Anlage 1_BMWE Datenschutzhinweise.pdf

[Seite 1]

Informationen zur Datenverarbeitung im Rahmen von Vergabeverfah-

ren des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie

Für das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWE) hat ein verantwortungsbe- wusster Umgang mit personenbezogenen Daten hohe Priorität. Personenbezogene Daten wer- den daher nur im notwendigen Umfang und in Übereinstimmung mit der Europäischen Daten- schutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) verarbeitet.

Wir möchten, dass Sie wissen, welche Daten das BMWE in Vergabeverfahren erhebt und zu wel- chem Zweck und auf welcher Grundlage sie diese verarbeitet. Mit den folgenden Informationen geben wir Ihnen daher einen Überblick über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der jeweils zuständigen Vergabestelle des BMWE und Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wen- den?

Im BMWE sind je nach Leistungsgegenstand verschiedene Organisationseinheiten für die Durchführung von Vergabeverfahren zuständig. Verantwortlicher für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen eines Vergabeverfahrens ist die jeweils zuständige Vergabestelle im

Bundesministerium für Wirtschaft und Energie

Scharnhorststraße 34-37 10115 Berlin E-Mail: info@bmwe-bund.de

Bei konkreten Fragen zum Schutz Ihrer Daten im BMWE wenden Sie sich bitte an die/den Datenschutzbeauftragte(n) im BMWE:

Beauftragte/r für den Datenschutz im BMWE Scharnhorststr. 34-37 10115 Berlin E-Mail: datenschutzbeauftragte@bmwe.bund.de

2. Was sind personenbezogene Daten?

Personenbezogene Daten sind nach der DSGVO alle Informationen, die sich auf eine identi- fizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Als identifizierbar wird eine natür- liche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Ken- nung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Iden- tität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.

1

[Seite 2]

0. Zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre Daten?

Das BMWE vergibt öffentliche Aufträge und Konzessionen i.S.d. §§ 103, 105 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) sowie öffentliche Aufträge i.S.d. § 55 Bundes- haushaltsordnung (BHO).

Die Beteiligung an Vergabeverfahren erfolgt – je nach Verfahren – durch Einreichung von Teilnahmeanträgen und Angeboten und bedarf der Mitwirkung der betreffenden Unterneh- men oder Personen, insbesondere durch die Bereitstellung der unter Ziff. 4 genannten Da- ten.

Das BMWE nutzt die personenbezogenen Daten

• zur Kommunikation mit den beteiligten Unternehmen/Personen (z.B. zur Erteilung von Informationen über den Verfahrensstand oder zur Beantwortung von Fragen),
• zur Bewertung der Eignung (Fachkunde und Leistungsfähigkeit) sowie der Zuverlässigkeit der beteiligten Unternehmen,
• zur Bewertung der Angebote (z.B. Qualifikation und Erfahrung der konkret einzusetzenden Mitarbeiter),
• zu Dokumentations- und Beweiszwecken (z.B. Unterschriften oder elektronische Signaturen auf Eigenerklärungen oder Vertragsdokumenten),
• Im Falle einer Vergabe des Auftrags für die Einholung von Auskünften aus öffentlichen Registern (bspw. dem Gewerbezentralregister oder dem Wettbewerbsregister), für die Bekanntmachung eines vergebenen Auftrags sowie für die Durchführung des Vertrags.

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung folgt zunächst aus Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO i.V.m. § 3 BDSG, da die Datenverarbeitung zur Erfüllung der in der des BMWE liegenden Auf- gaben erforderlich ist und im öffentlichen Interesse liegt. Daneben erfolgt die Datenverar- beitung aufgrund gesetzlicher Vorgaben gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO, da das BMWE als öffentlicher Auftraggeber rechtlichen Verpflichtungen unterliegt (z.B. GWB, Vergabeverord- nungen, Wettbewerbsregistergesetz).

1. Welche Daten nutzen wir?

Verarbeitet werden je nach Leistungsgegenstand und Verfahren

• Kontaktdaten von Mitarbeitern des Bewerbers/Bieters (z.B. Name, Position im Unterneh- men, berufliche Telefonnummer und E-Mail-Adresse),
• Daten zur Beurteilung der Qualifikation von Mitarbeitern des Bewerbers/Bieters (z.B. Qualifikationsnachweise, Zeugnisse, Angaben zur Berufserfahrung),
• Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (Handelsregister, Gewerbezentralre- gister) zulässigerweise gewinnen, soweit diese für Entscheidungen im Rahmen der Verga- beverfahren erforderlich sind,

2

[Seite 3]

• im Falle einer Vergabe des Auftrags die für einen Vertragsschluss notwendigen Daten (bspw. Unterschriften oder Signaturen).

5. Wer bekommt Ihre Daten?

Innerhalb des BMWE bekommen regelmäßig nur Personen im Referat, für das die Leistung vergeben wird (Bedarfsträger), sowie in der jeweiligen Vergabestelle Kenntnis von Ihren Teil- nahmeanträgen und den darin enthaltenen Daten. Von Angeboten und den darin enthaltenen Daten bekommen – ja nach Auftragswert – darüber hinaus auch Personen im Haushaltsreferat Kenntnis. Außerdem können der/die zuständige Datenschutzbeauftragte, Vorgesetzte, Innenrevisoren sowie Rechnungs- und Preisprüfer Einblick in Ihre Daten bekommen.

Außerhalb des BMWE können Angehörige des Bundesrechnungshofs Einblick in Ihre Daten bekommen. Daneben bedient sich das BMWE externer Dienstleister und macht diesen zur Erfüllung ihrer Tätigkeiten, falls erforderlich, auch personenbezogene Daten zugänglich. So wird die elektronische Vergabeplattform des Bundes (eVergabe-Plattform) vom Beschaf- fungsamt des Bundesministeriums des Innern betrieben. Daneben kommen ggf. externe rechtliche, fachliche und organisatorische Berater zur Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung des Vergabeverfahrens (einschließlich der Angebotsbewertung und im Rahmen etwaiger Nachprüfungsverfahren) zum Einsatz. Die Dienstleister dürfen die perso- nenbezogenen Daten ausschließlich im Auftrag des BMWE und nicht zu eigenen Zwecken verarbeiten und müssen die Daten vertraulich behandeln. Soweit Sie im Rahmen der Auf- tragserfüllung mit Rahmenvertragspartnern des BMWE zusammenarbeiten, sind diesen, falls erforderlich, ebenfalls personenbezogene Daten zugänglich zu machen.

Vor der Vergabe von Aufträgen mit einem Wert ab 30.000 Euro ohne USt. müssen zu dem Unternehmen, das den Auftrag erhalten soll, zudem eine Auskunft aus dem Gewerbezentral- des Bundesamts für Justiz bzw. dem Wettbewerbsregister des Bundeskartellamts eingeholt und die hierzu erforderlichen Daten übermittelt werden.

Daten zu vom BMWE vergebenen Aufträgen, einschließlich des jeweiligen Auftragnehmers, werden zur Erfüllung der Bekanntmachungspflichten zudem im Anhang zum Amtsblatt der Europäischen Union (Tenders Electronic Daily) oder im Portal bund.de des Bundesverwal- tungsamts bekannt gemacht. Weiterhin kann eine Weitergabe dieser Daten im Falle parla- mentarischer Anfragen oder zur Erfüllung gesetzlicher Auskunftsansprüche (bspw. nach dem Informationsfreiheitsgesetzt) erfolgen. In den Bekanntmachungen und Auskünften zu verge- benen Aufträgen geben wir grundsätzlich nur die Daten zum Auftragnehmer bekannt.

Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den unter Ziff. 3 ge- nannten Zwecken findet nicht statt.

Das BMWE verarbeitet die Daten ausschließlich innerhalb der Europäischen Union. Die Da- tenschutzhinweise zur eVergabe-Plattform, zu TED, zu bund.de, zum Gewerbezentralregister und zum Wettbewerbsregister enthalten ggf. weitere Informationen.

3

[Seite 4]

6. Wie lange speichern wir Ihre Daten

Teilnahmeanträge, Angebote (inklusive Anlagen) und die Dokumentation des Vergabever- fahrens müssen bis zum Ende der Laufzeit eines Vertrages oder einer Rahmenvereinba- rung, mindestens jedoch für drei Jahre ab dem Tag des Zuschlags, gespeichert werden (§ 8 Abs. 4 Vergabeverordnung, § 6 Abs. 2 Unterschwellenvergabeordnung, § 6 Abs. 3 Konzessi-onsvergabeverordnung). Nach Ablauf dieser Speicherfrist werden die mit Ihrem Angebot eingereichten Unterlagen bei der Vergabestelle gelöscht.

Abweichende Löschfristen können sich bei den Bedarfsträgern aufgrund eines ggf. über das Ende des Vertrages hinaus bestehenden Aufbewahrungsinteresses ergeben, wie z.B. auf- grund der Pflicht zur Aufbewahrung rechnungsbegründender Unterlagen oder zur Erhal- tung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.

Gleiches gilt, wenn die jeweilige Vergabestelle selber für die Durchführung eines Vertrags zuständig ist. Doch auch in diesem Falle gilt der Grundsatz, dass eine Löschung durch den Verantwortlichen erfolgt, sobald die Daten nicht mehr erforderlich sind.

7. Welche Datenschutzrechte haben Sie?

Alle Betroffenen haben folgende Rechte im Zusammenhang mit der Verarbeitung ihrer per- sonenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft, Art. 15 DSGVO Mit dem Recht auf Auskunft erhalten alle Betroffenen eine umfassende Einsicht in die sie angehenden Daten und einige andere wichtige Kriterien wie beispielsweise die Verarbei- tungszwecke oder die Dauer der Speicherung. Es gelten die in § 34 BDSG geregelten Aus- nahmen von diesem Recht.

• Recht auf Berichtigung, Art. 16 DSGVO Das Recht auf Berichtigung beinhaltet die Möglichkeit für alle Betroffenen, unrichtige sie angehende personenbezogene Daten korrigieren zu lassen.

• Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO Das Recht auf Löschung beinhaltet die Möglichkeit für alle Betroffenen, Daten beim Ver- antwortlichen löschen zu lassen. Dies ist allerdings nur dann möglich, wenn die sie ange- henden personenbezogenen Daten nicht mehr notwendig sind, rechtswidrig verarbeitet werden oder eine diesbezügliche Einwilligung widerrufen wurde. Es gelten die in § 35 BDSG geregelten Ausnahmen von diesem Recht.

• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO

4

[Seite 5]

Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung beinhaltet die Möglichkeit für alle Be- troffenen, eine weitere Verarbeitung der sie angehenden personenbezogenen Daten vor- erst zu verhindern. Eine Einschränkung tritt vor allem in der Prüfungsphase anderer Rechtewahrnehmungen durch alle Betroffenen ein.

• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung, Art. 21 DSGVO Das Recht auf Widerspruch beinhaltet die Möglichkeit für alle Betroffenen, aus Gründen, die sich aus ihren besonderen Situationen ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO (Datenver- arbeitung im öffentlichen Interesse) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Es gelten die in § 36 BDSG geregelten Ausnahmen von diesem Recht.

• Beschwerderecht, Art. 77 DSGVO Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei den Datenschutzaufsichtsbehörden. Die für das BMWE zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Die/Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) Graurheindorfer Straße 15353117 Bonn E-Mail: poststelle@bfdi.bund.de.

5