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Vergabe-Nr.: P.PRÖ-Z900/2026 Stand: 17.08.2026

Leistungsbeschreibung zum Vorhaben

„Kreative, konzeptionelle und organisatorische Unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit des Sächsischen Landesamtes für Umwelt, Landwirtschaft und Geologie (LfULG)“

Kurztitel: Rahmenvertrag für Full-Service-Kommunikationsagentur (Stand: 27.07.2026)

1. Allgemeines Das Sächsische Landesamt für Umwelt, Landwirtschaft und Geologie (LfULG) sucht eine Full-Service-Kommunikationsagentur, die die Öffentlichkeitsarbeit konzeptionell, kreativ und organisatorisch unterstützt.

Das LfULG ist eine dem Sächsischen Staatsministerium für Umwelt und Landwirtschaft nachgeordnete obere Landesbehörde. Im LfULG arbeiten rund 1.300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Hauptstandorte sind Dresden-Pillnitz, Dresden-Klotzsche, Nossen, Freiberg und Köllitsch.

Die Aufgaben und Organisation des LfULG sind unter Aufgaben, Organisation - Landesamt für Umwelt, Landwirtschaft und Geologie - sachsen.de umfassend beschrieben.

Öffentlichkeitsarbeit des LfULG

Die Öffentlichkeitsarbeit des LfULG dient der Information und Imagebildung.

Zur Informationsverbreitung nutzen wir:  den Online-Auftritt des LfULG auf sachsen.de mit verschiedenen thematischen Portalen  unseren Newsletter  unseren YouTube-Kanal  unsere Social Media Kanäle

Außerdem veröffentlichen wir Forschungs- und Projektergebnisse sowie Informationen zu unseren Angeboten mithilfe von: Broschüren, Faltblättern, Postkarten, Werbemitteln, Aus- stellungen, Podcasts und Radio-Pressebeiträgen, Filmen, Messeauftritten, Veranstaltungen wie Fachtagungen sowie mithilfe von Berichten.

2. Ausschreibungsgegenstand Ziel ist der Abschluss eines Rahmenvertrags mit einer festen Laufzeit von einem Jahr (12 Monate). Der Vertrag verlängert sich um jeweils ein weiteres Jahr bis zu einer maximalen Vertragslaufzeit von vier Jahren (48 Monaten), wenn er nicht mit einer Frist von vier Monaten zum Ende eines Vertragsjahres gekündigt wird. Leistungsbeginn ist ab Zuschlagserteilung, frühestens der 16. Januar 2027.

Bei dem Vertrag handelt es sich um eine Rahmenvereinbarung, die keinen Anspruch auf Ab- ruf von Leistungen durch den Auftraggeber begründet. Für jedes einzelne Projekt fordert der Auftraggeber den Auftragnehmer auf, auf Grundlage der vereinbarten Konditionen ein kon- kretes Angebot (in Textform) einzureichen.

Pro Jahr ist für die Öffentlichkeitsarbeit des LfULG insgesamt von einem geschätzten Auf- tragsvolumen von ca. 450.000 bis 550.00 EUR (brutto) auszugehen. Bei diesem jährlichen

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Gesamtauftragsvolumen handelt es sich um unverbindliche Schätzungen, mit der Folge, dass die tatsächlichen Abrufe im Rahmen der Vertragsausführung höher oder geringer aus- fallen können. Die Zahl wurde aus dem Auftragsvolumen von 2024 und 2025 ermittelt. Die Summe beinhaltet die Agenturleistung und alle Unteraufträge.

Für das vertragliche Gesamtauftragsvolumen während der Laufzeit von 4 Jahren gilt aller- dings eine Obergrenze von 2.500.000 EUR (brutto).

Es besteht keine Mindestabnahmeverpflichtung des LfULG. Der Auftraggeber ist berechtigt, über den gleichen Gegenstand im Bedarfsfall in fachlich begründeten Einzelfällen eine Vergabe an Dritte durchzuführen. Dies kann beispielsweise bei Filmproduktionen oder Foto- grafie der Fall sein.

Das geforderte Leistungsspektrum erstreckt sich von der  Beratung, Planung und Konzeption über die Gestaltung und Herstellung von Kommuni- kationsprodukten, Websites, Werbemitteln, Ausstellungen, Filmen und Onlineanzeigen über die  Vorbereitung, Umsetzung und Nachbereitung von Kampagnen und  Vorbereitung, Umsetzung und Nachbereitung von Veranstaltungen bis hin zu  Schulungen und strategischen Beratungen.

Die Produkte sollen zielgruppenorientiert, zeitgemäß und nachhaltig konzipiert und hergestellt werden. Die Zielgruppen unterscheiden sich dabei stark voneinander und sind in Absprache mit dem Auftraggeber zu bestimmen.

Im folgenden Punkt 3.) werden die geforderten Leistungen bzw. Aufgabenstellungen beschrie- ben. Der genaue Umfang ist immer vom jeweiligen Projekt abhängig und muss im Detail mit dem Auftraggeber abgestimmt werden.

3. Leistungsumfang

3.1 Allgemeine Bedingungen Zuständig für die Kommunikationsprojekte und zum Abruf von Leistungen berechtigt sind

 die jeweiligen Bearbeiter/-innen in den Fachabteilungen des LfULG und  die Mitarbeiter/-innen der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit des LfULG.

Die Bearbeitung der einzelnen Aufgabenstellungen hat in enger Zusammenarbeit mit dem Auf- traggeber zu erfolgen. Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber unverzüglich von Problemen zu unterrichten, die bei der Erbringung der Leistungen auftreten.

Vor Beginn größerer Projekte erfolgt ein Beratungsgespräch zwischen Auftraggeber und Auf- tragnehmer. In diesem werden inhaltliche, organisatorische und technische Absprachen zur Umsetzung getroffen. Für jedes Einzelprojekt wird seitens des Auftragnehmers ein Angebot in Textform, zum Beispiel per E-Mail erstellt. Dieses muss dem Auftraggeber innerhalb von fünf Arbeitstagen nach der Angebotsaufforderung vorliegen.

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Für Leistungen von Unterauftragnehmern, wie z. B. Druckaufträge, müssen mit dem Angebot mindestens drei Angebote vorgelegt werden. Für Standardprodukte (Faltblatt/Flyer DIN Lang, Broschüren, Format DIN A5 und A5, Postkarten DIN A6 und DIN Lang, Plakate DIN A0 bis A4) ist der Auftragnehmer berechtigt, mit einem Unterauftragnehmer einen Rahmenvertrag abzu- schließen. Für diesen Vertrag sind vor Vertragsschluss ebenfalls mindestens 3 Angebote ein- zuholen und vorzulegen.

Die Erfüllungsorte werden im jeweiligen Projekt vom Auftraggeber benannt. Sie liegen alle in Sachsen.

Bei der Gestaltung von Kommunikationsprodukten sind die Vorgaben des Markenhandbuchs des Freistaates Sachsen einzuhalten. Bei der Gestaltung von Websites sind die Vorgaben des Styleguides des Freistaates Sachsen einzuhalten. In Einzelfällen sind bei der Gestaltung die Vorschriften von Fördermittelgebern zu beachten.

Mit der folgenden Tabelle ist der Umfang der verschiedenen Aufträge der letzten beiden Jahre ersichtlich. Dabei sind Umfang, Komplexität bzw. Dauer der einzelnen Aufträge sehr unter- schiedlich.

Der konkrete Auftragsumfang richtet sich nach den jährlich anfallenden Projekten.

Nicht jede Leistung erfordert die gleiche Kreativität. Damit bedarf es unterschiedliche Zeitauf- wände und unterschiedlichen Abstimmungsumfang. Wir unterscheiden deshalb drei Kreativi- tätsstufen (genaue Beschreibung der Kreativitätsstufen siehe Anlage 1):

 Standardprodukte nach Markenhandbuch Erläuterung: handwerklich gut, professionell, zügige Umsetzung der Vorlagen, verständli- che Struktur, passende Bildsprache, aber weniger visuelle und inhaltliche Neuentwicklung

 Gestaltung mit mittlerer Kreativität Erläuterung: optische Umsetzung von vorliegenden Gestaltungskonzepten und Entwürfen im Rahmen des Markenhandbuches, nur in einzelnen Teilen individuelle Gestaltung, pas- send in den vorgegebenen Stil - z.B. Erstellung von besonderem Titelblatt oder Infografiken

 Gestaltung mit hoher Kreativität

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Erläuterung: zusätzlich Entwicklung von Strategie und Design, Leitidee oder innovative Vermittlung der Botschaften, gestalterisches Konzept als roter Faden oder evtl. unge- wöhnliche Bild- oder Formatideen

Unsere Veröffentlichungen sind in der Publikationsdatenbank des Freistaates Sachsen (Publikationen - sachsen.de) zu finden.

Bei dem Druck von Veröffentlichungen ist umweltfreundliches Druckpapier zu benutzen. Für die Papiere der Klasse Umweltschutzpapiere gelten folgende Mindestanforderungen: Das Papier muss aus 100 % Altpapier bestehen. Das Papier muss ohne den Einsatz von Glyoxal und optischer Aufheller oder Bleichmittel hergestellt sein. Eine Alterungsbeständigkeit nach DIN 6738 LDK 25-85 ist gegeben. Vorzugsweise sind Produkte mit folgenden Siegeln zu verwenden: Blauer Engel, Nordic Ecolabel, EU Ecolabel, FSC oder andere gleichwertige Label.

Ein entsprechender Nachweis über das Umweltsiegel ist beizufügen.

Das LfULG als Auftraggeber ist als Behörde an die Einhaltung der Vorgaben der Verordnung (EU) 2024/1083 (Europäische Medienfreiheitsgesetz, nachfolgend EMFA) gebunden. Artikel 25 des EMFA enthält Vorgaben für die Zuweisung öffentlicher Mittel für staatliche Werbung. Die dort formulierten Vorgaben gelten nicht nur für unmittelbare Beauftragungen, sondern auch für die mittelbare Bereitstellung.

Die in Artikel 25 EMFA formulierten Vorgaben sind daher auch bei der Umsetzung der Leis- tungen durch den Auftragnehmer zu beachten.

 Alle durch den Auftragnehmer ausgelösten entgeltlichen Verträge im Anwendungsbe- reich des Artikels 25 EMFA müssen im Rahmen eines transparenten, objektiven, ver- hältnismäßigen und diskriminierungsfreien Verfahrens beauftragt werden (Artikel 25 Absatz 1 EMFA). Betroffen sind neben klassischen Werbemaßnahmen auch Maßnah- men der Öffentlichkeitsarbeit wie z. B. Informationskampagnen, Anzeigen, Radio- spots, Advertorials. Zudem müssen die Kriterien für die Auswahl des Mediendienstan- bieters oder des Anbieters der Online-Plattformen vorab transparent veröffentlicht wer- den.

 Zur Umsetzung dieser Vorgaben sind folgende Anforderungen durch den Auftragneh- mer zu erfüllen:

 Festlegung geeigneter Auswahlkriterien, gfs. in Abstimmung mit dem Auftraggeber

 Unterstützung des Auftraggebers bei der notwendigen Vorabveröffentlichung; hierfür informiert der Auftragnehmer den Auftraggeber vorab über die beabsichtigte Beauf- tragung im Anwendungsbereich des Artikel 25 EMFA und übergibt den Entwurf des Veröffentlichungstextes; die Veröffentlichung erfolgt sodann auf der Website des Auftraggebers

 Es sind mindestens 3 Vergleichsangebote einzuholen; für besondere Ausnahme- fälle, in denen z. B. nur ein Anbieter in Betracht kommt, ist diese Beschränkung um- fassend zu begründen und in Textform zu dokumentieren.

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 Im Anschluss an die Beauftragung sind dem Auftraggeber der Name des Vertrags- partners und die Zugehörigkeit des Vertragspartners zu einer Mediengruppe oder Konzern und die Auftragssumme zu übermitteln

 Die Beschaffung ist zu dokumentieren. Zwingende Inhalte der Dokumentation sind: geplante Leistung, festgelegte Auswahlkriterien, Verfahren der Angebotseinholung (Aufforderungsschreiben, Antworten, Auswahlentscheidung). Die Dokumentation verbleibt beim Auftragnehmer, ist aber im Bedarfsfalle dem Auftraggeber unverzüg- lich zur Einsicht vorzulegen.

Das konkrete Verfahren hierzu wird zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber nach Projekt- beginn abgestimmt.

Für die Übergabe von größeren Datenmengen ist ein Cloudservice zur Verfügung zu stellen. Über diesen soll auch die aktuelle Projektübersicht mit einer Information zu den jeweiligen Auftragsstadien zur Verfügung gestellt werden.

3.2 Veröffentlichungen

 Beratung  Layout, Satz und Gestaltung von Faltblättern, Broschüren, Postkarten, Büchern und Plaka- ten  Bildrecherche, -beschaffung und -bearbeitung sowie Erwerb der dazugehörigen Nutzungs- rechte  die Erstellung von Bildlisten (Übersicht über alle verwendeten Bilder mit Bildquellen und Nutzungsrechten)  Erstellung von Texten auf Grundlage von Zuarbeiten des Auftraggebers  Gestaltung von Grafiken  Korrektorat und Lektorat von Publikationen  Erstellung von barrierefreien Veröffentlichungen im Format PDF UA nach ISO 14289-1 und Speicherung im Format PDF-A-2a zur digitalen Langzeitarchivierung nach ISO 19006  Ggf. Herstellung von Printprodukten und Lieferung der Printprodukte innerhalb Sachsens  Übergabe der offenen Druckdaten an das LfULG

3.3 Ausstellungen und mobile Messestände

 Beratung  Konzeption von mobilen Wanderausstellungen, Infotafeln, Messeständen und Roll Ups  Layout, Satz und Gestaltung der Ausstellungselemente  Bildrecherche, -beschaffung und -bearbeitung sowie Erwerb der dazugehörigen Nutzungs- rechte  die Erstellung von Bildlisten (Übersicht über alle verwendeten Bilder mit Bildquellen und Nut- zungsrechten)  Erstellung von zielgruppengenauen Texten auf Grundlage von Zuarbeiten des Auftraggebers  Gestaltung von Grafiken  Herstellung der Ausstellungselemente und Messestände sowie der Transportverpackungen  Lieferung und Montage der Produkte innerhalb Sachsens (Standorte des LfULG)

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Beispiele von Ausstellungen des LfULG1

3.4 Werbemittel (Give aways)

 Recherche, Gestaltung und Herstellung von Werbemitteln  Lieferung der Werbemittel innerhalb Sachsens (Standorte des LfULG)

Bei der Herstellung von Werbemitteln sind folgende Nachhaltigkeitskriterien zu präferieren:  Klimaneutrale Produktion und Versand,  Verwendung von Recyclingmaterial oder nachwachsenden Rohstoffen,  hohe Lebensdauer und  hergestellt in Deutschland/Europa

3.5 Filme und Animationen (Dauer: ca. 1-10 min; Social-Media-Clip, Tutorial-, Image- oder Lernvideo, Dokumentationen)

 Beratung, Konzeption  Drehbuch- und Storyboard-Erstellung  Redaktion, zielgruppen- und mediengenaue Optimierung von Texten und Inhalten  Organisation und Betreuung von Dreharbeiten  Recherche und Beschaffung von Footage-Material sowie Erwerb der dazugehörigen Nut- zungsrechte  die Erstellung von Medienlisten (Übersicht über alle verwendeten Medien mit Quellen und Nutzungsrechten)  Produktion und Postproduktion  Animationen  Erstellung von Untertiteldateien

3.6 Online Anzeigen

 Beratung, Konzeption  Layout und Gestaltung von Bannern und Grafiken  Programmierung und Animation  Bildrecherche, -beschaffung und -bearbeitung sowie Erwerb der dazugehörigen Nut- zungsrechte  Textleistungen  Setup und Betreuung von Online-Kampagnen inkl. Vor- und Nachbereitung, Verwaltung des Mediabudgets, technisches Handling und Auswertung

3.7 Veranstaltungen Der überwiegende Teil der Veranstaltungen wird durch die Mitarbeitenden des LfULG organi- siert. Die Vergabe an den Auftragnehmer erfolgt nur im Ausnahmefall (1-2 Veranstaltungen pro Jahr mit ca. 80 Teilnehmenden)  Beratung, Planung, Durchführung, Vor- und Nachbereitung

1 Wanderausstellungen - Landesamt für Umwelt, Landwirtschaft und Geologie - sachsen.de

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 Einladungs- und Teilnehmermanagement  Organisatorische und technische Betreuung vor Ort  Evaluierung

3.8 Fotografie

 Organisation/Durchführung von Fotoaufnahmen von Personen, Gebäuden, Szenen etc.  Einwilligungsmanagement und Dokumentation von Urheber- und Nutzungsrechten

3.9 Audioproduktion/Podcasts

 Beratung, Planung, Durchführung, Vor- und Nachbereitung  Produktion und Postproduktion  Erstellung Podcast-Caption  Recherche und Beschaffung von Soundelementen wie Hintergrundmusik und Erwerb der dazugehörigen Nutzungsrechte  die Erstellung von Medienlisten (Übersicht über alle verwendeten Medien mit Quellen und Nutzungsrechten)

3.10 Websites

 Konzeption und Gestaltung von Websites auf Basis des Styleguides der Sächsischen Staatsregierung  Redaktion und Überarbeitung von vom AG gelieferten Texten  Erstellung von Grafiken und interaktiven Elementen  Erstellung von Mockups  Erstellung von Websites im Content Management System des Freistaates Sachsen  Suchmaschinenoptimierung und KI-Sichtbarkeit  Organisation und Durchführung von Workshops/Schulungen zur Gestaltung und zum Auf- bau von Websites

3.11 Social Media (zur Zeit LinkedIn, Mastadon)

 Erstellung von SharePics und Videoclips  Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Social Media Kampagnen mit ver- schiedenen Formaten, inkl. Anzeigen

3.12 Schulungen, strategische Beratungen und Konzeptionen

 Konzeption und Moderation sowie inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Workshops für Mitarbeitende des LfULG zu Themen der Öffentlichkeitsarbeit (ca. 1 pro Jahr)  Entwicklung von Kommunikationsstrategien (ca. 1 pro Jahr)

3.13 Sonstige Leistungen

 Zu ausgewählten PR-Aktivitäten sind bei Bedarf Evaluierungen bzw. Wirksamkeits- und Feedbackanalysen durchzuführen.

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 Zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer wird in der Regel einmal pro Jahr ein Jahres- gespräch durchgeführt. Sie dienen zur Abstimmung von grundsätzlichen Angelegenheiten und der Jahresplanung. Beratungsort ist Dresden-Pillnitz.

4. Anforderungen an den Auftragnehmer An den Auftragnehmer werden folgende Mindestanforderungen (Ausschlusskriterien) gestellt:

 Für die Zusammenarbeit sind als Ansprechpersonen für das LfULG zumindest ein/e feste/-r Kundenberater/-in und ein/e feste/-r Stellvertreter/-in zu benennen.  Eine/-r von beiden muss während der gängigen Bürozeiten werktags 9:00 Uhr bis 16:00 Uhr erreichbar sein.  Für die Abwicklung der Einzelaufträge und -maßnahmen hat der Auftragnehmer min- destens fünf Personen vorzuhalten, von denen  mindestens zwei Personen über den Abschluss Grafik-/Kommunikationsdesigner oder einen vergleichbaren Abschluss und  Für die Produktionsstufen Basislayout/grafischer Entwurf und Reinzeichnung/Satz sind insgesamt drei feste Mitarbeitende zu benennen.  Das Personal muss ausreichend sein, um die parallele Bearbeitung mehrerer Projekte zu garantieren, insbesondere zum Jahresende.  Es muss eine technische Ausstattung mit „InDesign“ oder gleichwertigen DTP-Program- men und „Photoshop“ oder gleichwertigen Bildbearbeitungsprogrammen vorhanden sein. Im Angebot ist aufzuführen, welche Programme genutzt werden.  Die Zertifizierung zur Erstellung von barrierefreien Veröffentlichungen ist nachzuweisen. (Mindestens ein/-e Mitarbeiter/-in der Agentur muss sich – z. B. durch Teilnahme an einer Schulung/Informationsveranstaltung – für die barrierefreie Aufbereitung von Do- kumenten qualifiziert haben. Dazu sollte die Teilnahmebescheinigung o. ä. vorgelegt werden. Sollte ein solcher Nachweis nicht vorliegen, werden auch Referenzen für von Ihnen erstellte barrierefreie Dokumente akzeptiert.)  Die Kommunikation mit dem Auftraggeber muss in Deutsch erfolgen.  Die Datenübertragung der Arbeitsergebnisse ist über eine datensicheren Cloud-Service abzusichern.

5. Arbeitsproben Zur qualitativen Vergleichbarkeit der Angebote werden folgende Arbeitsproben von den Bie- tenden erbeten. Es ist jeweils nur ein Entwurf mit dem Angebot einzureichen.

Thema: Feuersalamander in Sachsen

Zu konzipieren sind verschiedene, ineinandergreifende Maßnahmen:

1. Entwicklung eines Signets analog bisheriger Mitmachaktionen aus dem Bereich Na- turschutz. Dieses Signet soll digital wie auch in Printprodukten funktionieren. Es sollen daraus runde Buttons erstellt werden können.

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2. Ein Faltblatt unter Einhaltung des Markenhandbuchs des Freistaates Sachsen. Es soll interessante Daten und Fakten zum Feuersalamander in Sachsen enthalten, ein- drucksvolle Fotografien der Tiere zeigen und Neugierde auf die Tiere wecken. Das Format soll DIN A5, 4-seitig sein. Das Faltblatt soll digital als PDF eingereicht werden.

3. Eine Website unter Einhaltung des Styleguides des Freistaates Sachsen. Die Inhalte sollen sich vom Umfang an denen des Faltblattes orientieren. Die Website kann als Longpage oder auch mit Unterseiten angelegt werden. Sie sollte für mobile Endgeräte optimiert, barrierefrei gestaltet und für die KI-Suche günstig aufgebaut sein. Das Signet soll sich auf der Website wiederfinden. Die Website ist als PDF einzureichen, so dass sich alle Details gut erkennen lassen.

4. Erstellung eines integrativen Konzepts für die Maßnahmen Signet, Website und Faltblatt. Die 3 Arbeitsproben sollen strategisch und gestalterisch verknüpft sein. Das Konzept soll folgende Schwerpunkte abdecken:

 Konzeptionelle Herangehensweise (u.a. Begründung der gestalterischen und inhaltlichen Entscheidungen, Beschreibung der Synergien)  Zielgruppen- und Kundenverständnis  ein inhaltliches und visuelles Konzept (inhaltliche Kernbotschaften, visuelle Leitidee)  Maßnahmen für Barrierefreiheit und KI-Optimierung  Vorschläge für Projektorganisation und Kundenabstimmung

Grundlage für die Arbeitsprobe

Als Arbeitsgrundlage wird eine veraltete Fassung eines Pixi-Heftes und eine Webseite zum Feuersalamander zur Verfügung gestellt. Ein anderes Beispiel ist das Faltblatt zur Mitmach- aktion zur Wechselkröte oder zum Grasfrosch. Die Inhalte sollen Basis für das neu zu erstel- lende Faltblatt und die Website sein. Weitere fachliche Informationen sind auch im Internet, z.B. beim NABU und BUND zu finden.

Titel und Texte sollen verändert und zielgruppengerecht angepasst werden. Zur Illustration können selbstgewählte Fotos und/oder Grafiken oder bestehende Fotos aus dem bisherigen Faltblatt verwendet werden. Neue Fotos können Vorschaubilder aus Bilddatenbanken sein.

Die Produktgestaltung soll anhand von „hoher Kreativität“ erfolgen (Erläuterung siehe An- lage 1).

Die Zielgruppe sind Familien (Eltern oder Großeltern) mit Kindern (Schwerpunkt Grund- schulkinder), die sich gern in der Natur bewegen und dort Tiere und Pflanzen beobachten. Ziel ist, die Zielgruppe zu motivieren, Beobachtungen zu melden, das seltene Vorkommen der Feuersalamander zu kommunizieren und für die gefährdete Tierart zu sensibilisieren.

Gleichzeitig dient die Mitmachaktion als Citizen Science-Projekt, so dass sich die Bevölkerung durch Sichtungsmeldungen aktiv an wissenschaftlichen Datenerhebungen beteiligen kann. Da- mit kann die Datenqualität durch lokales Wissen und Beobachtungen erhöht werden.

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Die Fundmeldung erfolgt fiktiv über eine technische Lösung, die einer anderen Mitmachaktion zum Thema „Grasfrosch“ ähnelt. Für die Arbeitsprobe soll dies lediglich als Orientierung und Ge- staltungsbeispiel dienen: https://sachsen.meldeportal.cloud/observation/3fe494a8/grasfrosch

Für die wissenschaftlich korrekte Darstellung sollen keine KI-generierten oder -veränderten Fo- tografien genutzt werden.

Distributionswege für unsere Veröffentlichungen im Naturschutz sind u. a.: Auslage auf Veran- staltungen und an unseren Standorten, Verteilung über Multiplikatoren (z. B. Naturschutzhelfer, Naturschutzzentren, Behörden). Zusätzlich ist eine Bestellung über die Publikationsdatenbank des Freistaates Sachsen möglich; Bewerbung über unseren Newsletter sowie ggf. über LinkedIn oder Pressemitteilungen.

6. Kostenkalkulation Der ausgefüllte Kostenplan (Anlage 2) sowie die ausgefüllten Szenarien für die Preisbewer- tung (Anlage 3) sind mit dem Angebot vorzulegen.

Für die gemäß Leistungsbeschreibung vom Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen wird eine Vergütung vereinbart, die sich aus dem Kostenplan ergibt. Dies gilt nicht bei der Inan- spruchnahme von Leistungen Dritter.

Preisanpassungen müssen vom Auftraggeber genehmigt werden. Preisanpassungen können maximal einmal im Jahr stattfinden. Der Antrag muss spätestens vier Monate vor Ablauf der Laufzeit des Vertrages in Textform beim Auftraggeber gestellt werden. Nicht jede inflationäre Preissteigerung wird angepasst. Für jede einzelne Position ist vom Auftragnehmer nachzuwei- sen, dass sich die Preise aufgrund unvorhergesehener Entwicklungen nicht nur marginal (Min- destens 10 %) geändert haben und dies nicht von ihm im Ursprungsangebot berücksichtigt werden konnte. Eine pauschale Mitteilung, dass alle Rohstoff- und Kraftstoffkosten erhöht wor- den sind, wird nicht akzeptiert. Der Auftraggeber ist berechtigt, sich zum Nachweis die Kalku- lation des Auftragnehmers vorlegen zu lassen.

7. Sonstige vertragliche Regelungen a) Vertragsart Der durch Zuschlag zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber geschlossene Vertrag gilt als Rahmenvertrag über den Dienstleistungen abgerufen werden können.

b) Abschlagszahlungen Die Zahlung erfolgt nach Abnahme jedes Einzelauftrages. Teilzahlungen für Einzelprojekte wird nur im Ausnahmefall zugestimmt. Vorausset- zung ist, dass das Projekt über einen längeren Zeitraum läuft. Dies muss dann vorab vereinbart und im Auftragsformular vermerkt sein. Teilabrechnungen sind stets an ab- geschlossene Leistungsteile (Meilensteine) zu knüpfen.

c) Rechnungslegung Die Zahlung erfolgt nach vertragsgemäßer Erbringung der Leistung und Vorlage einer ordnungsgemäßen Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes und Angabe der Auftraggeber-Auftragsnummer durch den Auftragnehmer. Der Versand der Rechnung

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erfolgt entweder als PDF-Datei per E-Mail oder an die im Zuschlagsschreiben ge- nannte Anschrift. Elektronische Rechnungen im Standard XRechnung werden über https://xrechnung-bdr.de unter Verwendung einer Leitweg-ID übermittelt. Danach wird die Vergütung vom Auftraggeber innerhalb von 30 Tagen nach Rechnungseingang auf das auf der Rechnung angegebene Konto des Auftragnehmers überwiesen. Zahlt der Auftraggeber innerhalb eines Zahlungsziels von 14 Tagen nach Rechnungsein- gang, wird ein Skonto in Höhe des unter lfd. Nr. 14 der Eigenerklärung gewährten Prozentbetrags vom Rechnungsbetrag abgezogen.

d) Auftragsverarbeitung Im Rahmen des Auftrags sind gelegentlich personenbezogene Daten mit dem Schutz- bedarf normal zu verarbeiten. Der Auftragnehmer hat dabei die Vorgaben der Daten- schutzgrundverordnung einzuhalten. Auf die zusätzlichen Vertragsbedingungen über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag nach Art. 28 Datenschutz- Grundverordnung (DSGVO) (ZVB AVV) wird verwiesen. Nach Zuschlag ist vom Bieter das Formular „00-5_Erklärung Auftragsverarbeitung“ auszufüllen. Mit diesem erklärt er, welche technischen und organisatorischen Maßnahmen er umsetzt.

e) Verpflichtung Die zu erbringenden Dienstleistungen sind im Umfeld der öffentlichen Verwaltung zu erbringen, das besonderen Anforderungen an die Integrität unterliegt. Die während der Vertragserfüllung zum Einsatz kommenden Beschäftigten des Auftragnehmers bzw. Unterauftragnehmers sind daher nach dem Gesetz über die förmliche Verpflichtung nichtbeamteter Personen (Verpflichtungsgesetz) auf die gewissenhafte Erfüllung ihrer Obliegenheiten zu verpflichten. Das Muster der Verpflichtungserklärung ist vorab bei- gefügt. Nach Zuschlagserteilung haben alle zum Einsatz vorgesehenen Beschäftigten die Verpflichtungserklärung abzugeben. Beschäftigte, die eine solche Erklärung nicht abgeben, können abgewiesen werden, ohne dass dies einen Annahmeverzug zur Folge hat. Die Verpflichtung erfolgt mündlich durch das Personalreferat des LfULG, nach vorheriger Rücksprache wäre dies auch online per Videokonferenz/Webkonfe- renz möglich.

f) Abweichungen zu den ZVB / AVB FuE Im Übrigen gelten die „Zusätzlichen Vertragsbedingungen des Sächsischen Landes- amtes für Umwelt, Landwirtschaft und Geologie“ (ZVB, Stand 12/2025).

Anlagen:

1 – Beschreibung der Kreativitätsstufen

2 – Vorlage Kostenplan

3 – Vorlage Szenarien für Preisbewertung

4 – Vertragsentwurf Rahmenvertrag

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