Bieterfragenverzeichnis zur Ausschreibung 20.51-26.1 Stand 15.09.2026
Bieterfrage vom 27.08.2026:
F: Zu Eignungskriterium 3 („Einschlägige Kenntnisse in Bereichen des Planens und Bauens, der Städtebauförderung oder der Planung sozialer Infrastruktur; Referenzen zu erfolgreich umgesetzten bzw. schon seit längerem betreuten Förderprogrammen“) bitten wir um Klarstellung: Ist die Annahme zutreffend, dass der Nachweis der Eignung auch durch die Gesamtheit der eingereichten Referenzen erbracht werden kann, wenn diese die geforderten Kenntnisse und Erfahrungen in ihrer Summe abdecken, beispielsweise durch Referenzen aus dem Bereich der Betreuung von Förderprogrammen vergleichbarer Größe sowie separate Referenzen aus den Bereichen Planen und Bauen, Städtebauförderung oder soziale Infrastruktur? Oder wird erwartet, dass jede der als Nachweis eingereichten Referenzen beide Anforderungsdimensionen gleichzeitig erfüllt?
A: Ja Ihre Annahme ist grundsätzlich korrekt. Dieselben Referenzen können auch zum Nachweis anderer Kriterien (hier: Kriterium 3 und 1) vorgelegt werden, wenn diese auf alle Kriterien zutreffen. Umgekehrt ist die Eignung auch dann nachgewiesen, wenn für jedes Kriterium unterschiedliche Referenzprojekte vorgelegt werden. Entscheidend ist, dass das spezifische Kriterium durch jeweils die geforderte Anzahl an Referenzprojekten nachgewiesen ist und dieser Bezug aus den Angaben im Angebot deutlich hervorgeht.
Bieterfragen vom 02.09.2026:
F: Eignungskriterium Nr. 2 (Personal (Qualifikation/Umfang)): Gehen wir recht in der Annahme, dass sich die Angabe "Projektbeginn/-ende (Anteil der Mitarbeit in Monaten)“ ausschließlich auf die aufzuführenden Referenzprojekte der jeweils benannten Person (Projektleitung bzw. Mitarbeiter/-innen) bezieht und der tatsächliche zeitliche Umfang der Mitarbeit der jeweiligen Person an dem Referenzprojekt in Monaten dargestellt werden soll?
A: Ja Ihre Annahme ist korrekt.
F: Gehen wir recht in der Annahme, dass sich der im Vertrag und den sonstigen Vergabeunterlagen genannte Kostenrahmen i. H. v. 7,5 Mio. EUR brutto bzw. 6.302.521 EUR netto auf die Vertragslaufzeit bis zum 31.12.2030 inkl. der optionalen Leistungen in diesem Zeitraum bezieht und nicht die optionalen Verlängerungszeiträume umfasst?
A: Der genannte Kostenrahmen i.H.v. 7,5 Mio. € brutto bzw. 6.302.521 € netto bezieht sich auf die gesamte Vertragslaufzeit inklusive aller Optionen und umfasst alle zu erbringenden Leistungen. Für die angesprochenen Verlängerungsoptionen gem. Nr. 2.2 der Leistungsbeschreibung sind in der Leistungsbeschreibung jedoch keine Aufgaben definiert. Daher soll in Ihrem Angebot zunächst davon ausgegangen werden, dass bis zum 31.12.2030 alle Leistungen erbracht sind. Der Entwurf des Geschäftsbesorgungsvertrages sieht eine Vergütung nach tatsächlichem Aufwand bis zu der maximalen Summe Ihres Angebotes vor. Die Verlängerungsoptionen sind vorgesehen, falls es in der Programmumsetzung zu Verzögerungen kommt, um eine kontinuierliche Bearbeitung zu den gleichen Konditionen und im bestehenden Kostenrahmen Ihres Angebots (keine zusätzliche Vergütung) sicherzustellen. Im Falle einer Ziehung der Verlängerungsoptionen könnten die im Verlängerungszeitraum zu erbringenden Leistungen also nur solange umgesetzt werden, bis der Kostenrahmen Ihres Angebotes ausgereizt ist.
Bieterfragen vom 10.09.2026:
F 1: Der Entwurf des Geschäftsbesorgungsvertrages führt in §4 Absatz 2 eine Regelung zur Erhöhung der Stundensätze für die optionalen Verlängerungszeiträume auf. Diese steht im Widerspruch zur Angabe in Ziffer 2.2 der Leistungsbeschreibung. Wir bitte um Klarstellung, welche Regelung beabsichtigt ist. Zudem möchten wir anmerken, dass sich der Stundensatz der Grundlaufzeit auf eine Leistungsperiode von ca. 4 Jahren bemisst, eine Anpassung i.H.v. 3% von Grundlaufzeit zur ersten Verlängerungsoption erscheint gering.
A: Die Regelung des Entwurfs des Geschäftsbesorgungsvertrags §4 Absatz 2 hat in diesem Fall Vorrang und wird beabsichtigt. Im Laufe der 4-jährigen Grundlaufzeit des Vertrags ist keine Anpassung der Stundensätze vorgesehen. Eine abweichende Erhöhung im Falle der ersten Verlängerungsoption, aufgrund der langen Grundlaufzeit ist nicht vorgesehen Wir bitten dies bei der Kalkulation Ihrer Stundensätze für die Grundlaufzeit zu berücksichtigen.
F 2: Ist unsere Annahme richtig, dass der Auftragnehmer für die weitere operative Projektabwicklung das Fördermanagementsystem „profi“ für die Bewilligung, Bearbeitung und Verwaltung der Fördervorgänge zu nutzen hat?
A: Der AG nutzt für die Programm- und Projektumsetzung eine eigene zentrale Datenbank (ZDB) auf Oracle Apex-Basis. Dem AN werden für die Vertragslaufzeit entsprechende Rechte eingeräumt. Ein Zugang zu „profi“ ist nicht vorgesehen.
F 3: Ist unsere Annahme richtig, dass der Auftraggeber die eAkte Bund zur digitalen Aktenführung verwendet und der Auftragnehmer entsprechend die eAkte Bund für Projektträger einsetzen soll? Falls ja, mit welche Jahrespauschale je Nutzerlizenz ist zu kalkulieren?
A: Die E-Akte wird durch den AG gepflegt. Die zu veraktenden Projektinformationen werden durch den AG aus der ZDB heraus in die E-Akte veraktet. Einer eigenen Lizensierung bedarf es daher nicht.
F 4: Mit welcher Anzahl an Projekttreffen in Präsenz und Vor-Ort-Prüfungen ist je Kalenderjahr zu kalkulieren?
A: Projekttreffen in Präsenz sind nicht vorgesehen. Wir sind aus Gründen der Verfahrensvereinfachung bestrebt, sowohl die Projektkommunikation als auch die Prüfungen grds. schriftlich oder online durchzuführen. Schwerpunktmäßig bei den Antrags- bzw. Beratungsgesprächen, also zu Projektbeginn können in Einzelfällen Vor-Ort-Termine zielführender sein; eine entsprechende Vorgabe erfolgt bei Bedarf durch den AG.
F 5: Die Ziffern 2.1.3 und 2.1.6 der Leistungsbeschreibung sind als optional ausgewiesen. Sind die hierfür kalkulierten Aufwände im Preisblatt in der Rubrik „Optionale Leistungen / Bedarfspositionen“ aufzuführen?
A: Ja die Leistungsbausteine 2.1.3 Modul C und 2.1.6 Modul F sind im Preisblatt in der Rubrik „Optionale Leistungen / Bedarfspositionen“ aufzuführen.
F 6: Gehen wir recht in der Annahme, dass im Dokument „Angebotsvorlagen Anhang“, unter dem Blatt „Einzelaufstellung“ unter der Spalte „Name“ keine einzelnen Mitarbeiter genannt werden müssen, sondern die Stundenzahlen pro Mitarbeiterkategorie zusammengefasst werden dür-fen? Da eine Zuordnung zu einzelnen Mitarbeitenden aufgrund der Komplexität des Leistungs-umfanges nicht sachgerecht aufzustellen ist.
A: Ja die Annahme ist korrekt. Eine Zusammenfassung der Stundenzahlen auf Mitarbeiterkategorien ist ausreichend.
F 7: Im Dokument „Angebotsvorlagen Anhang“, unter dem Blatt „Preisangebot“ geben Sie folgenden Satz an „Die Personalkosten sind hierbei wie folgt auszuweisen: Vergütung pro Stunde x Anzahl der Stunden + ggf. Gemeinkostenzuschlag. Sachkosten sind nach Kostenarten aufzuschlüsseln“. Unter dem Blatt „Einzelaufstellung“ gibt es kein Feld um die Gemeinkosten anzugeben. Gehen wir daher recht in der Annahme, dass die Gemeinkosten im Stundensatz inkludiert sind?
A: Ja die Annahme ist korrekt. Die Gemeinkosten sind in den Stundensätzen der Mitarbeitenden zu inkludieren.
F 8: In der Leistungsbeschreibung, unter Punkt 2.1.1, Seite 2, im Unterpunkt „fachliche Beratung …“ wird die Durchführung der fachlichen Antragsberatungsgespräche „in wenigen Einzelfällen in Präsenz nach Vorgabe durch den AG“ benannt.
Zur Berücksichtigung von Dienstreisen zu diesen Gesprächen, bitten wir um Angabe der Anzahl der, in Präsenz zu erbringenden Beratungsgespräche. Falls dies nicht konkret möglich ist, ist auch eine Angabe in prozentualem Anteil oder eine Anzahlspanne hilfreich.
A: Im Rahmen der Antragsberatungsgespräche sind maximal bis zu 10 Vor-Ort-Termine optional zu kalkulieren. Im weiteren Projektverlauf bis zur Verwendungsnachweisprüfung fallen Vor-Ort-Termine eher in Ausnahmefällen an. Auch hier sind maximal bis zu 10 Vor-Ort-Termine optional zu kalkulieren.
F 9: In der Leistungsbeschreibung, unter Punkt 2.1.2, Seite 3, ist benannt, das die Dateneingabe und Datenpflege der Projektdaten aller Zuwendungsverfahren in einer „projekteigenen Datenbank“ und auf S. 4 der LB in einer „programmeigenen Datenbank“ durch den AN vorzunehmen ist.
Wir gehen davon aus, dass es sich bei den beiden leicht differierenden Bezeichnungen (projekteigen bzw. programmeigenen) und das gleiche Datenbanksystem handelt und bitten um die Information, ob durch diese Datenbank Eigentum des Auftraggebers ist und der Auftragnehmer entsprechende Zugriffe erhält, oder ob eine eigene Projektdatenbank beim Auftragnehmer ein-zurichten ist.
A:Ja die ZDB ist im Eigentum des Auftraggebers und dem Auftragnehmer werden hierfür Lese- und Schreibrechte eingeräumt. Das Einrichten einer weiteren Projektdatenbank ist nicht erforderlich.
F 10: In der Leistungsbeschreibung, geht der Punkt 2.1.6, Seite 5, auf die optional zu leistende Verwendungsnachweisprüfung ein. Bitte geben Sie an, ob bei den geforderten vertieften Prüfungen eine bestehende Festlegung zur Stichprobengröße angenommen werden kann und ob die vertieft zu prüfenden Zuwendungsverfahren im Rahmen einer vor-Ort-Prüfung durchzuführen sind.
A: Ein neues risikoorientiertes Stichprobenverfahren befindet sich gerade in der Abstimmung. Bis zur Festlegung einer finalen Prüfquote sollte die Kalkulation von einer vollständigen kursorischen und vertieften Prüfung aller Projekte ausgehen. Vor-Ort-Prüfungen fallen auch hier lediglich in Ausnahmefällen an.
F 11: In § 8 Abs. 4 des Vertragsentwurfes wird der Auftragnehmer verpflichtet über eine Haftpflicht-versicherung zu verfügen, durch die gewährleistet ist, dass zur Deckung eines Schadens aus dem Vertrag Versicherungsschutz bestehst. Ist für Bieter, die dem Selbstversicherungsprinzip nach §§ 7 und 34 BHO (Haushaltsgrundsätze der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit) unterliegen, wonach Risiken an Personen, Sachen und Vermögen allgemein nicht versichert, sondern eventuell auftretende Schäden direkt aus den jeweiligen Haushaltseinnahmen gedeckt werden, eine entsprechende Versicherung gleichwertig?
A: Sofern ein Bieter aufgrund gesetzlicher bzw. haushaltsrechtlicher Vorgaben dem Selbstversicherungsprinzip unterliegt und daher keine entsprechende Haftpflichtversicherung abschließt, kann die Selbstversicherung grundsätzlich als gleichwertige Absicherung anerkannt werden, sofern der Bieter nachweist, dass die aus dem Vertrag resultierenden Haftungsrisiken in einem der geforderten Haftpflichtversicherung gleichwertigen Umfang gedeckt sind. Ein pauschaler Verweis auf die Selbstversicherung ist hier nicht ausreichend.
Bieterfragen vom 11.09.2026:
F1: Bezieht sich der Hinweis, dass eine "baufachliche Prüfung durch den AN" nicht erfolgt, ausschließlich auf die Verwendungsnachweisprüfung, oder auch auf die anderen Module?
A: Der AN wird grundsätzlich nicht für eine baufachliche Prüfung im Rahmen der Programmumsetzung beauftragt. Diese erfolgt, wenn notwendig, durch die Bundesbauverwaltung.
F2: Gehen wir Recht in der Annahme, dass die Bewirtschaftung und Veranlassung von Auszahlungen ausschließlich durch den AG erfolgen und eine Nutzung des Projektförderinformationssystems "profi" daher nicht Bestandteil der Leistungsbeschreibung ist?
A: Ja die Annahme ist korrekt. Durch den AN solle die Mittelanforderungen im Rahmen des Modul E der Leistungsbeschreibung geprüft werden, aber die letztendliche Veranlassung der Auszahlung erfolgt durch den AG.
F3: Wird die in der Leistungsbeschreibung mehrfach aufgeführte "programmeigene/projekteigene" Datenbank vom AG zur Verfügung gestellt oder ist diese vom AN bereitzustellen?
A: Diese Datenbank wird vom AG zur Verfügung gestellt.