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VS‐NfD‐Merkblatt Anlage 5 VS‐NfD‐Merkblatt Anlage 5

Anlage 5 4. Kennzeichnung Bei der Herstellung ist eine Verschlusssache des Geheimhaltungsgrades VS‐NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH so zu zur Verschlusssachenanweisung NRW kennzeichnen, dass bei ihrer Handhabung während der gesamten Dauer ihrer Einstufung jederzeit erkennbar sind:

Merkblatt zur Behandlung von Verschlusssachen 1. der Geheimhaltungsgrad, des Geheimhaltungsgrades 2. der Herausgeber, 3. das Datum der Verschlusssache und VS ‐ NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH 4. das bei der Herstellung festgelegte Ende der Einstufungsfrist, sofern diese die Regelfrist von 30 Jahren unterschrei‐ (VS ‐ NfD ‐ Merkblatt) tet.

Die verbindliche Gestaltung der Kennzeichnung von Verschlusssachen ist der Anlage 4 sowie den Mustern der Anlage 8 zur Verschlusssachenanweisung zu entnehmen. Dies gilt auch für elektronische Verschlusssachen. Lässt die Beschaf‐

Allgemeines fenheit einer Verschlusssache eine solche Kennzeichnung nicht zu, ist sinngemäß zu verfahren. Geheimhaltungsgrade sind grundsätzlich auszuschreiben soweit die Beschaffenheit einer Verschlusssache dies zulässt. Ist dies nicht möglich, 1.1 Kenntnis nur, wenn nötig wird der Geheimhaltungsgrad VS‐NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH mit VS‐NfD abgekürzt. Von einer Verschlusssache dürfen nur Personen Kenntnis erhalten, die aufgrund ihrer Aufgabenerfüllung von ihr Kennt‐ nis haben müssen. Keine Person darf über eine Verschlusssache umfassender oder eher unterrichtet werden, als dies
Aufbewahrung und Verwaltung aus Gründen der Aufgabenerfüllung notwendig ist. Es gilt der Grundsatz „Kenntnis nur, wenn nötig“. Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS‐NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH sind bei Nichtgebrauch in verschlos‐ senen Behältern oder Räumen aufzubewahren. Sie können, soweit sie nicht Bestandteil höher eingestufter Verschluss‐ 1.2 Verstöße gegen die Geheimhaltungspflicht sachen sind, unter Beachtung des Grundsatzes „Kenntnis nur, wenn nötig“ in einer offenen Registratur dauerhaft auf‐ Personen, die gegen die Vorschriften dieses VS‐NfD‐Merkblatts verstoßen, drohen disziplinar‐ oder arbeitsrechtliche bewahrt und in dieser verwaltet werden. Satz 1 gilt entsprechend für Datenträger und mobile IT, auf denen elektroni‐ Maßnahmen und eine strafrechtliche Ahndung des Verstoßes nach den §§ 93 bis 99, 203 Absatz 2 und 353b StGB. sche Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS‐NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH unkryptiert gespeichert sind. Personen, die sich im Umgang mit Verschlusssachen als ungeeignet erwiesen haben, werden von der Bearbeitung von Verschlusssachen ausgeschlossen.
Weitergabe und Versand 1.3 Mitteilungen an die Geheimschutzbeauftragten 6.1 Weitergabe innerhalb einer Dienststelle Der Verlust und das Auffinden von Verschlusssachen sowie vermutete und festgestellte Verstöße gegen die Vorschrif‐ Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS‐NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH können innerhalb einer Dienststelle ten dieses VS‐NfD‐Merkblatts sind unverzüglich den zuständigen Geheimschutzbeauftragten mitzuteilen, um einen wie offenes Schriftgut weitergegeben werden. Eine Quittierung der Weitergabe ist nicht vorgesehen. Bei der Weiter‐ eventuell entstandenen Schaden zu begrenzen und den Vorfall aufzuklären. gabe mittels VS‐IT sind nachfolgende Regelungen unter 6.2 zu beachten. 1.4 VS‐IT 6.2 Weitergabe über technische Kommunikationsverbindungen Die Verarbeitung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS‐NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH ist nur mit VS‐ Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS‐NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH sind ausschließlich mittels hierfür IT zulässig, die hierfür freigegeben ist. Dies betrifft unter anderem PCs, Notebooks und Mobiltelefone. Informationen freigegebener VS‐IT über technische Kommunikationsverbindungen zu übertragen. Die Verschlusssachen müssen dabei zu freigegebener VS‐IT erteilen die Geheimschutzbeauftragten beziehungsweise Informationssicherheitsbeauftragten. grundsätzlich durch IT‐Sicherheitsprodukte nach Vorgaben des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik Dabei sind die Vorgaben der Dienststelle zu Transport, Aufbewahrung und Betrieb zu beachten. Private IT, Software verschlüsselt werden. Erfolgt die Versendung ausschließlich innerhalb hierfür freigegebener VS‐IT‐Netze, kann von ei‐ oder Datenträger dürfen nicht für die Verarbeitung von Verschlusssachen eingesetzt werden. ner Verschlüsselung abgesehen werden. Abweichend von Absatz 1 dürfen Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS‐NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH
Einstufung ausnahmsweise über andere technische Kommunikationsverbindungen versandt werden, wenn die Übermittlung über Die Dienststelle, die eine Verschlusssache erstellt oder deren Erstellung veranlasst, oder der Rechtsnachfolger dieser eine Kommunikationsverbindung nach Absatz 1 einen unvertretbaren Zeitverlust bedeuten würde. Dienststelle ist der Herausgeber der Verschlusssache. Der Herausgeber stuft eine Verschlusssache in den Geheimhal‐ tungsgrad VS‐NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH ein, wenn deren Kenntnisnahme durch Unbefugte für die Interessen In diesem Fall sind folgende Vorsichtsmaßnahmen zu beachten: der Bundesrepublik Deutschland oder eines ihrer Länder nachteilig sein kann (§ 6 Absatz 3 Nummer 4 Sicherheitsüber‐ prüfungsgesetz). Von einer Einstufung als Verschlusssache ist nur Gebrauch zu machen, soweit dies notwendig ist.
Die Identität des Kommunikationspartners soll vor Beginn der Kommunikation festgestellt werden,
die Kommunikation ist so zu führen, dass der Sachverhalt Dritten nicht verständlich wird und ein unmittelbarer
Befristung und Aufhebung der Einstufung Rückschluss auf den VS‐Charakter nicht möglich ist, Die Einstufung einer Verschlusssache des Geheimhaltungsgrades VS‐NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH ist auf 30 Jahre
die übermittelten Verschlusssachen dürfen keine Kennzeichnungen oder Hinweise aufweisen, die sie von einer befristet. Der Herausgeber kann unter Berücksichtigung der Begründung für die Einstufung eine kürzere Frist bestim‐ nicht eingestuften Information unterscheiden. Die Kennzeichnungspflicht ist in diesem Fall aufgehoben und men. Die Einstufung endet mit Ablauf des Jahres, in welches das Fristende fällt. Die Frist kann nicht verlängert werden.
die Kommunikationspartner sind auf anderem Wege (zum Beispiel über andere technische Kommunikationsverbin‐ Fällt die Geheimhaltungsbedürftigkeit einer Verschlusssache weg, hat der Herausgeber die Einstufung aufzuheben. Die dungen, durch Post oder Kurier) unverzüglich über die Einstufung der Verschlusssachen zu unterrichten, außer, dies Aufhebung der Einstufung ist so zu vermerken, dass diese und die verfügende Stelle jederzeit erkennbar sind. ist im Einzelfall nicht möglich oder nicht zweckmäßig.

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Informationen zu den in Betracht kommenden Abweichungen bei der Auswahl von technischen Kommunikationsver‐ 1. dies zur Erfüllung der Aufgaben der deutschen Stelle erforderlich ist, bindungen erteilen die Geheimschutzbeauftragten. 2. der Empfänger über die Geheimhaltungspflicht informiert wurde, 3. die nichtdeutsche Stelle der deutschen Stelle nach dem Muster der Anlage 8 schriftlich zusichert, die Verschlusssa‐ 6.3 Weitergabe durch private Zustelldienste chen entsprechend der eigenen Geheimschutzvorschriften zu schützen und 4. die deutsche Stelle die Weitergabe dokumentiert. Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS‐NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH können durch private Zustelldienste als gewöhnliche Brief‐ beziehungsweise Paketsendungen versandt werden. Der Umschlag beziehungsweise das Paket Soweit die Weitergabe zur Wahrung wesentlicher Sicherheitsinteressen dringend erforderlich ist, können diese Voraus‐ erhält keine VS‐Kennzeichnung. setzungen nachgeholt werden. Bei einer grenzüberschreitenden Weitergabe an nichtdeutsche Stellen oder Unternehmen mit Sitz im Ausland mittels 6.4 Grenzüberschreitende Weitergabe VS‐IT müssen die Verschlüsselungsverfahren zwischen den beteiligten Staaten durch die Nationalen Sicherheitsbehör‐ Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS‐NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH können auch ins Ausland durch pri‐ den für den Geheimschutz abgestimmt werden. vate Zustelldienste als gewöhnliche Brief‐ beziehungsweise Paketsendungen versandt werden, es sei denn, der Heraus‐ geber der Verschlusssache hat einer solchen Weitergabe widersprochen oder andere Modalitäten für den Auslands‐ 7. Mitnahme versand festgelegt. Der Umschlag beziehungsweise das Paket erhält keine VS‐ Kennzeichnung. Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS‐NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH können außerhalb des Dienstgebäu‐ VS‐NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestufte VS von und zu deutschen Auslandsvertretungen sind durch den Ku‐ des oder einer Liegenschaft nur auf Dienstreisen und zu Dienstbesprechungen mitgenommen werden, soweit dies rierdienst des Auswärtigen Amtes zu versenden (Hinweis auf Anlage 4 Nummer 3.2.2 Ziffer 5). dienstlich notwendig ist und sie angemessen gegen unbefugte Kenntnisnahme und unbefugten Zugriff gesichert wer‐ den. Sie können in diesem Fall in einem verschlossenen Umschlag unversiegelt und ohne Kurierausweis mitgeführt 6.5 Weitergabe an Parlamente und Landesbehörden werden. Die Weitergabe von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS‐NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH an den Landtag Ihre Mitnahme aus anderem Anlass (zum Beispiel zur Bearbeitung in der Privatwohnung) ist grundsätzlich unzulässig. oder andere Landesparlamente erfolgt über die zuständige oberste Landesbehörde. Die Geheimschutzbeauftragten können Ausnahmeregelungen treffen. Die Weitergabe von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS‐NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH an den Bund Die ausschließlich elektronische Bearbeitung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS‐NUR FÜR DEN oder ein anders Land ist nur zulässig, sofern dort der Verschlusssachenanweisung entsprechende Regelungen zum DIENSTGEBRAUCH mit hierfür freigegebener VS‐IT (zum Beispiel Notebooks) ist auch in der Privatwohnung zulässig. Schutz von Verschlusssachen gelten oder diese sich zum Schutz von Verschlusssachen entsprechend der Verschlusssa‐ chenanweisung verpflichten. 8. Vernichtung Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS‐NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH sind von dem Bearbeiter nur an den 6.6 Weitergabe an nichtöffentliche Stellen dafür vorgesehenen Orten so zu vernichten, dass der Inhalt weder erkennbar ist, noch erkennbar gemacht werden Die Weitergabe von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS‐NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH an nichtöffent‐ kann. liche Stellen ist nur zulässig, wenn die Weitergabe im staatlichen Interesse erforderlich ist (z.B. zur Durchführung eines Für die Vernichtung dürfen nur Produkte oder Verfahren eingesetzt oder Dienstleister beauftragt werden, die die An‐ staatlichen Auftrages oder zur Analyse oder Abwehr von Gefahren für die Sicherheit in der Informationstechnik von forderungen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik erfüllen. Kritischen Infrastrukturen, von sonstigen Unternehmen im staatlichen Interesse oder einer Stelle des Bundes). Vor der Weitergabe von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS‐NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH an nichtöf‐ fentliche Stellen muss mit diesen jeweils ein Vertrag geschlossen werden, in den die Bestimmungen des VS‐NfD‐Merk‐ Ich habe das VS‐NfD‐Merkblatt zur Kenntnis genommen: blattes Eingang gefunden haben. Werden diese Unternehmen nicht durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie oder das für die Wirtschaft zuständige Ministerium des Landes NRW geheimschutzbetreut, hat dies mit der Maßgabe zu erfolgen, dass die darin enthaltenen Kontrollrechte vom VS‐Auftraggeber ausgeübt werden. Weiterge‐ hende Maßnahmen oder Sicherheitsüberprüfungen sind für eine Weitergabe von Verschlusssachen dieses Geheimhal‐ __________________________ ________________________________ tungsgrades nicht erforderlich. Name, Unterschrift Ort, Datum

6.7 Weitergabe an nichtdeutsche Stellen oder nichtöffentliche Stellen mit Sitz im Ausland Die Weitergabe von deutschen Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS‐NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH an Dienststellen ausländischer Staaten sowie über‐ oder zwischenstaatliche Organisationen (nichtdeutsche Stellen) setzt ein Regierungs‐ oder Ressortgeheimschutzabkommen oder ein entsprechendes internationales Abkommen voraus, welches die Bedingungen für die Weitergabe und weitere Handhabung regelt. Die Weitergabe von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS‐NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH an nichtöffentliche Stellen mit Sitz im Ausland setzt entsprechende Regelungen in einem solchen Abkommen voraus.

Vor der Weitergabe von Verschlusssachen an nichtdeutsche Stellen oder nichtöffentliche Stellen mit Sitz im Ausland ist die Zustimmung des Herausgebers einzuholen.

Liegt kein Regierungs‐ oder Ressortgeheimschutzabkommen oder ein entsprechendes internationales Abkommen vor, können deutsche Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS‐NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH nur dann an nichtdeutsche Stellen oder nichtöffentliche Stellen mit Sitz im Ausland weitergegeben werden, wenn

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Anlage D3 Anlage 5 - VS-NfD-Merkblatt.pdf