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Fragen- und Antwortenkatalog zum Vergabeverfahren:
17104/005-26#004 – Offenes Verfahren Projektträgerschaft zur Umsetzung des lfd. Förderprogramms "Industrielle Bioökonomie"
| Nr.: | Frage | Antwort | |
|---|---|---|---|
| 1 | Die Verfahrensbeschreibung (S. 13) gibt an, dass der Netto- und Bruttogesamthöchstpreis für die Gesamtlaufzeit einschließlich Optionen zu errechnen ist. Das bereitgestellte Preisblatt bezieht sich jedoch ausschließlich auf die 36 Monate der Grundvertragslaufzeit. Gehen wir recht in der Annahme, dass die Verlängerungsoption ebenfalls kalkulatorisch im Angebot darzustellen ist? Wenn ja, bitten wir um eine Ergänzung des Preisblatts. | Die Verlängerungsoption ist ebenfalls im Angebot darzustellen. Das Preisblatt wurde entsprechend angepasst. | |
| 2 | Die Leistungsbeschreibung (S. 27) sieht vor, dass Reisekosten für zuvor vom Auftraggeber (AG) genehmigte und für die Auftragsdurchführung erforderliche Reisen separat erstattet werden. Demgegenüber besagen die Verfahrensbeschreibung (S. 13) und der Hinweis im Preisblatt, dass die Stundensätze alle Personal-, Sach- und ggf. Reisekosten beinhalten sollen und diese nicht gesondert vergütet werden. Ist es richtig, dass die Angabe in der Leistungsbeschreibung maßgeblich ist und Sach- sowie Reisekosten separat zu erstatten und nicht in den Stundensätzen zu berücksichtigen sind? | Korrekt ist die Formulierung in der Verfahrensbeschreibung. Die Reisekosten werden nicht gesondert vergütet. Die Leistungsbeschreibung wurde zu diesem Punkt angepasst. | |
| 3 | Das Preisblatt sieht die Mitarbeitendenkategorien (MA-KAT) „Zentrale Ansprech-person/stellv. Stellvertretung“, „Fachliche Mitarbeitende (wissenschaftlich)“ und „Assistenz (administrativ)“ vor. Die Leistungsbeschreibung definiert je Arbeitspaket geschätzte Aufwände für die Kategorien „wissenschaftlich“ und „administrativ“. Verstehen wir es richtig, dass die MA-KAT „Assistenz“ dem Personalprofil eines „kaufmännisch/administrativen MA“ zuzuordnen ist, welche einen einschlägigen fachlichen Studienabschluss (z.B. BWL, VWL, Business Administration o. Ä., mindestens Bachelorabschluss oder höher) sowie mindestens zweijährige relevante Berufserfahrung (vgl. Verfahrensbeschreibung, S.11) erfordert? | Der Begriff Assistenz umfasst Qualifikationen auf Ebene eines Bachelorstudiums (kaufmännisch/administrativ z.B. BWL). Ferner ist es möglich, MA mit einer entsprechenden Berufsausbildung (kaufmännisch, administrativ oder vergleichbar) zur Unterstützung einzusetzen. | |
| 4 | In 5.2 der Leistungsbeschreibung wird u. a. ausgeführt, dass, insofern nicht anders vereinbart, „die jeweils beauftragten Arbeiten unverzüglich zu beginnen und auf qualitativ höchstem Niveau sowie innerhalb kurzer Reaktionszeiten zu erledigen“ sind. Hierfür hat der AN „durch das Vor-halten ausreichender und fachkundiger personeller Reservekapazitäten dafür Vorsorge“ zu leisten, „dass er kurze Leistungsfristen auch bei kurzfristig auftretenden Auftragsspitzen einhalten und die Arbeiten dennoch auf qualitativ höchstem Niveau erbringen kann.“ In Zeile 8 des Preisblattes ist entsprechend anzugeben, welche Stundensätze für fachliche Mitarbeitende ein Bewerbender vorsieht, wobei grsl. alle Senioritätsstufen angegeben werden können, d. h. auch Hilfskräfte. a) Welche konkreten Anforderungen knüpft der Auftraggeber an die Anforderung „auf qualitativ höchstem Niveau“? Konkret: Welche fachlichen Qualifikationen (z. B. abgeschlossenes Masterstudium) setzt der Auftraggeber bei studentischen Hilfskräften zur Erfüllung des Auftrags voraus und welchen maximalen Anteil an studentischen Hilfs-kräften unter den fachlichen Mitarbeitenden sieht der Auftraggeber als noch zulässig an, um das Primat der Erledigung beauftragter Arbeiten auf qualitativ höchstem Niveau er-füllen zu können? b) Welche Annahmen können aus der Formulierung „Sofern nicht anders vereinbart, (…)“ (S. 26 der Leistungsbeschreibung) für die Angebotserstellung abgeleitet werden? c) Im Preisblatt Zeile 8 wird die Mitarbeitendenkategorie „Assistenz“ genannt. In vorhergehenden BMWE-Ausschreibungen wurde nach kaufmännisch-administrativem Personal und Sekretariat/Hilfskräften/Datenerfassern differenziert. Wir bitten um Erläuterung welche Mitarbeitendenkategorien unter „Assistenz“ fallen. | Zu a) Die studentische Hilfskraft erbringt typischerweise Hilfs- und Unterstützungsarbeiten. Die Hilfstätigkeiten beziehen sich dabei auf die wissenschaftlichen Arbeiten und damit zusammenhängende Verwaltungstätigkeiten oder administrative Arbeiten. Die Hilfskraft muss parallel an einer Hochschule eingeschrieben sein. Das geforderte „qualitativ höchste Niveau“ kann eine (studentische) Hilfskraft nicht erbringen. Es muss dadurch gewährleistet sein, dass das Ergebnis sowie die Prüfprozesse und die Qualitätssicherung das geforderte Niveau erreichen und insgesamt die Leistungserbringung wesentlich von der voll qualifizierten Arbeitskraft im Kernteam geprägt ist. Dies ist seitens des AG nicht abstrakt quantitativ bestimmbar, sondern hängt von Arbeitspaketen und Aufgaben sowie der Organisation des AN ab. Zu b) Die Arbeiten sind unverzüglich, also ohne schuldhaftes Zögern seitens des AN zu beginnen, es sei denn, es wurde ausdrücklich (nicht zwingend schriftlich) ein anderer Zeitplan mit dem AG vereinbart. Zu c) Der Begriff Assistenz umfasst Qualifikationen auf Ebene eines Bachelorstudiums (kaufmännisch/administrativ z.B. BWL). Ferner ist es möglich, MA mit einer entsprechenden Berufsausbildung (kaufmännisch, administrativ oder vergleichbar) zur Unterstützung einzusetzen. | |
| 5 | Im Preisblatt ist angegeben, dass die angebotenen Stundensätze sämtliche Personalkosten sowie Sach- und ggf. Reisekosten enthalten und diese Kosten nicht gesondert vergütet werden. In der Leistungsbeschreibung wird hingegen ausgeführt, dass zuvor vom Auftraggeber genehmigte Reisen mit den tatsächlich entstandenen Reisekosten erstattet werden. Hieraus ergibt sich aus unserer Sicht ein | Zu a) und b) Korrekt ist die Formulierung in der Verfahrensbeschreibung. Die Reisekosten werden nicht gesondert vergütet. Die Leistungsbeschreibung wurde zu diesem Punkt angepasst | |
| Widerspruch hinsichtlich der Behandlung und Abrechnung von Reisekosten. a) Wir bitten daher um Klarstellung und ggf. um Anpassung des Preisblattes um die Rubrik „Reisen“. b) Darüber hinaus enthalten weder die Leistungsbeschreibung noch das Preisblatt Angaben zur voraussichtlichen Anzahl und Dauer der erforderlichen Reisen. Sofern Reisekosten in die Stundensätze einzukalkulieren sind, stellen diese Angaben aus unserer Sicht jedoch eine wesentliche Kalkulationsgrundlage dar. Zur Sicherstellung einer möglichst belastbaren Kalkulation und einer Vergleichbarkeit der Angebote bitten wir daher um entsprechende Angabe einer einheitlichen Kalkulationsgrundlage für die Reisekosten. | |||
| 6 | Sind die im Preisblatt (Zeile 9) anzugebenden Stundensätze auf den regulären Leistungszeitraum vom 01.01.2027 bis zum 31.12.2029 zu beziehen? | Das ist korrekt. Die Verlängerungsoption wird separat unter 4. ausgewiesen. Das Preisblatt wurde entsprechend angepasst. | |
| 7 | Gehen wir richtig in der Annahme, dass die unter Punkt 3 (Zeile 14) des Preisblatts genannte Vertragslaufzeit von 36 Monaten den Zeitraum vom 01.01.2027 bis zum 31.12.2029 umfasst? Wir bitten um entsprechende Klarstellung. | Das ist korrekt. Die Verlängerungsoption wird separat unter 4. ausgewiesen. Das Preisblatt wurde entsprechend angepasst. | |
| 8 | Für den Fall, dass die optionale Verlängerung des Vertragszeitraums in Anspruch genommen wird: Wie soll mit den Stundensätzen für den optionalen Verlängerungszeitraum umgegangen werden? Sind hierfür bereits im Angebot entsprechende Stundensätze zu berücksichtigen bzw. anzugeben, oder erfolgt für den Verlängerungszeitraum eine Anpassung der Stunden-sätze nach einer noch festzulegenden Regelung? | Das Preisblatt wurde um den Punkt Verlängerungsoption angepasst. Im Angebot sind die entsprechenden Stunden zu berücksichtigen. | |
| 9 | Preisblatt, Punkt 3; Vertrag § 4 (1): Stundenumfang und Maximalvergütung Unter Punkt 3 des Preisblatts ist für jede Mitarbeitendenkategorie und jedes Arbeitspaket eine Stundenanzahl anzubieten, die innerhalb des vom Auftraggeber vorgegebenen Stundenrah-mens liegen muss. Nach unserem Verständnis basieren die vom Auftraggeber im Preisblatt vorgegebenen Stundenrahmen teilweise auf dem jeweils niedrigeren Wert der in der Leistungsbeschreibung genannten Mengen. Beispielsweise ist in der Leistungsbeschreibung unter AP 1, Punkt 3.1.1 vorgesehen, dass 110 bis 120 Interessent:innen mit jeweils drei | Zu a) und b) a) Beim Auftragswert handelt es sich um einen Schätzwert. Die Stundenkorridore, die im Preisblatt vorgegeben sind, dürfen nicht über-, bzw. unterschritten werden (siehe dazu Punkt 4.2 Verfahrensbeschreibung). b) Der im Vertrag vereinbarte Maximalbetrag darf nicht überschritten werden. Die zusätzlich erforderlichen Stunden werden nicht gesondert abgerechnet. | |
| Stunden je Vertragsjahr zu beraten sind. Der im Preisblatt zugrunde gelegte Stundenrahmen scheint hingegen auf der Mindestmenge von 110 Interessenten zu basieren. a) Gleichzeitig ist auf Seite 5 des Vertrags eine Maximalvergütung auf Grundlage des Preis- angebots vorgesehen. Wir bitten daher um Klarstellung, wie in Fällen verfahren wird, in denen aufgrund des tatsächlich zu erbringenden Leistungsumfangs der im Preisblatt zugrunde gelegte Stundenumfang und damit die aus dem Preisangebot resultierende Maximalvergütung überschritten werden müsste, beispielsweise wenn tatsächlich mehr als 110 Interessenten zu beraten sind. b) Insbesondere bitten wir um Klarstellung, ob in einem solchen Fall die zusätzlich erforderlichen Stunden bzw. die daraus resultierende Vergütung außerhalb der vereinbarten Maximalvergütung abgerechnet werden können oder ob der Auftragnehmer die zusätzlichen Leistungen innerhalb des vereinbarten Vergütungs-Caps ohne zusätzliche Vergütung zu erbringen hat. | |||
| 10 | Den Vergabeunterlagen liegen u. a. Formblätter zum Mindestjahresumsatz und ausreichendem Personal bei. a) In der Verfahrensbeschreibung Seite 7, Punkt 3.3.2 heißt es „Beleg: Eigenerklärung (Vordruck) über den Umsatz der – sofern verfügbar – letzten drei Geschäftsjahre sowie über die Umsatzentwicklung im laufenden Geschäftsjahr im für den Auftrag relevanten Geschäftsfeld.“ Unserer Auffassung nach wären hier die Umsätze der letzten drei Geschäftsjahre sowie des laufenden Geschäftsjahres separat zu nennen. Dies lässt die Eigenerklärung zum Jahresumsatz jedoch nicht zu. Daher bitten wir um Klarstellung, ob die vorliegende Version der Eigenerklärung ausreichend ist und die Umsätze nicht einzeln genannt werden müssen. b) Analog verhält es sich bei der Eigenerklärung zum Personal (Seite 7, Punkt 3.3.3) Auch hier bitten wir um Klarstellung, ob der vorliegende Vordruck ausreichend ist oder in einer separaten Erklärung die „durchschnittliche | a) Mit der „Eigenerklärung zum Umsatz“ 3.3.2 Vordruck wird bestätigt, dass das Unternehmen in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren ein durchschnittlicher Jahresumsatz von mindestens 3.000.000,00 Euro (netto) im für den Auftrag relevanten Geschäftsfeld erwirtschaftet hat. Die Umsätze sind nicht separat zu benennen. b) Der vorliegende Vordruck 3.3.3 zum Personal ist ausreichend. | |
| jährliche Beschäftigtenzahl in Vollzeitäqui- valenten in den – sofern verfügbar – letzten drei Jahren“ zu nennen ist. | |||
| 11 | 1. In der Bekanntmachung wird unter Punkt 2.1.3 ein geschätzter Auftragswert von 4.117.647,06 € netto angegeben. Weiterhin ist im Preisblatt für die einzelnen Mitarbeitendenkategorien und Arbeitspakete jeweils ein Mengengerüst mit Mindest- und Höchstwerten vorgegeben, dessen Rahmen gemäß Verfahrensbeschreibung zwingend einzuhalten ist. Zu den im Preisblatt vorgesehenen Mitarbeitendenkategorien haben wir bereits separate Bieterfragen gestellt. Die Beantwortung dieser Fragen ist aus unserer Sicht auch für die Einordnung und Kalkulation des vorgegebenen Mengengerüsts relevant. Ungeachtet der noch ausstehenden Beantwortung unserer Bieterfragen vom 09.09.2026, ist nach unseren vorläufigen Berechnungen der in der Bekanntmachung angegebene geschätzte Auftragswert bereits bei Zugrundelegung der je-weils unteren Stundengrenzen und einer Vergütung nach TVöD überschritten. Weitere Kosten sind hierbei noch nicht berücksichtigt. Wir bitten daher um Prüfung, ob vor diesem Hintergrund weiterhin von dem in der Bekanntmachung genannten geschätzten Auftragswert von 4.117.647,06 € netto für die Grundlaufzeit von 36 Monaten auszugehen ist. Würde die Überschreitung des Auftragsschätzwertes zu einem Ausschluss aus dem Verfahren führen? | Dieser geschätzte Netto-Auftragswert bezieht sich auf die komplette Laufzweit, also Grundlaufzeit sowie Verlängerungsoption. Der geschätzte Auftragswert für die Grundlaufzeit (01.01.2027 bis zum 31.12.2029) beträgt 2.520.000,00 Euro. netto Der geschätzte Auftragswert für die Verlängerungsoption vom 01.01.2030 bis zum 31.12.2031 beträgt somit 1.680.000,00 Euro netto. Grundlaufzeit + Verlängerung: Schätzwert ca. 4.200.000,00 Euro netto. Die Bekanntmachung wurde entsprechend angepasst. Die angepasste Bekanntmachung wird vorauss. am 18.09 aktualisiert. Der geschätzte Auftragswert ist eine Prognose. Ein Überschreiten führt nicht automatisch zu einem Ausschluss aus dem Verfahren. Ferner wird auf Punkt 4.2 der Verfahrensbeschreibung hingewiesen. | |
| 12 | 1. In der Leistungsbeschreibung wird unter Punkt 3.1.2.1.1 angegeben, dass für „Baustein B der Förderrichtlinie zur Planung von Demonstrationsanlagen die Be-wertung der Förderfähigkeit und -würdigkeit durch externe Gutachter durchgeführt“ werden soll. Laut der Förderrichtlinie zur Etablierung einer industriellen Bioökonomie vom 29. August 2024, Punkt 8.2.1, S. 10, soll hingegen für Projektförderanträge zu Bau-stein B und C „ein Beratungsgremium, gegebenenfalls im Zusammenwirken mit dem Projektträger, eine Begutachtung und Bewertung der Antragskizzen vorneh-men […]. Dieses Beratungsgremium setzt sich aus von den Arbeitsgruppen der | Zu 1 a) Zurzeit nur vorgesehen für Baustein B. Zu 1 b) und c) Korrekt ist die Formulierung, die in der Leistungsbeschreibung steht, also „externe Gutachter.“ Es ist kein Beratungsgremium vorgesehen. Zu 2) Es sind zwei Sitzungen im Jahr mit externen Beratern (externen Fachgutachtern) vorgesehen. Bislang sind die externen Fachgutachter ehrenamtlich tätig geworden und die Sitzungen haben per Videokonferenz stattgefunden. | |
| Dialogplattform „Industrielle Bioökonomie“ benannten Expertinnen sowie Vertre-terinnen des Projektträgers zusammen.“ Vor diesem Hintergrund bitten wir um Prüfung, a) ob eine externe Begutachtung nur für Baustein B oder für die Bausteine B und C vorgesehen werden soll; b) ob das in der Förderrichtlinie genannte Beratungsgremium den in der Leis- tungsbeschreibung genannten externen Gutachter:innen entspricht und c) ob auch das in der Förderrichtlinie beschriebene Vorgehen hinsichtlich Bestellung und Zusammensetzung des Beratungsgremiums – Expert:innen, die von den Arbeitsgruppen der Dialogplattform benannt werden, und Vertreter:innen des Projektträgers – weiterhin Bestand haben und demzufolge auch in dieser Form in die Angebotserstellung eingehen sollen? 2. In der Leistungsbeschreibung wird unter Punkt 3.1.2.1.1 angegeben, dass die „Bewertung der Förderfähigkeit und -würdigkeit durch externe Gutachter durchgeführt“ wird und das für diesen Vorgang „gegebenenfalls eine Sitzung anzuberau-men und vorzubereiten [ist], um die Förderfähigkeit und -würdigkeit der eingereichten Projektskizzen festzustellen“. Wir bitten vor diesem Hintergrund zum Einen um Erläuterung, ob und in welcher Höhe die Gutachter:innen für Ihre Tätigkeit eine finanzielle Aufwandsentschädigung in Rechnung stellen können, um dies bei der Angebotserstellung zu berücksichtigen. Wir bitten zum Zweiten auch um genauere Angaben dazu, wie viele dieser Sit-zungen pro Jahr geplant sind und ob es sich um Präsenzsitzungen mit Veranstaltungs- und Reisekosten oder um web-basierte Veranstaltungen handelt? |
Stand: Mittwoch, 16. September 2026