6 AVV GSI und FAIR_ohneU.docx

Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO

zwischen

FAIR Facility for Antiproton an Ion Research in Europe GmbH

Planckstraße 1, 64291 Darmstadt

und GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH

Planckstraße 1, 64291 Darmstadt

Verantwortliche

– im Folgenden: Auftraggeber –

und

Auftragsverarbeiter*in

– im Folgenden: Auftragnehmer[1] –

Gegenstand und Dauer der Vereinbarung

1. Der Auftragnehmer verarbeitet und nutzt personenbezogene Daten im Auftrag der Auftraggeber entsprechend dem Gegenstand des Auftrages.
2. Der Gegenstand des Auftrags ergibt sich aus den Vertragsunterlagen, auf die hier verwiesen wird (im Folgenden: Hauptvertrag).
3. Dauer des Auftrages: Der Vertrag beginnt mit Erteilung des Auftrages und endet mit dem Hauptvertrag. Die Auftraggeber können diesen Vertrag inklusive des Hauptvertrages jederzeit ohne Einhaltung einer Frist kündigen („außerordentliche Kündigung“), wenn ein schwerwiegender Verstoß des Auftragnehmers gegen die Bestimmungen dieses Vertrages vorliegt, der Auftragnehmer eine Weisung der Auftraggeber nicht ausführen kann oder will oder der Auftragnehmer den Zutritt der Auftraggeber vertragswidrig verweigert. Ein schwerwiegender Verstoß liegt insbesondere vor, wenn der Auftragnehmer die in diesem Vertrag festgelegten oder die aus Art. 28 DSGVO abgeleiteten Pflichten nicht einhält.
4. Bei unerheblichen Verstößen setzen die Auftraggeber dem Auftragnehmer eine angemessene Frist zur Abhilfe. Erfolgt die Abhilfe nicht rechtzeitig, so sind die Auftraggeber zur außerordentlichen Kündigung wie in diesem Abschnitt beschrieben berechtigt.

Umfang, Art und Zweck der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung, Art der Daten, Kreis der Betroffenen

1. Umfang, Art und Zweck der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung werden durch den Hauptvertrag bestimmt.
2. Die Erbringung der vertraglich vereinbarten Datenverarbeitung findet ausschließlich in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt. Jede Verlagerung in ein Drittland bedarf der vorherigen Zustimmung der Auftraggeber und darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind. Das angemessene Schutzniveau ist festgestellt durch einen Angemessenheitsbeschluss der Kommission (Art. 45 Abs. 3 DSGVO). Ansonsten gelten Standarddatenschutzklauseln der EU (Art. 46 Abs. 2 lit. c und d DSGVO) in ihrer jeweils geltenden Fassung als vereinbart.

Bei der Feststellung eines angemessenen Schutzniveaus ist die Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs vom 16.07.2020 – Az. C-311/18 („Schrems II“) zu berücksichtigen.

Technische und organisatorische Maßnahmen

1. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die Sicherheit der Verarbeitung gemäß Art. 28 Abs. 3 lit. c und Art. 32 DSGVO i. V. m. Art. 5 Abs. 1 und 2 DSGVO durch technische und organisatorische Maßnahmen herzustellen. Insgesamt handelt es sich bei den zu treffenden Maßnahmen um Maßnahmen der Datensicherheit und zur Gewährleistung eines dem Risiko angemessenen Schutzniveaus hinsichtlich der Vertraulichkeit, der Integrität, der Verfügbarkeit sowie der Belastbarkeit der Systeme. Dabei sind der Stand der Technik, die Implementierungskosten und die Art, der Umfang und die Zwecke der Verarbeitung sowie die unterschiedliche Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen im Sinne von Art. 32 Abs. 1 DSGVO zu berücksichtigen.
2. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen sind vom Auftragnehmer vor Beginn der Verarbeitung, insbesondere hinsichtlich der konkreten Auftragsdurchführung, umzusetzen und zu dokumentieren und den Auftraggebern auf deren Verlangen unverzüglich zur Prüfung zu übergeben.
3. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. Insoweit ist es dem Auftragnehmer gestattet, alternative adäquate Maßnahmen umzusetzen. Dabei darf das Sicherheitsniveau der festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten werden. Wesentliche Änderungen sind zu dokumentieren.
4. Kopien oder Duplikate der vom Auftragnehmer verarbeiteten personenbezogenen Daten werden ohne Wissen der Auftraggeber nicht erstellt. Ausgenommen sind technisch notwendige, temporäre Vervielfältigungen, soweit eine Beeinträchtigung des hier vereinbarten Datenschutzniveaus ausgeschlossen ist.

Berichtigung, Einschränkung und Löschung von Daten

1. Der Auftragnehmer darf die Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nicht eigenmächtig, sondern nur nach dokumentierter Weisung der Auftraggeber berichtigen, löschen oder deren Verarbeitung einschränken. Soweit eine betroffene Person sich diesbezüglich unmittelbar an den Auftragnehmer wendet, wird der Auftragnehmer dieses Ersuchen unverzüglich an die Auftraggeber weiterleiten.
2. Soweit vom Leistungsumfang umfasst, sind Löschkonzept, Recht auf Vergessenwerden, Berichtigung, Daten-Portabilität und Auskunft nach dokumentierter Weisung der Auftraggeber unmittelbar durch den Auftragnehmer sicherzustellen.

Qualitätssicherung und sonstige Pflichten des Auftragnehmers

Der Auftragnehmer hat – zusätzlich zu der Einhaltung der Regelungen dieses Auftrags – gesetzliche Pflichten gemäß Art. 28 bis 33 DSGVO; insofern gewährleistet er insbesondere die Einhaltung folgender Vorgaben:

1. Die*Der Datenschutzbeauftragte, falls vorhanden, oder die Ansprechperson im Datenschutz werden benannt (Anlage 1).
2. Die Vertraulichkeit gemäß Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. b, Art. 29 und Art. 32 Abs. 4 DSGVO ist gewahrt. Der Auftragnehmer setzt bei der Durchführung der Arbeiten nur Beschäftigte ein, die auf die Vertraulichkeit verpflichtet und zuvor mit den für sie relevanten Bestimmungen zum Datenschutz vertraut gemacht wurden. Der Auftragnehmer und jede dem Auftragnehmer unterstellte Person, die Zugang zu personenbezogenen Daten hat, dürfen diese Daten ausschließlich entsprechend der Weisung der Auftraggeber verarbeiten einschließlich der in diesem Vertrag eingeräumten Befugnisse, es sei denn, dass sie gesetzlich zur Verarbeitung verpflichtet sind.
3. Alle für diesen Auftrag erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. c und Art. 32 DSGVO werden umgesetzt und eingehalten. Insbesondere ist der Auftragnehmer dafür verantwortlich die vorgegebenen Mindestanforderungen zu erfüllen. Auf Anfrage der Auftraggeber liefert der Auftragnehmer binnen einer angemessenen Frist einen Nachweis über die Mindestanforderungen bzw. über die technischen und organisatorischen Maßnahmen, die er darüber hinaus erfüllt.
4. Die Auftraggeber und der Auftragnehmer arbeiten auf Anfrage mit der Aufsichtsbehörde bei der Erfüllung ihrer Aufgaben zusammen.
5. Die Auftraggeber werden unverzüglich informiert über Kontrollhandlungen und Maßnahmen der Aufsichtsbehörde, soweit sie sich auf diesen Auftrag beziehen. Dies gilt auch, soweit eine zuständige Behörde im Rahmen eines Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahrens in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ermittelt.
6. Soweit die Auftraggeber ihrerseits einer Kontrolle der Aufsichtsbehörde, einem Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahren, dem Haftungsanspruch einer betroffenen Person oder eines Dritten oder einem anderen Anspruch im Zusammenhang mit der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ausgesetzt sind, hat sie der Auftragnehmer nach besten Kräften zu unterstützen.
7. Der Auftragnehmer kontrolliert regelmäßig die internen Prozesse sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass die Verarbeitung in seinem Verantwortungsbereich im Einklang mit den Anforderungen des geltenden Datenschutzrechts erfolgt und der Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet wird.
8. Der Auftragnehmer weist die getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen gegenüber den Auftraggebern im Rahmen ihrer Kontrollbefugnisse nach § 7 dieses Vertrages nach.

Unterauftragsverhältnisse

1. Als Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieser Regelung sind solche Dienstleistungen zu verstehen, die sich unmittelbar auf die Erbringung der Hauptleistung beziehen. Nicht hierzu gehören Nebenleistungen, die der Auftragnehmer z. B. als Telekommunikationsleistungen, Post-/ Transportdienstleistungen, Wartung und Benutzerservice oder die Entsorgung von Datenträgern sowie sonstige Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und Belastbarkeit der Hard- und Software von Datenverarbeitungsanlagen in Anspruch nimmt. Der Auftragnehmer ist jedoch verpflichtet, zur Gewährleistung des Datenschutzes und der Datensicherheit der Auftraggeber auch bei ausgelagerten Nebenleistungen angemessene und gesetzeskonforme vertragliche Vereinbarungen sowie Kontrollmaßnahmen zu ergreifen.
2. Der Auftragnehmer darf Unterauftragnehmer*innen (weitere Auftragsverarbeiter*innen) nur nach vorheriger ausdrücklicher schriftlicher bzw. dokumentierter Zustimmung der Auftraggeber beauftragen.
3. Die Auftraggeber stimmen der Beauftragung den in Anlage 2 aufgelisteten Unterauftragnehmern zu unter der Bedingung einer vertraglichen Vereinbarung nach Maßgabe des Art. 28 Abs. 2 bis 4 DSGVO.
4. Die Auslagerung auf Unterauftragnehmer und/ oder der Wechsel der*des bestehenden Unterauftragnehmerin*Unterauftragnehmers sind zulässig, soweit
5. der Auftragnehmer eine solche Auslagerung auf Unterauftragnehmer den Auftraggebern einen Monat vor Beginn dieser Auslagerung schriftlich oder in Textform anzeigt und die Auftraggeber nicht bis zum Zeitpunkt der Übergabe der Daten gegenüber dem Auftragnehmer schriftlich oder in Textform Einspruch gegen die geplante Auslagerung erheben und
6. eine vertragliche Vereinbarung nach Maßgabe des Art. 28 Abs. 2 bis 4 DSGVO zugrunde gelegt wird.
7. Die Weitergabe von personenbezogenen Daten der Auftraggeber an die*den Unterauftragnehmer*in und dessen erstmaliges Tätigwerden sind erst mit Vorliegen aller Voraussetzungen für eine Unterbeauftragung gestattet.
8. Erbringt die*der Unterauftragnehmer*in die vereinbarte Leistung außerhalb der EU/ des EWR stellt der Auftragnehmer die datenschutzrechtliche Zulässigkeit durch entsprechende Maßnahmen sicher. Gleiches gilt, wenn Dienstleister im Sinne von Absatz 1 Satz 2 eingesetzt werden sollen.
9. Eine weitere Auslagerung durch die*den Unterauftragnehmer*in bedarf der ausdrücklichen Zustimmung der Hauptauftraggeber (mind. Textform). Sämtliche vertragliche Regelungen in der Vertragskette sind auch den weiteren Unterauftragnehmern aufzuerlegen.

Kontrollrechte der Auftraggeber

1. Die Auftraggeber sind berechtigt, die Einhaltung der Vorschriften über den Datenschutz und der vertraglichen Vereinbarungen beim Auftragnehmer in angemessenem Umfang selbst oder durch Dritte, insbesondere durch die Einholung von Auskünften und die Einsichtnahme in die gespeicherten Daten und die Datenverarbeitungsprogramme sowie sonstige Kontrollen vor Ort zu kontrollieren. Den mit der Kontrolle betrauten Personen ist vom Auftragnehmer, soweit erforderlich, Zutritt und Einblick zu ermöglichen. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, erforderliche Auskünfte zu erteilen, Abläufe zu demonstrieren, Nachweise zu führen, die zur Durchführung einer Kontrolle erforderlich sind, und die Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen nachzuweisen.
2. Kontrollen beim Auftragnehmer haben ohne vermeidbare Störungen seines Geschäftsbetriebs zu erfolgen. Soweit nicht aus von den Auftraggebern zu dokumentierenden, dringlichen Gründen anders angezeigt, finden Kontrollen nach angemessener Vorankündigung und zu Geschäftszeiten des Auftragnehmers, sowie nicht häufiger als alle 12 Monate statt. Soweit der Auftragnehmer den Nachweis der korrekten Umsetzung der vereinbarten Datenschutzpflichten wie unter § 5 dieses Vertrages vorgesehen erbringt, soll sich eine Kontrolle auf Stichproben beschränken.
3. Der Nachweis solcher Maßnahmen, die nicht nur den konkreten Auftrag betreffen, kann erfolgen durch
4. die Einhaltung genehmigter Verhaltensregeln gemäß Art. 40 DSGVO,
5. die Zertifizierung nach einem genehmigten Zertifizierungsverfahren gemäß Art. 42 DSGVO,
6. aktuelle Testate, Berichte oder Berichtsauszüge unabhängiger Instanzen (z. B. Wirtschaftsprüfer, Revision, Datenschutzbeauftragter, IT-Sicherheitsabteilung, Datenschutzauditoren, Qualitätsauditoren),
7. eine geeignete Zertifizierung durch IT-Sicherheits- oder Datenschutzaudit (z. B. nach BSI Grundschutz).
8. Aufwände und Kosten, die beim Auftragnehmer im Zuge der Prüfung durch die Auftraggeber entstehen, trägt allein der Auftragnehmer. Eine Kostenverrechnung und -weitergabe an die Auftraggeber oder an von den Auftraggebern zur Durchführung der Prüfung beauftragte Dritte ist ausgeschlossen.

Mitteilung bei Verstößen des Auftragnehmers

Der Auftragnehmer unterstützt die Auftraggeber bei der Einhaltung der in den Art. 32 bis 36 DSGVO genannten Pflichten zur Sicherheit personenbezogener Daten, Meldepflichten bei Datenpannen, Datenschutz-Folgeabschätzungen und vorherige Konsultationen. Hierzu gehören u. a.

1. die Sicherstellung eines angemessenen Schutzniveaus durch technische und organisatorische Maßnahmen, die die Umstände und Zwecke der Verarbeitung sowie die prognostizierte Wahrscheinlichkeit und Schwere einer möglichen Rechtsverletzung durch Sicherheitslücken berücksichtigen und eine sofortige Feststellung von relevanten Verletzungsereignissen ermöglichen,
2. die Verpflichtung, Verletzungen personenbezogener Daten unverzüglich an die Auftraggeber zu melden,
3. die Verpflichtung, die Auftraggeber im Rahmen ihrer Informationspflicht gegenüber den betroffenen Personen zu unterstützen und ihnen in diesem Zusammenhang sämtliche relevante Informationen unverzüglich zur Verfügung zu stellen,
4. die Unterstützung der Auftraggeber für ihre Datenschutz-Folgenabschätzungen,
5. die Unterstützung der Auftraggeber im Rahmen vorheriger Konsultationen mit der Aufsichtsbehörde.

Weisungsbefugnis der Auftraggeber

1. Mündliche Weisungen bestätigen die Auftraggeber unverzüglich, mindestens in Textform.
2. Der Auftragnehmer hat die Auftraggeber unverzüglich zu informieren, wenn er der Meinung ist, eine Weisung verstoße gegen Datenschutzvorschriften. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung solange auszusetzen bis sie durch die Auftraggeber bestätigt oder geändert wird.
3. Die Verarbeitung von Daten durch den Auftragnehmer (oder dessen Beschäftigten) soll in der Regel in der Betriebsstätte des Auftragnehmers erfolgen. Ausnahmsweise kann der Auftragnehmer die Verarbeitung von Daten außerhalb der Betriebsstätte vornehmen, sofern rechtliche und tatsächliche Vorkehrungen getroffen wurden, die ein mobiles Arbeiten in datenschutzkonformer Weise gewährleisten.
4. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, alle im Rahmen des Vertragsverhältnisses erlangten Kenntnisse, insbesondere Geschäftsgeheimnisse und Datensicherheitsmaßnahmen der Auftraggeber, vertraulich zu behandeln.

Löschung und Rückgabe von personenbezogenen Daten

1. Kopien oder Duplikate der Daten werden ohne Wissen der Auftraggeber nicht erstellt. Hiervon ausgenommen sind Sicherheitskopien, soweit sie zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung erforderlich sind, sowie Daten, die im Hinblick auf die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sind.
2. Nach Abschluss der vertraglich vereinbarten Arbeiten oder früher nach Aufforderung durch die Auftraggeber – spätestens mit Beendigung der Leistungsvereinbarung – hat der Auftragnehmer sämtliche in seinen Besitz gelangten Unterlagen, erstellte Verarbeitungs- und Nutzungsergebnisse sowie Datenbestände, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, den Auftraggebern auszuhändigen oder nach vorheriger Zustimmung datenschutzgerecht zu vernichten. Gleiches gilt für Test- und Ausschussmaterial. Das Protokoll der Löschung ist auf Anforderung vorzulegen.
3. Dokumentationen, die dem Nachweis der auftrags- und ordnungsgemäßen Datenverarbeitung dienen, sind durch den Auftragnehmer entsprechend der jeweiligen Aufbewahrungsfristen über das Vertragsende hinaus aufzubewahren. Er kann sie zu seiner Entlastung bei Vertragsende den Auftraggebern übergeben.

Vergütung

Die Vergütung des Auftragnehmers ist abschließend im Hauptvertrag geregelt. Eine gesonderte Vergütung oder Kostenerstattung im Rahmen dieses Vertrages erfolgt nicht.

Haftung

1. Für den Ersatz von Schäden, die eine Person wegen einer unzulässigen oder unrichtigen Datenverarbeitung im Rahmen des Auftragsverhältnisses erleidet, haften Auftraggeber und Auftragnehmer als Gesamtschuldner.
2. Der Auftragnehmer trägt die Beweislast dafür, dass ein Schaden nicht Folge eines von ihm zu vertretenden Umstandes ist, soweit die relevanten Daten von ihm unter dieser Vereinbarung verarbeitet wurden. Solange dieser Beweis nicht erbracht wurde, stellt der Auftragnehmer die Auftraggeber auf erste Anforderung von allen Ansprüchen frei, die im Zusammenhang mit der Auftragsverarbeitung gegen die Auftraggeber erhoben werden. Unter diesen Voraussetzungen ersetzt der Auftragnehmer den Auftraggebern ebenfalls sämtliche entstandenen Kosten der Rechtsverteidigung.
3. Der Auftragnehmer haftet den Auftraggebern für Schäden, die der Auftragnehmer, seine Mitarbeiter bzw. die von ihm mit der Vertragsdurchführung Beauftragten oder die von ihm eingesetzten Subdienstleister im Zusammenhang mit der Erbringung der beauftragten vertraglichen Leistung schuldhaft verursachen.
4. Absätze (2) und (3) gelten nicht, soweit der Schaden durch die korrekte Umsetzung der beauftragten Dienstleistung oder einer von den Auftraggebern erteilten Weisung entstanden ist.

Sonstiges

1. Beide Parteien sind verpflichtet, alle im Rahmen des Vertragsverhältnisses erlangten Kenntnisse von Informationen und Datensicherheitsmaßnahmen der jeweils anderen Partei auch über die Beendigung des Vertrages vertraulich zu behandeln. Bestehen Zweifel, ob eine Information der Geheimhaltungspflicht unterliegt, ist sie bis zur schriftlichen Freigabe durch die andere Partei als vertraulich zu behandeln.
2. Die Einrede des Zurückbehaltungsrechts i. S. v. § 273 BGB wird hinsichtlich der im Auftrag verarbeiteten Daten und der zugehörigen Datenträger ausgeschlossen.
3. Für Nebenabreden ist die Schriftform erforderlich.
4. Es gilt die Gerichtsstandvereinbarung des Hauptvertrages.
5. Sollten einzelne Teile dieses Vertrages unwirksam sein, so berührt dies die Wirksamkeit des Vertrages im Übrigen nicht.

Anlage 1

Benennung der*des Datenschutzbeauftragten bzw. der Ansprechperson im Datenschutz

Anlage 2

Genehmigte Unterauftragnehmer

1. Der Auftragnehmer ist in der Regel eine juristische Person. Aufgrund dieses Umstands und um eine bessere Lesbarkeit zu gewährleisten, wird auf die geschlechtssensible Sprache bei dieser Bezeichnung verzichtet. ↑