Kapitel B Leistungsbeschreibung.pdf

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Kapitel B

Leistungsbeschreibung

Öffentliche Ausschreibung

ZA 4.2/1001504824/Cle

Abschluss einer Rahmenvereinbarung über

Transport- und Umzugsdienstleistungen für das

Landesamt für Zentrale Polizeiliche Dienste NRW

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Inhalt

1. Ausschreibungsgegenstand/-umfang ...................................................................... 3
2. Örtliche Gegebenheiten ........................................................................................... 3
3. Ausführungszeitraum ............................................................................................... 3
4. Vollständigkeit ......................................................................................................... 3
5. Leistungsbeschreibung: ........................................................................................... 4 5.1. Logistik- und Projektplanung ............................................................................. 4 5.2. Büroumzüge/ Betriebsverlagerungen ................................................................ 4 5.3. Neumöbellogistik/ Räumliche Umorganisation .................................................. 6 5.4. Umzugsnachbetreuung ..................................................................................... 6 5.5. Entsorgungen.................................................................................................... 7
6. Umzugsmanagement .............................................................................................. 7 6.1. De- und Montagearbeiten ..................................................................................... 8
7. Sonderumzugsgut und Schwergut .......................................................................... 8
8. Verpackungsmaterialien .......................................................................................... 9
9. Gebäudeschutzmaßnahmen und Schutz des Umzugsguts ................................... 11
10. Transport(strecken) und Erfassung ..................................................................... 11
11. Transportsicherheit .............................................................................................. 12
12. Arbeitssicherheit und Arbeitsschutz ..................................................................... 13
13. Erreichbarkeit des Auftragnehmers ..................................................................... 13
14. Anforderungen an das Personal des Auftragnehmers ....................................... 133
15. Datenschutz ........................................................................................................ 15
16. Qualitätskontrolle ................................................................................................. 15
17. Versicherung und Haftung ................................................................................... 15
18. Leistungsnachweise ............................................................................................ 16

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1. Ausschreibungsgegenstand/-umfang

Der Ausschreibungsgegenstand umfasst Umzugs- und Transportdienstleistungen, in dessen Rahmen Logistik- und Projektplanung, Büro-, IT-Umzüge, Betriebsverlagerungen, Entsorgungen und Neumöbellogistik fallen. Die Leistungen sind nach Maßgabe dieser Leistungsbeschreibung zu vergeben.

Die Leistungen finden in folgenden Liegenschaften des Landesamtes für Zentrale Polizeiliche Dienste NRW (LZPD NRW) statt:

Schifferstraße 10, 44 und 52, 47059 Duisburg.

Zudem sind Umzugs- und Transportdienstleistungen zwischen weiteren Standorten des Landesamtes für Zentrale Polizeiliche Dienste NRW sowie auch außerhalb des LZPD NRW möglich.

Weitere Standorte des LZPD NRW können der beigefügten Übersicht aller Niederlassungen entnommen werden. Es können durch Neuanmietungen neue Liegenschaften über die Zeit hinzukommen.

Weitere Standorte des LZPD NRW befinden sich z.B. in:

Dortmund, Düsseldorf, Linnich, Brühl, Köln, Selm, Wuppertal, Bochum, Lünen und Reken.

2. Örtliche Gegebenheiten

Die Standorte des LZPD NRW verfügen über Anfahrtsmöglichkeiten für LKW bis 7,5 to. Benötigte Aufstell-/ Parkflächen können vor allen Gebäuden für den Auftragnehmer gesperrt werden.

Mehrkosten wegen baulicher oder sonstiger räumlicher Gegebenheiten an den Abholorten können nicht geltend gemacht werden.

3. Ausführungszeitraum

Nach dem gegenwärtigen Planungsstand kann der Bedarf an Umzugs- und Transportdienstleistungen für das LZPD NRW variieren und nicht zeitlich eingegrenzt werden bzw. fortlaufend in unterschiedlichem Umfang entstehen. Der Bedarf an den vorbenannten Leistungen kann sich aus den laufenden betrieblichen Erfordernissen ergeben. Eine genaue Planung von Umzügen und Transporten im Voraus ist aus o. g. Gründen nicht möglich.

4. Vollständigkeit

Für die angebotenen Leistungen übernimmt der Auftragnehmer die Verpflichtung der Vollständigkeit, d.h. Leistungen und Nebenleistungen, die sich bei den Positionen

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zwangsläufig ergeben, sind einzukalkulieren, auch wenn sie in der LB nicht ausdrücklich erwähnt sind. Enthalten die dem Bieter übergebenen Unterlagen Unklarheiten, die die Preisermittlung beeinflussen können und die sich nicht aufklären lassen, so hat der Bieter den Auftraggeber darauf hinzuweisen. Gleiches gilt bei eventuellen Widersprüchen.

5. Leistungsbeschreibung:

Die Umzugs- und Transportdienstleistungen umfassen folgende Einsatzgebiete und Leistungen:

5.1. Logistik- und Projektplanung

• Umzugsberatung für die Planung und Steuerung des Umzuges
• Analyse des Umzugsprojekts sowie Erarbeiten eines Umzugs- und Projekthandbuches
• Durchführen von Projektbesprechungen sowie Integration aller Beteiligten
• Erstellen eines Projektplans mit einem Rahmenterminplan bis hin zur Feinterminplanung
• Erstellen eines detaillierten Umzugsleitsystems mit einer Umzugsreihenfolge (inkl. möglicher Varianten/ Alternativreihenfolgen)
• Erarbeitung eines Mitarbeiterinformationssystems (Umzugsleitfaden, Verhaltenshinweisen, Checklisten etc.)
• Erarbeiten nötiger Flächen- und Einrichtungsplanung
• Erstellen einer Einsatzplanung (Personal- und Ressourcenplanung) mit mind. Inhalt: Angaben zum Personal (Name, Funktion, Einsatztage/ -zeiten, ggf. Rufnummern), Fahrzeuge und sonstige Geräte
• Bestimmung eines Projektleiters/ Umzugskoordinators, der zur Steuerung und Koordination von allen Umzugsmaßnahmen bis zum Ende zur Verfügung steht
• Einrichten einer Umzugsleitstelle (je nach Projektgröße)
• Tägliche Dokumentation (Protokollierung und Abnahme) des Umzugs durch den Auftragnehmer
• Kostenanalyse des Umzugs
• Versichern des Umzugsgutes

5.2. Büroumzüge/ Betriebsverlagerungen

• Termintreues Bereitstellen und Verteilen aller erforderlichen Packmaterialien an den jeweiligen Packorten in ausreichender Menge
• Rücknahme aller Verpackungs- und Transportmittel nach Umzug
• Ergreifen von Schutzmaßnahmen für das Gebäude entsprechend den Umzugs- und Transportanforderungen (Auslegen der Haupttragwege, Auskleiden der Aufzüge, Fassadenschutz etc.) einschließlich

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ordnungsgemäßer Dokumentation der Abtragwege

• Aufnahme und Dokumentation von Vorschäden vor und während Transporten und Umzügen an Mobiliar, Aufzügen, Inventar und Gebäude/ Fassade (schriftlich und fotografisch)
• Bereitstellen von mehrfarbigen, leicht ablösbaren und beschreibbaren Umzugsaufklebern in ausreichender Menge für umzugsrelevantes Mobiliar und EDV-Komponenten. Mind. beschreibbare Felder für Mitarbeiternamen, Abteilung, Etage, Zielbereich in der Entladestelle (Umzugsgut das durch den Auftragnehmer gepackt wird, ist durch diesen zu beschriften)
• Fachgerechte De- und Montage des Umzugsgutes
• Übernahme sämtlicher erforderlicher Packleistungen (Verpacken und Auspacken) sowie zusätzlich erforderliche Packleistungen zu technischen Geräten, Werkstattmaschinen und Laborgeräten, Sonderequipment
• Verwendung spezieller und stoßsicherer IT-Packmittel: IT-Wannen bzw. Transportwagen, antistatische Luftpolsterhüllen sowie Druckverschlussbeutel, EDV-Kleinteiletüten für Tastatur, Maus, Verbindungskabeln und Kleinteile
• Fachgerechter Abbau und Umzug der EDV-Geräte einschließlich Entkabeln der Technik sowie Wiederherstellen der Verkabelung am Zielort durch Fachpersonal
• Verkabelung unter Beachtung von Kabelführungen und Kabelschienen, ggfs. Verlegung nötiger Kabelkanäle (organisierte Kabelführung)
• Reinigung der IT-/ PC-Bestandteile vor Reinstallation, sofern vom Auftraggeber gefordert
• Arbeitsplatz-/raumkonkretes Aufstellen und Ausrichten des Umzugsgutes in gebrauchsfähigen Zustand in der Zielfläche
• Einholung umzugsrelevanter sowie behördlicher Genehmigungen/ Sondergenehmigungen sowie Einrichtung von Halteverbotszonen und verkehrstechnischen Sicherungsmaßnahmen
• Beladung, Transport und Entladen aller Umzugsgüter (fachgerecht)
• Bereitstellen aller notwendigen Technik und Hilfsmittel für den Umzug
• Transport von ggf. Gefahr- und Kühlgut, sensibler Unterlagen sowie durchführen von Schwertransporte (z.B. Transport von Tresoren)

Zu einem Büroarbeitsplatz gehören an Kleinmöbeln der Bürostuhl, der Rollcontainer und der Aktenbock sowie die PC-Station bestehend aus Rechner, Monitore, Tastatur, Maus, VKS-Systeme, Switche, Telefon und Drucker. Zu den Großmöbeln zählen Schreibtische, Aktenschränke, Garderobenschränke, Bistrotische, Metaplanwände und Whiteboards. Leitstellenbereiche müssen im laufenden Dienstbetrieb umgezogen werden. Zum Umzugsgut zählen dabei auch Umkleidespinde mit Aufsatzschränken. In einigen Fällen kann es notwendig werden Entsorgungsfahrten zu übernehmen. Personal-, Kranken- und Standortakten sind in verschlossenen Behältnissen zu transportieren (siehe Pkt. 8, Verpackungsmaterialien). Mit dem Umzug von Aktenlagern ist ggfs. die Mitnahme und der Umbau der Regale erforderlich. Zusätzlich können auch diverse Etagendrucker und Aktenräume umzuziehen sein. Die IT-Komponenten je Arbeitsplatz sind i.d.R. PC, 1-3 Monitore, Tastatur, Maus und Drucker, Videokonferenzsysteme (VKS), ggfs. Dockingstation sowie sonstige

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Technik, wie Switche und Kabel. Diese zählen zum Umzugsgut und sind vom Auftragnehmer mit umzuziehen und ggf. zu reinigen. Die IT-Komponenten müssen separat nach Arbeitsplatz abgebaut und verpackt werden. Die frei verlegten Kabel müssen den Kabelkanälen entnommen werden. Für jeden IT-Arbeitsplatz ist ein separates Behältnis, hier eine PC-Wanne für den senkrechten Transport, bereitzustellen. Die PC-Wanne ist zum Schutz der Geräte von innen mit Luftpolsterfolie auszulegen. EDV-Kleinteile sind in einer ausreichenden Menge an Druckverschlussbeutel zu verpacken. Der Transport ist erschütterungsarm durchzuführen. Anschließend sind die IT-Komponenten am Zielarbeitsplatz aufzustellen, ordnungsgemäß zu verkabeln und einzustecken. Telefone gehören zu den IT-Komponenten. Nach Abschluss des Umzuges ist sicherzustellen, dass die Komponenten wieder wie ursprünglich verkabelt und die Strom- und Netzwerkkabel wieder angeschlossen sind.

5.3. Neumöbellogistik/ Räumliche Umorganisation

• Transport und Verteilung von Neu-Mobiliar/ Umzugsgutes nach ggf. vorliegenden Aufstellungs-/ Verteilungsplan (ggf. Schaffen von Interimslösungen/ Lagermöglichkeiten)
• De- und Montage von Umzugsgut
• Stellung der Möbel/ Ausrichten des Umzugsgutes in gebrauchsfähigen Zustand
• Fachgerechter Abbau und Umzug der EDV-Geräte einschließlich Entkabeln der Technik sowie Wiederherstellen der Verkabelung am Zielort durch Fachpersonal
• Verkabelung unter Beachtung von Kabelführungen und Kabelschienen, ggfs. Verlegung nötiger Kabelkanäle (organisierte Kabelführung)
• Reinigung/ Aufbereitungen von Umzugsgut
• Verpackungs-, Entsorgungs- und Retourenmanagement

5.4. Umzugsnachbetreuung

• Abschlussbesprechung nach Ende des Umzugs
• Herausgabe einer vollständigen Umzugsdokumentation sowie der Schlüssel
• Anwesenheit des Projektleiters/ Umzugskoordinators des Auftragnehmers zur Umzugsnachbetreuung
• Umzugssichtung unter Berücksichtigung der Vorhaltung von ausreichendem Personal/ Equipment Ressourcen für unmittelbare Nacharbeiten und Stellplatzkorrekturen sowie Umzugsabnahme (Überprüfung das kein Umzugsgut zurückgeblieben ist, alle definierten Ein- und Auspackleistungen und De- und Remontagen ordnungsgemäß am richtigen Zielort etc. erfolgt sind.)
• Gewährleistung einer Umzugsnachbetreuung für die ersten Arbeitstage nach Abschluss des Umzugs oder eines Teilumzugs, einschließlich Auspackleistungen sowie Remontagen von Möbeln
• Rücknahme/ Rückbau von Equipment, Hilfsmittel, Verpackungen, Schutzmaßnahmen etc. (mind. 2 Abholtermine)
• Flexibilität des Auftragnehmers bei kurzfristigen Ablaufänderungen (kostenneutrale Darstellung) innerhalb des Gesamtumzugszeitfensters

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• Mängelprotokollierung und Mängelbeseitigung in Abstimmung mit dem Auftraggeber
• Herstellen der Besenreinheit am Abpackort bzw. in der freigezogenen Liegenschaft/ Fläche

Nach Abschluss des Umzugs sind die Packmittel an mind. 2 Abholterminen, unmittelbar nach dem Umzug sowie 1 Woche danach (soweit nichts anderweitig vereinbart ist), abzuholen. Werden die Abholtermine nicht eingehalten, ist der Auftraggeber berechtigt auf Kosten des Auftragnehmers die Entsorgung vorzunehmen. Für Mengendifferenzen (Lieferung./.Abholung) kommt der Auftraggeber nicht auf. Der Umzug gilt als abgeschlossen, wenn das Umzugsgut vollständig, vollzählig und termingerecht transportiert und am richtigen Zielort korrekt montiert wurde sowie alle Schäden vom Auftragnehmer aufgenommen wurden.

5.6. Entsorgungen

• Entsorgung von Mobiliar/ Umzugsgut aller Art an der Beladestelle
• Stellung von Transportmittel/ LKW inkl. Personalgestellung
• Abbau der Restmöbel, Transport zum Container oder LKW
• Organisation und Stellung von Abfallcontainern
• Transport zum Entsorgungsbetrieb/ Abfall- und Wertstoffhof u.ä.
• Entsorgungskosten inkl. Entladung und Nachweis der Entsorgung gem. Wiegekarte

Aus dem Auftragsvolumen der Vorjahre ergibt sich im Durchschnitt folgende geschätzte Mengenangaben an Entsorgungskosten pro Jahr:

6. Umzugsmanagement

Der Auftragnehmer hat alle Leistungen für die Durchführung einer Umzugs- und Transportmaßnahme zu erbringen. Er ist insbesondere für die gesamte Umzugsplanung und Steuerung zuständig, dabei übernimmt er die Planung, Koordination und Überwachung aller für den Umzug und Transport relevanten und terminlichen Abhängigkeiten in eigener Verantwortung. Notwendige Informationen und Genehmigungen sind von ihm selbst zu beschaffen. Vor Beginn des Umzuges sind in Abstimmung mit dem Auftraggeber Umzugskonzepte zu erstellen und die Rahmenterminplanung bis hin zur Feinterminplanung in gemeinsamen Projektbesprechungen zu erarbeiten und festzulegen. Es ist ein Projektleiter und ein Stellvertreter vom Auftragnehmer zu benennen, die proaktiv an der Umzugsplanung mitwirken und während der Umzugsaktivitäten stets vor Ort sind (s. Pkt 5.1, Logistik- und Projektplanung).

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In Vorbereitung auf mögliche Krisensituationen hat der Auftragnehmer bei den Abstimmungen der Umzugsfeinplanung/ Umzugsablaufplanung bereits Alternativlösungen (z.B. bei Ausfall von Aufzügen/ Fahrzeugen etc., Umbauverzögerungen, Stromausfälle etc.) zu erarbeiten und vorzuschlagen. Ziel der Alternativlösungen ist es, auf potenzielle Risiken und Herausforderungen vorbereitet zu sein und den zeitlichen Ablauf eines Umzugstages auch bei unvorhergesehenen äußeren Einwirkungen nicht zu gefährden.

Die vom Auftragnehmer im Rahmen der Festpreise kalkulierten Personal- und Equipment Ressourcen sind einzuhalten und verbindlich. Bei Nichteinhaltung/ Zeitverzug eines Umzuges ist der Auftraggeber berechtigt, die Personal- und Equipment-Ressourcen inkl. aller Nebenkosten zu Lasten des Auftragnehmers gemäß Planvorgabe aufzustocken. Für Fehlmengen beim Umzugsequipment nach Umzugsdurchführung wird seitens des Auftraggebers keine Haftung übernommen.

6.1. De- und Montagearbeiten

Die Verantwortung für die Durchführung von Montagen und Demontagen obliegt ausschließlich dem Auftragnehmer. Hierfür ist geschultes Personal einzusetzen. Das Personal verfügt über die notwendigen Werkzeuge, wie Bohrer und Handstaubsauger, um z.B. Dübel- und Bohrarbeiten durchzuführen, sowie über einen ausreichenden Handvorrat an Kleinteilen wie Schrauben, Dübel, Bodenträger und Haken. Der Auftraggeber gewährt keine Vergütung für den Handvorrat an Kleinteilen. Die Vergütung für eventuell notwendige Sonderbefestigungsmaterialien erfolgt nur, wenn dies vorher mit dem Auftraggeber schriftlich vereinbart wurde.

In den freigezogenen Bereichen sind ggf. verbleibende Medienanschlüsse an Wand, Decken oder Böden ausreichend zu sichern, d.h. mit Blindkappen bei Wasser/ Abwasser bzw. Klemmen/ Klemmdosen bei elektrischen Anschlüssen zu versehen. Die Arbeiten sind gem. den einschlägigen Regeln der Technik und den rechtlichen Vorgaben auszuführen. Soweit für den sachgerechten Transport erforderlich, ist das Umzugsgut vor dem Transport vom Auftragnehmer zu demontieren. Im Zielbereich des Entladeorts (Auslieferung gemäß Beschriftung oder ggf. vorliegenden Verteilungsplans) ist das Umzugsgut wieder fachgerecht aufzubauen oder zu montieren. Das Umzugsgut ist verwendungsfähig und damit kippsicher und richtig ausgerichtet aufzustellen. Zugehörige Komponenten sind entsprechend mit Ab- und Aufzubauen (z.B. EDV- Arbeitsplatz), um die Gebrauchs- und Funktionsfähigkeit eines Arbeitsplatzes nach dem Umzug sicherzustellen.

7. Sonderumzugsgut und Schwergut

Waffenschränke (leer), Tresore, Etagendrucker, Medikamentenlager, medizinische Geräte, Laborausrüstung etc. zählen grundsätzlich nicht zum regelmäßigen Umzugsgut. In Einzelfällen ist jedoch Sonderumzugsgut oder Schwergut zwischen oder außerhalb der Liegenschaften des LZPD NRW zu transportieren.

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Beim Umzug von Medikamenten müssen diese in Transportkisten im Kühlwagen (2 Temperaturbereiche) eingesetzt werden, um die Kühlkette sicherzustellen. Die Temperaturbereiche sind 2-8 Grad und 15-25 Grad Celsius.

Bei Schwergut hat sich der Auftragnehmer grundsätzlich vor Übernahme von dem tatsächlichen Gewicht zu überzeugen und sicherzustellen, dass sämtliche Vorkehrungen getroffen werden, wie

• Verstärkung der Laufwege
• Bodenplattenverstärkung an den Aufstellorten
• Belastbarkeit der Aufzüge
• etc.

Die max. Bodenbelastung liegt im LAV, Schifferstr. 44 und LZPD II, Schifferstr. 52 bei ca. 300kg pro Quadratmeter.

Für die Zieladressierung von Sonderumzugsgüter sind vom Auftragnehmer zusätzlich Kartonage Anhänger (mind. 15 cm x 7 cm) mit Loch und eingefädeltem Gummiband bereitzustellen. Die Bereitstellung hat in ausreichender Anzahl, zusammen mit den Umzugsaufklebern, zu erfolgen.

Sonderumzugsequipment (z.B. Hebewerkzeuge/ Hubwagen, Winden etc.) ist vom Auftragnehmer im Rahmen des Festpreisangebotes in ausreichender Menge einzuplanen.

8. Verpackungsmaterialien

Alle erforderlichen Verpackungsmaterialien werden vom Auftragnehmer auf Leihbasis zur Verfügung gestellt und nach Abschluss der Maßnahme vom Auftragnehmer am Verwendungsort wieder abgeholt. Ausgenommen hiervon ist verbrauchtes Material. Verpackungsmaterialien, wie Umzugskartons (ausschließlich neue Kartonagen), Transportwannen/ PC-Wannen, Aktenrollwagen, Etiketten/Umzugsklebern etc. werden in ausreichender Anzahl und rechtzeitig durch den Auftragnehmer gestellt und direkt an die Arbeitsplätze der Nutzer geliefert. Hierbei ist der Auftragnehmer dafür zuständig, die benötigte Art und Menge des erforderlichen Verpackungsmaterials für die Maßnahme zu ermitteln und entsprechend in den Festpreis einzukalkulieren. Für das privates Umzugsgut der Beschäftigten des Arbeitgebers sind pro Arbeitsplatz zwei Umzugskartons im Vorfeld an den Umzug bereitzustellen. Die Bereitstellung von Verpackungsmaterialien erfolgt mindestens 5 Arbeitstage vor Umzugsbeginn beim jeweiligen Nutzer durch den Auftragnehmer.

Aus dem Auftragsvolumen der Vorjahre ergibt sich im Durchschnitt folgende geschätzte Mengenangaben an verbrauchtem Verpackungsmaterial pro Jahr:

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Bei den nachstehenden Angaben handelt es sich um jährliche Schätzwerte. Ansprüche auf einen Mindestumsatz können hieraus nicht abgeleitet werden. Mehr- bzw. Mindermengen berechtigen nicht zu Preisaufschlägen bzw. Preisabschlägen.

Mit der Zahlung des vereinbarten Festpreises sind alle Ansprüche im Zusammenhang mit dem Verpackungs- sowie Hilfsmaterial abgegolten. Dies schließt auch Anlieferung, Abholung, Leihgebühr, Verschleiß und Verbrauchsmaterial ein. Nach Zuschlag erfolgt die Abfrage einzelner Leistungen nach Bedarf des Auftraggebers.

Für die Unterlagen, welche einem erweiterten Datenschutz unterliegen (Personalakten, Verschlusssachen, Tresorinhalte etc.), sind verschließbare Sicherheitsbehälter in ausreichender Anzahl zur Verfügung zu stellen (siehe Pkt. 11, Transportsicherheit).

Die mitzunehmende EDV- und TK-Technik und sonstige Geräte sollen mit nachhaltigen Materialien durch den Bieter in Containern transportiert werden. Die Umzüge sind so abzuwickeln, dass die Umwelt dabei möglichst wenig belastet wird. Für die Transporte hat der Auftragnehmer geeignete Behältnisse zu verwenden. Der Auftraggeber behält sich in diesem Zusammenhang darüber hinaus detaillierte Vorgaben für einen sicheren Transport seiner EDV- und TK-Technik vor.

Arbeitsplatzgut in den Büroflächen wird in der Regel von den Nutzern selbst gepackt. Das übrige Umzugsgut ist vom Auftragnehmer zu packen, sofern der Auftraggeber nichts Anderweitiges vorgibt. Sofern im Rahmen der Umzugsvorbereitungen diverse Packleistungen durch den Auftraggeber vorgenommen werden, so hat sich der Auftragnehmer vor Übernahme des Umzugsgutes davon zu vergewissern, dass das Umzugsgut vom Arbeitsgeber ordnungsgemäß verpackt wurde. Mangelhaft verpacktes Umzugsgut ist vom Auftragnehmer unbedingt ordnungsgemäß zu verpacken.

Archivakten (Flachablage, Ordner, Hängemappen, Stehsammler etc.) zählen zum Umzugsgut und sind vom Auftraggeber ein- und auszupacken.

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Das Archivgut selbst ist vom Auftragnehmer im sogenannten 1:1 Umzug umzuziehen, d.h. die vorgefundenen Sortierreihenfolgen des Archivgutes am Verladeort sind in den Regalen / Regalpositionen der Zielflächen beizubehalten. Das Archivgut ist am Verladeort bereits Regalboden konkret mit Umzugsaufklebern zu kennzeichnen. Eigenschaften der Umzugsaufkleber: laserdruckfähig A-4-Format, max. 8 Aufkleber je A4-Bogen, Haft- und Wiederablösequalität von verschiedensten Oberflächen

9. Gebäudeschutzmaßnahmen und Schutz des Umzugsguts

Bei allen in Frage kommenden Transportwegen sind ausschließlich geeignete Transportmittel, Gerätschaften und Behältnisse zu verwenden, die das Umzugsgut vor Schäden jeglicher Art bewahren. Dies gilt sowohl für den Be- und Entladevorgang als auch für den Transport innerhalb und außerhalb der Gebäude. Der Auftragnehmer hat in eigener Zuständigkeit zu bewerten, welche Hilfsmittel eingesetzt werden und stellt diese auch zur Verfügung. Das Umzugsgut ist vom Auftragnehmer vor schädlichen Witterungseinflüssen sowie vor Diebstahl und sonstigen Beeinträchtigungen zu schützen.

Soweit Transportbehälter erforderlich sind, ist eine Vorgehensweise zur Kennzeichnung und ein geordnetes Transportsystem (Art der Sicherung des Umzugsgutes und der Packmittel) vom Auftragnehmer darzustellen. Der Auftraggeber behält sich vor diese im Bedarfsfall abzufragen und Vorgaben zur Kennzeichnung und zur Sicherung zu machen.

Der Auftragnehmer ist im Rahmen der Umzugsleistungen für alle notwendigen Gebäudeschutzmaßnahmen verantwortlich. Alle für den Innentransport eingesetzten Fördergeräte müssen, da die Transportwege teils auch mit Teppichboden belegt sind, über abriebfreie Räder/ Rollen verfügen. Schutzvorrichtungen an Türzargen, Geländern, Wänden und anderen Einrichtungen sowie Schutzvorrichtungen in den Aufzügen sind vom Auftragnehmer anzubringen. Aufzüge sind nur im Rahmen der Belastbarkeit zu nutzen. Beim Einsatz von Schrägaufzügen ist die Fassade zu schützen. Durch den Auftragnehmer verursachte Schäden sind von diesem zu regulieren. Sämtliche Transportmittel, Schutzmaßnahmen und Packmaterialien sind vom Auftragnehmer im Rahmen der Festpreisangebote zu stellen.

10. Transport(strecken) und Erfassung

Der Auftragnehmer übernimmt den Transport und wird mit dem Auftraggeber vereinbarte Termine einhalten. Der Auftraggeber behält sich vor, im Bedarfsfall die eingesetzten Transportmittel, Fahrzeuge und Technik nach Art und Menge vom Auftragnehmer beschreiben zu lassen und ggf. Transportvorgaben zu machen.

Die Koordination der Zufahrten zu den Gebäuden des Auftraggebers ist in Absprache mit diesem durchzuführen. Für die Zufahrtsgenehmigungen der Fahrzeuge des Auftragnehmers zu den Grundstücken und Flächen sorgt der Auftragnehmer in Absprache mit dem Auftraggeber. Der Auftragnehmer hat für die Dauer der Umzüge selbst für ein Freihalten der Straßen vor den Be- und Entladestellen vom Parkverkehr, fahrenden Verkehr sowie anderen Objekten, die die Umzugsaktivitäten behindern

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könnten, zu sorgen. Die Einholung umzugsrelevanter sowie behördlicher Genehmigungen sowie Einrichtung von Halteverbotszonen und verkehrstechnischen Sicherungsmaßnahmen obliegt dem Auftragnehmer.

Der Auftragnehmer hat die Abholung mit dem Auftraggeber abzustimmen (Verpackungsvorgaben, Termine). Die Abholung erfolgt durch den Auftragnehmer mit eigenem Personal, eigenen Fahrzeugen (in Speditionslackierung) und Hilfsmitteln (z.B. Sackkarre, Rollwagen etc. zum Überwinden von Stufen, Treppen, Rampen oder Nutzung von Liften). Der Auftragnehmer ist verpflichtet im Vorfeld an den Umzugsbeginn die Transportwege (inkl. Maße/ Belastbarkeit Aufzüge) in einem Vor- Ort-Termin zu prüfen. Diese Vorbereitungstermine können nicht separat in Rechnung gestellt werden. Die Festlegung der zu nutzenden Transportwege stimmt er mit dem Auftraggeber ab. Der Einsatz von Außenaufzügen etc. obliegt dem Verantwortungs- und Leistungsbereich des Auftragnehmers. Hierbei sind Brandschutz und arbeitsrechtliche Vorschriften zu beachten. Notwendige Genehmigungen sind vom Auftragnehmer unaufgefordert vorzulegen.

11. Transportsicherheit

Die zum Transport eingesetzten Fahrzeuge und Transportmittel müssen technisch und optisch in einem einwandfreien Zustand sein. Darüber hinaus hat der Auftragnehmer sicherstellen, dass die Fahrzeuge bzw. die Behälter so beschaffen sind, dass nach Übernahme kein Material verloren gehen und Zugriff auf transportiertes Gut durch unbefugte Dritte ausgeschlossen wird. Der Auftragnehmer stellt die Vollständigkeit der zu befördernden Gegenstände anhand der vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten Bestandsliste fest. Bei Unstimmigkeiten hat der Auftragnehmer unverzüglich Kontakt zum Auftraggeber aufzunehmen.

Die Fahrzeuge müssen über ein passives GPS-Ortungssystem verfügen. Bei Defekten an Fahrzeugen während des Transportes ist ein Notfallprogramm (Not- und Ausfallplanung) vom Auftragnehmer einzusetzen. Vertrauliche Unterlagen sind ausschließlich in wasserdichten, geschlossenen und verplombten Security-Behälter (3-5 lfdm. Akten Mindestfassungsvolumen) zu transportieren. Die benötigten Security-Behälter sowie die Bandplomben mit separatem Nummernkreis und Schlüsselvorhängeschlösser (keine Gleichschließung) sind je Security-Behälter ausschließlich vom Auftragnehmer zu stellen. Sofern keine abweichende Absprache getroffen wird, übernehmen die Mitarbeiter des Auftraggebers das Ein- und Auspacken sowie das Verschließen dieser Behälter mit Vorhängeschlössern oder Bandplomben. Bei Übernahme und bis zur Rückgabe hat der Auftragnehmer die Security-Behälter unter Verschluss zu halten. Übernahme und Rückgabe an die Nutzer sind vom Auftragnehmer lückenlos mittels eines Übernahmeprotokolls zu protokollieren. Die Security-Behälter müssen über eine Einstecktasche für das Übernahmeprotokoll verfügen. Im Zuge des Vergabeverfahrens ist mit dem Angebot ein Zertifikat für die zu verwendenden Sicherheitsbehälter einzureichen.

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12. Arbeitssicherheit und Arbeitsschutz

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, alle einschlägigen Vorschriften des Gesetzgebers sowie der Unfallversicherungsträger zum Arbeitsschutz einzuhalten. Insbesondere trifft der Auftragnehmer diejenigen Schutzmaßnahmen, die gemäß dem Ergebnis seiner Gefährdungsbeurteilung zur Verhütung von Unfällen seiner Beschäftigten erforderlich sind. Weiterhin stellt er seinen Beschäftigten die nötige persönliche Schutzausrüstung zur Verfügung. Die Arbeitskleidung hat unbedingt den Vorschriften der Berufsgenossenschaft zu entsprechen. Alle dem Auftragnehmer obliegenden gesetzlichen, tariflichen, behördlichen und berufsgenossenschaftlichen Verpflichtungen sind zu erfüllen. Während der Arbeitszeit gilt für alle Mitarbeiter des Auftragnehmers ein absolutes Alkohol- und Drogenverbot. In den Liegenschaften des Auftraggebers gilt ferner ein absolutes Rauchverbot.

Der Umzug ist so zu organisieren, dass keine Fluchtwege durch Umzugsgut oder Fahrzeuge blockiert werden. Dies gilt vor dem Gebäude sowie im Gebäude.

13. Erreichbarkeit des Auftragnehmers

Der Auftragnehmer teilt dem Auftraggeber einen Ansprechpartner (Name, Adresse, Telefon-/Faxnummern, E-Mail-Adressen) mit werktäglicher Erreichbarkeit zu den allgemeinen Geschäftszeiten, montags bis freitags in der Zeit von 8.00 Uhr bis 18:00 Uhr mit, außer an Feiertagen.

14. Anforderungen an das Personal des Auftragnehmers

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, nur geeignetes Fachpersonal des Umzugs- und Transportgewerbes sowie für Sondermontagen oder mechanische Montagearbeiten fachkundige Monteure einzusetzen. Für den Umzug und Auf- und Abbau von EDV- Arbeitsplätzen sowie weiterer Technik ist ebenso fachkundiges Personal einzusetzen. Für das Führen von Gabelstaplern ist zusätzlich der Besitz einer gültigen Fahrerlaubnis vorausgesetzt und ein Nachweis hierüber auf Verlangen vorzulegen. Der Auftragnehmer stellt geschulte deutschsprachige Mitarbeiter (mind. einen deutschsprachigen Hauptverantwortlichen und einen Stellvertreter), um detaillierte Ablauf- und Terminpläne mit dem Auftraggeber abzustimmen. Das Personal, das im Außenkontakt zum Auftraggeber steht, muss über mindestens gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift verfügen. Jeder Mitarbeiter des Auftragnehmers hat seinen Reisepass/ Personalausweis, ausländische Mitarbeiter zusätzlich die ggf. erforderliche gültige Arbeitserlaubnis und die ggf. erforderliche Aufenthaltsgenehmigung mitzuführen und auf Verlangen dem Auftraggeber oder seinen Beauftragten vorzuzeigen. Personen, die sich nicht ausweisen können (Personaldokumente, Firmenausweis), dürfen die Gebäude nicht betreten. Einheitliche Arbeitskleidung sowie ein Dienstausweis (Lichtbild) sind vom Auftragnehmer für dessen Personal verpflichtend zu stellen. Vor Beginn der Arbeiten erhält jeder Mitarbeiter des Auftragnehmers vom Auftraggeber zusätzlich einen ,,Besucherausweis“ des LZPD NRW ausgehändigt, der für die Dauer der Tätigkeit gut sichtbar an der Arbeitskleidung zu tragen ist.

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Aufgrund des besonderen Sicherheitsinteresses des LZPD NRW wird bereits darauf hingewiesen, dass eine polizeiliche Überprüfung und Auswahl des späteren Umzugspersonals durch den Auftraggeber vor Auftragsbeginn erfolgt. Personal, das die Überprüfung nicht besteht, darf vom Auftragnehmer nicht eingesetzt werden. Ein häufiger Personalwechsel ist nicht gewünscht, sondern der Einsatz eines Stammpersonals vom Auftragnehmer ist erforderlich. Der Einsatz von Leiharbeitern ist zu unterlassen. Vor Beginn der Ausführung eines Auftrages bzw. vor jedem Personalwechsel ist seitens des Auftragnehmers eine Personalliste mit den Angaben zu Namen, Vornamen und Geburtsdatum der eingesetzten Arbeitskräfte sowie eine Kopie des Personalausweises jeder Arbeitskraft vorzulegen. Der Auftragnehmer darf nur solche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einsetzen, die die erforderlichen Daten angeben, mit der Überprüfung einverstanden sind und nach Prüfung durch den Auftraggeber freigegeben werden. Mit der Angebotsabgabe erklärt sich der Bieter mit dieser Verfahrensweise einverstanden.

Die Mitarbeiter des Auftragnehmers erhalten im Rahmen ihrer Tätigkeit für den Auftraggeber Zugang zu Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades „VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH“ (VS-NfD) gemäß Verschlusssachenanweisung des Landes Nord- rhein-Westfalen (VSA NRW). Die Mitarbeiter des Auftragnehmers, die von ihm in die Erfüllung eingeschalteten Dritten sowie deren Mitarbeiter sind über den Umgang mit Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NfD zu belehren. Ihnen ist die Anlage 5 zur VSA NRW (Merkblatt zur Behandlung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NfD (VS- NfD- Merkblatt), Stand 07/2024) [Anlage D1 zum Vertrag] auszuhändigen und zu erläutern. Es ist darauf hinzuweisen, dass bei Verstößen gegen die Vorschriften der VSA NRW disziplinar oder arbeitsrechtliche Maßnahmen und eine strafrechtliche Ahndung des Verstoßes nach den §§ 93 bis 99, 203 Abs. 2 und § 353 b Strafgesetzbuch (StGB) drohen.

Die Aushändigung des o.g. Merkblattes und die Belehrung zum Umgang mit Verschlusssachen ist vor dem Einsatz der namentlich zu benennenden Mitarbeiter durch den Auftragnehmer durch Unterschrift schriftlich nachzuweisen. Als Nachweis der Verpflichtung kann die Anlage 8 Muster 1 zur VSA NRW [Anlage D2 zum Vertrag] oder ein vergleichbares Formular zur VSA des Bundes verwendet werden.

Alternativ kann die Belehrung zum Umgang mit Verschlusssachen, die Aushändigung des o.g. Merkblattes und eine Verpflichtung nach dem Verpflichtungsgesetz durch den Auftraggeber erfolgen. Der Auftragnehmer erklärt sich mit der o.g. Regelung und der Durchführung von Zuverlässigkeitsüberprüfungen (OSiP – Onlineverfahren) der einzusetzenden Mitarbeiter schriftlich einverstanden. Die Zuverlässigkeitsüberprüfungen werden nach Eingang der Einwilligungen der Mitarbeiter des Auftragnehmers durch den Auftraggeber eingeleitet.

Sind die für die Auftragserfüllung vorgesehenen Personen sicherheitsüberprüft, ist das Vorliegen einer gültigen Sicherheitsüberprüfung im Sinne des Sicherheitsüberprüfungsgesetzes Nordrhein-Westfalen (SÜG NRW) bzw. des SÜG (Bund) durch die Vorlage einer entsprechenden Bescheinigung der/des Geheim- bzw. Sicherheitsbeauftragten des Auftragnehmers vor der Aufnahme der Tätigkeit 14/16

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nachzuweisen. Die Durchführung der Zuverlässigkeitsüberprüfung mit anschließender Verpflichtung ist in diesem Fall nicht erforderlich.

15. Datenschutz

Allen Mitarbeitenden des Auftragnehmers ist es strikt untersagt, Einsicht in sämtliche Unterlagen (Akten, Schriftstücke o.ä.) zu nehmen. Der Auftraggeber behält sich vor, jeden Mitarbeiter eine eigens unterzeichnete Verschwiegenheitserklärung unterzeichnen zu lassen. Der Auftragnehmer ist dazu verpflichtet, sicherzustellen, dass sein Personal keine Einsicht in Akten und Schriftstücke nimmt. Die Verschwiegenheit über zufällig bekannt gewordene Daten ist zu wahren. Auskünfte an Vertreter der Medien o.ä. sind untersagt. Bei Verstoß gegen diese Anforderungen sind betroffene Arbeitskräfte nicht mehr einzusetzen und der Firmenausweis ist einzuziehen.

16. Qualitätskontrolle

Der Auftragnehmer ist verpflichtet, durch geeignete Maßnahmen der Qualitätssicherung (z. B. Schulungen) eine kontinuierliche Qualität sicherzustellen (Qualitätskontrolle). Im Zuge des Vergabeverfahrens ist dem Angebot ein Nachweis nach DIN ISO 9001:2015 über die Zertifizierung beizufügen.

17. Versicherung und Haftung

Der Auftragnehmer muss über eine Haftpflichtversicherung für Personen-, Sach- und Vermögensschäden sowie über den Verlust von Schlüsseln verfügen. Folgende Deckungssummen sind verpflichtend:

Personen-, Sach- und Vermögensschäden mind. 2.500.000,00 EUR je Schadenfall Verlust von Schlüsseln mind. 100.000,00 EUR

Ein Nachweis in Form eines aktuellen Bestätigungsschreibens des Versicherers oder einer Kopie des Versicherungsscheins über das Bestehen der Haftpflichtversicherung ist im Zuge des Vergabeverfahrens mit dem Angebot einzureichen.

Der Auftragnehmer haftet entsprechend §§ 451 ff. HGB für alle Schäden die durch vorsätzliches und fahrlässiges Verhalten des Auftragnehmers oder seinen Erfüllungsgehilfen entstehen. Dies schließt auch Diebstahl, Unterschlagung oder andere strafrechtliche Handlungen mit ein. Die Haftung des Auftragnehmers für das zu transportierende Umzugsgut gilt für die Zeit von der Abholung, einschließlich Verpackung am Beladeort, über die Abgabe am Entladeort, einschließlich evtl. anfallender Montagen bzw. dem Einräumen in die Regale bis zum Abschluss des jeweiligen Teilumzuges. Der Auftragnehmer haftet auch für den Inhalt von Laderaum, der beladen stehen bleibt, auch wenn die dafür üblichen und notwendigen Vorsichtsmaßnahmen getroffen worden sind. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, alle obligatorischen Versicherungen abzuschließen. Darüber hinaus hat er sich zur Erfüllung möglicher Regressansprüche

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ausreichend zu versichern. Die Versicherungskosten müssen in den angegebenen Festpreisen des Auftragnehmers enthalten sein.

18. Leistungsnachweise

Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber nach jedem abgeschlossenen Arbeitstag einen Arbeitsnachweis zur Verfügung, der von dem Auftraggeber gegengezeichnet werden muss. Der Leistungsnachweis muss mindestens folgende Angaben enthalten: Name der Mitarbeiter, Kurzbeschreibung der Tätigkeit, Gesamtstunden des Personals und der Fahrzeuge, Anzahl der eingesetzten Fahrzeuge, Fahrtzeiten zur Be- und Entladestelle, Menge der vermieteten und/oder gelieferten Materialien.

Die Kosten für die An- und Abfahrt der Arbeitskräfte sind in das Angebot einzukalkulieren. Die Kosten können nicht separat geltend gemacht werden. Die abrechenbare Arbeitszeit für alle eingesetzten Arbeitskräfte beginnt mit Arbeitsaufnahme am jeweiligen Einsatzort. Diese Vorgehensweise dient der Sicherstellung einer einheitlichen Behandlung aller Anbieter. Die Zeit, die Arbeitskräfte während des Transports von der Belade- zur Entladestelle in Fahrzeugen verbringen, wird als Arbeitszeit notiert und vergütet. Die Pausenzeiten werden nicht vergütet und sind im Arbeitsnachweis entsprechend zu dokumentieren.

Anlage B1: Übersicht Niederlassungen LZPD NRW

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