Anleitung Registrierung und Angebotsabgabe 2025.pdf

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Anleitung Registrierung und Angebotsabgabe

Inhaltsverzeichnis

1. Registrierung ................................................................................................................................. 2

2. Teilnahme an Ausschreibung und Abgabe elektronischer Angebote ................................... 7

3. Neue Mitarbeiterdaten Anlegen bzw. Benutzerverwaltung. ................................................. 26

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1. Registrierung

Um ein elektronisches Angebot abgeben zu können, müssen Sie sich zunächst auf der Verga- beplattform der Stadt Halle (Saale) (https://ausschreibung.halle.de/NetServer/) registrieren. Mit einem Klick auf [BIETER] → [REGISTRIERUNG], können Sie Ihre Benutzeranmeldung oder Registrierung vornehmen.

Sollten Sie bereits registriert sein, können Sie jetzt zum Punkt 2 springen.

Haben Sie einen Einladungscode von der Vergabestelle erhalten, können Sie diesen hier eingeben und anschließend den Button [WEITER MIT EINLADUNGSCODE] anklicken. Wenn Sie keinen Einladungscode erhalten haben, klicken Sie bitte auf den Button [ÜBERSPRINGEN].

Folgen Sie ab diesem Punkt den Anweisungen auf der Website.

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Füllen Sie zuerst die Formularfelder unter der Eingabemaske „Firmendaten“ aus. Beachten Sie, dass es sich bei den mit Stern [*] gekennzeichneten Feldern um Pflichtfelder handelt. Klicken Sie anschließend auf [WEITER].

Beachten Sie bitte die Hinweise bezüglich der „Telefon- und Faxnummer“ sowie der „Unter- nehmensgröße“. Halten Sie den Mauszeiger über das entsprechende Eingabefeld (hovern), um sich die entsprechenden Hinweise anzeigen zu lassen.

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Im nächsten Schritt „Benutzerdaten“ geben Sie bitte Ihre Daten als Mitarbeiterin oder Mitar- beiter der Institution ein. Anschließend bestätigen Sie die Eingaben mit [WEITER] und gelangen zur nächsten Eingabemaske.

Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter wird unter den Firmendaten als „Benutzer“ hinterlegt. Bitte notieren/merken Sie sich an dieser Stelle den Benutzernamen und Ihr Passwort. Halten Sie dringend Abstand davon, die Registrierung für eine andere Person vorzunehmen.

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Unter „Teilnahmebedingungen“ werden Ihnen die Nutzungsbedingungen unserer Plattform er- läutert. Durch das Setzen eines Hakens bei „Ich habe die Teilnahmebedingungen gelesen und er- kläre mich damit einverstanden!“ und ein Klicken auf [WEITER] erkennen Sie die Nut- zungsbedingungen an und gelangen zur nächsten Eingabemaske.

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Im nächsten Schritt bekommen Sie die Zusammenfassung Ihrer Registrierung angezeigt. Hier besteht die Möglichkeit über [DRUCKANSICHT] die Daten auszudrucken.

Klicken Sie auf [REGISTRIEREN], um den Vorgang abzuschließen.

Sie erhalten nun eine E-Mail zur Bestätigung Ihrer Kontakt-E-Mail. Klicken Sie auf den darin aufgeführten Link, um Ihre Registrierung abzuschließen.

HINWEIS:

Es kann vorkommen, dass Sie eine Fehlermeldung erhalten, diese sieht dann wie folgt aus:

Bitte versuchen Sie dennoch, über den von Ihnen gewählten Benutzernamen und das Pass- wort die Anmeldung durchzuführen. Sollte die Anmeldung gelingen, so kann die o. g. Fehlermeldung ignoriert werden, andernfalls bitten wir Sie, wie oben beschrieben sich direkt bei uns zu melden.

Kontakt: Stadt Halle (Saale) Fachbereich Recht Abteilung Vergabe Tel.: 0345/221-4445 Mail: vergabe@halle.de

Nach erfolgter Registrierung können Sie sich nun mit Ihren Nutzerdaten anmelden.

Sie haben dadurch die Möglichkeit an unseren öffentlich bekanntgemachten Ausschreibungen teilzunehmen. Darüber hinaus können wir Sie über die Plattform direkt kontaktieren und Sie an Ausschreibungen mit einem beschränkten Bieterkreis beteiligen. 6

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2. Teilnahme an Ausschreibung und Abgabe elektronischer Angebote

Öffnen Sie zunächst die Bekanntmachung, um an der jeweiligen Ausschreibung teilnehmen zu können. Sie können Ausschreibungen nach deren Kategorie oder über die Suchfunktion leicht finden. Die Kategorien finden Sie über den Reiter [AUSSCHREIBUNGEN]. Dort können Sie unter den folgenden Kategorien wählen: • „Alle Ausschreibungen“, • „Liefer- und Dienstleistungen“ sowie • „Bauleistungen“. Das Suchfeld finden Sie wiederum über den Reiter [STARTSEITE] und dort mittig Ihres Bild- schirms. Hier können Sie aktuelle Ausschreibungen anhand eines Schlagwortes selektieren.

Nachdem Sie die Ausschreibung ausgewählt haben, öffnet sich die Bekanntmachung.

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Sie sollten in der oberen linken Ecke eine rote Schaltfläche [AN AUSSCHREIBUNG TEILNEHMEN] sehen. Betätigen Sie diese.

Sollten Sie die Schaltfläche nicht sehen können, nehmen Sie bereits an der Ausschreibung teil. In diesem Fall finden Sie die Ausschreibung gleich als erste Anzeige auf der [STARTSEITE] unter „Laufende Teilnahmen“.

Klicken Sie auf die Vergabenummer bzw. -bezeichnung, um anschließend auf das Bietercock- pit zugreifen zu können.

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Klicken Sie nun auf die Schaltfläche [AI BIETERCOCKPIT STARTEN].

Im Folgenden Abschnitt können Sie: • die vollständigen Vergabeunterlagen einsehen • Nachrichten der Vergabe an alle Teilnehmer einsehen • das AI Bietercockpit herunterladen Beim Bietercockpit handelt es sich um die Schnittstelle, in welcher Sie Ihr Angebot bearbeiten und uns gegenüber einreichen können.

Klicken Sie auf die Schaltfläche [AI BIETERCOCKPIT STARTEN]

Installieren Sie den AI WEBLAUNCHER oder starten Sie die bereits installierte Software.

Wählen Sie die Version, die für Ihre Hardware geeignet ist. Führen Sie dann mit RECHTS- KLICK die Datei aus dem Downloadordner aus.

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HINWEIS:

Es ist möglich, dass Ihre Firewall den Download blockiert. Sollte dies geschehen, so wenden Sie sich an Ihre Systemadministration oder deaktivieren Sie die Firewall für die Dauer des Downloadvorgangs. Selbiges gilt, sollten Sie die Datei nicht ausführen bzw. installieren können.

Rechtsklick → Ausführen

Oder

Doppelklick

Im Anschluss daran, wird die Installation gestartet.

Nach beendetem Ladevorgang startet nun der Setup-Assistent, folgen Sie hier einfach den vorgeschriebenen Anweisungen auf Ihrem Bildschirm.

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Im Falle, dass bereits eine bestehende Software auf Ihrem Gerät existiert, können Sie diese nun aktualisieren. Bestätigen Sie mit [WEITER].

Ladevorgang läuft…

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Bestätigen Sie mit [WEITER], ein Zertifikat benötigen Sie für die Angebotsabgabe nicht.

Ladevorgang läuft...

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Bestätigen Sie nun die Nutzungsbedingungen, indem Sie Ihr Kreuz bei „Hiermit akzeptiere ich die allgemeinen Nutzungsbedingungen“ setzen.

Geben Sie nun Ihre Nutzerdaten ein, welche Sie zuvor auf der Vergabeplattform bei Ihrer Re- gistrierung ausgewählt haben und klicken Sie anschließend auf [VERBINDUNG TESTEN].

Solange anwenderseitig keine Blockade vorliegt, wie z. B. durch eine Firewall, öffnet sich nun das „AI-Bietercockpit“.

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Auf der linken Fensterseite sehen Sie zunächst fünf Icons, unter welchen Sie wählen können. Um zu Ihrer Ausschreibung zu gelangen, wählen Sie das Icon „Ausschreibungen“. In der Regel haben Sie nun mehrere Reiter zur Auswahl, wie im unteren Screenshot ersichtlich. Sollte le- diglich der Reiter „Bekanntmachungen“ angezeigt werden, so müssen Sie unter diesem Reiter zunächst die Ausschreibung wählen, welche Sie nun bearbeiten möchten.

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Zur Erstellung Ihres Angebotes oder der Bearbeitung eines bestehenden Angebotes wählen Sie nun den Reiter „Vergabeunterlagen (zur Bearbeitung)“. Sollten Sie die Dateien nicht bear- beiten können, befinden Sie sich möglicherweise im Reiter „Vergabeunterlagen (zur Durch- sicht)“.

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Eine erste Version des Angebots wird beim ersten Aufruf der Ausschreibung automatisch er- stellt. Sie können dieses Angebot mit einem Doppelklick öffnen und bearbeiten. Selbiges gilt für die Dateien im Angebot, welche Sie durch Doppelklick oder betätigen der Schaltfläche [ÖFFNEN] aktivieren.

Beim ersten Aufruf der Angebotsunterlagen besitzen alle Eingabeformulare den Status „Unbearbeitet“.

HINWEISE:

Sollten Sie ein neues Angebot bzw. ein zweites Hauptangebot erstellen bzw. einreichen wol- len, so wählen Sie den Button [NEUES ANGEBOT].

Sollten Sie externe Dateien hochladen wollen, so wählen Sie den Button [DATEI IMPORTIEREN].

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Öffnen und Bearbeiten Sie die im Angebotsordner enthaltenen Dateien. Welche Formulare wir von Ihnen detailliert benötigen, können Sie der Angebotsaufforderung (Formular 633) entnehmen.

Beim ersten Aufruf der Angebotsunterlagen besitzen alle Eingabeformulare den Status „Unbearbeitet“. Sobald eine Datei geöffnet wurde, auch wenn keine Eintragungen vorge- nommen wurden, erhält diese den Status „Bearbeitet“.

Sie können jede Datei, die Sie bearbeiten, einfach abspeichern. Beim Installieren des Bieter- cockpits wurde auf Ihren PC ein entsprechender Ordner angelegt. Speichern Sie also im vor- geschlagenen Ordner. Die Datei wird dann den letzten Bearbeitungsstand aufweisen, sobald Sie diese wieder aufrufen.

In der Regel sind zwei der Dateien als bzw. in einer Maske auszufüllen:

• „ANGEBOTSSCHREIBEN“ • „Leistungsverzeichnis“.

Diese Dateien werden, sobald diese vollständig bearbeitet wurden, als „Fertiggestellt“ im Status markiert, während die auszufüllenden PDF Dokumente unabhängig des Bearbei- tungsstandes lediglich den Status „Bearbeitet“ erhalten.

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Bei orange-markierten Feldern, handelt es sich um Pflichtfelder, wie im Beispiel des Formu- lars „ANGEBOTSSCHREIBEN“ dargestellt.

HINWEIS:

Bei einer Unterschrift ist immer eine solche gemäß § 126b BGB gemeint. Das bedeutet, dass diese mithilfe elektronischer Hilfsmittel erstellt werden darf, eine elektronische oder fortge- schrittene Signatur ist jedoch nicht notwendig. Dementsprechend genügt eine Tastaturein- gabe.

Ist der Verfasser jedoch nicht erkennbar, gilt die Unterschrift als nicht geleistet.

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Die Maske „Leistungsverzeichnis“ besitzt eine eigene Symbolleiste sowie drei unterschiedli- che Bereiche: links die Gliederung, rechts oben die Tabellenansicht und darunter den For- mularbereich. In der Tabellenansicht können Sie den einzelnen Positionen entsprechend Ihr Angebot eintragen. Die Eingabe beenden Sie mit [SPEICHERN] und [OK].

Fehlermeldung aufgrund unausgefüllter Felder im Leistungsverzeichnis

HINWEISE:

Sollte es sich bei Ihrer Ausschreibung um eine Vergabe in Losen handeln, so füllen Sie nur die Lose aus, an welchen Sie auch teilnehmen möchten. Tragen Sie keinesfalls 0,00 € in Po- sitionsdaten von Losen ein, für welche Sie kein Angebot eingeben möchten.

Beachten Sie, dass auch Fragen des Leistungsverzeichnisses zwingend beantwortet werden müssen. Fragekataloge können sich sowohl im Wertungsschema (in der Gliederung meist ganz unten) als auch in der Hauptgliederung befinden. Beachten Sie, dass Fragen der Wertung betreffend nicht nachgefordert werden können und eine fehlende Angabe daher mit 0 Punkten oder dem Ausschluss einhergeht. Ob offene Fragen im Leistungsverzeichnis enthalten sind, sehen Sie in der Gliederung links, wenn das Wort „Leistungsverzeichnis“ mit einer Warnung „!“ oder einem Fehler „x“ gekenn- zeichnet ist. Dieses signalisiert einen Fehler oder nicht ausgefüllte Felder im Leistungsver- zeichnis.

Halten Sie die Maus über die Fehlermeldung (hovern) um nähere Informationen zu erhalten.

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Auch im Leistungsverzeichnis dienen die orangenen Felder der Hilfestellung. Diese sind zwin- gend auszufüllen.

Im nachfolgenden Screenshot ist es möglich, einen Nachlass einzutragen. Ein Nachlass kann für das gesamte Angebot oder je Los eingetragen werden. Beachten Sie, dass wenn Sie einen Nachlass unter der Gliederungsebene „Leistungsverzeichnis“ eintragen und in der Gliede- rungsebene des jeweiligen Loses, dass in diesem Fall zwei Nachlässe berechnet werden, erst die Nachlässe der Lose und anschließend die Nachlässe, welche unter der Hauptgliederungs- ebene eingegeben wurde.

Sollten keine Nachlässe eingetragen werden können, dann weil wir diese Funktion für diese Ausschreibung ausgestellt haben. Verrechnen Sie in diesem Fall Ihren Nachlass vor Eintra- gung des Preises.

HINWEIS:

Sie können auch den Umsatzsteuersatz selbst bestimmen. In den meisten Fällen sollte dieser voreingestellt 19% ausweisen, sollte Ihr Unternehmen jedoch umsatzsteuerrechtlich besser- gestellt sein, steht es Ihnen frei diesen anzupassen.

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Im Falle des Formulars „633_Angebot“ sind durch Sie lediglich die Preisfelder sowie die Un- terschriftenzeile auszufüllen. Speichern Sie diese Datei (PDF) wie oben beschrieben im vor- geschlagenen Ordner.

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Sobald Sie alle Formulare vollständig ausgefüllt haben, sollten sich das „ANGEBOTSSCHREI- BEN“ sowie das „Leistungsverzeichnis“ im Status „fertiggestellt“ und die PDF-Formulare im Status „Bearbeitet“ befinden. Sollten Sie Ihre Bearbeitung abgeschlossen haben, können Sie Ihr Angebot über das Aktions- feld [ABGEBEN] versenden.

Das System prüft an dieser Stelle, ob alle Formulare vollständig bearbeitet wurden und sich die Vergabeunterlagen auf dem neuesten Stand befinden.

Sollten Sie sich an dieser Stelle dafür entscheiden, eine digitale Signatur zu verwenden, so müssen die ausgefüllten Formulare im Angebot, nicht durch den Verfasser gekennzeichnet werden, da dies mit der digitalen Signatur geschieht.

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Bestätigen Sie im nachfolgenden Schritt, den Begleitzettel gelesen zu haben und gehen an- schließend auf die Schaltfläche [ABGEBEN]. Erst danach wird die Schaltfläche [SIGNIEREN] aktiviert.

Sollte die Ausschreibungsfrist bereits abgelaufen sein, kann es im Weiteren zu einer Warn- meldung kommen. Eine Abgabe ist dennoch möglich, jedoch kann die verspätete Abgabe zum Ausschluss Ihres Angebotes führen.

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Am Ende des Abgabeprozesses erhalten Sie eine Eingangsbestätigung. Speichern Sie sich diese ruhig ab, im Zweifelsfall bildet dies Ihren Beleg für ein fristgerecht eingereichtes Angebot.

Sollten Sie zu einem späteren Zeitpunkt noch etwas ausbessern wollen, so ist es möglich, dass Angebot bis zum Ende der Ausschreibungsdauer zurückzuziehen und ggf. neu einzu- reichen.

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3. Neue Mitarbeiterdaten Anlegen/Benutzerverwaltung

Es ist zudem möglich, mehrere Benutzerinnen oder Benutzer für eine Institution zu registrie- ren, hierfür müssen Sie sich lediglich im Anschluss an Ihre Registrierung unter den Reiter [Bieter] → [Neuen Mitarbeiter anlegen] begeben.

Tragen Sie hier die notwendigen Daten ein und beachten Sie auch hier die Pflichtangaben, gekennzeichnet mit dem Symbol [*]. Bestätigen Sie anschließend die Eintragungen mit dem rot gekennzeichneten Feld [MITARBEITER ANLEGEN].

Bedenken Sie bitte, dass die Pflege der Daten Ihnen obliegt. Entfernen Sie ausgetretene Mit- arbeiterdaten und legen Sie selbstständig neue Mitarbeiterdaten an.

Gerne stehen wir Ihnen für weitere Fragen und Hilfestellungen zur Seite.

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