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Leistungsbeschreibung

Thema: Dienstradleasing

Lfd. Nr.: 305.221

Dieses Dokument muss nicht zur Angebotsabgabe eingereicht werden.

Dieses Dokument wird bei Zuschlagserteilung Vertragsbestandteil.

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Inhaltsverzeichnis

1 Gegenstand und Ziel der Ausschreibung ....................................................................................... 3 2 Vertragsgrundlagen ....................................................................................................................... 3 3 Online-Portal ................................................................................................................................. 4 3.1 Arbeitgeberbereich........................................................................................................... 4 3.2 Beschäftigtenbereich ........................................................................................................ 5 3.3 Datenschutz ...................................................................................................................... 6 3.4 IT- und sicherheitstechnische Anforderungen IT-Systeme .............................................. 6 3.5 Datenrückgabe und Exit ................................................................................................... 7 4 Kommunikation ............................................................................................................................. 8 5 Händlernetz ................................................................................................................................... 8 6 Auftragsvolumen ........................................................................................................................... 9 7 Fahrradbestellung ........................................................................................................................ 10 7.1 Fahrräder und leasingfähiges Zubehör ........................................................................... 10 7.2 Preis ................................................................................................................................ 10 7.3 Übergabe des Leasinggegenstandes .............................................................................. 11 8 Inspektion und Wartung .............................................................................................................. 11 9 Versicherung ................................................................................................................................ 12 10 Leasing/Leasingfaktor .................................................................................................................. 13 11 Rechnungsstellung und Reporting ............................................................................................... 14 12 Leasingende ................................................................................................................................. 15 12.1 Rückgabe nach Ende der Leasinglaufzeit ....................................................................... 15 12.2 Rückgabe vor Ende der Leasinglaufzeit .......................................................................... 15 13 Sonstige Leistungen ..................................................................................................................... 16

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1 Gegenstand und Ziel der Ausschreibung

Gegenstand des Offenen Verfahrens ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung über Leistungen im Rahmen des Dienstradleasings für den Medizinischen Dienst Niedersachsen (MD N).

Der Medizinische Dienst Niedersachsen (MD N) mit mehr als 1.300 Mitarbeitenden an 12 Standorten in der Rechtsform einer Körperschaft des öffentlichen Rechts nimmt die ihm von den gesetzlichen Kranken- und Pflegekassen übertragenen Aufgaben im eigenen Namen wahr.

Zur Förderung der Gesundheitsprävention der Mitarbeitenden sowie der Nachhaltigkeit und des Klimaschutzes soll ein einheitliches, praxistaugliches Modell zum Leasing von Fahrrädern für dienstliche und private Nutzung eingeführt werden.

Auf Grundlage des Tarifvertrags der Medizinischen Dienste, der mit dem 25. Änderungstarifvertrag vom 23.05.2026 in § 44a die Möglichkeit der Entgeltumwandlung zum Zwecke des Leasings von Fahrrädern eröffnet, können teilnehmende Mitarbeitende künftig monatliche Entgeltbestandteile zur Finanzierung der Dienstradleasingraten umwandeln.

Der MD N beabsichtigt daher, einen qualifizierten Dienstleister mit der Umsetzung eines Dienstradleasings zu beauftragen.

Der Auftraggeber schließt für jedes bestellte Fahrrad einen Einzelleasingvertrag mit dem Leasinggeber. Korrespondierend schließt der Auftraggeber mit der jeweils nutzungsberechtigten beschäftigten Person einen Überlassungs- und Entgeltumwandlungsvertrag. Leasingnehmer des Fahrrads ist der Auftraggeber; die beschäftigte Person ist nutzungsberechtigt.

2 Vertragsgrundlagen

Der Auftragnehmer stellt alle für die Ausführung der Dienstleistung erforderlichen Verträge zur Verfügung. Diese sind mit allen maßgeblichen Rechtsvorschriften und den tarifvertraglichen Vorgaben vereinbar. Die Vertragsgrundlagen (Rahmenvereinbarung) inkl. Allgemeine Leasingbedingungen, Dienstleistungsvertrag) sowie die Vertragsmuster (Muster eines Einzelleasingvertrages, Muster eines Überlassungs- und Entgeltumwandlungsvertrages) und etwaige Merkblätter (z.B. für leasingfähiges Zubehör, Störfallmanagement, Versicherung & Inspektionen) sind mit Angebotsabgabe einzureichen. Diese werden mit nach Maßgabe der in § 1 der Rahmenvereinbarung festgelegten Rangfolge Vertragsbestandteil.Die vom Auftragnehmer eingereichten Vertragsgrundlagen, Allgemeinen Geschäfts- und Leasingbedingungen, Vertragsmuster und sonstigen Unterlagen gelten nur, soweit sie den vorrangigen Vertragsbestandteilen nicht widersprechen. Entgegenstehende oder einschränkende Bedingungen des Auftragnehmers werden nicht Vertragsbestandteil.

Wenn der Überlassungsvertrag als Bestandteil eines digitalen Umsetzungsprozesses mittels eines Online-Tools generiert und automatisch mit den Parametern des jeweiligen Einzelleasings befüllt wird, muss sichergestellt sein, dass es sich hierbei um das vom Auftraggeber freigegebene Vertragsmuster handelt. Der Auftraggeber muss jederzeit die Möglichkeit haben, die Vorlage für den Überlassungs- und Entgeltumwandlungsvertrag durch den Auftragnehmer an geänderte gesetzliche, tarifvertragliche oder organisatorische Anforderungen anpassen zu lassen oder, soweit technisch möglich, selbst zu bearbeiten. Wesentliche Änderungen der ausgeschriebenen Leistungs- und Preisbedingungen sind

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hiervon nicht umfasst. Die Anpassung an den konkreten Einzelfall erfolgt auf Veranlassung des Auftraggebers.

Die private Nutzung des Rades durch die Beschäftigten ist erlaubt. Die Überlassung der abgerufenen Fahrräder erfolgt sowohl zum Zwecke einer dienstlichen Nutzung durch die bezugsberechtigten Beschäftigten im Rahmen ihrer arbeitsvertraglichen Tätigkeit als auch zur privaten Nutzung. Im Rahmen einer berechtigten privaten Nutzung dürfen die Beschäftigten die Führung und Nutzung des Fahrrades dem (Ehe-) Partner und anderen im selben Haushalt lebenden Personen überlassen.

3 Online-Portal

Der Auftragnehmer stellt ein digitales Onlineportal im Rahmen einer browserbasierten Onlineplattform für alle vertragswesentlichen Schritte einschließlich Systemservice bereit. Die Onlineplattform muss getrennt für den Arbeitgeber und für die Beschäftigten vorgehalten werden. Über das Onlineportal muss die bestellberechtigte beschäftigte Person verifiziert werden und ein vollständig digitaler Bestellprozess von der Antragstellung bis zur Genehmigung möglich sein. Es ist sicherzustellen, dass das Onlineportal bis zur Beendigung des letzten Leasingvertrags - auch über das Ende der Laufzeit der Rahmenvereinbarung hinaus - zur Verfügung steht. Die Bedienung des Onlineportals muss übersichtlich, intuitiv und bedienerfreundlich sein.Die praktische Bedienbarkeit und die praktische Umsetzung der angebotenen Prozesse werden im Rahmen der Online- Angebotspräsentation dargestellt.

Die Abwicklung von Rücknahme- und Schadensmeldungen sowie von Störfällen muss ebenfalls über das Onlineportal möglich sein.

Die Dokumentation von durchgeführten Wartungen muss über das Onlineportal abrufbar sein.

Durch die Implementierung und Nutzung des Onlineportals dürfen weder dem Auftraggeber noch den jeweiligen Beschäftigten zusätzliche Kosten entstehen.

Eine Zertifizierung des Informationssicherheits-Managementsystems (ISMS) des Auftragnehmers nach ISO/IEC 27001 oder ein gleichwertiger Nachweis ist mit dem Angebot vorzulegen. Auf Verlangen muss der Auftragnehmer aktuelle, unabhängige Nachweise über die Wirksamkeit der Sicherheitsmaßnahmen vorlegen. Der Auftragnehmer muss vor der Inbetriebnahme ein Sicherheitskonzept für die Plattform bereitstellen.

Daten, Benutzerkonten, Konfigurationen und Protokolldaten des Auftraggebers müssen wirksam von Daten anderer Kunden getrennt sein. Der Auftragnehmer muss das Verfahren zur logischen oder physischen Mandantentrennung beschreiben und nachweisen können.

3.1 Arbeitgeberbereich

Die Nutzung des Arbeitgeberbereichs muss für mehrere und ggf. auch wechselnde Personen, die mit der Bearbeitung des Fahrradleasings beim Auftraggeber betraut werden, möglich sein. Die zuständigen Beschäftigten müssen den vollständigen Abwicklungsprozess über das Portal einsehen und betreuen sowie sämtliche Leasingverträge und Unterlagen verwalten können. Das Portal soll eine

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Prüfung des Bestellprozesses im Vier-Augen-Prinzip ermöglichen. Die erforderlichen Vertragsdokumente und Übernahmebestätigungen müssen automatisiert erstellt oder medienbrucharm bereitgestellt werden; Wartungsprotokolle müssen im Portal abrufbar sein .Es muss die Möglichkeit bestehen, einen Hinweis zu hinterlegen, dass bestimmte Mitarbeitende nicht zum Fahrradleasing berechtigt sind. Die Freigabe zum Fahrradleasing durch den Auftraggeber muss vor der Bestellung des Fahrrades beim Händler erfolgen. Eine verbindliche Bestellung des Fahrrads beim Händler darf erst nach der Freigabe durch den Auftraggeber ausgelöst werden.

Der Auftraggeber muss jederzeit die Möglichkeit haben, die Vorlage für den Überlassungsvertrag durch den Dienstleister abändern zu lassen oder selbst zu bearbeiten.

Das Onlineportal wird zu Beginn und bei Bedarf den für das Fahrradleasing zuständigen Ansprechpersonen beim Auftraggeber im Rahmen einer Schulungsveranstaltung vorgestellt. Die Schulungsveranstaltungen können je nach Wunsch des Auftraggebers entweder digital oder in Präsenz erfolgen. Die digitalen Schulungen dürfen dabei keine Kosten verursachen.

3.2 Beschäftigtenbereich

Der Beschäftigtenbereich ist in einen öffentlichen und einen nichtöffentlichen Bereich zu trennen. Die interessierten Beschäftigten sollen die Möglichkeit haben, sich vorab ausreichend über das Fahrradleasingmodell zu informieren. Damit die finanziellen Auswirkungen des Fahrradleasings fallbezogen und einkommensabhängig berechnet werden können, ist vom Auftragnehmer ein Online-Vergleichsrechner bereitzustellen. Dieser Vergleichsrechner muss unabhängig von einer finalen Registrierung im Onlineportal nutzbar sein. Dabei ist es unbedingt erforderlich, dass alle Vertragsdetails im Portal vollständig hinterlegt sind, sodass die interessierten Beschäftigten die voraussichtliche Leasingrate für das von ihnen individuell ausgewählte Fahrrad inklusive zusätzlicher Leistungen wie beispielsweise leasingfähigem Zubehör ermitteln können. Den Beschäftigten müssen die relevanten Informationen zur Entgeltumwandlung sowie der darin enthaltene geldwerte Vorteil transparent dargestellt werden. Das Ergebnis des Vergleichsrechners ist als unverbindliche Berechnung zu kennzeichnen, soweit die endgültige Leasingrate von noch nicht feststehenden individuellen oder steuerlichen Parametern abhängt. Nach der Registrierung können die Beschäftigten die Bestellung/Abwicklung selbständig anstoßen. Der Überlassungs- und Entgeltumwandlungsvertrag zwischen dem Auftraggeber und den Beschäftigten muss automatisiert generiert und vor der verbindlichen Bestellung des Fahrrads dem jeweils vorgesehenen Freigabe- und Abschlussprozess zugeführt werden.

Der Bestellprozess ist so gestaltet, dass nach der Antragstellung durch die Beschäftigten die Prüfung und Genehmigung durch den Auftraggeber erfolgt. Erst nach der Genehmigung durch den Auftraggeber und dem Abschluss des Überlassungs- und Entgeltumwandlungsvertrags darf die verbindliche Bestellung beim Händler ausgelöst werden.

Das Onlineportal muss eine Händlersuche enthalten, mit der die Beschäftigten des Auftraggebers Fachhändler in der Nähe finden können und in der nur Fachhändler hinterlegt sind, die mit dem Auftragnehmer kooperieren.

Eine Erinnerungsfunktion und Dokumentationsmöglichkeit für die Durchführung der fälligen Inspektionen muss vorhanden sein.

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3.3 Datenschutz

Die geltenden gesetzlichen Regelungen bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, insbesondere die Regelungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) finden Anwendung. Die von dem Auftragnehmer erlangten Daten und Informationen sind zur Auftragserfüllung zu verwenden und dürfen nur verarbeitet und an Dritte übermittelt werden, soweit dies zur Vertragsdurchführung erforderlich und datenschutzrechtlich zulässig ist. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, alle Betriebs- und Geschäftsvorgänge, die ihm im Rahmen der Tätigkeit zur Kenntnis gelangen, geheim zu halten und haftet insoweit für die von ihr bzw. ihm eingesetzten Mitarbeitenden bzw. Erfüllungsgehilfen.Er stellt sicher, dass die von ihm eingesetzten Mitarbeitenden und Erfüllungsgehilfen entsprechend verpflichtet werden. Sofern nicht explizit etwas anderes in der Leistungsbeschreibung vereinbart wurde, werden alle beim Auftragnehmer gespeicherten Daten nach Ablauf der gesetzlichen oder vertraglichen Aufbewahrungsfrist bzw. nach Beendigung des Auftrags datenschutzkonform gelöscht oder gem. DIN 66399 vernichtet. Die datenschutzkonforme Entsorgung der Daten und Speichermedien obliegt dem Auftragnehmer. Sämtliche Daten und Verträge sind vor der Löschung vollständig an den Auftraggeber mit Hinweis auf das Löschungsdatum zu übermitteln bzw. zum Download zur Verfügung zu stellen.Die erfolgte Löschung ist dem Auftraggeber auf Verlangen zu bestätigen.

Im Portal werden personenbezogene Daten ausgetauscht und verarbeitet. Je nach Zusammenwirken der Beteiligten und der konkreten Ausgestaltung der Prozesse können eine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, eine gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO oder jeweils eigenständige Verantwortlichkeiten vorliegen. Der Bieter stellt dem Auftraggeber eine passende, auf sein Modell zugeschnittene Vereinbarung mit Angebotsabgabe zur Verfügung. Diese Vereinbarung muss die Vorgaben der DSGVO erfüllen, insbesondere transparent sein und eine klare Aufgabenzuweisung enthalten. Die datenschutzrechtliche Rollenverteilung richtet sich nach der tatsächlichen Aufgaben- und Verantwortungsverteilung. Soweit weitere Unternehmen, insbesondere eine Leasinggesellschaft, Versicherer, Fachhändler, Hostinganbieter oder sonstige Unterauftragnehmer, personenbezogene Daten verarbeiten, sind deren Rollen, Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen transparent darzustellen. Der Auftragnehmer teilt dem Auftraggeber die eingesetzten Unterauftragnehmer und die Orte der Datenverarbeitung mit.

3.4 IT- und sicherheitstechnische Anforderungen IT-Systeme

Die ausgeschriebene Plattform muss hohe Sicherheitsstandards erfüllen und eine zuverlässige sowie effiziente Nutzung gewährleisten. Das Portal muss sowohl datenschutzrechtlich als auch hinsichtlich der Informationssicherheit und IT-Sicherheit den jeweils aktuellen gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Das Rechenzentrum des Auftragnehmers für das Portal muss sich daher innerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums befinden. Dies gilt auch für Backups und sonstige dauerhafte Speicherungen der Daten des Auftraggebers. Zugriffe aus Drittstaaten sind nur nach vorheriger Zustimmung des Auftraggebers und unter Einhaltung der gesetzlichen datenschutzrechtlichen Voraussetzungen zulässig. Die Service-Infrastruktur wird beim Auftragnehmer oder einem von ihm eingesetzten und offengelegten Unterauftragnehmer gehostet und betrieben. Die Wartung sowie Weiterentwicklung der Systeme/Infrastruktur obliegt ebenfalls dem Auftragnehmer. Die Plattform muss alle Zugriffe und Aktivitäten systematisch protokollieren, um eine Nachvollziehbarkeit aller Vorgänge zu gewährleisten. Die Protokollierung muss auf das zur Gewährleistung von Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und Datenschutz erforderliche Maß beschränkt

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sein. Ein integriertes Monitoring-System muss potenzielle Anomalien oder unbefugte Zugriffsversuche erkennen und entsprechende Maßnahmen ermöglichen. Die Plattform muss ein Identitäts- und Zugriffsmanagement bieten, welches insbesondere folgende Aspekte berücksichtigt: • Rollenbasierte Berechtigungsstruktur • Passwortrichtlinie für starke Passwörter • Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) oder ein vergleichbares Verfahren zur Absicherung der Accounts

Die Plattform muss geeignete kryptografische Methoden einsetzen: • Passwörter dürfen nicht im Klartext oder reversibel verschlüsselt gespeichert werden • Passwörter müssen mit einem aktuellen, für Passwörter geeigneten Salted-Hash-Verfahren verarbeitet werden • Es müssen aktuelle und anerkannte kryptografische Verfahren eingesetzt werden

Die Plattform muss eine Datenverschlüsselung gewährleisten, die insbesondere folgende Aspekte berücksichtigt: • Daten müssen sowohl "at rest" (im Ruhezustand) als auch "in transit" (während der Übertragung) verschlüsselt werden. • Verschlüsselung bei der Übertragung und bei der Speicherung nach dem Stand der Technik

Die Plattform muss über umfassende Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz vor Cyber-Bedrohungen verfügen. Dazu gehören insbesondere: • Schwachstellenmanagement, um Sicherheitslücken frühzeitig zu erkennen und zu schließen, wobei ein dokumentierter Prozess zur Erkennung, Bewertung, Priorisierung und Behebung von Schwachstellen vorhanden ist • Malware-Schutz, um Schadsoftware zu verhindern • Absicherung der Server, der Schnittstellen, der Zugänge Der Auftragnehmer muss die Sicherheit der Plattform regelmäßig und anlassbezogen, insbesondere nach wesentlichen sicherheitsrelevanten Änderungen, durch geeignete technische Sicherheitsprüfungen überprüfen lassen. Hierzu gehören risikoorientiert auch Penetrationstests. Penetrationstests sind durch fachkundige, von der Entwicklung und dem Betrieb der Plattform organisatorisch unabhängige interne oder externe Stellen durchzuführen. Auf Verlangen ist dem Auftraggeber eine aussagekräftige Zusammenfassung der Ergebnisse und der ergriffenen Maßnahmen vorzulegen.

Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber unverzüglich über Sicherheitsvorfälle, die Daten, Systeme oder Geschäftsprozesse des Auftraggebers betreffen oder betreffen können. Die Information muss, soweit zu diesem Zeitpunkt bekannt, insbesondere Art und Zeitpunkt des Vorfalls, betroffene Systeme und Daten, bereits ergriffene oder geplante Maßnahmen sowie eine Ansprechperson des Auftragnehmers enthalten. Gesetzliche Melde- und Benachrichtigungspflichten bleiben unberührt.

Die Plattform muss durch angemessene technische und organisatorische Maßnahmen eine hohe Verfügbarkeit und die Wiederherstellbarkeit der verarbeiteten Daten gewährleisten. Hierzu müssen insbesondere ein geeignetes Backup- und Wiederherstellungskonzept sowie dokumentierte Notfallmaßnahmen bestehen

3.5 Datenrückgabe und Exit Bei Beendigung der Rahmenvereinbarung sowie nach Beendigung des letzten Einzelleasingvertrags muss der Auftraggeber kostenfrei sämtliche für ihn gespeicherten Daten vollständig, strukturiert und

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in einem allgemein nutzbaren Format exportieren können. Das Exportformat, die Übergabefrist und Unterstützungsleistungen müssen vorab festgelegt werden.Die Daten sind dem Auftraggeber spätestens innerhalb von 30 Kalendertagen nach seiner Aufforderung in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung zu stellen. Der Export muss insbesondere sämtliche Vertragsstammdaten, Vertrags- und Abrechnungsunterlagen, Statusinformationen, Wartungs- und Schadendokumentationen sowie sonstige auftragsbezogene Dokumente umfassen. Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber in angemessenem Umfang bei der Datenübernahme und gewährleistet die weitere Abwicklung der bei Beendigung der Rahmenvereinbarung noch laufenden Einzelleasingverträge. Die für die weitere Abwicklung laufender Einzelleasingverträge erforderlichen Daten und Funktionen müssen bis zur Beendigung des letzten Einzelleasingvertrags weiterhin im Onlineportal verfügbar bleiben. Nach bestätigter Datenübergabe und Ablauf der gesetzlichen und vertraglichen Aufbewahrungsfristen sind die Daten zu löschen; die Löschung ist dem Auftraggeber auf Verlangen zu bestätigen.

4 Kommunikation

Für die Umsetzung, Einführung und Abwicklung des Fahrradleasings stimmen sich in einem Auftaktgespräch Auftraggeber und Auftragnehmer nach Zuschlagserteilung ab und besprechen die konkret durchzuführenden Schritte inklusive Zeitplanung, Start des Fahrradleasings sowie die dazu erforderlichen internen Kommunikationsmaßnahmen. Es werden die Ansprechpartner auf Auftraggeber- und Auftragnehmerseite verbindlich festgelegt. Der Auftragnehmer ist zu den üblichen Geschäftszeiten (Mo - Fr von 8:00 bis 16:00 Uhr) für Rückfragen der Beschäftigten, die ein Leasingangebot in Anspruch nehmen, erreichbar und wird Rückfragen innerhalb der von ihm mit dem Angebot zugesagten Reaktions- und Bearbeitungszeiten erledigen. Für die zuständigen Ansprechpartner des Medizinischen Dienstes Niedersachsen stehen persönliche Ansprechpartner und eine Vertretung zur Verfügung, um Rückfragen zu Leasingabwicklungen und Störfällen innerhalb der zugesagten Reaktions- und Bearbeitungszeiten beantworten und Problemfälle lösen zu können.Ein Wechsel der benannten Ansprechpersonen ist dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen.

Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der internen Kommunikation zum Angebot des Fahrradleasings mit Informationsmaterialien und Kommunikationsunterlagen. Das Informationsmaterial ist mit dem Auftraggeber abzustimmen und wird kostenfrei und bedarfsgerecht zur Verfügung gestellt.

5 Händlernetz

Der Auftraggeber hat in Niedersachsen und Bremen insgesamt 12 Standorte. Durch das Händlernetzwerk soll den Beschäftigten eine möglichst große Bandbreite an verschiedenen Fahrradtypen und Fahrradmarken angeboten werden. Ziel ist es, den Beschäftigten ihr Wunsch- Fahrrad zu ermöglichen. Zur Gewährleistung der Attraktivität ist daher durch den Auftragnehmer ein umfangreiches Fahrradangebot an stationären Fachhändlern in Niedersachsen und Bremen sowie Online-Händlern anzubieten. Dabei muss die Beschaffung und Betreuung der Fahrräder auch für Beschäftigte an den außerhalb der Ballungsräume gelegenen Standorten des Auftraggebers in zumutbarer Weise möglich sein. Im Händlerportfolio müssen außerdem Fachhändler vertreten sein, die angepasste Fahrräder für Menschen mit Handicap anbieten.

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Der Auftragnehmer garantiert, dass den Beschäftigten aus der Kooperation zwischen dem Auftragnehmer und den beteiligten Fahrradhändlern keine nicht transparent ausgewiesenen Aufschläge, Provisionen oder sonstigen zusätzlichen Entgelte entstehen. Der für die Berechnung der Leasingrate maßgebliche Kaufpreis darf nicht aufgrund der Inanspruchnahme des Dienstradleasings gegenüber dem regulären Verkaufspreis des Händlers erhöht werden. Eine Liste der kooperierenden Vertragspartner mit Namen und Anschrift ist mit dem Angebot zur Verfügung zu stellen oder eine aktuelle Übersicht mit allen Vertragspartnern ist auf der Website online abrufbar und nach Standorten selektierbar.Der Auftraggeber ist berechtigt, die angegebenen Kooperationen stichprobenweise zu verifizieren.

6 Auftragsvolumen

Der Medizinische Dienst Niedersachsen hat zum Zeitpunkt der Ausschreibung ca. 1300 Beschäftigte. Bei einer im Vorfeld durchgeführten Bedarfsumfrage haben 444 Beschäftigte teilgenommen. Hier haben 355 Beschäftigte grundsätzlich Interesse am Fahrradleasing bekundet. Hierbei ist die prozentuale Verteilung des Interesses an unterschiedlichen Fahrrädern wie folgt:

Trekking-/Mountain-/City-Bike 15,54% Pedelec (E-Bike) 49,77% Lastenrad 2,93% Rennrad/Gravelbike 8,11% Sonstiges 3,60%

Die Prozentangaben beruhen auf den im Rahmen der Bedarfsumfrage abgegebenen Angaben und bilden nicht zwingend sämtliche möglichen Fahrradtypen oder künftigen Bestellungen ab.

Eine genaue Abnahmemenge verschiedener Fahrradtypen kann dennoch nicht angegeben werden. Der Medizinische Dienst Niedersachsen schätzt, dass im Verlauf der maximal 48-monatigen Laufzeit der Rahmenvereinbarung etwa 1.400 Einzelleasingverträge abgeschlossen werden.

Die Angaben zum voraussichtlichen Auftragsvolumen stellen unverbindliche Schätzwerte dar. Eine Mindestabnahme oder eine Verpflichtung zum Abschluss einer bestimmten Anzahl von Einzelleasingverträgen besteht nicht. Der verbindliche Höchstwert der Rahmenvereinbarung beträgt (basierend auf 1.700 Einzelleasingverhältnissen) 10.000.000 EUR netto. Maßgeblich ist die Summe der für die jeweilige vollständige Leasingdauer vereinbarten Netto-Leasingraten einschließlich der darin enthaltenen Versicherungs-, Inspektions-, Service- und sonstigen Preisbestandteile. Mit Erreichen des Höchstwerts endet die Möglichkeit, weitere Einzelleasingverträge auf Grundlage der Rahmenvereinbarung abzuschließen; bereits abgeschlossene Einzelleasingverträge bleiben hiervon unberührt und werden bis zu ihrem jeweiligen vertraglichen Ende vollständig abgewickelt.

Den Mitarbeitenden dürfen max. 2 Fahrräder pro Person überlassen werden.

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7 Fahrradbestellung

7.1 Fahrräder und leasingfähiges Zubehör

Unter Fahrrädern im Sinne dieser Leistungsbeschreibung sind werkneue Fahrräder und Pedelecs entsprechend den straßenverkehrsrechtlichen Vorgaben zu verstehen. S-Pedelecs mit einer elektromotorischen Unterstützung über 25 km/h sind nicht Gegenstand der Rahmenvereinbarung.

In der Produktpalette müssen mindestens folgende Produktgruppen, in jeweils verschiedenen Preissegmenten, enthalten sein:

• Citybikes, Stadträder
• Trekkingräder, All-Terrain-Bikes
• Mountainbikes
• Rennräder, Gravelbikes, Liegeräder
• Klappräder, Falträder
• Lastenräder, E-Lastenräder
• Pedelecs (E-Bikes) bis max. 25 km/h

Die zu leasenden Fahrräder sollen aus dem bestehenden Angebot ausgewählt und auf Wunsch der Beschäftigten des Medizinischen Dienstes Niedersachsen mit leasingfähigem Zubehör ausgestattet werden können, das fest mit dem Fahrrad verbunden ist oder der Sicherung des Fahrrads dient:

• Schloss mit einem dem Wert und der Art des Fahrrads angemessenen Sicherheitsniveau mit Rahmenhalterung
• Beleuchtung
• Gepäckträger
• Klingel
• Rückspiegel
• Kindersitz
• Schutzblech
• Kinderverdeck / Kastenabdeckung für Lastenräder
• Sonderlackierung

Nicht leasingfähig ist loses Zubehör, das weder fest mit dem Fahrrad verbunden ist noch dessen Sicherung dient, soweit sich aus den maßgeblichen tarifvertraglichen und steuerrechtlichen Vorgaben nichts anderes ergibt.

7.2 Preis

Aus dem Angebot des Auftragnehmers können die Beschäftigten ein Fahrrad auswählen, das einschließlich fest verbundenem oder der Sicherung des Fahrrads dienendem Zubehör einen Höchstbetrag von 7.000 € (inkl. MwSt.) nicht überschreitet. Als Preis ist der tatsächliche Kaufpreis (nicht UVP) heranzuziehen und auf dieser Basis die Leasingrate zu ermitteln.Preisnachlässe und sonstige Vergünstigungen des Händlers sind bei der Ermittlung des tatsächlichen Kaufpreises zu berücksichtigen.

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7.3 Übergabe des Leasinggegenstandes

Bei Übergabe jedes Fahrrads einschließlich eventuellem Zubehör stellt der Auftragnehmer dem Auftraggeber binnen eines Werktags ein Protokoll zur Verfügung. Dieses führt mindestens den Tag, die Vertragsnummer, die Rahmen- oder Seriennummer, denordnungsgemäßen und verkehrssicheren Zustand des Fahrrads, etwaige Mängel, den Ausstattungsumfang und die übergebenen Unterlagen auf. Jedes Fahrrad muss fachgerecht montiert und verkehrssicher übergeben werden.Bei einer Übergabe durch einen stationären Fachhändler erfolgt eine kostenfreie Einweisung der beschäftigten Person in die wesentlichen Funktionen und die sichere Bedienung des Fahrrads. Bei online bestellten und im Versandweg ausgelieferten Fahrrädern sind eine verständliche Montage- und Bedienungsanleitung sowie geeignete Hinweise zur sicheren Inbetriebnahme bereitzustellen.

Der Auftragnehmer teilt der beschäftigten Person und dem Auftraggeber den voraussichtlichen Übergabetermin mit und informiert sie unverzüglich über erkennbare Verzögerungen. Eine verbindliche Bestellung oder Auslieferung darf erst nach der Freigabe durch den Auftraggeber erfolgen.

Beginn des Einzelleasingverhältnisses Das jeweilige Einzelleasingverhältnis beginnt mit dem Ersten des Monats, der auf die Übergabe des Fahrrads folgt. Der Auftragnehmer ist nicht zur Abrechnung einer Vormiete berechtigt.

8 Inspektion und Wartung

Zum Leistungsumfang gehört für jeden Einzelleasingvertrag verpflichtend eine jährliche Inspektion/Wartung. Die über den Leasingzeitraum durchzuführenden Inspektionen müssen zeitnah nach Beauftragung durch einenmit dem Auftragnehmer kooperierenden Fachhändler nach Wahl der Beschäftigten durchgeführt werden und mindestens dem Schutzniveau einer Prüfung nach den einschlägigen Unfallverhütungsvorschriften entsprechen. Während einer regelmäßigen Leasinglaufzeit von 36 Monaten sind insgesamt drei jährliche Inspektionen durchzuführen. Eine etwaige Erstinspektion des Fachhändlers wird hierauf nicht angerechnet. Die durchgeführten Inspektionen und Wartungen sind zu dokumentieren und müssen über das Onlineportal einsehbar und überprüfbar sein. Eine Dokumentation ist von dem Fachhändler zusätzlich an die jeweiligen Beschäftigten zu übergeben.

Die jährliche Inspektion beinhaltet mindestens die Prüfung von:

• Rahmen
• Schaltung
• Kette bzw. Riemen
• Steuersatz
• Lenker
• Bremsen
• Sattelstütze (ggfs. mit Federung)
• Sattel
• Tretlager
• Laufräder einschl. Reifen und Schlauch
• Motor
• Akku

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• Lichtanlage
• Zubehör
• Updates bei E-Bikes

Dafür muss für jedes Fahrrad ein Basis-Inspektionspaket abgeschlossen werden, welches in die Leasingrate eingerechnet werden muss.

Falls der Auftragnehmer verschiedene Inspektionspakete mit unterschiedlichem Umfang anbietet, können die Mitarbeitenden frei wählen, welches Paket sie nutzen möchten. Das verpflichtende Basis- Inspektionspaket darf hierdurch nicht unterschritten werden. Die Kosten für die monatliche Inspektionsrate tragen die Mitarbeitenden im Rahmen der Leasingrate. Wenn Verschleißteile ausgetauscht werden müssen, tragen die Mitarbeitenden auch in diesem Fall die unmittelbaren Kosten,soweit diese nicht von einem zusätzlich gewählten Service- oder Verschleißpaket, der Versicherung, der gesetzlichen Mängelhaftung oder einer Herstellergarantie umfasst sind.

Der Auftragnehmer stellt durch geeignete Erinnerungen über das Onlineportal oder per E-Mail sicher, dass die Beschäftigten rechtzeitig auf anstehende Inspektionen hingewiesen werden.

Die Durchführung der Inspektion/Wartung muss während der gesamten Laufzeit des jeweiligen Einzelleasingvertrags niedersachsenweit und an den Standorten des Auftraggebers in Bremen möglich sein, unabhängig davon, von welchem Händler das Fahrrad bezogen wurde. Es muss auch sichergestellt werden, dass die Inspektion/Wartung auch für online bezogene Fahrräder möglich ist. Die Kosten der Inspektion/Wartung sind vom Händler direkt mit dem Auftragnehmer oder dem von ihm hierfür benannten Unternehmen abzurechnen.

9 Versicherung

Für jedes Fahrrad (nebst fest verbautem oder der Sicherung des Fahrrads dienendem, leasingfähigem Zubehör) muss zwingend eine Vollkaskoversicherung für die Nutzung über den gesamten Leasingzeitraum abgeschlossen werden. Die Versicherung muss mindestens folgende Risiken abdecken:

• Diebstahl/Raub (auch von Anbauteilen und Zubehör)
• Vandalismus
• (Total-) Schaden aufgrund (Verkehrs-) Unfall, Sturz
• Elementarschäden (Brand, Blitzschlag, Sturm, Überschwemmung usw.)
• Bedienungsfehler
• Material- Konstruktions- und Produktionsfehler, soweit diese nicht vorrangig im Rahmen der gesetzlichen Mängelhaftung oder einer Herstellergarantie behoben werden
• Beschädigung oder Zerstörung von Akkus und elektronischen Geräten
• Ausschluss eines Selbstbehaltes für den Leasingnehmer und den Fahrradnutzer
• ohne Bagatellschadensgrenze
• mind. europaweiter Versicherungsschutz

Der Versicherungsschutz muss spätestens mit der Übergabe des Fahrrads beginnen und ohne Unterbrechung bis zur Beendigung des jeweiligen Einzelleasingvertrags bestehen. Die maßgeblichen Versicherungsbedingungen, Obliegenheiten und Leistungsausschlüsse müssen den Beschäftigten vor

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Abschluss des Einzelleasingvertrags transparent zur Verfügung gestellt werden. Die Schadenabwicklung erfolgt grundsätzlich ohne operative Beteiligung des Auftraggebers unmittelbar zwischen der beschäftigten Person, dem Auftragnehmer, dem Versicherer und gegebenenfalls dem Fachhändler.

Die Kosten für die Vollkaskoversicherung sind Bestandteil der Leasingrate und bleiben über die gesamte Laufzeit des Einzelleasingvertrages konstant. Die Kosten tragen die Mitarbeitenden.

Darüber hinaus soll es für die berechtigten Beschäftigten die Möglichkeit geben, eine Mobilitätsgarantie abzuschließen, welche mindestens folgende Anforderungen abdeckt:

• Hotline 24-Stunden erreichbar für den Notfallservice
• Mobile Soforthilfe vor Ort mit Kostenübernahme von direkt ersetzbaren Kleinteilen
• Transport des defekten Fahrrads zur nächstgelegenen Werkstatt oder zum Wohnsitz des Beschäftigten oder Erstattung der selbst aufgebrachten Kosten
• Erstattung der Kosten für ein Ersatz-/Leihfahrrad für eine Weiterfahrt

Falls der Anbieter verschiedene Mobilitätsgarantiepakete mit unterschiedlichem Umfang anbietet, kann der Mitarbeitende frei wählen, ob und welches Paket er nutzen möchte. Die Kosten für die monatliche Mobilitätsgarantie trägt der Mitarbeitende im Rahmen der Leasingrate.

10 Leasing/Leasingfaktor

Sofern der Auftragnehmer nicht selbst im Besitz der Erlaubnis der Aufsichtsbehörde (BaFin) nach Maßgabe von § 32 KWG zur Erbringung von Finanzierungsleasing im Sinne des § 1 Abs. 1a Satz 2 Nr. 10 KWG ist, bindet er eine Leasinggesellschaft zur Leistungserbringung als Mitglied der Bietergemeinschaft oder als Nachunternehmer mit ein. Die Leasinggesellschaft muss während der gesamten Leistungserbringung über die erforderliche Erlaubnis verfügen. Der Auftragnehmer bleibt gegenüber dem Auftraggeber für die ordnungsgemäße Erbringung sämtlicher Leistungen verantwortlich. Für die Dienstleistung soll für den Medizinischen Dienst und die Mitarbeitenden grundsätzlich nur ein Ansprechpartner auftreten.Der Verlust oder eine Einschränkung der erforderlichen Erlaubnis sowie ein beabsichtigter Wechsel der Leasinggesellschaft sind dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen.

Für die Inanspruchnahme des Fahrradleasings ist durch den Auftragnehmer ein zu zahlendes monatliches Entgelt (= Leasingrate) festzusetzen. In der Leasingrate müssen alle Aufwendungen und Kosten (Nutzung des Fahrrades, leasingfähiges Zubehör, Inspektionspaket, ggf. Mobilitätspaket, Versicherung) enthalten sein. Darüber hinaus dürfen weder dem Medizinischen Dienst Niedersachsen noch den jeweiligen Beschäftigten weitere zusätzliche Kosten entstehen, soweit diese Leistungsbestandteile Gegenstand des jeweiligen Einzelleasingvertrags sind und nicht ausdrücklich als gesondert zu vergütende Wahl- oder Zusatzleistung ausgewiesen wurden. Über die gesamte Laufzeit der Rahmenvereinbarung einschließlich des Verlängerungszeitraums hat der Auftragnehmer sicherzustellen, dass die Leasingrate nach gleichbleibenden Kriterien berechnet wird. Der im Preisblatt angebotene Leasingfaktor ist für die gesamte Laufzeit der Rahmenvereinbarung einschließlich des Verlängerungszeitraums verbindlich. Eine Anpassung des Leasingfaktors während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung ist ausgeschlossen.

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Die Leasingraten bereits abgeschlossener Einzelleasingverträge bleiben unverändert. Die monatliche Leasingrate für jeden Einzelleasingvertrag bleibt über die gesamte Leasingdauer gleich. Eine nachträgliche Anpassung bereits abgeschlossener Einzelleasingverträge ist ausgeschlossen. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die im Angebot genannten Preise für Wartung-/ Inspektionspakete, für die Versicherung und sonstige Serviceleistungen während der Vertragslaufzeit der Rahmenvereinbarung einschließlich des Verlängerungszeitraums nicht zu verändern.

11 Rechnungsstellung und Reporting

Über die an den Auftragnehmer zu zahlenden Leasingraten erstellt der Auftragnehmer jeweils monatlich eine Rechnung. Die Rechnung beinhaltet eine tabellarische Aufstellung der laufenden Einzelleasingverträge mit mindestens folgenden Informationen je Einzelleasingvertrag:

• Leasingvertragsnummer
• Name und Vorname der nutzenden Person
• Personalnummer der nutzenden Person
• Monatliche Leasingrate
• Kosten für Wartung und Service
• Versicherungsgebühr
• Gesamtsumme monatlich pro Einzelleasingvertrag
• Separat ausgewiesene Mehrwertsteuer.

Beginn, Änderungen und Ende der jeweiligen Abrechnung müssen eindeutig erkennbar sein. Korrekturen und Stornierungen sind gesondert und unter Bezugnahme auf den betroffenen Einzelleasingvertrag auszuweisen.

Darüber hinaus stellt der Auftragnehmer sicher, dass alle abrechnungsrelevanten Daten in geeignetem Format an den Medizinischen Dienst Niedersachsen elektronisch übermittelt werden. Diese müssen in das Personalinformationssystem P&I LOGA HR-all in automatisiert eingelesen werden können. Der Auftragnehmer stellt die Daten in einem mit dem Auftraggeber abzustimmenden, für P&I LOGA HR-all in importfähigen Format bereit und unterstützt den Auftraggeber vor Inbetriebnahme bei einem Test des Datenimports. Die hierfür erforderlichen Leistungen sind mit der vereinbarten Vergütung abgegolten.

Der Auftragnehmer muss die Möglichkeit bereitstellen, dass eine Aufstellung der Einzelleasingverträge durch den Medizinischen Dienst Niedersachsen jederzeit im Onlineportal abrufbar ist. Die Aufstellung muss mindestens die aktiven, beendeten und in Abwicklung befindlichen Einzelleasingverträge, deren jeweiligen Status, Beginn und Ende, die monatlichen Kosten sowie anstehende Vertragsenden enthalten und in einem gängigen Format exportierbar sein.

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12 Leasingende

12.1 Rückgabe nach Ende der Leasinglaufzeit

Nach Ablauf der Leasinglaufzeit geben die Mitarbeitenden das Fahrrad sowie eventuell mitgeleastes Zubehör zurück an den Auftragnehmer. Hierfür können sie den Leasinggegenstand entweder zu einem Partnerhändler des Auftragnehmers bringen oder der Auftragnehmer lässt das Fahrrad abholen. Hierfür dürfen weder dem Medizinischen Dienst Niedersachsen noch den Mitarbeitenden zusätzliche Kosten entstehen.

Durch den Auftragnehmer sollen den Mitarbeitenden nach Ende der Leasinglaufzeit Angebote zum Kauf des Leasinggegenstands machen. In diesem Fall erfolgt die Übermittlung des Angebots durch den Auftragnehmer direkt an die Mitarbeitenden. Der Medizinische Dienst Niedersachsen ist in diesen Prozess nicht eingebunden. Die Mitarbeitenden sind nicht verpflichtet, das Fahrrad nach Ende der Leasingzeit zu erwerben. Aus der Rahmenvereinbarung, dem Einzelleasingvertrag oder dem Überlassungs- und Entgeltumwandlungsvertrag entsteht kein Anspruch der Mitarbeitenden auf Abgabe eines Kaufangebots oder auf Erwerb des Fahrrads.

Der Medizinische Dienst Niedersachsen ist und wird zu keinem Zeitpunkt Eigentümer des Leasingobjektes und hat keine Kaufoption.

Der Auftragnehmer sichert die gesetzkonforme Versteuerung des durch eine etwaige verbilligte Übertragung des Fahrrads nach Leasingende entstehenden geldwerten Vorteils zu und übernimmt alle dadurch anfallenden Kosten (Pauschalversteuerung gemäß § 37b Einkommensteuergesetz), soweit die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür vorliegen.

12.2 Rückgabe vor Ende der Leasinglaufzeit

Eine vorzeitige Beendigung der Nutzungsüberlassung und des Einzelleasingvertrags und eine Rückgabe des Fahrrads ist nur in begründeten Ausnahmefällen (sog. Störfällen) möglich. Die Störfälle sind danach zu unterscheiden, ob die Entgeltumwandlung nur vorübergehend oder dauerhaft nicht mehr durchgeführt werden kann. Diese Störfälle sind insbesondere:

 Todesfall des Beschäftigten  Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses (unabhängig durch wen und in welcher Form veranlasst)  Arbeitsunfähigkeit, die über das Ende des jeweiligen Entgeltfortzahlungszeitraums hinaus fortbesteht  Elternzeit  Bezug von Mutterschutzzuschuss  Ungeplante, unentgeltliche Freistellung des Beschäftigten  (Familien-) Pflegezeit  (Lohn-)Pfändung, die so hoch ausfällt, dass eine Entgeltumwandlung in der für das Dienstradleasing erforderlichen Höhe in Verbindung mit der Pfändung aufgrund der Unterschreitung der Pfändungsgrenzen nicht mehr möglich ist

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In diesen Fällen muss eine kostenlose Rückgabemöglichkeit angeboten werden. Der Auftragnehmer hat das Fahrrad zurückzunehmen und den Einzelleasingvertrag kostenfrei aufzulösen oder die wirtschaftlichen Folgen durch eine Störfallversicherung so abzudecken, dass weder dem Auftraggeber noch den Mitarbeitenden zusätzliche Kosten durch die oben genannten Störfälle entstehen.Bei dauerhaftem Wegfall der Voraussetzungen für die Entgeltumwandlung muss der Auftragnehmer das Fahrrad kostenfrei zurücknehmen und den Einzelleasingvertrag ohne weitere wirtschaftliche Belastung des Auftraggebers und der beschäftigten Person beenden, sofern keine einvernehmliche Vertragsübernahme oder anderweitige Fortführung erfolgt.

Die Kosten für eine Störfallversicherung sind Bestandteil der Leasingrate. Eine Karenzzeit bis zur Inanspruchnahme der Störfallversicherung und eine Vorerkrankungsklausel sind nicht zulässig. Im Störfall ist eine monatsgenaue Abrechnung der Leasing- und Versicherungsgebühren durchzuführen.

Der Versicherungsschutz bzw. die anderweitige Störfallabsicherung muss ab Beginn des jeweiligen Einzelleasingvertrags bestehen. Für die vorübergehenden Störfälle ist eine Ratenerstattung anzubieten, die eine Fortsetzung der Fahrradüberlassung bzw. die Weiternutzung des Fahrrades während des jeweiligen Störfallzeitraums ermöglicht.Die Ratenerstattung muss den Auftraggeber von den während des abgesicherten Störfallzeitraums anfallenden Leasingraten freistellen. Die Leasinglaufzeit wird hierdurch nicht verlängert, soweit im Einzelfall nichts anderes vereinbart wird.

Im Falle einer Ratenerstattung durch eine Störfallversicherung müssen die Raten dem Auftraggeber monatlich und spätestens innerhalb von 30 Kalendertagen nach Vorlage der für die Abwicklung erforderlichen Nachweise erstattet werden.

Die Meldung und Abwicklung von Störfällen muss über das Onlineportal möglich sein. Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber und die betroffene beschäftigte Person transparent über die erforderlichen Nachweise, den Bearbeitungsstand und die jeweils nächsten Schritte.

13 Sonstige Leistungen

Ergänzend gelten die Regelungen der Rahmenvereinbarung. Die vom bezuschlagten Bieter im Kriterienkatalog, im Qualitätskonzept und im übrigen Angebot abgegebenen auftragsbezogenen Leistungszusagen werden Vertragsbestandteil. Bei Widersprüchen gilt die in der Rahmenvereinbarung festgelegte Rangfolge der Vertragsunterlagen.

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