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Leistungsbeschreibung zum Vergabeverfahren
„Rahmenvereinbarung Prüfung und Reparatur von Sportgeräten“
Hintergrund und Ziel des Vergabeverfahrens Der Landkreis Celle ist als öffentlicher Träger unter anderem für die Bewirtschaftung von 24 Sporthallen verantwortlich und gesetzlich dazu verpflichtet, sämtliche Turn- und Sportgeräte durch befähigte Personen, periodisch und mindestens einmal jährlich auf die sichere Funktionsfähigkeit prüfen zu lassen. Zusätzlich zur Überprüfung der Gebrauchssicherheit der Sportgeräte muss auch die Einhaltung der DIN- und DGUV-Vorschriften sichergestellt werden. Auftragsgegenstand dieser Vergabe ist die jährliche Sicherheitskontrolle der Hallensportgeräte, die Überprüfung der Einhaltung der DIN- und DGUV-Vorschriften sowie die anschließende Reparatur der Sportgeräte an den 24 kreiseigenen Sportstätten des Landkreises Celle.
Vertragszeitraum Vertragsbeginn der Rahmenvereinbarung ist der 01.01.2027. Sollte der Zuschlag später erfolgen, beginnt die Vertragslaufzeit an dem auf den Tag der Zuschlagserteilung folgenden Werktag. Die Rahmenvereinbarung wird auf eine Dauer von 2 Jahren abgeschlossen und endet am 31.12.2028, soweit der Auftraggeber nicht von seinem einseitigen, in seinem freien Belieben stehenden Optionsrecht (Geltungsrecht) zur einmaligen Verlängerung des Vertrages um höchstens 24 Monaten Gebrauch macht. Die Ausübung des Verlängerungsoptionsrechts seitens des Auftraggebers bedarf der Schriftform. Der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf Verlängerung des Vertrags. Ob der Auftraggeber sein einseitiges Optionsrecht zur Verlängerung des Vertrages um höchstens 24 Monaten ausüben wird, wird dem Auftragnehmer spätestens drei Monate vor Ablauf des Vertrages schriftlich mitgeteilt.
Es gilt für die ersten sechs Monate eine Probezeit. Während dieser Zeit kann der Vertrag vom Auftraggeber unter Einhaltung einer Frist von drei Monaten zum Monatsende gekündigt werden.
Auftragsvolumen Der Landkreis Celle ist im Besitz von 24 Sporthallen mit einer Gesamtfläche von ca. 20.356 m². Die Anschriften der Liegenschaften und die jeweilige Größe der Sporthallen können der Anlage (Anschriften und Größe der Sporthallen) entnommen werden. Der Umfang der Vergabe ergibt sich aus den Mengenangaben des Leistungsverzeichnisses. Die angegebenen Abnahmemengen beziehen sich auf die Vertragslaufzeit von 2 Jahren (01.01.2027 bis zum 31.12.2028). Sie dienen als Kalkulationsgrundlage auf Basis der Vorjahresdaten, wobei die tatsächlichen Mengen sowohl höher als auch niedriger ausfallen können. Während der Vertragslaufzeit kann es zur Aufgabe oder Neuanschaffung von Sporthallen kommen. Neu
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hinzukommende Sporthallen des Landkreises Celle werden von dieser Rahmenvereinbarung erfasst.
Die Rahmenvereinbarung begründet keine Abnahmeverpflichtung der Leistung, enthält jedoch eine Leistungspflicht des Auftragnehmers. Der Höchstwert der abrufbaren Leistung innerhalb der ausgeschriebenen Vertragslaufzeit von zwei Jahren beträgt maximal 150 % des Auftragswertes. Gleiches gilt im Falle einer Vertragsverlängerung für die Optionsjahre. Die Rahmenvereinbarung verliert ihre Wirkung, wenn der Höchstwert erreicht ist.
Auftragsgegenstand Sämtliche Turn- und Sportgeräte (mit Ausnahme der Kleingeräte wie Bälle, Keulen, Gymnastikstreifen o.ä.) sind zu prüfen. Die Überprüfung umfasst auch das Anziehen von Schrauben sowie das Ölen und Fetten beweglicher Teile. Alle Trampoline müssen im Rahmen der Überprüfung komplett aufgebaut und überprüft werden. Neben der Gebrauchssicherheit der Sporthallengeräte ist die Einhaltung der DIN- und DGUV-Vorschriften zu überprüfen, hierbei berücksichtigt werden sollen auch die jeweiligen aktuell geltenden Vorschriften, Normen, geltenden Richtlinien und Erlasse, wie beispielsweise DIN EN 913 Turngeräte und die Normenreihen DIN 18032 Sporthallen. Die Überprüfungen werden in Anwesenheit des zuständigen Schulhausmeisters betreut. Die erste jährliche Sportgeräteüberprüfung ist bis zum 31.03.2027 abzuschließen. Die verbleibende Prüfung ist im folgenden Vertragsjahr bis zum 31.03. des Jahres abzuschließen.
Dokumentation Die durchgeführten Prüfungen sind grundsätzlich mittels entsprechender Prüfprotokolle je Sporthalle zu dokumentieren. Das jeweilige Protokoll muss mindestens folgende Informationen liefern:
- Datum und Ort der Prüfung
- Ergebnisse der Prüfung mit Angabe der festgestellten Mängel
- Beurteilung, ob Bedenken gegen die weitere Benutzung bestehen
- Angaben über notwendige Nachprüfungen
- Name, Anschrift und Unterschrift des Prüfers bzw. der Prüferin Der Auftraggeber erhält die Originalberichte bis zum 15.04. eines Jahres, ohne zusätzliche Kosten, mit Unterschrift des Hausmeisters.
Reparaturen, Instandsetzungen Die festgestellten Mängel und damit verbundenen Reparatur- und Instandhaltungsvorschläge (Auflistung) sind dem Auftraggeber digital als Excel-Datei für jede Sporthalle, zur weiteren Verarbeitung, zuzusenden. Des Weiteren ist für die Reparatur- und Instandhaltung von mangelbehafteten Geräten je Sporthalle vom Auftragnehmer ein Angebot zu erstellen und den Rechnungsunterlagen beizufügen. Nach Prüfung des Angebots erfolgt für die Reparaturleistung eine gesonderte Auftragserteilung. Die Reparaturfreigabe erfolgt durch den Auftraggeber innerhalb von zwei Monaten nach Erhalt der Reparatur- und
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Instandhaltungsvorschläge. Die freigegebenen Reparaturen und Instandhaltungen sind spätestens bis zum 31.10. des Jahres durchzuführen.
Befähigung des eingesetzten Personals Aufträge werden an Auftragnehmer unter der Bedingung erteilt, dass die Ausführung neben den DIN- bzw. EN-Normen, den Unfallverhütungs- und Arbeitsschutzvorschriften sowie den allgemeinen anerkannten sicherheitstechnischen und arbeitsmedizinischen Regeln entsprechen. Sämtliche Arbeiten dürfen nur durch befähigte Personen gem. TRBS 1203 ausgeführt werden. Der Auftragnehmer leistet Gewähr, dass er die personellen und betrieblichen Anforderungen der allgemeinen Güte- und Prüfbestimmungen erfüllt.
Aufgaben des Auftraggebers Der Auftraggeber stellt die Zugänglichkeit der Sporthalle und Sportgeräte am Tag der Prüfung und der Reparaturen sicher und benennt je Sporthalle einen ortskundigen Haustechniker, der dem Auftragnehmer begleitet. Voraussetzung hierfür ist jedoch eine vorherige Terminabsprache mit dem zuständigen Schulhausmeister mindestens zwei Kalenderwochen vor Prüfungsbeginn.
Preise In den genannten Preisen müssen alle Nebenkosten (z.B. Fahrtkosten, Überstundenzuschläge, Montagematerial, Erstellung der Prüfprotolle etc.) enthalten sein. Die Preise sind für die ersten 12 Monate bindend. Für jedes weitere Jahr kann der Auftragnehmer eine Anpassung der Preise auf Grundlage des von Bundesamt für Statistik herausgegebenen Verbraucherpreisindex für Deutschland – Sondergliederungen: Dienstleistungen – fordern. Eine prozentuale Veränderung der Angebotspreise wird durch die prozentuale Veränderung des Preisindexes begrenzt. Für die prozentuale Veränderung berücksichtigt wird der Zeitraum seit Vertragsbeginn bzw. letzter Vertragsverlängerung.
Haftung Der Auftragnehmer haftet für alle Schäden, die bei der Durchführung beauftragter Leistungen durch ihn oder seine Erfüllungsgehilfen verursacht werden sowie gemäß den gesetzlichen Bestimmungen für Schäden, die dem Auftraggeber aus einer schuldhaften Verletzung der Vertragspflicht entstehen.
Der Auftragnehmer ist verpflichtet, für die gesamte Dauer des Vertragsverhältnisses eine rechtswirksame Berufs- und Betriebshaftpflichtversicherung für Personen-, Sach- und Vermögensschäden mit folgenden Mindestabdeckungssummen abzuschließen, die mit der Auftragsdurchführung entstehende Schäden abdeckt:
Personen- und Sachschäden: min. 5.000.000,00 € Vermögensschäden: min. 500.000,00 €
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Auf Verlangen des Auftraggebers ist der Bestand der Versicherung im vorgenannten Umfang dem Auftraggeber nachzuweisen.
Der Auftraggeber haftet nicht für die Folgen von Unfällen, die der Auftragnehmer oder seine Arbeitskräfte bei der Ausübung ihrer Tätigkeit erleiden. Ebenso haftet der Auftraggeber nicht für die Gesundheitsschäden (Unfall, Krankheit, Infektion usw.), die sich der Auftragnehmer oder seine Arbeitskräfte bei der Ausführung der Leistungen zuziehen.
Der Aufragnehmer verpflichtet sich, den Landkreis Celle von entsprechenden Entschädigungsansprüchen einschließlich von Regressansprüchen jeglicher Art (z.B. von Versicherungen) freizuhalten. Der Haftungsausschluss gilt nicht bei Vorsatz durch den Auftraggeber.
Der Auftragnehmer haftet dem Auftraggeber dafür, dass er die für die Vertragserfüllung erforderlichen Genehmigungen und Recht besitzt und stellt den Auftraggeber von Schadenersatzansprüchen, vertraglichen und gesetzlichen Ansprüchen Dritter, die aus dem Vertragsverhältnis oder aufgrund etwaiger Unwirksamkeit entstehen, frei.
Vertraulichkeit Beide Vertragsparteien verpflichten sich, Geschäftsdaten des Vertragspartners vertraulich zu behandeln und nur zur Erfüllung der vertraglichen Beziehungen einzusetzen. Die einschlägigen Vorschriften der Datenschutzgesetze sind einzuhalten. Der Auftragnehmer darf die Ausführung der Leistung oder wesentliche Teile davon jeweils nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung des Landkreises Celle an andere übertragen.
Rechnungsstellung/Zahlungsbedingungen Der Auftragnehmer erstellt Einzelrechnungen je überprüfter Sporthalle und anschließend über die Reparaturen je Sporthalle. Jeder Rechnung sind prüfungsfähige Unterlagen über die Überprüfung beizufügen.
Die Rechnungen sind in elektronischer Form an folgende E-Mail-Adresse des Auftraggebers zu übermitteln: Rechnungseingang21@lkcelle.de
Die Zahlung des Rechnungsbetrages erfolgt nach vollständiger Erfüllung der Leistung innerhalb von 30 Tagen ohne Abzug.
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