Anlage2_Leistungsbeschreibung.pdf

[Seite 1]

Leistungsbeschreibung

zum Vergabeverfahren

Projektträgerschaft „Digitalpakt 2.0 (Rahmenvereinbarung und

Verwaltungsvereinbarung zwischen Bund und Ländern)“

[Seite 2]

Inhalt

GEGENSTAND DES AUFTRAGS ........................................................................................................................... 2

1. SCHWERPUNKTE DER ARBEIT DER PROJEKTTRÄGERSCHAFT ................................................................ 4
2. ADMINISTRATIVE AUFGABEN DER PLANUNG, ORGANISATION UND DOKUMENTATION, GESTALTUNG DER ZUSAMMENARBEIT UND GENERELLES MONITORING .................................................... 13 2.1 ORGANISATION, ZUSAMMENARBEIT UND DOKUMENTATION ........................................................................... 13 2.2 MONITORING DER DISKUSSION MIT BEZUG ZUM DIGITALEN WANDEL IN DER BILDUNG .................................... 15 2.3 UNTERSTÜTZUNG BEI WISSENSCHAFTLICHEN EVALUATIONEN SOWIE DER KONZEPTION UND UMSETZUNG VON BEGLEITFORSCHUNGSMAßNAHMEN UND STUDIEN ...................................................................................................... 15
3. BEOBACHTUNG, ANALYSE UND BERICHTERSTATTUNG ZUM FÖRDERGESCHEHEN............................ 17
4. FACHINFORMATION UND UNTERSTÜTZUNG DER PRESSEARBEIT ...................................................... 17
5. LEISTUNGSKATEGORIEN; EINHEITSLEISTUNGEN (E) ............................................................................ 18 5.1 SITZUNGEN UND VERANSTALTUNGEN ........................................................................................................... 18 5.2 UNTERSTÜTZUNG DER FACHINFORMATION (FACHKOMMUNIKATION) UND PRESSEARBEIT ................................. 22 ANHANG ........................................................................................................................................................... 25 MITWIRKUNGSLEISTUNGEN DER AG .............................................................................................................. 25 BEISTELLUNGEN DER AG.................................................................................................................................. 25 KOMPETENZVORSORGE DES AN ..................................................................................................................... 27 RÄUMLICHE AUSSTATTUNG DES AN ............................................................................................................... 28 TECHNISCHE ANFORDERUNGEN AN DEN AN ................................................................................................. 28 ARBEITSSPRACHE ............................................................................................................................................. 29 CORPORATE DESIGN DES BMBFSFJ UND BARRIEREFREIHEIT ...................................................................... 29 VERANSTALTUNGEN ........................................................................................................................................ 29 AUSFÜHRUNGSFRISTEN .................................................................................................................................. 30 VERTRÄGE MIT DRITTEN, NUTZUNG VON RAHMENVEREINBARUNGEN DER AG ........................................ 30 KALKULATION UND ABRECHNUNG EXTERNER KOSTEN ............................................................................... 30 EINKAUF VON FREMDLEISTUNGEN ................................................................................................................ 31 NACHHALTIGKEIT ............................................................................................................................................ 31 KORRUPTIONSPRÄVENTION UND SPONSORING .......................................................................................... 34 ZUSAMMENARBEIT IM KREIS DER PROJEKTTRÄGER..................................................................................... 34 DIENSTSITZ DER AG ......................................................................................................................................... 34 ÜBERLEITUNGSPHASE ..................................................................................................................................... 34

• 1 -

[Seite 3]

Gegenstand des Auftrags

Der Projektträger (PT) unterstützt als Auftragnehmer/Auftragnehmerin (im Folgenden Auftragnehmer

oder der AN) das Bundesministerium für Bildung, Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMBFSFJ),

Referat 413 „Infrastrukturförderung Schule“ (im Folgenden Auftraggeberin oder die AG) bei der

Bearbeitung der Aufgaben, die sich aus dem Digitalpakt 2.0 ergeben. Grundlagen des Digitalpakts sind die

Rahmenvereinbarung zwischen Bund und Ländern über den Digitalpakt 2.0 (RV), die

Verwaltungsvereinbarung Digitalpakt 2.0 (VV) und die Bund-Länder-Initiative zum Digitalen Lehren und

Lernen. Demzufolge gliedert sich der Digitalpakt 2.0 in drei Handlungsstränge:

• I „Ausstattung und IT-Infrastruktur“,

• II „Schul- und Unterrichtsentwicklung“ und

• III „Bund-Länder-Initiative Digitales Lehren und Lernen“.

Die Unterstützung des AN wird vor allem im Handlungsstrang I benötigt, sowie für

handlungsstrangübergreifende Gremien und Aufgaben, insbesondere hinsichtlich Transfers,

Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit.

Der Handlungsstrang I im Digitalpakt 2.0 zielt darauf ab, die Innovationsimpulse des DigitalPakt Schule

(kurz: DPS) von 2019 bis 2024 im Bereich einer – an den pädagogischen Anforderungen ausgerichteten –

modernen schulischen IT-Infrastruktur in den Ländern fortzuführen. Dazu wird:

• die aufgebaute digitale Bildungsinfrastruktur weiterentwickelt, an den technologischen

Fortschritt angepasst und zur Erreichung einer flächendeckenden Ausstattung bedarfsgerecht

vervollständigt (Nr. 2.2 RV und § 1 Absatz 2 VV).

• Eingeschlossen ist nun auch die Förderung der digitalen Bildungsinfrastruktur, das heißt neben

Software und Hardware auch Betriebssoftware, Werkzeuge und Bildungsmedien (Nr. 2.2 RV und

§ 1 Absatz 2 VV).

• Darüber hinaus werden im Digitalpakt 2.0 die Bereiche professioneller IT-Administration sowie

Beratung und Transfer ausgebaut (Nr. 2.2 RV und § 1 Absatz 2 VV). Die im DigitalPakt Schule

erarbeiteten länderübergreifenden Vorhaben haben einen wichtigen Beitrag geleistet, die digitale

Bildungsinfrastruktur mit der schulischen IT-Landschaft zu verknüpfen. Die künftigte Förderung

des Digitalpakts 2.0 insgesamt soll weitere systemische Veränderungen anstoßen und die

Harmonisierung, Interoperabilität sowie Anschlussfähigkeit im Sinne einer ganzheitlichen

digitalen Bildungsinfrastruktur weiter vorantreiben (Nr. 2.2 RV und § 1 Absatz 3 VV).

• Dieses schließt ein Monitoring und Erfolgskontrollen ein.

• 2 -

[Seite 4]

Im Handlungsstrang I erfolgen Beantragung, Bewilligung und Bewirtschaftung der Mittel durch jeweils

benannte Stellen in den Ländern. Deren Arbeit ist von Bundesseite zu überwachen. Denn die

Unterstützung des Bundes an die Länder erfolgt als Finanzhilfe gem. Art. 104c GG aus dem

Sondervermögen „Infrastruktur und Klimaneutralität“ (SVIK) gemäß Art. 143h Abs. 1 GG i. V. m. dem

Gesetz zur Errichtung eines Sondervermögens Infrastruktur und Klimaneutralität (SVIKG).

Der Digitalpakt 2.0 beruht auf der Abstimmung der zwischen Bund und Ländern gemäß ihrer den

jeweiligen Zuständigkeiten entsprechend aufgabenteilig organisierten Arbeiten. Diese Abstimmung findet

in einem Lenkungskreis (Staatssekretärsebene) sowie von ihm eingesetzten Gremien (Fach-AG und

weiteren Unterarbeitsgruppen) von Bund und Ländern statt.

Die Arbeit des AN erfolgt nach Abstimmung zur Unterstützung der Aufgaben der AG und umfasst in

diesem Zusammenhang insbesondere

• die organisatorische, inhaltliche sowie protokollarische Unterstützung der Aufgaben der AG im

Lenkungskreis (§ 13 VV), der Fach-AG, in Bund-Länder-Arbeitsgruppen sowie in Unter-

Arbeitsgruppen, deren Einsetzung diese Gremien beschließen können, und

• Aufgaben der, in Zusammenarbeit mit den 16 benannten Stellen der Länder erfolgenden,

quartalsweisen Steuerung des Mittelbedarfs einschließlich etwaiger Mittelumverteilungen (§ 7 o Absatz 6 und 7 VV) und der monatlichen bzw. quartalsweisen Kassenplanung sowie der jährlichen

Bedarfsplanung,

der regelmäßigen jährlichen Berichterstattung zum Herbst (gemäß SVIKG) sowie ggfls. weiterer o erforderlicher Berichte (§ 11 VV),

des Controllings der Mittelverwendung (Nachweis der Verwendung gemäß § 11 VV und o abschließenden Abrechnung der Bundesmittel gemäß § 12 VV).

Darüber hinaus wird eine Abstimmung mit verschiedenen Akteuren auf Länderseite gemäß Vorgaben der

AG erwartet sowie Unterstützung beim Monitoring gem. der Vorgaben des BMF zum SVIKG, bei der

Evaluation (§ 14 VV) und zudem die Aufbereitung von relevanten (Zwischen-)Ergebnissen, die geeignete

Unterstützung von neuen Transferaktivitäten und die Gestaltung von Maßnahmen zur

Fachkommunikation.

Hinzu kommt die fachliche Unterstützung des BMBFSFJ durch die Analyse und Bewertung von Aktivitäten

digitaler Bildung in verschiedenen Ebenen, bildungs- über gesellschaftswissenschaftlich bis

informatorisch und technisch, sowie bei der Beantwortung von einschlägigen Anfragen jeglicher Art

(Parlament, BRH, Medien, Öffentlichkeit, Förderinteressenten etc.) sowie der Aufbereitung dieser

• 3 -

[Seite 5]

Informationen in einer gemeinsamen und für die AG zugänglichen digitalen Datenbank.

Die strategisch-politischen Aufgaben und die Gesamtkoordination für die verschiedenen Gremien und

Aktivitäten verbleiben im BMBFSFJ. Der AN ist im Rahmen des Auftrags an die Richtlinien und Weisungen

der AG gebunden.

1. Schwerpunkte der Arbeit der Projektträgerschaft

Folgende Aufgaben und Pflichten sind im Zusammenhang mit der Projektträgerschaft in Abstimmung mit

der AG und nach deren Auftrag sowie nach deren Vorgaben kontinuierlich bzw. wiederkehrend zu erfüllen

(Pauschalleistungen).

A) Mittelbewirtschaftung und Vorhabenprüfung

Datengrundlage und Berichtswesen

Anforderung Dateninput, Datenprüfung, Instrumente, Sicherheit, Systemqualität

Zur Erfüllung der eingangs genannten Prüf- und Berichtsaufgaben des Bundes wurden Umfang,

Zweck und Periodizität des Berichtswesens in der Verwaltungsvereinbarung zum DP 2.0

(Handlungsstrang I) verankert, dabei vor allem:

• quartalsweise zur Mittelplanung und Bewirtschaftung (§ 7 Absatz 6 und 7 VV), • jährlich zum Programmfortschritt und zum Nachweis der Verwendung (§ 11 Absatz 1 bis 7 VV) • zur Zusätzlichkeit der Bundesmittel (§ 11 Absatz 8 und 9 VV) • Quartalsweise und monatsweise zur Kassenplanung über die geplanten Auszahlungsanordnungen aus der Bundeskasse (§ 10 Absatz 3 VV) mittels Formular gemäß Bewirtschaftungsschreiben des BMF, • monatliche Kassenplanung über die geplanten Auszahlungsanordnungen ab 10 Mio. Euro (mittels Formular gemäß Bewirtschaftungsschreiben des BMF).

Zur Umsetzung des Berichtswesens wurde – auf Basis der VV – mit den Ländern eine Datensemantik

entwickelt, die Grundlage für die Datenzuflüsse und das Programmcontrolling ist (siehe dazu die

Datensatzbeschreibungen in der Anlage).

Ergänzende Daten und Berichte können sich auf Anforderungen des Bundesfinanzministeriums

hinsichtich der SVIKG-Umsetzung ergeben (s. u. zu SVIK).

• 4 -

[Seite 6]

Aufbau eines Datenmanagement-Systems

Aufgabe des AN ist es, ein umfassendes, konsistentes, sicheres und rechtskonformes

Datenmanagement zu nutzen oder aufzubauen, welches es erlaubt, alle auf Landes- und Bundesseite

anfallenden und aus der VV abgeleiteten Daten korrekt, konsistent und zeitnah zu erfassen,

zusammenzuführen, zu verarbeiten, vorzuhalten und auszuwerten. Dies setzt die Entwicklung oder

Bereitstellung eines IT-gestützten Datenmanagement-Verfahrens voraus, das auf den von

Länderseite gelieferten Daten aufbaut und die Abläufe in den Ländern bei den zentralen,

bundesseitigen Auswertungen und Verfahrensschritten berücksichtigt. Entwickelte und eingesetzte

Prüfverfahren - auch unter Einsatz dafür erforderlicher automatisierter Werkzeuge - sind Grundlage

für Effizienz und Korrektheit der nachgelagerten Analyse-, Berichts- und Prüfaufgaben des AN. Fehler

und Inkonsistenzen der Daten sind in Zusammenarbeit mit den datenliefernden Stellen aufzudecken,

zu analysieren und zu beseitigen. Das Ergebnis hat eine auf dem aktuellen Stand gehaltene,

vollständige und konsolidierte Datenbank aller Maßnahmen des Programms und ihrer gemäß VV zu

übermittelnden Eigenschaften zu sein. Die mit den Ländern abgestimmten Datenstrukturen in der VV

sind dafür die Grundlage; für ggf. auftretende systematische Abweichungen hat der AN ein Vorgehen

zu erarbeiten, um das Daten-Prüfverfahren anzupassen. Prüfverfahren und Prüfschritte sind nicht

abschließend, sie sind im Verlauf der Programmumsetzung entsprechend der Analyseergebnisse,

Anfragen und Prüfbitten bedarfsgerecht, mindestens aber einmal pro Jahr, auf Angemessenheit,

Qualität und Effizienz zu überprüfen und zu optimieren.

Nutzung der Datengrundlage für die Prüfaufgaben des Bundes

Aufgabe des AN ist die Umsetzung der Prüfaufgaben des Bundes als Finanzhilfe gemäß Art. 104c GG

aus dem Sondervermögen „Infrastruktur und Klimaneutralität“ (SVIK) gemäß Art. 143h Ab. 1 GG i. V.

m. dem Gesetz zur Errichtung eines Sondervermögens Infrastruktur und Klimaneutralität (SVIKG)

und gemäß der Verwaltungsvereinbarung. Für die anfallenden Aufgaben sind für die vorliegenden

Daten Prüf- und Auswertungsschritte zu entwickeln. Die Prüfschritte sollen vorrangig den VV-

konformen und Einsatz der Mittel und Zahlungsablauf nachzeichnen und dabei systemische

Abweichungen und spezifische Maßnahmen identifizieren, bei denen über mögliche

Rückforderungen fachlich und administrativ zu entscheiden ist. Effizienz und Korrektheit der

Prüfaufgaben hängen von den vom PT eingesetzten Prüfverfahren und der Entwicklung sowie

dem Einsatz dafür erforderlicher automatisierter Werkzeuge ab.

Hierfür sind die in den Daten beschriebenen Maßnahmen ihrem Umsetzungsstand nach zu

analysieren. Laufende Maßnahmen sind anhand der Berichte daraufhin zu prüfen, ob und inwieweit

diese von Standardwerten abweichen oder andere Anlässe für vertiefte Prüfungen erkennbar sind.

Bei abgeschlossenen Maßnahmen ist anhand der Beschreibungen der Fördergegenstände und der

weiteren Berichtspunkte die zweckentsprechende, wirtschaftliche und VV-konforme Verwendung

• 5 -

[Seite 7]

der Mittel zu prüfen. Sofern sich bei den Prüfungen auf Basis der vorhandenen Daten Prüfanlässe

ergeben, sind vertiefte Prüfungen anhand von weiterführenden Unterlagen durchzuführen. Auch für

die vertieften Prüfungen ist vom AN ein Prüfprozess zu entwickeln. Die entwickelten Prüfschritte

sind auf die in den Ländern jeweils unterschiedlichen landesrechtlichen Grundlagen und Prozeduren

der Förderung abzustimmen. Prüfverfahren und Prüfschritte sind nicht abschließend, sie sind im

Verlauf der Projektträgerschaft periodisch, mindestens einmal pro Jahr, auf Angemessenheit,

Qualität und Effizienz zu überprüfen und ggf. anzupassen. Prüfverfahren müssen automatisierte

Verfahren und manuelle Prüfschritte zielführend verbinden.

Ausgangspunkt ist die Entwicklung plausibler Grundannahmen für Aufwand und Kosten von

Fördervorhaben im Digitalpakt 2.0. Diese Grundannahmen sind anhand eingehender Daten

mindestens einmal pro Jahr zu validieren. Ferner ist für die ersten Prüfungen eine initiale

Stichprobengröße zu vereinbaren, die im Verlauf der Projektträgerschaft und bei Zunahme der

Verwendungsnachweise mit der Maßgabe reduziert wird, dass die Prüfverfahren bei gleichbleibender

Qualität der Prüfergebnisse effizienter werden.

Unterstützung bei der Mittelplanung und -bewirtschaftung

Durch den AN erfolgt ein kontinuierliches Monitoring der Mittelabflüsse der Länder sowie der

Mittelbedarfe für künftige Abflüsse. Der AN erstellt mindestens quartalsweise Auswertungen und

Prognosen zu künftigen Mittelbedarfen und Abflüssen und unterstützt den AG bei der

Bewirtschaftung der Mittel aus dem Sondervermögen.

Aus den Finanzplanungen und Mittelanmeldungen der Länder sowie dem Stand der

Programmumsetzung ist eine laufend zu aktualisierende Mittelübersicht und Finanzplanung zu

erstellen, die den Anforderungen an eine Weiterleitung an das BMF entspricht (§ 10 Absatz 3 VV).

Quartalsweise ist vom AN aufgrund der oben genannten Analysen eine Prognose für die zukünftigen

Mittelbedarfe zu erstellen. Diese dient dem Zweck, im Sondervermögen Mittel entsprechend der

Planung der Länder verfügbar zu machen.

Unterstützung bei Anfragen und Berichtspflichten, Bereitstellung von Programmdaten für die

Programmsteuerung, Analysen

Die eingehenden Daten aus den Ländern zur Programmumsetzung und zu den Mittelabflüssen sind

zentrale Elemente der Programmsteuerung für die AG und dienen auch als Grundlage zur

Beantwortung von Anfragen, insbesondere aus dem parlamentarischen Raum und bei Prüfbitten der

Rechnungshöfe, sowie zur Erfüllung von Berichtspflichten etwa gegenüber dem BMF im Kontext des

SVIKG. Aufgabe des AN ist es daher, die Daten aufzubereiten und auszuwerten, so dass sie

angemessen für die AG für diese Zwecke zur Verfügung stehen. Dort wo notwendig, sind

Datenabgleiche aus dem Datenbestand des DPS und des DP 2.0 zu machen (siehe

• 6 -

[Seite 8]

Datensatzbeschreibung DPS in der Anlage). Sofern für diese Aufgaben weitere Daten erforderlich

sind, sind Erhebungsmöglichkeiten aufzuzeigen und diese – soweit verfügbar oder in Abstimmung

mit der AG - zu erfassen, zusammenzuführen, zu pflegen, auszuwerten und aufzubereiten.

Dafür hat der AN ein Konzept zu entwickeln, wie die Daten in einer Form zusammengeführt werden,

dass sie ein fundiertes Monitoring und die Bereitstellung von Visualisierungen und Dashboards

ermöglichen. Für den AG-Zugriff auf sämtliche vorgenannten sowie im Rahmen der

Aufgabenerfüllung erhaltenen Daten und Informationen sind gesichert zugängliche Einsichts- und

Auswertungsmöglichkeiten bereitzustellen. Vom AN sind effiziente Verfahren zur Beantwortung

ähnlich gelagerter Anfragen zu entwickeln und einzusetzen.

Für die Kommunikation der AG, z. B. auf der Webseite, sind die Daten vom AN in angemessener Weise

und unterschiedlichen Formaten aufzubereiten, z. B. in Form von Grafiken, Texten oder interaktiven

Elementen, wie Förderlandkarten (s. u. 5.2).

Wissensmanagement und Programm-Monitoring

Auf Basis der oben beschriebenen internen Daten und Aufgaben aus dem Programmvollzug ist vom

AN ein Wissensmanagement für die folgenden Zwecke aufzubauen und kontinuierlich

bereitzuhalten:

• Erfüllung der AG-seitigen Aufgaben aus der Rahmenvereinbarung und der VV, insbesondere in Hinblick auf die Governance-Strukturen,

• Dokumentation von Prüfentscheidungen, • Informationen zur Umsetzung des Programms in den Ländern, • Bereitstellung von Informationen für die Evaluation, • tagesaktuelle Sprechfähigkeit der AG zum Programm, insb. in Bezug zu jeglicher Art von Anfragen (Bürger, Presse, Bundestag etc.) sowie

• Bereitstellung von (Zwischen)ergebnissen aus der Programmumsetzung für die

Öffentlichkeitsarbeit

Für diese Zwecke hat der AN neben dem Wissensmanagement- auch ein Monitoringsystem zu

entwickeln und Informationen zentral für die AG bereitzustellen. Die AG erhält eigene

Zugriffsmöglichkeiten auf das Monitoringsystem sowie die dafür erforderlichen Anleitungen und

Hilfestellungen.

Neben den programminternen Informationen sind externe Informationen in das

Wissensmanagement und Programm-Monitoring einzubeziehen. Folgende Monitoringaufgaben sind

neben den, an anderen Stellen dieser Leistungsbeschreibung bereits genannten, in Abstimmung mit

der AG kontinuierlich zu erfüllen und der AG in geeigneter Form bereitzustellen:

• Beobachtung des Handelns (z. B. Veranstaltungen, Förderungen) und Sichtung der Produkte (z. B. Internetseiten, Veröffentlichungen, Studien, Statistiken, Berichte, Positionspapiere, Newsletter)

• 7 -

[Seite 9]

mit inhaltlichen Bezügen zum Handlungsstrang I des DigitalPakts 2.0 von wichtigen Akteuren der

Wissenschaft, Zivilgesellschaft, Verbänden, Wirtschaft und von Ressorts auf Bundes- und

Landesebene sowie der EU,

• Beobachtung der Rezeption des Programms, vor allem in Presse, sozialen Medien, Zivilgesellschaft und Wirtschaft.

B) Abstimmung mit den Ländern (u. a. Auslegungsfragen der Benehmensherstellung)

Die Förderung der Länder beruht auf der Grundlage von Länderprogrammen (§ 5 VV) und den dort

festgelegten Verfahrensschritten des Benehmens mit dem Bund und der Information der Länder.

Diese Schritte sind von der AN zu begleiten und zu unterstützen. Dazu sind die von Länderseite

eingehenden Richtlinien, landesrechtliche Regelungen oder untergesetzliche Vorschriften in

Abstimmung mit der AG unter Berücksichtigung landesrechtlicher Spezifika auf Konformität zur VV

abzugleichen. Dies schließt auch etwaige zukünftige Änderungsbekanntmachungen ein.

C) Berichtswesen im Rahmen des Sondervermögens Infrastruktur und Klimaschutz (SVIK)

Das BMBFSFJ hat jährlich dem BMF über die Durchführung von Kontrollen zur Gewährleistung der

zweckentsprechenden Mittelverwendung gemäß SVIKG zu berichten.

Der AN hat hierzu die notwendigen Daten zu sammeln und zu einer über alle geförderten Vorhaben

konsistenten Berichtsdatenbasis zu aggregieren, auf Basis dieser Daten fachliche Entwürfe und

sonstige Zuarbeiten für das SVIK-Monitoring zuzuliefern, mit den benannten Stellen der Länder und

der AG abzustimmen sowie für die Gremien des Digitalpakt 2.0 vorzubereiten.

Als Bestandteil dieses Monitorings sind auch die gemäß SVIKG von den Ländern übermittelten

Angaben nach § 11 Absatz 1 der VV auszuwerten und aufzubereiten.

D) Evaluation

Handlungsstrang I wird programmbegleitend evaluiert, dies dient der Überprüfung und Beurteilung

der Zielerreichung, Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit des Mitteleinsatzes. Der AN leistet die

organisatorische, teils in Kooperation mit dem Evaluator inhaltliche sowie protokollarische

Unterstützung zur Erarbeitung der Erfolgskontrollen in 2028 und 2030 sowie für den

Abschlussbericht. Dabei berücksichtigt der AN sowohl die inhaltlichen als auch die methodischen

Erkenntnisse der Evaluationen des DPS 1.0 und berücksichtigt gleichzeitig im gesamten

Evaluationsprozess zielgerichtete fachliche Überschneidungen zu Handlungsstrang III und deren

Evaluationsteam.

• 8 -

[Seite 10]

Der AN unterstützt die AG bei allen in diesem Kontext anfallenden Aufgaben (Datenbereitstellung,

Kontaktvermittlung für Interviews, Koordination, Sitzungsvorbereitung und -nachbereitung,

Öffentlichkeitsarbeit etc.) sowie die Länder nach Maßgabe der Entscheidungen des Lenkungskreises

bei der Evaluation gem. § 14 VV.

E) Vorhabenprüfung

Der AN unterstützt die AG umfassend bei der Prüfung der Übersichten über die von den Ländern

geprüften Verwendungsnachweise gemäß § 11 VV nach inhaltlichen und haushaltsrechtlichen

Kriterien, entwickelt bzw. nutzt und betreibt dazu ein auf automatisierten Verfahren aufbauendes

Prüfsystem und passt dieses ggf. an zusätzliche Prüferfordernisse in Abstimmung mit der AG an.

Diese können sich aus dem Verfahren ebenso ergeben wie aus Vorgaben vonParlamenten und

Anforderung von Rechnungshöfen.

Der AN unterstützt die AG bei anlassbezogenen Prüfungen von Vorhaben (§ 12 Absatz 1 Satz 3 sowie

Absatz 4 S. 11 VV). Für eine solche Prüfung von Nachweisen ist ein stichprobenbasiertes Verfahren

aufzubauen bzw. zu nutzen. Dafür sind fachlich und finanziell valide Schwellenwerte aus den

Angaben der Projekte für Verdachtsfälle im Prozess zu ermitteln und eine Gesamt-Stichprobengröße

zu definieren. Die Gesamtmenge der in der Stichprobe gezogenen Vorhaben sollte 5% der Vorhaben

nicht überschreiten. Es wird erwartet, dass der AN durch die Auswertung der Übersichten der Länder

über von ihnen geprüfte Verwendungsnachweise eine Verbesserung der Genauigkeit der

Schwellenwerte und Reduktion der Stichprobengröße erzielt.

Der AN unterstützt die AG bei der Abwicklung von Rückforderungen gemäß § 12 VV.

F) Gremienarbeit

Der AN unterstützt die AG bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der mindestens

zweimal pro Jahr in Berlin in Räumen der AG oder der KMK oder im jeweiligen KMK-Vorsitzland

geplanten, jeweils vierstündigen Sitzungen des gemeinsamen Lenkungskreises (§ 13 VV), der

vorbereitenden, mindestens viermal pro Jahr tagenden Fach-AG und möglicher weiterer

Fachgremien gemäß Nr. 4.2 RV und § 13 Absatz 3 Nummer 3 VV) sowie den von diesen Gremien

beschlossenen bzw. veranlassten Aufgaben. Zum Zeitpunkt der Ausschreibung waren eine Unter-

Arbeitsgruppe (UAG) zur Beratung länderübergreifender Projekte, eine zur Evaluation und eine zur

Berichterstattungtätig, dazu eine weitere zu Öffentlichkeitsarbeit.

• 9 -

[Seite 11]

Aufgabe der Gremien ist die handlungsstrangübergreifende Beratung über alle Fragen der

Umsetzung des Digitalpakts 2.0, über länderübergreifende Vorhaben, die Inhalte der Berichte und

die vereinbarte Evaluation. Neben der Protokollierung wird die Ausarbeitung und Abstimmung von

Stellungnahmen zu den vorgenannten Fragen erwartet.

G) Beantwortung von Fragen Externer

Der AN unterstützt die AG bei Prüfungen durch den Bundesrechnungshof bzw. durch die

Landesrechnungshöfe (vgl. § 12 Absatz 4 VV) und unterstützt bei der Bewertung von deren

Prüfungsbemerkungen zum Digitalpakt 2.0 (vgl. § 12 Absatz 4 VV).

Der AN unterstützt die AG bei allen Informations- und Kommunikationsmaßnahmen gemäß § 3

Absatz 6 VV in Zusammenarbeit mit den Ländern. Damit verbunden sind die Konzeption, Umsetzung

und Auswertung geeigneter Maßnahmen der Fachkommunikation.

H) Transfer und Öffentlichkeitsarbeit

Der AN unterstützt die AG bei der Darstellung des Programms sowie bei der Öffentlichkeits- und

Pressearbeit mit den Zielen:

• handlungsstrangübergreifender Sichtbarkeit und Breitenwirkung des Digitalpakts 2.0,

• bürgernaher und fachspezifischer Vermittlung der Ergebnisse des Digitalpakts 2.0 (gute

Verständlichkeit).

Der AN entwickelt im Verlauf der Vertragslaufzeit innovative und zielgruppengerechte

Transferkonzepte zur Unterstützung der Ziele des Digitalpakts 2.0. Dabei werden bestehende

Formate kontinuierlich weiterentwickelt und durch neue Ansätze ergänzt, um Erkenntnisse,

Ergebnisse und Good-Practice-Beispiele wirksam für Schulen, Schulträger, Länder, Kommunen und

weitere relevante Akteure aufzubereiten und zu verbreiten. Die Transferkonzepte sind in enger

Abstimmung mit der AG zu konzipieren, umzusetzen und hinsichtlich ihrer Reichweite und

Wirksamkeit fortlaufend zu evaluieren.

Dafür sind nachfolgende Zielgruppen besonders relevant: Presse/Medien, die interessierte

Öffentlichkeit, Zivilgesellschaft, Fachpublikum, Länder, Kommunen, Schulträger, Schulen,

Schulleitungen. Die genannten Zielgruppen werden mit spezifischen Formaten angesprochen.

Formate sollten Dashboards, Kurzübersichten und -texte sein (ca. 12 Formate jährlich, zu je ca. einer

Seite, DIN A4).

• 10 -

[Seite 12]

Im Mittelpunkt aller Kommunikationsmaßnahmen steht die Domain zum Digitalpakt 2.0:

www.digitalpaktschule.de . Zweitrangig ist die BMBFSFJ-Unterseite Digitalpakt 2.0 aktuell zu halten.

Dem AN obliegt die inhaltliche und gestalterische Pflege und Weiterentwicklung der erstgenannten

Webseite und der BMBFSFJ-Unterseite entsprechend den Vorgaben des BMBFSFJ. Der Aufbau und

die Aktualität der Unterseite, nebst Landkarte zu den am Digitalpakt 2.0 teilnehmenden Schulen, sind

vom AN in Abstimmung mit der AG fortlaufend und anlassbezogen (mindestens jedoch vier Mal p.a.)

konzeptionell und redaktionell zu überprüfen und anzupassen (dies beinhaltet u. a. Textentwürfe,

Bildvorschläge, Aktualisierungsvorschläge).

Der AN unterstützt die AG bei der für die BMBFSFJ-Unterseite erforderlichen Abstimmung mit dem

für die Öffentlichkeitsarbeit zuständigen Referat des BMBFSFJ. Der AN hat dabei zudem in

Abstimmung mit dem Rahmenvertragspartner der AG zu agieren. Durch diesen erfolgt das Hosting

sowie die Bereitstellung eines Content-Management-Systems (CMS).

Der AN unterstützt die AG auch anlassbezogen mit textlichen und grafischen Zulieferungen für

Publikationen und Redebeiträge zur Darstellung des Programms. Er erstellt dafür Entwürfe für Text-

und Redebeiträge/Terminvorbereitungen (bis zu 15 jährlich, zwischen zwei bis fünf DIN-A4-Seiten)

und Präsentationsfolien (bis zu sieben jährlich als Aktualisierung vorhandener Präsentationen sowie

bis zu drei Präsentationen jährlich als Neuerstellung eines Foliensatzes mit im Schnitt 15 Folien),

inklusive der Anfertigung von Visualisierungen, Tabellen und Grafiken.

Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von programmbegleitenden Veranstaltungen in

Präsenz mit hybriden Elementen

Die in diesem Abschnitt genannten Veranstaltungen sind zu unterscheiden von den regelmäßig

anfallenden, nicht an die Öffentlichkeit gerichteten Sitzungen und Besprechungen, die im Rahmen

des laufenden Programmgeschäfts anfallen (z. B. Sitzungen der Gremien, Stakeholder,

Evaluationsteams, Arbeitsbesprechungen). Diese Veranstaltungen sind in anderen Abschnitten dieser

Leistungsbeschreibung beschrieben.

Die genauen Termine für die Veranstaltungen werden von der AG während der Laufzeit des Vertrags

festgelegt. Sowohl die Workshops als auch die öffentlichkeitswirksamen Veranstaltungen dienen der

fachlichen Vertiefung, dem Erfahrungsaustausch, der Vernetzung der beteiligten Akteure sowie der

Diskussion aktueller Entwicklungen und Herausforderungen im Zusammenhang mit dem Digitalpakt

2.0. Schwerpunkte können insbesondere die digitale Infrastruktur, die nachhaltige technische

Ausstattung von Schulen, IT-Administration, Medienbildung, Qualifizierung von Lehrkräften,

• 11 -

[Seite 13]

innovative Lehr- und Lernkonzepte sowie Fragen der Wirkungsmessung und des Transfers guter

Praxis sein.

Der AN übernimmt die Planung und Durchführung der beiden Präsenzveranstaltungen (unter 5.1, E1)

mit bis zu ca. 500 Teilnehmenden. Die Veranstaltungen sind nach den Vorgaben der AG inhaltlich

vorzubereiten, durchzuführen und nachzubereiten. Bei der Planung, Ausschreibung und Organisation

kann der AN nach Rücksprache mit der AG auf dessen bestehende Rahmenvertragspartner

zurückgreifen.

Zu der inhaltlichen Betreuung aller genannten Veranstaltungsarten durch den AN gehören

insbesondere:

• die inhaltliche Konzeption von Programmbestandteilen,

• die Erstellung des Programms sowie die Vorauswahl der Referierenden, Moderierenden und

Teilnehmenden auf Vorschlag des AN in Abstimmung mit der AG (Expertinnen und Experten,

Wissenschaft, Zivilgesellschaft, Schulträger, Ländervertretungen, Kommunen, Stakeholdergruppen,

Verwaltung, Politik, einschlägige Institutionen, geförderte Vorhaben und die interessierte

Fachöffentlichkeit),

• die Erarbeitung und Erstellung sämtlicher Unterlagen und Präsentationen einschließlich der

Programmunterlagen unter Beachtung des Corporate Designs des BMBFSFJ, Dokumentationen und

Protokolle,

• das inhaltliche Briefing von Moderation und Mitwirkenden,

• die Erstellung von Verteilern und Pflege der Kontaktdaten,

• die Durchführung des Teilnehmendenmanagements (inklusive Datenschutz) sowie die

Akkreditierung vor Ort und

• alle inhaltlichen Abstimmungen mit der AG und den Referierenden bis hin zur fachlichen

Auswertung der Veranstaltungen.

Der AN übernimmt zudem die organisatorische Vorbereitung (Sitzungsorganisation, Catering,

Räumlichkeiten und Technik, wobei vorrangig Rahmenverträge des BMBFSFJ und Räumlichkeiten

des BMBFSFJ genutzt werden sollen), Durchführung und Nachbereitung der halb- bis eintägigen

analogen oder hybriden Workshops. Diese finden digital oder in geeigneten Räumlichkeiten

vorwiegend in Bonn oder Berlin statt.

• 12 -

[Seite 14]

Die hierunter anfallenden Vergaben liegen in der Regel unterhalb von 50.000 Euro netto und sind

vom AN durchzuführen, sofern sie diesen Schwellenwert1 nicht überschreiten. Der vergaberechtliche

Prozess mit einem geschätzten Auftragswert über 50.000 Euro netto werden durch die Zentrale

Vergabestelle des BMBFSFJ durchgeführt. Der AN unterstützt in diesem Fall bei der Erstellung der

Vergabeunterlagen sowie bei der Prüfung der Angebote.

Bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen ist der Leitfaden für die nachhaltige

Organisation von Veranstaltungen (Anlage 2 zum Maßnahmenprogramm Nachhaltigkeit der

Bundesregierung) zu berücksichtigen. Für Veranstaltungen ab 100 Teilnehmenden dokumentiert der

AN die Anwendung des Leitfadens, sodass eine Evaluierung der Umsetzung möglich ist.

2. Administrative Aufgaben der Planung, Organisation und Dokumentation, Gestaltung der

Zusammenarbeit und generelles Monitoring

2.1 Organisation, Zusammenarbeit und Dokumentation

Folgende Aufgaben fallen kontinuierlich an (Pauschalleistungen):

Unterstützung des AN:

• Regelmäßige Arbeitsbesprechungen (Jour Fixe) mit der AG im BMBFSFJ Berlin oder als

Videokonferenz (einmal monatlich, jeweils ca. zwei bis drei Stunden mit der Leitung der

zuständigen Arbeitseinheit sowie drei bis fünf Mitarbeitern2 des PT, mindestens mit einem

Referenten), einschließlich der organisatorischen und inhaltlichen Vorbereitung (Vorbereitung der

Tagesordnung und Abstimmung mit der AG).

• Regelmäßige Fortschreibung von Arbeits- und Zeitplänen zur Umsetzung der Maßnahmen im

Rahmen dieser PT-Vereinbarung in Abstimmung mit der AG (Muster werden bereitgestellt) sowie

der Ergebnissicherung der Jours Fixes (Kurzprotokoll, bis zu drei DIN A4 Seiten pro Maßnahme,

Jour Fixe oder anderen Aktivität gemäß dieser Leistungsbeschreibung). Der AN bespricht mit der

AG gegebenenfalls gegliedert nach Maßnahmengruppen und unter Teilnahme der jeweils

betrauten AN-Mitarbeiter den Status der Aufgabenerledigung und das weitere Vorgehen in den

verschiedenen Maßnahmen sowie gegebenenfalls einzelne Projektvorschläge und vorliegende

Anträge/Angebote sowie laufende Projekte in komprimierter Form.

1 Bei gesetzlicher Änderung des Schwellenwertes während der Laufzeit des Vertrags ist der jeweils dann gültige Schwellenwert anzusetzen. 2 Allein aus Gründen der leichteren Lesbarkeit ist in diesem Dokument nur die männliche Form genannt, gemeint sind stets Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

• 13 -

[Seite 15]

Folgende Aufgaben sind ebenfalls in Abstimmung mit der AG kontinuierlich zu erfüllen

(Pauschalleistungen), um AG zu unterstützen (bspw. innerhalb des Ressorts sowie des Ressortkreises):

• Unterstützung der AG bei allgemeinen Informationen (ohne Beratung von Förderinteressenten

und Zuwendungsempfängern (ZE)) für Stakeholder sowie bei fachspezifischen Bürger- oder

vergleichbaren Anfragen (pro Monat ca. fünf Beantwortungen per E-Mail oder Brief von jeweils

bis zu einer DIN A4 Seite, dabei Zulieferung an die AG oder Beantwortung durch den AN in

Abstimmung mit der AG) zu strukturellen und organisatorischen Fragen zum Digitalpakt 2.0

einschließlich nachfolgender Aufbereitung bei Fragen besonderer Relevanz für einen Web-FAQ.

• Fachliche Zuarbeiten zu Berichten des BMBFSFJ, der Bundesregierung, der EU oder der OECD, zu

parlamentarischen Anfragen, Vorlagen, Rede- und Terminvorbereitungen und Vergleichbarem,

bis zu 45 jährlich in Form von Hintergrundinformationen, Textfragmenten u. Ä. mit ca. zwei o bis sechs DIN A4 Seiten;

ca. acht jährlich als Grundtextentwürfe mit ca. acht bis zwölf DIN A4 Seiten; o bis zu vier jährlich in Form von Präsentationen als Zusammenstellung mit geringfügigen o Aktualisierungen/ Ergänzungen vorhandener Präsentationen und

bis zu drei Präsentationen jährlich als Neuerstellung eines Foliensatzes mit im Schnitt 15 bis o 20 Folien.

• Auswertungen und bewertende Stellungnahmen zu Dokumenten (mit Umfängen von 50 bis 150

Seiten) von dritter Seite mit Bezug zum Digitalpakt 2.0 (ca. drei jährlich, jeweils ca. fünf DIN A4

Seiten).

• Unterstützung bei der Abstimmung mit den benannten Stellen der Länder zu Berichtsaufgaben

und Prüfvorgängen (bis zu zehn Mal jährlich mit Vor- und Nachbereitung zu konkreten

Fragestellungen).

• In abgestimmten Fällen Wahrnehmung von Einladungen der AG zu Veranstaltungen Dritter in

Deutschland oder im Ausland (etwa sechs Termine pro Jahr, davon ca. zwei im Ausland, in der

Regel eintägige Veranstaltungen, bei denen eine Repräsentation durch das BMBFSFJ nicht

erforderlich ist, Vertretung durch jeweils eine Person des AN), bei Bedarf auch Zuarbeit für

Diskussionsbeiträge oder Unterstützung der AG bei Präsentationen zum Digitalpakt 2.0 durch den

AN vor Dritten (ca. drei jährlich) sowie grundsätzlich im Nachgang schriftlicher Kurzbericht an die

AG (maximal drei DIN A4 Seiten).

• Fachliche Stellungnahme zu internen Arbeitsdokumenten: Gelegentlich fallen Textentwürfe der

AG an, in deren Erstellung der AN nicht involviert war, die analysiert und bewertet werden (bis

zu drei jährlich, in der Regel fünf- bis zehnseitig, in Ausnahmefällen über zehn DIN A4 Seiten).

Diese Aufgabe dient auch dem fachlich-inhaltlichen Informationsaustausch von AG und AN.

• 14 -

[Seite 16]

2.2 Monitoring der Diskussion mit Bezug zum digitalen Wandel in der Bildung

Folgende Monitoringaufgaben und daraus erwachsende Zuarbeiten sind in Abstimmung mit der AG

kontinuierlich zu erfüllen (Pauschalleistungen):

Aufgabe des AN ist der Aufbau und die Pflege der Daten- und Wissensbasis für die Steuerung der im

Rahmen des Digitalpakts 2.0 relevanten Strategien, Aktionspläne, Fördermaßnahmen und -schwerpunkte,

Förderinstrumente und sonstige Aktivitäten. Der AN unterstützt die AG bei der Einordnung und

Bewertung des Digitalpakts 2.0 im nationalen und internationalen Bildungs- und Innovationsgeschehen

sowie bei der Steuerung und dem Transfer durch:

• Fortführung bestehender Dokumentationen – und ggf. Neuanlage nach Vorgaben der AG – von

Materialien und Literatur sowie kontinuierliche Beobachtung und Sammlung nationaler und

internationaler Publikationen (Monitoring aller Felder der Digitalisierung im Bildungsbereich), die

für die Durchführung der Aktivitäten in diesen Bereichen von Interesse sind. Dies umfasst sowohl

technische und pädagogische als auch ökonomische und regulatorische Aspekte mit Bezügen zu

den §§ 2, 11, 12 und 14 der VV zum Digitalpakt 2.0. Die AG ist jeweils aktuell über besonders

relevante Publikationen und Ereignisse zu informieren.

• Nach Aufforderung durch die AG und in Absprache mit der AG sind Auswertungen o. g. relevanter

grundsätzlicher Veröffentlichungen (überwiegend digital) sowohl auf Deutsch als auch auf

Englisch (bis zu fünf jährlich, max. fünf DIN A4 Seiten).

• Im Einzelfall und in Absprache mit der AG erfolgt eine Teilnahme (mit einer Person, in der Regel

eintägig, ein bis zwei jährlich) an externen Fachveranstaltungen (Kongresse, Tagungen,

Workshops) sowie Ergebnissicherung (Protokoll/Notiz von ca. drei DIN A4 Seiten) an die AG.

Die in diesem Zusammenhang entstehenden Bewertungen und Notizen sind jeweils unmittelbar an die

AG zu übermitteln. Berichte, die vom vorausgegangenen Projektträger des Digitalpakts Schule erstellt

wurden, werden bei Bedarf von der AG zur Verfügung gestellt.

2.3 Unterstützung bei wissenschaftlichen Evaluationen sowie der Konzeption und Umsetzung von

Begleitforschungsmaßnahmen und Studien

Die für diesen Bereich beschriebenen Aufgaben sind ebenfalls regelmäßig durch die AN wahrzunehmen

(Pauschalleistungen).

Der Digitalpakt 2.0 wird durch externe Einrichtungen im Rahmen entsprechender Programme oder

Aktionspläne evaluiert (§ 14 VV). Die AN unterstützt den AG bei der Durchführung von Vergabeverfahren

insbesondere zur Evaluation.

• 15 -

[Seite 17]

Die Vergabe und Durchführung der Evaluation ist eine mit den Ländern gemeinsam durchzuführende

Aufgabe. Die Abstimmung dazu findet im Lenkungskreis statt. Zu den Unterstützungsleistungen der AN

für das BMBFSFJ zählen u. a. Zuarbeiten für die Erstellung der Leistungsbeschreibung und der

Bewerbungsbedingungen (Eignungs- und Zuschlagskriterien), die Angebotsbewertung und die

Dokumentation des Vergabeverfahrens.

Des Weiteren unterstützt der AN die AG bei der fachlichen und administrativen Betreuung der Evaluation

und stellt der AG fachliche und inhaltliche Expertise sowie Datenmaterial zur Verfügung. Der AN arbeitet

dabei der AG während laufender Evaluationen und Begleit(forschungs)maßnahmen bzw. Studien,

Auswertungen und Aufbereitungen zu (auf Anforderung der AG bzw. aufgrund eines Beschlusses des

Lenkungskreises gem. § 13 Absatz 3 VV oder von diesem Gremium eingerichteter Bund-Länder-

Arbeitsgruppen (§ 13 Absatz 3 Nr. 3 VV), bis zu fünfzehn jährlich, jeweils ca. sechs DIN A4 Seiten). Im

Rahmen der internen und externen Kommunikation der Ergebnisse der Evaluationen,

Begleit(forschungs)maßnahmen bzw. Studien durch die AG unterstützt zudem der AN nach Vorgaben der

AG durch Zuarbeiten und Aufbereitungen auf Basis des von der AG zur Verfügung gestellten Materials (bis

zu zweimal pro Jahr Durchsicht mit Überarbeitungsvorschlägen von 20- bis 30-seitigen

Papieren/Folienzusammenstellungen und ggf. Ergänzung um ca. fünf Präsentationsfolien sowie

Arbeitspapiere von ca. acht DIN A4 Seiten).

Zudem unterstützt der AN in Abstimmung mit der AG und nach dessen Vorgaben die Evaluationen i.R.d.

Digitalpakts 2.0, Begleit(forschungs)maßnahmen bzw. Studien:

• Aufbereitung und Bereitstellung von Daten und Informationen aus den jeweiligen Fördermaß-

nahmen nach Vorgaben der AG unter Einhaltung von datenschutzrechtlichen Vorgaben

(beispielsweise über Zuwendungsempfänger, statistische Daten), insbesondere auch in Abstimmung

mit dem Lenkungskreis.

Der AN übernimmt während der Laufzeit der Evaluationen i.R.d. Digitalpakts 2.0,

Begleit(forschungs)maßnahmen bzw. Studien ferner nach Anforderung durch die AG und nach dessen

Vorgaben folgende Aufgaben:

• Teilnahme und Unterstützung der AG bei Arbeits- und Abstimmungstreffen mit Evaluatoren/

Auftragsforschern und der AG (in der Regel im BMBFSFJ Berlin, ca. sechsmal jährlich, eintägig, mit

ein bis zwei Personen) bzw. auch mit Vertretern des Lenkungskreises. Die Unterstützung besteht

neben der Begleitung insbesondere in der Vorbereitung der Treffen, Aufbereitung von Informationen

über die vorhandenen Daten, Beantwortung von Fragen der Evaluatoren/Auftragsforscher.

• Unterstützung einschließlich Begleitung der AG – wiederum in der vorangehend genannten Art der

Informationsaufbereitung aus vorliegenden Daten – bei öffentlichen Veranstaltungen (Workshops,

• 16 -

[Seite 18]

Konferenzen u. Ä.), die von Dritten im Rahmen von Evaluationen und Auftragsforschungsprojekten

organisiert werden (zweimal jährlich, eintägig mit einer Person).

3. Beobachtung, Analyse und Berichterstattung zum Fördergeschehen

Ergänzend zum generellen Monitoring der wissenschaftlichen und fachpolitischen Diskussion und der

Entwicklungen im Themenfeld des Digitalpakts 2.0 (siehe Nummer 2.2) soll auch das Fördergeschehen

auf Projektebene im Digitalpakt 2.0 übergreifend beobachtet und auf Basis von Indikatoren, die in Abstim-

mung mit der AG zu entwickeln und anzuwenden sind, analysiert werden. Die im Folgenden

beschriebenen Aufgaben sind durchschnittlich zwei Mal pro Jahr während der Gesamtlaufzeit dieses

Vertrages einzuplanen (Pauschalleistungen).

Der AN unterstützt auf Fachebene – ohne koordinierende Funktion - die AG bei der Begleitung der

BMBFSFJ-internen, sich über mehrere Abteilungen streckenden Aktivitäten zur Digitalisierung in der

Bildung über den gesamten Vertragszeitraum.

Der AN beobachtet und begleitet übergreifend im Hinblick auf die Förderziele des Digitalpakts 2.0 darin

geförderte Projekte. Dazu gehört eine Schwerpunktsetzung bei der Beobachtung von Projekten in den

Clustern gem. § 2 Absatz 3 VV, die sich in schulbezogene Maßnahmen und systemische Maßnahmen

untergliedern sowie die Verortung der Arbeiten und Ergebnisse aus den Beobachtungen des AN in Bezug

auf Förderschwerpunkte und Projekte in Fachprogrammen des BMBFSFJ mit vergleichbaren Themen,

insbesondere der empirischen Bildungsforschung und der Qualitätsoffensive Lehrerbildung.

Der AN unterstützt die AG bei konzeptionellen Arbeiten zur Weiterentwicklung der digitalen kommunalen

Bildungsinfrastuktur.

Der AN arbeitet Entwicklungen und Erfolge bzw. Ergebnisse nach mit der AG vereinbarten Kriterien und

Kategorien auf (bis zu vier Übersichten bzw. Arbeitspapiere jährlich von jeweils ca. fünf DIN A4 Seiten).

4. Fachinformation und Unterstützung der Pressearbeit

Die Fachinformationen (Fachkommunikation) für den Digitalpakt 2.0 sind in die Kommunikationsstrategie

des BMBFSFJ eingebunden.

Der AN unterstützt die AG bei der Fachkommunikation und Pressearbeit. Die folgenden Aufgaben stellen

weitere Pauschalleistungen dar.

• Erarbeitung von Beiträgen für die Fachkommunikation online, insbesondere für den Internetauftritt

„digitalpaktschule.de“, nachrangig auch für die BMBFSFJ-Unterseite, nach den Anforderungen und

Vorgaben der AG. Dies umfasst die regelmäßige Prüfung, ggf. Aktualisierung und Vorschläge für die

• 17 -

[Seite 19]

Erweiterung der Inhalte sowie für die Konzeption, Gestaltung und Umsetzung neuer Seiten mittels des

von der AG verwendeten Redaktionssystems (ca. fünf bis sieben verschiedene Internetseiten mit bis zu

drei Unterseiten, die mindestens zweimal monatlich überprüft werden sollen; insgesamt ca. fünfmalige

Ergänzung und Überarbeitung von wenigen Sätzen sowie Einstellung von Dokumenten oder Bildern

pro Monat; ca. fünfmal jährlich ein bis zwei DIN A4 Seiten neuer Text jeweils in Deutsch und Englisch).

Teilnahme an zwei Redaktionssitzungen mit Vertretern von Bund und Ländern zur strategischen

Ausrichtung des genannten Internetauftritts (je eintägig mit einer Person).

• Während der Umsetzung des Digitalpakts 2.0 sollen Entwicklungen, Beispiele und Hilfestellungen im

Rahmen des Internetauftritts „digitalpaktschule.de“ aufbereitet und dargestellt werden. Dazu sollen

Beiträge im oben genannten Sinn geleistet werden. Auf Anforderung durch die AG ist ein Entwurf

kurzer fachspezifischer Beiträge für Pressemitteilungen, Pressebeiträge, Interviews, Broschüren etc.

der AG, einschließlich eigener Recherchen anzufertigen (bis zweimal jährlich bis zu zwei DIN A4

Seiten).

• Unterstützung bei der Redaktion, einschließlich Bildauswahl, von BMBFSFJ-Printmedien oder

BMBFSFJ-Online-Publikationen, insbesondere in Verbindung mit Berichten, Workshops, Tagungen

und Konferenzen (ca. viermal jährlich).

Während der Vertragslaufzeit, voraussichtlich in den Jahren 2027 und 2030, werden zudem mindestens

zwei Publikationen veröffentlicht. Diese Leistung (Publikation) ist als Einheitsleistung zu kalkulieren.

• Unterstützung der AG bei der Konzeption und Erstellung von neuen, umfangreicheren Broschüren zu

Fördermaßnahmen, vergleiche Nummer 5.2, E6

5. Leistungskategorien; Einheitsleistungen (E)

5.1 Sitzungen und Veranstaltungen

Die Sitzungen und Veranstaltungen werden nach den Vorgaben der AG durchgeführt. Ihre Planung und

Organisation sind mit der AG abzustimmen, in der Regel erfolgt das im Rahmen der regelmäßigen

Abstimmungsrunden (insbesondere Jour Fixe) (siehe oben unter Nummer 2.1). Etwaige Reisekosten,

Raummieten, Kosten für Technik und Catering sind als externe Kosten (siehe Anhang Nr. IX) nicht in die

Kalkulation des PT-Angebots einzubeziehen. Reisekosten u. a. Aufwände des AN sind im Angebot jedoch

mit einzukalkulieren.

Bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen ist der Leitfaden für die nachhaltige

Organisation von Veranstaltungen (Anlage 4 zum Maßnahmenprogramm Nachhaltigkeit der

Bundesregierung) zu berücksichtigen. Für Veranstaltungen ab 100 Teilnehmenden dokumentiert der AN

die Anwendung des Leitfadens, so dass eine Evaluierung der Umsetzung möglich ist.

• 18 -

[Seite 20]

Die Aufgaben des AN bei Veranstaltungen sind wie folgt definiert.

• 19 -

[Seite 21]

• 20 -

[Seite 22]

Ansprache und Terminabstimmung mit Mitwirkenden und deren Einladung; inhaltliche

Vorabstimmungen.

Übernahme bzw. Unterstützung der AG bei der (Vor-)Ankündigung.

Ankündigungs-, Einladungs- und Teilnahmemanagement.

Fachliche Präsentation des AN und/oder Unterstützung der AG bei der Erstellung von

Redebeiträgen/Präsentationen.

Vorbereitung der Unterlagen für die Mitwirkenden.

Dokumentation der Ergebnisse, Erstellung und Abstimmung eines Ergebnisvermerks für die AG.

Teilnahme der fachlich zuständigen Mitarbeiter des AN zuzüglich Personal zur organisatorischen

Unterstützung.

• 21 -

[Seite 23]

5.2 Unterstützung der Fachinformation (Fachkommunikation) und Pressearbeit

Die Unterstützung der AG bei der Erstellung von Publikationen (Fachinformationen) ist vom AN als

Einheitsleistung zu kalkulieren.

E 6 – Broschüren

I. d. R. DIN A4- oder DIN A5-Format; Vorwort (i.d.R.) der Leitung des BMBFSFJ; Umfang in

Größenordnung von bis zu 150 Seiten; illustriert mit Abbildungen/Tabellen/Grafiken; bis zu zwei während

der Vertragslaufzeit, voraussichtlich in den Jahren 2027 und 2030.

Eine Broschüre entspricht einer Einheitsleistung.

• 22 -

[Seite 24]

Verständigung mit der AG zu den Zielen, Adressaten und Kernaussagen der Publikation und zum Zeitplan

der Arbeiten sowie Abstimmung der Zwischenschritte.

Erstellung des Textentwurfs (besonderer Fokus auf fachlich und ggf. administrativ abgesicherte Aussagen,

inklusive eines Entwurfs des Leitungsvorworts) und Abstimmung mit der AG.

Soweit Textbeiträge Dritter (z. B. Zuwendungsempfänger bei Projektdarstellungen) einzubinden sind,

übernimmt der AN in Abstimmung mit der AG das Einholen der Texte, die fachliche und administrative

Prüfung und Bearbeitung sowie die Abstimmung etwaiger Änderungen.

Soweit Abbildungen Dritter (z. B. Zuwendungsempfänger) einzubinden sind, übernimmt der AN die

diesbezügliche Verständigung, die Vorauswahl der Abbildungen und das Einholen der Nutzungsrechte (zu

Lizenzgebühren siehe Anhang Nummer XI.).

Entwurf zur grafischen Umsetzung in Abstimmung mit der AG; ggf. auch Übernahme der Abstimmung

mit Referat „Öffentlichkeitsarbeit“ im BMBFSFJ.

Unterstützung bei der redaktionellen Endbearbeitung, einschließlich Erstellung einer barrierefreien Datei

für die Veröffentlichung im Internet.

Organisation und Sicherstellung der Abläufe von der Konzepterstellung bis zur Drucklegung und

Verteilung (einschließlich der Organisation der Drucklegung bzw. Unterstützung der AG hierbei; zu

Druckkosten siehe Anhang Nummer XI.).

E 7 – Flyer, Faktenblatt

Einmal jährlich, bis zu 4 während der Vertragslaufzeit, insbesondere in den Jahren 2027 bis 2030. Umfang

max. zwei Seiten.

Ein Flyer bzw. Faktenblatt entspricht einer Einheitsleistung. Verständigung mit der AG zu den Kernaussagen zum Zeitplan der Arbeiten sowie Abstimmung der

Zwischenschritte.

Erstellung des Textentwurfs und Abstimmung mit der AG.

Soweit Textbeiträge Dritter (z. B. Zuwendungsempfänger bei Projektdarstellungen) einzubinden sind,

übernimmt der AN in Abstimmung mit der AG das Einholen der Texte, die fachliche und administrative

Prüfung und Bearbeitung sowie die Abstimmung etwaiger Änderungen.

Soweit Abbildungen Dritter (z. B. Zuwendungsempfänger) einzubinden sind, übernimmt der AN die

diesbezügliche Verständigung, die Vorauswahl der Abbildungen und das Einholen der Nutzungsrechte (zu

Lizenzgebühren siehe Anhang Nummer XI.).

Entwurf zur grafischen Umsetzung in Abstimmung mit der AG; ggf. auch Übernahme der Abstimmung

mit Referat „Öffentlichkeitsarbeit“ im BMBFSFJ.

• 23 -

[Seite 25]

E 7 – Newsletter, Kurzinformationen

Bis zu viermal pro Jahr, bis zu 16 während der Vertragslaufzeit, insbesondere in den Jahren 2027 bis 2030.

Ein Newsletter bzw. eine Kurzinformation entspricht einer Einheitsleistung.

Erstellung des Textentwurfsund Abstimmung mit der AG.

Soweit Textbeiträge Dritter (z. B. Zuwendungsempfänger bei Projektdarstellungen) einzubinden sind,

übernimmt der AN in Abstimmung mit der AG das Einholen der Texte, die fachliche und administrative

Prüfung und Bearbeitung sowie die Abstimmung etwaiger Änderungen.

Soweit Abbildungen Dritter (z. B. Zuwendungsempfänger) einzubinden sind, übernimmt der AN die

diesbezügliche Verständigung, die Vorauswahl der Abbildungen und das Einholen der Nutzungsrechte (zu

Lizenzgebühren siehe Anhang Nummer XI.).

Unterstützung bei der redaktionellen Endbearbeitung, einschließlich Erstellung eines DSGVO konformen

Newsletters für die Versendung.

Anlegung und regelmäßige Aktualsisierung der Adressenliste.

• 24 -

[Seite 26]

Anhang

Mitwirkungsleistungen der AG

Der AN kann zur Erfüllung seiner Aufgaben während der gesamten Vertragslaufzeit beliehen werden (§

44 Abs. 4 BHO). Es besteht jedoch kein Anspruch des AN auf Beleihung.

Beliehen werden können gemäß § 44 Abs. 4 BHO juristische Personen des privaten Rechts. Juristische

Personen des öffentlichen Rechts, die demgemäß nicht beliehen werden können, müssen in der Lage sein,

die vertragsgegenständliche Leistung nach den Aufgabenbestimmungen der AG zu erbringen. Insofern

müssen sie die inhaltlichen Voraussetzungen nach § 44 Abs. 4 BHO auf Verlangen der AG entsprechend

erfüllen.

Beistellungen der AG

1. Datenbanken/Dateien:

Entfällt.

2. profi:

Voraussetzung für die Wahrnehmung des Auftrags ist die fachgerechte, durchgängige Nutzung des IT-

Verfahrens „profi“. Das Projektförderinformationssystem „profi“ ist ein datenbankbasiertes IT-Tool des

BMBFSFJ. Es unterstützt das Management und Controlling für die Fachaufgaben des BMBFSFJ, seiner

Projektträger und anderer Bundesbehörden im Bereich der Vergabe von Fördermitteln des Bundes.

Eine Einführung in das System sowie Hinweise zu technischen Voraussetzungen erhalten Sie auf Anfrage

bei dem in der Auftragsbekanntmachung benannten Ansprechpartner im BMBFSFJ.

Je „profi“-Arbeitsplatz fällt eine jährliche Kostenpauschale von 710,15 Euro an (netto; Ergebnis der

Abrechnung für das Kalenderjahr 2024). Die Pauschale enthält sowohl die Lizenzen als auch die

notwendigen Schulungen zum System „profi“. Die Pauschale wird jährlich neu festgesetzt, Steigerungen

können über die üblichen Preissteigerungen hinausgehen oder auch geringer ausfallen. Dies ist bei der

Kalkulation des Angebots zu berücksichtigen; spätere Preis-Anpassungen aus diesen Gründen sind nicht

vorgesehen.

Das Fachreferat erteilt die Zugangsberechtigung zu „profi“.

3. Handbuch der Projektförderung (HdP):

Das HdP enthält Anleitungen und klarstellende Hinweise zu den einzelnen Arbeitsschritten im Rahmen

der Projektförderung. Das Handbuch ist ausschließlich elektronisch verfügbar. Es kann auf Anfrage ein

zeitlich begrenzter Zugang ermöglicht werden. Den Link und das Passwort erhalten Sie auf Anfrage bei

dem in der Auftragsbekanntmachung benannten Ansprechpartner/Ansprechpartnerinnen im BMBFSFJ.

• 25 -

[Seite 27]

4. Elektronische Aktenführung:

Voraussetzung für die Wahrnehmung des Auftrags ist die fachgerechte, durchgängige Nutzung einer

elektronischen Akte, in der die Förderakten elektronisch geführt werden. Dies ist entweder in einer

dezentral vom AN selbst geführten elektronischen Akte oder in der seitens des BMBFSFJ über einen

Dienstleister zentral zur Verfügung gestellten Plattform der E-Akte Bund („EAB-PT“) möglich. Spätestens

ab dem 01.01.2027 sind die Akten in der EAB-PT zu führen. Sofern der AN zum Zeitpunkt der

Angebotserstellung noch nicht mit der EAB-PT arbeitet, ist im Angebot der Zeitpunkt zu benennen, ab

dem dies geplant ist.

Die Arbeit mit der EAB-PT setzt einen PT-spezifischen Mandanten des Produktivsystems der E-Akte Bund

voraus. Dieses System muss die Möglichkeit bieten, dass die AG ihrer Fachaufsicht oder seinem

Selbsteintrittsrecht nachkommen kann, sei es durch Beteiligung in Workflows (Mitzeichnungsläufe) oder

durch Zugriff auf Akten. Um einheitliche digitale Arbeitsprozesse zu ermöglichen, müssen im Rahmen des

Auftrags eingesetzten Personen dieses System nutzen. Es liegt in der Verantwortung des AN, die

Einsatzfähigkeit im System durch Vorhalten von Test- und/oder Schulungssystemen zu gewährleisten.

Vereinbarungen dazu sind mit dem Dienstleister zu treffen.

Die AG stellt dem AN ein Produktivsystem der E-Akte Bund als Software as a Service (SaaS-Betrieb) zur

Verfügung. Im SaaS-Betrieb ist auch eine Schnittstelle zu profi enthalten. Für den SaaS-Betrieb des

Produktivsystems fällt eine Monatsgebühr pro Nutzer an. Für jeden Nutzenden beträgt diese 227,00 Euro

pro Monat (netto; Stand: 01.01.2025). Für die erstmalige Bereitstellung des SaaS-Betriebs fallen

Bereitstellungskosten pro System in Höhe von 3.000 Euro (netto; Stand: 01.01.2025) an. Die Kosten für

die Monatsgebühr pro Nutzendem für das Produktivsystem unterliegen einer Preissteigerung, die dem

jährlichen Verbraucherpreisindex entspricht. Dem stehen potentielle Preissenkungen gemäß Preisstaffel

der EVB-IT-Vereinbarung zur EAB-PT gegenüber, wenn die Gesamtzahl der Nutzenden des Systems über

alle Projektträger hinweg bestimmte Staffelgrenzen übersteigt (Staffel 2: 1.501–3.000 Nutzende: 197

Euro; Staffel 3: 3.001–5.000 Nutzende: 183 Euro; Staffel 4: mehr als 5.001 Nutzende: 164 Euro, alle Preise

Monatsgebühren und netto, Stand 01.01.2025). Diese potentiell kostenändernden Faktoren sind bei der

Kalkulation des Angebots zu berücksichtigen; spätere Preis-Anpassungen aus diesen Gründen sind nicht

vorgesehen.

Der AN muss eine ausreichend qualifizierte Fachadministration vorhalten und diese auch in Urlaubs- und

sonstigen Abwesenheitszeiten sicherstellen. Die Aufgaben der Fachadministration umfassen

insbesondere: Administration des dem AN zur Verfügung gestellten E-Akte Bund-Mandaten;

Nutzerverwaltung (sowohl für Nutzer des AN als auch der AG); First-Level Support (Fehlerbeseitigung).

Des Weiteren muss der AN Schulungsmaßnahmen durchführen und Client-seitige Softwarekomponenten

verteilen.

• 26 -

[Seite 28]

Sofern der AN die E-Akte Bund noch nicht nutzt, sollte bei der Einführung das Vorgehensmodel zur

Einführung der E-Akte Bund vom BVA befolgt werden, welches eine Qualifizierung des AN für drei

Reifegrade beinhaltet. Die Einführung der E-Akte Bund (inkl. der Bewertung der Reifegrade) erfolgt in

Kooperation mit einem Dienstleister.

Kompetenzvorsorge des AN

1. Zur Erfüllung der Leistung werden vom AN die diversen fachwissenschaftlichen,

administrativen und betriebswirtschaftlichenen Kompetenz erwartet. Ebenso erwartet werden sehr

gute Kenntnisse forschungspolitischer Entwicklungen, der Strukturen, Prozessen, Akteure und Inhalte

der Lehrkräftebildung in Deutschland, der angrenzenden Bildungsbereiche und der darauf bezogenen

Bildungsforschung sowie ein fundierter Überblick über die Bund-Länder-Zusammenarbeit.

Der AN setzt ausschließlich Personal ein, das über die erforderlichen fachlichen, methodischen und

sozialen Qualifikationen zur Erfüllung der vertragsgegenständlichen Leistungen verfügt. Dies beinhaltet

auch administrativ erfahrene Mitarbeiter, die mit den einschlägigen, für die öffentliche Verwaltung

geltenden Bestimmungen vertraut sind.

Der AN trägt dafür Sorge, dass das eingesetzte Personal in dem für die ordnungsgemäße

Leistungserbringung gebotenen Maße fortgebildet wird.

Der AN muss sicherstellen, dass zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses maßgebliche

Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen mit den einschlägigen Rechtsbestimmungen der Projektförderung

arbeitsfähig vertraut sind. Der AN hat im Rahmen seiner Tätigkeit vor allem folgende Rechtsnormen und

Regelungen zu beachten:

• Bundeshaushaltsordnung (insbesondere §§ 23, 44) mit den dazu erlassenen allgemeinen

Verwaltungsvorschriften,

• Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG, insbesondere §§ 25 ff., 48-49a),

• Gesetz zur Errichtung eines Sondervermögens Infrastruktur und Klimaneutralität (SVIKG),

• Allgemeine Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P) in der

jeweils gültigen Fassung,

• Besondere Nebenbestimmungen für Zuwendungen des BMFTR auf Ausgabenbasis (BNBest-

BMFTR 98) bzw. entsprechende Reglungen des BMBFSFJ in der jeweils gültigen Fassung,

• Nebenbestimmungen für Zuwendungen auf Ausgabenbasis des Bundesministeriums für

Forschung, Technologie und Raumfahrt zur Projektförderung (NABF) bzw. entsprechende

Reglungen des BMBFSFJ in der jeweils gültigen Fassung,

• Allgemeine Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung auf Kostenbasis

(ANBest-P-Kosten) in der jeweils gültigen Fassung,

• 27 -

[Seite 29]

• Nebenbestimmungen für Zuwendungen auf Kostenbasis des BMFTR an Unternehmen der

gewerblichen Wirtschaft für Forschungs- und Entwicklungsvorhaben (NKBF 98 bzw. NKBF 2017)

bzw. entsprechende Reglungen des BMBFSFJ in der jeweils gültigen Fassung,

• Allgemeine Bestimmungen für Forschungs- und Entwicklungsverträge des BMFTR (BEBF-AN 98)

bzw. entsprechende Reglungen des BMBFSFJ in der jeweils gültigen Fassung,

• Handbuch der Projektförderung,

• Bestimmungen des Vergaberechts (z. B. GWB, VgV, UVgO).

Der AN setzt in leitender Position das von ihm im Angebot dafür benannte Personal ein. Das in leitender

Position eingesetzte Personal wird über die gesamte Vertragslaufzeit nur nach Abstimmung mit der AN

und nur aus wichtigem Grund (z. B. Ausscheiden der betreffenden Person aus dem Unternehmen oder

dauerhafte, insbesondere krankheitsbedingte Arbeitsunfähigkeit der betreffenden Person) ausgetauscht.

Ein wichtiger Grund ist dann nicht gegeben, wenn der Austausch lediglich aus betriebsinternen Gründen

(v. a. Personalengpässe oder wirtschaftliche Erwägungen) erfolgen soll.

Wenn ein Personalaustausch erfolgt, muss das neue Personal im Hinblick auf den Vertragsgegenstand

mindestens über gleichwertige Qualifikationen verfügen, wie das zuvor eingesetzte Personal.

Die Mitarbeiter des AN oder eines von ihm eingeschalteten Unterauftragnehmers treten in kein

Arbeitsverhältnis zur AG. Das gilt auch dann, wenn die betreffenden Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen in den

Räumen der AG tätig werden. Das Direktionsrecht des AN oder eines eventuellen Unterauftragnehmers

verbleibt bei dem AN bzw. dem Unterauftragnehmer und wird von diesem ausgeübt.

Räumliche Ausstattung des AN

Erforderlich ist eine flächenmäßig angemessene und ausreichend repräsentative Bürofläche, da Vertreter

aus Wissenschaft, Wirtschaft, Politik und Bildungsverwaltung als Gäste zu erwarten sind. Für diesen

Bürobereich wird folgende Ausstattung vorausgesetzt:

• zeitgemäße technische Büroausstattung,

• ein Besprechungsraum für bis zu 25 Personen mit Videokonferenzausstattung, White Board,

Beamer etc.,

• Sicherheitsvorkehrungen, die dem Vertraulichkeitsgrad der Aufgabe entsprechen (kein freier

Zugang zu den Räumen und dem Bürobereich des AN, geschlossene Registratur etc.).

Technische Anforderungen an den AN

Zur Sicherstellung der Informationssicherheit ist ein IT-Sicherheitskonzept gemäß ISO 27001 oder

vergleichbar – vorzugsweise unter Anwendung der IT-Grundschutz-Methodik nach den BSI-Standards

200-1, 200-2 und 200-3 - vorzulegen. Sofern kein entsprechendes Zertifikat vorhanden ist, muss die

• 28 -

[Seite 30]

Umsetzung des Konzeptes durch Prüfung des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik oder

anerkannte Prüfstellen nachgewiesen werden. Die erforderlichen Nachweise sind während der

Vertragslaufzeit vorzulegen.

Arbeitssprache

Die Arbeitssprache ist Deutsch, im internationalen Umfeld auch Englisch.

Corporate Design des BMBFSFJ und Barrierefreiheit

Für die visuelle Gestaltung sämtlicher Veröffentlichungen (Publikationen, Broschüren, Webseiten,

Anzeigen, Plakate, Messestände etc.) namens und im Auftrag des BMBFSFJ sind die jeweils aktuellen

Corporate-Design-Vorgaben des BMBFSFJ ohne Ausnahme verbindlich.

Die Materialien, die der AN im Auftrag der AG erstellt, müssen, soweit dort vorhanden, in den von der AG

in seinem Styleguide bereitgestellten Templates gestaltet werden. Die Templates liegen im Format INDD

vor. Alle Materialien müssen in einem professionellen Designprogramm (z. B. InDesign) gestaltet werden.

Darüber hinaus müssen die Materialien, die der AN im Auftrag der AG erstellt und die veröffentlicht

werden, barrierefrei sein. Sie müssen gemäß § 4 des Behindertengleichstellungsgesetzes (BGG) für

Menschen mit Behinderungen in der allgemein üblichen Weise, ohne besondere Erschwernis und

grundsätzlich ohne fremde Hilfe auffindbar, zugänglich und nutzbar sein. Hierbei ist die Nutzung

behinderungsbedingt notwendiger Hilfsmittel zulässig. Bei der Gestaltung digitaler Materialien muss

insbesondere die BITV 2.0 beachtet werden. Die konkreten einzuhaltenden Anforderungen ergeben sich

aus der BITV 2.0 in der jeweils gültigen Fassung sowie insbesondere aus der DIN EN 301 549 als nach § 3

(2) BITV 2.0 anzuwendendem Standard. Der AN muss sich um die stets aktuell geltenden Vorgaben

bemühen.

Die Gestaltung aller Materialien ist im Vorfeld durch das zuständige Fachreferat des BMBFSFJ

abzustimmen. Eine Produktion der Materialien kann erst nach finaler Freigabe durch das BMBFSFJ

erfolgen. Die Prüfung von CD-Vorgaben bei Webseiten und Social Media, sowie deren Freigabe erfolgt

entsprechend über das zuständige Referat des BMBFSFJ.

Veranstaltungen

Bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen ist der Leitfaden für die nachhaltige

Organisation von Veranstaltungen (Anlage 2 zum Maßnahmenprogramm Nachhaltigkeit der

Bundesregierung) zu berücksichtigen, soweit in der Leistungsbeschreibung oder im Vertrag nicht konkrete

Vorgaben zur nachhaltigen Organisation der Veranstaltungen festgelegt sind. Für Veranstaltungen ab 100

Teilnehmenden dokumentiert der Auftragnehmer die Anwendung des Leitfadens, so dass eine

Evaluierung der Umsetzung möglich ist.

• 29 -

[Seite 31]

Ausführungsfristen

Termine für Veranstaltungen (siehe 5.1) wird die AG während der Laufzeit des Vertrags festlegen. Der AN

hat diese Vorgaben bei der Ausführung des Auftrags zu beachten.

Verträge mit Dritten, Nutzung von Rahmenvereinbarungen der AG

Der AN kann für die Erbringung der ihm obliegenden Leistungen mit Zustimmung der AG im eigenen

Namen und auf eigene Rechnung Unterverträge mit Dritten schließen. Durch die Beauftragung Dritter

darf der Kostenplan im Angebot nicht überschritten werden. Abweichungen von diesem Kostenplan

bedürfen der schriftlichen Zustimmung der AG.

Bei der AG bestehen für Teile von Leistungen Rahmenvereinbarungen. Vor einer Zustimmung der AG zur

Ausschreibung von Verträgen durch den AN entscheidet die AG, welche Leistungen aus diesem Vertrag

über bestehende Rahmenvereinbarungen abgewickelt werden.

Kalkulation und Abrechnung externer Kosten

Nachfolgend aufgeführte externe Kosten bzw. Fremdkosten (Kosten für Leistungen Dritter) werden je

nach Bedarf und vorheriger Abstimmung mit dem BMBFSFJ gesondert bereitgestellt und sind nicht in die

Kalkulation einzubeziehen:

• Veranstaltungen (z. B. Workshops, Expertengespräche, Kongresse, Messen): Vergütung und

Reisekosten für Personen, die keine Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen des AN sind, sofern diese

Kosten nicht von den Teilnehmern selbst zu tragen sind; Veranstaltungskosten (z. B. Raum-

/Standmiete, Technik),

• Internet (z. B. technische Betreuung von Internetangeboten; Erstellung von

Gebärdensprachvideos und Texten in Leichter Sprache gem. BITV),

• Übergreifende Kommunikationsmaßnahmen (z. B. Kampagnen, Mediaschaltungen und deren

Evaluation),

• Streuartikel für Kommunikationsmaßnahmen (Give-aways),

• Gutachten, Studien, Evaluationen: Kosten eines gesondert zu beauftragenden externen

Auftragnehmers,

• Publikationen im Rahmen der Fachkommunikation (z. B. Broschüren, Flyer, Poster): Kosten für

Wissenschaftsjournalisten, Layout und Design, Druckkosten,

• Bilder: Einkauf der Bildrechte, Einsatz der Fotografen,

• Prozessvertretung: Kosten für anwaltliche Vertretung in Gerichtsverfahren, sofern der AN selbst

nicht postulationsfähig ist.

• 30 -

[Seite 32]

Externe Kosten betreffen alle Leistungen, die der AN nicht selbst erbringt. Zum AN zählen der

Hauptauftragnehmer mit eventuellen Konsortialpartnern und/oder eventuellen Unterauftragnehmern.

Alle übrigen Kosten trägt der AN.

Die externen Kosten sind auf der Grundlage des tatsächlichen Aufwands und der tatsächlichen Höhe ohne

Aufschlag an die AG weiterzureichen. In der Abrechnung sind die Kosten gesondert auszuweisen und zu

belegen. Die Abrechnung der externen Kosten erfolgt gegenüber der AG über ein sog. fiktives Vorhaben

als Hausvorhaben im Datenverarbeitungssystem „profi“ (siehe Handbuch der Projektförderung).

Die Regelungen in Ziffer X. zu Verträgen mit Dritten und Rahmenvereinbarungen bleiben unberührt.

Einkauf von Fremdleistungen

Der Einkauf von Fremdleistungen, die im Zusammenhang mit der Durchführung des Auftrags stehen, kann

bis zu einem Auftragswert von 50.000 Euro (netto) erfolgen, soweit die Gegebenheiten des § 14 UVgO für

die AG vorliegen würden.

Der Vertrag wird zwischen dem AN und dem Unternehmen geschlossen. Der AN stellt dabei den Erwerb

der entsprechenden Nutzungsrechte sicher. Soweit durch die Fremdleistung personenbezogene Daten

verarbeitet werden, für die die AG datenschutzrechtlich verantwortlich ist, ist der AN verpflichtet, im

Vertrag mit dem Unternehmen dasselbe datenschutzrechtliche Schutzniveau anzusetzen, wie dies in der

datenschutzrechtlichen Vereinbarung zwischen AG und AN vereinbart ist. Die Geltung der DSGVO bleibt

hiervon unberührt.

Nachhaltigkeit

Papier & Printprodukte

Bei der Durchführung des Auftrags verzichtet der AN so weit wie möglich auf die Nutzung von Papier. Als

Kopierpapier darf während der Auftragsausführung ausschließlich Recyclingpapier mit dem Blauen Engel

in 60er bis 80er Weiße genutzt werden. Soweit Handouts nötig sind, sind diese doppelseitig und in kleinem

Format zu bedrucken. Der AN stellt sicher, dass das am Auftrag beteiligte Personal hierüber informiert ist.

Während der Auftragsausführung zu erstellende Druckerzeugnisse (Berichte, Jahresberichte, Broschüren,

Infomappen – und -flyer etc.) werden grundsätzlich elektronisch zur Verfügung gestellt. Gedruckte

Exemplare werden nur in der unbedingt erforderlichen Anzahl produziert. Der Druck erfolgt ausschließlich

auf Papier mit dem Blauen Engel. Nach Rücksprache mit der AG darf in begründeten Fällen alternativ

Papier mit einer Zertifizierung nach FSC-Recycled oder dem EU-Ecolabel verwendet werden. Auf

Frischfaserpapier soll verzichtet werden.

• 31 -

[Seite 33]

Durchführung von Besprechungen und Dienstreisen

Dienstreisen sind so weit wie möglich zu vermeiden und nur durchzuführen, soweit dies für die

Auftragsausführung wie in der Leistungsbeschreibung dargelegt, unbedingt erforderlich sind. Vorrangig

sind virtuelle Besprechungsformate zu wählen. Bei Inlandsdienstreisen und Dienstreisen in das

benachbarte Ausland (insbesondere in gut angebundene Großstädte) wird als Transportmittel vorrangig

die Bahn genutzt. Ein anderes Transportmittel kann ausschließlich gewählt werden, soweit dies für die

Ausführung des Auftrags unbedingt erforderlich ist oder soweit Aspekte der Vereinbarkeit von Familie /

Pflege und Beruf dies notwendig erscheinen lassen. Bei Flugreisen in das nicht benachbarte Ausland und

solchen, die ausnahmsweise nach Satz 2 durchgeführt werden dürfen, sind Direktflüge zu bevorzugen,

soweit dadurch gegebenenfalls entstehende Mehrkosten in angemessenem Verhältnis zu den Zielen der

Umweltverträglichkeit und Nachhaltigkeit stehen. Sofern im Rahmen einer Dienstreise die Anmietung von

Kraftfahrzeugen oder Taxinutzung erforderlich ist, sollen vorrangig emissionsarme Fahrzeuge – möglichst

Elektrofahrzeuge gewählt werden. Werden zur Ausführung des Auftrags Fahrzeuge beschafft, so ist bei

der Auswahl des Fahrzeugs das Gesetz über die Beschaffung sauberer Straßenfahrzeuge entsprechend

anzuwenden.

Rechenzentrumsleistungen

Bei der Nutzung externer Rechenzentrumsleistung (bsp. Web-Hosting, Server Hosting, Online

Datenspeicherung) sollten die Kriterien des Blauen Engels für Rechenzentren (DE-ZU 161) oder alternativ

die Kriterien des Blauen Engels für Co-Location-Rechenzentren (DE-ZU 214) eingehalten werden, soweit

die Rechenzentrumsfläche bei einem Co-Location-Rechenzentrum angemietet wird. Die Anforderungen

gelten nicht, soweit dem Belange der Informationssicherheit, des Daten- oder Geheimschutzes

entgegenstehen.

Büroarbeitsplätze, die ausschließlich für die Ausführung von Aufträgen des Bundes genutzt werden

Der AN verpflichtet sich, während der Auftragsausführung wiederverwendete Tonerkartuschen

einzusetzen und leere Tonerkartuschen der Wiederverwertung zuzuführen. Bei der Ersatz- oder

Neuanschaffung von IT-Hardware und Zubehör, die zur Ausführung des Auftrags benötigt werden, sind

solche Geräte auszuwählen, die zum Zeitpunkt der Beschaffung die höchste und auf dem europäischen

Markt verfügbare Energieeffizienzklasse oder soweit diese nicht verfügbar ist, das höchste

Leistungsniveau an Energieeffizienz aufweisen. Produkte die mit dem Blauen Engel oder alternativ mit

einem anderen TYP-1-Umweltzeichen oder mit TCO Certified ausgezeichnet sind, sind zu bevorzugen.

Sind solche Geräte am Markt nicht verfügbar, so sind solche Geräte zu bevorzugen, die über ihren

gesamten Lebenszyklus, von der Produktion über die Lieferung, die Nutzung und die Entsorgung, die

geringsten Kosten verursachen. Der AN verpflichtet sich, bei der Ersatz- oder Neuanschaffung von Möbeln

• 32 -

[Seite 34]

zur Büroausstattung, die zur Ausführung des Auftrags benötigt werden, solche Produkte zu beschaffen,

die nachhaltig produziert werden, biogenen Ursprungs sind oder die Kreislaufwirtschaft fördern; dazu

zählen Produkte, die Recyclingmaterialien und wiederverwendbare Materialien oder Holz und

Holzwerkstoffe enthalten. Holz und Holzwerkstoffe sowie Polstermöbel sind unter Berücksichtigung der

Vorgaben des Blauen Engels auszuwählen. Holz und Holzwerkstoffe müssen nachweislich aus legaler und

nachhaltiger Waldbewirtschaftung stammen. Der Nachweis kann durch die Zertifikate FSC oder PEFC

erbracht werden. In anderen Produktbereichen soll der AN bei der Ersatz- oder Neuanschaffung von

Produkten, die zur Ausführung des Auftrags benötigt werden, wo möglich, sinnvoll und angemessen

Umwelt- und Sozialzeichen (insbesondere auch für die Übernahme menschenrechtlicher

Sorgfaltspflichten in der Lieferkette) berücksichtigen. Je nach Produktgruppe stehen verschiedene

Umwelt- und Sozialzeichen zur Verfügung. Bei der Auswahl sind die aktuellen Bewertungen des Kompass

Nachhaltigkeit (www.kompass-nachhaltigkeit.de) zu berücksichtigen.

Räumlichkeiten, die ausschließlich oder weit überwiegend von Personal genutzt werden, das mit der

Ausführung von Aufträgen des Bundes betraut ist

Die eingesetzten Reinigungsmittel für die Räumlichkeiten der Organisationseinheit müssen die Kriterien

des Blauen Engels oder des Europäischen Umweltzeichens erfüllen. Reinigungsmittel, bei denen der

Anbieter nicht zusichert, dass kein Mikroplastik enthalten ist, dürfen nicht verwendet werden. Soweit

Wasch- und Reinigungsmittel Palmöl, Palmkernöl oder deren Derivate und Fraktionen enthalten, so

müssen diese vollständig aus nachhaltig zertifiziertem Anbau stammen. Hygienepapiere in Teeküchen und

Sanitärräumen (z. B. Papierhandtücher, Toilettenpapier, Taschentücher, Küchentücher) müssen die

Kriterien des Blauen Engels erfüllen. In Teeküchen dürfen Kapselmaschinen für die Zubereitung von

Heißgetränken nicht bereitgestellt werden. Bei der Ersatz- oder Neuanschaffung von Elektrogeräten (z. B.

Etagendruckern, Kühlschränken, Kaffeemaschinen) ist die die zum Zeitpunkt der Beschaffung höchste und

auf dem europäischen Markt verfügbare Energieeffizienzklasse oder soweit diese nicht verfügbar ist, das

höchste Leistungsniveau an Energieeffizienz zu beschaffen. Produkte mit dem Blauen Engel oder, soweit

dieser für die Leistung nicht vorhanden ist, mit dem Europäischen Umweltzeichen, werden bevorzugt.

Soweit für die Räumlichkeiten ein eigener Stromzähler vorhanden ist, ist der über möglicherweise

eigenerzeugten Strom hinausgehende Strombedarf ausschließlich mit 100 Prozent Ökostrom (außerhalb

der EEG-Umlagefinanzierung) zu decken.

Soziale Nachhaltigkeit

Unbeschadet der festgelegten Reaktionszeiten und Zeiten der Erreichbarkeit können alle Aufgaben auch

durch Teilzeitkräfte erfüllt werden. Das Arbeiten in mobiler Arbeit ist nach Einzelfallprüfung im Rahmen

der datenschutzrechtlichen Vorgaben möglich.

• 33 -

[Seite 35]

Der AN verpflichtet sich, gegenüber dem bei der Auftragsausführung eingesetzten Personal, die Nutzung

nachhaltiger Mobilitätsoptionen zu unterstützen, etwa durch die Organisation von Jobtickets, der

Förderung der Fahrradnutzung oder durch die Bewerbung der AOK-Mitmachaktion „Mit dem Rad zur

Arbeit“.

Für Personal, das ausschließlich für die Durchführung von Aufträgen des Bundes eingesetzt wird, muss zu

Beginn der Tätigkeit eine Gefährdungsbeurteilung zur psychischen Belastung gem. § 4 Nr. 1 und § 5 Abs.

3 Arbeitsschutzgesetz durchgeführt werden.

Korruptionsprävention und Sponsoring

Im Rahmen der Aufgabenwahrnehmung sind die „Allgemeine Verwaltungsvorschrift zur Förderung von

Tätigkeiten des Bundes durch Leistungen Privater (Sponsoring, Spenden und sonstige Schenkungen)“ vom

11.07.2003, die „Richtlinie der Bundesregierung zur Korruptionsprävention in der Bundesverwaltung“ vom

30.07.2004 sowie das „Rundschreiben zum Verbot der Annahme von Belohnungen oder Geschenken in

der Bundesverwaltung“ vom 08.11.2004 entsprechend anzuwenden. Konkrete Hinweise ergeben sich aus

dem „Infoblatt Sponsoring und Korruptionsprävention für verpflichtete private Dienstleister“ und dem

„Verhaltenskodex gegen Korruption“.

Zusammenarbeit im Kreis der Projektträger

Es wird erwartet, dass der AN bereit ist, auf Bitte der AG mit anderen Projektträgern der Bundesregierung

zusammenzuarbeiten. Dies beinhaltet insbesondere auch die Bereitstellung notwendiger Informationen

für die Förderberatung „Forschung und Innovation“ des Bundes.

Dienstsitz der AG

Soweit nicht anders angegeben, ist mit dem Dienstsitz der AG sowohl der Dienstsitz in Bonn als auch in

Berlin gemeint. Genauere Angaben zu beiden Orten sind dem jeweils gültigen Organigramm, abrufbar auf

bmbfsfj.de, zu entnehmen.

Überleitungsphase

Nach Ablauf der Vertragslaufzeit ist der AN verpflichtet, dem BMBFSFJ – oder, falls ein neuer AN

beauftragt wird, diesem – alle Akten und Dateien projektbezogen und chronologisch geordnet zu

übergeben. Die Bereitschaft des AN, alle notwendigen Informationen geordnet an den nachfolgenden AN

zu übergeben, ist eine Bedingung für den Zuschlag.

Für den Fall, dass der Auftrag neu vergeben wird und ein Wechsel des AN erfolgt, ist eine

Überleitungsphase vorgesehen, die eine reibungslose Übertragung der Vorgänge und Einarbeitung des

neuen AN ermöglichen und sicherstellen soll. Der Übergang wird unter enger Aufsicht des BMBFSFJ

• 34 -

[Seite 36]

stattfinden. Das BMBFSFJ teilt dem AN drei Monate vor Ende der Vertragslaufzeit mit, ob eine erneute

Ausschreibung des Vertrages erfolgen wird und ggf. eine Überleitungsphase erforderlich ist. Das weitere

Vorgehen regelt § 21 des Vertrages. Die Kosten für eine Überleitungsphase sind nicht im Angebotspreis

einzukalkulieren.

• 35 -