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Verfahrensbrief
Maßnahme: Rahmenvereinbarung über strategische PR-Beratung Verfahrensart: Verhandlungsverfahren Vergabenummer: 289-26-VV-UK
Auftraggeber Berlinovo Immobilien Gesellschaft mbH Linkstraße 10 10785 Berlin
Vergabestelle Berlinovo Immobilien Gesellschaft mbH E-Mail Linkstraße 10 vergabe@berlinovo.de 10785 Berlin
Einreichungsfrist (Teilnahmefrist): 25.09.2026, 11:00 Uhr (eingehend bei der Vergabestelle)
Rückfragefrist zu den Vergabeunterlagen: 18.09.2026, 11:00 Uhr (eingehend bei der Vergabestelle)
Zuschlagsfrist (Bindefrist): Q1 2027
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Inhalt
- Abgabe der Teilnahmeanträge ....................................................................................... 3
- Mit dem Teilnahmeantrag vorzulegende Unterlagen .............................................. 3
- Auskünfte / Verpflichtung zur Aufklärung von Unklarheiten ................................ 3
- Prüfung und Wertung der Teilnahmeanträge ............................................................ 4
- Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden ................................................................................... 5
- Bewerber-/Bietergemeinschaften .................................................................................. 5
- Eignungsleihe ..................................................................................................................... 6
- Wettbewerbsbeschränkende Abreden ......................................................................... 6
- Umgang mit Daten des Bewerbers ............................................................................... 6
- Einsicht im Nachprüfungsverfahren (EU) ............................................................... 6
- Weitere Hinweise ............................................................................................................ 7
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Sehr geehrte Damen und Herren,
hiermit bitten wir Sie, entsprechend den beigefügten Unterlagen für die oben genannte Maßnahme einen Teilnahmeantrag zu fertigen und dieses einzureichen bis zum
25.09.2026, 11:00 Uhr (eingehend auf dem Profil der berlinovo auf der Vergabeplattform des Landes Berlin)
- Abgabe der Teilnahmeanträge
Alle Teilnahmeanträge sind digital in Textform über die Vergabeplattform (https://www.berlin.de/vergabeplattform/) einzureichen. Hierfür ist eine (kostenlose) Registrierung auf der Vergabeplattform erforderlich. Der Teilnahmeantrag muss rechtzeitig bis zum Ablauf der Teilnahmefrist (s. o.) eingegangen sein.
Der Bewerber und die natürliche Person, die die Erklärung abgibt, sind zu benennen.
- Mit dem Teilnahmeantrag vorzulegende Unterlagen
Mit dem Teilnahmeantrag sind folgende Unterlagen vollständig ausgefüllt einzureichen:
- 02_Teilnahmeantrag_und_Eigenerklaerung_Eignung_289-26-VV-UK
- ggf. Verpflichtungserklärung des Dritten/Nachunternehmers
- ggf. Bewerber/Bietergemeinschaftserklärung
Bitte beachten Sie die Anforderungen an die Eignung sowie die Mindestanforderungen an die Eignung (siehe EU-Bekanntmachung, Formular Eigenerklärung Eignung).
Hinweis an die Bewerber: Diese Liste der zu übermittelnden Unterlagen/Nachweise/Erklärungen etc. ist abschließend. Die berlinovo bittet darum, von der unaufgeforderten Übermittlung weiterer Unterlagen etc. abzusehen. Insb. die Eigenerklärungen gelten mit der frist- und ordnungsgemäßen Übermittlung des Teilnahmeantrags als abgegeben. Die berlinovo behält sich jedoch vor, weitere Nachweise insb. zum Beleg der Eigenerklärungen zu fordern, die dann von den Bewerbern zwingend innerhalb der von der berlinovo vorgegebenen Frist einzureichen sind.
- Auskünfte / Verpflichtung zur Aufklärung von Unklarheiten
Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bewerbers Unvollständigkeiten oder Unklarheiten, so hat der Bewerber die Auftraggeberin unverzüglich, spätestens jedoch bis zum Ablauf der u. g. Rückfragefrist zu informieren. Auskünfte können nur innerhalb der Rückfragefrist erfolgen, da der Auftraggeberin ausreichend Gelegenheit verbleiben muss, auf Anfragen und Anzeigen zu reagieren, diese ggf. allen Bewerbern mitzuteilen und ergänzende Gelegenheit zur Stellungnahme zu eröffnen. Die Auftraggeberin behält sich vor, den Bewerbern während des Vergabeverfahrens ergänzende Unterlagen zur Verfügung zu stellen/nachzureichen.
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Auskünfte können grundsätzlich nur auf solche Fragen erteilt werden, die bis
18.09.2026, 11:00 Uhr (eingehend auf dem Profil der berlinovo auf der Vergabeplattform des Landes Berlin)
über die
Kommunikationsfunktion der Vergabeplattform
eingegangen sind.
Hinweis an die Bewerber: Die oben bezeichneten Fragen wird die Auftraggeberin durch entsprechende Klarstellungen gegenüber allen an dem Vergabeverfahren beteiligten Unternehmen über die Kommunikationsfunktion der Vergabeplattform Berlin beantworten. Die an dem Vergabeverfahren beteiligten Unternehmen sind verpflichtet, sich in regelmäßigen Abständen über das Vorliegen neue Informationen etc. zu unterrichten.
- Prüfung und Wertung der Teilnahmeanträge
Die Vergabe des Auftrags erfolgt im Wege eines Verhandlungsverfahrens.
Eine öffentliche Submission nach Eingang der Teilnahmeanträge findet nicht statt.
Die eingegangenen Teilnahmeanträge werden zunächst daraufhin geprüft, ob sie die formellen Anforderungen erfüllen. Dabei werden insbesondere geprüft:
• die rechtzeitige Einreichung des Teilnahmeantrags, • die Angabe des Unterzeichners des Teilnahmeantrag • die Einhaltung der vorgegebenen Formalien des Teilnahmeantrag, Einreichung der vorgegebenen Bietererklärungen, Eindeutigkeit der Eintragung, • die Einhaltung der ggf. geforderten Mindestanforderungen, • Auswahl der begrenzten Anzahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, anhand der u. g. objektiven Kriterien.
Die Auftraggeberin wird die Teilnahmeanträge zunächst in formeller Hinsicht prüfen. Die Auftraggeberin wird die fristgerecht eingereichten Teilnahmeanträge ausschließen, die die ausdrücklich aufgeführten Mindestanforderungen nicht erfüllen. Die Auftraggeberin weist ausdrücklich darauf hin, dass in den Vergabeunterlagen nur Vorgaben oder Festlegungen, die ausdrücklich auch als verbindliche Anforderung in den Vergabeunterlagen gekennzeichnet sind, als verbindliche Anforderungen im Sinne der Rechtsprechung des EuGH gelten. In allen anderen Fällen, in denen die Erklärungen, Angaben oder Unterlagen nicht oder nicht ordnungsgemäß beigefügt sind, behält sich die Auftraggeberin den Ausschluss nach pflichtgemäßem Ermessen vor. Darüber hinaus behält sich die Auftraggeberin vor, anstelle eines möglichen Ausschlusses unter Beachtung des vergaberechtlichen Grundsatzes der Gleichbehandlung, fehlende Unterlagen nachzufordern oder eine Aufklärung über
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aufklärungsbedürftige Inhalte der Teilnahmeanträge, ggf. auch mehrfach, zu betreiben. Die Auftraggeberin ist in diesem Fall berechtigt, sich die von ihr angeforderten Informationen per E- Mail und/oder per Fax übermitteln zu lassen.
- Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden
Die Auftraggeberin hat festgelegt, dass zur Angebotsabgabe maximal 5 Bewerber aufgefordert werden (Höchstzahl). Die geplante Mindestanzahl beträgt 3 Bewerber
Die Auswahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, erfolgt anhand nachfolgender objektiver Kriterien:
Pro wertungsfähige Referenz können maximal 20 Punkte erzielt werden. Wird die Mindestanforderung erfüllt, werden 11 Punkte gewährt. Zusätzlich können bis zu 9 Zusatzpunkte pro Referenz vergeben werden, sodass insgesamt maximal 100 Punkte möglich sind.
Spezifika (jeweils 1 Punkt):
• Strategische Planung und Positionierung • Kampagnenentwicklung und -umsetzung • Public Affairs und politische Kommunikation mit Immobilienrelevanz • Medienplanung und Medienarbeit • Krisen- und anlassbezogene Kommunikation • Veranstaltungen und Stakeholder-Formate im politischen Umfeld • Content, Storytelling und Kernbotschaften • Zielgruppenspezifische und kanalübergreifende Kommunikation • Steuerung und Koordination externer Dienstleister
Sollten mehrere Teilnahmeanträge die gleiche Punktzahl erreichen, wird die Auftraggeberin diejenigen besser bewerten, die die am höchsten bewertete(n) Einzelreferenz(en) eingereicht haben. Im Übrigen entscheidet das Los. Die Auftraggeberin behält sich vor, alternativ die Höchstzahl zu überschreiten.
- Bewerber-/Bietergemeinschaften
Bewerber-/Bietergemeinschaften müssen sich bereits als solche bewerben. Die nachträgliche Bildung einer Bewerber-/Bietergemeinschaft ist grundsätzlich nicht möglich. Die Bewerber- /Bietergemeinschaft hat mit dem Angebot eine von jedem Mitglied der Bewerber- /Bietergemeinschaft im Original unterzeichnete Erklärung abzugeben (das Formblatt „Bewerber- /Bietergemeinschaftsgemeinschaftserklärung“ ist zwingend zu verwenden und vollständig auszufüllen),
• dass im Fall der Zuschlagserteilung auf ihr Angebot/Auftragserteilung eine Arbeitsgemeinschaft gebildet wird, • in der alle Mitglieder der Bewerber-/Bietergemeinschaft und der bevollmächtigte Vertreter der Bewerber-/Bietergemeinschaft benannt sind,
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• dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt und • dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften.
Des Weiteren ist anzugeben, aus welchen Gründen die Bewerber-/Bietergemeinschaft gebildet worden ist.
- Eignungsleihe
Beruft sich der Bewerber im Rahmen seiner Angaben zur Eignung auf Referenzen bzw. auf die Fachkunde eines Nachunternehmers, so hat er den Nachunternehmer namentlich zu benennen und die „Verpflichtungserklärung des Dritten/Nachunternehmers“ mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Diese Verpflichtungserklärung ist von dem/den Nachunternehmer/n auszufüllen. Mit der Verpflichtungserklärung verpflichtet sich der Nachunternehmer, im Fall der Auftragsvergabe an den Bieter, bestimmte Leistungsteile zu erbringen.
- Wettbewerbsbeschränkende Abreden
Wettbewerbsbeschränkende Abreden führen zum Ausschluss des Teilnahmeantrags. Wenn diese erst nach Zuschlagserteilung bekannt werden, berechtigen sie die Auftraggeberin zur Kündigung des Vertrages.
- Umgang mit Daten des Bewerbers
Es wird darauf hingewiesen, dass die von Bewerber mitgeteilten personenbezogenen Daten und vom Bewerber bereitgestellte Unterlagen für das Beschaffungsverfahren verarbeitet und gespeichert werden können. Einzelheiten entnehmen Sie bitte der beigefügten Information zur Datenverarbeitung.
- Einsicht im Nachprüfungsverfahren (EU)
Es wird darauf hingewiesen, dass bei der Durchführung eines Nachprüfungsverfahrens nach § 160 ff. GWB allen Verfahrensbeteiligten nach § 165 Abs. 1 GWB grundsätzlich ein Akteneinsichtsrecht zukommt.
Mit der Abgabe des Teilnahmeantrags wird dieser Teilnahmeantrag in die Akte der Auftraggeberin aufgenommen. Jeder Bewerber muss daher mit der konkreten Möglichkeit rechnen, dass sein Teilnahmeantrag, mit allen wesentlichen Bestandteilen, von den Verfahrensbeteiligten bei der Vergabekammer eingesehen wird. Es liegt daher im eigenen Interesse eines jeden Bewerbers, schon in seinen Bewerbungsunterlagen auf wichtige Gründe, die nach § 165 Abs. 2 GWB die Vergabekammer veranlassen, die Einsicht in die Akten zu versagen, hinzuweisen und diese in seinen Bewerbungsunterlagen entsprechend kenntlich zu machen.
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- Weitere Hinweise
Es wird auf die folgenden weiteren Aspekte hingewiesen:
• Änderungen und Ergänzungen an den Vergabeunterlagen sind unzulässig. • Der Teilnahmeantrag nebst Anlagen verbleibt für die gesetzlich vorgeschriebene Frist bei der Auftraggeberin und wird nicht zurückgegeben. Kosten für die Erstellung des Teilnahmeantrags werden nicht erstattet. • Es werden nur Teilnahmeantrage zugelassen, die elektronisch in Textform eingereicht werden. Digital signierte Angebote sind nicht zugelassen.