Anlage eRN Flyer Lieferanteninformation_092025.pdf

Die Rechnungseingangsplattform des Bundes

Informationen für Lieferanten und Dienstleister von öffentlichen

Auftraggebern

Aufgrund bestehender rechtlicher Regelungen für die Rechnungsverarbeitung in der

Bundesverwaltung sind Sie seit dem 27. November 2020 verpflichtet, Ihrem Auftraggeber der

Bundesverwaltung Rechnungen elektronisch zu übermitteln.

Die Verpflichtung der elektronischen Rechnungsstellung besteht nicht,

wenn eine Ausnahmeregelung greift. Ausnahmen können Sie dem § 3 der

E-Rechnungsverordnung des Bundes (PDF) (E-RechV) entnehmen. Beispielsweise ist das

Einreichen von Papierrechnungen weiterhin möglich, sollte die vertragliche Grundlage Ihrer

Rechnung einem Direktauftrag entsprechen und die Höhe Ihrer Rechnung 1000 € netto nicht

übersteigen.

Was bedeutet elektronische Rechnung im Standard XRechnung?

Nach der EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung und der E-RechV gelten

Rechnungen als elektronisch, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format

ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Zudem muss das Format eine automatische

und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglichen. Eine bloße Bilddatei oder ein

einfaches PDF-Dokument sind demnach keine elektronische Rechnung.

Die Grundlagen für die Anforderungen sind die europäische Norm EN-16931 und die deutsche

Konkretisierung der Norm. Die Normen wurden mit dem Standard XRechnung für die

Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen an die öffentliche Verwaltung umgesetzt.

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Der Standard XRechnung ist gleichermaßen für eine Rechnungsstellung an die Länder und an

die Kommunen verwendbar. Die jeweils aktuelle Version des Standards ist auf der

Webseite XStandards Einkauf zum Thema XRechnung frei zugänglich.

Bei einer elektronischen Rechnung im Standard XRechnung handelt es sich um eine Rechnung

in einem strukturierten einheitlichen XML-Datensatz. Solche Rechnungen ermöglichen es,

Rechnungsdaten in einem Buchhaltungssystem elektronisch zu verarbeiten und sämtliche

rechnungsbegründenden Unterlagen direkt in die Rechnung einzubetten.

Wo kann eine elektronische Rechnung an die Bundesverwaltung

eingereicht werden?

Für die elektronische Rechnungsstellung an die Bundesverwaltung betreibt der Bund seit 2019

die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE), die seit September 2025 als

alleinige Rechnungseingangsplattform von allen unmittelbaren Bundesbehörden genutzt wird

sowie auf freiwilliger Basis von mittelbaren Bundesbehörden wie auch den Bundesländern

genutzt werden kann. Die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE), die für die

Rechnungstellung an die unmittelbare Bundesverwaltung betrieben wurde, ist seit Ende

September 2025 nicht mehr verfügbar.

(s. https://www.e-rechnung-bund.de/plattformkonsolidierung/).

Sie erreichen die Plattform über die E-Rechnungswebseite oder direkt über die OZG-RE. Dort

können Sie sich für die Nutzung anmelden. Der Anmeldeprozess unterscheidet sich nicht

wesentlich von denen anderer Plattformen im Internet: Nach der Eingabe aller erforderlichen

Daten sowie dem anschließenden Akzeptieren der Nutzungsbedingungen und der

Datenschutzerklärung erhalten Sie über Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse einen Aktivierungslink.

Über diesen Link können Sie den Registrierungsprozess erfolgreich abschließen. Ihr

Nutzerkonto steht anschließend für Sie bereit.

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Es werden auch elektronische Rechnungen nach anderen Standards angenommen.

Voraussetzung dafür ist, dass diese mit der europäischen Norm zur elektronischen

Rechnungsstellung konform sind, den Nutzungsbedingungen der OZG-RE und den

Anforderungen der E-RechV entsprechen.

Neben dem OZG-RE-Account (Nutzerkonto der OZG-RE) ist die Nutzung von „Mein

Unternehmenskonto“ auf Basis von ELSTER auf der OZG-RE möglich. Es findet keine

Datenübertragung/Synchronisation zwischen diesen beiden Accounts statt. Das bedeutet z. B.,

dass der Status von Rechnungen, die über den OZG‑RE‑Account eingereicht wurden, auch nur

auf der Seite „Status eingereichter Rechnungen“ des OZG-RE-Accounts eingesehen werden

können. Weitere Informationen zur Registrierung und Nutzung von „Mein Unternehmenskonto“

auf Basis von ELSTER finden Sie auf der FAQ-Seite von „Mein Unternehmenskonto“.

Wie kann eine elektronische Rechnung über die OZG-RE

eingereicht werden?

Zum Einreichen von elektronischen Rechnungen stehen Ihnen die folgenden fünf

Übertragungskanäle zur Verfügung:

Weberfassung: Sie können elektronische Rechnungen mithilfe eines geführten

Webformulars direkt manuell erstellen, übermitteln und für die eigene

Archivierung herunterladen.

Upload: Sie können selbst erstellte elektronische Rechnungen hochladen und

übermitteln.

E-Mail: Sie erhalten nach erfolgter Registrierung eine individuelle E-Mail-

Adresse, die Sie für die Rechnungsstellung nutzen können.

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Peppol: Sie können elektronische Rechnungen über einen automatisierten

Informationsaustausch (Maschine-zu-Maschine Kommunikation) schnell und

medienbruchfrei aus Ihrer eigenen Software heraus übermitteln.

Was muss bei selbst erstellten elektronischen Rechnungen

beachtet werden?

Sollten Sie elektronische Rechnungen eigenständig erzeugen können, können Sie die

Übertragungskanäle Upload, E-Mail oder Peppol wählen. Bei der Erstellung elektronischer

Rechnungen im Standard XRechnung oder anderen CEN-konformen Rechnungen ist zu

beachten, dass gemäß § 5 E-RechV mindestens die folgenden Pflichtinformationen erforderlich

sind:

Tabelle 1: Pflichtinformationen

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Bitte beachten Sie, dass die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) die Informationen

zur aktuellen Version Standard XRechnung zur Verfügung stellt. Seit dem 01.02.2024 sind die

BT-Felder „Geschäftsprozesstyp“ (BT-23) sowie „elektronische Adresse des Verkäufers“ (BT‑34)

und „elektronische Adresse des Käufers“ (BT‑49) verpflichtend. Weitere Informationen hierzu

finden Sie auf der Webseite E-Rechnung Bund.

Wie gelangt meine Rechnung über die Plattform an den richtigen

Rechnungsempfänger?

Um sicherzustellen, dass Ihre E-Rechnung an den adressierten Rechnungsempfänger

weitergeleitet werden kann, muss eine sogenannte Leitweg-ID zur eindeutigen Identifikation

des Rechnungsempfängers angegeben werden. Ihr Auftraggeber teilt Ihnen die Leitweg-ID mit.

Liegt sie Ihnen nicht vor, fragen Sie Ihren Auftraggeber. Bei der Nutzung des

Übertragungskanals Peppol wird zudem eine Participant-ID (auch Peppol-ID genannt) zur

Adressierung benötigt. Für die Einrichtungen der Bundesverwaltung, die an die OZG-RE

angeschlossen sind, kann die Participant-ID wie folgt erstellt werden: Die Participant-ID setzt

sich zusammen aus dem Präfix 0204 und einer Leitweg-ID (Bsp.: 0204:991-33333TEST-33).

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Wie kann der Status eingereichter elektronischer Rechnungen

eingesehen werden?

Nach Übermittlung Ihrer E-Rechnung prüft die OZG-RE unmittelbar die Verarbeitungsfähigkeit

der Rechnungsdaten hinsichtlich der formalen Richtigkeit und Vollständigkeit. Den Status Ihrer

eingereichten E-Rechnung können Sie unabhängig von der Wahl des Übertragungskanals in

Ihrem Nutzerkonto einsehen. Bei der Verwendung des Übertragungskanals Peppol erhalten Sie

eine automatische Rückmeldung, ob die Übertragung der Rechnung technisch funktioniert hat.

Wo können Skontoinformationen eingetragen werden?

Das Informationselement „Zahlungsbedingungen“ (BT-20) kann genutzt werden, um

Skontoinformationen anzugeben. In der Weberfassung der Plattformen erfolgt dies unter

„Zahlungsbedingungen“.

Können auch Anlagen zu einer elektronischen Rechnung

hinzugefügt werden?

Ihre E-Rechnung können Sie durch Einbetten in das XML bis zu 200 Anlagen beifügen. Eine

technische Lösung für den Versand von rechnungsbegründenden Anlagen mit einer Größe von

über 15 MB (große Anlagen) wurde erfolgreich ausgerollt.

Folgende Arten von Anlagen sind zulässig:

• PDF-Dokumente

• Bilder (PNG, JPEG)

• Textdateien (CSV)

• Excel-Tabellendokumente (XLSX)

• OpenDocument-Tabellendokumente (ODS)

• XML (ab 01.01.2021, bei Anwendung der Extension XRechnung)

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Wie können Sie die termingerechte Zahlung Ihrer Rechnung

unterstützen?

Damit eine Rechnungsbearbeitung ohne weitere Eingriffe bis hin zur Zahlung durchgeführt

werden kann, ist es hilfreich, wenn Sie in Ihren Rechnungsdaten auf Zeichen verzichten, die im

Zahlungsverkehr nicht gestattet sind (Bsp.: / | § | %).

Wo gibt es zusätzliche Informationen?

Auf der Internetseite der KoSIT erhalten Sie viele Informationen rund um den Standard

XRechnung.

Die offizielle Webseite zum Thema E-Rechnung enthält weitere hilfreiche Informationen für

Rechnungssender.

Gibt es einen Support für weitere Fragen zur OZG-RE?

Zur Beantwortung allgemeiner Fragen zum Thema elektronische Rechnung für

Rechnungssteller und die Rechnungseingangsplattform OZG-RE steht Ihnen ein Support zur

Verfügung.

Telefon: +49 30 2598 4436

E-Mail: sendersupport-xrechnung@bdr.de

Sie erreichen den telefonischen Support von Montag bis Freitag von 08:00 bis 16:00 Uhr.

Für individuelle Fragen (Leitweg-ID, OZG-RE) wenden Sie sich bitte an Ihren Auftraggeber.

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