OV-001-26 Leistungsbeschreibung.pdf

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Leistungsbeschreibung

Rahmenvereinbarung über die Prüfung

elektrischer Betriebsmittel der TU-Berlin nach

DGUV 4

Vergabe Nr.: OV-001-26

Auftraggeberin:

Technische Universität Berlin, Die Präsidentin

Straße des 17. Juni 135

10623 Berlin

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Inhaltsverzeichnis

1 Bezeichnung der Leistung ................................................................................................... 3

1.1 Vertragslaufzeit............................................................................................................ 4

2 Leistungsverzeichnis / Mindestkriterien ............................................................................. 4

2.1 Umfang der Prüfungen ................................................................................................ 4

Prüfung ortsveränderlicher und ortsfester elektrischer Betriebsmittel nach DIN

EN 50699 (VDE 0702): 2021-06 ........................................................................................... 6

Prüfung nach Reparatur gem. DIN EN 50678 (VDE 0701): 2021-02 .................... 7

Prüffristen ............................................................................................................. 8

Anforderung an das einzusetzende Prüfpersonal: ............................................... 8

2.2 Kalibrierung und Kalibrierzertifikate der verwendeten Messgeräte .......................... 9

2.3 Dokumentation ............................................................................................................ 9

Prüfplakette ........................................................................................................ 10

Messprotokoll ..................................................................................................... 10

Prüfnachweis-Protokoll („OV-001-26 Prüfnachweis-Protokoll-Vorlage“) ........ 11

Abnahme-Protokoll ............................................................................................ 12

Rechnungslegung ............................................................................................... 12

E-Rechnungslegung ............................................................................................ 12

2.4 Außerplanmäßige Prüfungen .................................................................................... 13

3 Grundsätzliche Arbeitszeiten ............................................................................................ 13

4 Organisationsablauf von Prüfungen ................................................................................. 14

5 Einzureichende Unterlagen ............................................................................................... 15

6 Zuschlagskriterium und Gewichtung ................................................................................ 16

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1 BEZEICHNUNG DER LEISTUNG

Die Technische Universität Berlin (TU Berlin, die Auftraggeberin, die AG) setzt die Rahmen- vereinbarung über die Prüfung elektrischer Betriebsmittel der TU-Berlin nach DGUV 4 an der TU Berlin um.

Ziel dieser Rahmenvereinbarung ist es, die Prüfung aller an der auf dem Südgelände des Hauptcampus Charlottenburg der TU Berlin eingesetzten ortsveränderlichen und ortsfesten elektrischen Betriebsmittel sowie deren fallweise Prüfung nach Änderung bzw. Wiederin- standsetzung durchführen zu lassen.

Die Ausschreibung umfasst die Prüfung einschließlich Kennzeichnung und Dokumentation ortsveränderlicher und ortsfester elektrischer Betriebsmittel • nach DIN EN 50678 (VDE 0701): 2021-02 sowie • nach DIN EN 50699 (VDE 0702): 2021-06

In Ihrer aktuellsten Fassung einschließlich möglicher Berichtigungen. Mit der Dokumentation erfolgt auch die Zuordnung der Raumart nach Punkt 2.3.3. Ausgenommen sind hierbei die Prüfung ortsfester elektrischer Betriebsmittel und ortsfester elektrischer Anlagen

• nach DIN EN 60204-1 (VDE 0113-1) • nach DIN VDE 0105-100

Folgende Gebäude befinden sich innerhalb des Südgeländes des Hauptcampus Charlotten- burg der TU Berlin…

…mit nachfolgenden Gebäuden: • AM, B, BA, BH-A, BH-N, BIB, C, EB, ER, EW, H, HBS, HF, IMOS (neu), K, KF, L, KWT, KWT-A, KWT-N, M, MATH (neu) PC, SE-RH, TK, V, VWS, Z

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1.1 VERTRAGSLAUFZEIT

Die Vertragslaufzeit beträgt insgesamt 2 Jahre fix mit der Möglichkeit der einmaligen Verlän- gerung um weitere 2 Jahre (maximale Gesamtvertragslaufzeit = 4 Jahre).

Ausführungsbeginn: 01.01.2027 Ausführungsende: 31.12.2028, AG-seitige Verlängerungsmöglichkeit um weitere 2 Jahre bis längstens zum 31.12.2030

Die vereinbarten Ausführungsfristen sind verbindlich. Leistungsverzögerungen sind der TU Berlin unverzüglich anzuzeigen. Dies gilt dann, wenn es auf Grund von erheblichen und unvor- hersehbaren Umständen politischen und/oder wirtschaftlichen Ausmaßes, zu Störungen kommt, die nicht im Verantwortungsbereich des Auftragnehmers liegen. Mit der zeitnahen Unterrichtung der TU Berlin hierüber sind auch die zu diesem Zeitpunkt voraussichtlichen Aus- führungsfristen mitzuteilen.

2 LEISTUNGSVERZEICHNIS / MINDESTKRITERIEN

Im Folgenden werden die geforderten Leistungen dieser Rahmenvereinbarung angegeben. Alle Leistungsanforderungen sind zu erfüllen und verpflichtend, damit der vorgesehene Ein- satzzweck erfüllt werden kann. Sind die vorgegebenen Leistungsanforderungen aus dem Angebot nicht eindeutig ersichtlich bzw. werden diese Bedingungen nicht erfüllt oder unterschritten, wird das Angebot von der Vergabe ausgeschlossen. Die im Folgenden geforderten Leistungsmerkmale sind Mindestanforderungen und müssen eingehalten werden. Alle erfüllbaren Anforderungen sind im Angebot eindeutig anzugeben.

2.1 UMFANG DER PRÜFUNGEN

Die durchzuführenden Prüfungen umfassen ortsfeste und ortsveränderliche Betriebsmittel auf dem Südgelände an der TU-Berlin. Es handelt sich um Betriebsmittel mit 400 V und 230 V der Schutzklassen I oder II. Den ungefähren Umfang der zu prüfenden Betriebsmittel für 1 Jahr ist dem beiliegendem „OV-001-26 Preisblatt“ zu entnehmen.

Die Lage der Gebäude ist aus beigefügten Lageplänen mit angegebenen Adressen im Doku- ment „OV-001-26 Gebäude mit Adressen_Campus-Charlottenburg“ ersichtlich. Aus dem „OV-001-26 Preisblatt“ entnehmen Sie die Art und geschätzten Mengen der zu prüfenden elektrischen Betriebsmittel.

Die Anzahl der zu prüfenden Betriebsmittel kann nicht abschließend genau bestimmt wer- den. Es handelt sich daher um Schätzwerte basierend auf den Prüfungen der vergangenen Jahre. Es ist weiterhin mit Neuzugängen an Geräten oder Gebäuden sowie auch mit Gebäu-

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deabgängen/Gebäudeschließungen zu rechnen. Der/Die Auftragnehmer*in hat nur für tat- sächlich abgerechnete Leistungen einen Anspruch auf Vergütung. Die Auftraggeberin ist nicht zur Abnahme einer bestimmten Menge verpflichtet. Sämtliche Prüfungen erfolgen unter Einhaltung und Beachtung der Unfallverhütungsvor- schrift DGUV Vorschrift 4 (Durchführungsanweisungen für Betriebe des öffentlichen Diens- tes) sowie nach § 14 Abs. 2 Betriebssicherheitsverordnung und der nachfolgend anzuwendenden Normen. Die Leistungen dürfen ausschließlich durch eine entsprechende Elektrofachkraft mit Berufs- erfahrung durchgeführt werden, die zur Anwendung geltender Vorschriften und zur Gefähr- dungsbeurteilung befähigt ist.

Zum Prüfungsumfang gehören sämtliche in den Räumen der vorgenannten TUB-Gebäude befindlichen elektrischen Betriebsmittel.

Zu prüfen sind auch folgende Betriebsmittel, die nicht eindeutig Gebäuden oder dem Südge- lände zuzuordnen sind:

• Kabeltrommeln: Sie können keinen Gebäuden konkret zugeordnet werden. Es muss mit 230 und 400V-Kabeltrommeln, verschiedener Ausstattung, Kabellänge und Ge- brauch gerechnet werden (siehe Preisblatt). Es ist mit Mehrmengen zu rechnen.

• PRCD-Schutzkabel bzw. Schutzvorrichtungen können nicht konkreten Gebäuden zu- geordnet werden. Derzeit ist bekannt, dass Sie im Gebäude EW und EMH im Einsatz sind:

o PRCD-S, mit Schutzleiterüberwachung:

o PRCD-S IP 44:

o 03585003 PCE 4670001 PRCD-S+ 30mA 1.5/1.5m3G1.5H07s:

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• Ladekabel (Elektrofahrzeuge): Sie werden überwiegend in den zu ladenden Elektro- fahrzeugen aufbewahrt.

Die Fahrzeuge der Fachbereiche werden vermutlich bei den nachfolgenden Standor- ten der Gebäude (teils außerhalb des Südgeländes), nahe oder am Hauptcampus ge- parkt.

Alle genauen Kontaktdaten zu den entsprechenden Fachbereichen werden mit Auftragsertei- lung kommuniziert. Sämtliche durchzuführenden Prüfungen umfassen im Einzelnen folgende Leistungen:

Prüfung ortsveränderlicher und ortsfester elektrischer Betriebsmittel nach

DIN EN 50699 (VDE 0702): 2021-06

Ortsveränderliche elektrische Betriebsmittel sind elektrische Geräte, die für den Einsatz an unterschiedlichen Orten vorgesehen sind. Sie besitzen daher einen Stecker, sind nicht festmontiert und wiegen i.d.R. weniger als 23 kg. Das Spektrum bei den ortsverän- derlichen elektrischen Betriebsmitteln an der TU-Berlin ist reichlich und beinhaltet u. A. einfachen Büro-/ IT- und Küchengeräten, elektrischen handgeführten Werkzeugen, Pumpen, Stehlampe, div. Arbeitsgeräten, Laborgeräten, Messgeräten, Kabeltrommeln, PSR-S Schutzkabel usw. Es handelt sich überwiegend um ortsveränderliche Betriebsmittel mit 230 V der Schutzklasse I und II.

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Ortsfeste elektrische Betriebsmittel sind (auch vorübergehend) fest installierte Betriebsmit- tel bzw. solche, die über keine Transportvorrichtung verfügen und durch ihre Masse nicht leicht bewegt werden können. Ortsfeste elektrische Betriebsmittel sind z.B. Labortische bzw. Forschungsanlagen, Laborspülmaschinen, Motoren, Lampen, Kühlschränke, Warmwasserspeicher usw. Es handelt sich überwiegend um ortsfeste elektrische Betriebsmittel mit 400 V der Schutzklasse I und II.

Prüfablauf nach DIN EN 50699 (VDE 0702): 2021-06: ➢ Sichtprüfung (Mängelfeststellung, inkl. Kleinreparatur „OV-001-26 siehe Preisblatt“) ➢ Elektrische Prüfung/Messung: Dabei werden je nach Schutzklasse unterschiedliche elektrische Größen nach DIN VDE 0702 erfasst und ausgewertet: o Schutzleiterwiderstand o Isolationswiderstand o Berührungsstrom o Schutzleiterstrom o Differenzstrom o Ersatzableitstrom ➢ Funktionsprüfung/Erprobung: ➢ Kennzeichnung und Prüfstatus ➢ Dokumentation (Bewertung der Prüfung)

Anweisungen des Herstellers sind ggf. bezüglich der durchzuführenden Prüfungen zu be- achten und einzuhalten.

Prüfung nach Reparatur gem. DIN EN 50678 (VDE 0701): 2021-02

Die VDE 0701 gilt für Prüfungen ortsveränderlicher und ortsfester Betriebsmittel nach Reparaturen und Instandsetzungen, nicht für fortlaufende Prüfungen nach VDE 0702. Die DIN EN 50678 (VDE 0701):2021-02 gilt nicht für: o Prüfungen, die in Produkt- und Sicherheitsnormen festgelegt sind o Geräte und Betriebsmittel, die Bestandteil einer festen elektrischen Installation sind o Ladestationen für Elektromobilität (Ladesäulen, Wallboxen) o Antriebe o Geräte für EX-Bereiche oder Bergbauanwendungen o medizinische Geräte o Lichtbogenschweißgeräte o Audio-, Video-, Informations- und Kommunikationstechnik und -ausrüstung o Netzteile o programmierbare Logik-Controller (SPS) und unterbrechungsfreie Stromversorger o (USV)

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Prüfablauf DIN EN 50678 (VDE 0701):2021-02: ➢ Sichtprüfung ➢ Messtechnische Prüfungen mit den Teilschritten: o Schutzleiterwiderstandsmessung an Geräten der Schutzklasse I (keine Schutz- leiterprüfung bei Schutzklasse II) o Isolationswiderstandsmessung o Schutzleiter- bzw. Berührungsstrommessung o Messung der Ausgangsspannung und der sicheren Trennung – sofern erfor- derlich o Funktionsprüfung

Prüffristen

Die Prüfung der ortsveränderlichen Betriebsmittel erfolgt zu Vertragsbeginn in allen Räu- men jährlich. Es handelt sich um Laborräume, Versuchshallen, Werkstätten, Verkehrsflä- chen, Schulungs-, Teeküchen, Lager-, Kopier-, Büroräume etc.

Der AN hat die Verortung der geprüften Betriebsmittel gem. Punkt 2.3.3 in seine Doku- mentation einzubinden. Er hat den Prüffortgang (Vollständigkeit) innerhalb der vom AG überlassenen Grundriss-Pläne je Raum mit Prüfdatum kenntlich zu machen (Raumnutzung, Kategorie, Art des Betriebsmittel, Volt, Schutzklasse etc., nächstes Prüfintervall gem. Prüf- norm, ggf. Hinweis auf Gefährdungsbeurteilung). Die Pläne sind der Abrechnung beizufügen. Die aktuellen Folgeprüftermine werden zu Vertragsbeginn mitgeteilt (Punkt 4 Nr. 2).

Je nach Gefährdungsbeurteilung durch dieden Auftragnehmerin können für den Einzelfall begründend auch kürzere Prüffristen (regulär jährlich) für die Folgeprüfung festgelegt wer- den. Im Zuge der aktuellen Brandschutzsicherheitsüberprüfungen können die Prüftermine festge- setzt werden. Der AN hat diesen Terminen Vorrang zu gewähren und in seine Planung einzu- binden. Soweit die Terminvorgaben nicht kurzfristig umzusetzen sind gelten Sie nicht als au- ßerplanmäßige Prüfung nach 2.4.

Anforderung an das einzusetzende Prüfpersonal:

➢ Die ortsveränderlichen und ortsfesten elektrischen Betriebsmittel sind durch eine be- fähigte Person gemäß TRBS 1203 auf ihre elektrische Betriebssicherheit zu prüfen. Die gesetzliche Grundlage bildet die DGUV Vorschrift 3 § 2 Abs. 6 bzw. die DGUV Vor- schrift 4. Dies umfasst auch die fortlaufenden Prüfungen in Abhängigkeit von der je- weiligen Gefährdungsbeurteilung und spontanen Prüfungen nach Fehlerfällen. ➢ Die befähigte Person muss eine für die vorgesehene Prüfaufgabe einschlägige elekt- rotechnische Berufsausbildung abgeschlossen haben, die es ermöglicht, ihre berufli- chen Kenntnisse nachvollziehbar festzustellen. Als abgeschlossene Berufsausbildung gilt auch ein abgeschlossenes technisches Studium. Die Feststellung muss auf Berufs- abschlüssen oder vergleichbaren Qualifikationsnachweisen beruhen.

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➢ Die befähigte Person muss eine nachgewiesene Berufserfahrung (mindestens 1 Jahr) mit den zu prüfenden vergleichbaren Betriebsmitteln vorweisen können und deren Funktions- und Betriebsweise im notwendigen Umfang kennen. ➢ Die TRBS 1203 legt fest, dass eine mindestens einjährige Erfahrung bei der Errich- tung, dem Zusammenbau oder der Instandhaltung von elektrischen Betriebsmitteln notwendig ist, um die befähigte Person in die Problematik der Prüfung von elektri- schen Betriebsmitteln einzuarbeiten. ➢ Berufserfahrung schließt ein, beurteilen zu können, ob ein vorgeschlagenes Prüfver- fahren für die durchzuführende Prüfung des Betriebsmittels geeignet ist. Hierzu ge- hört auch, dass die Gefährdungen durch die Prüftätigkeit und das zu prüfende Be- triebsmittel erkannt werden können. ➢ Die Prüfperson hat sich regelmäßig weiterzubilden und sich mit den aktuellen Vor- schriften vertraut zu machen. Sie muss mit o staatlichen Arbeitsschutzvorschriften (z.B. Arbeitsschutzgesetz, Betriebssi- cherheitsverordnung), o Anforderungen an die Beschaffenheit (z.B. Produktsicherheitsgesetz, ein- schlägige Verordnungen zum Produktsicherheitsgesetz), Regelungen der Unfallversicherungsträger und anderen Regelungen (Techni- sche Regeln, DGUV-Vorschriften, DIN-Normen usw.)soweit vertraut sein, dass sie den arbeitssicheren Zustand des Arbeitsmittels beurteilen kann. ➢ Im Krankheits- und/ oder Vertretungsfall ist der/ die Auftragnehmer*in verpflichtet, die Durchführung der Dienstleistung durch adäquaten Ersatz sicherzustellen. Oben genannte Erfordernisse müssen durch die eingesetzte Vertretung gleichermaßen er- füllt werden.

2.2 KALIBRIERUNG UND KALIBRIERZERTIFIKATE DER VERWENDETEN MESSGERÄTE

➢ Alle eingesetzten Messgeräte müssen immer aktuell kalibriert und auf dem neuesten Softwarestand sein. ➢ Die Kalibrierzertifikate aller eingesetzten Messgeräte sind vor der ersten Arbeitsauf- nahme dem Auftraggeber (Zentrale Beschaffung) vorzulegen. ➢ Nach erfolgter Neu-Kalibrierung eines Messgerätes während der Maßnahme ist auch dieses Zertifikat wieder vorzulegen.

2.3 DOKUMENTATION

Der Umfang der Dienstleistung enthält neben der Durchführung der Prüfungen auch deren komplette Datenerfassung und Dokumentation. Die Dokumentation erfolgt nach § 14 der Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) bzw. geltender Vorschriften 2.1 und gliedert sich in folgende Punkte:

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Prüfplakette

Geprüfte elektrische Betriebsmittel sind mittels Prüfplakette dauerhaft zu kennzeichnen (ein QR-Code allein ist nicht ausreichend). Die Plaketten werden nicht bereitgestellt und müssen von derdem Auftragnehmerin beschafft werden. Auf der Plakette sind mind. zu vermerken: • Zeitpunkt, Datum der erfolgten Prüfung • Firma, die geprüft hat • Prüfvorschrift • Volt des Betriebsmittels • Schutzklasse • Nächster Prüfungstermin

Hinweis: Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass Betriebsmittel bisher nicht oder längere Zeit nicht geprüft wurden, keine oder fehlerhafte oder veralteten Vorschriften entsprechende Prüfplaketten aufweisen. Die*der AN ist zur Prüfung der Angaben ggf. nach Herstellerangaben bezogen auf das Gerät bei Erstprüfung und zur Neuplakettierung verpflichtet. Ein möglicher Mehraufwand wird nicht in Rechnung gestellt. Die Prüfung und Plakettierung ist entsprechend gesetzlicher Vorgaben zu dokumentieren.

Messprotokoll

➢ Die Dokumentation der Prüfungen erfolgt durch Erstellung eines Messprotokolls (Auftragnehmer-Vorlage). Das Messprotokoll ist nach den Vorschriften unter 2.1 so- wie der DGUV Vorschrift 3 und 4 zu erstellen. Hieraus müssen die konkreten Mess- werte/Bewertungen der einzelnen zu prüfenden Kriterien für jedes Betriebsmittel er- kennbar sein. Die Messprotokolle sind unterzeichnet dem Auftraggeber und Nutzer sowie der Zentralen Beschaffung nach erfolgter Leistung innerhalb von 10 Arbeitsta- gen digital zu übergeben. Aus dem Messprotokoll muss mind. die Art des Betriebs- mittels und Gerätebezeichnung, Volt, Schutzklasse, Prüfvorschriften, das Datum der Messung, der nächste Messtermin, der Kontakt des AP (Kostenstellenverantwortli- cher), Gefährdungsbeurteilungen etc. hervorgehen. ➢ Der/ die Auftragnehmer*in stellt hieraus der Zentralen Beschaffung Berichte über die erbrachten Leistungen zusätzlich als Gesamtübersicht in elektronischer Form (bear- beitbares Tabellenformat, z.B. Excel) zur Verfügung. Ein solcher Bericht dient der bis Dato erfolgten leistungsbezogenen Auswertung und muss mindestens vorgenannte Angaben und zugehörige Kontaktdaten des Kostenstellenverantwortlichen bzw. AP des Nutzers (E-Mail, Telefon) inkl. der bis zu diesem Zeitpunkt jeweils entstandenen Kosten, enthalten. Alle Auswertungen sind für die Auftraggeberin kostenfrei bereitzu- stellen.

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Prüfnachweis-Protokoll („OV-001-26 Prüfnachweis-Protokoll-Vorlage“)

➢ Die Dokumentation der Prüfungen erfolgt darüber hinaus durch Erstellung eines Prüf- nachweis- Protokolls (Auftraggeber Vorlage). Für jede durchgeführte Prüfung muss ein Prüfnachweis-Protokoll angefertigt werden. Bei dem „OV-001-26 Prüfnachweis- Protokoll-Vorlage“ muss das von der TU Berlin vorgegebene Muster verwendet wer- den. Es dient zusätzlich der Gesamtübersicht zur Abrechnung und Festlegung der Prüfintervalle. Diese ist elektronisch auszufüllen und dem Auftraggeber und Nutzer in digitaler Form und einmal unterzeichnet innerhalb von 10 Arbeitstagen zurückzusen- den. Jedes Prüfprotokoll muss mindestens folgende Informationen enthalten: • Angabe des sachkundigen Prüfers und Firmenbezeichnung • Kostenstellenverantwortlicher (AP) • Art des Betriebsmittels, Volt, Schutzklasse • genauer Standort des jeweiligen Betriebsmittels, Raum-Nr., Raumart -Kate- gorie A, B, C), Etage)/ Objektbezeichnung o Kategorie A: überwiegend einzeln genutzte oder fest zugeordnete Ar- beits- und Verwaltungsbereiche (Büroräume, Besprechungsräume, Ko- pier-, Drucker-, Posträume, Tutorenräume, EDV, Pausenräume, Pförtner, Bibliothek, Medientechnik, Ausstellung etc.)– nach der 1. vertraglichen Prüfung wird je nach Gefährdungsbeurteilung durch den AN die Prüffrist auf 24 Monate oder weiterhin 12 Monate festgelegt. o Kategorie B: öffentlich zugängliche oder gemeinschaftlich genutzte Bereiche mit wechselnden Nutzern (Seminarräume, Hörsäle, PC-Pools, Praktika, Teeküchen, Sanitätsräume, WC-Duschräume, Dusche mit Umkleide, Garderobenräume, Umkleideräume, Flure allgemein, Galerie, Verbindungsbrücke, Eingangsbereiche, Foyer, Windfang, Foyer mit Sitz- ecke etc.)– Prüffrist 12 Monate o Kategorie C: aktive Arbeit mit Geräten, erhöhte mechanische Beanspruchung, teilweise Staub, Feuchtigkeit oder Vibration, regelmäßige Nutzung von Arbeitsmitteln (Laborräume, Werkstätten, Hal- len, Sportbereiche, Künstlerbereiche, Versuchshallen, Lagerräume, Ab- stellräume, Archiv, Technik, Hausanschluss, Gebäudemaschinist etc.)– Prüffrist 12 Monate Kategorie D – feststehende Maschinen in Werkstätten gehören zur Kate- gorie D und sind hier NICHT Gegenstand dieses Vertrages • Auflistung der Einzelleistungen inklusive Mengen, ggf. Zubehör, ausgeführte Arbeit (Prüfvorschrift) und die Angaben der nächsten, zu erfolgenden Prü- fung.

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• Der AN hat den Abarbeitungsstand sämtlicher Prüfungen mit einzureichen. Das heißt, die AG stellt der Firma zu Leistungsbeginn Grundriss-Pläne der Ge- bäude zur Verfügung. Dort ist eine farbliche Markierung in den Räumen auf den Plänen zu verzeichnen mit dem entsprechenden Prüfdatum. Die Pläne müssen zur Rechnungslegung mit eingereicht werden. Wir stellen gern einen Cloud-Zugang bereit oder die Firma selbst stellt einen Cloudzugang zur Verfü- gung. • Datum und Unterschrift

Abnahme-Protokoll

➢ Zur Dokumentation gehört auch das entsprechend geltender Vorschriften erstellte Abnahmeprotokoll je Betriebsmittel.

Rechnungslegung

➢ Der Rechnungslegung sind entsprechende Protokolle (2.4.2-2.4.4) beizufügen. ➢ Sofern notwendig, ist die Entsorgung von Altmaterial gesondert auszuweisen. Es ist zudem ein Nachweis über die ordnungsgemäße Entsorgung inklusive der Originalrech- nung des Entsorgungsbetriebs bei Einreichung der Rechnung an der TU Berlin vorzule- gen. Es wird darauf hingewiesen, dass dies nur nachweislich erfolgt. Eine gesonderte Vergütung dieser Nebenkosten durch die TU-Berlin erfolgt nicht. Es gelten ausschließ- lich die kalkulierten Preise im Preisblatt.

E-Rechnungslegung

➢ Der AN ist verpflichtet die E(elektronische)- bzw. X-Rechnung gegenüber der AG um- zusetzen. Die E-Rechnung definiert sich als strukturiertes Datenformat, welches eine automatisierte elektronische Weiterverarbeitung beim Rechnungsempfänger (der TU Berlin, AG) ermöglicht. ➢ Der AN hat die Rechnung als E-Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU und gemäß den Vorgaben aus dem Berliner E-Rechnungsgesetz – BERG und der Verord- nung über den elektronischen Rechnungsverkehr (E-Rechnungsverordnung – ERechV) zu erstellen und an die AG zu übertragen. ➢ Das heißt, die elektronische Rechnung ist vom AN über die OZG-konforme Rechnungs- eingangsplattform (OZG-RE) einzureichen. Der AN stellt der AG über die OZG-RE die elektronische Rechnung im XML-Format (Originalrechnung) gemäß EN 16931 sowie eine inhaltlich identische PDF-Darstellung der Rechnung zur Verfügung.

Eine elektronische Rechnung hat neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandtei- len mindestens folgende Angaben zu enthalten (gem. § 5 BERG): • Leitweg-ID des Rechnungsempfängers • geltende Zahlungsbedingungen (alternativ ein Fälligkeitsdatum)

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• Bankverbindungsdaten des Rechnungsstellers • eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers (alternativ eine De-Mail-Adresse) Zusätzlich muss eine elektronische Rechnung folgende Angaben enthalten, wenn diese dem Rechnungssteller bei Beauftragung durch den Auftraggeber übermittelt wurden: o eine Bestellnummer o eine Lieferantennummer

Die Standard X-Rechnung beschreibt darüber hinaus weitere Referenzfelder (bspw. eine Vergabenummer), die in bilateraler Abstimmung mit der AG angefordert werden können müssen.

2.4 AUßERPLANMÄßIGE PRÜFUNGEN

➢ Veränderte und wiederinstandgesetzte Geräte sowie Geräte (siehe 2.1.2), die bei der Hauptprüfung dem/der Auftragnehmerin nicht vorliegen/vorlagen oder nicht prüffä- hig sind, sind durch den/die Auftragnehmerin zu gesonderten Terminen zu prüfen. Diese fallweisen Maßnahmen sind Bestandteil des Hauptauftrages. Hier hat der/die Auftragnehmer*in kurzfristig, spätestens jedoch innerhalb von 2 Wochen die Prüfung durchzuführen. ➢ Zusätzliche Prüfungen können darüber hinaus vor dem Hintergrund aktueller Brand- schutzsicherheitsüberprüfungen sehr kurzfristig (innerhalb 2 Wochen) erforderlich werden. ➢ Außerplanmäßige Prüfungen sind jeweils im Rahmen von fallweisen Maßnahmen zu erledigen, die separat nach bescheinigtem Aufwand von geprüften Geräten und An- fahrtspauschalen je Einsatz gemäß OV-001-26 Preisblatt abgerechnet werden. Zur Be- hebung von Problemen muss ein Kundendienst in deutscher Sprache mit Reaktions- zeit bis zum Ende des nächsten Werktages vorhanden sein. Die Annahme von Nachfra- gen muss werktags in der Zeit von 09:00-15:00 Uhr telefonisch oder per E-Mail sicher- gestellt sein.

3 GRUNDSÄTZLICHE ARBEITSZEITEN

Die regelmäßigen, betriebsüblichen Arbeitszeiten in und an den Örtlichkeiten der Technischen Universität Berlin, sind von • montags - donnerstags 09:00 - 16:00 Uhr • freitags – 09:00 – 13:00 Uhr Nur in den genannten Zeiten ist es gewährleistet, dass die Örtlichkeiten zugänglich sowie ge- eignete Ansprechpersonen für den Prüfenden vor Ort sind. Die Prüfarbeiten sind grundsätzlich während der obig genannten Zeiten zu erbringen. Außer- halb dieser Zeiten sind die Arbeiten mit dem Nutzer vor Ort abzustimmen. Prüftermine sind zwingend mit dem Nutzer mindestens 2 Wochen vorher schriftlich (per

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Mail) abzustimmen und vor Ort bekannt zu geben. Eine Prüfung, die nicht vorher schriftlich abgestimmt wurde, ist nicht gestattet.

4 ORGANISATIONSABLAUF VON PRÜFUNGEN

Nach Zuschlagserteilung:

1. Kontaktaufnahme durch die Auftraggeberin (Zentrale Beschaffung der TU Berlin)
2. Übergabe der Gesamtübersicht Prüfungen (Excelliste in digitaler Form über Anzahl Betriebsmittel pro Gebäude, mit E-Mail- Kontakt der Kostenstellenverantwortlichen) an den/die Auftragnehmerin. Der/die Auftragnehmerin teilt der zentralen Beschaf- fung einen festen zentralen Ansprechpartner (Kundendienst), der täglich telefonisch und per E-Mail erreichbar ist, sowie die Kontaktdaten der eingesetzten Prüfer mit.
3. Schriftliche Terminabstimmung zwischen Nutzer und Auftragnehmerin: Der/Die Auftragnehmerin nimmt zwecks Terminvereinbarung eigenständig per E-Mail-Kon- takt zum/zur Kostenstelleninhaberin (Ansprechperson des Fachbereichs = AP des FB) Kontakt auf. Die AP des FB hat dem/der Auftragnehmerin folgende Informatio- nen per E-Mail schriftlich verbindlich mitzuteilen: • Bestätigung des vereinbarten Prüfungstermins (Datum, Uhrzeit) • vollständige Aufzählung der zu prüfenden Betriebsmittel mit Gebäude, Etage, Raumnummer, namentliche Nennung der Ansprechperson vor Ort am Tag der Prüfung (zwecks Sicherstellung der Zugangsgewährung zu den zu prüfen- den Räumen).
4. Wird mit Terminbestätigung bereits erkennbar, dass Geräte vorübergehend nicht ge- prüft werden können, ist der Prüftermin auf einen entsprechend späteren Zeitpunkt in Abstimmung mit den AP´s zu verschieben, an dem absehbar ist, dass die Geräte wieder prüffähig sind, um den Prüfaufwand durch gesonderte Anfahrten zu minimie- ren (vgl. 2.6).
5. Die Prüffristen unter 2.1 müssen gewahrt bleiben.
6. Nur wenn der/die Auftragnehmerin am vereinbarten Prüfungstag die schriftlich mit- geteilte AP vor Ort auch antrifft, darf der/die Auftragnehmerin die Prüfung durch- führen. Die kostenstellenverantwortliche Person kann nach erfolgter Kontaktauf- nahme durch die Vertragsfirma (der/die Auftragnehmer*in) die Verantwortung rund um die Organisation der Prüfungen im eigenen Bereich einer anderen Person aus die- sem Bereich übertragen. Steht keine schriftlich mitgeteilte Person am Tag der Prü- fung vor Ort zur Verfügung oder geht diese Person vorzeitig, so kann keine Prüfung erfolgen und es ist ein neuer Termin zu vereinbaren.
7. Prüfung und Dokumentation durch den/die Auftragnehmer*in: Es wird darauf hinge- wiesen, dass einem Gebäude mehrere Kostenstellenverantwortliche zugeordnet sein können und damit mehrere Prüfungstermine zu vereinbaren sind. Die Betriebsmittel können je Prüftermin auch unterschiedlichen Räumen und Etagen zugeordnet sein.

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Es wird darauf hingewiesen, dass Kosten für gesonderte Anfahrten nur für außerplan- mäßige Prüfungen gesondert in Rechnung gestellt werden können. Der/Die Auftrag- nehmerin ist bei der Leistungserfüllung zum wirtschaftlichen und sparsamen Um- gang mit den Ressourcen der Auftraggeberin verpflichtet. Der/Die Auftragnehmerin hat der Zentralen Beschaffung unverzüglich jede erbetene Auskunft zu erteilen und Einsicht in die Unterlagen und Akten im Zusammenhang mit der Durchführung der vereinbarten Leistung zu gewähren. Dies gilt auch, wenn das Vertragsverhältnis vor- zeitig endet. Die Herausgabe von Unterlagen, Plänen oder Auskünften an Dritte - aus- genommen die zur Realisierung der Aufgaben notwendigen Partner - bedarf der vor- herigen Zustimmung der Zentralen Beschaffung. 8. Abnahme der Leistung durch den Nutzer zusammen mit dem/der Auftragnehmerin. 9. Übergabe (digital) aller erstellten Dokumente durch der/die Auftragnehmerin inner- halb von 10 Arbeitstagen (inklusive Abnahmenachweis) nach Auftragsausführung an die Zentrale Beschaffung der TU Berlin. 10. Rechnungslegung durch den/die Auftragnehmer*in unter Beachtung der AGB der TUB. 11. Rechnungsprüfung und -begleichung durch die Auftraggeberin (Zentrale Beschaffung der TU Berlin)

5 EINZUREICHENDE UNTERLAGEN

Folgende Punkte sind neben den zu erbringenden Erklärungen (Wirt-Dokumente) im Ange- bot schriftlich darzustellen. Werden die folgenden Punkte nicht schriftlich dargestellt, so wird das Angebot ausgeschlossen.

• TUB - Angebotsschreiben des Bieters: Bitte reichen Sie dieses Dokument ausgefüllt mit dem Angebot ein. • TUB - Preisblatt (ZK1): Bitte reichen Sie dieses Dokument ausgefüllt mit dem Angebot ein. • TUB - Eingesetztes Personal (EK): Der/Die Bieter*in bestätigt in Form einer Eigener- klärung, dass das einzusetzende Personal hinsichtlich der Anforderungen aus Punkt 2.1 und entsprechend 2.2 dieser Leistungsbeschreibung befähigt ist. Entsprechende Nachweise werden im Zuge der Zuschlagsfindung durch die Auftrag- geberin nachgefordert und sind spätestens zu Vertragsbeginn vorzulegen

1 ZK = Zuschlagskriterium

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• TUB - Kapazitätszusicherung (EK): Der/Die Bieterin legt seine Personalkapazität plau- sibel dar, aus der erkennbar wird, dass ihr/sein Unternehmen zur fristgerechten Prü- fung (ein Prüfungsdurchlauf aller Gebäude im Sinne 2.1, 2.2 in der Lage ist. Die Bedin- gungen aus der Eigenerklärung zum eingesetzten Personal gelten entsprechend und sind nachzuweisen. • TUB - Betriebshaftpflichtversicherung (EK): Der/ die Bieterin bestätigt in Form einer Eigenerklärung, dass eine gültige Betriebshaftpflichtversicherung mit nachfolgenden Mindestdeckungssummen besteht: a) für Personenschäden und Sachschäden 10 Mio. EUR b) für Vermögensschäden 5 Mio. EUR je Schadensereignis besteht.

Bei Bietergemeinschaften muss jedes einzelne Mitglied der Bietergemeinschaft über eine den Mindestanforderungen entsprechende Berufshaftpflichtversicherung verfügen. Entsprechende Nachweise werden im Zuge der Zuschlagsfindung durch die Auftraggeberin nachgefordert. Hinweis der Auftraggeberin: Hat ein Bieter/ haben die Mitglieder einer Bietergemeinschaft zurzeit keinen ausreichenden Versicherungsschutz, kann der Nachweis der geforderten Deckungssummen durch die schriftliche Zusage eines Versicherers erfolgen, dass der Versicherer im Auftragsfall bereit ist, eine solche Versicherung abzuschließen.

6 ZUSCHLAGSKRITERIUM UND GEWICHTUNG

Unter Berücksichtigung aller Umstände wird der Zuschlag jeweils auf das wirtschaftlichste An- gebot erteilt. Die Bewertung erfolgt auf Grundlage des schriftlichen Angebots. Daher liegt es im Interesse des Bieters, alle angeforderten Informationen so detailliert und korrekt wie mög- lich zur Verfügung zu stellen.

Die Zuschlagserteilung erfolgt zu 100 % auf den Gesamtangebotspreis in € netto.

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