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Deutsche Rentenversicherung

NOW IT GmbH

Vergabeunterlage

Mitarbeitendenportal (Intranet)

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Inhaltsverzeichnis1 ............................................................................................ Grundsätzliches 5

1.1 Aufbau der Vergabeunterlage ................................................................................. 5

1.2 Begriffsbestimmungen ............................................................................................ 5

2 Gegenstand und Ziel der Auftragsvergabe .................................................................... 6

2.1 Zielsetzung der Ausschreibung .............................................................................. 6

2.2 Der Auftraggeber ...................................................................................................... 6

3 Ausschreibungsbestimmungen ..................................................................................... 8

3.1 Ausschreibende Stelle ............................................................................................. 8

3.2 Vergabestelle ............................................................................................................ 8

3.3 Zuständige Vergabeprüfstelle ................................................................................. 8

3.4 Verwendung der VgV-Vorschriften ......................................................................... 9

3.5 Meilensteine des Vergabeverfahrens ..................................................................... 9

3.6 Kommunikation mit der Vergabestelle ................................................................. 10 3.6.1 Ausschreibungsunterlagen ............................................................................... 10 3.6.2 Rückfragen ....................................................................................................... 10 3.6.3 Mitteilung von Unklarheiten ............................................................................... 10 3.6.4 Auskünfte ......................................................................................................... 11 3.6.5 Abgabe der Angebote ....................................................................................... 11 3.6.6 Angebotsfrist..................................................................................................... 11 3.6.7 Änderung, Berichtigung und Rücknahme .......................................................... 12 3.6.8 Zuschlags- und Angebotsbindefrist ................................................................... 12 3.6.9 Mitteilung über nicht berücksichtigte Angebote ................................................. 12

3.7 Aufhebung der Ausschreibung ............................................................................. 12

3.8 Änderungsvorschläge, Alternativ- und Nebenangebote ..................................... 12

3.9 Arbeitsgemeinschaften und Subauftragnehmer .................................................. 13

3.10 Verwendung der Ausschreibungsunterlagen ...................................................... 13

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3.11 Rückgabe von Unterlagen ..................................................................................... 13

3.12 Verschwiegenheitspflicht ...................................................................................... 14

3.13 Speicherung personenbezogener Daten .............................................................. 14

3.14 Keine Vergütung der Angebotserstellung ............................................................ 14

3.15 Angebotssprache ................................................................................................... 14

4 Zusätzliche Ausschreibungsbestimmungen ................................................................ 15

4.1 Eignungsprüfung ................................................................................................... 15 4.1.1 Nachweise und Erklärungen ............................................................................. 15

4.2 Angebotsaufbau ..................................................................................................... 15

4.3 Form und Inhalt der Angebote .............................................................................. 16

4.4 Preisangaben ......................................................................................................... 16

4.5 Fabrikation-, Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse ............................................ 17

4.6 Angebotsprüfung und Auswertung ...................................................................... 17 4.6.1 Zuschlagskriterien ............................................................................................ 17 4.6.2 Bewertung der Angebote .................................................................................. 18 4.6.3 Vollständigkeit und Richtigkeit .......................................................................... 18 4.6.4 Angemessenheit der Preise .............................................................................. 19 4.6.5 Bewertungskriterien .......................................................................................... 19

5 Vertragsbestimmungen ............................................................................................... 20

5.1 Vertrag .................................................................................................................... 20

5.2 Vertragsgegenstand und Vertragsform ................................................................ 20

5.3 Reihenfolge ............................................................................................................ 21

5.4 Vertragsänderungen .............................................................................................. 21

5.5 Insolvenzfall sowie vorzeitige Vertragsbeendigung sonstiger Art ..................... 21

5.6 Außerordentliches Kündigungsrecht ................................................................... 22

5.7 Wettbewerbsbeschränkende Absprachen ........................................................... 22

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5.8 Datenschutz und Datensicherheit ......................................................................... 23

5.9 Leistungsbeginn .................................................................................................... 24

5.10 Zahlungsbedingungen ........................................................................................... 24

5.11 Gerichtsstand ......................................................................................................... 24

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1 Grundsätzliches

1.1 Aufbau der Vergabeunterlage

Kapitel 1 "Grundsätzliches" enthält die Übersicht über die einzelnen Kapitel der Vergabeunterlage und die Definition von wesentlichen Begriffen.

Kapitel 2 "Gegenstand und Ziel der Auftragsvergabe" stellt den Gegenstand der Beschaffung dar und gibt Informationen zu der Zielsetzung der Ausschreibung und dem Auftraggeber.

Kapitel 3 "Ausschreibungsbestimmungen" gibt Auskunft über den Ablauf und die Regelungen des Vergabeverfahrens.

Kapitel 4 "Zusätzliche Ausschreibungsbestimmungen" beinhaltet die Anforderungen an den Bieter sowie die Regelungen zur Angebotserstellung und den Bewertungsprozess.

Kapitel 5 "Vertragsbestimmungen" enthält die für den Auftrag geltenden Vertragsbestimmungen.

1.2 Begriffsbestimmungen

Im Rahmen dieser Ausschreibung sind folgende zentrale Begrifflichkeiten zu unterscheiden, die je nach relevanter Rolle verwendet werden:

Vergabestelle: Bis zum Abschluss des Vergabeverfahrens ist von der „Vergabestelle“ als Adressat für die teilnehmenden Unternehmen die Rede.

Bieter: Im Zusammenhang mit allen relevanten Fragestellungen bis zum Abschluss des Vergabeverfahrens mit Zuschlagserteilung werden die teilnehmenden Unternehmen als „Bieter“ bezeichnet.

Auftraggeber: Im Rahmen der Vertragsdurchführung nach Zuschlagserteilung wird nur noch vom „Auftraggeber“ (AG) gesprochen.

Auftragnehmer: Ebenso ist für die Phase der Vertragsdurchführung nach Zuschlagserteilung nur noch vom „Auftragnehmer“ (AN) die Rede.

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2 Gegenstand und Ziel der Auftragsvergabe

2.1 Zielsetzung der Ausschreibung

Mit dieser Ausschreibung soll ein Auftragnehmer gefunden werden, über welchen die Deutsche Rentenversicherung - Nord Ost West Informationstechnik GmbH (NOW IT GmbH) als IT-Dienstleister während der Vertragslaufzeit das Mitarbeitendenportal (Intranet) für folgende Träger der Deutschen Rentenversicherung betreiben will:

• Deutsche Rentenversicherung Bund, • Deutsche Rentenversicherung Bayern-Süd • Deutsche Rentenversicherung Nordbayern • Deutsche Rentenversicherung Schwaben • Deutsche Rentenversicherung Baden-Württemberg • Deutsche Rentenversicherung Rheinland-Pfalz

2.2 Der Auftraggeber

Die Deutsche Rentenversicherung Nord Ost West Informationstechnik GmbH (NOW IT GmbH) ist eine Gründung der Rentenversicherungsträger

• Deutsche Rentenversicherung Braunschweig-Hannover • Deutsche Rentenversicherung Mitteldeutschland • Deutsche Rentenversicherung Nord • Deutsche Rentenversicherung Rheinland und • Deutsche Rentenversicherung Westfalen.

Die NOW IT GmbH stellt als zukunftsorientierter IT-Dienstleister diesen fünf Rentenversicherungsträgern leistungsfähige IT-Lösungen zur Verfügung. Aufgabenschwerpunkte sind unter anderem:

• Einrichtung und Optimierung von IT-Strukturen • Erarbeitung von IT-Strategien • Erledigung von IT-Aufgaben und Mitwirkung bei der Kooperation der fünf Rentenversicherungsträger, insbesondere durch Bereitstellung von IT-Leistungen • Beschaffung von Hard- und Software • Ausbildung von IT-Personal • Qualitätssicherung und Service

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Die NOW IT GmbH entwickelt unter wirtschaftlichen und anwenderorientierten Gesichtspunkten umfassende Verfahren, die in einem leistungsfähigen System ablaufen. Ihre Anwendung setzen Verantwortung und ein hohes Maß an Sachkenntnis beim einzelnen Beschäftigten voraus. Ein vielfältiges Anwendungsspektrum kennzeichnet heute den Leistungsstand. Im Vordergrund stehen die Aufgaben

• Führen und Speichern der Versicherungskonten • Leistungsfestsetzung (insbesondere Renten- und Reha-Leistungen) und • Sicherstellung des Auskunfts- und Beratungswesens.

Die NOW IT GmbH ist ein verlässlicher Partner, wenn es um höchste Anforderungen an Datensicherheit und Zuverlässigkeit, Konsolidierung von IT-Dienstleistungen und die umfassenden Ansprüche der Versicherten geht. Ganz gleich, ob das Versichertenkonto bei der Deutschen Rentenversicherung Bund oder bei einem Regionalträger der Deutschen Rentenversicherung geführt wird: Versicherte erhalten in allen Auskunfts- und Beratungsstellen der Deutschen Rentenversicherung Auskunft über ihr Rentenkonto. Fast 18.000 Rechner an allen Standorten der Deutschen Rentenversicherung Braunschweig- Hannover, Mitteldeutschland, Nord, Rheinland und Westfalen werden von der NOW IT GmbH kompetent und mit dem nötigen Know-how betreut. Dabei kann die NOW IT GmbH auf ausgewiesene IT-Spezialistinnen und Spezialisten zählen, die die für die Leistungsfestsetzung nötigen Programme stetig fortschreiben und auf dem neuesten Stand halten.

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3 Ausschreibungsbestimmungen

3.1 Ausschreibende Stelle

Die vorliegende Ausschreibung erfolgt durch:

Deutsche Rentenversicherung - NOW IT GmbH Lange Weihe 6 30880 Laatzen

3.2 Vergabestelle

Die auffordernde und den Zuschlag erteilende Stelle ist:

Deutsche Rentenversicherung - NOW IT GmbH KC Einkauf und Vertragsmanagement Lange Weihe 6 30880 Laatzen

3.3 Zuständige Vergabeprüfstelle

Sofern der Bieter Einwände gegen Form und/oder Ablauf dieses Vergabeverfahrens geltend machen möchte, kann er sich an die zuständige Vergabeprüfstelle wenden:

Vergabekammer Niedersachsen beim Niedersächsischen Ministerium für Wirtschaft, Verkehr und Bauen Regierungsvertretung Lüneburg Auf der Hude 2 21339 Lüneburg

Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein (§ 160 Abs. 1 GWB). Der Antrag ist nach § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB unzulässig, soweit

1.der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat;

2.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

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3.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4.mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind,

5.ein offensichtlicher Missbrauch des Antrags- oder Beschwerderechts gemäß § 180 Absatz 2 vorliegt.

3.4 Verwendung der VgV-Vorschriften

Die vergebende Stelle verfährt nach den §§ 97 ff. des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der Vergabeverordnung (VgV), ohne dass diese Bestimmungen Vertragsbestandteile werden. Daneben gelten die in diesem und in den folgenden Kapiteln genannten zusätzlichen Bedingungen.

Der Auftrag wird im Wege eines ''Offenen Verfahrens'' nach den §§ 14 Abs. 2, 15 VgV vergeben.

3.5 Meilensteine des Vergabeverfahrens

Dem Vergabeverfahren liegt folgende Zeitplanung zugrunde:

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3.6 Kommunikation mit der Vergabestelle

3.6.1 Ausschreibungsunterlagen

Die Ausschreibungsunterlagen werden über die Vergabeplattform der Deutschen Rentenversicherung Bund zur Verfügung gestellt. Es ist Sache des Bieters, eventuell fehlende Seiten nachzufordern. Der Bieter, der ein Angebot abgeben möchte, ist verpflichtet, regelmäßig auf der Internetseite: https://www.deutsche-rentenversicherung-bund.de/einkaufskoordination/NetServer/index.jsp unter „Ausschreibungen“ Angaben zu Änderungen bzw. Konkretisierungen der Ausschreibungsunterlagen abzurufen. Ein Angebot wird nur berücksichtigt, wenn der Bieter alle veröffentlichten Angaben in seinem Angebot berücksichtigt. Technische Störungen beim dortigen Abruf sind der Vergabestelle umgehend per E-Mail über den unten genannten Ansprechpartner mitzuteilen, so dass alles Notwendige veranlasst werden kann. Eine vollständige Aktualisierung der Ausschreibungsunterlagen durch Ergänzung der Leistungsbeschreibung erfolgt nicht.

3.6.2 Rückfragen

Die vorliegenden Ausschreibungsunterlagen sollten alle Informationen enthalten, die zur Erstellung eines bedarfsgerechten Angebotes erforderlich sind. Falls sich aus den vorliegenden Unterlagen oder im Zusammenhang mit der Erarbeitung des Angebotes dennoch Rückfragen ergeben sollten, deren Klärung aus der Sicht des Bieters unverzichtbar erscheinen, sind diese Fragen in elektronischer Form über die Vergabeplattform zu stellen und müssen dort bis 13.10.2026 eingegangen sein. Danach werden keine weiteren Fragen beantwortet!

Telefonische Auskünfte werden nicht erteilt!

Antworten werden letztmalig am 16.10.2026, immer zeitgleich an alle Bieter und nur in elektronischer Form über die Vergabeplattform erteilt.

3.6.3 Mitteilung von Unklarheiten

Enthalten die Ausschreibungsunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten, so hat der Bieter unverzüglich die ausschreibende Stelle vor Angebotsabgabe in elektronischer Form über die Vergabeplattform darauf hinzuweisen. Die Vergabestelle wird zu diesen Punkten auf schriftlichem Weg Stellung nehmen. Die Stellungnahme erfolgt in elektronischer Form über die Vergabeplattform jeweils zeitnah und zeitgleich an alle Bieter.

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3.6.4 Auskünfte

Außerhalb der Bieterinformationen (s. Kap. 3.6.2 und 3.6.3) werden zum Vergabeverfahren keine Auskünfte erteilt.

3.6.5 Abgabe der Angebote

Die Angebote müssen bis zum Ablauf der u. a. Angebotsfrist in elektronischer Form ausschließlich über die Vergabeplattform der Deutschen Rentenversicherung Bund (https://www.deutsche-rentenversicherung-bund.de/einkaufskoordination/NetServer/ index.jsp) unter Nutzung des dort abrufbaren Bietercockpits und entsprechend der dort hinterlegten Bedingungen abgegeben werden. Dafür müssen Sie sich unter Beachtung der hinterlegten "Registrierungsanleitung" auf der Vergabeplattform anmelden, unter Beachtung des "Benutzerhandbuches Bietercockpit" die Software "Bietercockpit" herunterladen und unter Nutzung dieser Software elektronische Angebote erstellen, signieren und absenden. Zum Signieren müssen Sie ein eVergabe- Zertifikat in Form einer Datei (Softzertifikat/fortgeschrittene Signatur) oder alternativ eine Signaturkarte (qualifizierte Signatur) und ein dafür geeignetes Kartenlesegerät anschaffen.

Weitere Informationen zur Nutzung der Vergabeplattform der Deutschen Rentenversicherung Bund und Hinweise zu den technischen Voraussetzungen für die elektronische Angebotsabgabe sind in den Dokumenten "Nutzungsbedingungen" und "Systemvoraussetzungen, Signatur und Downloads", die Sie ebenfalls auf der Vergabeplattform finden, enthalten. Die Abgabe der Angebote in schriftlicher Form mit der Post oder als Fax oder per E- Mail ist nicht zugelassen.

3.6.6 Angebotsfrist

Das Angebot muss bis zum

23.10.2026, 15:00 Uhr

bei der Vergabestelle vorliegen.

Angebote, die aus Gründen, die der Bieter zu vertreten hat, verspätet eingehen, werden nicht berücksichtigt. Angebote, deren verspäteter Eingang durch Umstände verursacht wurde, die nachweislich nicht dem Bieter anzulasten sind, können berücksichtigt werden. Angebote, die nicht bis zum Ende der Angebotsfrist eingegangen sind, können nicht mehr berücksichtigt werden, es sei denn, der Bieter weist im Falle des verspäteten Eingangs nach, dass er die Verspätung nicht zu vertreten hat.

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3.6.7 Änderung, Berichtigung und Rücknahme

Nachträgliche Änderungen oder Berichtigungen der Angebote sind als solche zu kennzeichnen und müssen wie das Angebot selbst zugestellt werden. Änderungen oder Berichtigungen sind nur bis zum Ablauf der Angebotsfrist zulässig.

Bis zum Ablauf der Angebotsfrist können Angebote in elektronischer Form über die Vergabeplattform zurückgezogen werden.

3.6.8 Zuschlags- und Angebotsbindefrist

Der Bieter ist bis zum Ablauf der Angebotsbindefrist am 18.12.2026 an sein Angebot gebunden. Die Entscheidung über den Zuschlag wird innerhalb der Zuschlagsfrist in elektronischer Form über die Vergabeplattform mitgeteilt.

3.6.9 Mitteilung über nicht berücksichtigte Angebote

Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, werden gemäß § 134 Abs. 1 GWB vor Zuschlagserteilung über die Nichtberücksichtigung ihrer Angebote informiert. Auch der Bieter, dessen Angebot angenommen werden soll, erhält zum gleichen Zeitpunkt eine entsprechende Information. Die Zuschlagserteilung erfolgt schriftlich oder in Textform nach Ablauf der zehntägigen Vorinformationsfrist gemäß § 134 Abs. 1 GWB. Die Bieter sind bis zum Ablauf der Zuschlags- und Bindefrist an ihre Angebote gebunden. Mit der Zuschlagserteilung ist der gegenständliche Vertrag zu den Vorgaben dieses Verfahrens auf der Grundlage des Angebots rechtskräftig zustande gekommen. Dies gilt unbeschadet einer möglichen späteren schriftlichen Dokumentation in Form einer Vertragsurkunde. Mit der Abgabe des Angebotes unterliegt der Bieter den Bestimmungen über nicht berücksichtigte Angebote nach § 62 VgV.

3.7 Aufhebung der Ausschreibung

Die Vergabestelle behält sich unter den Voraussetzungen des § 63 VgV die Aufhebung der Ausschreibung vor. Eine Aufhebung der Ausschreibung wird den Bietern in elektronischer Form über die Vergabeplattform mitgeteilt.

3.8 Änderungsvorschläge, Alternativ- und Nebenangebote

Im Rahmen dieser Ausschreibung sind Änderungsvorschläge, Alternativangebote oder Nebenangebote nicht zugelassen.

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3.9 Arbeitsgemeinschaften und Subauftragnehmer

Arbeitsgemeinschaften und andere gemeinschaftliche Bieter haben in den Angeboten jeweils alle Mitglieder zu benennen sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigten Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu bezeichnen. Fehlt eine dieser Bezeichnungen im Angebot, so ist sie vor der Zuschlagserteilung beizubringen. Außerdem müssen sich die Mitglieder der Arbeitsgemeinschaft für alle im Zusammenhang mit dem Vertrag entstehenden Verbindlichkeiten zur gesamtschuldnerischen Haftung verpflichten. Der Bieter sichert mit der Abgabe seines Angebots zu, dass er aufgrund seiner technischen und personellen Voraussetzungen grundsätzlich in der Lage ist, die geforderten Leistungen zu erbringen. Bei Übertragung von Teilen der Leistung (Unterauftrag) an Subunternehmer ist vom Auftraggeber nach wettbewerblichen Gesichtspunkten der Vergabeverordnung (VgV) zu verfahren. Dem Subunternehmer dürfen insgesamt keine ungünstigeren Bedingungen, insbesondere hinsichtlich der Zahlungsweise, Sicherheitsleistungen, Gewährleistung, eingeräumt werden, als zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber vereinbart wurde.

Der Auftragnehmer hat bei der Einholung von Angeboten für Unteraufträge regelmäßig kleinere und mittlere Unternehmen im Sinne der „Richtlinien der Bundesrepublik Deutschland zur angemessenen Beteiligung von Unternehmen in Handwerk und Industrie“ zu beteiligen und diese entsprechend der Vergabe für öffentliche Aufträge nach der Vergabeverordnung (VgV) zu berücksichtigen. Unbeschadet der Zustimmungspflicht durch den Auftraggeber sind Subunternehmen mit dem Teil der zu erbringenden Leistungen bereits im Angebot zu benennen. Für alle erbrachten Leistungen trägt der Auftragnehmer die Verantwortung, auch wenn Teilleistungen an Subunternehmer vergeben werden. D.h. bei der Einschaltung von Subunternehmen haftet der Auftragnehmer für die ordnungsgemäße Gesamtabwicklung des Auftrags.

3.10 Verwendung der Ausschreibungsunterlagen

Die Ausschreibungsunterlagen dürfen nur zur Erstellung eines Angebotes verwendet werden. Jede Weitergabe oder Veröffentlichung (auch auszugsweise) ist ohne die ausdrückliche Genehmigung der Vergabestelle nicht statthaft und führt zum Ausschluss vom Verfahren.

3.11 Rückgabe von Unterlagen

Wünscht der Bieter die Rückgabe der mit dem Angebot eingereichten Unterlagen, so hat er diese innerhalb von 12 Werktagen nach Ablauf der Zuschlagsfrist oder durch Hinweis im Angebot zurückzufordern.

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3.12 Verschwiegenheitspflicht

Der Bieter hat – auch nach Beendigung der Angebotsphase – über die ihm bei seiner Tätigkeit bekannt gewordenen dienstlichen Angelegenheiten der Vergabestelle Verschwiegenheit zu bewahren. Er hat hierzu die mit der Erstellung des Angebotes befassten eigenen und gegebenenfalls sonstigen Mitarbeiter schriftlich zu verpflichten. Siehe auch Kapitel 5.8 „Datenschutz und Datensicherheit“.“

3.13 Speicherung personenbezogener Daten

Die vom Bieter ggf. im Verlauf des Vergabeverfahrens erbetenen personenbezogenen Angaben werden nach den Vorschriften des Datenschutzrechts im Rahmen des Vergabeverfahrens verarbeitet und gespeichert.

Diese Angaben sind Voraussetzung für die Berücksichtigung des Angebotes nach der Vergabeverordnung (VgV).

3.14 Keine Vergütung der Angebotserstellung

Für die Erarbeitung der Angebote und die Durchführung von Informationsgesprächen wird keine Vergütung oder Kostenerstattung gewährt.

3.15 Angebotssprache

Das gesamte Angebot, auch Anlagen und ggf. beigefügte Arbeitsproben bzw. Prospektierungen, ist in deutscher Sprache abzufassen.

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4 Zusätzliche Ausschreibungsbestimmungen

Nachfolgend werden die Regelungen zur Angebotserstellung und der Bewertungsprozess beschrieben.

4.1 Eignungsprüfung

Für die Vergabe der Leistungen kommen nur Unternehmen in Betracht, welche die Kriterien Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit erfüllen. Zur Beurteilung durch die Vergabestelle ist es daher erforderlich, nachstehende Nachweise und Erklärungen vollständig dem Angebot beizufügen.

4.1.1 Nachweise und Erklärungen

Nachstehende Nachweise und Erklärungen müssen im Rahmen der Eignungsprüfung mit dem Angebot eingereicht werden:

• Ausschreibungsanerkennung als Eigenerklärung • Umsatzentwicklung des Bieters in den letzten drei Geschäftsjahren als Eigenerklärung • mindestens drei Referenzen des Unternehmens über die Ausführung von Leistungen in den letzten drei Geschäftsjahren, die mit der zu vergebende Leistung in Bezug auf den Leistungsgegenstand, den Leistungsumfang, die Laufzeit der Leistung und den Auftragswert vergleichbar sind, als Eigenerklärung • Nachweis eines Informationssicherheitsmanagementsystems auf Basis des BSI IT-Grundschutz oder ISO 27001 Das gilt auch für die Mitglieder von Bietergemeinschaften oder andere gemeinschaftliche Bieter und Subunternehmer. • Russlandgeschäft als Eigenerklärung

4.2 Angebotsaufbau

Die Angebote sind nach der folgenden Gliederung aufzubauen: • Angebotsschreiben (bei Bietergemeinschaft alle Bieter / Subunternehmer aufführen) • Leistungsverzeichnis mit Antworten des Bieters • Vom Bieter ausgefülltes Preisblatt • Lizenzbedingungen des Rechteinhabers der Standardsoftware, (werden lediglich im Bezug auf die Nutzungsrechtsregelungen Vertragsbestandteil) • Ggf. Die Betriebsbedingungen des Auftragnehmers (bei Cloudangeboten). Sie werden nachrangig zu den Betriebsbedingungen des Auftraggebers Vertragsbestandteil • Anlagen zum Angebot

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4.3 Form und Inhalt der Angebote

Erläuterungen zum Angebotsaufbau

Leistungsverzeichnis - Preisblatt Das Preisblatt ist mit den Preisen des Bieters auszufüllen. Fehlende Preise führen zum Ausschluss.

Leistungsverzeichnis – Wertungsschema • Das Angebot ist in deutscher Sprache zu erstellen. • Antworten zu den einzelnen Anforderungen sind in der Reihenfolge der Fragen, mit jeweiliger Nennung der Fragennummer gegliedert, zu geben. • Die Antworten sollen sich ausschließlich auf die jeweils geforderte Leistung beziehen. Sie sind eindeutig und widerspruchsfrei zu formulieren. • Jede Frage ist umfassend und abschließend zu beantworten. Verweise auf Antworten anderer Fragen können unberücksichtigt bleiben, da die Bewertung von mehreren Personen durchgeführt werden kann. • Verweise auf Literatur oder auf Broschüren dürfen nur als ergänzende Informationen erfolgen, können also die geforderten Antworten oder Erklärungen nicht ersetzen und sollten auf ein notwendiges Minimum reduziert werden. • Übererfüllung der geforderten Leistung wird bei der Bewertung nicht mit einem Beurteilungsvorteil honoriert und gleicht auch keine Defizite bei anderen Fragen aus. • Angebote, deren Aufbau sich nicht an der vorgegebenen Struktur der Vergabeunterlage bzw. des Fragenkataloges orientieren, können von der Wertung ausgeschlossen werden. • Es ist anzugeben, ob für einen Gegenstand des Angebotes gewerbliche Schutzrechte bestehen oder vom Bieter oder anderen beantragt sind oder der Bieter eine solche Anmeldung erwägt. Sofern auf Zertifizierungen Bezug genommen wird, sind die zugrundeliegenden Gutachten auf Anforderung bereitzustellen.

4.4 Preisangaben

Die Preise sind ohne die gesetzliche Mehrwertsteuer und durchgängig in Euro anzugeben.

Bei den Angebotspreisen handelt es sich um Festpreise, die alle für die Erbringung der Leistung anfallenden Kosten enthalten. Die anzugebenden Preise beinhalten auch sämtliche Auslagen und Nebenkosten (z.B. Verpackung, Aufladen, Beförderung zu den Anlieferstellen und das Abladen, Spesen, Übernachtungs- und Fahrtkosten, Reise- und Aufenthaltskosten,

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Post- und Fernsprechgebühren, Druck- und Versandkosten, Bürokosten etc.), auch Reisezeiten werden nicht vergütet.

Somit sind die angebotenen Preise Endpreise. Eine Geltendmachung weiterer Kosten ist nicht möglich.

Entspricht der Gesamtpreis einer Position nicht dem Ergebnis der Multiplikation von Anzahl und Einzelpreis, so ist der Einzelpreis maßgebend.

4.5 Fabrikation-, Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse

Nach dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) haben die Verfahrensbeteiligten u. U. Anspruch auf Akteneinsicht und können ggf. Ausfertigungen, Auszüge oder Abschriften erteilen lassen (§ 165 Abs. 1 GWB). Die Vergabekammer hat die Einsicht in die Unterlagen zu versagen, soweit die aus wichtigen Gründen, insbesondere des Geheimschutzes oder zur Wahrung von Betriebs- oder Geschäftsgeheimnissen geboten ist (§ 165 Abs. 2 GWB). Nach Abs. 3 des § 165 GWB hat jeder Beteiligte mit der Übersendung seiner Akten oder Stellungnahmen auf die in Absatz 2 genannten Geheimnisse hinzuweisen und diese in den Unterlagen entsprechend kenntlich zu machen. Erfolgt keine Kenntlichmachung, kann die Vergabekammer von der Zustimmung auf Einsicht ausgehen. Unter Bezug auf die gesetzliche Regelung des GWB haben Sie daher die Möglichkeit in Ihren Angebotsunterlagen Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse als solche deutlich zu kennzeichnen. Fehlt eine solche Kenntlichmachung, ist von der Zustimmung zur Einsichtnahme i. S. des § 165 Abs. 3 GWB auszugehen.

4.6 Angebotsprüfung und Auswertung

4.6.1 Zuschlagskriterien

Der Zuschlag wird nach den folgenden Kriterien erteilt:

• Qualität (50%):

• Erfüllung der Anforderungen / Beantwortung der Fragen im Leistungsverzeichnis

• Preis (50%)

Es erfolgt eine Leistungs-Kosten-Bewertung je Angebot, bei der das Leistungs-Preis- Verhältnis Zl = L/P ermittelt wird.

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Dabei sind Zl = Kennzahl für das Angebot L = Leistungspunkte für das Angebot P = Gesamtpreis des Angebots

Da die Kennzahlen beliebig skalierbar sind, werden alle mit der gleichen Zehnerpotenz multipliziert, bis sie zwei Stellen vor dem Komma aufweisen. Es wird auf 4 Stellen hinter dem Komma mathematisch gerundet.

Der Zuschlag erfolgt auf das Angebot, dass nach der oben beschriebenen Methode mit der höchsten Leistungs-Preis-Kennzahl ermittelt wurde.

Bei Punktgleichheit entscheidet der Preis.

4.6.2 Bewertung der Angebote

Die einzelnen Angebote durchlaufen einen Prozess, bei dem sie bewertet werden. Die Angebote werden grundsätzlich hinsichtlich folgender Kriterien geprüft:

• formale Richtigkeit und Vollständigkeit • Angemessenheit der Preise • Erfüllung der Anforderungen / Beantwortung der Fragen im Leistungsverzeichnis • Angebotspreis.

4.6.3 Vollständigkeit und Richtigkeit

Angebote werden zwingend nicht berücksichtigt, wenn • für die Wertung wesentliche Preisangaben fehlen, • Änderungen des Bieters in den Angebotsunterlagen nicht zweifelsfrei sind, • Änderungen oder Ergänzungen an den Ausschreibungsunterlagen vorgenommen wurden, • die Angebote verspätet eingegangen sind und dies nicht außerhalb der Schuld des Bieters liegt, • bei Angeboten in Bezug auf die Vergabe unzulässige wettbewerbsbeschränkende Abreden zwischen den Bietern getroffen wurden, • das Angebot nicht in deutscher Sprache erstellt ist, • die Preisangaben nicht in Euro angegeben sind, • sie nicht die geforderten Angaben und Erklärungen enthalten.

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4.6.4 Angemessenheit der Preise

Gemäß § 60 VgV wird eine Prüfung der Angemessenheit der Preise durchgeführt. Erscheinen die Preise eines Angebots im Verhältnis zu der zu erbringenden Leistung ungewöhnlich niedrig, verlangt der öffentliche Auftraggeber vom Bieter Aufklärung. Wenn eine solche Überprüfung der Preise ergibt, dass ein Angebot ungewöhnlich niedrig ist, so hat dies den Ausschluss des betreffenden Angebotes von der weiteren Wertung zur Folge.

4.6.5 Bewertungskriterien

Der Bieter hat das Angebot zu erstellen, indem er die im Leistungsverzeichnis formulierten Fragen und Anforderungen beantwortet und dabei insbesondere die Vorgaben und Beschreibungen der Ausschreibungsunterlagen berücksichtigt. Der Bieter hat die Vergabebestimmungen zu beachten. Die Anforderungen werden nach Bewertungskriterien bewertet. Die Beurteilung der Angebote erfolgt anhand vorgefertigter objektiver Kriterien, mit denen die angebotenen Lösungen je Frage bewertet werden. Die ermittelte Bewertungspunktzahl geht durch Multiplikation der Bewertung mit der jeweiligen Gewichtung je Anforderung in die Gesamtpunktzahl ein. Zu jeder Anforderung wird die Art des Bewertungskriteriums angegeben.

„A“ Ausschluss-Kriterium Die Anforderung ist zwingend und muss uneingeschränkt und umfassend erfüllt werden. Bei Nichterfüllung von Ausschluss-Kriterien kann das Angebot nicht berücksichtigt werden, auch wenn es auf anderen Gebieten besonders gute Leistungen beinhaltet. A-Kriterien müssen entweder mit einem „JA“ bestätigt werden oder die geforderten Angaben liefern. Jede anders lautende Formulierung kann zum Ausschluss führen.

„B“ Bewertungskriterium Die Anforderung ist wichtig und soll uneingeschränkt und umfassend erfüllt werden. Allein aufgrund der Bewertungskriterien wird die Bewertungspunktzahl ermittelt. Die B-Kriterien werden bewertet, d.h. aus diesen Antworten in den Angeboten werden die Unterschiede ermittelt, welche die angebotene Leistung voneinander unterscheiden.

„I“ Ergänzende Information Diese Anforderung umfasst lediglich ergänzende Informationen, die dem Verständnis dienen und keinen Einfluss auf die Bewertung haben. Diese Angaben werden in den Angeboten explizit von den Bietern gefordert, um eine eindeutige Leistung angeboten zu bekommen. Verweise auf Broschüren und Prospekte sind nicht ausreichend.

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5 Vertragsbestimmungen

Es wird an dieser Stelle ausdrücklich und mit Nachdruck darauf hingewiesen, dass alle Ausschreibungsinhalte und dabei insbesondere die rechtlichen Rahmenbedingungen dieses Kapitels sowie Anforderungen in der Ausgestaltung der Ausschreibungsunterlagen mit Zuschlagserteilung zum verbindlichen Vertragsinhalt werden.

5.1 Vertrag

Mit Zuschlag gilt der Vertrag als abgeschlossen.

5.2 Vertragsgegenstand und Vertragsform

Das Angebot erfolgt auf der Grundlage des von der Vergabestelle vorausgefüllten EVB-IT- Systemvertrags und seiner Anlagen. Der EVB-IT Systemvertrag ist nicht vom Bieter zu modifizieren. Der Vertrag wird nach Zuschlagserteilung unter Berücksichtigung des Angebots des bezuschlagten Bieters vervollständigt. Er muss nicht mit dem Angebot zurückgeschickt werden.

Der EVB-IT Systemvertrag liegt im Entwurf bei. Alle anderen festen Vorgaben in der Leistungsbeschreibung gelten als Ausschlusskriterien neben den im Fragenkatalog als Ausschlusskriterien bezeichneten Kriterien.

Allgemeine Geschäftsbedingungen der Bieter sind nicht zugelassen. Angebote, die solche enthalten, werden zwingend ausgeschlossen.

Mit Zuschlag wird der EVB-IT Systemvertrag abgeschlossen. Seine Anlagen sind.

• Anlage 1 Leistungsverzeichnis mit Angaben des AN • Anlage 2 Ausgefülltes Preisblatt • Anlage 3 Zusatzvereinbarung WPR (Beratung vor Ort) und toM WPR (technisch-organisatorische Maßnahmen) • Anlage 4 Zusatzvereinbarung Fernwartung (Beratung remote) und toM Fernwartung (technisch-organisatorische Maßnahmen) • Anlage 5 Nutzungsrechtsbedingungen aus den Lizenzbedingungen des Rechteinhabers der Standardsoftware • Anlage 6 Antworten auf Bieterfragen

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5.3 Reihenfolge

Mit der Zuschlagserteilung werden nachfolgend genannte Unterlagen in dieser Rangfolge Bestandteile des Vertrages.

a. die Anforderungen aus den Ausschreibungsunterlagen b. die Bieterfragen und Antworten c. das Angebot und d. bei Abschluss eines Einzelvertrages gelten zusätzlich die jeweilig anwendbaren EVB-IT oder BVB Vertragsformen e. Die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen VOL/B

Bei Widersprüchen gelten die Vertragsbestandteile in dieser Reihenfolge. Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB), eigene Gewährleistungs- oder Garantiedefinitionen der Bieter und sonstige Abweichungen sind explizit ausgeschlossen.

5.4 Vertragsänderungen

Änderungen und Ergänzungen des abzuschließenden Vertrages sind nur in schriftlicher Form und als Nachtragsvertrag mit laufender Nummerierung zu dem Hauptvertrag möglich. Die Nachtragsverträge bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Unterschriften beider Vertragspartner.

5.5 Insolvenzfall sowie vorzeitige Vertragsbeendigung sonstiger Art

Im Falle von vorzeitigen Vertragsbeendigungen jeglicher Art und insbesondere bei einem Insolvenzverfahren gegen den AN treffen den AN die im Folgenden aufgeführten Pflichten.

Über die Einreichung eines Insolvenzantrags sowie über die Eröffnung eines Insolvenzverfahrens hat der AN den AG unverzüglich zu unterrichten. Außerdem hat er unverzüglich alle Daten und Unterlagen, die für den AG zur eigenständigen Aufrechterhaltung des Betriebs oder zur Ermöglichung der Betriebsaufrechterhaltung durch einen Dritten notwendig sind, an den AG in Papierform und / oder in elektronischer Form herauszugeben. Hierzu gehören insbesondere

• Betriebsdokumentationen, Betriebshandbücher, Betriebsanweisungen etc., • Konfigurationsdaten, • Planungsunterlagen, • notwendige Betriebsmittel (z.B. spezifische Software, Skripten, Routinen), • etwaige Nutzdaten (Verfahrensdaten) Bei einer vorzeitigen Vertragsbeendigung oder einem Insolvenzantrag bzw. einem laufenden Insolvenzverfahren des AN kann der AG die Übereignung bzw. die Übertragung der Nutzungsrechte bezüglich der eingesetzten Hard- und Softwarekomponenten verlangen,

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soweit der AG nicht bereits über das Sicherungseigentum verfügt. Hierfür wird dem AN vom AG der Zeitwert der Komponenten ersetzt. In diesem Zusammenhang sollen in der Preiszusammenstellung des Angebots auch die tatsächlichen Kosten der Hard- und Softwarekomponenten angegeben werden. Im Übrigen wird auf das unabhängig von den in dieser Ausschreibung getroffenen Regelungen in jedem Falle geltende Kündigungsrecht des AG nach § 8 Abs. 1 VOL/B hingewiesen.

5.6 Außerordentliches Kündigungsrecht

Der Auftraggeber behält sich vor, den Vertrag aus wichtigem Grund zu kündigen. Wichtige Gründe im Sinne dieser Regelung liegen insbesondere vor,

• wenn nach Zuschlagserteilung nachweisliche wettbewerbsbeschränkende Absprachen des Auftragnehmers (gemäß Kapitel 5.7) bekannt werden.

• wenn Datenschutz- und Datensicherheitsvorschriften (gemäß Kapitel 5.8) vom Auftragnehmer verletzt werden.

• wenn die Eigenerklärungen und Zusicherungen zur Zuverlässigkeit des Bieters nicht eingehalten werden oder sonstige die Zuverlässigkeit erheblich beeinträchtigende Umstände eintreten.

5.7 Wettbewerbsbeschränkende Absprachen

Wenn nach der Auftragserteilung festgestellt wird, dass der AN aus Anlass der Vergabe nachweislich eine Abrede getroffen hat, die eine unzulässige Wettbewerbsbeschränkung darstellt, hat er 5 % der zu diesem Zeitpunkt in Auftrag gegebenen Auftragssumme als pauschalierten Schadenersatz an den AG zu zahlen, es sei denn, dass vom AG ein höherer Schaden nachgewiesen wird. Dies gilt auch, wenn der Vertrag gekündigt wird oder bereits erfüllt ist.

Als unzulässige Wettbewerbsbeschränkungen gelten insbesondere Verabredungen und Verhandlungen mit anderen Anbietern über • die Abgabe oder Nichtabgabe von Angeboten, • die zu fordernden Preise, • Bindungen sonstiger Entgelte, • Gewinnaufschläge, • Verarbeitungsspannen und andere Entgelte, • Zahlungs-, Lieferungs- und andere Vertragsbedingungen, soweit sie unmittelbar oder mittelbar den Preis beeinflussen, • Entrichtung von Ausfallentschädigungen oder Abstandszahlungen, • Gewinnbeteiligungen oder andere Abgaben sowie

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• Empfehlungen, es sei denn, dass sie nach § 22 Abs. 2 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) zulässig sind

Entsprechenden Handlungen des AN selbst stehen Handlungen von Personen – insbesondere aus dem Kreis der Subunternehmer – gleich, die von ihm beauftragt oder für ihn tätig sind.

5.8 Datenschutz und Datensicherheit

Der Auftragnehmer hat mit der gebotenen Sorgfalt darauf hinzuwirken, dass alle Personen, die von ihm mit der Bearbeitung oder Erfüllung dieser Ausschreibung betraut sind, die gesetzlichen Bestimmungen über den Datenschutz beachten und die aus dem Bereich des Auftraggebers erlangten Informationen nicht an Dritte weitergeben oder sonst verwerten. Eine nach Datenschutzrecht erforderliche Verpflichtung dieser Personen auf die Wahrung des Datengeheimnisses ist vor der erstmaligen Aufnahme ihrer Tätigkeit vorzunehmen und dem Auftraggeber auf Verlangen nachzuweisen.

Der Auftraggeber ist verpflichtet, alle im Rahmen des Vertragsverhältnisses erlangten Kenntnisse von Geschäftsgeheimnissen vertraulich zu behandeln; im übrigen bleibt der Erfahrungsaustausch zwischen öffentlichen Auftraggebern unberührt. Nicht unter die vorstehenden Verpflichtungen der Vertragsparteien fallen nicht geschützte Ideen, Konzeptionen, Erfahrungen und sonstige Techniken, die sich aus Anlass der Vertragserfüllung ergeben und sich ausschließlich auf die Datenverarbeitung beziehen, sowie andere Kenntnisse und Informationen, die offenkundig sind. Der Auftragnehmer hat alle ihm im Zusammenhang mit der Angebotserstellung und Auftragserfüllung zur Kenntnis gelangenden Unterlagen gegen die Kenntnisnahme durch Unbefugte zu sichern. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, dem Auftraggeber diese Unterlagen einschließlich evtl. Kopien spätestens mit der Übergabe der jeweiligen Leistung herauszugeben. Über diese Verpflichtungen hinaus können Sicherheitsvereinbarungen in der Leistungsbeschreibung oder in einem gesonderten Vertrag getroffen werden.

Der Auftraggeber kann das Vertragsverhältnis fristlos kündigen, wenn der Auftragnehmer seiner Pflicht innerhalb einer gesetzten angemessenen Frist nicht nachkommt oder vom Auftragnehmer Datenschutzvorschriften oder Sicherheitsvereinbarungen vorsätzlich oder grob fahrlässig verletzt werden. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, einen Datenschutz- und IT- Sicherheitsbeauftragten als Ansprechpartner über die gesamte Vertragslaufzeit hinweg sowohl für seine Mitarbeiter als auch für den AG zu benennen. Es gelten die Regelungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie für durch den Auftraggeber übermittelte Sozialdaten der § 78 des Zehnten Buches Sozialgesetzbuch (SGB X) in der zum Vertragsschluss gültigen Fassung. Der AG kann vom AN verlangen, dass für Arbeiten auf dem Gelände bzw. in Gebäuden des AG oder der Nutzer nur sicherheitsüberprüftes Personal eingesetzt wird.

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5.9 Leistungsbeginn

Die Leistung beginnt am 11.01.2027.

5.10 Zahlungsbedingungen

Der Zahlungsplan wird auf der Grundlage der vom AN gemäß Kapitel 8 des EVB-IT- Systemvertrags übermittelten Informationen erstellt. Er wird zusammen mit der Zuschlagserteilung übermittelt.

Zahlungsfrist

Die Zahlungsfrist beginnt mit dem Rechnungseingang bei der

Deutsche Rentenversicherung - NOW IT GmbH KC Einkauf und Vertragsmanagement Lange Weihe 6 30880 Laatzen

Zahlungsziel

Die Zahlung erfolgt 30 Tage nach Rechnungseingang.

Rechnungsversand

Ihre Rechnungen senden Sie bitte im pdf- Format per eMail an "rechnungen@now-it.de". Bitte beachten Sie, dass Ihre Rechnungen digital verarbeitet werden und daher andere Mails über dieses Postfach nicht bearbeitet werden können.

5.11 Gerichtsstand

Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus dem Vertrag ist Hannover.

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