Datenschutzinformation

+ Merkblatt

für Bewerber/Bieter

BwFuhrparkService GmbH

Am Turm 42

53721 Siegburg

Tel. 02241-16500

(Anlage Datenschutzinformation + Merkblatt)

Anlage Datenschutzinformationen + Merkblatt – Stand 11/2024 Seite 1/8

Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis...................................................................................................................2 1 Präambel...........................................................................................................................3 2 Wofür nutzen wir Ihre Daten?.........................................................................................4 3 Wo werden meine Daten verarbeitet?............................................................................4 4 Wie sicher sind meine Daten?........................................................................................4 5 Welche Rechte haben Sie?.............................................................................................5 6 Kann ich Auskunft über meine gespeicherten Daten erhalten?.................................5 7 Kann ich Daten berichtigen lassen?..............................................................................5 8 Kann ich meine Daten löschen lassen?........................................................................5 9 Kann ich meine Daten maschinell übertragen lassen?................................................6 10 Widerspruchsrecht..........................................................................................................6 11 Weitere Hinweise.............................................................................................................7 12 Wie bekomme ich weiter Informationen zum Thema Datenschutz?...........................7 13 Zuständige Aufsichtsbehörde........................................................................................8

Anlage Datenschutzinformationen + Merkblatt – Stand 11/2024 Seite 2/8

1 Präambel

Im Rahmen unserer Datenschutzpolitik möchten wir Sie mit den folgenden Hinweisen zum Datenschutz darüber informieren, wann wir welche Daten speichern und wie wir diese verwenden – selbstverständlich gemäß den anwendbaren datenschutzrechtlichen Bestimmungen.

Haben Sie Fragen zum Datenschutz in unserem Haus, so können Sie sich mit Ihrem Anliegen an das Compliance-Management (compliance@bwfps.de) oder den externen Datenschutzbeauftragten Andreas Werner (dsb@bwfps.de) wenden.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Bietern/Bewerbern, insbesondere des für uns als Auftraggeber verantwortlichen Ansprechpartner sowie der/des Datenschutzbeauftragten, wie

• Adressdaten

• Telefonnummern, Faxnummern, Emailadressen

• Namen (Vorname und Zuname), Bilddaten, andere personenbezogene Daten im Rahmen von Lebensläufen, falls Sie uns diese zur Verfügung gestellt haben

• Mitarbeiterprofile (Vorname, Zuname, Firmenkontaktdaten, Qualifikationen (ggf. Nachweise), Lebensläufe, wenn Sie uns diese zur Verfügung gestellt haben

• Namen (Vorname, Zuname) und Adressdaten von Unterauftragnehmer, ggf. auch Name eines Ansprechpartners, Telefonnummern, Faxnummern und Emailadressen

• Adressdaten von benannten Referenzen, ggf. auch Name eines Ansprechpartners, Telefonnummern, Faxnummern und Emailadresse

• Ggf. Bankverbindungen

Personenbezogene Daten erheben, verarbeiten oder nutzen wir von Ihnen im Übrigen nur dann, wenn Sie uns diese von sich aus freiwillig zur Verfügung stellen und es darüber hinaus gesetzlich erlaubt ist oder Sie eingewilligt haben. Wir verweisen insbesondere darauf, dass zum Zwecke der Angebots- und Eignungsprüfung im Sinne des § 122 GWB die Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. c und e der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) erforderlich sein kann.

Die Speicherdauer richtet sich nach den gesetzlichen Anforderungen. Die Dokumentation, der Vergabevermerk sowie die Angebote, die Teilnahmeanträge, die Interessensbekundungen, die Interessensbestätigung und ihre Anlagen werden bis zum Ende der Laufzeit des Vertrags oder der Rahmenvereinbarung aufbewahrt, mindestens jedoch für drei Jahre ab dem Tag des Zuschlags. Gleiches gilt für Kopien aller abgeschlossenen Verträge die mindestens folgenden Auftragswert haben:

1 Mio € im Falle von Liefer- oder Dienstleistungsaufträgen
10 Mio € im Falle von Bauaufträgen

Ggf. können sich in Archiven längere Aufbewahrungsfristen ergeben. Dies ist dem Umstand geschuldet, dass in Archivsystemen einzelne Datensätze nicht zu löschen sind. Für diese Archivsysteme sind generelle Löschfristen angesetzt. Der Zugang zu den Archivsystemen ist nur einem sehr eingeschränkten Personenkreis möglich.

Anlage Datenschutzinformationen + Merkblatt – Stand 11/2024 Seite 3/8

Sie stellen sicher, dass die von Ihnen benannten Mitarbeiter/-innen, Unterauftragnehmer, Referenzen mit der Weitergabe ihrer Daten an uns einverstanden sind und dass dieses Einverständnis auf Freiwilligkeit beruht.

2 Wofür nutzen wir Ihre Daten?

Die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten verwenden wir ausschließlich zu den mitgeteilten bzw. vereinbarten Zwecken, also nur im Zusammenhang mit der konkreten Ausschreibung und einem ggf. anschließenden Vertragsverhältnis. Dazu zählt auch die Anforderung einer Auskunft aus dem Wettbewerbsregister nach § 6 Abs. 1 WRegG, zu deren Einholung die Abteilung Vergaben bei Aufträgen ab einer Höhe von 30.000 EUR ohne Umsatzsteuer betreffend den Bieter, der einen Zuschlag erhalten soll, verpflichtet ist.

Im gesetzlich vorgesehenen Rahmen, zur Weitergabe/Auskunftserteilung gegenüber staatlichen Stellen.

Zudem ist die Abteilung Vergaben verpflichtet, die Bewerber und Bieter deren Teilnahmeanträge bzw. Angebote nicht berücksichtigt werden sollen bzw. auf entsprechenden Antrag eines Bieters, über den Namen des erfolgreichen Bieters sowie die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebotes zu unterrichten.

Darüber hinaus geben wir keine Daten an Dritte weiter, es sei denn, Sie haben ausdrücklich eingewilligt oder dies ist gesetzlich vorgesehen.

3 Wo werden meine Daten verarbeitet?

Ihre Daten werden grundsätzlich in Deutschland bzw. der Europäischen Union verarbeitet. Nur in Einzelfällen und im gesetzlich zulässigen Rahmen findet die Datenverarbeitung auch im EU- Ausland statt.

4 Wie sicher sind meine Daten?

Zum Schutz Ihrer Daten vor unberechtigtem Zugriff und Missbrauch haben wir umfangreiche technische und betriebliche Sicherheitsvorkehrungen nach deutschem Recht getroffen.

Gern können Sie die Beschreibung unserer technisch organisatorischen Maßnahmen anfordern.

Sie können sich mit Ihrem Anliegen an unseren Kundenservice wenden oder an das Compliance Management, compliance@bwfps.de.

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5 Welche Rechte haben Sie?

In der europäischen Datenschutzgrundverordnung sind Ihre nachfolgenden Rechte verankert. Wir achten diese Rechte und sichern Ihnen zu, diese schnellstmöglich auf Ihren Antrag hin, zu bearbeiten.

• Art. 15 Recht auf Auskunft

• Art. 16 Berichtigung

• Art. 17 Löschung, „Recht auf Vergessenwerden“

• Art. 18 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

• Art. 19 Mitteilungsrechte

• Art. 20 Recht auf Datenübertragbarkeit

• Art. 21 Recht auf Widerspruch

6 Kann ich Auskunft über meine gespeicherten

Daten erhalten?

Sie können unentgeltlich Auskunft über den Umfang, die Herkunft und die Empfänger der gespeicherten Daten sowie den Zweck der Speicherung verlangen.

7 Kann ich Daten berichtigen lassen?

Sie können jederzeit verlangen, dass unrichtige Daten berichtigt werden.

8 Kann ich meine Daten löschen lassen?

Sie können jederzeit unter den Voraussetzungen des Art. 17 Absatz 1 DS-GVO die Löschung Ihrer Daten verlangen.

Dieses Recht wird nur eingeschränkt, wenn die

• Daten einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist, z. B. durch die Abgabenverordnung unterliegen.

• Daten zur Erfüllung des Vertragszwecks unerlässlich sind.

• Daten zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information verarbeitet werden.

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• Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, welcher der Verantwortliche unterliegt, verarbeitet werden.

• Daten zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, verarbeitet werden.

• Daten aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit verarbeitet werden.

• Daten für

▪ im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke,

▪ wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder

▪ für statistische Zwecke

verarbeitet werden.

• Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen verarbeitet werden.

9 Kann ich meine Daten maschinell übertragen

lassen?

Sie haben das Recht, personenbezogen Daten, die sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.

Wir werden Ihrem Ersuchen nachkommen sofern,

• die Verarbeitung auf einer Einwilligung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a oder Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe a oder auf einem Vertrag gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b beruht und

• die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.

Ggf. kann dieses Recht eingeschränkt ausgeübt werden, wenn die Datenübertragung wegen der besonderen Art der Speicherung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich und aus technischen Gründen nicht möglich ist.

10 Widerspruchsrecht

Jede von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person hat das vom Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber gewährte Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 Buchstaben e oder f DS-GVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Die BwFuhrparkService GmbH verarbeitet die personenbezogenen Daten im Falle des Widerspruchs nicht mehr, es sei denn, wir können

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zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die den Interessen, Rechten und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Zudem hat die betroffene Person das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die sie betreffende Verarbeitung personenbezogener Daten, die bei der BwFuhrparkService GmbH zu wissenschaftlichen oder historischen Forschungszwecken oder zu statistischen Zwecken gemäß Art. 89 Abs. 1 DS-GVO erfolgen, Widerspruch einzulegen, es sei denn, eine solche Verarbeitung ist zur Erfüllung einer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe erforderlich. Zur Ausübung des Rechts auf Widerspruch kann sich die betroffene Person direkt an den Datenschutzbeauftragten der BwFuhrparkService GmbH oder einen anderen Mitarbeiter wenden. Der betroffenen Person steht es ferner frei, im Zusammenhang mit der Nutzung von Diensten der Informationsgesellschaft, ungeachtet der Richtlinie 2002/58/EG, ihr Widerspruchsrecht mittels automatisierter Verfahren auszuüben, bei denen technische Spezifikationen verwendet werden.

11 Weitere Hinweise

Eine Übermittlung in ein Drittland (außerhalb der europäischen Union) ist nicht vorgesehen.

Unsere Datenerhebung findet nicht über Dritte statt.

Automatisierte Einzelfallentscheidungen werden bei uns nicht getroffen.

Zweckänderungen sind nicht vorgesehen und wenn dies doch der Fall sein sollte, werden wir Sie transparent informieren.

12 Wie bekomme ich weiter Informationen zum

Thema Datenschutz?

Eine Informationspflicht des Verantwortlichen wegen der Erhebung von personenbezogenen Daten bei Dritten (z. B. Eignungsnachweise dritter Personen) besteht nach Artikel 14 Absatz 5 Buchstabe c) der Datenschutzgrundverordnung nicht. Die Datenerhebung ist im Rahmen des Vergabeverfahrens ausdrücklich geregelt und dort zum Schutz der Interessen der betroffenen Personen eine vertrauliche Behandlung der Daten vorgesehen (§§ 97 ff. GWB, §§ 5, 8 Vergabeverordnung).

Sie können sich mit Ihrem Anliegen an das Compliance-Management, compliance@bwfps.de, wenden.

Unsere Datenschutzbestimmungen finden Sie im Internet unter www.bwfuhrpark.de.

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13 Zuständige Aufsichtsbehörde

Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit

Anschrift: Graurheindorfer Str. 153, 53117 Bonn

Zentrale Telefonnummer: 0228/997799-0

Zentrale Mail-Adresse: poststelle@bfdi.bund.de

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