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Besondere Bewerbungsbedingungen

Offenes Verfahren nach der Vergabeverordnung (VgV) über

Rahmenvertrag GDI-DE Monitor

Az. B25.22 - 0327/26/VV : 1

Ihre Vergabestelle für das Vergabeverfahren

Beschaffungsamt des BMI

Anschrift Beschaffungsamt des BMI

Referat B 25 Brühler Straße 3 53119 Bonn

Telefon +49 22899 610-2923 Fax +49 228 99 61087-1000 E-Mail jan.hoffmann@bescha.bund.de Ansprechperson Jan Hoffmann

Beschaffungsamt des BMI, Vorlagenstand: 01.07.2026

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Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung .................................................................................................................................. 3

2. Verzeichnis der einzureichenden Dokumente .......................................................................... 3

3. Besondere Bewerbungsbedingungen für dieses Verfahren ..................................................... 4

3.1 Durchführung des Verfahrens .......................................................................................... 4

3.2 Fragen zum Vergabeverfahren ......................................................................................... 4

3.3 Kurzbeschreibung der Leistung und Losaufteilung ........................................................... 4

3.4 Nachweise und Erklärungen zur Eignung ......................................................................... 4 3.4.1 Technische und berufliche Leistungsfähigkeit gem. § 46 VgV ........................ 5

3.5 Sonstige unternehmensbezogene Erklärungen und Nachweise ...................................... 6

3.5.1 Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen ........................... 6

3.5.2 Eigenerklärung Sanktionen Russland ................................................................ 6

3.5.3 Unternehmensdaten ......................................................................................... 6

3.5.4 Erklärung zur sozialen Nachhaltigkeit bei IT-Aufträgen .................................... 6

3.5.5 Eigenerklärung Auftragsverarbeitung ............................................................... 6

3.6 Angebotsformular ............................................................................................................. 7

3.7 Nachweise und Erklärungen zur Leistung ......................................................................... 7

3.8 Prüfung und Wertung der Angebote ................................................................................ 7

3.8.1 Angemessenheit der Preise ............................................................................... 7

3.8.2 Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots ..................................................... 7

3.9 Rechtsbehelfsbelehrung ................................................................................................... 8

4. Vertragsunterlagen ................................................................................................................... 8

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1. Einleitung

Die allgemeinen und die besonderen Bewerbungsbedingungen regeln die Durchführung des Vergabeverfahrens. Bitte beachten Sie zunächst die Anlage „Allgemeine Bewerbungsbedingungen“ (ABB). Hierin sind die grundlegenden Anforderungen und Rahmenbedingungen aller Vergabeverfahren des Beschaffungsamtes des BMI formuliert. Soweit im Folgenden abweichende Regelungen getroffen werden, gehen diese den Regelungen der ABB vor.

2. Verzeichnis der einzureichenden Dokumente

Ihnen werden im Rahmen dieses Vergabeverfahrens insgesamt 21 Dokumente als Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellt. Im nachfolgenden Verzeichnis sind die von Ihnen mit dem Angebot zu übermittelnden Dokumente aufgelistet. Geforderte Unterlagen, für die kein Formular vorgesehen ist, sind von Ihnen zu erstellen und z. B. eingescannt als PDF-Datei einzureichen. Die Originale müssen auf Verlangen des Beschaffungsamtes des BMI vorgelegt werden.

Bitte beachten Sie, dass Sie alle während des Verfahrens eintretenden Umstände, die Einfluss auf Ihre Eignung und Ihre sonstigen Erklärungen haben könnten, unverzüglich dem Beschaffungsamt des BMI mitteilen müssen – insbesondere, wenn hierdurch die von Ihnen eingereichten Nachweise und Erklärungen unrichtig geworden sind. Das Beschaffungsamt des BMI tritt dann erneut in eine Eignungsprüfung ein, auch ein nachträglicher Ausschluss des Bieters vom Verfahren ist möglich. Sofern Zweifel an der Richtigkeit der abgegebenen Nachweise und Erklärungen bestehen, kann die Vorlage weiterer Nachweise verlangt werden.

Mit dem Angebot sind folgende Dokumente einzureichen:

Angebotsformular

Nachweise und Erklärungen zur Eignung, wie z. B. Vordruck Referenzen

Eigenerklärung Ausschlussgründe

Eigenerklärung Sanktionen Russland

Anlage Unternehmensdaten

Erklärung zur sozialen Nachhaltigkeit von IT

Eigenerklärung Auftragsverarbeitung

Antworten-Katalog zu den Leistungskriterien (vom Bieter selbst zu erstellen)

Im Falle der Bildung von Bietergemeinschaften zusätzlich:

Bewerber Bietergemeinschaftserklärung

Eigenerklärung Ausschlussgründe (siehe oben) für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft

Eigenerklärung Sanktionen Russland (siehe oben) für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft

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Anlage Unternehmensdaten (siehe oben) für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft

Im Falle des Einsatzes anderer Unternehmen im Rahmen einer Eignungsleihe zusätzlich vom eignungsverleihenden Unternehmen:

Verpflichtungserklärung Eignungsleihe Unteraufträge

Eigenerklärung Ausschlussgründe (siehe oben)

Anlage Unternehmensdaten (siehe oben)

Im Falle des Einsatzes anderer Unternehmen im Rahmen einer Unterauftragsvergabe zusätzlich:

Um Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren, teilen Sie bitte unter Bezugnahme auf die entsprechenden Unterlagen konkret mit, welche Informationen vertraulich zu behandeln sind.

3. Besondere Bewerbungsbedingungen für dieses Verfahren

3.1 Durchführung des Verfahrens

Bei dem vorliegenden Verfahren handelt es sich um ein offenes Verfahren nach der VgV.

3.2 Fragen zum Vergabeverfahren

Soweit Sie Fragen zum Vergabeverfahren haben, beachten Sie bitte Ziffer 1.8 der ABB.

3.3 Kurzbeschreibung der Leistung und Losaufteilung

Rahmenvertrag für Beratung, Support, Pflege, Betrieb und Weiterentwicklung der Softwarelösung "GDI-DE Monitor". Die Gesamtleistung bildet ein Los.

3.4 Nachweise und Erklärungen zur Eignung

Gemäß § 122 Abs. 1 GWB werden öffentliche Aufträge nur an fachkundige und leistungsfähige (geeignete) Unternehmen vergeben, die nicht nach den §§ 123 oder 124 GWB ausgeschlossen worden sind.

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Bitte legen Sie die nachfolgend geforderten Nachweise und Erklärungen vor. Für den Fall der Bildung von Bietergemeinschaften und für den Fall der Inanspruchnahme von Kapazitäten anderer Unternehmen (Eignungsleihe, Unteraufträge) wird auf Ziffer 3 der ABB verwiesen.

Sofern die nachfolgenden Nachweise und Erklärungen in einer separaten Anlage eingereicht werden, ist auf die hier oder ggf. im Dokument „Kriterienkatalog Eignung“ angegebene Bezeichnung Bezug zu nehmen. Verweise auf Literatur oder auf Broschüren dürfen nur als ergänzende Information erfolgen. Diese Verweise können nicht die geforderten Angaben ersetzen, da sie vom Beschaffungsamt des BMI nicht geprüft und daher auch nicht berücksichtigt werden können. Fragen müssen vollständig und nachvollziehbar beantwortet werden.

3.4.1 Technische und berufliche Leistungsfähigkeit gem. § 46 VgV

3.4.1.1 Referenzen

Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit reichen Sie bitte eine Liste mit mindestens zwei geeigneten Referenzen in Bezug zur gegenständlichen Leistung ein. Stellen Sie Ihre Leistungsfähigkeit für den Auftragsgegenstand und Ihre hierfür relevanten Erfahrungen anhand der Referenzen dar.

Zu den Referenzen sind folgende Angaben zu machen:

● Beschreibung der ausgeführten Leistungen, ● Wert des Auftrages, ● Zeitraum der Leistungserbringung, ● Angabe der zuständigen Kontaktstelle bei der Auftraggeberin der Referenz mit Anschrift und Kontaktdaten.

Darüber hinaus gelten die folgenden Anforderungen an die benannten Referenzen:

● Die Referenzen dürfen nicht älter als drei Jahre sein (gerechnet vom Datum der letzten Leistungserbringung im jeweiligen Referenzprojekt bis zum Tag der Auftragsbekanntmachung/Veröffentlichung). ● Siehe Kriterienkatalog AE.3 Projektreferenzen

Das Beschaffungsamt des BMI behält sich darüber hinaus vor, die angegebenen Referenzen durch Rückfrage bei den in den Referenzen genannten Ansprechpersonen zu verifizieren. Angaben, die einer Nachprüfung nicht standhalten, können zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen.

Sofern Sie aus berechtigten Geheimhaltungsgründen geforderte Angaben nicht machen können, teilen Sie diese Gründe mit dem Angebot dem Beschaffungsamt des BMI mit und legen Sie einen anderen geeigneten Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit vor. Das Beschaffungsamt des BMI entscheidet sodann nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung des Alternativnachweises. Ein Nachfordern und Beibringen eines anderen (geeigneteren) Nachweises ist nach dem Ende der Angebotsfrist aus vergaberechtlichen Gründen nicht mehr möglich. Bitte berücksichtigen Sie, dass Sie sofern es Ihnen z. B. aus Geheimhaltungsgründen nicht möglich ist, den konkreten Auftragswert anzugeben, den Wert des Auftrags auch in Margen angeben können (bspw. > 100.000 € oder zwischen 100.000 und 200.000 €).

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3.5 Sonstige unternehmensbezogene Erklärungen und Nachweise

Bitte legen Sie die im Folgenden aufgeführten unternehmensbezogenen Erklärungen und Nachweise mit dem Angebot vor.

3.5.1 Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen

Öffentliche Aufträge werden nicht an Unternehmen vergeben, bei denen Ausschlussgründe gemäß §§ 123 oder 124 GWB vorliegen. Das Beschaffungsamt des BMI hat daher zu prüfen, ob zwingende oder fakultative Ausschlussgründe vorliegen, die zum Ausschluss vom Verfahren führen können bzw. müssen. Hierzu dient das Formular „Eigenerklärung Ausschlussgründe“. Für den Fall der Bildung von Bietergemeinschaften oder bei der Inanspruchnahme von Kapazitäten anderer Unternehmen (Eignungsleihe, Unteraufträge) wird auf Ziffer 3 der ABB verwiesen.

3.5.2 Eigenerklärung Sanktionen Russland

Mit der Verordnung EU Nr. 833/2014, wurden umfangreiche Sanktionen gegen die Russische Föderation in Kraft gesetzt. Danach dürfen öffentliche Aufträge nicht an Unternehmen vergeben werden, bei denen ein Ausschlussgrund nach Artikel 5k der Verordnung (EU) 833/2014 vorliegt. Das Beschaffungsamt des BMI hat zu prüfen, ob zwingende Ausschlussgründe vorliegen, die zum Ausschluss vom Verfahren führen müssen. Hierzu dient das Formular „Eigenerklärung Sanktionen Russland“.

3.5.3 Unternehmensdaten

Die Anlage „Unternehmensdaten“ ist vollständig auszufüllen und Ihrem Angebot beizufügen. Die Angaben zur Unternehmensgröße dienen rein statistischen Zwecken. Die übrigen Angaben benötigt das Beschaffungsamt des BMI für die vor dem Zuschlag einzuholende Registerauskunft nach § 6 Wettbewerbsregistergesetz.

Bei Bietergemeinschaften und im Falle der Eignungsleihe ist die Anlage „Unternehmensdaten“ für jedes beteiligte Unternehmen einzureichen.

3.5.4 Erklärung zur sozialen Nachhaltigkeit bei IT-Aufträgen

Das Formular „Erklärung zur sozialen Nachhaltigkeit von IT“ enthält Bedingungen zur Auftragsausführung bei IT-Aufträgen, mit denen die Einhaltung dort enthaltener Arbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO) gewährleistet wird. Mit der Angebotsabgabe verpflichten Sie sich, die Bedingungen während der gesamten Vertragslaufzeit einzuhalten.

3.5.5 Eigenerklärung Auftragsverarbeitung

Im Rahmen der Leistungserbringung wird eine Auftragsverarbeitung erfolgen, d. h. es werden durch die künftige Auftragnehmerin personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt. Deren Mitarbeiter werden auf diese personenbezogenen Daten Zugriff erhalten bzw. diese Daten selbst im Rahmen Ihrer Tätigkeit verwenden.

Das Vergabeverfahren wird zugunsten eines oder mehrerer Bedarfsträger durchgeführt. Bei der späteren Auftragsausführung ist daher der Bedarfsträger für die Auftragsverarbeitung die verantwortliche Stelle. Aus diesem Grund wird der Bedarfsträger nach der Zuschlagserteilung die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung mit der zukünftigen Auftragnehmerin abschließen.

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Der Inhalt dieser Vereinbarung wurde bereits festgelegt. Die Vereinbarung steht mit den Vergabeunterlagen zum Download bereit. Die darin genannten Anforderungen sind zu erfüllen und müssen bei der Angebotskalkulation berücksichtigt werden.

Bitte fügen Sie Ihrem Angebot die Eigenerklärung Auftragsverarbeitung bei, in der Sie sich verpflichten, die in der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung getroffenen Festlegungen im Fall der Auftragserteilung an Ihr Unternehmen einzuhalten.

3.6 Angebotsformular

Der Vordruck „Angebotsformular“ ist vollständig auszufüllen. Die Preise müssen alle in den Vertragsunterlagen insbesondere der Leistungsbeschreibung aufgestellten Anforderungen umfassen – sowohl die Eigenleistungen des Bieters bzw. der Bietergemeinschaft als auch die von Dritten (insbesondere von Unterauftragnehmern) zu erbringenden Leistungen. Der für die angebotene Leistung gültige Umsatzsteuersatz ist im Angebotsformular aus dem zur Verfügung stehenden Drop-Down-Menü auszuwählen.

3.7 Nachweise und Erklärungen zur Leistung

Bitte beachten Sie, dass für alle in der Leistungsbeschreibung genannten nationalen oder EU- Normen bezüglich der Anforderungen auch die gleichwertige Art zugelassen wird. Die Gleichwertigkeit muss der Bieter durch geeignete Mittel (z. B. technische Beschreibung des Herstellers oder Prüfbericht einer anerkannten Stelle) mit seinem Angebot nachweisen.

Legen Sie bitte alle im Dokument „Kriterienkatalog Leistung“ geforderten Nachweise und Erklärungen mit dem Angebot vor. Bei Erklärungen in einer separaten Anlage ist auf die Nummerierung im Dokument „Kriterienkatalog Leistung“ Bezug zu nehmen. Diese Nachweise und Erklärungen werden entsprechend der im Kriterienkatalog dargestellten Systematik bewertet.

3.8 Prüfung und Wertung der Angebote

Nach Ablauf der Angebotsfrist und Angebotsöffnung werden die Angebote einer Prüfung und Wertung unterzogen. Nach der formalen Prüfung des Angebotes gem. §§ 56 ff. VgV wird geprüft, ob ein Bieter die für die Durchführung des Auftrags notwendige Eignung besitzt und nicht nach den §§ 123, 124 GWB oder im Zusammenhang mit den Sanktionen gegen Russland, sowie gemäß § 57 VgV oder aus anderen Gründen ausgeschlossen werden muss.

3.8.1 Angemessenheit der Preise

Gemäß § 60 Abs. 1 VgV verlangt das Beschaffungsamt des BMI vom Bieter Aufklärung, wenn die Preise oder die Kosten des Angebotes im Verhältnis zu der zu erbringenden Leistung ungewöhnlich niedrig erscheinen. Kann das Beschaffungsamt des BMI die ungewöhnlich niedrige Höhe der angebotenen Preise bzw. Kosten nicht zufriedenstellend aufklären, wird das Angebots des Bieters in der Regel ausgeschlossen. Der Ausschluss erfolgt zwingend, wenn Verpflichtungen nach § 60 Abs. 2 S. 2 Nr. 4 VgV i. V. m. § 128 Abs. 1 GWB nicht eingehalten werden oder der Bieter an der Aufklärung nicht mitwirkt.

3.8.2 Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots

Das wirtschaftlichste Angebot ist das Angebot, bei dem die Leistungskennzahl (L) und die Preiskennzahl (P) im günstigsten Verhältnis zueinanderstehen.

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Die Leistungskennzahl (L) spiegelt den Erfüllungsgrad der angebotenen Leistung bezogen auf die Anforderungen an die Leistung (Leistungskriterien) wider. Die Leistungskennzahl (L) wird auf Basis der im Dokument „Kriterienkatalog Leistung“ geforderten Nachweise und Erklärungen zur Leistung ermittelt. Entsprechend den Angaben im Kriterienkatalog wird der Erfüllungsgrad der Leistungskriterien bewertet. Die vergebenen Punktzahlen gehen mit ihrer individuellen Gewichtung in das Gesamtergebnis ein. Maximal können XY Punkte erreicht werden.

Die Preiskennzahl (P) ist identisch mit dem Gesamtpreis im Vordruck „Angebotsformular“ inkl. der gesetzlichen (Einfuhr-)Umsatzsteuer und eventuell sonstigen von der Auftraggeberin zu tragende Kosten z. B. Zollgebühren sowie Skontoabzug bei Erfüllung der in den Vertragsunterlagen inkl. der Leistungsbeschreibung gestellten Mindestanforderungen. / Die Preiskennzahl wird auf Basis der im Formular „Preisblatt“ dargestellten Preissystematik ermittelt.

Mittels Division der Leistungskennzahl (L) durch die Preiskennzahl (P) wird die Kennzahl der Wirtschaftlichkeit (Z) für das Preis-Leistungs-Verhältnis ermittelt. Auf Basis dieser Kennzahl wird eine Rangfolge der Angebote hergestellt. Das Angebot mit dem höchsten Quotienten Z ist das wirtschaftlichste.

Die Formel lautet:

Z=L/P

3.9 Rechtsbehelfsbelehrung

Hinweise zum Rechtsschutz im Vergabeverfahren entnehmen Sie bitte dem Dokument „Rechtsbehelfsbelehrung“.

4. Vertragsunterlagen

Mit der Zuschlagserteilung wird eine Rahmenvereinbarung geschlossen. Die Vertragsunterlagen, insbesondere die Leistungsbeschreibung finden Sie in den Dokumenten, die als Anlagen beiliegen.

Hinweise zur E-Rechnung

Gemäß der E-Rechnungs-Verordnung des Bundes (ERechV) sind Sie zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet. Ausnahmen von dieser Verpflichtung sind in § 3 Absatz 3 ERechV geregelt. Informationen zur E-Rechnung finden Sie unter https://www.e-rechnung-bund.de/ und in der Anlage „Info E-Rechnung“.

Wir bedanken uns für Ihr Interesse an der vorliegenden Ausschreibung.

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