02_Leistungsverzeichnis_Website-Relaunch und Markenrollout der Universität Trier.pdf

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OFFENES VERFAHREN

Rahmenvertrag Website-Relaunch und Markenrollout der

Universität Trier

Auftraggeber: Universität Trier Abteilung V: Hochschulentwicklung und zentrale Services Team Kommunikation und Marketing in Zusammenarbeit mit den für den Website-Relaunch zuständigen Organisationseinheiten ZIMK

Verfahrensart: Nationale öffentliche Ausschreibung nach § 9 UVgO

Vertragsart: Rahmenvertrag über Marketingdienstleistungen / projektbezogener Rahmen mit bedarfsabhängigen Abrufen

Vertragsbeginn: Oktober 2026

Laufzeit: Vertragsbeginn (mit Zuschlagserteilung) bis 31. März 2028, einschließlich Verlängerungsoptionen

Geschätzter Auftragswert: ca. 150 Personentage, davon:

• Teil A – Website-Relaunch: Strategie, Webkonzept und Webdesign: ca. 80 Personentage

• Teil B – Markenrollout: ca. 70 Personentage

Mindestabnahmemenge: 0

Höchstmenge / Höchstumfang des Rahmenvertrags: maximal 150 Personentage insgesamt, davon ca. 80 Personentage für Teil A und ca. 70 Personentage für Teil B.

Die genannten Personentage sind Schätzwerte. Sie begründen weder eine Mindestabnahme noch einen Anspruch des Auftragnehmers auf Ausschöpfung des Auftragswerts. Die verbindliche Obergrenze des Rahmenvertrags ergibt sich aus den Vergabeunterlagen und dem Vertrag.

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1. Einleitung und Hintergrund

1.1 Die Universität Trier als Auftraggeberin

Die Universität Trier wurde im Jahr 1970 gegründet und hat sich in mehr als fünf Jahrzehnten zu einer modernen, forschungsstarken Hochschule mit einem klaren regionalen und internationalen Anspruch entwickelt.

Die Universität Trier betreibt gesellschaftlich relevante Forschung und Lehre mit einem starken Fokus auf Digitalisierung, Interdisziplinarität und Diversität. Mit rund 10.000 Studierenden und mehr als 2.000 Beschäftigten steht in Studium, Forschung und Transfer der Mensch und seine Beziehung zu Gesellschaft, Recht, Wirtschaft und Umwelt im Mittelpunkt.

Die besondere Lage der Universität im Herzen Europas sowie ihre grenzüberschreitenden Projekte und Kooperationen prägen ihr Selbstverständnis. Die Universität Trier ist Teil eines europäischen und grenzüberschreitenden Hochschul- und Wissenschaftsraums und arbeitet insbesondere mit Partnern in Deutschland, Luxemburg, Frankreich und Belgien zusammen.

Kurze Wege auf einem grünen Campus, ein lebendiges akademisches Leben und eine aufgeschlossene Kultur bieten vielfältige Möglichkeiten, Forschung, Studium, Lehre und Gesellschaft aktiv mitzugestalten.

Die Universität Trier versteht sich als Ort der Vielfalt, Innovation und des interdisziplinären Dialogs. Sie verbindet wissenschaftliche Qualität mit gesellschaftlicher Verantwortung und regionaler wie internationaler Vernetzung.

1.2 Profilbildungs- und Markenprozess

Seit dem Sommersemester 2024 hat die Universität Trier einen umfassenden Profilbildungsprozess durchgeführt. Der Prozess war partizipativ angelegt und zielte darauf ab, unterschiedliche Status- und Interessengruppen der Universität in die Entwicklung des zukünftigen Profils einzubeziehen.

Ein zentraler Meilenstein war die Entwicklung und Verabschiedung eines neuen Leitbilds im Juli 2024. Darauf aufbauend wurden weitere Elemente des Hochschulprofils entwickelt und strategisch geschärft.

Im Anschluss daran wurde ein Markenbildungsprozess durchgeführt. Ziel dieses Prozesses ist es, die Marke „Universität Trier“ inhaltlich, sprachlich und visuell klarer zu definieren und ihre Wahrnehmbarkeit nach innen und außen zu stärken.

Der Markenprozess umfasst insbesondere:

• die Schärfung der Positionierung der Universität Trier,

• die Definition zentraler Markenwerte und Markenbotschaften,

• die Entwicklung einer sprachlichen und visuellen Identität,

• die Definition von Gestaltungsprinzipien und Anwendungen,

• die Entwicklung eines entsprechenden Corporate Designs und

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• die Grundlagen für eine konsistente Kommunikation über unterschiedliche Zielgruppen, Kanäle und Medien hinweg.

Der Markenprozess bildet die strategische Grundlage für die in dieser Ausschreibung vorgesehenen Leistungen.

1.3 Ausgangslage und Anlass der Ausschreibung

Die Universität Trier beabsichtigt, ihre digitale Präsenz strategisch, konzeptionell und gestalterisch grundlegend weiterzuentwickeln und den neu entwickelten Markenauftritt in zentralen internen und externen Kommunikationsmitteln umzusetzen und nachhaltig zu verankern.

Gegenstand des vorliegenden Vergabeverfahrens sind hierzu die folgenden beiden Leistungsbereiche:

Teil A – Website-Relaunch: Strategie, Webkonzept und Webdesign

Teil B – Markenrollout

Die technische Umsetzung des Website-Relaunchs, insbesondere die Entwicklung und Implementierung in TYPO3, ist nicht Gegenstand dieses Vergabeverfahrens. Diese Leistungen werden in einem gesonderten Verfahren vergeben.

Die Universität Trier vergibt die Leistungsbereiche „Website-Relaunch“ und „Markenrollout“ in einem Gesamtlos. Im vorliegenden Beschaffungsvorhaben stehen beide Leistungsbereiche in einem engen fachlichen, technischen, konzeptionellen, gestalterischen und organisatorischen Zusammenhang und sind als integrierte Gesamtaufgabe zu bearbeiten.

Dies betrifft insbesondere:

• die Überführung der Markenpositionierung in digitale Nutzerführung, Informationsarchitektur und Seitentypen,
• die konsistente Ableitung des Webdesigns aus dem Corporate Design,
• die Entwicklung eines einheitlichen gestalterischen und funktionalen Systems für Website, Templates, Vorlagen und weitere Markenanwendungen,
• die Abstimmung von Brand Guidelines, Web-Guidelines und dezentral nutzbaren Gestaltungsvorgaben,
• die konsistente Anwendung von Bildsprache, Tonalität, Inhaltslogiken und Gestaltungsprinzipien über verschiedene Kommunikationskanäle hinweg sowie
• die Vermeidung von Medienbrüchen, Doppelentwicklungen, Zielkonflikten und Reibungsverlusten bei paralleler Entwicklung der Leistungen.

Der Website kommt dabei eine herausgehobene Funktion zu. Sie ist der zentrale digitale Kontaktpunkt der Universität Trier und wird im Außenverhältnis voraussichtlich das am stärksten wahrnehmbare und damit hauptsichtbare Zeichen des neuen Markenauftritts sein. Der Website-Relaunch stellt deshalb nicht lediglich einen eigenständigen digitalen Leistungsbereich dar, sondern zugleich das zentrale sichtbare Anwendungsfeld des Markenrelaunches. Die neue Marke muss sich daher in Struktur, Nutzerführung, Gestaltung, Tonalität und digitaler Nutzererfahrung der Website unmittelbar und konsistent widerspiegeln.

Bei einer getrennten Vergabe bestünden erhebliche Schnittstellen- und Koordinationsrisiken. Diese lägen insbesondere in:

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• der Gefahr voneinander abweichender konzeptioneller und gestalterischer Grundannahmen verschiedener Auftragnehmer,
• einem erhöhten Abstimmungs-, Koordinations- und Steuerungsaufwand auf Seiten der Universität Trier,
• Verzögerungen bei Abstimmungs-, Freigabe- und Entscheidungsprozessen,
• einem erhöhten Risiko inkonsistenter oder widersprüchlicher Ergebnisse zwischen Webauftritt, Designsystem und weiteren Markenanwendungen sowie
• zusätzlichem Aufwand bei Fehlerzuordnung, Nachsteuerung und Qualitätssicherung.

Diese Risiken können im vorliegenden Vorhaben nicht mit hinreichender Sicherheit allein durch organisatorische Koordinationsmaßnahmen, gemeinsame Meilensteine oder Schnittstellenvereinbarungen beherrscht werden. Grund hierfür ist, dass die Leistungen nicht lediglich nacheinander erbracht werden, sondern in wesentlichen Teilen iterativ, parallel und wechselseitig abhängig zu entwickeln, abzustimmen und fortzuschreiben sind. Die Vergabe in einem Gesamtlos ist daher erforderlich, um eine einheitliche fachliche Gesamtverantwortung, eine widerspruchsfreie und konsistente Entwicklung der Leistungsergebnisse sowie eine wirtschaftliche und effiziente Projektdurchführung sicherzustellen.

Die zu beauftragende Agentur muss daher in der Lage sein, die strategischen und gestalterischen Grundlagen sowohl für den Website-Relaunch als auch für den Markenrollout integriert zu entwickeln und in ihrer Umsetzung aufeinander abzustimmen.

2. Ziel der Ausschreibung

Ziel der Ausschreibung ist es, eine leistungsstarke Agentur zu beauftragen, die die Universität Trier bei der strategischen, konzeptionellen und gestalterischen Entwicklung des neuen Webauftritts sowie bei der operativen Implementierung der neu entwickelten Marke unterstützt.

Dabei sollen zwei Ziele miteinander verbunden werden:

1. Entwicklung eines modernen, nutzerorientierten und zukunftsfähigen Webauftritts sowie

2. systematische Einführung und Verankerung der neuen Marke Universität Trier innerhalb und außerhalb der Universität.

Die Agentur soll dabei insbesondere sicherstellen, dass:

• die neue Website die strategische Positionierung der Universität überzeugend vermittelt,

• relevante Zielgruppen schnell und intuitiv zu den für sie relevanten Informationen geführt werden,

• die Website eine klare, nachvollziehbare Informationsarchitektur besitzt,

• öffentliche und perspektivisch interne Inhalte sinnvoll voneinander getrennt werden können,

• die Website barrierearm bzw. entsprechend den geltenden Anforderungen an digitale Barrierefreiheit konzipiert wird,

• die Website für Suchmaschinen sowie moderne generative Such- und Antwortsysteme strukturell und redaktionell vorbereitet ist,

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• das visuelle Webdesign konsequent aus dem neuen Marken- und Positionierungskonzept abgeleitet wird,

• wiederverwendbare Komponenten und Gestaltungsprinzipien entwickelt werden,

• die dezentrale redaktionelle Arbeit der Universität unterstützt wird,

• die neue Marke in relevanten internen und externen Anwendungen konsistent umgesetzt wird,

• Beschäftigte der Universität befähigt werden, die neue Marke selbstständig und konsistent anzuwenden und

• die Ergebnisse so dokumentiert und übergeben werden, dass eine nachhaltige Nutzung und Weiterentwicklung durch die Universität möglich ist.

3. Vertragsmodell, Leistungsumfang und Abruf

3.1 Vertragsmodell

Die Beauftragung erfolgt über einen Rahmenvertrag über Dienstleistungen mit bedarfsabhängigen Einzelabrufen. Der Rahmenvertrag begründet keine Pflicht der Universität Trier zur Abnahme eines bestimmten Mindestleistungsumfangs. Die Mindestabnahmemenge beträgt 0. Abrufe erfolgen ausschließlich nach Maßgabe des tatsächlichen Bedarfs der Universität Trier und nur bis zur ausgeschriebenen Höchstmenge bzw. bis zum Erreichen des vertraglich festgelegten Höchstumfangs.

Die Höchstmenge des Rahmenvertrags beträgt insgesamt maximal 150 Personentage, davon:

• ca. 80 Personentage für Teil A

• ca. 70 Personentage für Teil B

Abrufberechtigt ist ausschließlich die Universität Trier.

Zur Steuerung der Leistungserbringung erfolgt in der Regel eine monatliche Abstimmung zwischen der Universität Trier und dem Auftragnehmer. Gegenstand dieser Abstimmung sind insbesondere die jeweils anstehenden fachlichen Prioritäten, der voraussichtliche Leistungsbedarf in den einzelnen Leistungsbereichen sowie die für den kommenden Zeitraum geplanten Arbeitsschritte und Kapazitäten.

Im Rahmen dieser Abstimmung verständigen sich die Parteien auf eine vorläufige Einschätzung, welche Aufgaben mit welcher Priorität bearbeitet werden sollen und welcher ungefähre Aufwand hierfür voraussichtlich erforderlich sein wird. Diese monatliche Abstimmung dient der operativen Planung und Priorisierung im Projektverlauf, insbesondere vor dem Hintergrund sich verändernder Anforderungen, interner Abstimmungsbedarfe und der organisatorischen Komplexität einer Universität. Sie begründet jedoch weder einen Anspruch auf Abruf bestimmter Leistungsumfänge noch eine verbindliche Festlegung zukünftiger Abrufe.

Abrufe erfolgen in Textform und enthalten mindestens:

• den Abrufgegenstand,

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• den betroffenen Leistungsbereich,

• den voraussichtlichen Leistungsumfang,

• die zuständige Ansprechperson,

• den vorgesehenen Zeitraum sowie

• gegebenenfalls projektbezogene Meilensteine und Zwischenergebnisse.

Die im Rahmen der monatlichen Abstimmung avisierten Leistungsumfänge und Prioritäten stehen stets unter dem Vorbehalt sich ändernder projektbezogener, organisatorischer oder strategischer Anforderungen der Universität Trier. Die Universität Trier behält sich vor, Prioritäten, Reihenfolgen, Inhalte und Umfänge von Abrufen im Projektverlauf anzupassen, soweit dies sachlich durch den Projektfortschritt oder veränderte Bedarfe veranlasst ist.

Maßgeblich für die Vergütung sind die im Preisblatt angebotenen Tagessätze. Ein Anspruch auf Abruf bestimmter Einzelmaßnahmen, Teilprojekte oder Abrufreihenfolgen besteht nicht. Die Reihenfolge der Abrufe richtet sich nach Projektfortschritt, tatsächlichem Bedarf und internen Prioritäten der Universität Trier.

3.2 Geschätzter Leistungsumfang, Schätzwerte und Obergrenze

Der geschätzte Leistungsumfang beträgt:

• Teil A: 80 Personentage

• Teil B: 70 Personentage

Die vorgenannten Mengen dienen zugleich als Obergrenze des Rahmenvertrags. Die Schätzwerte dienen der Kalkulation und Angebotsvergleichbarkeit. Sie stellen keine Abnahmeverpflichtung dar. Die Mindestabnahmemenge beträgt jeweils 0.

Ein erhöhter Leistungsbedarf wird insbesondere im Zeitraum Oktober 2026 bis Mai 2027 erwartet.

3.3 Verzahnung der Leistungsbereiche

Die als Teil A und B beschriebenen (auch in den Abschnitten 6 und 7) beschriebenen Leistungen dienen der inhaltlichen Gliederung des Beschaffungsvorhabens. Sie stellen keine getrennten Lose dar. Die Leistungen aus Teil A und Teil B sind fachlich und organisatorisch aufeinander bezogen, teilweise parallel zu erbringen und in ihren Arbeitsergebnissen wechselseitig aufeinander abzustimmen.

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Arbeitsergebnisse eines Leistungsbereichs bilden jeweils verbindliche konzeptionelle Grundlagen für den anderen Leistungsbereich. Der Auftragnehmer hat daher eine integrierte fachliche Gesamtsteuerung sicherzustellen. Dabei sind insbesondere folgende Schnittstellen zu berücksichtigen:

• Markenpositionierung und Webpositionierung,

• Corporate Design und digitales Designsystem,

• Markenbotschaften und Webcontent,

• Zielgruppen und Nutzerführung,

• Gestaltungssysteme und dezentrale Anwendungen,

• redaktionelle Guidelines und Brand Guidelines,

• interne Kommunikation und externe Markenkommunikation.

4. Zeitrahmen und Projektorganisation

4.1 Vertragslaufzeit

• Beginn der Beauftragung: Oktober 2026 [mit Zuschlagserteilung]

• Beginn der Arbeiten: Oktober 2026

• Vertragsende: 31. März2028

4.2 Zeitliche Rahmenbedingungen und Meilensteine

Für die Umsetzung des Markenentwicklungs- und Markenimplementierungsprozesses sowie die damit verbundene Weiterentwicklung des Webauftritts sind seitens der Universität folgende wesentliche Meilensteine vorgesehen:

Website

Der Relaunch des Webauftritts ist in mehreren Phasen vorgesehen:

• Erste Launchphase: Der Launch der Startseite sowie weiterer zentraler Seiten ist für den Beginn des 2. Quartals 2027 vorgesehen. Der konkrete Umfang der in dieser Phase zu realisierenden Seiten wird im Projektverlauf gemeinsam festgelegt.

• Weitere Rolloutphasen: Im Anschluss sollen weitere Seiten sukzessive umgesetzt und veröffentlicht werden. Dabei ist insbesondere vorgesehen, dass Fächer und weitere dezentrale Organisationseinheiten innerhalb eines definierten gestalterischen und technischen Rahmens eigenständig Inhalte und Seiten umsetzen können. Der konkrete Zeitplan für diese weiteren Rolloutphasen wird im Projekt gemeinsam mit der Universität entwickelt.

Markenrollout

Die Einführung und interne Verankerung der neuen Marke soll ebenfalls schrittweise erfolgen. Vorgesehen sind mindestens folgende Phasen:

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• Externer Markenlaunch: Die neue Marke soll gemeinsam mit dem Launch der zentralen Website zu Beginn des 2. Quartals 2027 öffentlich eingeführt werden.

• Interner Markenrollout: Für den internen Rollout ist eine größere universitätsweite Veranstaltung vorgesehen, derzeit geplant für ca. Ende Oktober 2027.

• Interne Aktivierung und Verankerung: Zwischen dem externen Markenlaunch und dem internen Rollout sollen geeignete Maßnahmen zur Information, Aktivierung und Identifikation der Universitätsangehörigen mit der neuen Marke umgesetzt werden. Hierzu können beispielsweise Trainings, Informations- und Aktivierungsformate sowie der Aufbau eines Netzwerks von Brand Ambassadors gehören.

Projektplanung durch die Agentur

Die Auftragnehmerin bzw. der Auftragnehmer soll auf Grundlage dieser Rahmenbedingungen einen detaillierten, realistischen und mit den strategischen Zielen der Universität abgestimmten Projekt- und Meilensteinplan entwickeln und vorlegen.

Der Projektplan soll insbesondere:

• die unterschiedlichen Phasen der Markenentwicklung, -einführung und -implementierung sowie des Website-Rollouts aufeinander abstimmen,

• Abhängigkeiten und notwendige Vorlaufzeiten zwischen den einzelnen Arbeitspaketen berücksichtigen,

• zentrale Meilensteine, Entscheidungs- und Abstimmungsprozesse ausweisen,

• die Einbindung der relevanten universitären Stakeholder und dezentralen Organisationseinheiten berücksichtigen,

• Maßnahmen zur internen Aktivierung und nachhaltigen Verankerung der Marke einplanen und

• aufzeigen, welche Leistungen und Zuarbeiten seitens der Universität zu welchen Zeitpunkten erforderlich sind.

Die genannten Zeitpunkte bilden den aktuellen Planungsrahmen. Soweit Zeitpunkte oder Umfänge ausdrücklich als noch gemeinsam festzulegen gekennzeichnet sind, sollen diese im Rahmen der Projektplanung gemeinsam mit der Universität konkretisiert werden.

5. Technische Umsetzung des Website-Relaunchs

Die technische Umsetzung der Website ist nicht Bestandteil dieses Auftrags.

Die Universität Trier beabsichtigt, die technische Umsetzung einschließlich Entwicklung und Implementierung in TYPO3 separat zu vergeben.

Der Auftragnehmer muss seine Leistungen so erbringen, dass eine spätere technische Umsetzung durch einen gesondert beauftragten technischen Dienstleister ohne grundlegende konzeptionelle oder gestalterische Nacharbeit möglich ist.

Hierzu sind insbesondere:

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• Designsysteme,

• Komponenten,

• Templates,

• Interaktionsprinzipien,

• responsive Darstellungen,

• Zustände und Varianten,

• redaktionelle Anforderungen und

• technische Anforderungen an die Gestaltung

ausreichend zu spezifizieren und zu dokumentieren.

Die Abstimmung mit dem technischen Dienstleister erfolgt, sobald dieser durch die Universität Trier beauftragt wurde. Bis zu diesem Zeitpunkt hat die Agentur ihre Leistungen eigenständig so weit zu konkretisieren, dass eine spätere technische Abstimmung effizient erfolgen kann.

6. Leistungsbeschreibung Teil A – Website-Relaunch

Die in den Abschnitten 6 und 7 beschriebenen Leistungen dienen der inhaltlichen Gliederung des Beschaffungsvorhabens. Sie stellen keine getrennten Lose dar. Die Leistungen aus Teil A und Teil B sind fachlich und organisatorisch aufeinander bezogen, teilweise parallel zu erbringen und in ihren Arbeitsergebnissen wechselseitig aufeinander abzustimmen. Arbeitsergebnisse eines Leistungsbereichs bilden jeweils verbindliche konzeptionelle Grundlagen für den anderen Leistungsbereich. Der Auftragnehmer hat daher eine integrierte fachliche Gesamtsteuerung sicherzustellen.

6.1 Webstrategie und Webkonzept

Der Auftragnehmer unterstützt die Universität bei der Entwicklung eines strategischen und konzeptionellen Zielbilds für den neuen Webauftritt.

6.1.1 Strategie-Workshop

Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation eines Strategie-Workshops mit den wesentlichen Projektbeteiligten der Universität sowie dem technischen Dienstleister.

Im Workshop sollen insbesondere bearbeitet werden:

• Ziele der Website,

• Funktionelle und strukturelle Anforderungen der Website

• Sprachen (die Universität plant eine dreisprachige Website: DE, EN, FR)

• Zielgruppen, Nutzerbedürfnisse, User Journeys, User Stories,

• Vorbereitung Sitemap

• Technische Herangehensweise (Barrierefreiheit, Sicherheit, technisches SEO)

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• Anforderungen an interne und externe Inhalte

• Zeitplan inkl. Definition der Meilensteine.

6.1.2 Informationsarchitektur

Entwicklung und Abstimmung:

• der Sitemap,

• der übergeordneten Informationsarchitektur und notwendige Seitentiefe

• der Navigationsstruktur,

• der Seitenstruktur,

• zentraler Nutzerpfade,

• von Zielgruppenführungen und

• von Such- und Orientierungskonzepten.

Besonderes Augenmerk liegt auf einer klaren strategischen Nutzerführung, insbesondere für:

• Studieninteressierte,

• Studierende,

• Forschende,

• Beschäftigte,

• internationale Zielgruppen,

• Medien,

• Talents

• Politik und Gesellschaft,

• Kooperationspartner,

• Unternehmen und weitere externe Stakeholder.

Die Universität plant zur Erhöhung der internen Akzeptanz der Sitemap die Durchführung eines „Card Sortings“ mit internen und externen Nutzenden. Die Durchführung erfolgt grundsätzlich eigenständig durch die Universität. Bei Bedarf unterstützt die Agentur die Universität hierbei konzeptionell und methodisch.

6.1.3 Seitentypen, und Templates

Im Rahmen des Website-Relaunchs ist eine konsistente und zukunftsfähige Template-Architektur für den neuen Webauftritt der Universität Trier zu entwickeln.

Die Agentur soll auf Grundlage der bestehenden und künftig vorgesehenen Inhalts- und Nutzungsszenarien ein differenziertes und zugleich möglichst schlankes System von Seitentypen und Templates konzipieren. Als Planungsgrundlage geht die Universität derzeit von ca. 15-20 zentralen Seitentypen bzw. Templatevarianten aus. Die Seitentypen und Inhaltsstrukturen sind so zu

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entwickeln, dass sie eine dezentrale redaktionelle Pflege durch Fakultäten, Fächer, Institute und weitere Organisationseinheiten ermöglichen und zugleich eine konsistente Marken- und Nutzererfahrung über den gesamten Webauftritt hinweg gewährleisten.

Die konkrete Anzahl und Ausgestaltung ist im Rahmen der Konzeption durch die Agentur zu überprüfen und gemeinsam mit der Universität festzulegen.

Zu berücksichtigen sind insbesondere folgende Seitentypen bzw. Nutzungsszenarien:

• Startseite

• Bereichs- und Landingpages

• Standard-Contentseiten

• thematische bzw. redaktionell gestaltete Landingpages

• News-/Meldungsübersicht und News-/Meldungsdetailseite

• Veranstaltungsübersicht und Veranstaltungsdetailseite

• Studiengangsübersicht und Studiengangsdetailseite

• Forschungs- bzw. Wissenschaftsseiten

• Personen- und Profilseiten

• Seiten für Fakultäten, Fächer, Institute und weitere Einrichtungen

• Service- und Informationsseiten

• Such- und Ergebnisdarstellungen

Die genannten Beispiele stellen keine abschließende Festlegung der Seitentypen dar. Die Agentur soll im Rahmen der Informationsarchitektur und des UX-/UI-Konzepts prüfen, welche Seitentypen tatsächlich erforderlich sind und wie diese sinnvoll strukturiert werden können.

Zur Gestaltung der Seitentypen und der zugrunde liegenden Inhaltsstrukturen gehören insbesondere:

• Seitentypen,

• Inhaltsmodule,

• wiederverwendbare Komponenten,

• Inhaltslogiken,

• redaktionelle Anforderungen,

• Zusammenhänge zwischen verschiedenen Inhaltstypen.

Das Template-System soll den dezentralen Organisationseinheiten ausreichende Gestaltungsmöglichkeiten für ihre jeweiligen Inhalte und Anforderungen bieten, gleichzeitig jedoch einen verbindlichen gestalterischen und strukturellen Rahmen schaffen, der die übergreifende Qualität, Wiedererkennbarkeit und Nutzerführung des Webauftritts sicherstellt.

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6.1.4 Öffentliches Web und perspektivisches Intranet

Bei der Konzeption ist die perspektivische Trennung von:

• öffentlich relevanten Informationen und

• internen Informationen

zu berücksichtigen.

Die Universität beabsichtigt, sich ab Mitte/Ende 2027 intensiver mit der Entwicklung eines Intranets bzw. einer Intranet-ähnlichen Struktur auseinanderzusetzen. Eine universitätsinterne Projektgruppe wird diese Aufgabe übernehmen. Bis zur Realisierung einer solchen Lösung sollen ausschließlich intern relevante Inhalte zunächst über einen geschützten, nur nach Anmeldung zugänglichen Bereich bereitgestellt werden.

Die Agentur unterstützt die Projektgruppe bei Bedarf mit Empfehlungen für die künftige Informationsarchitektur und berücksichtigt im Laufe des gesamten Projekts die perspektivische Entwicklung hin zu einem eigenständigen Intranet.

Die vollständige konzeptionelle sowie technische Umsetzung eines separaten Intranets ist nicht Bestandteil dieses Auftrags.

6.2 Webdesign und digitales Designsystem

6.2.1 Konzept

Auf Grundlage des neuen Positionierungs- und Markenkonzepts entwickelt der Auftragnehmer ein visuelles Webkonzept.

Dieses muss:

• die neue Marke digital übersetzen,

• modern und zukunftsfähig sein,

• hohe Nutzerfreundlichkeit gewährleisten,

• responsiv funktionieren,

• Barrierefreiheit berücksichtigen,

• technisch umsetzbar sein und

• eine konsistente dezentrale Weiterentwicklung ermöglichen.

6.2.2 UI- und Inhaltskomponenten

Definition und Gestaltung wiederverwendbarer:

• UI-Komponenten,

• Inhaltskomponenten,

• Navigationselemente,

• Interaktionselemente,

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• Medienmodule,

• Teaser,

• Call-to-Actions,

• Such- und Filterelemente.

6.2.3 Responsive Design

Definition der responsiven Darstellung zentraler Komponenten und Seitentypen für unterschiedliche Endgeräte und Bildschirmgrößen.

6.2.4 Designsystem und dezentrale Weiterentwicklung

Die Agentur entwickelt Vorgaben und Dokumentationen, die eine konsistente Weiterentwicklung des Webauftritts durch die Universität ermöglichen.

Die Ergebnisse sollen insbesondere für Redakteurinnen und Redakteure sowie interne Kommunikationsverantwortliche verständlich und praktisch nutzbar sein.

6.3 Barrierefreiheit

Barrierefreiheit ist bei Konzeption und Gestaltung von Beginn an zu berücksichtigen.

Dies betrifft insbesondere:

• visuelle Gestaltung,

• Kontraste,

• Typografie,

• Navigation,

• Interaktion,

• verständliche Informationsdarstellung,

• alternative Darstellungen,

• semantische Strukturierung,

• responsive Nutzung.

Die Konzeption hat sich an den für die Universität Trier einschlägigen gesetzlichen und technischen Anforderungen an digitale Barrierefreiheit zu orientieren.

6.4 SEO- und GEO-Readiness

Der Auftragnehmer berücksichtigt bei Informationsarchitektur, Seitentypen, Design und redaktionellen Empfehlungen die Anforderungen moderner Suchmaschinen sowie generativer Such- und Antwortsysteme.

Ziel ist die Schaffung geeigneter struktureller, technischer und redaktioneller Voraussetzungen für eine gute Auffindbarkeit und maschinenlesbare Aufbereitung der Inhalte.

Hierzu gehören insbesondere Empfehlungen zu:

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• Informationsstruktur,

• semantischer Strukturierung,

• interner Verlinkung,

• Suchintentionen,

• Content-Struktur,

• Entitäten,

• Frage-Antwort-Strukturen,

• strukturierten und klar verständlichen Inhalten,

• redaktioneller Qualität und

• Zitier- und Referenzierbarkeit von Inhalten.

Eine bestimmte Platzierung in Suchmaschinen oder generativen Antwortsystemen wird nicht geschuldet.

6.5 Redaktionelle Prinzipien und Leitfäden

Die Agentur entwickelt redaktionelle Prinzipien und nutzerfreundliche Leitfäden für:

• Seitenaufbau,

• Textstruktur,

• Überschriften,

• Teaser,

• Call-to-Actions,

• Nutzerführung,

• interne Verlinkung,

• Suchmaschinenoptimierung,

• GEO-Readiness,

• verständliche Sprache und

• konsistente Markenkommunikation.

6.6 Content-Check

Die Inhalte der neuen Website werden grundsätzlich durch Projektteams und Angehörige der Universität erstellt.

Die Agentur übernimmt daher nicht die vollständige Erstellung des Website-Contents. Sie unterstützt vielmehr bei der Qualitätssicherung – was

Ausgenommen hiervon ist die Startseite: Für die Startseite übernimmt die Agentur die inhaltliche Konzeption und Erstellung der Inhalte in enger Abstimmung mit der Universität. Der Leistungsumfang

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umfasst insbesondere die inhaltliche, strukturelle sowie SEO-/GEO-bezogene Prüfung von bis zu 20 repräsentativen Seiten bzw. Seitentypen.

Die Auswahl erfolgt gemeinsam mit der Universität und soll unterschiedliche Zielgruppen und Inhaltstypen abbilden.

Darüberhinausgehende Prüfungen können nach vorheriger Abstimmung im Rahmen des vereinbarten Leistungsvolumens abgerufen werden.

6.7 Abstimmung mit dem technischen Dienstleister

Der Auftragnehmer stimmt die konzeptionellen und gestalterischen Ergebnisse mit dem separat beauftragten technischen Dienstleister ab.

Ziel ist insbesondere:

• technische Umsetzbarkeit,

• konsistente Übersetzung des Designs in TYPO3,

• eindeutige Dokumentation der Komponenten,

• Vermeidung unnötiger Entwicklungskomplexität,

• agile und effiziente Projektarbeit

• Qualitätssicherung während der Umsetzung.

6.8 Dokumentation und Übergabe

Alle wesentlichen konzeptionellen und gestalterischen Ergebnisse sind nachvollziehbar zu dokumentieren und der Universität in geeigneten digitalen Formaten zu übergeben.

7. Leistungsbeschreibung Teil B – Markenrollout

7.1 Ziel des Markenrollouts

Ziel des Markenrollouts ist die systematische Überführung des neuen Marken- und Corporate-Design- Konzepts in die relevanten internen und externen Kommunikationsmittel der Universität Trier.

Dabei soll die neue Marke nicht nur visuell sichtbar werden, sondern im Arbeitsalltag der Universität praktisch anwendbar und nachhaltig verankert werden.

7.2 Anpassungen nach Feedback und strategische Ergänzungen

Im Zuge der internen Abstimmung zum bestehenden Markenkonzept hat die Universität Feedback zur konzeptionellen und visuellen Ausgestaltung und Anwendung der Marke erhalten. Die daraus resultierenden kleineren Anpassungsbedarfe sollen im Rahmen des Auftrags aufgenommen und umgesetzt werden.

Neben der Weiterentwicklung und Anpassung des bestehenden Corporate Designs sind insbesondere strategische und konzeptionelle Fragen zur Anwendung und Weiterentwicklung der Marke zu klären. Ein zentraler Aspekt ist dabei die Frage, wie Fakultäten, Fächer, Institute und weitere Organisationseinheiten visuell unter der Dachmarke der Universität positioniert werden können.

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Dies betrifft insbesondere den Umgang mit Logos bzw. Wort-Bild-Marken, Farben, Typografie und weiteren Gestaltungselementen.

Dabei soll ein angemessenes Verhältnis zwischen der Eigenständigkeit der dezentralen Organisationseinheiten und der übergreifenden Konsistenz und Wiedererkennbarkeit der Universitätsmarke entwickelt werden. Die Agentur soll hierzu geeignete konzeptionelle und gestalterische Lösungen entwickeln und diese in die bestehende Markenkonzeption integrieren.

Die daraus resultierenden strategischen und gestalterischen Festlegungen sind in das bestehende Markenkonzept zu überführen und im weiteren Projektverlauf konsistent anzuwenden.

Auf dieser Grundlage ist das bestehende Brandbook (siehe dazu auch 7.6) entsprechend weiterzuentwickeln bzw. zu ergänzen. Das Brandbook soll dabei sowohl als Guideline für die konsistente Anwendung der Marke als auch als praxisorientiertes Arbeitsinstrument für die Universität und ihre dezentralen Organisationseinheiten dienen. Es soll daher neben den grundsätzlichen strategischen und gestalterischen Prinzipien insbesondere konkrete und verständliche Anwendungsempfehlungen enthalten. Ziel ist es, den dezentralen Akteurinnen und Akteuren ausreichend Orientierung und Handlungssicherheit für die eigenständige Umsetzung zu geben und gleichzeitig eine konsistente Anwendung der Marke über die gesamte Universität hinweg sicherzustellen.

Das Brandbook soll dabei so angelegt sein, dass die Marke eigenständig verständlich und anwendbar ist und den dezentralen Organisationseinheiten zugleich ausreichend Flexibilität und Gestaltungsspielraum bietet. Ziel ist es, eine möglichst selbstverständliche und konsistente Anwendung der Marke zu ermöglichen, ohne einen hohen laufenden Kontroll- und Abstimmungsaufwand zu erzeugen.

7.3 Rollout-Strategie und Priorisierung

Zu Beginn des Markenrollouts entwickelt die Agentur gemeinsam mit der Universität eine Rollout- Logik.

Diese umfasst insbesondere:

• Bestandsaufnahme relevanter Anwendungen,

• Identifikation prioritärer Touchpoints,

• Priorisierung nach Relevanz und Reichweite,

• Definition von Rollout-Phasen,

• Festlegung von Verantwortlichkeiten,

• Planung der internen Einführung.

7.4 Entwicklung von Vorlagen und Templates und Überführung bestehender Kommunikationsmittel

Die Agentur entwickelt auf Grundlage des neuen Corporate Designs anwendungsfähige und wiederverwendbare Vorlagen.

Besonderes Augenmerk liegt auf der dezentralen Nutzbarkeit durch unterschiedliche Organisationseinheiten der Universität.

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Die Vorlagen sollen so gestaltet sein, dass sie ohne umfangreiche grafische Fachkenntnisse verwendet werden können.

Hierzu können insbesondere gehören:

• Word-Dokumentvorlagen,

• PowerPoint-Präsentationen,

• Briefvorlagen,

• digitale Dokumentvorlagen,

• Formulare,

• Publikationen,

• Flyer,

• Broschüren,

• Poster,

• Veranstaltungsunterlagen,

• Messe- und Informationsmaterialien,

• Social-Media-Anwendungen,

• digitale Kommunikationsmittel.

Die Agentur übernimmt die Überführung der neuen Marke in bestehende Kommunikationsmittel sowie die Entwicklung und Gestaltung neuer, für die Universität unmittelbar relevanter Kommunikationsmittel. Die konkret zu bearbeitenden Kommunikationsmittel werden gemeinsam mit der Universität festgelegt. Dabei soll es sich insbesondere um zentrale und unmittelbar benötigte Materialien handeln, beispielsweise einen Image-Flyer der Universität. Die Agentur entwickelt die hierfür erforderlichen Inhalte, Texte und Gestaltung eigenständig und in enger Abstimmung mit der Universität. Die konkrete Auswahl der Anwendungen wird gemeinsam mit der Universität festgelegt. Bei der Auswahl und Priorisierung ist zu berücksichtigen, dass neben digitalen Kommunikationskanälen auch klassische Printmedien an der Universität weiterhin eine wesentliche Rolle spielen (insbesondere Poster und Broschüren).

7.5 Fotokonzept und Fotoshooting

Die Agentur entwickelt gemeinsam mit der Universität ein Fotokonzept für den Markenrollout und den neuen Webauftritt und unterstützt die Universität beim Aufbau eines vielseitig einsetzbaren Fotopools.

Hierzu gehören insbesondere:

• Entwicklung eines übergreifenden Fotokonzepts im Einklang mit Marke, Bildsprache und Zielgruppen,

• Entwicklung und Abstimmung geeigneter Motive, Szenarien und Bildwelten,

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• Planung und Organisation der Fotoproduktion einschließlich Briefing und Steuerung der beteiligten Dienstleister,

• Konzeption und Durchführung des Fotoshootings vor Ort,

• Auswahl und Aufbereitung der finalen Motive für unterschiedliche Einsatzbereiche,

• Sicherstellung der Eignung der Bildmotive für Website, digitale Kommunikation, Printmedien und weitere Anwendungen des Markenrollouts,

• Aufbau und Strukturierung eines nutzbaren digitalen Fotopools sowie

• Klärung und Einholung der erforderlichen Nutzungs- und Persönlichkeitsrechte für die vorgesehenen Einsatzbereiche.

Die Auswahl der Motive und die konkrete Ausgestaltung der Bildwelt erfolgen in enger Abstimmung mit der Universität.

Das Agenturhonorar umfasst die Konzeption, Planung, Organisation und Begleitung der Fotoproduktion. Externe Produktionskosten, insbesondere Honorare für Fotograf:innen, Models, Locations, Styling oder vergleichbare Leistungen, sind gesondert auszuweisen und werden nur nach vorheriger Abstimmung und Freigabe durch die Universität beauftragt. Die Agentur soll hierfür geeignete Vorschläge und eine transparente Kostenschätzung vorlegen

7.6 Werbemittel und Give-aways mit Mitarbeitende, Studis, Externe

Die Agentur unterstützt bei der Konzeption und Gestaltung von Werbemitteln und Give-aways im neuen Markenauftritt.

Hierzu können beispielsweise gehören:

• Schreibwaren,

• Textilien,

• Taschen,

• Veranstaltungsartikel,

• Informationsmaterialien,

• kleinere Streuartikel.

Die Agentur entwickelt insbesondere Gestaltung und Anwendungsempfehlungen.

Eine physische Produktion bzw. Beschaffung erfolgt nur, sofern dies ausdrücklich beauftragt wird. Zum internen Launch sollen einige „Goodies“ bereitstehen, um die Markenidentifikation zu unterstützen. Diese sind gemeinsam zu bestimmen.

7.7 Brandbook und Anwendungsguidelines (siehe auch 7.2)

Die Agentur führt die Erstellung bzw. Weiterentwicklung eines praxisorientierten Brandbooks beziehungsweise von Anwendungsguidelines.

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Diese sollen insbesondere Regeln für die Anwendung der Marke in unterschiedlichen Medien und durch unterschiedliche Organisationseinheiten vermitteln.

Zu berücksichtigen sind insbesondere:

• Logo,

• Farben,

• Typografie,

• Bildsprache,

• Gestaltungselemente,

• Layoutprinzipien,

• digitale Anwendungen,

• Präsentationen,

• Dokumente,

• Social Media,

• Printanwendungen.

Die Inhalte des Brandbooks werden eng mit der Universität abgestimmt.

7.8 Interne Befähigung

Die Agentur unterstützt die Universität bei der internen Einführung, Aktivierung und nachhaltigen Verankerung der neuen Marke. Hierzu gehören insbesondere:

• Konzeption von Schulungsformaten,

• Erstellung von Informationsmaterialien,

• Entwicklung von Kurzanleitungen,

• bei Bedarf Unterstützung bei der Konzeption und dem Aufbau eines Netzwerks von sogenannten Brand Ambassadors.

Ziel ist es, insbesondere dezentrale Nutzergruppen wie Sekretariate, Fachbereiche, Institute und zentrale Einrichtungen zur eigenständigen und konsistenten Anwendung der neuen Marke zu befähigen. Die Schulungs- und Informationsleistungen des Markenrollouts umfassen damit zugleich die wesentlichen markenbezogenen Anforderungen an die dezentrale Kommunikation.

Der Markenrollout soll dabei auch einen kulturellen Wandel im Umgang mit Marke und Kommunikation unterstützen: Die Marke soll nicht als Vorgabe oder Kontrollinstrument verstanden werden, sondern als Orientierung und gemeinsamer Rahmen, der eigenständige Gestaltung ermöglicht und Identifikation schafft. Durch eine überzeugende Marke sowie praxisnahe Trainings, Leitfäden und Anwendungshilfen soll die Universität ihre dezentralen Akteurinnen und Akteure dazu befähigen, die Marke selbstständig, sicher und mit Freude anzuwenden.

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Zwischen dem externen Markenlaunch und dem internen Rollout sowie darüber hinaus sollen geeignete Maßnahmen zur Information, Aktivierung und Identifikation der Universitätsangehörigen mit der neuen Marke umgesetzt werden. Die Agentur entwickelt hierfür gemeinsam mit der Universität ein geeignetes Maßnahmenkonzept und berücksichtigt dabei die unterschiedlichen Zielgruppen und Kommunikationsbedarfe innerhalb der Universität.

Die Maßnahmen sollen dazu beitragen, die neue Marke nicht nur formal einzuführen, sondern im universitären Alltag zu verankern und die dezentralen Akteurinnen und Akteure zur aktiven Mitgestaltung und konsistenten Anwendung der Marke zu befähigen.

7.9 Strategische Beratung und laufende Unterstützung

Die Agentur unterstützt die Universität bei Bedarf bei strategischen, konzeptionellen und gestalterischen Fragen der Marken- und Kommunikationsarbeit.

Hierzu gehören insbesondere:

• strategische Beratung zu internen und externen Kommunikationsmaßnahmen,

• Unterstützung bei der Konzeption und Planung von Kommunikationsformaten,

• Beratung und Unterstützung bei konkreten Kommunikationsaufgaben,

• Entwicklung und Aufbereitung visueller Kommunikationsmittel, z. B. Präsentationen, Präsentationsvorlagen und Informationsmaterialien.

Die Unterstützung erfolgt bedarfsgerecht und flexibel im Projektverlauf und umfasst sowohl Beratung als auch die konkrete konzeptionelle und gestalterische Unterstützung bei Kommunikationsaufgaben.

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8. Gemeinsame Leistungen

8.1 Steuerung und Koordination der beauftragten Leistungen

Der Auftragnehmer übernimmt die eigenverantwortliche Planung, Steuerung und Dokumentation der beauftragten Leistungen.

Hierzu gehören insbesondere:

• Projektplanung,

• Terminsteuerung,

• Abstimmung,

• Ressourcenplanung,

• Risikomanagement,

• Qualitätssicherung,

• Dokumentation.

8.2 Abstimmung mit der Universität

Regelmäßige Abstimmung erfolgt insbesondere mit:

• der Projektleitung,

• Kommunikation und Marketing,

• ZIMK,

• relevanten Arbeitsgruppen,

• weiteren benannten Organisationseinheiten.

8.3 Einbindung interner Arbeitsgruppen

Die Agentur berücksichtigt die Ergebnisse und Anforderungen der internen Arbeitsgruppen, insbesondere bei:

• Content-Erstellung,

• redaktionellen Prozessen,

• dezentraler Nutzung,

• Markenanwendungen und

• Schulungsformaten.

Dabei soll der Abstimmungsaufwand für die Universität möglichst gering gehalten werden.

9. Anforderungen an das Angebot

Die Qualitätsbewertung erfolgt ausschließlich anhand der mit dem Angebot einzureichenden schriftlichen Unterlagen.

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Das Angebot muss enthalten:

1. Angebotsformular,

2. Preisblatt,

3. Projektskizze,

4. Vorgehensmodell,

5. Projekt- und Zeitplan,

6. Referenzen,

7. Teamvorstellung,

8. Dokumentations- und Kommunikationskonzept,

9. Darstellung des Rollen- und Selbstverständnisses der Agentur.

10. Projektskizze

Die Projektskizze soll insbesondere folgende Punkte behandeln:

10.1 Verständnis der Ausgangssituation

Kurze Einschätzung:

• der Ausgangslage der Universität Trier,

• der besonderen Anforderungen einer Hochschule,

• der Zielgruppen,

• der digitalen Ausgangssituation,

• der Herausforderungen eines Markenrollouts.

10.2 Vorgehensmodell

Darstellung des methodischen Vorgehens für:

• Website-Konzeption,

• Webdesign,

• Markenrollout,

• interne Verankerung,

• Qualitätssicherung.

10.3 Verzahnung von Website und Marke

Darstellung, wie die Agentur sicherstellt, dass:

• Marke,

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• Webauftritt,

• Designsystem,

• Kommunikationsmittel und

• interne Anwendungen konsistent zusammenspielen.

10.4 Zielgruppen- und Nutzerorientierung

Darstellung des Ansatzes zur Nutzerführung und Priorisierung der relevanten Zielgruppen.

10.5 SEO-/GEO-Readiness

Darstellung des Ansatzes für:

• SEO,

• GEO,

• strukturierte Inhalte,

• redaktionelle Qualität.

10.6 Markenrollout

Darstellung eines sinnvollen Vorgehens für:

• Bestandsaufnahme,

• Priorisierung,

• Vorlagenentwicklung,

• interne Kommunikation,

• Schulungenskonzept und Unterlagen,

• Rollout.

10.7 Projektorganisation

Darstellung von:

• Projektteam,

• Rollen,

• Kommunikationswege,

• Ressourcen und Abstimmungslogik.

10.8 Gesamtumfang

Die Projektskizze soll einen Gesamtumfang von maximal 25 Seiten DIN A4 einschließlich Abbildungen und Tabellen nicht überschreiten. Nicht auf den Umfang angerechnet werden:

• Deckblatt;

• Inhaltsverzeichnis;

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• gegebenenfalls Quellen-/Literaturverzeichnis.

Eine darüber hinausgehende kreative Ausarbeitung ist nicht erforderlich.

10.9 Formale Vorgaben

Die Projektskizze ist als PDF einzureichen.

Empfohlen werden:

• DIN A4;

• gut lesbare Schrift;

• klare Überschriftenstruktur;

• nachvollziehbare Seitennummerierung;

• eindeutige Zuordnung zur jeweiligen Anforderung.

Die Projektskizze muss in deutscher Sprache eingereicht werden.

11. Zuschlagskriterien und Bewertungsmatrix

Der Zuschlag erfolgt auf das wirtschaftlichste Angebot im Sinne des besten Preis-Leistungs- Verhältnisses.

Die Bewertung erfolgt anhand folgender Gewichtung:

Bei Punktegleichheit entscheidet das Los.

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11.1 Kriterium I – Preis [6 GP – max. 30 Punkte]

Für das Zuschlagskriterium „Preis“ wird ausschließlich der vergleichbare Gesamtpreis netto zugrunde gelegt.

Die Preisbewertung erfolgt nach folgender Formel:

Preis-Rohpunktzahl = (niedrigster vergleichbarer Gesamtpreis netto / vergleichbarer Gesamtpreis netto des jeweiligen Angebots) × 5

Das Ergebnis wird auf zwei Nachkommastellen gerundet.

Die Preis-Rohpunktzahl wird anschließend entsprechend der GP in gewichtete Punkte umgerechnet:

Gewichtete Preispunktzahl = Preis-Rohpunktzahl x 6 GP

Der niedrigste wertbare Gesamtangebotspreis netto erhält damit die maximale Preis-Rohpunktzahl von 5 und somit 30 gewichtete Punkte.

Beispiel: Der niedrigste vergleichbare Gesamtpreis beträgt 10.000 EUR netto. Das zu bewertende Angebot beträgt 11.000 EUR netto.

Preis-Rohpunktzahl = (10.000 / 11.000) × 5 = 4,55 Rohpunkte

Gewichtete Preispunktzahl = 4,55 × 6 = 27,3 Punkte

Maßgeblich ist der nach Prüfung und Wertung berücksichtigungsfähige Nettopreis. Soweit im Angebotsformular oder Preisblatt zulässige, eindeutige und unbedingte Nachlässe angeboten werden, werden diese bei der Ermittlung des vergleichbaren Gesamtpreises netto berücksichtigt. Bedingte, unklare oder nicht eindeutig zuordenbare Nachlässe bleiben unberücksichtigt.

Die Preiswertung erfolgt damit transparent und linear.

11.2 Bewertungslogik für die Qualitätskriterien (II - V)

Die qualitativen Zuschlagskriterien werden jeweils anhand einer Rohpunkteskala von 0 bis 5 Punkten bewertet. Die Bewertung erfolgt anhand der nachfolgend festgelegten Qualitätsstufen. Maßgeblich ist, in welchem Umfang die jeweiligen Anforderungen vollständig, nachvollziehbar, projektspezifisch, methodisch fundiert und qualitativ überzeugend erfüllt werden.

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Die gewichtete Punktzahl wird aus den erreichten Rohpunkten und der jeweiligen Gewichtung ermittelt. Pro Kriterium können maximal 5 Rohpunkte erreicht werden. Die Rohpunkte werden entsprechend der jeweiligen Gewichtung in gewichtete Punkte umgerechnet.

Beispielhafte Berechnung:

Ein Bieter erreicht bei den qualitativen Zuschlagskriterien folgende Rohpunkte und schließlich gewichtete Punkte:

• II. Strategisches und konzeptionelles Vorgehen: 4 von 5 Rohpunkten → 4 X 5 GP = 20 gewichtete Punkte

• III. Qualität des Marken-/Webansatzes: 5 von 5 Rohpunkten → 5 X 4 GP = 20 gewichtete Punkte

• IV. Referenzen und Erfahrung: 3 von 5 Rohpunkten → 3 x 3 GP = 9 gewichtete Punkte

• V. Teamqualität: 4 von 5 Rohpunkten → 4 x 2GP = 8 gewichtete Punkte

Für den Preis werden beispielsweise 4,55 von 5 Rohpunkten erreicht:

4,55 x 6 GP = 27,3 Punkte

Damit ergibt sich folgende Gesamtpunktzahl:

20 + 20 + 9 + 8 + 27,3 = 84,3 Punkte von maximal 100 Punkten.

Das Angebot erreicht somit 84,3 von 100 möglichen Gesamtpunkten.

11.3 Kriterium II – Strategisches und konzeptionelles Vorgehen

Bewertet werden insbesondere:

• Verständnis der Ausgangslage und der hochschulspezifischen Rahmenbedingungen (20 %)

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• Nachvollziehbarkeit und Qualität des Vorgehensmodells (20 %)

• Qualität des Ansatzes zu Informationsarchitektur, Zielgruppenorientierung und Nutzerführung (20 %)

• Qualität des Projekt- und Meilensteinplans einschließlich Schnittstellenmanagement (15 %)

• Berücksichtigung von Barrierefreiheit, SEO/GEO und technischer Anschlussfähigkeit (15 %)

• Qualität der technischen Anschlussfähigkeit (10 %)

11.4 Kriterium III – Qualität des Marken-/Webansatzes

Bewertet werden insbesondere:

• Qualität der konzeptionellen und gestalterischen Verzahnung von Marke und Website (25 %)

• Qualität und Plausibilität des Designsystem-Ansatzes (20 %)

• Qualität des Rollout-Ansatzes für dezentrale Anwendungen und Organisationseinheiten (20 %)

• Qualität des Ansatzes zur internen Verankerung und Befähigung (20 %)

• Nutzbarkeit und Skalierbarkeit der vorgeschlagenen Lösungen (15 %)

11.5 Kriterium IV – Referenzen und Erfahrung

Die Bewertung dieses Kriteriums erfolgt auf Grundlage der mit dem Angebot eingereichten Referenzen. Bewertet wird die über die Eignungsanforderungen bzw. im angehängten Musterformblatt festgelegten Mindestanforderungen hinausgehende Qualität, Vergleichbarkeit und einschlägige Erfahrung des Bieters.

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Für die Bewertung werden insbesondere die Anzahl sowie – für die Einschlägigkeit – der Umfang, die Komplexität, die Qualität und die Vergleichbarkeit der nachgewiesenen Referenzprojekte berücksichtigt.

Für sämtliche Unterkriterien gilt der in Ziffer 11.2 festgelegte einheitliche Bewertungsmaßstab von 0 bis 5 Rohpunkten.

Bei den Unterkriterien, bei denen die Anzahl der Referenzen ein maßgeblicher Bewertungsaspekt ist, bildet die Anzahl der einschlägigen Referenzen die quantitative Grundlage der Bewertung:

• 5 Rohpunkte: 5 oder mehr einschlägige Referenzen

• 4 Rohpunkte: 4 einschlägige Referenzen

• 3 Rohpunkte: 3 einschlägige Referenzen

• 2 Rohpunkte: 2 einschlägige Referenzen

• 1 Rohpunkt: 1 einschlägige Referenz

• 0 Rohpunkte: keine einschlägige Referenz

Die erreichten Rohpunkte werden entsprechend der Gewichtung des jeweiligen Unterkriteriums in Bewertungspunkte umgerechnet. Beispiel: Werden für ein Unterkriterium 4 Rohpunkte erreicht, werden diese entsprechend der Gewichtung des Unterkriteriums mit 20 % gewichtet. Dies entspricht bei einer maximalen Punktzahl von 3,0 Punkten für das Unterkriterium einer Bewertung von 4 / 5 × 3,0 = 2,4 Punkten.

Die für die fünf Unterkriterien ermittelten Punkte werden anschließend addiert. Das Kriterium IV kann somit mit maximal 15 Punkten bewertet werden.

11.6 Kriterium V – Teamqualität

Bewertet werden:

• die Qualifikation der Projektleitung (20 %),

• die Seniorität des eingesetzten Teams (15 %),

• die Digital- und Webkompetenz des Teams (15 %),

• die Designkompetenz des Teams (10 %),

• die Markenkompetenz des Teams (10 %),

• die Content-, SEO- und GEO-Kompetenz des Teams (10 %),

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• die Interdisziplinarität des Teams (10 %) sowie

die Sprachkompetenz des Teams für die Projektdurchführung (10 %).

12. Preisblatt und Leistungskorb

Zur Herstellung einer vergleichbaren Kalkulationsgrundlage wird ein standardisierter Leistungskorb vorgegeben. Der Bieter hat hierfür die im Preisblatt (Anlage 1) geforderten Tagessätze sowie die Preise für die definierten Vergleichsleistungskörbe anzugeben.

Die angegebenen Preise sind als Nettopreise in EUR auszuweisen.

12.1 Tagessätze

Für die im Rahmen des Auftrags vorgesehenen Leistungsprofile sind folgende Tagessätze anzugeben:

• Senior Beratung / Strategie

• Webkonzeption / Informationsarchitektur

• UX/UI / Digital Design

• Corporate Design / Markenrollout

• Content / SEO / GEO

• Projektmanagement

• Workshop-Konzeption und -Durchführung

• Schulungs- / Befähigungskonzept und Unterlagen (Schulungen werden von internem Personal durchgeführt)

Die Tagessätze verstehen sich einschließlich sämtlicher mit der Leistungserbringung verbundenen allgemeinen Nebenkosten, insbesondere Kommunikations-, Abstimmungs- und Dokumentationsaufwände, soweit im Preisblatt nicht ausdrücklich etwas anderes vorgesehen ist.

Für unterschiedliche Personen derselben Leistungskategorie dürfen keine unterschiedlichen Tagessätze angesetzt werden.

12.2 Vergleichbarer Leistungskorb – Teil A Website-Relaunch

Für die Preiswertung wird ein beispielhafter Leistungskorb für den Website-Relaunch zugrunde gelegt.

Der Leistungskorb umfasst insbesondere Leistungen aus den Bereichen:

• Strategie und Beratung,

• Webkonzeption und Informationsarchitektur,

• Entwicklung und Ausarbeitung von Seitentypen (15-20),

• UX/UI und Digital Design,

• UI- und Content-Komponenten,

• digitales Designsystem,

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• responsive Ausarbeitung,

• SEO-/GEO-Konzeption,

• Content-/SEO-/GEO-Check für bis zu 20 repräsentative Seiten bzw. Seitentypen,

• Workshops,

• Projektmanagement,

• Dokumentation und Übergabe sowie

• Abstimmung mit dem technischen Dienstleister.

Die im Preisblatt hierfür angesetzten Kalkulationsmengen dienen ausschließlich der Vergleichbarkeit der Angebote und stellen keine Abnahmeverpflichtung der Universität Trier dar. Die tatsächlichen Leistungen werden bedarfsabhängig im Rahmen des Vertrags abgerufen.

Der vergleichbare Leistungskorb für Teil A umfasst insgesamt 80 kalkulatorische Tagessätze.

12.3 Vergleichbarer Leistungskorb – Teil B Markenrollout

Für den Markenrollout wird ebenfalls ein beispielhafter Leistungskorb für die Preiswertung zugrunde gelegt.

Der Leistungskorb umfasst insbesondere Leistungen aus den Bereichen:

• Markenstrategie und Rolloutberatung,

• Corporate Design und Markenanwendungen,

• Entwicklung ausgewählter Dokumentvorlagen, PowerPoint-Templates und digitaler Vorlagen,

• ausgewählte Printanwendungen,

• ausgewählte digitale Anwendungen,

• ausgewählte Werbemittel-/Give-away-Konzepte,

• Brandbook-/Guideline-Unterstützung,

• Content und interne Kommunikation,

• Schulungs- und Befähigungskonzept und Unterlagen (Schulungen werden von internem Personal durchgeführt)

• Projektmanagement und Qualitätssicherung.

Die im Preisblatt hierfür angesetzten Kalkulationsmengen dienen ausschließlich der Vergleichbarkeit der Angebote und stellen keine Abnahmeverpflichtung der Universität Trier dar.

Bei Fotoshootings sind ausschließlich Konzeption, Planung, Organisation und Begleitung Bestandteil der Agenturleistung. Externe Produktionskosten, insbesondere für Fotograf:innen, Models, Locations oder Styling, sind nicht Bestandteil des vergleichbaren Leistungskorbs und werden – sofern erforderlich – gesondert und nur nach vorheriger Freigabe durch die Universität Trier beauftragt.

Der vergleichbare Leistungskorb für Teil B umfasst insgesamt 70 kalkulatorische Tagessätze.

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12.4 Vergleichbarer Gesamtpreis

Der für die Preiswertung maßgebliche vergleichbare Gesamtpreis netto ergibt sich aus der Summe der Preise für:

• Teil A – Website-Relaunch und

• Teil B – Markenrollout.

Die im Preisblatt angegebenen Kalkulationsmengen dienen ausschließlich der Ermittlung eines vergleichbaren Gesamtpreises. Sie stellen keine Abnahmeverpflichtung dar.

13. Anschlussfähigkeit

Ein wesentliches Ziel des Auftrags ist die nachhaltige Nutzbarkeit der entwickelten Ergebnisse.

Die Agentur muss daher sicherstellen, dass:

• die Website eigenständig weiterentwickelt werden kann,

• Designsysteme nachvollziehbar dokumentiert sind,

• Vorlagen durch die Universität genutzt werden können,

• redaktionelle Guidelines verständlich sind,

• Schulungsunterlagen weiterverwendbar sind,

• Markenanwendungen eigenständig ausgerollt werden können.

Die Leistungen sind so zu dokumentieren, dass die Universität auch nach Ende der Vertragslaufzeit in der Lage ist, die Ergebnisse weiterzuführen.

14. Qualitätssicherung

Der Auftragnehmer benennt mindestens:

• eine Projektleitung und

• eine geeignete Vertretung.

Qualitätsprüfungen erfolgen fortlaufend.

Die Universität ist berechtigt, Zwischenergebnisse zu prüfen und Korrekturen einzufordern. Die erforderlichen Korrektur- und Abstimmungsschleifen sind Bestandteil der ausgeschriebenen Leistungen.

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Anlage 1 – Preisblatt

1. Allgemeine Hinweise

Der Bieter hat sämtliche Preise als Nettopreise in EUR anzugeben.

Die angegebenen Tagessätze verstehen sich einschließlich sämtlicher mit der Leistungserbringung verbundenen Nebenkosten, insbesondere Reisekosten und allgemeiner Kommunikations-, Abstimmungs- und Dokumentationsaufwände, soweit im Preisblatt nicht ausdrücklich etwas anderes vorgesehen ist.

Die gesetzliche Umsatzsteuer wird gesondert ausgewiesen.

Die Tagessätze sind für die Vertragslaufzeit verbindlich, soweit im Vertrag nichts Abweichendes vereinbart wird.

Die im Leistungskorb angesetzten Mengen dienen ausschließlich der Vergleichbarkeit der Angebote. Sie stellen keine Abnahmeverpflichtung der Universität Trier dar. Tatsächliche Leistungen werden ausschließlich bedarfsabhängig abgerufen. Diese Logik entspricht bereits der aktuellen Anlage.

2. Tagessätze

Hinweis: Für unterschiedliche Personen derselben Leistungskategorie dürfen keine unterschiedlichen Tagessätze angesetzt werden.

3. Vergleichbarer Leistungskorb – Teil A Website-Relaunch

Für die Preiswertung wird folgender beispielhafter Leistungskorb zugrunde gelegt:

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Die Positionen umfassen die in Ziffer 14.2 beschriebenen Leistungen einschließlich der dort genannten Neben- und Schnittstellenleistungen.

Hinweis: Die Kalkulationsmengen dienen ausschließlich der Angebotsvergleichbarkeit und stellen keine Abnahmeverpflichtung dar.

Die bestehende Anlage kommt bereits auf exakt diese 80 Tage.

4. Vergleichbarer Leistungskorb – Teil B Markenrollout

Ergänzung zu B3

Die Position B3 Vorlagen / Templates / Anwendungen umfasst die Konzeption, Gestaltung und Aufbereitung eines im Projekt festzulegenden, repräsentativen Sets von Vorlagen und Anwendungen. Hierzu zählen insbesondere Dokumentvorlagen, PowerPoint-Templates und digitale Vorlagen.

Die Kalkulationsmenge von 15 Tagen dient ausschließlich der Vergleichbarkeit der Angebote.

Ergänzung zu Fotoshootings

Soweit im Rahmen des Markenrollouts ein Fotoshooting vorgesehen ist, umfasst die Agenturleistung ausschließlich Konzeption, Planung, Organisation und Begleitung. Externe Produktionskosten, insbesondere für Fotograf:innen, Models, Locations und Styling, sind nicht Bestandteil des Vergleichspreises und werden bei Bedarf gesondert beauftragt.

Die Summe Teil B beträgt damit 70 kalkulatorische Tagessätze.

5. Vergleichbarer Gesamtpreis

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Der vergleichbare Gesamtpreis netto ist ausschließlich für die Ermittlung des Zuschlagskriteriums „Preis“ maßgeblich.

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Eignungsanforderungen sowie ergänzende Bewerbungs- und Vertragsbedingungen

Eignungsanforderungen an die Bieter

Die für die Teilnahme am Vergabeverfahren maßgeblichen Eignungsanforderungen ergeben sich aus der Auftragsbekanntmachung sowie den dort geforderten Nachweisen und Eigenerklärungen und stellen Mindesteignungsanforderungen (Ausschlusskriterien) dar.

Angebote von Bietern, die diese Anforderungen nicht erfüllen oder die geforderten Erklärungen und Nachweise nicht oder unvollständig vorlegen, werden von der Wertung ausgeschlossen.

Die Eigenerklärungen sind vom Bewerber/Bieter bzw. von jedem Mitglied einer Bietergemeinschaft abzugeben; hierfür kann das Musterformblatt 03 verwendet werden.

Vergaberechtlicher Hinweis: Bietergemeinschaften sind ausdrücklich zugelassen (§ 32 UVgO). Eignungsnachweise können anteilig auf die Mitglieder verteilt werden; eine bevollmächtigte Führungsfirma ist zu benennen.

Vertraulichkeit und Datenschutz

Der Auftragnehmer verpflichtet sich zur Vertraulichkeit hinsichtlich aller im Rahmen des Projekts bekannt werdenden Informationen. Soweit personenbezogene Daten verarbeitet werden, sind die Anforderungen der DSGVO einzuhalten. Sofern erforderlich, wird eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

Bietergemeinschaften und Unterauftragnehmer

Bietergemeinschaften sind nach Maßgabe der Vergabeunterlagen zugelassen.

Unterauftragnehmer können für geeignete Teilleistungen eingesetzt werden, sofern dies vergaberechtlich zulässig ist und die Gesamtverantwortung für die Leistungserbringung beim Auftragnehmer verbleibt. Da die Leistungen eng miteinander verzahnt sind, muss der Auftragnehmer eine einheitliche Projektsteuerung und Gesamtverantwortung gewährleisten.

Projektkommunikation

Die Kommunikation im Projekt erfolgt grundsätzlich in deutscher Sprache. Projektleitung muss über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift verfügen. Für internationale Anwendungen und Zielgruppen sind außerdem sehr gute Englischkenntnisse im Projektteam erforderlich.

Vergabeverfahren und Zeitplan

Die Vergabe erfolgt als nationale öffentliche Ausschreibung gemäß § 9 UVgO.

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Die Ausschreibung wird national bekannt gemacht. Die verbindlichen Fristen ergeben sich aus der Bekanntmachung.

Die Bieter sind für die Dauer der in den Vergabeunterlagen genannten Bindefrist an ihr Angebot gebunden.

Bieterfragen

Fragen zum Vergabeverfahren und zu den Vergabeunterlagen sind ausschließlich über die elektronische Vergabeplattform einzureichen. Direkte telefonische oder persönliche Kontaktaufnahmen mit fachlich zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Universität sind während des laufenden Vergabeverfahrens nicht zulässig. Fragen und Antworten werden nach Maßgabe der vergaberechtlichen Bestimmungen allen Bietern zugänglich gemacht.