Leistungsbeschreibung.pdf

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FREIE UND HANSESTADT HAMBURG

Beschaffungs- und Vergabecenter der

Behörde für Inneres und Sport (BVC BIS)

Inhaltsverzeichnis

1. Verfahrenshinweise ....................................................................................... 3

1.1 Auftragszielsetzung und Leistungsumfang ................................................... 3

1.2 Allgemeines zum Vergabeverfahren ............................................................ 3

1.3 Vergabeunterlagen ....................................................................................... 4

1.4 Hamburgisches Transparenzgesetz (HmbTG) ............................................. 5

1.5 Eignungsnachweise, Angaben und Unterlagen ............................................ 5

1.5.1 Allgemeines ........................................................................................... 6

1.5.2 Eignung ................................................................................................. 6

1.5.3 Auftragsdurchführung ............................................................................ 6

1.6 Eignungsleihe ............................................................................................... 7

1.7 Angebotswertung und -auswahl ................................................................... 7

1.7.1 Wertungsstufen ..................................................................................... 7

1.7.2 Zuschlagskriterien und Gewichtung ...................................................... 7

1.8 Vergabe nach Losen / Gesamtvergabe ........................................................ 8

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1.9 Nebenangebote ............................................................................................ 8

1.10 Transport und Einweisung ............................................................................ 8

1.11 Lieferfrist ...................................................................................................... 8

1.12 Geltungsbereich / Abrufberechtigung ........................................................... 8

1.13 Rüge/Nachprüfungsantrag ........................................................................... 9

2. Leistungsbeschreibung ................................................................................ 9

2.1 Jahresbedarf ................................................................................................ 9

2.2 Rahmenvereinbarung ................................................................................... 9

2.3 Beschreibung ............................................................................................. 10

2.4 Nachfolgemodelle, neue Modellreihen und Wegfall von Modellreihen ....... 11

2.5 Wartung und Reparatur .............................................................................. 11

2.6 Auslieferung der Fahrzeuge ....................................................................... 12

3. Auftragsdurchführung ................................................................................. 12

3.1 Allgemeines ................................................................................................ 12

3.2 Geschäftssprache ...................................................................................... 13

3.3 Abruf der Lieferung / Leistung .................................................................... 13

3.4 Auswertung der Abrufe ............................................................................... 14

3.5 Höhere Gewalt ........................................................................................... 14

3.6 Rechnungsstellung ..................................................................................... 15

3.7 Anlieferungsstelle und Rechnungsempfänger ............................................ 15

3.8 Anpassung der Rabattsätze ....................................................................... 16

3.9 Gewährleistung .......................................................................................... 16

3.10 Schadenersatz aufgrund einer unzulässigen Wettbewerbsbeschränkung . 16

3.11 Vertragslaufzeit .......................................................................................... 16

3.12 Vertragsverlängerung ................................................................................. 16

3.13 Kündigung durch die Auftraggeberin .......................................................... 17

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1. Verfahrenshinweise

1.1 Auftragszielsetzung und Leistungsumfang

Die Freie und Hansestadt Hamburg, vertreten durch das Beschaffungs- und Vergabe- center der Behörde für Inneres und Sport -organisatorisch angebunden bei der Polizei Hamburg- (Vergabestelle), beabsichtigt den Abschluss von Rahmenvereinbarungen mit möglichst vielen Fahrzeugherstellern, Generalvertretungen oder autorisierten Fachhändlern von Fahrzeugherstellern über den Kauf von verschiedenen Personen- kraftwagen (PKW) mit rein batterieelektrischem Antrieb, mit Plug-In Hybrid Antrieb und mit allen anderen Antriebsarten (z. B. (mild-)Hybrid, Gas, Benzin oder Diesel) für sämt- liche Behörden, Ämter, Landesbetriebe und Hochschulen sowie ausgewählte Anstal- ten des öffentlichen Rechts und öffentliche Unternehmen der Freien und Hansestadt Hamburg.

Es sollen Rabattsätze auf die Listenpreise für verschiedene Modellreihen von PKW einschließlich der herstellerseitig lieferbaren Sonderausstattungen angeboten wer- den.

Für die Beschaffung von PKW für Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufga- ben (BOS-Aufgaben, z. B. Polizei und Feuerwehr) sowie der unter Ziffer 1.12 genann- ten öffentlichen Unternehmen können davon abweichende Rabattsätze angeboten werden.

Einzelheiten zu den Leistungsanforderungen sind in Ziffer 2 bzw. den Anlagen darge- stellt.

1.2 Allgemeines zum Vergabeverfahren

Falls Sie bereit sind, die Leistungen zu übernehmen, geben Sie Ihr Angebot aus- schließlich mittels der kostenlosen elektronischen Angebotsabgabe (bieterportal.ham- burg.de) ab. Für das vorliegende Verfahren ist es nicht erforderlich, das Angebot mit- tels einer digitalen Signatur zu unterzeichnen. Es genügt, im letzten Schritt Ihren Vor- und Nachnamen in das hierfür vorgesehene Feld einzutragen.

Sämtliche Anfragen und Hinweise zu dieser Ausschreibung sind über die Bieterkom- munikation im Bieterportal der eVergabe zu initiieren („Nachrichten“). Benötigt der Bie- ter zusätzliche Auskünfte bezüglich der Vergabeunterlagen, so kann er diese bis zu der in den Vergabeunterlagen genannten Frist1 anfordern.

1 Die Vergabestelle behält sich vor, auch nach Ablauf dieser Frist, Bieterfragen zu beantworten. Werden Fragen nach Ablauf dieser Frist beantwortet, so wird die Frist für die Einreichung der Bewerbungen oder der Angebote nicht verlängert.

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Die Auskünfte inklusive ggf. beigefügter Anlagen werden ebenfalls ausschließlich in der eVergabe veröffentlicht. Bitte loggen Sie sich für die Kenntnisnahme im Bieterpor- tal der eVergabe ein und wechseln dann in den Menüpunkt „Nachrichten“ des jeweili- gen Projekts.

Die Auskünfte der Vergabestelle werden Bestandteil der Vergabeunterlagen.

Der Einwand, dass der Bieter über den Umfang der Leistung und über die Art und Weise der Ausführung nicht genügend unterrichtet gewesen sei, ist ausgeschlossen.

Die Vergabestelle behält sich vor, innerhalb der Angebotsfrist Berichtigungen und Er- gänzungen zu den Ausschreibungsunterlagen vorzunehmen und diese zu veröffentli- chen. Sofern der Umfang oder der Zeitpunkt der Änderung es erforderlich macht, wird die Vergabestelle die Angebotsfrist verlängern. Der Bieter ist verpflichtet, diese Ände- rungen bei seinem Angebot zu berücksichtigen.

Es sind nur neue (d. h. nicht gebrauchte) Produkte anzubieten.

Es wird darauf hingewiesen,

• dass Änderungen oder Ergänzungen in den Vergabeunterlagen nicht zulässig sind und einen Ausschluss des Angebots aus dem weiteren Vergabeverfahren bewirken können (dabei handelt es sich insbesondere um Liefer-, Vertrags- und Zahlungsbedingungen oder das Hinzufügen eigener AGB), • dass fehlende oder falsche Nachweise/Erklärungen einen Ausschluss von lau- fenden und künftigen Vergabeverfahren und/oder eine Vergabesperre sowie die Kündigung eines bereits geschlossenen Vertrages zur Folge haben kann, • dass Angebote, die nicht den formalen Anforderungen des § 38 UVgO bzw. § 53 VgV entsprechen, zwingend ausgeschlossen werden und • dass unvollständig oder unrichtig ausgefüllte Angebote zum Angebotsaus- schluss führen können.

Die Angebote werden nicht verlesen, Bieter und Preise nicht bekannt gegeben. Bis zum Einreichungstermin können die Angebote über die eVergabe im Bieterportal ge- ändert werden.

Der Bieter ist bis zum Ablauf der Bindefrist an sein Angebot gebunden.

1.3 Vergabeunterlagen

Die Vergabeunterlagen werden elektronisch auf der Veröffentlichungsplattform der Freien und Hansestadt Hamburg veröffentlicht (https://bieterportal.hamburg.de) und umfassen folgende Unterlagen in der jeweils geltenden Fassung:

• dieses Dokument (Leistungsbeschreibung sowie Auftragsdurchführung) inklusive Anlagen • ggf. zusätzliche Auskünfte der Vergabestelle

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• die Zusätzlichen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Lieferungen und Dienstleistungen (ZVB) • die Bewerbungsbedingungen für die Vergabe von Lieferungen und Dienstleistungen (BWB) • die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) • geforderte Eigenerklärungen

Bei Widersprüchen gelten die Vertragsbestandteile nacheinander in der angegebenen Reihenfolge.

Die ZVB, BWB und VOL/B liegen unter https://www.polizei.hamburg/ausschreibungen- 791336 zum Download bereit. Dort befinden sich auch „Allgemeine Informationen zur Umsetzung datenschutzrechtlicher Vorgaben“.

1.4 Hamburgisches Transparenzgesetz (HmbTG)

Dieser Vertrag unterliegt dem Geltungsbereich des HmbTG und wird nach Maßgabe dieses Gesetzes bei Vorliegen der entsprechenden gesetzlichen Voraussetzungen im Informationsregister veröffentlicht. Unabhängig davon kann er Gegenstand von Aus- kunftsanträgen nach dem HmbTG sein.

Zurzeit besteht jedoch keine Veröffentlichungspflicht. Dennoch bitten wir um Kenn- zeichnung von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen in geeigneter Form (handschrift- licher Vermerk oder Stempel „vertraulich“ auf der entsprechenden Seite des Ange- bots).

1.5 Eignungsnachweise, Angaben und Unterlagen

Um die Eignung – insbesondere die Gesetzestreue, die Leistungsfähigkeit und die Fachkunde – der Bieter beurteilen zu können, hat der Bieter die in den Vergabeunter- lagen vorgesehenen Erklärungen mit dem Angebot einzureichen.

Die Vergabestelle behält sich vor, fehlende oder unvollständige Unterlagen bis zum Ablauf einer von der Vergabestelle zu bestimmenden Nachfrist nachzufordern. Die Bieter haben keinen Anspruch auf Nachforderung / Nachreichung von Unterlagen.

Kann der Bieter eine die Eignung betreffende einzureichende Erklärung nicht wie ge- fordert abgeben, da er eine bestimmte darin gestellte Forderung nicht erfüllt, muss er darstellen, wieso er aus seiner Sicht dennoch geeignet ist, den Auftrag auszuführen.

Mit dem Angebot sind die nachfolgend aufgeführten Erklärungen / Nachweise / Unter- lagen einzureichen.

Ein Teil der erforderlichen Erklärungen befindet sich zusammengefasst in dem –den Vergabeunterlagen beigefügten- Vordruck „Eigenerklärungen über die Eignung und Auftragsausführung“ (EEA).

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1.5.1 Allgemeines

• Firmenangaben • Preisblatt • Erklärung zum Zugang zu einem Konfigurator • Erklärung zu den Ansprechpartnern bei Abruf der Lieferung/Leistung • Gestattungsvereinbarung Feuerwehr Hamburg • Liste der autorisierten Vertragswerkstätten/Generalvertretungen • Angabe zur Mittelstandsförderung (EEA) • Angabe Nationalität des wirtschaftlichen Eigentümers (EEA)

1.5.2 Eignung Befähigung zur Berufsausübung:

• Identifikationsnummer (EEA) • Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister (EEA) • Registergericht (EEA)

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

• Erklärung zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit (EEA) • Umsatzzahlen (EEA)

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit:

• Erklärung zu den vorhandenen personellen und technischen Mitteln (EEA) • Erklärung zu vergleichbaren Leistungen (EEA) • Erklärung über die Inanspruchnahme einer Eignungsleihe (EEA)

1.5.3 Auftragsdurchführung Bedingungen für die Ausführung des Auftrags:

• Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach den §§ 123, 124 GWB (EEA) • Beachtung des Preisrechts (EEA) • Erklärung zur Tariftreue und zur Zahlung eines Mindestlohnes (EEA) • Erklärung zur sozialverträglichen Beschaffung (Beachtung der ILO-Kernar- beitsnormen) (EEA) • Erklärung zur umweltverträglichen Beschaffung (EEA) • Verpflichtung zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Sozialversicherungs- beiträgen (EEA) • Eigenerklärung „5. RUS-Sanktionspaket“

Ausschlaggebend für den Nachweis der Eignung sind die zuvor aufgeführten Eigener- klärungen. Befinden sich im Vordruck „Eigenerklärungen über die Eignung und Auf- tragsausführung“ weitere Erklärungen, sind diese für diese Ausschreibung nicht rele- vant.

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Die erforderlichen Dokumente müssen ausgedruckt, ausgefüllt, mit Namen versehen, eingescannt und anschließend im Bieterassistenten hochgeladen werden. Die Doku- mente müssen nicht einzeln, sondern können auch als „Paket“ eingescannt und hoch- geladen werden.

Wird eine Bietergemeinschaft gebildet, behält sich die Auftraggeberin vor, auch von den Mitgliedern dieser Gemeinschaft die erforderlichen Eigenerklärungen abzufor- dern.

Mehrfachbeteiligungen – beispielsweise als Mitglied einer Bietergemeinschaft und als Einzelbieter – sind im gleichen Los unzulässig und führen zur Wahrung des Wettbe- werbsprinzips zum Ausschluss der betroffenen Angebote.

1.6 Eignungsleihe

Die Eignungsleihe ist ohne Einschränkung nach § 34 UVgO oder § 47 VgV zulässig.

1.7 Angebotswertung und -auswahl

1.7.1 Wertungsstufen

Alle eingegangenen Angebote werden nach Ende der Angebotsfrist in vier Wertungs- stufen geprüft:

a) Prüfung der Angebote auf Vollständigkeit, fachliche und rechnerische Richtigkeit.

b) Prüfen der Eignung des Bieters bzw. Unterauftragnehmers (Fachkunde und Leis- tungsfähigkeit).

Die Vergabestelle behält sich vor, bei Bedarf Wirtschaftsauskünfte über einzelne Bieter bei einer Auskunftei (zurzeit Verband der Vereine Creditreform e. V. und / oder Bürgel Wirtschaftsinformationen GmbH & Co. KG) einzuholen.

c) Prüfung der Angemessenheit des/der Preise/s.

d) Auswahl des wirtschaftlichsten Angebots.

1.7.2 Zuschlagskriterien und Gewichtung

Es sollten je Bieter möglichst viele Fahrzeugsegmente mit unterschiedlichen Modell- reihen angeboten werden. Der Zuschlag wird je Fahrzeugsegment auf alle unter- schiedlichen Modellreihen unterschiedlicher Fahrzeughersteller erteilt.

Für die jeweilige Fahrzeugmarke wird pro Los und Modellreihe grundsätzlich nur ein Bieter den Zuschlag erhalten.

Gehen mehrere Angebote pro Modellreihe einer Fahrzeugmarke ein, entscheidet die Höhe der angebotenen Rabattsätze. Sofern ein Bieter abweichende Rabattsätze für

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die Bereiche BOS und öffentliche Unternehmen angeboten hat, wird der Mittelwert dieser zwei bzw. drei Rabattsätze zum Angebotsvergleich herangezogen. Bei gleichen Angeboten entscheidet das Los.

Sollten keine Einschränkungen genannt werden, gelten die Rabatte für die gesamte Modellreihe.

1.8 Vergabe nach Losen / Gesamtvergabe

Der Gesamtauftrag ist in Lose aufgeteilt. Der Bieter kann ein Angebot auf ein oder mehrere Lose abgeben. Der Zuschlag erfolgt entsprechend Ziffer 1.7.2.

1.9 Nebenangebote2

Das Einreichen von Nebenangeboten ist nicht zugelassen.

1.10 Transport und Einweisung

Die Auftraggeberin gibt bei der Anlieferung von Fahrzeugen grundsätzlich keine Hilfe- stellung durch Gerät oder Personal. Wird eine Einweisung der Auftraggeberin verein- bart, ist der Termin dafür mit ihr abzustimmen.

1.11 Lieferfrist

Im Preisblatt (Anlage 1) ist die zu erwartende Lieferzeit, beginnend mit dem Auftrags- eingang bis zur Ablieferung der Ware anzugeben.

1.12 Geltungsbereich / Abrufberechtigung

Neben der Auftraggeberin sind sämtliche Behörden, Ämter, Landesbetriebe und Hoch- schulen sowie ausgewählte Anstalten des öffentlichen Rechts und öffentliche Unter- nehmen innerhalb des gesamten Stadtgebietes – ausgenommen Neuwerk – berech- tigt, Produkte und Leistungen direkt beim Auftragnehmer durch Erteilung von Einzel- aufträgen abzurufen.

Ausgewählte Anstalten des öffentlichen Rechts:

• Hamburg Port Authority AöR • Hamburger Stadtentwässerung AöR.

Ausgewählte öffentliche Unternehmen:

• Hamburger Hochbahn AG

2 Das Nebenangebot ist ein Angebot, das • eine andere Ausführung als die von der Vergabestelle vorgegebene vorschlägt, • die mit [Mindestanforderung] gekennzeichneten Mindestanforderungen der Leistungsbeschreibung einhält und • geeignet ist, dass mit der Ausschreibung verfolgte Ziel zu erreichen.

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• Hamburger Wasserwerke GmbH, • ReGe Hamburg Projekt-Realisierungsgesellschaft mbH, • Hamburg Messe und Congress GmbH.

1.13 Rüge/Nachprüfungsantrag

Ist der Bieter der Auffassung, dass dieses Vergabeverfahren einen Verstoß gegen Vergabebestimmungen beinhaltet, kann er diesen Verstoß innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen nach Erkennen gegenüber der Auftraggeberin rügen. Sollte die Auf- traggeberin dieser Rüge nicht abhelfen wollen, kann der Bieter binnen 15 Tagen nach Eingang dieser Nichtabhilfeentscheidung einen Nachprüfungsantrag gemäß § 160 GWB schriftlich bei der Vergabekammer stellen:

Vergabekammer bei der Finanzbehörde Hamburg Postfach 301741 20306 Hamburg Fax: +4940427923080

2. Leistungsbeschreibung

2.1 Jahresbedarf

Der geschätzte Jahresbedarf liegt bei durchschnittlich ca. 127 PKW über alle Fahr- zeugsegmente je Vertragsjahr. Davon entfallen auf Beschaffungen der Polizei Ham- burg und Feuerwehr Hamburg jährlich ca. 80 Fahrzeuge.

Des Weiteren ist zu erwarten, dass der Bedarf zu mindestens 80 % aus Los 1 – PKW mit rein batterieelektrischem Antrieb gedeckt wird.

Bei der Mengenangabe handelt es sich lediglich um eine Schätzung des voraussicht- lichen Jahresbedarfs. Zu liefern ist der tatsächliche Bedarf. Punkt 2.2 der Zusätzlichen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Liefer- und Dienstleistungen (ZVB- VOL/B) findet keine Anwendung.

Die tatsächliche Abnahmemenge richtet sich nach der Verfügbarkeit der Haushaltsmit- tel sowie dem tatsächlichen Bedarf. Bei Zuschlagserteilung gilt, eine Abnahme wird nicht garantiert, es entsteht keine Verpflichtung zur Abnahme.

2.2 Rahmenvereinbarung3

Die Schätzmenge und Höchstmenge über die gesamte Vertragslaufzeit beträgt: 640 Fahrzeuge.

3 Eine Rahmenvereinbarung ist ein übergeordneter Vertrag, der • als Grundlage für einzelne Beschaffungsvorgänge dient und • nicht alle Bedingungen – wie beispielsweise die Mengen – verbindlich festlegt, die erforderlich sind, damit darauf basierende Aufträge ohne weitere Vereinbarungen zwischen den Parteien vergeben werden.

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Die Rahmenvereinbarung endet automatisch, wenn die erreicht ist. Ist dies der Fall, werden die Vertragspartner hierüber informiert.

2.3 Beschreibung

Es sollen Rabattsätze für den Kauf von PKW in verschiedenen Fahrzeugsegmenten angeboten werden. Zur Angebotsabgabe ist das Preisblatt (Anlage 1) zu nutzen.

Hierbei werden die folgenden Lose unterschieden:

Los 1: PKW mit rein batterieelektrischem Antrieb (Battery Electric Vehicle, BEV),

Los 2: PKW mit Plug-In Hybrid Antrieb (Plug-In Hybrid Electric Vehicle, PHEV),

Los 3: PKW mit allen anderen Antrieben, wie z.B. Hybrid (Mild Hybrid Electric Vehicle, MHEV oder Full Hybrid Electric Vehicle, FHEV), Gas, Benzin, Diesel.

Als Fahrzeugsegmente werden - angelehnt an die Kraftfahrzeugstatistik des Kraftfahrt- bundesamtes - benannt:

• Minis: z.B. Fiat 500, Hyundai i10, Dacia Spring, VW e-up • Kleinwagen: z.B. VW Polo, Opel Corsa, Skoda Fabia, Dacia Sandero, Peugeot e-208 • Kompaktklasse: z.B. VW Golf, Skoda Octavia, VW ID.3, Seat Leon • Mittelklasse: z.B. VW Passat, Mercedes C-Klasse, BMW 3er, Audi A5 BMW i4 • obere Mittelklasse: z.B. Mercedes E-Klasse, BMW 5er, Audi A6, VW ID.7 • Mini-Van: z.B. Mercedes B-Klasse, Peugeot 3008, Renault Scenic • Großraum-Van: z.B. VW Touran, Mercedes V-Klasse, Dacia Jogger, Peugeot 5008, VW ID.Buzz • Utilities: z.B. VW Transporter, VW Caddy, Ford Tourneo, Citroen Berlingo • SUV / Geländewagen: z.B. VW Tiguan, Audi Q3 / Q5, Volvo XC 60, Tesla Model Y.

Die verschiedenen Fahrzeugmodelle sind lediglich beispielhaft genannt und sollen den Bietern zur Einordnung der eigenen angebotenen Modellreihen dienen.

Der geschätzte Bedarf beinhaltet alle Fahrzeugsegmente, wobei es sich beim über- wiegenden Anteil um Kleinwagen und Fahrzeuge der Kompakt- und Mittelklasse han- delt.

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Die zu bestellenden PKW werden individuell aus dem gültigen Produktangebot konfi- guriert.

Die Fahrzeuge sollen an die im Bestellschein genannten Anlieferungsstellen überführt werden. Für die technische Beratung, Bestellung und ggf. Klärung von Unstimmigkei- ten ist es notwendig, einen deutschsprachigen Ansprechpartner zu benennen.

Der anzubietende Rabattsatz bezieht sich auf das Basisfahrzeug einschließlich der aus dem gültigen Produktangebot konfigurierbaren Ausstattungsvarianten, Motorisie- rungen und Sonderausstattungen.

Des Weiteren sind im Preisblatt die jeweiligen Überführungskosten nach Hamburg an- zugeben.

2.4 Nachfolgemodelle, neue Modellreihen und Wegfall von Modellreihen

Nachfolgemodelle sind automatisch Bestandteil der Rahmenvereinbarung mit den ent- sprechenden Rabattkonditionen.

Neu auf den Markt kommende Modellreihen können, im gegenseitigen Einvernehmen, in die Rahmenvereinbarung aufgenommen werden. Der Vertragspartner gibt hierfür einen entsprechenden Rabattsatz an. Hier sind für die Auftraggeberin insbesondere neue Modellreihen mit rein batterieelektrischen, Brennstoffzellen- oder Plug-In Hybrid Antrieben von Interesse.

Sollten mehrere Vertragspartner den Zuschlag für unterschiedliche Modellreihen eines Herstellers erhalten haben, ist die Auftraggeberin berechtigt, von diesen Vergleichsan- gebote einzuholen und das wirtschaftlichste Angebot in die Rahmenvereinbarung mit aufzunehmen. Bei identischem Angebot entscheidet das Los.

Gleiches gilt für die Aufnahme von Fahrzeugen weiterer Marken, welche bisher nicht im Vertrag vertreten sind.

Die Auftraggeberin erwartet vom Vertragspartner eine möglichst frühzeitige Informa- tion, sobald ein Fahrzeugmodell nicht mehr bestellbar ist (z. B. Produktionsstopp), um intern alle Abrufberechtigten schnellstmöglich zu unterrichten.

2.5 Wartung und Reparatur

Für Werkstattleistungen soll eine Betreuung der Fahrzeuge durch Vertragswerkstät- ten/Generalvertretungen in Hamburg bzw. im Umkreis von 50 Kilometern (gemessen per Luftlinie vom Stadtzentrum) gewährleistet sein. Dem Angebot ist eine Liste der autorisierten Vertragswerkstätten/Generalvertretungen beizufügen.

Die Kraftfahrzeuge der Freien und Hansestadt Hamburg werden teilweise in den be- hördeneigenen Kfz-Werkstätten der

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Feuerwehr Hamburg F 03, Technikzentrum Großmannstraße 10 20539 Hamburg

gewartet und repariert. Dem Angebot soll eine dementsprechende Gestattungsverein- barung beigefügt werden.

2.6 Auslieferung der Fahrzeuge

Mit Auslieferung des einzelnen Fahrzeugs sind alle erforderlichen Papiere in deutscher Sprache und Ausstattungsgegenstände je Fahrzeug an den Bedarfsträger auszuhän- digen wie z. B.

• EG-Übereinstimmungbescheinigung (CoC) • Gutachten (falls erforderlich) • Zulassungsbescheinigung II • Nachweis der UVV-Fahrzeugprüfung gemäß DGUV V70 • Bedienungs- und Pflegeanleitung • Service- und Wartungsanleitung usw.

Die Fahrzeuge sind mindestens mit folgender Ausstattung je Fahrzeug auszuliefern:

• Warndreieck gemäß STVZO • Verbandskasten nach DIN 13164:2022 • zwei Sicherheitswesten • sofern erforderlich, Ladekabel für die Schuko-Steckdose sowie Ladekabel für die öffentlichen Ladesäulen (Mode 3) inkl. Nachweis einer durchgeführten UVV- Prüfung gemäß DGUV V3 • Ganzjahresreifen; alternativ mit Sommer- sowie Winterreifen • nur für Fahrzeuge aus Los 1: Teilgeladen mit maximal 20% der Batteriekapazi- tät, Ladekosten darüber hinaus dürfen nur nach vorheriger Beauftragung in Rechnung gestellt werden

3. Auftragsdurchführung

3.1 Allgemeines

Alle Rechte und Pflichten der Auftraggeberin im Zuge des Vertragsmanagements (Ver- waltung, Anpassung, Abwicklung, Fortschreibung und Kündigung) werden durch die Vergabestelle wahrgenommen.

Ansprüche, die durch Mängel, die bei der Lieferung oder Leistungserbringung bzw. innerhalb der Gewährleistungs-/ Garantiezeit entstehen, werden von den jeweiligen Abrufberechtigten wahrgenommen.

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3.2 Geschäftssprache

Die Geschäftssprache bei der kompletten Vertragsabwicklung einschließlich der zu er- stellenden Dokumentation ist deutsch. Bei der Vertragsabwicklung hat der Auftragneh- mer auf seine Kosten ggf. einen qualifizierten Dolmetscher zu stellen. Die Qualifikation des Dolmetschers ist nachzuweisen.

3.3 Abruf der Lieferung / Leistung

Die Auswahl der einzelnen Fahrzeuge erfolgt immer bezogen auf den Einsatzzweck und die Aufgabenerfüllung unter Berücksichtigung der Anforderungen an den Umwelt- schutz gemäß dem Gesetz über die Beschaffung sauberer Straßenfahrzeuge vom 09.06.2021 (BGBI, I S. 1691, SaubFahrzeugBeschG), dem Hamburgischen Klima- schutzgesetz und den Vorgaben der Allgemeinen Kraftfahrzeugbestimmungen der Freien und Hansestadt Hamburg in der jeweils aktuellen Fassung (Anlage 2).

Es sollen vorrangig Fahrzeuge mit rein batterieelektrischem Antrieb beschafft werden. Fahrzeuge, die nicht rein batterieelektrisch angetrieben werden, sollen der höchsten aktuellen Schadstoffklassifizierung entsprechen.

Von diesem Grundsatz sind Einsatzfahrzeuge der Polizei und der Feuerwehr grund- sätzlich ausgenommen, da diese nach einsatztaktischen Gegebenheiten und Anforde- rungen beschafft werden müssen. Jedoch wird auch hier – sofern möglich – auf rein batterieelektrische oder Plug-In Hybrid Antriebe zurückgegriffen.

Die zu bestellenden Fahrzeuge werden individuell aus dem gültigen Produktangebot (z. B. Internet) konfiguriert. Anschließend wird im Regelfall durch den Vergleich von drei annähernd vergleichbar konfigurierten Fahrzeugen, welche die Anforderungen des Bedarfsträgers erfüllen, über den Vergleich der Lebenszykluskosten4 das wirt- schaftlichste Fahrzeug ermittelt und mittels Bestellschein per E-Mail beauftragt.

Bei der Auswahl der Fahrzeuge für Polizei und Feuerwehr kann aufgrund von einsatz- taktischen Gegebenheiten und Anforderungen auf einen vergleichenden Wettbewerb und/oder die Berechnung der Lebenszykluskosten verzichtet werden.

Der Auftragnehmer soll hierfür eine E-Mail-Adresse und einen verantwortlichen Mitar- beiter (Name, telefonische Erreichbarkeit) benennen.

Auf Basis der angebotenen Rabattsätze wird dann eine Auftragsbestätigung für das bestellte Fahrzeug in der gewünschten Ausstattung und eine verbindliche Lieferzeit erwartet.

Abrufe können bis zum letzten Tag der Vertragslaufzeit erfolgen.

4 Die Berechnung der Lebenszykluskosten erfolgt in Anlehnung an den vom Institut für Energie- und Umweltforschung Heidelberg entwickelten Lebenszykluskosten-Rechner.

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3.4 Auswertung der Abrufe

Der Auftragnehmer stellt der Auftraggeberin nach Ablauf eines jeden Halbjahres eine Aufstellung über die im vergangenen Halbjahr abgerufenen Fahrzeuge zur Verfügung.

Die Erfassung muss mindestens folgende Angaben der einzelnen Abrufe5 beinhalten:

• Bezeichnung des Abrufberechtigten, • Bestelldatum, • (ggf. zu erwartendes) Lieferdatum, • Fahrzeugmodell, • Antriebsart, • Netto-Auftragswert.

Diese Aufstellung ist (vorzugsweise im Dateiformat Excel) spätestens bis zum Ende des ersten Monats des Folgehalbjahres über die folgende E-Mail-Adresse

LPV212-Einkauf@polizei.hamburg.de

an die Vergabestelle zu übermitteln.

3.5 Höhere Gewalt

Die Vertragsparteien verständigen sich darauf, dass Liefer-/Leistungshindernisse, die durch konkrete Umstände in Zusammenhang mit beispielsweise einer Epidemie kau- sal verursacht worden sind, in aller Regel weiterhin als höhere Gewalt im Sinne von § 5 Ziff. 2 Abs. 1 Satz 1 VOL/B angesehen werden. Insbesondere ist die Auftraggebe- rin für hoheitliche Maßnahmen nicht verantwortlich im Sinne des § 326 BGB.

Der Auftragnehmer muss der Auftraggeberin jedes Leistungshindernis unverzüglich schriftlich anzeigen, um sich auf die hindernden Umstände berufen zu können; ent- sprechendes gilt für den Wegfall der hindernden Umstände. Der Auftragnehmer muss darlegen, aufgrund welcher konkreten Umstände er seine Leistung nicht erbringen kann. Folgende oder gleich gelagerte Umstände werden anerkannt:

a. Die für die Leistungserbringung erforderlichen Beschäftigten stehen unter behördli- cher Quarantäne und der Auftragnehmer findet auf dem Arbeitsmarkt oder durch Unter-Auftragnehmer keinen Ersatz;

b. die für die Leistungserbringung erforderlichen Beschäftigten des Auftragnehmers können aufgrund von Reisebeschränkungen den Leistungsort nicht erreichen und der Auftragnehmer findet auf dem Arbeitsmarkt oder durch Unter-Auftragnehmer keinen Ersatz;

5 Es dürfen keine personenbezogenen Daten gespeichert werden.

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c. der Auftragnehmer kann das für die Leistungserbringung benötigte Material nicht beschaffen.

Bei nachholbaren Leistungen werden die Ausführungsfristen gemäß § 5 Nr. 2 Abs. 1 Satz 1 VOL/B verlängert, wonach die Leistung nachzuholen ist und die Auftraggeberin die nachgeholte Leistung bezahlen muss. Nachholbare Leistungen sind nach dem ge- meinsamen Verständnis der Vertragsparteien die Lieferung des/der jeweils bestellten Fahrzeugs bzw. Fahrzeuge.

3.6 Rechnungsstellung

Die Zahlung des Rechnungsbetrages durch die Auftraggeberin erfolgt binnen 30 Ta- gen nach Lieferung / Erfüllung der Leistung und Eingang der nachprüfbaren Rechnung (sofern das Angebot durch Skontogewährung keine andere Frist begründet); ggf. er- folgt der Abzug Skonto. Für selbständige Teilleistungen (Teillieferungen) können Teil- rechnungen eingereicht werden.

Für eine umweltschonendere, schnellere und sichere Rechnungsverarbeitung ist die elektronische Rechnungstellung im Standardformat XRechnung verpflichtend.6

Sollte es aufgrund einer fehlenden geforderten Angabe auf der Rechnung (z. B. Auf- tragsnummer der Auftraggeberin, PSP-Element, Sachkonto, Mittelbindungsnummer, Leitweg-ID) zu einer verspäteten Zahlung kommen, tritt kein Verzug ein.

3.7 Anlieferungsstelle und Rechnungsempfänger

Lieferungen sollen nach vorheriger telefonischer Ankündigung erfolgen. Anlieferadres- sen werden im Einzelfall auf dem Bestellschein benannt. Die Anlieferadressen befin- den sich regelhaft im Hamburger Stadtgebiet.

Annahmezeiten: montags bis donnerstags zwischen 08:00 – 14:00 Uhr und

freitags zwischen 08.00 - 13.00 Uhr

Die Abnahme des jeweiligen Fahrzeuges erfolgt durch Mitarbeiter der Bedarfsstellen, ggf. unter Hinzuziehung von Mitarbeitern des Landesbetriebes Verkehr (LBV). Der ge- plante Liefertermin ist spätestens sieben Kalendertage vor Auslieferung der Anliefer- stelle mitzuteilen.

Die genauen Anliefer- und Rechnungsadressen werden auf dem Bestellschein be- nannt.

6 Infos dazu finden Sie unter https://www.hamburg.de/kasse/13082768/e-rechnung.

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3.8 Anpassung der Rabattsätze

Eine Anpassung der gewährten Rabattsätze ist während der ersten sechs Monate der Vertragslaufzeit nicht zulässig. Danach können Anpassungen jeweils zum 1. eines Quartals mit einem Vorlauf von einem Monat durchgeführt werden.

Rabattreduzierungen sind gegenüber der Auftraggeberin, die diesen schriftlich zustim- men muss, schlüssig zu begründen, ggfs. ist der Nachweis zu führen. Kann keine Ei- nigung erzielt werden, sind beide Vertragsparteien berechtigt, die strittige Modellreihe zum nächsten Quartal zu kündigen.

3.9 Gewährleistung

Die Gewährleistungsfrist beträgt 24 Monate, sofern das Gesetz keine längere Gewähr- leistung vorsieht.

Im Falle eines Gewährleistungsanspruches hat der Auftragnehmer den notwendigen Reparaturauftrag an eine in Hamburg bzw. im Umkreis von 50 Kilometern (gemessen vom Stadtzentrum) ansässige Firma zu vergeben. Alternativ kann die Reparatur vor Ort ausgeführt werden. Die Reparatur ist in einer angemessenen Zeit abzuschließen (binnen einer Woche).

3.10 Schadenersatz aufgrund einer unzulässigen Wettbewerbsbeschränkung

Wenn der Auftragnehmer aus Anlass der Vergabe nachweislich eine Abrede getroffen hat, die eine unzulässige Wettbewerbsbeschränkung darstellt, hat er 15 v. H. der Ab- rechnungssumme an die Auftraggeberin zu zahlen, es sei denn, dass ein Schaden in anderer Höhe nachgewiesen wird.

3.11 Vertragslaufzeit

Der Vertrag gilt ab Zuschlagserteilung für zunächst ein Jahr.

3.12 Vertragsverlängerung

Der Vertrag verlängert sich stillschweigend jeweils um ein weiteres Jahr, längstens jedoch bis zu einer Gesamtlaufzeit von vier Jahren, wenn nicht einer der Vertrags- partner den Vertrag vier Monate vor Ablauf eines Vertragsjahres kündigt. Eine Kündi- gung muss schriftlich erfolgen.

Die Auftraggeberin wird bei weiterhin vorliegendem Bedarf das Nachfolgevergabever- fahren so rechtzeitig beginnen, dass ein eventueller Folgevertrag unmittelbar nach Ab- lauf des Rahmenvertrages abgeschlossen werden kann. Falls es hierbei zu Verzöge- rungen kommen sollte (z. B. aufgrund eines Nachprüfungsverfahrens), ist die Auftrag- geberin berechtigt, den Vertrag um den Zeitraum der Verzögerung zu verlängern.

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Ausschreibung OV 20262120855, Seite 17 von 17

3.13 Kündigung durch die Auftraggeberin

Das Vertragsverhältnis kann jederzeit ohne Einhaltung einer Frist aus wichtigem Grund gekündigt werden. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn

a) der Aufragnehmer die geschäftliche oder persönliche Zuverlässigkeit verliert, die von ihm zur Erfüllung öffentlicher Aufträge zu fordern ist, b) gegen den Auftragnehmer ein Insolvenzverfahren eröffnet wird, c) der Auftragnehmer ohne Einwilligung der Auftraggeberin einen Unterauftragneh- mer beauftragt, d) der Auftragnehmer nachhaltig oder beharrlich seine Verpflichtungen verletzt (z. B. Schlechtleistung bei Lieferungen oder Leistungen). e) der Auftragnehmer verbindlich vereinbarte Liefer- oder Ausführungsfristen nicht einhält.