6. AVV.pdf

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[Anlage 7 zum Hauptvertrag] Stand: 14.09.2026

Vereinbarung nach Art. 28

Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)

zwischen dem/der

BKK Dachverband e.V.

Zimmerstraße 56

10117 Berlin

Vertreten durch die Vorständin Anne-Kathrin Klemm

– Verantwortlicher –

[ggf.: Vertreter gemäß Art. 27 DS-GVO]

nachstehend auch Auftraggeber genannt

und dem/der

– Auftragsverarbeiter –

nachstehend auch Auftragnehmer genannt

Präambel

Die Vertragsparteien haben mit Zuschlag vom ____________ (Vergabe-Nummer:

2026_04) einen Vertrag über Relaunch der Webseite www.bkk-dachverband.de ge-

schlossen.

[Seite 2]

Diese Vereinbarung regelt die Maßnahmen zum Schutz der personenbezogener Daten

bei der Datenverarbeitung im Auftrag unter Berücksichtigung des Art. 28 DS-GVO.

§ 1 Gegenstand und Dauer des Auftrags

(1) Gegenstand

Der Gegenstand des Auftrags ergibt sich aus dem Hauptvertrag vom _____________,

auf den hier verwiesen wird (im Folgenden auch Leistungsvereinbarung).

(2) Dauer

Die Dauer dieses Auftrags (Laufzeit) entspricht der Laufzeit des Hauptvertrages bis

zur vollständigen Erfüllung und Abwicklung der vereinbarten Leistungen aus der

Leistungsbeschreibung. Die Geheimhaltungspflicht gilt darüber hinaus unbe-

grenzt.

Der Auftraggeber kann den Hauptvertrag jederzeit ohne Einhaltung einer Frist

kündigen, wenn

a) ein schwerwiegender Verstoß des Auftragnehmers gegen Datenschutzvor-

schriften oder die Bestimmungen des Vertrages vorliegt oder

b) der Auftragnehmer eine Weisung des Auftraggebers nicht ausführen kann

oder will oder

c) der Auftragnehmer Kontrollrechte des Auftraggebers vertragswidrig verweigert

oder

d) die Grundlage der Vertragserfüllung wesentlich verändert wird oder ganz ent-

fällt aufgrund einer Änderung der Rechts- oder Gesetzeslage oder wegen auf-

sichtsrechtlicher Maßnahmen oder

e) Daten vertragswidrig durch den Auftragnehmer an Staaten übermittelt werden,

die kein Mitgliedsstaat der Europäischen Union, kein anderer Vertragsstaat des

Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum oder die Schweiz sind

oder für die kein Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DS-GVO vorliegt.

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[Seite 3]

Insbesondere die Nichteinhaltung der in diesem Vertrag vereinbarten und aus Art.

28 DSGVO abgeleiteten Pflichten stellt einen schweren Verstoß dar.

§ 2 Konkretisierung des Auftragsinhalts

(1) Art und Zweck der vorgesehenen Verarbeitung von Daten

Art und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auf-

tragnehmer für den Auftraggeber sind konkret beschrieben in der Leistungs-

vereinbarung vom ______________

Die Erbringung der vertraglich vereinbarten Datenverarbeitung findet ausschließ-

lich in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Ver-

tragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt. Sofern

personenbezogene Daten verarbeitet werden, darf die Datenverarbeitung zusätz-

lich neben den vorgenannten Staaten auch in der Schweiz erfolgen Jede Verlage-

rung in ein Drittland bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers und

darf nur erfolgen, wenn

a) die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind, sofern per-

sonenbezogenen Daten verarbeitet werden, die keine Sozialdaten sind (es gilt

ausschließlich Art. 28 DSGVO) oder

Ein Zugriff auf personenbezogene Daten durch Staaten, für die kein solcher Ange-

messenheitsbeschluss vorliegt, ist dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen. In

Anhang 2 sind die Standorte, bei denen personenbezogene Daten des Auftragge-

bers verarbeitet werden, einzutragen und ggf. Feststellungen zum angemessenen

Schutzniveau in den betreffenden Drittländern zu treffen. Eine Veränderung der

Standorte oder Räumlichkeiten, in denen Daten des Auftraggebers verarbeitet wer-

den, oder ein Verlagern der Auftragsdurchführung an eine andere Örtlichkeit als

die mit dem Auftraggeber vereinbarte, bedarf der vorherigen schriftlichen Zustim-

mung des Auftraggebers. Soweit der Auftraggeber eine Daten-übermittlung an

Dritte in ein Drittland anweist, ist er für die Einhaltung von Kapitel V der DSGVO

verantwortlich.

(2) Art der Daten

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[Seite 4]

Gegenstand der Verarbeitung sind folgende Datenarten/-kategorien (Aufzäh-

lung/Beschreibung der Datenkategorien):

• Beschäftigtendaten in den Benutzeraccounts des BKK Dachverband-Stellenportals: o Vorname, Name der hochladenden Person (Beschäftigte der BKK Dachver- band-Mitgliedes oder des BKK Dachverbandes) o Position o Organisation bzw. Firma o Firmenadresse o E-Mail-Adresse o Telefonnummer

• Beschäftigtendaten des BKK Dachverbandes in der Webseiten-Rubrik „Kon- takte“ (dienstlich): o Vorname, Name o Position o Abteilung o E-Mail-Adresse o Telefonnummer o ggf. Bild o ggf. Beschäftigtendaten der Dienstleister im Gesundheitsfinder, Kontakt- daten (öffentlich zugänglich):Name o Anschrift o Telefon o Fax o E-Mail-Adresse o Webseite

(3) Kategorien betroffener Personen

Die Kategorien der durch die Verarbeitung betroffener Personen umfassen:

• Beschäftigte des Auftraggebers

• Beschäftigte der Mitglieder des BKK Dachverbandes

• Ggf. Kontaktdaten von Beschäftigten der Dienstleister

§ 3 Technisch-organisatorische Maßnahmen

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[Seite 5]

(1) Der Auftragnehmer hat die Umsetzung der im Vorfeld der Auftragsvergabe darge-

legten und erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen vor Be-

ginn der Verarbeitung, insbesondere hinsichtlich der konkreten Auftragsdurchfüh-

rung schriftlich oder in Textform zu dokumentieren und dem Auftraggeber zur

Prüfung zu übergeben. Bei Akzeptanz durch den Auftraggeber werden die doku-

mentierten Maßnahmen Grundlage des Auftrags. Soweit die Prüfung/ein Audit des

Auftraggebers einen Anpassungsbedarf ergibt, ist dieser umzusetzen.

(2) Der Auftragnehmer hat die Sicherheit gem. Art. 28 Abs. 3 lit. c, 32 DS-GVO insbe-

sondere in Verbindung mit Art. 5 Abs. 1, Abs. 2 DS-GVO herzustellen. Insgesamt

handelt es sich bei den zu treffenden Maßnahmen um Maßnahmen der Datensi-

cherheit und zur Gewährleistung eines dem Risiko angemessenen Schutzniveaus

hinsichtlich der Vertraulichkeit, der Integrität, der Verfügbarkeit sowie der Belast-

barkeit der Systeme. Dabei sind der Stand der Technik, die Implementierungskos-

ten und die Art, der Umfang und die Zwecke der Verarbeitung sowie die unter-

schiedliche Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und

Freiheiten natürlicher Personen im Sinne von Art. 32 Abs. 1 DS-GVO zu berück-

sichtigen (Einzelheiten in Anhang 1).

(3) Die technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen dem technischen

Fortschritt und der Weiterentwicklung. Insoweit ist es dem Auftragnehmer gestat-

tet, alternative adäquate Maßnahmen umzusetzen. Dabei darf das Sicherheitsni-

veau der festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten werden. Wesentliche Ände-

rungen sind revisionssicher zu dokumentieren.

(4) Sämtliche Dokumentationen zu den technischen und organisatorischen Maßnah-

men, Dokumentationen von Regelungen zum Datenschutz und zur Informations-

sicherheit und Audit- bzw. Prüfberichte müssen in deutscher Sprache verfasst bzw.

in deutscher Übersetzung bereitgehalten werden.

§ 4 Qualitätssicherung und sonstige Pflichten des Auftragnehmers

Der Auftragnehmer hat zusätzlich zu der Einhaltung der Regelungen dieses Auftrags

gesetzliche Pflichten gemäß Art. 28 bis 33 DS-GVO; insofern gewährleistet er insbeson-

dere die Einhaltung folgender Vorgaben:

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[Seite 6]

a) Die schriftliche Bestellung eines Datenschutzbeauftragten, der seine Tätigkeit ge-

mäß Art. 38 und 39 DS-GVO ausübt. Dessen Kontaktdaten werden dem Auftrag-

geber zum Zweck der direkten Kontaktaufnahme in Anhang 4 mitgeteilt. Ein Wech-

sel des Datenschutzbeauftragten wird dem Auftraggeber unverzüglich mitgeteilt.

b) Die Wahrung der Vertraulichkeit und des Datengeheimnisses gemäß Art. 28 Abs. 3

Satz 2 lit. b, 29, 32 Abs. 4 DS-GVO, § 35 SGB I. Der Auftragnehmer setzt bei der

Durchführung der Arbeiten nur Beschäftigte ein, die auf die Vertraulichkeit und zur

Geheimhaltung unter Hinweis auf die rechtlichen Folgen einer Pflichtverletzung,

insbesondere nach § 203 Abs. 4 StGB, nachweisbar verpflichtet und zuvor mit den

für sie relevanten Bestimmungen zum Datenschutz vertraut gemacht wurden. Dies

umfasst die Verpflichtung zur Geheimhaltung auch über das bestehende Dienst-

oder Beschäftigungsverhältnis hinaus. Der Auftragnehmer und jede dem Auftrag-

nehmer unterstellte Person, die Zugang zu personenbezogenen Daten hat, dürfen

diese Daten ausschließlich entsprechend der Weisung des Auftraggebers verarbei-

ten einschließlich der in diesem Vertrag eingeräumten Befugnisse, es sei denn, dass

sie gesetzlich zur Verarbeitung verpflichtet sind.

c) Die Umsetzung und Einhaltung aller für diesen Auftrag erforderlichen technischen

und organisatorischen Maßnahmen gemäß Art. 28 Abs. 3 Satz 2 lit. c, 32 DS-GVO

(Einzelheiten in Anhang 1).

d) Der Auftraggeber und der Auftragnehmer arbeiten auf Anfrage mit der Aufsichts-

behörde bei der Erfüllung ihrer Aufgaben zusammen.

e) Die unverzügliche Information des Auftraggebers über Kontrollhandlungen und

Maßnahmen der Aufsichtsbehörde, soweit sie sich auf diesen Auftrag beziehen.

Dies gilt auch, soweit eine zuständige Behörde im Rahmen eines Ordnungswidrig-

keits- oder Strafverfahrens in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Da-

ten bei der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ermittelt.

f) Soweit der Auftraggeber seinerseits einer Kontrolle der Aufsichtsbehörde, einem

Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahren, dem Haftungsanspruch einer betroffe-

nen Person oder eines Dritten oder einem anderen Anspruch im Zusammenhang

mit der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ausgesetzt ist, hat ihn der Auf-

tragnehmer nach besten Kräften zu unterstützen.

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[Seite 7]

g) Der Auftragnehmer kontrolliert regelmäßig die internen Prozesse sowie die tech-

nischen und organisatorischen Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass die Verar-

beitung in seinem Verantwortungsbereich im Einklang mit den Anforderungen des

geltenden Datenschutzrechts erfolgt und der Schutz der Rechte der betroffenen

Person gewährleistet wird. Die Kontrollen, die Ergebnisse und ggf. umgesetzte

Maßnahmen sind zu protokollieren und für mindestens 6 Jahre aufzubewahren.

h) Die Nachweisbarkeit der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnah-

men gegenüber dem Auftraggeber im Rahmen seiner Kontrollbefugnisse nach § 6

dieses Vertrages.

i) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, alle im Rahmen des Vertragsverhältnisses er-

langten Kenntnisse von Geschäftsgeheimnissen und Datensicherheitsmaßnahmen

des Auftraggebers vertraulich zu behandeln. Diese Verpflichtung besteht über das

Ende des Vertragsverhältnisses hinaus.

j) Personenbezogene Daten des Auftraggebers dürfen nicht im öffentlichen Raum

(z.B. Flughafen, Bahn etc.) verarbeitet werden. Die Verarbeitung der personenbe-

zogenen Daten des Auftraggebers außerhalb der Geschäftsräume des Auftragneh-

mers ist nur im nichtöffentlichen Raum zulässig und nur mit gesicherten firmenei-

genen Geräten des Auftragnehmers. Es muss sich dabei um verschlüsselte Fest-

platten, geschützte Verbindungen und fortschrittliche Sicherheitsvorkehrungen

(jeweils aktuell) wie z.B. Firewall handeln, sowie aktuelle Signaturen von Viren- und

Malwarescannern. Die Bestimmungen zu den technisch-organisatorischen Maß-

nahmen nach § 3 sind zu beachten.

k) Die Verwendung privater IT-Geräte wie PCs, Tablets, Notebooks, Smartphones

etc. bzw. die private Nutzung der firmeneigenen IT-Geräte ist grundsätzlich nicht

gestattet. Ausnahmen bedürfen der vorherigen ausdrücklichen Zustimmung

(schriftlich oder in Textform) des Auftraggebers und stehen unter dem Vorbehalt,

dass sich der Auftraggeber von einer hinreichenden Endgerätesicherheit des Auf-

tragnehmers überzeugen kann. Der Auftragnehmer hat dem Auftraggeber hierzu

geeignet nachzuweisen, dass er bei der Verwendung privater IT-Geräte dem

Schutzbedarf der Daten und dem jeweiligen Stand der Technik entsprechende Maß-

nahmen umgesetzt hat. Die Bestimmungen zu den technisch-organisatorischen

Maßnahmen nach § 3 sind zu beachten.]

7

[Seite 8]

l) Die Nutzung von Cloudcomputing durch den Auftragnehmer ist nur zulässig, wenn

dieser mit dem jeweiligen Anbieter eine Vereinbarung nach Maßgabe des Art. 28

Abs. 2 bis 4 DS-GVO abschließt.

m) Der Auftragnehmer darf ausschließlich solche Datenverarbeitungsvorgänge durch-

führen, die ihm innerhalb des Auftragsverhältnisses gemäß Art. 28 DS-GVO vor-

gegeben werden. Insbesondere ist die Anonymisierung zu eigenen Zwecken, z.B.

für eigene (Daten-)Analysen ausgeschlossen.

n) Analysen des Nutzungsverhaltens und das Erfassen, Sammeln und Verarbeiten per-

sonenbezogener Telemetrie- und Diagnosedaten durch den Anbieter des einge-

setzten Dienstes zu eigenen Zwecken (z. B. zur Optimierung der eigenen Produkte,

Dienste und Geräte per Fernmessung) sind ausgeschlossen. Es dürfen nur die zur

Bereitstellung des Dienstes zwingend erforderlichen technischen und sonstigen In-

formationen verarbeitet werden, sofern dies durch eine gesetzliche Befugnis ge-

rechtfertigt ist.

o) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dass die Daten des Auftraggebers von Daten

anderer Auftraggeber streng getrennt werden. Kopien oder Duplikate der Daten

werden ohne Wissen des Auftraggebers nicht erstellt. Hiervon ausgenommen sind

Sicherheitskopien, soweit sie zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Daten-

verarbeitung erforderlich sind, sowie Daten, die im Hinblick auf die Einhaltung ge-

setzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sind.

p) Sollte das Eigentum des Auftraggebers beim Auftragnehmer durch Maßnahmen

Dritter (z.B. durch Pfändung oder Beschlagnahme, durch ein Insolvenz- oder Ver-

gleichsverfahren) oder durch sonstige Ereignisse gefährdet werden, hat der Auf-

tragnehmer den Auftraggeber unverzüglich darüber zu informieren. Der Auftrag-

nehmer ist verpflichtet, alle in diesem Zusammenhang Verantwortlichen unverzüg-

lich darüber zu unterrichten, dass es sich um Daten des Auftraggebers handelt,

über die er keinerlei Verfügungs- oder sonstige Bestimmungsgewalt oder Eigen-

tumsrechte hat.

§ 5 Unterauftragsverhältnisse

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[Seite 9]

(1) Als Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieser Regelung sind solche Dienstleistun-

gen zu verstehen, die sich unmittelbar auf die Erbringung der Hauptleistung be-

ziehen, und bei denen ein Zugriff auf personenbezogene Daten nicht ausgeschlos-

sen werden kann. Nicht hierzu gehören Nebenleistungen, die der Auftragnehmer

z.B. als Telekommunikationsdienstleister, dem Postgeheimnis unterliegende Post-

/Transportdienstleistungen, Gebäudereinigung sowie sonstige Maßnahmen zur Si-

cherstellung der Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und Belastbarkeit der

Hard- und Software von Datenverarbeitungsanlagen in Anspruch nimmt. Der Auf-

tragnehmer ist jedoch verpflichtet, zur Gewährleistung des Datenschutzes und der

Sicherheit der Daten des Auftraggebers auch bei ausgelagerten Nebenleistungen

angemessene und gesetzeskonforme vertragliche Vereinbarungen sowie Kontroll-

maßnahmen zu ergreifen.

(2) Der Auftragnehmer darf Unterauftragnehmer (weitere Auftragnehmer) nur nach

vorheriger ausdrücklicher Zustimmung (mindestens Textform) des Auftraggebers

beauftragen und soweit der Auftragnehmer mit dem Unterauftragnehmer eine ver-

tragliche Vereinbarung nach Maßgabe des Art. 28 Abs. 2 bis 4 DS-GVO geschlos-

sen hat.

Der Auftraggeber stimmt der Beauftragung der in Anhang 3 aufgeführten Unter-

auftragnehmer zu, soweit jeweils eine vertragliche Vereinbarung nach Maßgabe von

Satz 1 geschlossen wurde.

(3) Sollen vom Auftragnehmer während der Vertragslaufzeit andere als in Anhang 3

benannte Unterauftragnehmer beauftragt oder Standorte von Unterauftragneh-

mern verlegt/erweitert werden, sind dem Auftraggeber rechtzeitig vor der geplan-

ten Veränderung geeignete Unterlagen mindestens in Textform zur Zustimmung

vorzulegen, insbesondere:

a) Beschreibung der Arbeiten, die der Unterauftragnehmer ausführen soll, b) Ort der Datenverarbeitung c) Bericht der letzten Prüfung der technischen und organisatorischen Maßnah- men (möglichst nicht älter als 24 Monate),

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[Seite 10]

d) Kopie der geplanten vertraglichen datenschutzrelevanten Regelungen (ein- schließlich der technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Daten- schutz und zur Datensicherheit sowie ggf. nach § 393 SGB V) mit dem Un- terauftragnehmer. Die Änderung der vorlegten Unterlagen in dieser Hinsicht ist nur zulässig, wenn der

Auftraggeber dem ausdrücklich zustimmt. Der Auftraggeber wird die Unterlagen binnen

4 Wochen ab Zugang der Änderungsmitteilung und aller vollständigen Unterlagen prü-

fen. Er wird zustimmen, wenn der Änderung kein sachlicher Grund entgegensteht. Ein

sachlicher Grund im Sinne dieser Regelung liegt insbesondere vor, wenn der Unterauf-

tragnehmer bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten einen Sitz nicht in ei-

nem Land hat, das Mitglied der EU/des EWR ist oder zu dem die Kommission einen An-

gemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO erlassen hat oder der Unterauftragneh-

mereinsatz nicht den Vorgaben des § 393 SGB V entsprechen würde.

(4) Erfordert abweichend von Absatz 3 ein unvorhergesehenes Ereignis, wie z. B. ein

IT-Sicherheitsvorfall, den Ersatz oder die Hinzuziehung neuer Unterauftragnehmer,

damit die vertraglich geschuldete Leistung noch erbracht werden kann, wird der

Auftraggeber unverzüglich über die Maßnahme in Textform informiert. Der Auf-

tragnehmer darf den Unterauftragnehmer erst beauftragen, wenn der Auftragneh-

mer mit dem Unterauftragnehmer eine vertragliche Vereinbarung nach Maßgabe

des Art. 28 Abs. 2 bis 4 DSGVO geschlossen hat. Die Unterlagen nach § 5 Abs. 3

von a) bis d) dieser Vereinbarung werden vom Auftragnehmer unverzüglich zur

Genehmigung durch den Auftraggeber nachgereicht. Der Auftraggeber wird die

Unterlagen binnen 4 Wochen ab Zugang der Änderungsmitteilung und aller voll-

ständigen Unterlagen prüfen. Er wird den Ersatz bzw. die Hinzuziehung des Unter-

auftragnehmers genehmigen, wenn kein sachlicher Grund entsprechend Abs. 3

entgegensteht. Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass der neue bzw. hinzu-

gezogene Unterauftragnehmer noch von der Leistungserbringung ausgeschlossen

werden kann, wenn ein sachlicher Grund zur Versagung der Genehmigung besteht.

In diesem Fall werden die Parteien unter Beachtung der Aufrechterhaltung der Leis-

tungserbringung gemeinsam eine einvernehmliche Lösung finden.

(5) Die Weitergabe von personenbezogenen Daten des Auftraggebers an den Unter-

auftragnehmer und dessen erstmaliges Tätigwerden sind erst mit Vorliegen aller

gesetzlichen und vertraglich vereinbarten Voraussetzungen insbesondere der vor-

liegenden schriftlichen (mindestens Textform) Zustimmung des Auftraggebers für

eine Unterbeauftragung gestattet.

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[Seite 11]

(6) Erbringt der Unterauftragnehmer die vereinbarte Leistung im Sinne von Abs. 1

Satz 2, stellt der Auftragnehmer die datenschutzrechtliche Zulässigkeit durch ent-

sprechende Maßnahmen sicher.

(7) Eine weitere Auslagerung durch einen Unterauftragnehmer bedarf der ausdrückli-

chen Zustimmung des (Haupt-)Auftraggebers mindestens in Textform. Sämtliche

vertraglichen Regelungen in der Vertragskette sind auch dem weiteren Unterauf-

tragnehmer aufzuerlegen.

(8) Die vertraglichen Vereinbarungen zwischen Auftragnehmer und Unterauftragneh-

mer sind so zu gestalten, dass sie den Bestimmungen des Vertragsverhältnisses

zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer entsprechen. Dies gilt insbesondere im

Hinblick auf die Zweckbindung und die Vertraulichkeit der Datenvereinbarung im

Sinne des § 4 dieses Vertrages. Die entsprechenden vertraglichen Vereinbarungen

sind durch den Auftragnehmer nachzuweisen und rechtzeitig vor Abschluss des

Vertrages vorzulegen.

(9) Der Auftragnehmer hat den Unterauftragnehmer bezüglich der Einhaltung der ver-

traglichen Pflichten regelmäßig zu prüfen. Das Ergebnis ist zu dokumentieren,

mindestens 6 Jahre aufzubewahren und auf Verlangen dem Auftraggeber vorzule-

gen.

(10) Der Auftragnehmer stellt die datenschutzrechtliche Zulässigkeit bei der Erbringung

von Leistungen durch Unterauftragnehmer durch entsprechende Maßnahmen si-

cher. Das Verhalten eines Unterauftragsnehmers ist dem Auftragnehmer wie eige-

nes Verhalten zuzurechnen.

§ 6 Kontrollrechte des Auftraggebers und dessen Aufsichtsbehörden

(1) Der Auftraggeber, dessen zuständige Aufsichtsbehörden bzw. ein von ihm beauf-

tragter Sachverständiger und neutraler Dienstleister, der in keinem Wettbewerbs-

verhältnis zum Auftragnehmer stehen darf und zuvor schriftlich vom Auftraggeber

auf die Vertraulichkeit und Wahrung der Geschäftsgeheimnisse zu verpflichten ist,

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[Seite 12]

haben das Recht, im Benehmen mit dem Auftragnehmer Überprüfungen durchzu-

führen oder durch im Einzelfall zu benennende Prüfer durchführen zu lassen. Sie

haben das Recht, sich durch Stichprobenkontrollen von der Einhaltung dieser Ver-

einbarung durch den Auftragnehmer in dessen Geschäftsbetrieb zu überzeugen.

(2) Der Auftragnehmer stellt sicher, dass sich der Auftraggeber von der Einhaltung der

Pflichten des Auftragnehmers nach Art. 28 DS-GVO überzeugen kann. Der Auf-

tragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber auf Anforderung die erforderlichen

Auskünfte zu erteilen und insbesondere die Umsetzung der technischen und or-

ganisatorischen Maßnahmen nachzuweisen.

(3) Das Prüfrecht umfasst insbesondere die Besichtigung von Grundstücken und Ge-

schäftsräumen, Auskünfte zur Vertragsausführung, Einsicht in Papierunterlagen

und auch die Einsichtnahme in die beim Auftragnehmer gespeicherten personen-

bezogenen Daten des Auftraggebers, soweit dies im Rahmen des Auftrags zur

Überwachung von Datenschutz und Datensicherheit erforderlich ist. Dies gilt ins-

besondere für den Nachweis der Umsetzung der technischen und organisatori-

schen Maßnahmen.

(4) Der Nachweis solcher Maßnahmen, die nicht nur den konkreten Auftrag betreffen,

kann erfolgen durch

a) die Einhaltung genehmigter Verhaltensregeln gemäß Art. 40 DS-GVO oder

b) die Zertifizierung nach einem genehmigten Zertifizierungsverfahren gemäß

Art. 42 DS-GVO;

c) aktuelle Testate, Berichte oder Berichtsauszüge unabhängiger Instanzen (z.B.

Wirtschaftsprüfer, Revision, Datenschutzbeauftragter, IT-Sicherheitsabtei-

lung, Datenschutzauditoren, Qualitätsauditoren);

d) eine geeignete Zertifizierung durch IT-Sicherheits- oder Datenschutzaudit

(z.B. nach ISO 27001 oder BSI-Standards).

(5) Der Auftragnehmer sichert zu, dass er die notwendige personelle und sachliche

Unterstützung bei den Prüfungen zur Verfügung stellt.

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[Seite 13]

(6) Aufwände und Kosten, die beim Auftragnehmer im Zuge der Prüfung durch den

Auftraggeber entstehen, trägt allein der Auftragnehmer. Kosten, die dem Auftrag-

geber im Zuge der Prüfung entstehen, trägt dieser selbst. Eine Kostenverrechnung

und -weitergabe an den Auftraggeber oder an vom Auftraggeber zur Durchführung

der Prüfung beauftragte Dritte ist ausgeschlossen.

§ 7 Mitwirkungspflichten des Auftragnehmers

Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Einhaltung der in den Arti-

keln 32 bis 36 der DS-GVO genannten Pflichten zur Sicherheit personenbezogener Da-

ten, Meldepflichten bei Datenpannen, Datenschutz-Folgenabschätzungen und vorherige

Konsultationen der Aufsichtsbehörde. Hierzu gehören u.a.

a) die Sicherstellung eines angemessenen Schutzniveaus durch technische und orga-

nisatorische Maßnahmen, die die Umstände und Zwecke der Verarbeitung sowie

die prognostizierte Wahrscheinlichkeit und Schwere einer möglichen Rechtsverlet-

zung durch Sicherheitslücken berücksichtigen und eine sofortige Feststellung von

relevanten Verletzungsereignissen ermöglichen,

b) die Verpflichtung, Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten unver-

züglich an den Auftraggeber zu melden. In diesem Falle hat der Auftragnehmer

sofort alle erforderlichen Maßnahmen zur Sicherung der personenbezogenen Da-

ten zu treffen und weitere Anweisungen durch den Auftraggeber abzuwarten.

c) die Verpflichtung, den Auftraggeber im Rahmen seiner Informationspflicht gegen-

über dem Betroffenen zu unterstützen und ihm in diesem Zusammenhang sämtli-

che relevante Informationen unverzüglich zur Verfügung zu stellen,

d) nach Möglichkeit die Unterstützung des Auftraggebers bei der Beantwortung und

Umsetzung von Betroffenenrechten mit geeigneten technischen und organisatori-

schen Maßnahmen (§ 3 und 9 bleiben hiervon unberührt),

e) die Unterstützung des Auftraggebers für dessen Datenschutz-Folgenabschätzung,

f) die Unterstützung des Auftraggebers im Rahmen vorheriger Konsultationen mit der

Aufsichtsbehörde.

§ 8 Weisungsbefugnis des Auftraggebers

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[Seite 14]

(1) Der Auftraggeber hat das Recht, erforderlichenfalls Weisungen (mindestens Text-

form) im Rahmen der Art. 28, 32 DS-GVO zur Ergänzung der beim Auftragnehmer

vorhandenen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Datenschutz

und zur Datensicherheit zu erteilen.

(2) Mündliche Weisungen bestätigt der Auftraggeber unverzüglich (mind. in Textform).

(3) Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber unverzüglich zu informieren, wenn er der

Meinung ist, eine Weisung verstoße gegen Datenschutzvorschriften. Der Auftrag-

nehmer ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung solange

auszusetzen, bis sie durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird.

§ 9 Berichtigung, Einschränkung, Löschung und Rückgabe der vertragsgegenständlichen

Daten

(1) Der Auftragnehmer darf die Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nicht eigen-

mächtig, sondern nur nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers beauskunf-

ten, portieren, berichtigen, löschen oder deren Verarbeitung einschränken. Soweit

eine betroffene Person sich diesbezüglich unmittelbar an den Auftragnehmer wen-

det, wird der Auftragnehmer dieses Ersuchen unverzüglich an den Auftraggeber

weiterleiten.

(2) Soweit vom Leistungsumfang umfasst, ist das Löschkonzept, das Recht auf Ver-

gessenwerden, die Berichtigung von personenbezogenen Daten, die Datenportabi-

lität (soweit einschlägig) und Auskünfte nach Weisung (mindestens Textform) des

Auftraggebers unmittelbar durch den Auftragnehmer sicherzustellen und revisi-

onssicher zu dokumentieren.

(3) Sämtliche Daten und Unterlagen sowie Verarbeitungs- oder Nutzungsergebnisse,

die im Zusammenhang mit den im Hauptvertrag genannten Leistungen dieser Da-

tenschutzbestimmungen in die Verfügungsgewalt des Auftragnehmers gelangt

sind, hat dieser entsprechend der jeweiligen Vereinbarungen im Einzelfall bzw.

nach Abschluss der vertraglichen Arbeiten dem Auftraggeber auszuhändigen bzw.

zu übermitteln.

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[Seite 15]

(4) Auf Verlangen des Auftraggebers hat der Auftragnehmer in seinem Besitz befind-

liche Daten bzw. Datenbestände (z.B. physische Datenträger, elektronische Dateien

oder Datenbanken in seinen Datenverarbeitungs-Systemen) nichtreproduzierbar

zu löschen bzw. physisch zu vernichten. Die Vernichtung hat in Abhängigkeit von

den verarbeiteten personenbezogenen Daten nach DIN 66399 Teile 1 bis 3 min-

destens mit der Schutzklasse 2 mindestens mit Sicherheitsstufe 4 in der jeweils

einschlägigen Materialklasse zu erfolgen. Die Datenlöschung hat nach anerkann-

tem Standard des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) oder

anderweitiger adäquater Regelungen für vertrauliche Daten in der jeweils aktuellen

Fassung zu erfolgen. Dies gilt auch für Test- und Zwischenergebnisse. Ist eine Lö-

schung auf Sicherungskopien wegen der besonderen Art der Speicherung nur mit

einem unverhältnismäßig hohen Aufwand möglich, sind die Daten nach Abstim-

mung mit dem Auftraggeber für jede weitere Verarbeitung einzuschränken.

(5) Die Löschung und Vernichtung hat der Auftragnehmer in geeigneter Weise zu pro-

tokollieren. Im Zweifelsfall sind geeignete Maßnahmen mit dem Auftraggeber ab-

zustimmen. Hinsichtlich sämtlicher Löschvorgänge hat der Auftragnehmer dem

Auftraggeber Löschprotokolle auf Verlangen zu übergeben.

Es sind folgende Mindestinhalte für ein Löschprotokoll zu berücksichtigen:

• Datum und Uhrzeit der Löschung, • das gültige Löschkonzept (Version, Datum), • die Methode der Datenlöschung (Verfahren), • das betroffene Verfahren (Beschreibung der zu löschenden Daten), • die angewandte Löschregel, • die für die Löschung verantwortliche Person, • die ausführenden Personen, • bei automatisierter Löschung die Anzahl der zu löschenden Daten (Summen-

protokolle, Zählreport) und • bei automatisierter Löschung die Anzahl der gelöschten Daten (Summenpro-

tokolle, Zählreport, Löschlaufreport).

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[Seite 16]

Das Löschprotokoll darf darüber hinaus keine personenbezogenen Daten enthalten. Sind

von der Vernichtung auch nicht elektronische Unterlagen betroffen, ist ein Vernich-

tungsprotokoll zu erstellen.

(6) Endet das Vertragsverhältnis, hat der Auftragnehmer gegenüber dem Auftraggeber

schriftlich zu erklären, dass die nicht mehr erforderlichen Daten und Datenträger

ordnungsgemäß im Sinne dieses Vertrages gelöscht bzw. vernichtet wurden und

welche Daten aus gesetzlichen Gründen über das Ende des Auftragsverhältnisses

hinaus aufbewahrt werden müssen.

§ 10 Ansprechpartner

Ansprechpartner des Auftraggebers ergeben sich aus Anhang 4.

§ 11 Haftung

(1) Der Auftragnehmer haftet gegenüber dem Auftraggeber im Rahmen der gesetzli-

chen Bestimmungen. Ebenso haftet er für schuldhaftes Verhalten seiner Unterauf-

tragnehmer sowie deren Unterauftragnehmer.

(2) Auftraggeber und Auftragnehmer haften gegenüber betroffenen Personen entspre-

chend der in Art. 82 DS-GVO getroffenen Regelung.

§ 12 Sonstiges

(1) Sollten sich datenschutzrechtliche Änderungen während der Vertragslaufzeit erge-

ben, die zu einer Vertragsanpassung führen müssen, verpflichten sich die Ver-

tragspartner Vertragsverhandlungen mit dem Ziel der Einigung aufzunehmen.

(2) Die Einrede des Zurückbehaltungsrechts i.S.v. § 273 BGB wird hinsichtlich der per-

sonenbezogenen Daten und der zugehörigen Datenträger ausgeschlossen.

(3) Sämtliche Kommunikation zwischen dem Auftragnehmer und dem Auftraggeber

sowie zwischen dem Auftragnehmer und den Aufsichten/Prüfdiensten haben in

deutscher Sprache zu erfolgen.

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[Seite 17]

17

[Seite 18]

§ 13 Inkrafttreten

(1) Diese Datenschutzbestimmungen treten mit Inkrafttreten des Hauptvertrages in

Kraft.

(2) Es gilt die Gerichtsstandvereinbarung des Hauptvertrages.

Ort, Datum Ort, Datum

Stempel/Unterschrift Auftragnehmer Stempel/Unterschrift Auftraggeber

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[Seite 19]

Anhang 1.1 zur Vereinbarung über die Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen

Sicherheitskonzept des Auftragnehmers

Angaben zu den umgesetzten technisch-organisatorischen Maßnahmen nach dem Daten-

schutzkonzept des Auftragnehmers und ihre Dokumentation

Es wird eine detaillierte und prüffähige Beschreibung der umgesetzten technischen und organi-

satorischen Maßnahmen (TOM) im Datenschutzkonzept gefordert.

Der Auftragnehmer hat spätestens mit dem finalen Angebot eine detaillierte, prüffähige Be-

schreibung der umgesetzten technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) vorzulegen,

die den Anforderungen des Art. 32 DSGVO genügt.

Die TOM-Dokumentation muss dabei mindestens die folgenden Gewährleistungsziele vollstän-

dig adressieren und die jeweils umgesetzten Maßnahmen konkret und nachvollziehbar be-

schreiben:

a) Vertraulichkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DS-GVO),

b) Integrität (Art. 32 Abs. 1 lit. b DS-GVO),

c) Verfügbarkeit und Belastbarkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DS-GVO),

d) Pseudonymisierung und Verschlüsselung (Art. 32 Abs. 1 lit. a DSGVO),

e) Rasche Wiederherstellbarkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. c DSGVO)

f) Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung (Art. 32 Abs. 1

lit.d DS-GVO; Art. 25 Abs. 1 DS-GVO).

Die Dokumentation muss sich an einem anerkannten Rahmenwerk orientieren. Als geeignete Grundlagen gelten insbesondere: • ISO/IEC 27001 (Statement of Applicability / Anwendbarkeitserklärung, Risikobehand- lungsplan), • BSI IT-Grundschutz (Sicherheitskonzept nach BSI-Standards 200-1 bis 200-3), • Standard-Datenschutzmodell (SDM) der Datenschutzkonferenz (Gewährleistungsziele und Referenzmaßnahmenkatalog), • BSI-Baustein CON.2 Datenschutz (Datenschutzkonzept).

Die bloße Aufzählung von Maßnahmenkategorien oder generischer Beispielmaßnahmen genügt nicht. Die TOM-Dokumentation muss je adressiertem Gewährleistungsziel mindestens enthal- ten: • die konkret umgesetzten Maßnahmen mit Bezug zur Auftragsverarbeitung, • den Geltungsbereich der Maßnahme (Standorte, Systeme, Prozesse), • die Zuordnung zu den verarbeiteten Datenkategorien und Verarbeitungstätigkeiten die- ses Auftrags, soweit auftragsspezifische Maßnahmen erforderlich sind,

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• den Umsetzungsstatus und das Datum der letzten Überprüfung.

Liegt eine gültige Zertifizierung oder ein geeigneter Nachweis vor, kann die TOM-Dokumenta- tion durch Verweis auf den zugehörigen Prüfbericht oder das Sicherheitskonzept erfolgen, so- fern die oben genannten Gewährleistungsziele daraus nachvollziehbar hervorgehen und der Be- zug zur konkreten Auftragsverarbeitung hergestellt wird.

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Optional: Anhang 1.2 Angaben zu geeigneten Nachweisen im Kontext Informationssicherheit und Datenschutz

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Anhang 2 zur Vereinbarung über die Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen

Verzeichnis zu Standorten der Geschäftsräume des Auftragnehmers

Aus der Übersicht sollen alle Standorte über die Geschäftsräume des Auftragnehmers hervorge-

hen, welche für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der personenbezogenen Daten des

Auftraggebers im Rahmen des vereinbarten Auftragsverhältnisses genutzt werden.

Telefonnummer/ Fax-Nr./ Standorte postalische Anschrift E-Mail-Adresse

Ort/Datum Unterschrift/Firmenstempel

des Auftragnehmers

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Anhang 3 zur Vereinbarung über die Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen

Aus der Übersicht sollen alle Unterauftragnehmer des Auftragnehmers hervorgehen, welche für

die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der personenbezogenen Daten des Auftraggebers und

der hierzu für die Wartung der eingesetzten automatisierten Verfahren und Datenverarbeitungs-

anlagen im Rahmen des vereinbarten Auftragsverhältnisses eingesetzt werden.

Ort/Datum Unterschrift/Firmenstempel

des Auftragnehmers

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Anhang 4:

(1) Ansprechpartner des Auftraggebers ist/sind:

(2) Ansprechpartner des Auftragnehmers1 ist/sind:

1 E-Mail-Kontakte möglichst mit Funktionspostfach

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