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Öffentliche Ausschreibung Rahmenvertrag „Büromaterial“ 36601

Vergabeunterlagen

Teil A

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Bewerbungsbedingungen und Angebotsunterlagen

Rahmenvertrag für „Büromaterial“

Deutsche Rentenversicherung Hessen

Städelstraße 28,

60596 Frankfurt a.M.

ausschreibung@drv-hessen.de

neue temporäre Adresse

ab 01.10.2026 bis voraussichtlich 31.12.2030

Cityhaus I

Platz der Republik 6, 60325 Frankfurt

Ausschreibung vom 25.08.2026

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Öffentliche Ausschreibung Rahmenvertrag „Büromaterial“ 36601

Inhaltsverzeichnis – Teil A

1. Die Deutsche Rentenversicherung Hessen im Kurzportrait Seite 3

2. Gegenstand der öffentlichen Ausschreibung Lieferauftrag Seite 3

3. Vergabeverfahren Seite 3

3.1. Auftraggeber und Vergabestelle Seite 4

3.2. Auskünfte, Ansprechpartner und Bieterfragenfrist Seite 4

3.3. Angebotsfrist Seite 4

3.4. Eignungskriterien, Zuverlässigkeit, Fachkunde, Leistungsfähigkeit Seite 5

3.5. Zuschlagskriterien Seite 5-6

4. Vergabeunterlagen Seite 6

4.1. Allgemeines Seite 6-7

4.2. Angebot – Formale Anforderungen Seite 7

4.3. Nebenangebote und Änderungsvorschläge Seite 7

4.4. Änderung des Angebots Seite 8

4.5. Bietergemeinschaften Seite 8

4.6. Bindefrist Seite 8

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1. Die Deutsche Rentenversicherung Hessen im Kurzportrait

Als eigenständiger regionaler Träger der gesetzlichen Rentenversicherung betreuen wir rund 2,5 Millionen Versicherte, 593.000 Rentnerinnen und Rentner sowie über 117.000 Arbeitgeber in Hessen.

Mit unserer Arbeit tragen wir ganz wesentlich zur sozialen Sicherung der hessischen Bevölkerung bei. Unsere Leistungen reichen von der Pflege der Versicherungskonten, der individuellen persönlichen Beratung in allen Fragen der Rentenversicherung, Maßnahmen zur Rehabilitation und Teilhabe behinderter Menschen bis hin zur Zahlung von Renten an die Versicherten und nach deren Tod an ihre Angehörigen.

Unsere Leistungen erbringen wir umfassend, individuell und zeitnah. Durch bestmögliche Beratung und Betreuung erreichen wir eine hohe Zufriedenheit bei unseren Kunden.

Die Deutsche Rentenversicherung Hessen hat diverse Dienst- und Außenstellen sowie die Hauptverwaltung in Frankfurt. Diese befindet sich in der Städelstraße 28, 60596 Frankfurt am Main. Ab dem 01.10.2026 lautet die Anschrift der Hauptverwaltung Cityhaus I, Platz der Republik 6, 60325 Frankfurt am Main

2. Gegenstand der öffentlichen Ausschreibung – Lieferauftrag in Form eines Rahmenvertrags

Mit der Vergabemaßnahme Rahmenvertrag „Büromaterial“ schreibt die Deutsche Rentenversicherung Hessen Lieferleistungen in Form eines Rahmenvertrags aus.

Ziel der öffentlichen Ausschreibung ist die Vergabe der Belieferung der Hauptverwaltung sowie der Dienst- und Außenstellen mit Büromaterial für einen Zeitraum von vier Jahren ab 01.01.2027. Der Vertrag soll am 01.01.2027 beginnen und zunächst bis zum 31.12.2028 laufen, er verlängert sich jeweils automatisch um weitere zwölf Monate, wenn er nicht drei Monate vor Vertragsende gekündigt wird. Die maximale Vertragslaufzeit beträgt vier Jahre, also bis 31.12.2030.

Die Lieferung erfolgt hessenweit. Die zu beliefernden Standorte können Sie der Anlage 4 Standorte der DRV Hessen entnehmen.

3. Vergabeverfahren

Die Vergabe erfolgt im Wege einer öffentlichen Ausschreibung in Anlehnung auf § 8 ff. der Unterschwellenvergabeverordnung (UVgO). Maßgeblich sind die geltenden vergaberechtlichen Regelungen sowie ergänzend die Regelungen dieser Bewerbungsbedingungen.

Die Angebote werden auf Vollständigkeit und auf Übereinstimmung mit den Vorgaben der Vergabeunterlagen überprüft. Unvollständige Angaben, die eine Wertung des Angebotes unmöglich machen oder wesentlich erschweren, können zur Nichtberücksichtigung oder zum Ausschluss des Angebotes führen.

Die Eignung der Bieter wird nach der im Anlage 1 Zulassungsformular festgelegten Vorgehensweise vorgenommen. Präqualifikationszertifikate werden anerkannt.

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Wertungskriterien für die Vergabe der Leistung sind der günstigste Preis (max. 500 Punkte), der internetbasierte Webshop (max. 300 Punkte) sowie das Logistikkonzept (max. 200 Punkte). Der internetbasierte Webshop wird anhand der Anlage 2 Bewertungsmatrix internetbasierter Webshop bewertet. Nähere Informationen zu den Zuschlagskriterien finden Sie unter Punkt 3.5 Zuschlagskriterien.

3.1 Auftraggeber und Vergabestelle

Auftraggeberin ist die Deutsche Rentenversicherung Hessen, vertreten durch die Mitglieder der Geschäftsführung, Herrn Dr. Michael Stegmann und Herrn Thomas Hild- Füllenbach.

3.2 Auskünfte, Ansprechpartner und Bieterfragenfrist

Alle Bieter werden aufgefordert, die Vergabeunterlagen eingehend zu prüfen und dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen, wenn Teile der Unterlagen nicht verständlich, widersprüchlich oder unvollständig sind. Rechtzeitig eingereichte Fragen werden anonymisiert gegenüber allen Bietern beantwortet.

Rückfragen zu den Vergabeunterlagen sind unverzüglich über das AI-Bietercockpit der Vergabeplattform der eHAD an die ausschreibende Stelle zu richten. Das AI- Bietercockpit kann kostenlos über die Homepage der Hessischen Auftragsberatungsstelle Wiesbaden, über den Link www.had.de runtergeladen werden.

Telefonische Auskünfte werden grundsätzlich nicht erteilt.

Die Vergabestelle wird den Bietern rechtzeitig angeforderte, sachdienliche Auskünfte über die Vergabeplattform erteilen, wenn und soweit aus der Fragestellung eine Relevanz für die Erstellung der Angebote ersichtlich ist.

Es wird darauf hingewiesen, dass die beschriebene Kontaktaufnahme die einzige Möglichkeit für den Bieter im Vergabeverfahren darstellt, ergänzende Informationen bzw. Klärungen zu offenen oder unklaren Fragen zu erhalten. Die Fragen können bis zum 13.09.2026 - 23:59 Uhr gestellt werden. Nach Ablauf dieser Frist hat der Bieter keinen Anspruch auf Beantwortung seiner Fragen. Alle Bieter werden die Antworten auf die gestellten Fragen aller anderen Bieter erhalten. Die Deutsche Rentenversicherung Hessen wird die Bieterfragen und deren Beantwortung über die Vergabeplattform allen Verfahrensbeteiligten bereitstellen. Der Bieter hat daher sicherzustellen, dass während der gesamten Angebotsfrist der in der Bieterregistrierung hinterlegte E-Mail-Account erreichbar ist bzw. bei Abwesenheit eine entsprechende Weiterleitung aktiviert wird.

3.3. Angebotsfrist

Das Angebot muss bis 20.09.2026 um 23:59 Uhr über das Bietercockpit der Vergabeplattform der eHAD an die Auftraggeberin abgesandt worden sein.

Angebote, die aus Gründen, die der Bieter zu vertreten hat, verspätet eingehen, werden nicht berücksichtigt. Angebote, deren verspäteter Eingang durch Umstände verursacht ist, die nicht vom Bieter zu vertreten sind, können berücksichtigt werden. Insofern muss der Bieter diese Umstände der Vergabestelle unverzüglich darlegen und glaubhaft machen.

Bis zum Ablauf der Angebotsfrist können Angebote zurückgezogen werden.

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3.4. Eignungskriterien, Zuverlässigkeit, Fachkunde und Leistungsfähigkeit

Die Deutsche Rentenversicherung überprüft gemäß § 122 GWB i.V.m. §§ 44-47 VgV die Eignung der Bieter, d.h. die Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung, sowie die wirtschaftliche, finanzielle, technische und berufliche Leistungsfähigkeit der Bieter.

Zum Nachweis der Fachkunde und Leistungsfähigkeit verlangt die Deutsche Rentenversicherung Hessen von den Bietern die in Anlage 1 Zulassungsformular aufgelisteten Unterlagen.

3.5 Zuschlagskriterien

Gemäß § 127 GWB i.V.m. § 58 VgV erfolgt der Zuschlag auf das unter Berücksichtigung aller Umstände wirtschaftlichste Angebot.

Maximal können 1000 Punkte erreicht werden. Die Bewertung setzt sich wie folgt zusammen:

Details zu der Wertung:

1. Preis:

Dieses Kriterium wird mit maximal 500 Punkten bewertet und wird mit 50 % gewichtet. Das Angebot mit dem geringsten Nettopreis für die ausgeschriebene Leistung (siehe Anlage 5) erhält 500 Punkte. Für die preislich nachfolgenden Angebote wird die Punktzahl wie folgt bestimmt:

niedrigster Angebotspreis x 500 = Punktwert Preis des zu wertenden Angebots

Bei der so errechneten Punktzahl findet nur die erste Nachkommastelle Berücksichtigung. Alle weiteren Nachkommastellen fallen ohne Auf- oder Abrundung weg.

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2. Bewertung Internetbasierter Webshop:

Dieses Kriterium wird mit maximal 300 Punkten bewertet und wird mit 30 % gewichtet. Die Bewertung des Kriteriums internetbasierter Webshop erfolgt anhand der Bewertungsmatrix (siehe Anlage 2). Die erreichten Punkte werden zusammenaddiert.

3. Bewertung Logistikkonzept:

Dieses Kriterium wird mit maximal 200 Punkten bewertet und wird mit 20 % gewichtet. Die Bewertung des Kriteriums Logistikkonzept (siehe Anlage 3) erfolgt anhand des vorgelegten Logistikkonzepts des Bieters in Form eines Freitextes und muss per Word oder PDF-Datei übermittelt werden. Das Konzept darf den Umfang von maximal 5 DIN A4-Seiten (Formatvorlage: Schriftgröße mind. 11 pt, Zeilenabstand mind. 1,15) nicht übersteigen.

Diese setzen sich aus den 4 Unterkriterien zusammen:

 Fuhrpark und Nachhaltigkeit der Flotte (maximal 50 Punkte)  Tourenplanung und Lieferrhythmus (maximal 50 Punkte)  Verpackung und Kreislaufwirtschaft (maximal 50 Punkte)  Service, Support und Reklamation (maximal 50 Punkte)

Bewertung:  Sehr gute Lösung (40–50 Punkte): Das Konzept geht vollumfänglich, schlüssig und in hohem Maße auftragsspezifisch auf die Anforderungen ein.

 Gute Lösung (30–39 Punkte): Das Konzept ist gut geeignet, weist jedoch minoritäre Lücken in der Detaillierung auf.

 Ausreichende Lösung (20–29 Punkte): Das Konzept erfüllt die Mindestanforderungen, lässt jedoch konkrete Tiefe vermissen.

 Schlechte Lösung (0–19 Punkte): Das Konzept ist unvollständig, oberflächlich oder lässt den konkreten Bezug zum Auftrag vermissen

Die erreichten Punkte aus den einzelnen Unterkriterien werden zusammenaddiert.

4. Vergabeunterlagen

4.1 Allgemeines

4.1.1 Enthalten die übersandten Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten, so hat er die Deutsche Rentenversicherung Hessen über das AI- Bietercockpit der Vergabeplattform der eHAD darauf hinzuweisen.

4.1.2 Änderungen, Ergänzungen und Zusätze in den Vergabeunterlagen sind (außer an entsprechend gekennzeichneten Stellen) unzulässig und können zum Ausschluss führen.

4.1.3 Der Bieter nimmt die Vergabeunterlagen samt ihren Anlagen und Anhänge sowie die darin enthaltenen Informationen und alle vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten Informationen zur Kenntnis und berücksichtigt diese bei seiner Angebotsabgabe.

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4.1.4 Die Vergabeunterlagen samt ihren Anlagen und Anhänge sowie die darin enthaltenen Informationen und alle von der Auftraggeberin zur Verfügung gestellten Informationen sind vertraulich. Sie dürfen nur zur Erstellung des Angebots verwendet, weder Dritten zugänglich gemacht noch außerhalb dieser Angebotsabgabe verwendet oder vervielfältigt werden, soweit sie nicht öffentlich zugänglich oder bekannt sind oder ohne Mitwirkung des Bieters bekannt werden. Dies gilt auch nach Abschluss des Vergabeverfahrens. Jede Veröffentlichung ist untersagt.

Die Bieter dürfen Veröffentlichungen über eigene Leistungen oder Teile des Vorhabens, welche ihnen im Rahmen des Ausschreibungsverfahrens bekannt geworden sind, nur mit Zustimmung der Auftraggeberin vornehmen. Hierzu gehört auch die Angabe von Verfahren oder die Bekanntgabe von Zeichnungen, Plänen etc. Gleiches gilt für Erkenntnisse, die der Bieter im Rahmen der Auftragsdurchführung erhält. Der Bieter hat die mit der Erstellung des Angebots befassten eigenen und gegebenenfalls sonstigen Mitarbeiter hierzu im Voraus schriftlich zu verpflichten und zu gewährleisten, dass dies auch von einbezogenen verbundenen Unternehmen verpflichtend eingehalten wird.

Bieter, die nicht beabsichtigen, ein Angebot abzugeben, werden gebeten, die Vergabeunterlagen umgehend zu vernichten.

4.2 Angebot - Formale Anforderungen

4.2.1 Das Angebot ist auf Deutsch zu verfassen.

4.2.2 Alle Preisangaben sind in EURO abzugeben.

4.2.3 Das Angebot hat folgende Dokumente zu umfassen:

 Angebotsschreiben der eHAD  Teil A Bewerbungsbedingungen und Angebotsunterlagen  Teil B Leistungsbeschreibung  Anlage 1 Zulassungsformular  Anlage 2 Bewertungsmatrix internetbasierter Webshop  Anlage 3 Qualitätskriterium Logistikkonzept  Anlage 4 Standorte der DRV Hessen  Anlage 5 Preisblatt

4.2.4 Das Angebot muss alle Preise und die in den Vergabeunterlagen geforderten Erklärungen und Angaben enthalten.

4.2.5 Die angebotenen Preise sind in die Anlage 5 Preisblatt. Dabei sind die Preise in netto je Stück anzugeben.

4.2.6 Angebote unter Vorbehalt sind nicht zulässig und werden ausgeschlossen. Die Bieter sind verpflichtet, mögliche Fragen vor Angebotserstellung zu stellen.

4.2.7 Für die Bearbeitung, Erstellung, Versendung und Einreichung von Unterlagen oder sonstiger Aufwendungen wird keine Vergütung bzw. kein Ersatz gewährt.

Das Angebot ist der ausschreibenden Stelle rechtzeitig und ausschließlich über das AI-Bietercockpit der Vergabeplattform der eHAD zu übermitteln bzw. abzusenden. Das Bietercockpit kann kostenlos über den Link www.had.de runtergeladen werden.

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4.2.8 In Papierform, beispielsweise auf dem Postweg, per Telegramm, per Telefax oder auch per E-Mail übermittelte Angebote sind nicht zugelassen und werden ausgeschlossen.

4.3 Nebenangebote und Änderungsvorschläge

Änderungsvorschläge oder Nebenangebote werden nicht zugelassen. Eine andere Art des Nebenangebotes ist nicht zulässig und führt zwingend zum Ausschluss.

4.4 Änderung des Angebots

4.4.1 Der Bieter kann sein Angebot bis zum Ablauf der Angebotsfrist berichtigen, ändern oder zurückziehen. Preisänderungen sind in diesem Rahmen zulässig.

4.4.2 Berichtigungen oder Änderungen des Angebotes sind der Deutsche Rentenversicherung Hessen in gleicher Weise wie das Angebot zuzustellen. Es gelten dieselben formalen Anforderungen (vgl. Ziffer 4.2).

4.5 Bietergemeinschaften

4.5.1 Angebote von Bietergemeinschaften werden zugelassen.

4.5.2 Bietergemeinschaften haben mit ihrem Angebot eine von allen Mitgliedern unterzeichnete Erklärung abzugeben,

 in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfalle erklärt ist,  in der alle Mitglieder aufgeführt sind und der für die Durchführung des Vertrags bevollmächtigte Vertreter bezeichnet ist,  dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt und  dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften.

4.6 Bindefrist

4.6.1 Der Bieter ist bis 31.12.2026 an sein Angebot gebunden (Bindefrist).

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