Informationsblatt E-Vergabe_ava-sign_11_2023.pdf

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Informationsblatt für Bewerbende und Bietende

zu den Teilnahmevoraussetzungen

für die Nutzung der elektronischen Vergabeplattform www.vergabe.rib.de

Was bedeutet Elektronische Vergabe?

Die Ausschreibungen von Bau-, Dienst- und Lieferleistungen sind sowohl für öffentliche Auftraggebende als auch für Bewerbende und Bietende mit einem hohen Verwaltungsaufwand verbunden. Mit der Elektronischen Vergabe (E- Vergabe) soll versucht werden, das Vergabeverfahren möglichst einfacher, umweltfreundlicher und effizienter zu gestalten. Die Vergabeverfahren der Stadt Göttingen (Vergabestelle) werden daher grundsätzlich elektronisch über die vollständig webbasierte E-Vergabeplattform iTWO e-Vergabe public (www.vergabe.rib.de oder www.meinauftrag.rib.de) durchgeführt. Über die zentrale Plattform kann sich jedes bewerbende Unternehmen zunächst kostenlos über öffentliche Ausschreibungen der Vergabestelle informieren. Die Zentrale Vergabestelle stellt die Vergabeunterlagen auf der Plattform zur Verfügung, sodass registrierte Bewerbende und Bietende diese jederzeit ohne Zusatzkosten abrufen können.

Welche technischen Voraussetzungen benötigen beteiligte Unternehmen?

Um ein Angebot elektronisch einreichen zu können, müssen sich Bewerbende und Bietende auf der Vergabeplattform registrieren. Hierfür ist ein Internetzugang erforderlich. Bewerbende und Bietende, die (zukünftig) an elektronischen Ausschreibungsverfahren teilnehmen möchten, werden gebeten, sich rechtzeitig auf der Vergabeplattform zu registrieren und die technischen und organisatorischen Voraussetzungen zu schaffen.

1. Präambel Nachfolgend finden Sie die Teilnahmebedingungen (ergänzende Bewerbungsbedingungen) für die Nutzung der von der Vergabestelle eingesetzten E-Vergabeplattform. Voraussetzung für den Zugang zu den elektronischen Vergabeverfahren (elektronische Angebotsabgabe) ist zunächst die erfolgreiche Registrierung. Nach einer einmaligen kostenlosen Registrierung stehen – zeitlich unbegrenzt – alle Funktionalitäten der Plattform in vollem Umfang zur Verfügung. Zudem eröffnet sich Ihnen auch die Möglichkeit über Videos und andere Kommunikationsmedien weitere Informationen über die Plattform zu erhalten. Sie können sich aus dem Downloadbereich die Bietersoftware ava-sign herunterladen, mit der Sie Leistungsverzeichnisse verpreisen, Formulare elektronisch ausfüllen und das komplette elektronische Angebot signieren, verschlüsseln und hochladen können. Der integrierte Abgabeassistent überprüft Ihr Angebot auf Vollständigkeit und unterstützt Sie, formale Fehler zu vermeiden. Das Leistungsverzeichnis kann natürlich auch weiterhin mit einem eigenen Kalkulationsprogramm bearbeitet werden. Die Registrierung für die Vergabeplattform erfolgt auf der Seite der RIB Software AG. Um mit der Registrierung (kostenfreie Version ist grundsätzlich ausreichend) zu beginnen, klicken Sie bitte: Hilfe zur Registrierung

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Weitere nützliche Informationen finden Sie unter: Erste Schritte Interaktive Lerntouren

Für den Bieterclient: Bieterclient laden Hilfe und Handbuch

Plattform ITWO-e Vergabe public verknüpfen: Plattformen verknüpfen

2. Anwendungsbereich Diese Bedingungen gelten für die Nutzung der E-Vergabeplattform, über die Sie an Vergabeverfahren auf elektronischem Weg teilnehmen. Bitte beachten Sie, dass für die einzelnen Vergabeverfahren ausschließlich die Vergabeunterlagen inkl. der jeweiligen Bewerbungsbedingungen maßgebend sind. Die hier vorliegenden weiteren Informationen sind ergänzende Teilnahme- und Bewerbungsbedingungen und damit zu beachtender Bestandteil des jeweiligen Vergabeverfahrens. Nutzende der Plattform sind ausschließlich natürliche und juristische Personen, die sich über Vergabeverfahren auf der Vergabeplattform informieren bzw. daran beteiligen wollen.

3. Erreichbarkeit per E-Mail / Nutzung des Nachrichtenmoduls im Bieterportal Als registriertes, sich bewerbendes oder bietendes Unternehmen eines konkreten Vergabeverfahrens werden Ihnen Mitteilungen zu dem Verfahren informatorisch per E-Mail von dem Benachrichtigungs- service der Vergabeplattform übersandt. Bitte beachten Sie, dass es im Verantwortungsbereich der Nutzenden liegt, den störungsfreien Zugang dieser E-Mails sicher zu stellen und die bereitgestellten Informationen über das Bieterportal der Vergabeplattform zeitnah abzurufen. Bietende Unternehmen verpflichten sich insofern mit der Registrierung auf der Vergabeplattform und der Teilnahme an dem Vergabeverfahren gegenüber der Vergabestelle, das Nachrichten- postfach im Bieterportal der E-Vergabe-Plattform für den Empfang rechtserheblicher Erklärungen in dem konkreten Vergabeverfahren ausnahmslos zu nutzen. Etwaige abweichende oder ergänzende Mitteilungen / Informationen des Portalbetreibers sind insofern unerheblich. Wir empfehlen deshalb bei der Registrierung, eine E-Mail-Adresse des Unternehmens, deren Erreichbarkeit und damit der regelmäßige Abruf gewährleistet ist. Auf sog. "autoreply-messages" zur Anzeige der Abwesenheit eines Mitarbeiters oder auf Benachrichtigungen, dass eine Nachricht abgewiesen wurde (z. B. Spam-Filterung) erfolgt keine Reaktion der Zentralen Vergabestelle. Es erfolgt daher in diesem Fall weder eine erneute Benachrichtigung noch eine Benachrichtigung an eine alternative E-Mail-Adresse.

4. Datenschutz Bei der Anmeldung des Nutzenden auf der Vergabeplattform werden die bei der Registrierung angegebenen Daten in einer Lieferantendatenbank gespeichert. Die Speicherung dient ausschließlich der Durchführung des Vergabeverfahrens sowie zu Recherchezwecken der vergebenden Stellen bei künftigen Auftragsvergaben. Der Nutzende erklärt sich mit der Registrierung einverstanden, dass seine Daten verarbeitet und gespeichert werden dürfen. Nach Art. 15 Abs. 1 DSGVO haben Personen das Recht, Auskunft über gespeicherte Daten zu verlangen. Dies kann im Vergabeportal unter Einstellung mit der Funktion Auskunft nach DSGVO aufgerufen werden. Eine Weitergabe von Nutzungsdaten an Dritte erfolgt grundsätzlich nicht, es sei denn, die Vergabestelle ist zur Herausgabe der Daten gesetzlich verpflichtet.

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5. Nutzungsverhältnis Mit der Registrierung auf der Vergabeplattform sind Nutzende berechtigt und verpflichtet, die dort angebotenen Einrichtungen zu verwenden. Damit wird Nutzenden die Teilnahme am elektronischen Vergabeverfahren sowie der Austausch der für das Verfahren relevanten Unterlagen ermöglicht. Für die elektronische Bearbeitung der Vergabeunterlagen sowie die elektronische Angebotsabgabe steht Nutzenden insbesondere das kostenlose Bietertool „ava-sign“ als Software zur Verfügung.

Sobald sich Nutzende an einem konkreten Vergabeverfahren über die Vergabeplattform beteiligen, wird ein Nutzerkonto eingerichtet. Nutzende erklären sich damit einverstanden, dass die weitere Kommunikation zwischen der Vergabestelle und den Nutzenden grundsätzlich elektronisch über dieses Nutzerkonto erfolgt. Sobald neue Nachrichten (z.B. Aufforderung zur Angebotsabgabe, Änderungen der Vergabeunterlagen/Nachforderungen/Aufklärungsersuchen) in dem Unternehmenskonto auf der Vergabeplattform eingegangen sind, wird das Unternehmen darüber per E-Mail informiert. Mit Eingang auf dem Unternehmenskonto sind die Erklärungen in den Empfangsbereich der Nutzenden gelangt. Es wird darum gebeten, bei einem laufenden Vergabeverfahren jede Änderung der Unternehmens- daten der Vergabeplattform unverzüglich per E-Mail (vergabestelle@goettingen.de) gegenüber der Zentralen Vergabestelle der Stadt Göttingen mitzuteilen. Nutzende unterlassen jede missbräuchliche Verwendung der Zugangsberechtigung zur Plattform. Hierzu zählt insbesondere eine Weitergabe der zur Verfügung gestellten Software und angeforderter Vergabeunterlagen an Dritte. Aufgrund der Struktur des Internets hat die Vergabestelle keinen Einfluss auf die Datenübertragung im Internet und übernimmt deshalb keine Verantwortung für die Verfügbarkeit, Zuverlässigkeit und Qualität von Telekommunikationsnetzen, Datennetzen und technischen Einrichtungen Dritter. Leistungsstörungen auf Grund höherer Gewalt hat die Vergabestelle nicht zu vertreten. Sollte die Nutzung der Vergabeplattform auf Grund eines Umstandes, welcher in der Sphäre der Vergabestelle oder der Vergabeplattform zu finden ist, nicht möglich sein, ergeben sich daraus für Nutzende keine nachteiligen Folgen im Rahmen eines über die Vergabeplattform abzuwickelnden Vergabeverfahrens.

6. Zugang zu den Vergabeunterlagen Die Vergabeunterlagen können nach erfolgreicher Anmeldung auf der Vergabeplattform kostenlos heruntergeladen werden. In EU-weiten Vergabeverfahren sowie bei nationalen Vergabeverfahren im Anwendungsbereich der UVgO (Liefer-/Dienstleistungen haben Sie die Möglichkeit, die Vergabeunterlagen sowie die bisher erfolgte Bieterkommunikation ohne Registrierung als barrierefreie Lesefassung einzusehen. Gefordert wird diese spätestens dann, wenn Sie sich als Bieter tatsächlich an einem Verfahren beteiligen und ein elektronisches Angebot abgeben möchten. Eine vorherige Registrierung bietet Ihnen ungeachtet dessen jedoch stets den Vorteil, über Änderungen automatisch per Mail informiert zu werden. Ohne Registrierung sind Sie verpflichtet, sich selbst über eventuelle Änderungen im Vergabeverfahren zu informieren und unterliegen somit der sog. „Holschuld“.

7. Virenbehaftete Dateien Bei der Versendung von Daten sind Nutzende dazu verpflichtet, die im Verkehr erforderliche Sorgfalt zu beachten und einzuhalten. Es dürfen daher nur Dateien übermittelt werden, die zuvor auf das Vorhandensein von elektronischen Schädlingen (Viren, Trojaner etc.) durch einen dem aktuellsten Stand der Technik entsprechenden Virenscanner überprüft wurden.

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Bei vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Versuchen, verseuchte Dateien über die Plattform zu übermitteln, bleiben eine strafrechtliche Verfolgung sowie etwaige Schadenersatzforderungen vorbehalten.

8. Haftung Sofern sich aus den nachfolgenden Bestimmungen nicht etwas anderes ergibt, sind weitergehende Haftungs- und Gewährleistungsansprüche der Nutzenden ausgeschlossen. Die Vergabestelle haftet nicht

• für Mängel bei der Verfügbarkeit, Zuverlässigkeit oder der Qualität von Telekommunikationsnetzen, Datennetzen und technischen Einrichtungen Dritter,
• für Fehler oder Störungen beim Herunterladen der eingestellten Inhalte,
• für technische Übermittlungsfehler oder Übermittlungsverzögerungen, soweit die technischen Probleme nicht im systemtechnischen Einflussbereich der Vergabestelle liegen.

9. Bewerbung Wenn Sie an einem Vergabeverfahren teilnehmen möchten, müssen Sie sich zuerst hierfür bewerben. Erst dann werden -nach Aufforderung zur Angebotsabgabe durch die Zentrale Vergabestelle- Ihnen die Unterlagen in bearbeitbarer Form zum Download angezeigt. Um sich zu bewerben, klicken Sie im Bereich Ihrer Ausschreibungen auf den Button Bewerben.

Sie werden dann gefragt, ob Sie sich an dieser Ausschreibung bewerben möchten.

Bestätigen Sie dies mit der Schaltfläche Bewerben.

Unterlagen laden und ausfüllen Nach der Bewerbung können Sie die Unterlagen dann herunterladen. Laden Sie bitte die notwendigen Vergabeunterlagen auf Ihren Computer und füllen Sie diese aus. Hierbei wird Ihnen immer direkt angezeigt, welche Dokumente von der Vergabestelle erwartet werden und damit welche Dokumente Sie hochladen müssen. Diese Ansicht und die Möglichkeit die Unterlagen einzeln zu laden und wieder hochzuladen, erfolgt immer nach der Bewerbung! Bis zur Öffnung der Teilnahmeanträge oder der Öffnung der Angebote (Submission) kommunizieren Sie als Firma mit der Vergabestelle über den Bereich Fragen und Antworten. Wenn Ihnen z.B. nicht klar ist, welche Unterlagen Sie laden und mit Ihrem Angebot abgeben müssen, beachten Sie bitte das jeweilige Formular zur Angebotsaufforderung. Sollten Ihnen diese dort zur Verfügung gestellten Information nicht ausreichen, so wenden Sie sich bitte immer an die Zentrale Vergabestelle. Hierzu können Sie auch eine Anfrage über die Plattform stellen.

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10. Angebotsabgabe Angebot abgeben mit ava-sign Für die Mehrzahl der Vergabeverfahren müssen Sie die elektronischen Angebote unter Verwendung des Abgabeassistenten im Bieterclient „ava-sign“ abgeben. Installieren Sie den kostenlosen Bieterclient ava-sign 2022 auf Ihrem Computer. Alle weiteren Informationen zur Bearbeitung des Angebotes sind in der ava-sign Hilfe ausführlich dokumentiert. Ebenfalls steht eine Sammlung von umfangreichen Schulungsvideos für die Nutzung von ava-sign zur Verfügung. Achtung: Das kostenlose Bietertool ava-sign 2022 benötigen Sie immer zum Ausfüllen, Abgeben und Signieren der Vergabeunterlagen! Lesen Sie hierzu bei Bauausschreibungen den Abschnitt: Wo finde ich die GAEB-Datei? im Bereich Erste Schritte. Bei Ausschreibungen für Dienst-/ und Lieferleistungen werden die Leistungsbeschreibungen / Preisblätter im Regelfall in einer Excel-Datei zur Verfügung gestellt. Achtung: Geben Sie auf KEINEN FALL Angebote mit der alten ava-sign Version 4.x ab. Die alte Version ava-sign Version 4.x mit OPENLimit kann NICHT MEHR genutzt werden. Bitte nutzen Sie möglichst immer die jeweils aktuelle Version ava-sign 2022, die Sie im Bereich Download laden können! Wenn Sie unsicher sind, ob Sie die neue ava-sign Version installiert haben, wenden Sie sich bitte an den Support der E-Vergabe-Plattform! Lesen Sie zusätzliche die Abschnitte Installation unter Linux oder Installation unter macOS wenn Sie diese Betriebssysteme nutzen. Zusätzlich sei auf das Kapitel Hilfe und Handbuch zum Bieterclient verwiesen. Der Bieterclient ava-sign steht aktuell zur Verfügung als

• ava-sign 2022 für Windows 7 (32BIT und 64BIT) und höher
• ava-sign 2022 für macOS 10.10 und höher
• ava-sign 2022 für Linux (Ubuntu 17.10 oder höher, Manjaro 17.1.12 oder höher und Fedora 27 oder höher). Wir empfehlen Ihnen als Übersicht die Einführungsvideos zu iTWO tender. Sie finden diese unter Hilfe & Support und dann mit Klick auf Einführungsvideos. Mit dem Abgabeassistenten wird Ihr Angebot auf mögliche Formfehler geprüft(, bei Verfahren mit Signaturkarte zusätzlich signiert und verschlüsselt) und dann direkt auf die Plattform geladen. Hierbei werden Sie durch die einzelnen Schritte, die Sie ausführen müssen, von einem Assistenten geführt. Ist das Angebot erfolgreich hochgeladen und damit abgegeben, erhalten Sie im Anschluss eine Quittung. Achtung: Damit das direkte Hochladen Ihres Angebots über ava-sign auch funktioniert, muss das Programm ava-sign auf das Internet zugreifen können! Ist dies nicht der Fall, weil dies zum Beispiel über Ihre Windows-Firewall / einen Proxy oder andere Sicherheitseinstellungen unterbunden wird, so ist das direkte hochladen NICHT möglich. In diesem Fall wenden Sie sich bitte an Ihre EDV- Abteilung. Lesen Sie hierzu das Kapitel Internetzugriff / Proxy / Virenscanner im ava-sign 2022 Handbuch! Bitte beachten Sie ferner, dass Sie nur mit einer aktuellen Version von ava-sign ein gültiges Angebot erzeugen können! Wenn Sie mit ava-sign 2022 arbeiten, so laden Sie sich hierfür bitte immer die aktuelle Version. Lesen Sie hierzu den Abschnitt Update und auch das Kapitel Tipps für Angebote im ava-sign Handbuch oder der ava-sign Hilfe. Um das Angebot zurückzuziehen, klicken Sie im Aktionen- Menü auf Angebot zurückziehen oder auf die Schaltfläche im Bereich Ihr Angebot.

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Es erfolgt eine Sicherheitsabfrage. Bestätigen Sie dies mit der Schaltfläche Angebot zurückziehen, so wird Ihr Angebot zurückgezogen.

Nach der Öffnung der Teilnahmeanträge oder Angebote führt die Vergabestelle die Prüfung und Wertung der eingegangenen Teilnahmeanträge oder Angebote durch. Innerhalb dieses Prozesses kann die Vergabestelle nochmals zusätzliche Dokumente von den Firmen anfordern oder auch bestimmte Dokumente an Firmen übermitteln. In allen Fällen erhalten Sie die Dokumente immer direkt über iTWO tender. Dort finden Sie diese dann immer auf dem Register Dokumente im Abschnitt Kommunikation mit der Vergabestelle.

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Zum Beispiel teilt Ihnen die Bedarfsstelle ggfls. mit, welche Dokumente (u.a. Nachforderung von vorbehaltenen Unterlagen vor Auftragserteilung) noch von Ihnen erwartet werden. Sie müssen diese(s) Dokument(e) dann über iTWO tender hochladen. Dies betrifft zum Beispiel:

• Bindefristverlängerungen
• Anforderungen (Nachforderung von geforderten oder vorbehaltenen Unterlagen; Aufklärungen etc.) Eine Besonderheit tritt ein, wenn Sie innerhalb der Prüfung und Wertung noch direkt mit der Vergabestelle kommunizieren möchten. Dies ist möglich über die Funktion Nachrichten an die Vergabestelle. Darüber hinaus kann Ihnen die Vergabestelle auch nur Dokumente übermitteln. Dies betrifft zum Beispiel:
• Absageschreiben
• Zusageschreiben
• Aufhebung einer Ausschreibung