06_Informationsblatt berlinovo Datenverarbeitung.pdf

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Informationen zur Datenverarbeitung

Verantwortlicher gemäß Art. 4 Nr. 7 EU Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)

Berlinovo Immobilien Gesellschaft mbH Linkstraße 10 ∙ 10785 Berlin Info@berlinovo.de www.berlinovo.de

vertreten durch die Geschäftsführer: Alf Aleithe, Caroline Oelmann

Zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten werden Ihre personenbezoge- nen Daten gegenüber verschiedenen öffentlichen oder internen Stellen, sowie externen Dienstleistern offengelegt, soweit dies zur ordnungsgemäßen Teilnahme am Vergabeverfah- ren zwingend erforderlich sein sollte.

Sie erreichen unsere Datenschutzbeauftragte unter:

datenschutz@berlinovo.de

Zweck und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten insbesondere unter Beachtung der Daten- schutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze.

• Aufgrund eines berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO) In bestimmten Fällen verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung eines berechtigten Inte- resses von uns oder Dritten. Dies bezieht sich auf:

• die Ermittlung von Bonitäts- bzw. Ausfallrisiken, • die Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs, • die Durchführung von Hintergrundprüfungen und Screening-Aktivitäten nach Sanktions- und Terrorlisten • zur Durchführung einer vergaberechtlichen Eignungsprüfung.

• Art. 6 Abs. 1 c und Art. 9 Abs. 2 i DSGVO i.V.m. § 122 GWB Soweit Gesundheitsdaten der Mitarbeitenden des Bieters verarbeitet, erfolgt dies zur Bestimmung der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit im Sinne des § 122

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Abs. 2 S. 2 Nr. 3 GWB. Beispielsweise zum Nachweis dahingehend, dass weder Bieter noch dessen Personal an einem gefährlichen Virus (z. B. Covid-19) erkrankt ist.

Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Wir verwenden in einigen Fällen Auftragsverarbeiter. Dies können natürliche oder juristische Personen, Behörden, Einrichtungen oder andere Stellen sein, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten und uns dies als Serviceleistung zur Verfügung stellen. Wir haben Verträge mit unseren Auftragsverarbeitern geschlossen (sog. „Auftragsverarbeitungs- verträge“). Dies bedeutet, dass die Auftragsverarbeiter Ihre personenbezogenen Daten nur auf eine Art und Weise verarbeiten dürfen, zu der wir sie explizit angewiesen haben. Die Auf- tragsverarbeiter werden Ihre personenbezogenen Daten nur an uns und keine anderen Stellen oder Organisationen weitergeben. Sie kümmern sich zudem darum, dass notwendige tech- nisch-organisatorische Maßnahmen ergriffen werden, um Ihre Daten sicher zu verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten nur solange, wie wir es angewiesen haben.

Bei Projekten, die ganz oder teilweise über Fördermittel finanziert werden, werden Rechnun- gen zur Prüfung an den/die Mittelgeber und dessen/deren Prüfstellen übergeben.

Als ausschreibende Stelle können wir verschiedenen Pflichten zur Offenlegung unterliegen, z. B.:

• Vorinformationspflicht gegenüber abgelehnten Bieter nach § 134 Absatz 1 GWB
• Akteneinsichtsrecht bei Einschaltung der Vergabekammer nach § 165 Absatz 1 GWB
• Durchsetzung von Schadensersatzansprüchen nach § 181 GWB
• Informationsfreiheitsgesetz des Bundes sowie die entsprechenden Landesgesetze

Rechtsgrundlage für die Offenlegung kann je nach Konstellation die Erfüllung rechtlicher Pflichten nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. jeweiligen Gesetz oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen i.S.v. Art. 6 Abs. 1 lit. f oder Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO sein.

Unter bestimmten Umständen sind wir gesetzlich verpflichtet, personenbezogene Daten zu übermitteln und mit Dritten zu teilen, zum Beispiel bei Vergabeverfahren im Rahmen eines Verfahrens vor der Vergabekammer. Wir werden uns in jedem Fall davon überzeugen, dass Ihre personenbezogenen Daten nur dann ausgetauscht werden, wenn es hierfür eine gesetz- liche Grundlage gibt, die uns dies erlaubt.

Ihre Daten werden an Verantwortliche weitergegeben, die Teil der Berlinovo-Unternehmens- gruppe sind, die einer zentralen Stelle zugeordnet sind und die als Auftragsverarbeiter i.S.v. Art. 28 DSGVO agieren oder die ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO haben, personenbezogene Daten innerhalb der Unternehmensgruppe für interne Verwal- tungszwecke, einschließlich der Verarbeitung personenbezogener Daten von Bietern zu übermitteln. Die Grundprinzipien für die Übermittlung personenbezogener Daten innerhalb von Unternehmensgruppen an ein Unternehmen in einem Drittland bleiben unberührt.

Datenverarbeitung außerhalb der EU/EWR

Grundsätzlich verarbeiten wir personenbezogene Daten nur innerhalb der EU/EWR. Soweit eine Datenübermittlung außerhalb der EU/EWR für uns erforderlich ist, erfolgt dies aber nur

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unter Wahrung der Vorgaben aus Art. 44 ff. DSGVO. Wenn kein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission für den involvierten Staat vorliegt, werden wir daher EU-Standardver- tragsklauseln abschließen und ggf. weitere zusätzliche Maßnahmen ergreifen, um ein ange- messenes Datenschutzniveau im Drittland zu gewährleisten.

Betroffene Personenbezogene Daten

Im Rahmen des Vergabeverfahrens werden insbesondere die folgenden Kategorien perso- nenbezogener Daten verarbeitet:

• Vorname, Nachname
• Geburtsname
• Geburtsdatum
• Abfrage des Wettbewerbsregisters nach § 6 WRegG
• Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
• Ggf. Angaben zum eingesetzten Personal (nach § 46 Abs. 3 VgV, insb. Ziff. 2, 6), z. B. • Fotos • personenbezogene Referenzen • Studien- und Ausbildungsnachweise • finanzielle Leistungsfähigkeit • Berufserfahrung • Führungszeugnisse

Kategorien betroffener Personen

Im Rahmen des Vergabeverfahrens werden insbesondere die Daten folgender betroffener Personen verarbeitet:

• Bieter
• Mitarbeitende des Bieters
• Dienstleister des Bieters

Quellen der Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von den Bietern erhalten.

Und

Wir erhalten personenbezogene Daten von folgenden Stellen:

• Auskunftei: Creditreform
• Öffentlich zugängliche Quellen: Handel- oder Vereinsregistern, Schuldnerverzeich- nisse, Grundbücher
• Datenbank LexisNexis (https://www.lexisnexis.com/global/privacy/de/article-14- bis.page)
• Andere Konzernunternehmen

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Speicherdauer

Die im Rahmen von Vergabeverfahren erhaltenen Daten unterliegen der gesetzlichen Min- destaufbewahrungspflicht nach § 8 Abs. 4 VgV. Die Dokumentation, der Vergabevermerk so- wie die Angebote, die Teilnahmeanträge, die Interessensbekundungen, die Interessensbestä- tigungen und ihre Anlagen sind bis zum Ende der Laufzeit des Vertrags oder der Rahmenver- einbarung aufzubewahren, mindestens jedoch für drei Jahre ab dem Tag des Zuschlags. Bei Projekten, die ganz oder teilweise über Fördermittel finanziert werden bestehen ggf. längere Aufbewahrungspflichten aus den jeweiligen Zuwendungsbescheiden. Darüber hinaus beste- hen Aufbewahrungspflichten nach dem Archivgesetz des Landes Berlin.

Für Beschaffungsverfahren nach der Einkaufsrichtlinie speichern wir personenbezogene Da- ten, solange es zur Erfüllung unserer gesetzlichen und vertraglichen Pflichten erforderlich ist. Sollte eine Speicherung der Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich sein, werden Ihre Daten gelöscht, es sei denn deren Weiterverarbei- tung ist zu folgenden Zwecken erforderlich:

• Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten von 6 bzw. 10 Jahren gemäß § 257 AO, §§ 138, 147 HGB
• Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften: Nach den Verjährungsvorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen in manchen Fällen bis zu 30 Jahre betragen, die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre.
• Erhaltung von Beweismitteln bei abgelehnten Bietern im Falle von Klagen nach dem AGG: 6 Monate
• Speicherpflicht nach § 8 GwG: 5 Jahre

Ihre Datenschutzrechte

Soweit wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, stehen Ihnen folgende Daten- schutzrechte zu:

▪ das Recht, jederzeit Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO), ▪ das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten oder Vervollständigung lückenhafter Daten (Art. 16 DSGVO), ▪ das Recht, Daten nach den gesetzlichen Vorgaben löschen oder in der Verarbeitung ein- schränken zu lassen (z.B. bei Widerruf Ihrer Einwilligung oder unrechtmäßiger Verarbei- tung) (Art. 17, 18 DSGVO), ▪ das Recht, bei einer auf Einwilligung beruhenden Datenverarbeitung Ihre Einwilligung je- derzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO), ▪ das Recht auf Datenübertragbarkeit (Sie können eine Übersicht Ihrer Daten in einem elekt- ronischen Format zur Verfügung gestellt bekommen) (Art. 20 DSGVO), ▪ das Recht auf Widerspruch gegen die Datenverarbeitung, die aus Gründen eines berechtigten Interesses der Berlinovo Immobilien Gesellschaft mbH für die Wahr- nehmung von öffentlichen Aufgaben oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt (Art. 21 DSGVO), ▪ das Recht, den Datenschutzbeauftragten der Berlinovo Immobilien Gesellschaft mbH zu kontaktieren und Ihr Anliegen vorzubringen (Art. 38 Abs. 4 DSGVO) und

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▪ das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren (Art. 77 Abs. 1 DSGVO. Für uns zuständig ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Infor- mationsfreiheit, Friedrichstr. 219, Besuchereingang: Puttkamerstr. 16 – 18 (5. Etage), 10969 Berlin, E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de).

Verpflichtung zur Bereitstellung personenbezogener Daten

Soweit Sie uns nicht die im Vergabeverfahren geforderten Informationen zur Verfügung stel- len, können wir Sie leider nicht weiter berücksichtigen. Das Vergabeverfahren endet insoweit für sie. Ausgenommen hiervon sind lediglich Informationen, die ausdrücklich als freiwillig, op- tional o. Ä. ausgewiesen wurden.

Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Es findet weder eine automatisierte Entscheidungsfindung noch ein Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

Stand: September 2025

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