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Vertraulichkeitsvereinbarung
zwischen
XXX
Adresse HausNr.
PLZ Stadt
- im Folgenden „Unternehmer“ -
und
dem Land Nordrhein-Westfalen, vertreten durch das Landesamt für Zentrale Polizeiliche Dienste (LZPD) NRW,
Schifferstraße 10 47059 Duisburg, dieses vertreten durch den Direktor des LZPD NRW, ebenda dieser vertreten
durch Herrn Daniel Scheinert
- im Folgenden „LZPD NRW“ genannt -
beide zusammen - im Folgenden die Vereinbarungspartner genannt -
Präambel
Das Landesamt für Zentrale Polizeiliche Dienste NRW plant die Ausschreibung von Umzugs- und
Transportdienstleistungen, in dessen Rahmen fallen u.a. Büro- und Betriebsverlagerungen, Entsorgungen und
Neumöbellogistik sowie weitere umzugs- und transportbezogene Dienstleistungen. Nach dem gegenwärtigen
Planungsstand kann der Bedarf an Umzugs- und Transportdienstleistungen für das LZPD NRW variieren und nicht
zeitlich eingegrenzt werden bzw. fortlaufend in unterschiedlichem Umfang entstehen. Der Bedarf an den
vorbenannten gelisteten Leistungen kann sich aus den laufenden betrieblichen Erfordernissen ergeben. Eine
zeitliche Planung von Umzügen und Transporten im Voraus ist aus diesen Gründen nicht möglich. Im Rahmen
dieser Tätigkeiten können vertrauliche Informationen, Daten und Unterlagen sowie sonstige nicht allgemein
zugängliche Informationen mündlich und schriftlich zur Verfügung gestellt werden.
Unternehmer
Das LZPD NRW ist gesetzlich verpflichtet, kritische Infrastrukturen zu schützen und neuralgische Angriffsvektoren
geheim zu halten, um die Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben der Polizei des Landes NRW zu gewährleisten. Zu
diesem Zweck existieren diverse Geheimhaltungsvorschriften, die beachtet werden müssen. Dies vorausgesetzt,
und um die für die Vereinbarungspartner notwendige Rechtssicherheit zu erlangen, treffen diese folgende
Vereinbarung:
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- Definition
„Vertrauliche Informationen“ sind, unabhängig davon, ob als „vertraulich“ bezeichnet oder nicht, alle verkörperten
oder mündlichen Informationen und Daten, die nicht allgemein bekannt sind, wie beispielsweise alle finanziellen,
technischen, wirtschaftlichen, rechtlichen, die Tätigkeit oder die Einsatzkräfte betreffenden sowie sonstige
Informationen, welche sich auf die Polizei NRW beziehen und welche dem Unternehmer direkt oder indirekt am
oder nach dem Tag dieser Vereinbarung im Zusammenhang mit dem Vorhaben durch das LZPD NRW zugänglich
gemacht werden oder diesen auf sonstige Weise zur Kenntnis gelangen. Als vertrauliche Informationen gelten
ebenfalls sämtliche hiervon erstellten Kopien und Zusammenfassungen. Dies gilt auch, wenn die vertraulichen
Informationen von Dritten stammen und einem Unternehmer dieses Termins zur Verfügung gestellt werden.
Unerheblich ist auch, ob Dokumente oder andere Trägermedien vom LZPD NRW oder dem Unternehmer oder
Anderen erstellt wurden, sofern sie vertrauliche Informationen enthalten, wiedergeben oder sich auf diese beziehen.
Eine vertrauliche Information im Sinne dieser Klausel ist auch die Tatsache, dass vertrauliche Informationen dem
Unternehmer zur Kenntnis gebracht wurden, die Existenz und der Inhalt dieser Vereinbarung sowie sämtliche die
Durchführung dieses Termins betreffende Informationen, einschließlich der Tatsache, dass dieser Termin bzw.
Gespräche über das im Termin besprochene Vorhaben stattfinden, und dem Stand dieser Gespräche. Eine
Information gilt nicht als vertraulich, wenn sie zum Zeitpunkt der Kenntniserlangung durch den Unternehmer bereits
öffentlich bekannt war oder danach ohne einen Verstoß gegen diese Vereinbarung seitens des Unternehmers
öffentlich bekannt wurde. Die Beweislast trägt der Unternehmer.
- Verschwiegenheitsverpflichtung
2.1
Der Unternehmer verpflichtet sich, sämtliche im Rahmen der Terminteilnahme bzw. der Vor- oder
Nachbesprechungsteilnahme direkt oder indirekt erhaltenen vertraulichen Informationen im Sinne von Ziffer 1
dieser Vereinbarung geheim zu halten, d. h. Dritten weder direkt noch indirekt, weder ganz noch teilweise – auch
nicht in veränderter oder verarbeiteter Form – in irgendeiner Weise zugänglich zu machen.
2.2
Der Unternehmer verpflichtet sich, die empfangenen Informationen ausschließlich zu dem vereinbarten Zweck zu
verwenden. Eine darüberhinausgehende Verwendung oder Weitergabe an Dritte bedarf der vorherigen
Zustimmung des LZPD NRW.
2.3
Die Vereinbarungspartner sind sich einig, dass der Kreis der Empfänger so klein wie möglich zu halten ist (es gilt
der Datenschutzgrundsatz der Datenminimierung: „Kenntnis nur wenn nötig“) und keine bzw. so wenig Kopien wie
möglich von übergebenen Unterlagen angefertigt werden.
2.4
Sofern es im Rahmen der Zusammenarbeit im Einzelfall erforderlich wird, vertrauliche Informationen an Dritte
weiterzugeben, wird der Unternehmer hierzu vorher das ausdrückliche Einverständnis des LZPD NRW einholen
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und mit dem Dritten entsprechende schriftliche Vereinbarungen treffen, um die Einhaltung der Bestimmungen
dieser Vereinbarung sicherzustellen. Der Unternehmer hat dem LZPD NRW in diesem Fall unverzüglich nach der
Weitergabe von vertraulichen Informationen an Dritte eine Auflistung zu übergeben, welche Informationen
weitergegeben wurden. Dies gilt nicht für solche Dritte, die aus berufsrechtlichen Gründen zur Verschwiegenheit
verpflichtet sind.
2.5
Der Unternehmer wird das LZPD NRW unverzüglich informieren, wenn der Unternehmer Kenntnis davon erlangt,
dass vertrauliche Informationen unter Verstoß gegen diese Vereinbarung weitergegeben wurden.
2.6
Die Vertraulichkeitsverpflichtung obliegt dem Unternehmer auf unbestimmte Zeit. Sofern vertrauliche Informationen
rechtmäßig allgemein bekannt werden, erlischt hinsichtlich dieser Informationen die Verpflichtung zur
Verschwiegenheit.
- Ausnahmen von der Verschwiegenheitspflicht
3.1 Die Verschwiegenheitspflicht gilt nicht für Informationen:
a. die dem Informationsempfänger zum Zeitpunkt der Überlassung ohne Verpflichtung zur Verschwiegenheit
bereits bekannt waren,
b. die zu dem vorstehend genannten Zeitpunkt bereits veröffentlicht sind oder später, ohne dass dies auf
eine rechts- oder vertragswidrige Handlung des Informationsempfängers zurückzuführen ist, veröffentlicht
werden. Soweit lediglich Teile veröffentlicht sind, bezieht sich die Ausnahme von der Pflicht zur
Vertraulichkeit nur auf diese Teile,
c. die rechtmäßig von dritter Seite ohne Verpflichtung zur Verschwiegenheit erhalten werden, vorausgesetzt
der Dritte verletzt nach Kenntnis des empfangenden Vereinbarungspartner bei Übergabe der
Informationen keine eigene Verschwiegenheitsverpflichtung,
d. die durch schriftliche Erklärung des LZPD NRW ausdrücklich freigegeben wurden,
e. die aufgrund gesetzlicher Informationspflichten sowie bindender behördlicher oder richterlicher
Anordnungen preiszugeben sind. In diesem Fall ist der Unternehmer vor der Preisgabe unverzüglich zu
unterrichten und das weitere Vorgehen mit dem LZPD NRW abzustimmen.
3.2
Jeder Vereinbarungspartner hat das Recht, die Annahme von Informationen vor deren Überlassung
zurückzuweisen; dennoch überlassene Informationen unterliegen nicht der Verschwiegenheitspflicht nach dieser
Vereinbarung.
3.3
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Wenn sich der Unternehmer auf das Vorliegen einer Ausnahme nach Ziffer 3.1 beruft, hat er das Vorliegen der
notwendigen Voraussetzungen zu beweisen.
- Datenschutz
4.1
Die Vereinbarungspartner sind sich der Tatsache bewusst, dass sowohl vertrauliche Informationen im Sinne der
Ziffer 1 als auch andere Inhalte oder Informationen personenbezogene Daten enthalten können. Eine Verarbeitung
von personenbezogenen Daten des jeweils anderen Vereinbarungspartners bzw. deren Beschäftigter oder
berechtigter Dritter (nachfolgend „Datenverarbeitung“) ist nur im Rahmen des festgelegten Zweckes zulässig. Den
Vereinbarungspartnern ist nach dem Datenschutzrecht untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu erheben,
zu verarbeiten oder zu nutzen. Die Verpflichtung zur Wahrung des Datengeheimnisses besteht auch nach
Beendigung des Termins und einer etwaigen weiteren Geschäftsbeziehung fort. Verstöße gegen das
Datengeheimnis können mit Freiheits- oder Geldstrafe geahndet werden.
4.2
Die Vereinbarungspartner stellen in ihrem Verantwortungsbereich die Einhaltung sämtlicher gesetzlicher
Bestimmungen zum Datenschutz sicher und verpflichten sich insbesondere, personenbezogene Daten des jeweils
anderen nur im Rahmen von deren Weisungen zu erheben, zu verarbeiten oder zu nutzen.
4.3
Die Datenverarbeitung findet ausschließlich im Gebiet der Bundesrepublik Deutschland, in einem Mitgliedsstaat der
Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen
Wirtschaftsraum statt. Jede Verlagerung der Datenverarbeitung in ein Drittland darf nur erfolgen, wenn die
besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DS-GVO erfüllt sind und das LZPD NRW zugestimmt hat.
- Vertragsstrafe
Für jeden Fall der schuldhaften Verletzung der Bestimmungen der Ziffer 2 dieser Vereinbarung durch den
Unternehmer hat das LZPD NRW gegen den Unternehmer einen Anspruch auf Zahlung einer angemessenen
Vertragsstrafe, deren Höhe vom LZPD NRW nach billigem Ermessen festgesetzt wird und deren Angemessenheit
auf Betreiben des LZPD NRW Gegenstand einer Überprüfung durch das zuständige Gericht sein kann. Die Zahlung
der Vertragsstrafe lässt die Geltendmachung eines weiteren Schadens durch das LZPD NRW unberührt. Eine
gezahlte Vertragsstrafe ist auf etwaige Schadensersatzansprüche anzurechnen, wobei die Vertragsstrafe den
Mindestschaden darstellt.
- Vereinbarungslaufzeit, Kündigung
6.1
Diese Vereinbarung tritt mit Unterzeichnung durch beide Vereinbarungspartner in Kraft.
6.2
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Die Verpflichtungen zur Vertraulichkeit nach Ziffer 2.1 werden auf unbestimmte Zeit geschlossen und eine
ordentliche Kündigung ist ausgeschlossen.
6.3
Das Recht jedes Vereinbarungspartners, diese Vereinbarung aus wichtigem Grund ohne Einhaltung einer
Kündigungsfrist zu kündigen, bleibt unberührt. Als wichtiger Grund gilt insbesondere, wenn einem
Vereinbarungspartner ein Festhalten an dieser Vereinbarung aus einem sonstigen, in der Person des Anderen
liegenden Grundes unter Berücksichtigung der Umstände des Einzelfalles und der beiderseitigen Interessen nicht
mehr zugemutet werden kann, insbesondere wenn Umstände in der Person des Vereinbarungspartners vorliegen,
welche erwarten lassen, dass dieser seinen Verpflichtungen aus dieser Vereinbarung dauerhaft nicht mehr
nachkommen kann.
- Schlussbestimmungen
7.1
Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus und im Zusammenhang mit dieser Vereinbarung ist
Duisburg, soweit nicht ein anderer Gerichtsstand gesetzlich zwingend vorgeschrieben ist. Es gilt das Recht der
Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des internationalen Privatrechts als vereinbart.
7.2
Mündliche Nebenabreden zu dieser Vereinbarung sind ausgeschlossen. Änderungen und Ergänzungen bedürfen
zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform. Das gleiche gilt für einen Verzicht auf das Schriftformerfordernis.
7.3
Sollten einzelne Bestimmungen dieser Vereinbarung ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden oder sollte
diese Vereinbarung eine Lücke enthalten, wird hierdurch die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt.
Anstelle von unwirksamen Bestimmungen soll jeweils eine angemessene Regelung gelten, die, soweit rechtlich
möglich, dem von den Vereinbarungspartnern angestrebten Sinn und Zweck am nächsten kommt. Entsprechendes
gilt für etwaige Regelungslücken.
Unternehmer LZPD NRW …………., den Duisburg, den
_________________________ i.A._________________ Unterschrift Unterschrift
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