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Vertrag

Thema: Dienstradleasing

Lfd. Nr.: 305.221

Dieses Dokument muss nicht zur Angebotsabgabe eingereicht werden.

Dieses Dokument wird bei Zuschlagserteilung Vertragsbestandteil.

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Vertrag

„Dienstradleasing“

zwischen

dem

Medizinischen Dienst Niedersachsen, Hildesheimer Straße 202, 30519 Hannover, vertreten durch die stellvertretende Vorstandsvorsitzende Heide Grimmelmann-Heimburg

• nachfolgend „Auftraggeber“ genannt -

und

[genaue Bezeichnung des Vertragspartners mit Rechtsform und Vertretungsberechtigung]

• nachfolgend „Auftragnehmer“ genannt -

• nachfolgend gemeinsam „die Parteien“ genannt -

§ 1 Vertragsgegenstand und Vertragsbestandteile

Gegenstand dieser Rahmenvereinbarung ist die Einrichtung und Durchführung eines Dienstradleasingmodells für die Beschäftigten des Auftraggebers, einschließlich der hierfür erforderlichen Leasing , Service und Verwaltungsleistungen (nachfolgend „Leistungen“).

Der Auftragnehmer ha‑t keinen‑ Anspruch auf Abnahme einer bestimmten Mindestmenge oder auf Abschluss einer bestimmten Anzahl von Einzelleasingverträgen. Der verbindliche Höchstwert aller Medizinischer Dienst Niedersachsen ./. N.N. – Vertrag Dienstradleasing Seite 1 von 7

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während der Laufzeit dieser Rahmenvereinbarung abgeschlossenen Einzelleasingverträge beträgt insgesamt 10.000.000,00 EUR netto. Maßgeblich ist die Summe der für die jeweilige vollständige Leasingdauer vereinbarten Netto-Leasingraten einschließlich der darin enthaltenen Versicherungs-, Inspektions-, Service- und sonstigen Preisbestandteile. Mit Erreichen dieses Höchstwerts verliert die Rahmenvereinbarung ihre Wirkung für den Abschluss weiterer Einzelleasingverträge. Bereits wirksam abgeschlossene Einzelleasingverträge bleiben hiervon unberührt und werden bis zu ihrem jeweiligen vertraglichen Ende vollständig abgewickelt.

Folgende Unterlagen sind Bestandteil dieser Rahmenvereinbarung, mit Geltung in der benannten Reihenfolge:

• diese Rahmenvereinbarung zur Ausschreibung Verfahrensnummer 305.221 (mit allen Anlagen),
• sämtliche Unterlagen des Vergabeverfahrens, insbesondere die Leistungsbeschreibung,
• etwaige Bieterfragen und Antworten im Ausschreibungsverfahren (soweit diese zu Änderungen der Vergabeunterlagen führen, haben diese Änderungen Vorrang vor den ursprünglichen Anforderungen)
• zusätzliche Vertragsbedingungen zur Korruptionsprävention und wettbewerbsrechtlichen Compliance,
• zusätzliche Vertragsbedingungen für Dienstleistungen,
• das Angebot des Auftragnehmers einschließlich der darin enthaltenen auftragsbezogenen Leistungszusagen und des Qualitätskonzepts,
• die mit dem Angebot eingereichten und vom Auftraggeber akzeptierten Vertragsgrundlagen, Vertragsmuster, Versicherungsbedingungen und sonstigen Unterlagen des Auftragnehmers,
• die Allgemeinen Bedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B 2003).

Sofern zwischen den vorstehend bezeichneten Vertragsbestandteilen Widersprüche oder Abweichungen bestehen, gilt die aufgeführte Reihenfolge zugleich als Rangfolge. Die vom Auftragnehmer eingereichten Unterlagen gelten nur, soweit sie den vorrangigen Vertragsbestandteilen nicht widersprechen. Einschränkungen der in den Vergabeunterlagen festgelegten Anforderungen durch das Angebot oder die Vertragsunterlagen des Auftragnehmers sind ausgeschlossen.

§ 2 Vertragslaufzeit und Kündigung

1. Dieser Vertrag beginnt am xx.xx.2027 und endet nach einer Laufzeit von 36 Monaten am xx.xx.2030, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Der Auftraggeber behält sich einseitig das Recht vor, den Vertrag einmalig um zwölf Monate zu verlängern. Diese Option wird dem Auftragnehmer spätestens drei Monate vor Ende der regulären Vertragslaufzeit in Textform mitgeteilt. Die während der Laufzeit dieser Rahmenvereinbarung abgeschlossenen Einzelleasingverträge bleiben von deren Beendigung unberührt und werden bis zu ihrem jeweiligen vertraglichen Ende nach Maßgabe der Vertragsbestandteile vollständig abgewickelt. Der Auftragnehmer hat insbesondere die für die laufenden Einzelleasingverträge vereinbarten Leasing-, Portal-, Service-, Versicherungs- , Wartungs-, Abrechnungs-, Rückgabe- und Störfallleistungen über das Ende der Rahmenvereinbarung hinaus zu erbringen. Nach Beendigung der Rahmenvereinbarung dürfen keine neuen Einzelleasingverträge mehr abgeschlossen werden.

2. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Wichtige Gründe liegen insbesondere vor, wenn der Auftragnehmer seine vertraglichen Hauptpflichten schwerwiegend oder wiederholt verletzt. Soweit die Pflichtverletzung behebbar ist, setzt die Kündigung grundsätzlich voraus, dass der Auftraggeber den Auftragnehmer zuvor unter Setzung einer angemessenen Frist zur Abhilfe aufgefordert hat und diese Frist erfolglos verstrichen ist. Medizinischer Dienst Niedersachsen ./. N.N. – Vertrag Dienstradleasing Seite 2 von 7

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Einer Fristsetzung bedarf es nicht, wenn sie aufgrund der Schwere des Verstoßes oder aus sonstigen gesetzlichen Gründen entbehrlich ist. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere auch vor, wenn eine für die Leistungserbringung erforderliche Erlaubnis entfällt oder der Auftragnehmer schwerwiegend gegen datenschutzrechtliche oder IT-sicherheitsrechtliche Anforderungen verstößt. Auch im Fall einer außerordentlichen Kündigung sind die bereits abgeschlossenen Einzelleasingverträge grundsätzlich bis zu ihrem jeweiligen vertraglichen Ende ordnungsgemäß abzuwickeln, soweit der Auftraggeber nicht aus wichtigem Grund etwas Abweichendes verlangt. Die gesetzlichen Rechte des Auftraggebers sowie die Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen bleiben unberührt.

§ 3 Vertragsbeziehungen und Rollen

1. Leasingnehmer der Diensträder ist der Auftraggeber. Leasinggeber ist der Auftragnehmer oder eine von ihm eingesetzte Leasinggesellschaft. Der Auftragnehmer bleibt – auch bei Einschaltung von Nachunternehmern/Leasinggesellschaft – zentraler operativer Ansprechpartner des Auftraggebers.Er bleibt gegenüber dem Auftraggeber für die ordnungsgemäße und vollständige Erbringung sämtlicher Leistungen verantwortlich und hat für Pflichtverletzungen der von ihm eingesetzten Leasinggesellschaft und sonstigen Nachunternehmer wie für eigenes Verhalten einzustehen.Der Auftragnehmer stellt sicher, dass eine eingesetzte Leasinggesellschaft während der gesamten Dauer der Leistungserbringung über die erforderliche Erlaubnis zur Erbringung des Finanzierungsleasings verfügt. Der Verlust oder eine Einschränkung der Erlaubnis sowie ein beabsichtigter Wechsel der Leasinggesellschaft sind dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen. Der Auftragnehmer stellt zudem sicher, dass sämtliche von der Leasinggesellschaft abgeschlossenen Einzelleasingverträge den Vorgaben dieser Rahmenvereinbarung und der übrigen vorrangigen Vertragsbestandteile entsprechen.

2. Die Nutzung der Diensträder durch Beschäftigte des Auftraggebers erfolgt auf Grundlage gesonderter Überlassungs /Entgeltumwandlungsverträge zwischen Auftraggeber und Beschäftigten; deren inhaltliche Eckpunkte ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung. ‑

3. Eigentumsverhältnisse, Nutzungsmöglichkeiten (einschließlich privater Nutzung) und etwaige Kaufangebote des Auftragnehmers nach Leasingende richten sich nach der Leistungsbeschreibung und den dort bezeichneten Vertragsmustern. Ein Anspruch der Mitarbeitenden auf Abgabe eines Kaufangebots oder auf Erwerb des Fahrrads besteht nicht.

4. Für jedes vom Auftraggeber freigegebene Fahrrad wird ein gesonderter Einzelleasingvertrag geschlossen. Eine verbindliche Bestellung beim Händler darf erst nach der Freigabe durch den Auftraggeber ausgelöst werden. Der Beginn des jeweiligen Einzelleasingverhältnisses und der Abrechnung richtet sich nach der Leistungsbeschreibung.

§ 4 Konkretisierung der Leistungsinhalte

1. Die konkrete Ausgestaltung des Leistungsumfangs, der Prozesse, der Produkte, der IT Unterstützung sowie der Versicherungs und Störfallregelungen ergibt sich aus den in § 1 genannten Vertragsbestandteilen in der dort festgelegten Rangfolge. ‑ ‑
2. Grundlage der Vergütung ist der im Preisblatt angebotene Leasingfaktor sowie die dort genannten Preise und Entgelte im Rahmen der in der Leistungsbeschreibung beschriebenen Kalkulationslogik.

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3. Die Leasingrate umfasst sämtliche in der Leistungsbeschreibung genannten Leistungsbestandteile. Zusätzliche Kosten für Auftraggeber oder Beschäftigte dürfen nur entstehen, soweit dies in der Leistungsbeschreibung ausdrücklich vorgesehen ist.

4. Für die Preisbindung gilt Ziffer 10 der Leistungsbeschreibung. Der im Preisblatt angebotene Leasingfaktor sowie die dort genannten Preise und Entgelte sind für die gesamte Laufzeit der Rahmenvereinbarung einschließlich des Verlängerungszeitraums verbindlich. Eine Anpassung während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung ist ausgeschlossen. Die für bereits abgeschlossene Einzelleasingverträge vereinbarte monatliche Leasingrate bleibt über die gesamte Leasingdauer unverändert.

5. Die Abwicklung des Dienstradleasings, einschließlich Bestell , Genehmigungs , Rückgabe und Störfallprozessen, erfolgt über die vom Auftragnehmer bereitgestellten Systeme nach Maßgabe der Leistungsbeschreibung. ‑ ‑ ‑

6. Der Auftragnehmer stellt ein Onlineportal bereit, das dem Auftraggeber und den Beschäftigten die Durchführung der in der Leistungsbeschreibung genannten Prozesse ermöglicht. Einzelheiten zur Funktionalität, Administration, Schulung und Kostentragung ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung.Das Onlineportal ist über das Ende dieser Rahmenvereinbarung hinaus bis zur vollständigen Abwicklung des letzten Einzelleasingvertrags bereitzustellen.

7. Umfang und Form der Rechnungsstellung sowie die elektronische Bereitstellung der abrechnungsrelevanten Daten (einschließlich der Anforderungen an die Schnittstelle zum Personalinformationssystem des Auftraggebers) bestimmen sich nach der Leistungsbeschreibung.

§ 5 Verschwiegenheitspflicht

Der Auftragnehmer ist verpflichtet, über alle Angelegenheiten des Auftraggebers, die dem Auftragnehmer bei oder anlässlich der Erledigung eines Auftrags zur Kenntnis gelangen, Stillschweigen zu bewahren, es sei denn, dass der Auftraggeber den Auftragnehmer schriftlich von dieser Verpflichtung entbindet.

Die Verschwiegenheitspflicht des Auftragnehmers besteht auch nach Beendigung des Vertragsverhältnisses unbefristet fort. Berichte, Gutachten und sonstige schriftliche Äußerungen, die aufgrund oder anlässlich seines Auftrags gefertigt wurden, sind nach Erledigung des Auftrages zu vernichten, soweit nicht gesetzliche oder vertragliche Bestimmungen dagegensprechen. Solche Unterlagen darf der Auftragnehmer Dritten nur mit schriftlicher vorheriger Genehmigung des Auftraggebers aushändigen. Sie sind dann hinsichtlich der Teilnehmer und des Auftraggebers in jedem Falle zu anonymisieren.

Der Auftragnehmer ist dafür verantwortlich, dass diese Verschwiegenheitspflicht auch von seinen Mitarbeitern und den von ihm eingesetzten Dritten beachtet wird. Die für den Auftrag eingesetzten Mitarbeiter haben die „Datenschutzverpflichtung für Unternehmen“ zu unterschreiben. Der Auftragnehmer hat die Verpflichtung seiner Mitarbeiter und der von ihm eingesetzten Dritten dem Auftraggeber auf Verlangen nachzuweisen.

Vom Auftraggeber an den Auftragnehmer überlassene Unterlagen hat der Auftragnehmer spätestens nach Durchführung der in § 1 dieses Vertrages bezeichneten Tätigkeit zurückzugeben. Elektronische Medizinischer Dienst Niedersachsen ./. N.N. – Vertrag Dienstradleasing Seite 4 von 7

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Daten und Unterlagen sind nach Maßgabe der Leistungsbeschreibung und der datenschutzrechtlichen Vereinbarung zurückzugeben oder zu löschen. Gesetzliche und vertragliche Aufbewahrungspflichten sowie die für die Abwicklung laufender Einzelleasingverträge erforderliche Datenverarbeitung bleiben unberührt. Ein Zurückbehaltungsrecht, egal aus welchem Grund, gegen den Auftraggeber steht dem Auftragnehmer nicht zu. Bei Nichteinhaltung der Verschwiegenheitspflicht ist der Auftraggeber zur Forderung von Schadensersatz berechtigt.

§ 6 Haftung

1. Der Auftragnehmer haftet nach den gesetzlichen Vorschriften für Schäden, die er, seine gesetzlichen Vertreter, Mitarbeiter, Erfüllungsgehilfen oder die von ihm eingesetzten Nachunternehmer schuldhaft verursachen. Für den Fall, dass Dritte den Auftraggeber in Anspruch nehmen, stellt der Auftragnehmer den Auftraggeber von den berechtigten Ansprüchen einschließlich der angemessenen Kosten der Rechtsverteidigung frei, soweit die Inanspruchnahme auf einem vom Auftragnehmer oder einer von ihm zur Vertragserfüllung eingesetzten Person zu vertretenden Umstand beruht. Der Auftraggeber wird den Auftragnehmer über die Inanspruchnahme unverzüglich informieren und ihm, soweit zumutbar, Gelegenheit zur Mitwirkung an der Abwehr der Ansprüche geben.
2. Der Auftragnehmer hat während der gesamten Dauer der Rahmenvereinbarung und der Abwicklung der Einzelleasingverträge einen angemessenen Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherungsschutz aufrechtzuerhalten und dem Auftraggeber auf Verlangen nachzuweisen. Änderungen oder Einschränkungen des Versicherungsschutzes, die für die Leistungserbringung wesentlich sind, hat der Auftragnehmer dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen. § 7 Nutzungs- und Urheberrechte

Der Auftraggeber ist dazu berechtigt, die vom Auftragnehmer bereitgestellten Unterlagen und Materialien zukünftig innerhalb der Organisation des Auftraggebers zu nutzen. Er erwirbt hieran ein einfaches Nutzungsrecht i.S.d. § 31 Abs. 2 UrhG. Das Nutzungsrecht umfasst insbesondere das Recht, die Unterlagen und Materialien für die Durchführung und Abwicklung des Dienstradleasings zu vervielfältigen, zu bearbeiten und den Beschäftigten des Auftraggebers, insbesondere über das Intranet oder das Onlineportal, zugänglich zu machen. Das Nutzungsrecht besteht auch nach Beendigung der Rahmenvereinbarung fort, soweit dies für die Abwicklung laufender Einzelleasingverträge erforderlich ist. Der Auftragnehmer sichert zu, dass er über die zur vertragsgemäßen Nutzung erforderlichen Rechte verfügt. Sofern vom Auftraggeber bereitgestellte Unterlagen und Materialien verwendet werden, erwirbt der Auftragnehmer keine Rechte daran. Insbesondere darf er diese nicht außerhalb der Organisation des Auftraggebers nutzen. Es gilt im Übrigen § 5 dieses Vertrages.

§ 8 Datenschutz und IT-Sicherheit

1. Die Daten des Auftragnehmers, auch persönliche Daten des Auftragnehmers, werden vom Auftraggeber gespeichert, soweit dies für vertragliche Zwecke, für die Planung und Durchführung der Leistungen sowie für statistische Auswertungen erforderlich ist. Die Verarbeitung und Übermittlung dieser Daten erfolgt nach Maßgabe der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Für die Verarbeitung personenbezogener Daten gelten die DSGVO und das BDSG. Die datenschutzrechtliche Rollenverteilung (insbesondere Auftragsverarbeitung oder gemeinsame Verantwortlichkeit) sowie die Einzelregelungen

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ergeben sich aus der zwischen den Parteien abzuschließenden datenschutzrechtlichen Vereinbarung auf Grundlage der Leistungsbeschreibung. Die erforderliche datenschutzrechtliche Vereinbarung ist vor Beginn der jeweiligen Datenverarbeitung abzuschließen. Der Auftragnehmer hat die von ihm eingesetzten Unterauftragnehmer, die jeweiligen Verarbeitungszwecke und die Orte der Datenverarbeitung transparent offenzulegen.

2. Der Auftragnehmer verpflichtet sich zur Einhaltung der in der Leistungsbeschreibung definierten technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Informationssicherheit und IT Sicherheit. Hierzu zählt insbesondere der Betrieb der Plattform einschließlich der dauerhaften Speicherung und der Backups innerhalb der Europäischen Union oder des Eu‑ropäischen Wirtschaftsraums und die Umsetzung der dort genannten Sicherheitsanforderungen.Zugriffe aus Drittstaaten sind nur nach vorheriger Zustimmung des Auftraggebers und unter Einhaltung der gesetzlichen datenschutzrechtlichen Voraussetzungen zulässig.

3. Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber unverzüglich über Datenschutz- und IT- Sicherheitsvorfälle, die Daten, Systeme oder Geschäftsprozesse des Auftraggebers betreffen oder betreffen können. Er unterstützt den Auftraggeber bei der Erfüllung gesetzlicher Melde- , Benachrichtigungs-, Auskunfts- und Nachweispflichten.

4. Bei Beendigung der Rahmenvereinbarung stellt der Auftragnehmer dem Auftraggeber sämtliche auftragsbezogenen Daten und Unterlagen nach Maßgabe der Leistungsbeschreibung vollständig, strukturiert und in einem gängigen, maschinenlesbaren Format zur Verfügung. Die zur Abwicklung laufender Einzelleasingverträge erforderliche Datenverarbeitung bleibt bis zu deren Beendigung zulässig. Nach vollständiger Datenübergabe und Ablauf gesetzlicher oder vertraglicher Aufbewahrungsfristen sind die Daten datenschutzkonform zu löschen; die Löschung ist dem Auftraggeber auf Verlangen zu bestätigen.

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§ 9 Sonstiges

1. Mündliche Nebenabreden bestehen nicht. Änderungen und Ergänzungen dieser Rahmenvereinbarung bedürfen der Textform.Dies gilt nicht, soweit gesetzlich oder vertraglich eine strengere Form vorgeschrieben ist. Änderungen und Ergänzungen sind nur unter Beachtung der vergaberechtlichen Vorgaben zulässig.

2. Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Auftragnehmers finden keine Anwendung. Hiervon ausgenommen sind die mit dem Angebot eingereichten und nach Maßgabe der Rangfolgeregelung in § 1 einbezogenen Vertrags- und Leasingbedingungen. Andere oder nachträglich gestellte Geschäfts-, Liefer- oder Zahlungsbedingungen des Auftragnehmers oder der von ihm eingesetzten Leasinggesellschaft finden keine Anwendung.

3. Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrages unwirksam sein oder werden, wird dadurch die Wirksamkeit der übrigen Vereinbarungen nicht berührt. Die Vertragsparteien verpflichten sich, unwirksame Bestimmungen durch Regelungen zu ersetzen, die dem ursprünglich verfolgten Zweck so nahe wie möglich kommen und deren Wirksamkeit keine Bedenken entgegenstehen. Das Gleiche gilt für den Fall von Vertragslücken.

4. Gerichtsstand ist Hannover.

5. Soweit in den Vertragsbestandteilen nicht ausdrücklich Bruttopreise verlangt oder angegeben werden, verstehen sich die genannten Preise zuzüglich der jeweils gesetzlich geschuldeten Umsatzsteuer.

Hannover, den (tt.mm.jjjj) ________________, den ___________

(Name Unternehmen Auftraggeber) (Name Unternehmen Auftragnehmer)

(Vorname, Name Auftraggeber) (Vorname, Name Auftragnehmer)

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