verfügung zu stellen, die zur Durchführung einer Kontrolle der technischen und organisatorischen Maßnahmen des Auftragnehmers erforderlich sind. (4) Der Auftraggeber dokumentiert das Ergebnis der von ihm durchgeführten Kontrollen und teilt es dem Auftragnehmer mit. Bei Fehlern oder Unregelmäßigkeiten, die der Auftraggeber insbesondere bei der Prüfung von Auftragsergebnissen feststellt, hat er den Auftragnehmer unverzüglich zu informieren. Werden bei der Kontrolle Sachverhalte festgestellt, deren zukünftige Vermeidung Änderungen des angeordneten Verfahrensablaufs erfordern, teilt der Auftraggeber dem Auftragnehmer die notwendigen Verfahrensänderungen unverzüglich mit. (5) Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber auf dessen Wunsch ein umfassendes und aktuelles Datenschutz- und Sicherheitskonzept für die Auftragsverarbeitung sowie über zugriffsberechtigte Personen zur Verfügung. (6) Der Auftragnehmer weist dem Auftraggeber die Verpflichtung der Mitarbeiter nach § 5 Abs. 4 auf Verlangen nach.
§ 8 Einsatz von Subunternehmern
(1) Der Auftragnehmer ist im Rahmen seiner vertraglichen Verpflichtungen zur Begründung von Unterauftragsverhältnissen mit Subunternehmern („Subunternehmerverhältnis“) befugt, soweit er den Auftraggeber hiervon vorab in Kenntnis setzt und dieser der Beauftragung des Subunternehmers schriftlich zugestimmt hat. (2) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, Subunternehmer sorgfältig nach deren Eignung und Zuverlässigkeit auszuwählen. Bei der Einschaltung von Subunternehmern hat der Auftragnehmer diese entsprechend den Regelungen dieser Vereinbarung zu verpflichten und
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sicherzustellen, dass der Auftraggeber seine Rechte aus dieser Vereinbarung (insbesondere seine Prüf- und Kontrollrechte) ggf. direkt gegenüber den Subunternehmern wahrnehmen kann. Sofern eine Einbeziehung von Subunternehmern in einem Drittland erfolgen soll, hat der Auftragnehmer sicherzustellen, dass beim jeweiligen Subunternehmer ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist (zB durch Abschluss einer Vereinbarung auf Basis der EU-Standarddatenschutzklauseln). Der Auftragnehmer wird dem Auftraggeber auf Verlangen den Abschluss der vorgenannten Vereinbarungen mit seinen Subunternehmern nachweisen. (3) Der Auftragnehmer legt dem Auftraggeber bei Vertragsschluss eine vollständige Liste aller zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses eingesetzten Subunternehmer (Firma, Anschrift, Leistungsgegenstand) vor. Änderungen sind dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen.
Kommt der Subunternehmer seinen datenschutzrechtlichen Pflichten nicht nach, haftet der Auftragnehmer gegenüber dem Auftraggeber für die Einhaltung der Pflichten des Subunternehmers gemäß Art. 28 Abs. 4 DSGVO.
§ 9 Anfragen und Rechte betroffener Personen
(1) Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen bei der Erfüllung der Pflichten des Auftraggebers nach Art. 12–22 sowie 32 und 36 DS-GVO. (2) Macht eine betroffene Person Rechte, etwa auf Auskunftserteilung, Berichtigung oder Löschung hinsichtlich ihrer Daten, unmittelbar gegenüber dem Auftragnehmer geltend, so reagiert dieser nicht selbstständig, sondern verweist die betroffene Person unverzüglich an den Auftraggeber und wartet dessen Weisungen ab.
§ 10 Haftung
(1) Auftraggeber und Auftragnehmer haften gegenüber betroffenen Personen entsprechend der in Art. 82 DS-GVO getroffenen Regelung. Der Auftragnehmer stimmt eine etwaige Erfüllung von Haftungsansprüchen mit dem Auftraggeber ab. (2) Der Auftragnehmer stellt den Auftraggeber von sämtlichen Ansprüchen frei, die betroffene Personen gegen den Auftraggeber wegen der Verletzung einer dem Auftragnehmer durch die DS-GVO auferlegten Pflicht oder wegen der Nichtbeachtung oder Verletzung einer in dieser Vereinbarung festgelegten Pflicht oder einer vom Auftraggeber gesondert erteilten Weisung geltend machen. (3) Die Parteien stellen sich jeweils von der Haftung frei, wenn/soweit eine Partei nachweist, dass sie in keinerlei Hinsicht für den Umstand, durch den der Schaden bei einer betroffenen Person eingetreten ist, verantwortlich ist. Im Übrigen gilt Art. 82 Abs. 5 DS-GVO. (4) Sofern vorstehend nicht anders geregelt, entspricht die Haftung im Rahmen dieses Vertrages der des Hauptvertrages.
§ 11 Außerordentliches Kündigungsrecht
Der Auftraggeber kann den Hauptvertrag fristlos ganz oder teilweise kündigen, wenn der Auftragnehmer seinen Pflichten aus diesem Vertrag nicht nachkommt, Bestimmungen der DS- GVO vorsätzlich oder grob fahrlässig verletzt oder eine Weisung des Auftraggebers nicht ausführen kann oder will. Bei einfachen – also weder vorsätzlichen noch grob fahrlässigen – Verstößen setzt der Auftraggeber dem Auftragnehmer eine angemessene Frist, innerhalb welcher der Auftragnehmer den Verstoß abstellen kann.
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§ 12 Beendigung des Hauptvertrags
(1) Der Auftragnehmer wird dem Auftraggeber nach Beendigung des Hauptvertrags oder jederzeit auf dessen Anforderung alle ihm überlassenen Unterlagen in Papierform, Daten und Datenträger zurückgeben oder – auf Wunsch des Auftraggebers, sofern nicht nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Bundesrepublik Deutschland eine Verpflichtung zur Speicherung der personenbezogenen Daten besteht – löschen. Die Herausgabe- bzw. Vernichtungsverpflichtung betrifft auch etwaige Datensicherungen beim Auftragnehmer. Der Auftragnehmer hat den dokumentierten Nachweis der ordnungsgemäßen Löschung zu führen. [Optional: Zu entsorgende Unterlagen sind mit einem Aktenvernichter nach DIN 32757-1, Sicherheitsstufe (…) zu vernichten. Zu entsorgende Datenträger sind nach DIN 66399 zu vernichten.] (2) Der Auftraggeber hat das Recht, die vollständige und vertragsgemäße Rückgabe bzw. Löschung der Daten beim Auftragnehmer in geeigneter Weise zu kontrollieren bzw. durch einen sachkundigen Dritten prüfen lassen, sofern dieser nicht in einem Wettbewerbsverhältnis zum Auftragnehmer steht. (3) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, auch über das Ende des Hauptvertrags hinaus die ihm im Zusammenhang mit dem Hauptvertrag bekannt gewordenen Informationen vertraulich zu behandeln.
§ 13 Schlussbestimmungen
(1) Die Parteien sind sich darüber einig, dass dem Auftragnehmer kein Zurückbehaltungsrecht hinsichtlich der zu verarbeitenden Daten und der zugehörigen Datenträger zusteht. (2) Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags, die Erklärung einer Kündigung sowie die Abänderung dieser Klausel bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform (§ 126 Abs. 1, 2 BGB). Die Ersetzung der Schriftform durch die elektronische Form (§§ 126 Abs. 3, 126 a BGB) oder die Textform (§ 126 b BGB) ist ausgeschlossen. Der Vorrang individueller Vertragsabreden bleibt hiervon unberührt. (3) Sollten einzelne Bestimmungen dieser Vereinbarung ganz oder teilweise nicht rechtswirksam oder nicht durchführbar sein oder werden, so wird hierdurch die Gültigkeit der jeweils übrigen Bestimmungen nicht berührt. (4) Diese Vereinbarung unterliegt deutschem Recht. Ausschließlicher Gerichtsstand ist Bremen.
Ort, Datum Ort, Datum
Stempel/Unterschrift Auftragnehmer Stempel/Unterschrift Auftraggeber
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Anlage 1 – TOMs
Vom Auftragnehmer bereitzustellen.
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