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Information über Datenverarbeitung im Vergabeverfahren und der Vertragsdurchführung

Wir freuen uns, dass Sie sich an einem Vergabeverfahren der Staatlichen Vermögens- und Hochbauverwaltung (Landesbetrieb Vermögen und Bau Baden-Württemberg bzw. Landesbetrieb Bundesbau Baden-Württemberg) beteiligen möchten.

Für die Durchführung des Vergabeverfahrens sowie für die Vertragsdurchführung müssen wir auch personenbezogene Daten (z.B. Kontaktdaten von Ansprechpartnern) aus dem Bereich Ihres Unternehmens verarbeiten.

Diese Datenverarbeitung unterliegt den Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie des Landesdatenschutzgesetzes Baden-Württemberg (LDSG)

1. Wer sind Ihre Ansprechpartner im Bereich Datenschutz?

Fragen in datenschutzrechtlichen Angelegenheiten können Sie an die verantwortliche Stelle, vertreten durch deren Leitung, richten.

Grundsätzlich sind die Ämter von Vermögen und Bau bzw. die Staatlichen Hochbauämter des Landesbetriebs Bundesbau Baden-Württemberg für die Bearbeitung des Vergabeverfahrens und damit für die entsprechende Verarbeitung personenbezogener Daten zuständig.

Bei Ausschreibungen des Landesbetriebs Vermögen und Bau können Sie sich darüber hinaus an den Datenschutzbeauftragten des Landesbetriebs Vermögen und Bau Baden-Württemberg wenden.

Kontaktdaten:

Datenschutzbeauftragter Vermögen und Bau Baden-Württemberg Betriebsleitung Rotebühlplatz 30 70173 Stuttgart datenschutz@vbv.bwl.de

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Bei Ausschreibungen des Landesbetriebs Bundesbau Baden-Württemberg können Sie sich außerdem an die Datenschutzbeauftragte der Oberfinanzdirektion Karlsruhe (fachaufsichtführende Ebene des Landesbetriebes Bundesbau Baden-Württemberg) wenden.

Kontaktdaten:

Datenschutzbeauftragte der Oberfinanzdirektion Karlsruhe Moltkestraße 50 76133 Karlsruhe datenschutz@ofdka.bwl.de

2. Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Für die Wahrnehmung unserer Aufgaben, insbesondere die Eigentümer- und Bauherrenfunktion, vergeben wir eine Vielzahl von Aufträgen an Dritte im Bereich der Bau-, Liefer- und Dienstleistungen.

Die Vergabestelle ( ausschreibendes Amt des Landesbetriebs Vermögen und Bau bzw. Staatliches Hochbauamt) hat bei der Vergabe öffentlicher Aufträge Vergaberecht zu beachten. Dazu gehören insbesondere das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), die Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV), die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB/A), die Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL/A) bzw. ab 1. Oktober 2018 die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) sowie die Landeshaushaltsordnung (LHO) bzw. die Bundeshaushaltsordnung (BHO).

Die Verarbeitung personenbezogener Daten dient der Durchführung des Vergabeverfahrens und erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b), c) und e) DSGVO sowie § 4 LDSG.

Ohne die Daten sowie die erforderlichen Auskünfte kann kein Zuschlag erteilt werden, da abgegebene Angebote unvollständig und damit auszuschließen sind.

Im Falle der Beauftragung dient die Verarbeitung personenbezogener Daten der Abwicklung und Erfüllung des Vertragsverhältnisses und erfolgt auf gleicher Grundlage.

Die Kontaktdaten der Bieter und Vertragspartner benötigen wir vor allem, um mit ihnen zur Abwicklung des Vertrags in Kontakt treten zu können.

Innerhalb des Vergabeverfahrens werden personenbezogene Daten vor allem im Rahmen der Eignungsprüfung verarbeitet. So können Bewerber und Bieter von uns aufgefordert werden, Referenzen mit Lebensläufen, Namen und Adressen der Mitarbeiter vorzulegen. Oder sie werden verpflichtet, Angaben zu technischen Fachkräften zu machen, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung eingesetzt werden sollen. Auch die Vorlage von Studien- und

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Ausbildungsnachweisen sowie Bescheinigungen über die Erlaubnis zur Berufsausübung können eingefordert werden. Rechtliche Grundlage hierfür ist § 4 LDSG in Verbindung mit - je nach Verfahrensart - § 6a VOB/A, § 6 a VOB/A EU, § 46 Vergabeverordnung (VgV) und weiteren einschlägigen Regelungen der Vergabevorschriften.

Die Vergabestelle ist nach § 19 Absatz 4 Mindestlohngesetz, § 21 Absatz 4 Arbeitnehmer-Entsendegesetz, § 21 Absatz 1 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz verpflichtet, bei Aufträgen ab einer Höhe von 30.000 Euro ohne Umsatzsteuer für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, vor der Zuschlagserteilung eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister nach § 150a der Gewerbeordnung anzufordern.

Des Weiteren werden gegebenenfalls Eigenerklärungen eingefordert, in denen Angaben über strafrechtliche Verurteilungen beziehungsweise daran anschließend Selbstreinigungsmaßnahmen zu machen sind. Grundlage hierfür sind § 4 LDSG in Verbindung mit §§ 123 bis 125 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB).

In Einzelfällen mit Bezug zu sicherheits- oder sicherheitstechnisch relevanten Einrichtungen des Landes (bspw. Justizvollzugsanstalten und Rechenzentren) werden zudem besondere persönliche Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten erhoben. Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 10 DSGVO in Verbindung mit § 17 Landesdatenschutzgesetz und nur unter Einholung einer Einwilligung.

In Einzelfällen mit Bezug zu verteidigungs- oder sicherheitsrelevanten Einrichtungen des Bundes werden zudem im Rahmen einer Zuverlässigkeitsüberprüfung personenbezogene Daten Ihrer Mitarbeiter erhoben. Dies erfolgt nur mit Einwilligung der jeweils betreffenden Person.

3. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

Wir erheben, verarbeiten und nutzen die Daten, die Sie uns im Rahmen des Vergabeverfahrens zur Verfügung stellen. Das sind insbesondere:

• Persönliche Kontaktangaben und Namen von Bietern, soweit es sich um natürliche Personen oder Personengesellschaften handelt, und Kontaktdaten von Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner der Bieter sowie der Referenzgeber (z.B. Vor- und Nachname, Geschäftsadresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer) • Angaben über die Qualifikation und die Eignung des Bieters und von Mitarbeitern des Bieters. • Referenzen über in der Vergangenheit ausgeführte vergleichbare Leistungen.

Eine Datenerhebung darüber hinaus erfolgt nur, sofern wir dazu rechtlich verpflichtet sind oder Sie eingewilligt haben.

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4. Wie verarbeiten wir diese Daten?

Ihre Daten werden im Rahmen der Eignungsprüfung dokumentiert und der Vergabeakte beigelegt.

5. Unter welchen Voraussetzungen dürfen wir Ihre Daten an Dritte weitergeben?

Alle personenbezogenen Daten, die uns in einem Vergabeverfahren oder zur Vertragsdurchführung bekannt geworden sind, dürfen wir nur dann an andere Personen oder Stellen (z. B. an andere Behörden, Landtag) weitergeben, wenn Sie dem zugestimmt haben oder die Weitergabe gesetzlich zugelassen ist.

Zu den Empfängern aufgrund einer gesetzlich zulässigen Übermittlung können insbesondere gehören:

• Unterlegene Bieter, die einen Antrag nach § 62 Abs. 2 VgV, § 19 EU VOB/A stellen oder gemäß § 19 VOB/A, § 19 Abs. 1 VOL/A bzw. § 46 Abs. 1 UVgO über die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebotes sowie den Namen des erfolgreichen Bieters zu unterrichten sind.

• Bei der Vergabe öffentlicher Aufträge bei einer Auftragssumme ab 30 000 Euro (ohne Umsatzsteuer) muss der öffentliche Auftraggeber für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister (künftig: Wettbewerbsregister) einholen.

• Bei Beschränkten Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb und Freihändigen Vergaben (Verhandlungsvergaben ohne Teilnahmewettbewerb) ab einem Auftragswert von 25 000 Euro wird für die Dauer von drei Monaten über jeden vergebenen Auftrag auf unserer Internetseite informiert. Diese Information enthält zumindest auch den Namen des beauftragten Unternehmens.

• Die Stelle zur Nachprüfung behaupteter Verstöße gegen Vergabebestimmungen (Vergabekammer).

• Gerichte im Falle von Klagen.

• Das Landesamt für Besoldung und Versorgung Baden-Württemberg (LBV), die Träger der Sozialversicherung sowie Finanzbehörden, sofern nicht ausgeschlossen werden kann, dass das Vertragsverhältnis möglicherweise als sozialversicherungspflichtig zu bewerten ist (Fälle der sogenannten Scheinselbständigkeit).

6. Wie lange verarbeiten und speichern wir Ihre Daten?

Maßstab für die Dauer der Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten sind die verwaltungsspezifischen und haushaltsrechtlichen Aufbewahrungsfristen. 4

7. Welche Rechte (Auskunftsrecht, Widerspruchsrecht usw.) haben Sie?

Sie haben nach der Datenschutz-Grundverordnung verschiedene Rechte. Einzelheiten ergeben sich insbesondere aus Artikel 15 bis 18 und 21 DSGVO.

• Recht auf Auskunft

Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um uns das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern. Daher sollten in dem Antrag möglichst Angaben zum konkreten Vergabeverfahren (z. B. Ausschreibungsnummer und Jahr) gemacht werden.

• Recht auf Berichtigung

Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.

• Recht auf Löschung

Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Ihr Anspruch auf Löschung hängt u. a. davon ab, ob die Sie betreffenden Daten von uns zur Erfüllung unserer Aufgaben noch benötigt werden (vgl. oben 6.).

• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten bei Vorliegen der Voraussetzungen des § 18 DSGVO zu verlangen. Die Einschränkung steht einer Verarbeitung nicht entgegen, soweit an der Verarbeitung ein wichtiges öffentliches Interesse besteht.

• Recht auf Widerspruch

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu widersprechen, soweit die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO erfolgt. Allerdings können wir dem nicht nachkommen, wenn an der Verarbeitung ein überwiegendes öffentliches Interesse besteht, eine Rechtsvorschrift uns zur Verarbeitung verpflichtet beziehungsweise die Verarbeitung für die Durchführung des Vergabeverfahrens oder die Abwicklung des Vertrags weiterhin erforderlich ist.

• Recht auf Widerruf

Jede betroffene Person hat das Recht, sofern personenbezogene Daten auf der Grundlage einer Einwilligung verarbeitet werden, diese Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt von dem Widerruf unberührt.

Der Widerruf ist an die für die Datenverarbeitung verantwortliche Person der Vergabestelle (siehe Ziff. 1) zu richten.

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• Recht auf Beschwerde

Wenn Sie der Auffassung sind, dass wir Ihrem Anliegen nicht oder nicht in vollem Umfang nachgekommen sind, können Sie bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einlegen.

Zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde für Vermögen und Bau Baden-Württemberg ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden- Württemberg

Allgemeine Hinweise zu diesen Rechten

In einigen Fällen können oder dürfen wir Ihrem Anliegen nicht entsprechen. Sofern dies gesetzlich zulässig ist, teilen wir Ihnen in diesem Fall immer den Grund für die Verweigerung mit.

Wir werden Ihnen aber grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Eingang Ihres Anliegens antworten. Sollten wir länger als einen Monat für eine abschließende Klärung brauchen, erhalten Sie eine Zwischennachricht.

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