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Anlage 1 – Leistungsbeschreibung

Kurier- und Transportfahrten

1. AUSGANGSSITUATION UND HINTERGRUND Die Handelskrankenkasse (hkk) – allgemeiner Markenauftritt „hkk Krankenkasse“ – ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts mit Sitz Martinistraße 26, 28195 Bremen. Die hkk ist bundesweit wählbar und gehört zum Verband der Ersatzkassen (vdek). Sie wurde 1904 in Bremen gegründet, fusionierte 2008 mit der IKK Weser-Ems und hat ihre Kundenzahl seitdem auf aktuell mehr als einer Million Versicherte verdoppelt. Über 1.600 Mitarbeitende, davon mehr als 50 Auszubildende, betreuen 2026 ein Haushaltsvolumen von rund 5 Milliarden Euro. Die Verwaltungskosten liegen mehr als 30 Prozent unter dem Branchendurchschnitt. Die hkk Krankenkasse wird im Folgenden auch „hkk“ oder „Auftraggeber“ genannt. Vertreten wird die hkk durch Michael Lempe (Vorstandsvorsitzender) und Vorständin Jessica Probst.

2. ZIELSETZUNG Im Rahmen dieser Ausschreibung wird ein gleichermaßen zuverlässiges wie verantwortungsbewusstes Unternehmen gesucht, das die in dieser Leistungsbeschreibung aufgeführten Kurier- und Transportfahrten zuverlässig und termingerecht zur Zufriedenheit des Auftraggebers erbringt.

3. MENGENGERÜST Neben den täglichen Fahrten geht der Auftraggeber davon aus, dass pro Jahr circa 45 anlassbezogene Einzelfahrten durchgeführt werden. Bei sämtlichen Mengenangaben in dieser Leistungsbeschreibung handelt es sich um Schätz- oder Erfahrungswerte. Hieraus kann weder eine Mengenzusage noch ein Anspruch auf einen bestimmten wert- oder mengenmäßigen Jahresumsatz oder auf eine Hochrechnung auf die gesamte Vertragslaufzeit abgeleitet werden. Dies ist bei der Kalkulation zu berücksichtigen. Bei einer Minderung des Gesamtumfangs besteht kein Anspruch darauf, geänderte Preise zur Anwendung zu bringen.

4. ALLGEMEINE ANFORDERUNGEN AN DEN AUFTRAGNEHMER Vom Auftragnehmer werden darüber hinaus folgende Punkte erwartet:

 die Gewährleistung und Sicherstellung absoluter Termintreue, Sorgfalt und Zuverlässigkeit bei der Ausführung sämtlicher Dienstleistungen;  der Einsatz entsprechend qualifizierten Fachpersonals zur Durchführung aller geforderten Leistungen;  die Stellung kompetenter, fest definierter und verantwortlicher Ansprechpersonen, die nach Zuschlagserteilung zu benennen sind, als Kontakt für den Auftraggeber für die gesamte Vertragslaufzeit und innerhalb der Servicezeiten des Auftraggebers (Montag bis Freitag von 08:00 bis 17:00 Uhr), erreichbar per Telefon und per E-Mail;  umweltorientiertes und nachhaltiges Handeln;  die organisatorische Zusammenarbeit mit dem Fachbereich des Auftraggebers.

5. LEISTUNGSUMFANG Der Auftraggeber benötigt einen Kurierdienst zur Durchführung der regelmäßigen täglichen Fahrten für den direkten Dokumenten- und Warenaustausch zwischen seinen Standorten und dem Standort eines externen Dienstleisters sowie weiterer Fahrten nach Bedarf. Grundsätzlich

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ist von einem Transport per PKW auszugehen. Der Einsatz sonstiger nachhaltiger Transportmittel, insbesondere bei innerstädtischen Touren (Kurzstrecke), ist möglich.

Es handelt sich dabei um Fahrten zwischen dem Hauptsitz der hkk und  weiteren hkk-Standorten in der Stadt Bremen und in der Stadt Oldenburg,  dem Standort eines externen Dienstleisters (aktuell in der Stadt Hannover) sowie  Fahrten zu Adressen in Bremen und den angrenzenden Landkreisen sowie im Einzelfall in ganz Deutschland.

5.1. TÄGLICHE FESTTOUREN Zwischen derzeit drei Standorten der hkk und dem Standort eines externen Dienstleisters findet montags bis freitags täglich ein Dokumenten- und gelegentlicher Warenaustausch statt. Zur Übergabe und Übernahme der Dokumente sind die Standorte in festen Zeitfenstern im Rahmen von zwei Touren anzufahren (Hin- und Rückfahrt mit einem beziehungsweise zwei Zwischenstopps). Derzeit beträgt der zu transportierende Umfang je:

• „Tour 1“: circa 6 verschlossene Pilotenkoffer.
• „Tour 2“: circa 4 verschlossene Pilotenkoffer sowie gelegentlich Waren (zum Beispiel kleine elektronische Geräte, Büromaterial und ähnliche Artikel) im Umfang von circa 5 Postschwingen;

Diese Mengen können künftig jedoch variieren.

Die Festtouren sind als Direktfahrten ohne Fremdzuladung sowie ohne dienstliche oder private Zwischenstopps durchzuführen. Unvermeidbare Zwischenstopps, zum Beispiel infolge von Unfällen oder Pannen, sind unverzüglich unter der Rufnummer 0421-3655-3888 zu melden. Während solcher Zwischenstopps ist die Sicherheit der transportierten Dokumente und/oder Waren zu gewährleisten. Ist absehbar, dass die Fahrerin oder der Fahrer die Festtour nicht innerhalb der Öffnungszeiten des jeweiligen Ziels abschließen kann, hat der Auftragnehmer eine Vertretung zu entsenden.

Die Regelungen in Abschnitt 5.2 zu optionalen Zusatzfahrten sind ergänzend zu beachten.

5.1.1. FESTE KURIERE JE TOUR Die Übergabe der Dokumente beziehungsweise Waren löst unmittelbare Folgetätigkeiten aus. Der hierfür erforderliche erweiterte Zugang zu den Geschäftsräumen der hkk und des externen Dienstleisters ist aufgrund datenschutzrechtlicher Vorgaben ausschließlich autorisierten Personen gestattet (siehe Abschnitt 10 „Datenschutz“). Je Festtour sind daher eine feste Fahrerin oder ein fester Fahrer sowie jeweils Vertretungen zu benennen. Die benannten Personen werden von der hkk und dem Auftragnehmer gemeinsam im Hinblick auf die Zutrittsberechtigung vorgestellt und zu den erforderlichen Standortkenntnissen, den Ansprechpersonen und weiteren notwendigen Informationen unterwiesen. Hierfür werden Deutschkenntnisse von mindestens B2 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen vorausgesetzt. Die Unterweisung durch die hkk Krankenkasse erfolgt innerhalb von 7 Werktagen vor der ersten Fahrtaufnahme in den Geschäftsräumen der hkk.

5.1.2. PUFFERZEITEN DER FESTTOUR Abhängig von der Verkehrslage ist für die Abfahrt und die Ankunft jeweils ein grundsätzliches Zeitfenster von ± 15 Minuten gegenüber den Vorgabezeiten berücksichtigt. Darüber hinaus

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sind Verspätungen unverzüglich nach Kenntniserlangung durch die Fahrerin oder den Fahrer telefonisch unter der Rufnummer 0421-3655-3888 anzuzeigen.

5.1.3. FOLGENDE ZWEI TOUREN SIND TÄGLICH VON MONTAG BIS FREITAG UMZUSETZEN:

5.2. KURIERFAHRTEN NACH BEDARF Zusätzlich zu den täglichen Festtouren kommt es vereinzelt zu Fahrten zu anderen Adressen in der Bundesrepublik Deutschland. Diese Fahrten gliedern sich wie folgt:

• häufige, mit einigen Tagen Vorlauf planbare Fahrten zu den Wohnsitzen der Mitglieder von hkk-Gremien in Bremen und im Umland;
• in der Regel jährlich eine planbare Fahrt zu Aufsichtsbehörden wie dem Bundesamt für Soziale Sicherheit (Bonn);
• unvorhersehbare Einzelfälle, in denen einzelne Briefsendungen zur Wahrung von Fristen taggleich bundesweit zuzustellen sind.

Zeitliche Vorgaben und der Umfang der Transporte werden je nach Anforderung mit dem Kurierdienst abgestimmt.

Unvorhergesehene Zwischenstopps, zum Beispiel infolge von Unfällen oder Pannen, sind unverzüglich unter der Rufnummer 0421-3655-3888 zu melden. Während solcher Zwischenstopps ist die Sicherheit der transportierten Dokumente und/oder Waren zu gewährleisten. Ist absehbar, dass die Fahrerin oder der Fahrer die Bedarfsfahrt nicht innerhalb der Öffnungszeiten des jeweiligen Ziels abschließen kann, hat der Auftragnehmer eine Vertretung zu entsenden.

5.3. ERGÄNZENDE TRANSPORTVORGABEN 5.3.1. ZUSTELLZEITEN Für die täglichen Festtouren sind die in Abschnitt 5.1.3 vorgegebenen Zeitfenster einzuhalten. Die Festtouren sind an allen Werktagen (montags bis freitags) mit Ausnahme von Heiligabend und Silvester durchzuführen. Die hkk kann Festtouren im Einzelfall, zum Beispiel bei Streik, Personal- beziehungsweise Betriebsversammlungen, abbestellen.

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Bei Kurierfahrten nach Bedarf erfolgt die Zustellung bundesweit am selben Tag, wenn der Auftrag bis 12:00 Uhr erteilt wird und die zuzustellende Sendung unverzüglich bei der hkk, Martinistraße 26, 28195 Bremen, abgeholt werden kann.

Wird der Auftrag nach 12:00 Uhr erteilt und kann die Lieferung am selben Tag abgeholt werden, muss die Zustellung bundesweit bis 15:00 Uhr des nächsten Tages erfolgen.

5.3.2. GESICHERTER TRANSPORT / GESICHERTE LAGERUNG Das Transportgut: • wird im Falle von Dokumenten in der Regel in verschlossenen Behältnissen (zum Beispiel Pilotenkoffer) oder Postschwingen bereitgestellt; • ist vom Auftragnehmer gegen den Zugriff Dritter gesichert zu transportieren. Eine Einsicht von außen in den Transportraum des Fahrzeuges oder ein Zugriff auf das Fahrzeug dürfen nicht möglich sein; • ist vor Beschädigungen zu schützen und nach den üblichen Vorschriften zur Ladungssicherung zu transportieren; • ist bei einer Lagerung über Nacht (zum Beispiel bei einer Auslieferung am Folgetag) vor dem Zugriff unberechtigter Personen verschlossen und vor Beschädigungen geschützt zu lagern.

5.3.3. VERSICHERUNG DES TRANSPORTES Für jeden Transport ist eine entsprechende Versicherung (Haftpflichtversicherung, Transportversicherung oder eine vergleichbare Versicherung) in der vertraglich vorgegebenen Höhe vorzuhalten.

6. FESTER ANSPRECHPARTNER Der Auftragnehmer ist verpflichtet, einen namentlich benannten, festen Ansprechpartner für die gesamte Vertragslaufzeit vorzuhalten. Dieser Ansprechpartner ist für sämtliche Fragen, Anliegen und die operative Abstimmung mit dem Auftraggeber zuständig und muss innerhalb der Servicezeiten (Montag bis Freitag, 08:00 bis 17:00 Uhr) persönlich per Telefon und per E- Mail erreichbar sein. Der Ansprechpartner ist dem Auftraggeber unverzüglich nach Zuschlagserteilung namentlich zu benennen. Das Vorhalten einer allgemeinen Hotline oder eines anonymen Servicekontakts genügt dieser Anforderung nicht. Eine Hotline darf ausschließlich als Vertretungslösung bei vorübergehender Abwesenheit des festen Ansprechpartners eingesetzt werden. Bei einem dauerhaften Wechsel des Ansprechpartners ist der Auftraggeber unverzüglich schriftlich zu informieren; der neue Ansprechpartner ist namentlich zu benennen.

7. NACHHALTIGKEITSANFORDERUNGEN Der Auftraggeber ist gesetzlich zur Berücksichtigung von Nachhaltigkeitszielen bei der öffentlichen Beschaffung verpflichtet (§ 97 Abs. 3 GWB). Vor diesem Hintergrund wird vorausgesetzt, dass sämtliche vom Auftragnehmer im Rahmen der Leistungserbringung in der motorisierten Fahrzeugflotte eingesetzten Fahrzeuge mindestens der Abgasnorm Euro 6 (Verordnung (EG) Nr. 715/2007 beziehungsweise deren Nachfolgeregelungen) entsprechen.

8. PREISE UND ABRECHNUNG 8.1. TÄGLICHE FESTTOUREN Die Abrechnung der täglichen Festtouren erfolgt gemäß den vertraglichen Vorgaben als monatliche Sammelrechnung per e-Rechnung. Sämtliche Preise sind einschließlich aller

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anfallenden Kosten (zum Beispiel für Anfahrten, erhöhtes Verkehrsaufkommen, sich ergebende zusätzliche Wartezeiten, die nicht vom Auftraggeber veranlasst wurden, innerstädtische Fahrten oder Überlandfahrten, gegebenenfalls erforderliche Maut, Treibstoffzuschläge und sonstige Kosten) anzubieten.

8.2. (KURIER)FAHRTEN NACH BEDARF Die Abrechnung der anlassbezogenen Kurierfahrten nach Bedarf erfolgt gemäß den vertraglichen Vorgaben ebenfalls mit der monatlichen Sammelrechnung. Maßgeblich ist die zutreffende Entfernungspauschale zwischen Abholort und Zustellort auf Basis der kürzesten direkten Straßenverbindung. Abgerechnet wird der Preis der tatsächlich geleisteten Fahrtstrecke.

Sämtliche Preise sind einschließlich aller anfallenden Kosten (zum Beispiel für Anfahrten, erhöhtes Verkehrsaufkommen, sich ergebende zusätzliche Wartezeiten, die nicht vom Auftraggeber veranlasst wurden, innerstädtische Fahrten oder Überlandfahrten, gegebenenfalls erforderliche Maut, Treibstoffzuschläge und sonstige Kosten) anzubieten.