[Seite 1]
Besondere Datenschutzhinweise zum Umgang mit personenbezogenen
Daten im Vergabeverfahren (Artikel 12 bis 14 DSGVO)
Vorbemerkung:
Im Rahmen der Vergabeverfahren und den daraus resultierenden Vertragsverhältnissen verarbeitet die Technische Hochschule Mittelhessen (THM) personenbezogene Daten von Bewerbern, Bietern und Vertragspartnern. Personenbezogen sind hierbei Daten, die sie sich auf eine identifizierte bzw. identifi- zierbare natürliche Person beziehen. Nicht darunter fallen anonymisierte Daten. Unter Verarbeitung versteht man jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede sol- che Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Ver- nichtung.
Die THM nimmt den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst und beachtet über die ihr bei ihrer Aufgabenwahrnehmung bekannt gewordenen dienstlichen Angelegenheiten stets den Grundsatz der Verschwiegenheit.
Im Folgenden möchten wir Sie gemäß Art. 13 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen eines Vergabeverfahrens und anschließender Vertragsabwicklung, die Beteiligten und Ihre Rechte durch die THM informieren:
- Name und Anschrift des Verantwortlichen und seines Vertreters
Der Verantwortliche im Sinne der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und anderer natio- naler Datenschutzgesetze - insbesondere des Hessischen Datenschutz- und Informationsfreiheits- gesetzes (HDSIG) - sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:
Technische Hochschule Mittelhessen (THM) Wiesenstraße 14 Tel.: + 49 641 309-0 E-Mail: info@thm.de
Gesetzlich vertreten durch ihren Präsidenten
Prof. Dr. Matthias Willems Wiesenstraße 14 Tel.: + 49 641 309-0 E-Mail: praesident@thm.de
Kontaktdaten des/der Datenschutzbeauftragten:
Die Datenschutzbeauftragten der Technischen Hochschule Mittelhessen Wiesenstraße 14 E-Mail: datenschutz@thm.de
[Seite 2]
- Zweck der Verarbeitung:
Die Verarbeitung der Daten dient ausschließlich der Durchführung eines Vergabeverfahrens durch die Technischen Hochschule Mittelhessen sowie anschließender Vertragsabwicklung unter Beach- tung der gesetzlichen Vorgaben.
- Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt aufgrund folgender Rechtsgrundlagen:
Die Verarbeitung der Daten ist regelmäßig für die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung entspre- chend Art. 6 Abs. 1 c DSGVO i.V.m. § 55 Landeshaushaltsordnung (LHO) und den §§ 97 ff. des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) notwendig.
Sofern Sie den Zuschlag erhalten, ist die Datenverarbeitung im Rahmen des Vergabeverfahrens darüber hinaus als vorvertragliche Maßnahme eines Vertrages im Sinne von Art. 6 Abs. 1 b DSGVO zu sehen.
Schließlich ist die Verarbeitung auch für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öf- fentlichen Interesse liegt, Art. 6 Abs. 1 e DSGVO.
- Kategorien der verarbeiteten Daten
Es werden die zur Durchführung des jeweiligen Vergabeverfahrens erforderlichen personenbezo- genen Daten verarbeitet. Hierzu zählen insbesondere:
• Identifikations- und Kontaktangaben (z.B. Vor- und Nachname der zuständigen Ansprechper- sonen, Adresse/Sitz des Unternehmens, Nummer des Eintrags im Handelsregister/bei der Handwerkskammer)
• Angaben zur Überprüfung der Bietereignung (z.B. im Rahmen der Eignungsprüfung etwa Daten zur Überprüfung von Referenzen, Berufserfahrung der eingesetzten Mitarbeiter/innen u.ä)
• Erhebung von Daten bei Dritten (z.B. Wettbewerbsregister u.ä)
- Kategorien von Empfänger_innen der personenbezogenen Daten
Alle personenbezogenen Daten, die im Rahmen der gesetzlichen Verpflichtungen im Rahmen der Durchführung von Vergabeverfahren verarbeitet werden, werden nur dann weitergegeben, wenn die Übermittlung gesetzlich zulässig ist oder Sie in die Übermittlung eingewilligt haben. Eine Wei- tergabe der Daten kann insbesondere erfolgen an:
• unterlegene Bieter, die einen Antrag nach § 62 Abs. 2 Vergabeverordnung (VgV) stellen bzw. gemäß § 46 Abs. 1 Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) über die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebotes sowie den Namen des erfolgreichen Bieters zu unterrichten sind.
• unterlegene Bieter, deren Angebote ausgeschlossen worden sind und solche, deren Angebote nicht in die engere Wahl kommen sowie die übrigen Bieter nach Zuschlagserteilung.
• das Wettbewerbsregister, da bei der Vergabe öffentlicher Aufträge ab einer Auftragssumme von 50.000 EUR (ohne Umsatzsteuer) der öffentliche Aufraggeber für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, eine Auskunft aus dem Wettbewerbsregister einholen und dabei ggf. personen- bezogene Daten offenlegen muss.
• Drittmittelgeber, sofern der Auftrag/Vertragsabschluss im Zusammenhang mit einem drittmittel- geförderten Projekt steht und die Datenweitergabe zur Erfüllung von Nachweispflichten o.ä. erforderlich ist.
[Seite 3]
• andere abrufberechtigte Dienststellen/Hochschulen soweit es um den Abschluss von Rahmen- verträgen geht.
• Vergabekammern und Gerichte bei der Nachprüfung behaupteter Verstöße gegen Vergabebe- stimmungen oder im Falle von Klagen
- Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten
Die Aufbewahrungsdauer der Daten unterliegt den gesetzlichen Bestimmungen.
Vergabeunterlagen sind hierbei entsprechend der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungs- fristen aufzubewahren.
Gemäß § 8 Abs. 4 VgV sind darüber hinaus die Dokumentation, der Vergabevermerk sowie die Teilnahmeanträge, die Interessensbekundungen und die Interessensbestätigungen bis zum Ende der Laufzeit des Vertrages oder der Rahmenvereinbarung aufzubewahren, mindestens jedoch für drei Jahre ab dem Tag des Zuschlags.
Nach Ablauf dieser Fristen werden die Daten gelöscht, soweit keine anderweitigen Aufbewahrungs- pflichten bestehen.
- Betroffenenrechte
Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, stehen Ihnen als betroffener Person i.S.d. DSGVO folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:
• Recht auf Auskunft, • Recht auf Berichtigung, • Recht auf Löschung, • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, • Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung, • Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung, • Recht auf Datenübertragbarkeit, in einer gängigen, strukturierten und maschinenlesbaren Form
- Rechte und Beschwerdemöglichkeiten
Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten ge- gen die EU- Datenschutzgrundverordnung verstößt.
Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet den Beschwerde- führer über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 DSGVO.
Sie haben das Recht sich bei datenschutzrechtlichen Problemen bei der zuständigen Aufsichtsbe- hörde des Landes Hessen zu beschweren.
Kontaktadresse der Fachaufsichtsbehörde der Technischen Hochschule Mittelhessen:
Der Hessische Datenschutzbeauftragte Postfach 3163 65021 Wiesbaden
E-Mail an HDSB
Telefon: +49 611 1408 – 0 E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de