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Öffentliche Ausschreibung Rahmenvertrag „Büromaterial“ 36601
Vergabeunterlagen
Teil B
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Leistungsbeschreibung
Rahmenvertrag für „Büromaterial“
Deutsche Rentenversicherung Hessen
Städelstraße 28,
60596 Frankfurt a.M.
ausschreibung@drv-hessen.de
neue temporäre Adresse
ab 01.10.2026 bis voraussichtlich 31.12.2030
Cityhaus I
Platz der Republik 6, 60325 Frankfurt
Ausschreibung vom 25.08.2026
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Öffentliche Ausschreibung Rahmenvertrag „Büromaterial“ 36601
Inhaltsverzeichnis – Teil B
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Allgemeine Informationen zu der Öffentlichen Ausschreibung „Büromaterial“ Seite 3
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Ausschreibungsumfang Seite 3
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Mindestanforderung Seite 3
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Vertragslaufzeit Seite 3
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Ausführung Seite 3-4
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Lieferung Seite 4
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Rechnungsstellung Seite 5
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Zahlungsbedingung und –frist Seite 5
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Preisbindung Seite 5
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Öffentliche Ausschreibung Rahmenvertrag „Büromaterial“ 36601
- Allgemeine Informationen zur Öffentlichen Ausschreibung „Rahmenvertrag Büromaterial“
Die Deutsche Rentenversicherung Hessen beabsichtigt die Auftragsvergabe für die Lieferung von Büromaterial in Form eines Rahmenvertrages für einen Zeitraum von 4 Jahren. Der Vertrag soll am 01.01.2027 beginnen und zunächst bis zum 31.12.2028 laufen, er verlängert sich jeweils automatisch um weitere zwölf Monate und endet spätestens am 31.12.2030.
Die Lieferung erfolgt hessenweit. Die zu beliefernden Standorte können Sie der Anlage 4 „Standorte der DRV Hessen“ entnehmen.
- Ausschreibungsumfang
Die Büromaterialien müssen die europäischen und deutschen technischen Regeln, z.B. DIN, ISO, EN, etc. erfüllen. Für die angebotenen Produkte dürfen keine Stoffe & Farben verwendet werden, denen Schwermetalle wie Cadmium, Quecksilber, Blei oder deren Verbindungen zugesetzt werden.
Die in der Anlage 5 Preisblatt genannten Mengenangaben beziehen sich auf den Jahreswert und sind statistisch ermittelte Durchschnittswerte der letzten Jahre. Sie dienen der Kalkulation und können im Auftragsfall jederzeit über- oder unterschritten werden.
Es wird darauf hingewiesen, dass durch den Abschluss dieses Vertrages kein Anspruch des Bieters/Auftragnehmers gegen die Auftraggeberin auf die Lieferung der genannten Mengen besteht. Eine feste Abnahmemenge wird nicht garantiert.
- Mindestanforderungen
internetbasierter Webshop via gesichertem Internetzugang (https) Lieferung der Produkte innerhalb von 3-5 Werktagen nach Auftragserteilung
- Vertragslaufzeit
Laufzeit Rahmenvertrag: 24 Monate Verlängerungsoption: zweimal 12 Monate Beginn: 01.01.2027 Ende: 31.12.2028, spätestens 31.12.2030
- Ausführung
Die Versorgung des Auftraggebers mit Büromaterial soll durch eine lagerlose Beschaffung mit unmittelbarer Lieferung an den Auftraggeber erfolgen. Daher müssen alle in den Produktübersichten aufgeführten Produkte lieferbar sowie in ausreichender Menge und zeitgerecht bereitgestellt sein, sodass Lieferengpässe vermieden und die Lieferfristen eingehalten werden können.
Bei Lieferengpässen können nur alternative Produkte geliefert werden, die hinsichtlich der Produktvorgaben in der Ausschreibung mind. gleichwertig oder höherwertig sind. Eventuelle Mehrkosten werden nicht erstattet. Bei dauerhafter Lieferunmöglichkeit eines Produkts, auf das der Zuschlag erteilt wurde, vereinbaren der Auftragnehmer und die Auftraggeberin einen Alternativartikel.
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Zur Bestellabwicklung wird ein durch den Auftragnehmer betriebener, internetbasierter Webshop via gesicherten Internetzugang (https) kostenfrei zur Verfügung gestellt. Der Onlineshop muss übersichtlich aufgebaut sein und alle fest bepreisten Artikel des Kernsortiments des Auftraggebers enthalten. Darüber hinaus muss es möglich sein, für einen erweiterten Käuferkreis (mind. 5 Haupteinkäufer) alle weiteren Produkte des Anbieters aus dessen Sortiment bestellen zu können.
Zusätzlich ist eine Bestellmöglichkeit per E-Mail sowie Telefon anzubieten. Die telefonische Erreichbarkeit des Auftragnehmers muss zwischen 8:00 Uhr und 16:00 Uhr gewährleistet sein.
Der Mindestbestellwert liegt bei 25,00 EUR netto. Hierdurch wird der Bearbeitungsaufwand für beide Seiten möglichst geringgehalten.
Nach getätigten Abrufen aus der Rahmenvereinbarung stellt der Auftragnehmer jeweils zum Quartalsende, spätestens zum 5. des Folgemonats, statistische Auswertungen über den Abruf als Excel-Tabelle zur Verfügung. Vorgenannte Tabelle ist an bestellungen23@drv-hessen.de zu übersenden. Tabellarisch sind folgende Daten anzugeben: Besteller, Kostenstelle, (über unsere Kostenstellen werden wir den Auftragnehmer informieren) Leistungsort, Artikelbezeichnung, Menge, Einzelpreis, Gesamtpreis, Liefer- oder Rechnungsdatum, Kernsortiment oder sonstiger Warenkatalog.
- Lieferung
Die Lieferung für das Büromaterial erfolgt maximal 3-5 Werktage nach Auftragserteilung. Die Lieferung erfolgt unentgeltlich, Teillieferungen sind nicht möglich (bzw. nur nach vorheriger Absprache mit dem Besteller). Optional kann eine Expresslieferung (Eillieferung innerhalb eines Werktages) gegen Gebühr angeboten werden.
Jede Lieferung ist mit einem Adressetikett mit der jeweiligen Lieferanschrift des Auftraggebers bzw. der individuellen Kostenstelle zu versehen. Jeder Lieferung ist ein Lieferschein beizufügen wo die jeweilige Lieferanschrift des Auftraggebers, der individuellen Kostenstelle und Informationen zu bestellten Artikeln (Beschreibung, Menge etc.) versehen ist.
Die Lieferungen müssen handelsüblich verpackt sein. Die Verpackung der Produkte muss den Inhalt auch bei Lagerung erkennen lassen. Die Verpackung ist auf das unbedingt erforderliche Maß zu beschränken.
Die Belieferung erfolgt ausschließlich an Werktagen bzw. am vereinbarten Liefertag. Die vereinbarten Lieferzeiten sind verbindlich. Lieferverzögerungen sind dem Auftraggeber unverzüglich anzuzeigen.
Soweit der Auftraggeber Eillieferungen benötigt, darf ein Lieferentgelt erhoben werden, welches gesondert im jeweiligen Preisblatt anzugeben ist.
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- Rechnungsstellung
Der Auftragnehmer stellt Rechnungen in elektronischer Form aus und übermittelt sie unter Angabe der jeweiligen Auftragsnummer als Einzelrechnung (je Bestellung eine separate Rechnung) an das Rechnungseingangsportal der Deutsche Rentenversicherung Hessen:
Die Rechnungsanschrift lautet: Deutsche Rentenversicherung Hessen Referat 23 – Beschaffung Städelstraße 28 60596 Frankfurt am Main
- Zahlungsbedingung und –frist
Der Auftragnehmer räumt dem Auftraggeber eine Zahlungsfrist von 30 Tagen nach Zugang einer ordnungsgemäßen und prüffähigen Rechnung ein.
Gesonderte Preisnachlässe (Skonti, Rabatte, etc.) sind in der Anlage 5 Preisblatt einzutragen.
- Preisbindung
Die Preise sind bis mindestens 31.12.2027 bindend. Danach vorgesehene Preiserhöhungen sind nur bei nachweislich gestiegenen Kosten zulässig und mindestens 8 Wochen vorab der Auftraggeberin schriftlich bekannt zu geben. Dabei werden, neben dem konkreten Zeitpunkt, auch die Höhe der Preisänderung in konkreten Beträgen angegeben und begründet. Sofern die leistungsspezifische Preiskalkulation nicht offengelegt wird, kann auf allgemein zugängliche branchenbezogene Preisänderungen, Änderungen der Tariflöhne oder vergleichbar unabhängiger Institute hingewiesen werden, z.B. statistisches Bundesamt, IHK. Die Quelle ist im Antrag zu nennen.
Preisänderungen werden erst mit Zustimmung des Auftraggebers wirksam. Bis zu einer Einigung gelten die vereinbarten Preise fort.
Mit der Unterzeichnung der Leistungsbeschreibung Teil B erkennt der Bieter die Forderungen und Regelungen dieses Dokumentes als Vertragsbestandteile an. Weiterhin bestätigt der Bieter die Richtigkeit der von ihm gemachten Angaben. Die Unterschrift ist allumfassend für die Leistungsbeschreibung Teil B einschließlich etwaiger Nebenangebote gültig.
Firma Unterschrift Datum
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