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Supplier Code of Conduct
der Berliner Verkehrsbetriebe
(BVG) AöR
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Inhalt
Präambel ..................................................................................................3 1 Grundsätze ..........................................................................................4 2 Soziale Verantwortung und Menschenrechte ..........................................4 3 Ökologische Verantwortung ..................................................................7 4 Ethisches Geschäftsverhalten ................................................................8 5 Umsetzung der Anforderungen und Kooperation ....................................9 6 Konsequenzen ....................................................................................10 7 Kontakt und Melden von Verstößen ....................................................10 Impressum ........................................................................................11
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Gemeinsam für eine
bessere Zukunft.
Präambel
Als Unternehmen des öffentlichen Personennahverkehrs (ÖPNV) trägt die BVG eine besondere Verantwor tung für die Menschen von heute und morgen. In einer komplexen und eng vernetzten Welt endet unsere Verantwortung jedoch nicht an der Stadtgrenze. Daher ist es unser Anspruch, die Menschen in den Mittel punkt unseres Handelns zu stellen. Das betrifft nicht nur die rund 3,7 Mio. Menschen in unserer Stadt und die über 15.000 Menschen in der BVG, sondern insbesondere auch alle Menschen, die mit und für uns entlang der gesamten Lieferkette arbeiten. Dementsprechend ist Nachhaltigkeit fest in unserer Unternehmens strategie verankert.
Wir sind uns unserer unternehmerischen Verantwortung bewusst und verpflichten uns, in unseren Liefer ketten in angemessener Weise die Menschenrechte zu achten, die Umwelt zu schützen und bestmöglich negative Auswirkungen auf Menschen und Umwelt zu begrenzen. Diesem Bestreben haben wir in Form des vorliegenden Supplier Code of Conduct (SCoC) einen verbindlichen Rahmen gegeben und Mindest anforderungen an die soziale und ökologische Verantwortung sowie an das Geschäftsverhalten unserer Liefernden definiert. Es ist unser Anspruch, dieser Verantwortung zusammen mit unseren Liefernden gerecht zu werden, und wir erwarten, dass diese ebenso Verantwortung übernehmen.
Der SCoC stützt sich auf nationale Gesetze und Vorschriften sowie internationale Übereinkommen, wie z.B. die Allgemeine Erklärung der Menschenrechte der Vereinten Nationen sowie den Zivilpakt und den Sozialpakt, in denen bürgerliche, politische und soziale Rechte definiert sind, die allen Menschen um ihrer Würde willen zustehen, und die Kernarbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation mit ihren vier Grundprinzipien zu Vereinigungsfreiheit und Recht auf Kollektivverhandlungen, der Beseitigung von Zwangs und Kinderarbeit sowie dem Verbot der Diskriminierung in Beschäftigung und Beruf.
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1 Grundsätze
Die BVG hat den Anspruch, dass die Liefernden die in dem vorliegenden SCoC formulierten Anforde rungen einhalten und die verlangten menschenrechtsbezogenen und umweltbezogenen Erwartungen gegenüber den Liefernden der eigenen Lieferkette angemessen formuliert.
Wir erwarten, dass alle jeweils geltenden Gesetze und Verordnungen zu beachten und Vorkehrungen zur Vermeidung von sozialen und ökologischen Schäden aus eigener Initiative präventiv zu ergreifen sind. Darüber hinaus erwarten wir grundsätzlich, dass wirksame korrigierende Maßnahmen beim Auf treten solcher Schäden ergriffen werden. In einzelnen Ländern, Geschäftsfeldern oder Märkten können strengere Vorschriften bestehen als jene, die in diesem SCoC beschrieben sind. In solchen Fällen sind die strikteren Vorschriften anzuwenden.
2 Soziale Verantwortung und Menschenrechte
Wir tragen eine hohe soziale Verantwortung für den Schutz unserer Beschäftigten. Die Einhaltung von Menschenrechten sowie gute und sichere Arbeitsbedingungen sind für uns absolute Grundbedingun gen für eine verantwortliche Geschäftsführung. Deshalb erwarten wir dies ebenso von den Liefernden in unserer Lieferkette.
Verhinderung von Zwangsarbeit Jede Arbeit muss freiwillig sein und die Beschäftigten müssen jederzeit die Arbeit oder das Beschäftigungsverhältnis beenden können. Die Liefernden dürfen sich nicht an Zwangsarbeit, moderner Sklaverei, Menschenhandel oder Arbeit, die unter Androhung von Strafe oder Nöti gung durchgeführt wird, beteiligen, teilhaben oder von ihr profitieren. Ebenso wenig dürfen Schuldknechtschaft oder unfreiwillige Gefängnisarbeit zum Einsatz kommen.
Verhinderung von Kinderarbeit Kinderarbeit darf in keiner Weise geduldet oder unterstützt werden und ist unter allen Umstän den in allen Phasen der Lieferkette verboten. Die Liefernden sind aufgefordert, insbesondere die beiden grundlegenden ILOÜbereinkommen über Kinderarbeit und das Mindestalter für eine Beschäftigung je nach Landesgesetz einzuhalten.
Schul- bzw. Unterrichtspflicht jugendlicher Beschäftigter müssen dabei Berücksichtigung finden. Sollte bei den Liefernden der Einsatz von Kinderarbeit festgestellt werden, haben die Liefernden die Maßnahmen zu dokumentieren, die ergriffen worden sind, um Abhilfe zu schaffen und den Kindern den Besuch der Schule zu ermöglichen.
Faire Entlohnung Die Vergütung muss das laut nationalen Gesetzen geltende Minimum erfüllen und dem bran chenüblichen Niveau entsprechen. Gibt es keine entsprechenden gesetzlichen Standards in dem
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jeweiligen Land, so ist das Entgelt so zu bemessen, dass es die Grundbedürfnisse gemäß ILO Übereinkommen über die Festsetzung von Mindestlöhnen deckt. Den Arbeitskräften muss vor Beginn des Beschäftigungsverhältnisses adressatengerecht und verständlich mitgeteilt werden, auf welcher Grundlage sie vergütet werden. Den Beschäftigten sind alle gesetzlich vorgeschrie benen und vereinbarten Leistungen zu gewähren.
Einhaltung von Arbeitszeiten Den Liefernden ist es untersagt, von Beschäftigten längere Arbeitszeiten zu verlangen, als es die gemäß internationaler Standards, einschließlich der Übereinkommen der Internationalen Arbeits organisation über übliche Arbeitszeiten, nationaler Gesetze oder frei verhandelter und rechtmäßiger Kollektivverträge höchstens zulässige Stundenzahl erlaubt, wobei die strengere Regelung Vorrang hat. Die Liefernden müssen sicherstellen, dass Überstunden nur im Rahmen nationaler Gesetze angeordnet werden.
Die Arbeitszeiten dürfen 60 Stunden pro Woche inklusive Überstunden nicht gewohnheitsmäßig überschreiten. Auf ausreichend Pausen und Erholungszeiten gemäß Gesetzen, Industriestandards und Tarifverträgen ist zu achten. Hierzu gehört mindestens ein freier Tag pro Kalenderwoche. Wird hiervon aus besonderen Gründen ausnahmsweise abgewichen, sind den Beschäftigten in entsprechendem Umfang und innerhalb eines angemessenen Zeitraums Ersatzruhetage zu ge währen. Die Bedingungen der Zusammenarbeit inkl. Arbeitszeiten müssen jallen Beschäftigten bekannt sein.
Vereinigungsfreiheit Das Recht der Beschäftigten auf Vereinigungsfreiheit, Kollektivverhandlungen und friedliche Versammlung ist zu respektieren, einschließlich des Rechts, solchen Aktivitäten fernzubleiben. Dabei halten die Liefernden die jeweils geltenden nationalen Gesetze und Verantwortlichkeiten sowie internationale Standards wie die Normen der Internationalen Arbeitsorganisation ein, je nachdem, welche Regelung strenger ist.
Diversity und Diskriminierungsverbot Die Beschäftigten sind fair und mit Respekt zu behandeln. Deshalb wird keine Form der direkten oder indirekten Diskriminierung am Arbeitsplatz geduldet, die der Idee von Chancengleichheit und Gleichbehandlung entgegensteht.
Ethnische Herkunft, Hautfarbe, Geschlecht, sexuelle Orientierung, Sprache, Religion oder Glauben, politische oder andere Anschauungen, nationale oder soziale Herkunft, die Vermögens lage, Geburt, Alter, Gesundheitszustand, Behinderung(en) oder andere Gründe dürfen keine Gründe für Bevorzugung bzw. ungerechtfertigte Ungleichbehandlungen am Arbeitsplatz sein. Die Liefernden fördern Vielfalt, Chancengleichheit und Gleichbehandlung in Beschäftigung und Beruf. Dies gilt ausdrücklich auch für die volle und wirksame Teilhabe und Chancengleichheit von Beschäftigten bei der Übernahme von Führungsrollen auf allen Ebenen und ebenso für die Zahlung ungleicher Entgelte für gleichwertige Arbeit.
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Die Liefernden wenden weder körperliche Züchtigung, psychischen oder physischen Zwang noch irgendeine Form von Missbrauch, Belästigung oder Androhung solcher Maßnahmen an, noch dulden sie solche bei seinen Beschäftigten gegenüber anderen Beschäftigten.
Gesundheitsschutz und Sicherheit am Arbeitsplatz Durch Aufbau und Anwendung angemessener Arbeitssicherheitssysteme werden notwendige Vorsorgemaßnahmen gegen Unfälle und Gesundheitsschäden getroffen, die sich im Zusammen hang mit der Tätigkeit ergeben können. Zudem werden die Beschäftigten regelmäßig über gel tende Gesundheitsschutz und Sicherheitsnormen sowie über Sicherheitsmaßnahmen informiert und darin geschult. Die Durchführung von Schulungen ist systematisch zu dokumentieren.
Den Beschäftigten wird der Zugang zu Trinkwasser in ausreichender Menge ermöglicht sowie der Zugang zu sauberen sanitären Einrichtungen.
Zu der Pflicht jedes Liefernden gehört es außerdem, seinen Beschäftigten geeignete persönliche Schutzausrüstung kostenlos bereitzustellen und seine Beschäftigten in deren Gebrauch einzu weisen und diese Einweisung zu dokumentieren.
Beschwerden von Beschäftigten Die Liefernden richten im eigenen Betrieb ein wirksames Beschwerdesystem für Einzelpersonen oder Gemeinschaften ein, die von negativen Auswirkungen betroffen sein können. Das einge richte Beschwerdesystem muss öffentlich zugänglich sein.
Sofern die Liefernden keinen anonymen Beschwerdekanal einrichten können, sind die Beschäf tigten über die anonymen Beschwerdekanäle der BVG zu informieren.
Der Umgang mit Beschwerden sollte systematisch und nachvollziehbar erfolgen und dokumen tiert werden.
Verhalten gegenüber Beschäftigten Disziplinarmaßnahmen dürfen in keinerlei Weise die Würde und Rechte der Beschäftigten verlet zen und müssen im Einklang mit geltendem Recht stehen. Ergriffene Disziplinarmaßnahmen sind grundsätzlich schriftlich zu dokumentieren. Beschäftigte, die im guten Glauben eine Beschwerde aufgrund von tatsächlichen oder vermuteten Verstößen gegen diesen SCoC oder einschlägige Gesetze erheben, dürfen in keiner Form Disziplinarmaßnahmen oder anderen Einschüchterungs versuchen ausgesetzt werden.
Umgang mit Konfliktmineralien Für Konfliktmineralien wie zum Beispiel Zinn, Wolfram, Tantal und Gold sowie für weitere Roh stoffe wie Kobalt etabliert das Unternehmen Prozesse in Übereinstimmung mit den Leitsätzen der Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (OECD) für die Erfüllung der Sorgfaltspflicht zur Förderung verantwortungsvoller Lieferketten für Mineralien aus Konflikt- und Hochrisikogebieten und erwartet dies auch von seinen Liefernden.
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3 Ökologische Verantwortung
Auf Umwelt und Klimaschutz liegt ein wesentlicher Fokus unseres wirtschaftlichen Handelns. Die BVG erwartet von unseren Liefernden, dass dieser Fokus geteilt und bestmöglich einen Beitrag zum Umwelt und Klimaschutz geleistet wird. Grundsätzlich sind hierfür sowohl alle geltenden Gesetze und Vorschriften des Umweltschutzes einzuhalten als auch alle erforderlichen umweltrechtlichen Genehmigungen, regulatorischen Zustimmungen und Registrierungen einzuholen und aufrechtzuerhalten.
Behandlung und Ableitung von industriellem Abwasser Abwasser aus Betriebsabläufen, Fertigungsprozessen und sanitären Anlagen ist vor der Einlei tung oder Entsorgung zu klassifizieren, zu überwachen, zu überprüfen und bei Bedarf zu behan deln. Darüber hinaus sollten Maßnahmen eingeführt werden, um die Erzeugung von Abwasser zu reduzieren.
Umgang mit Luftemissionen Allgemeine Emissionen aus Betriebsabläufen (Luft und Lärmemissionen) sowie Treibhausgas emissionen sind vor ihrer Freisetzung zu klassifizieren, routinemäßig zu überwachen, zu über prüfen und bei Bedarf zu behandeln. Ebenso sollen die Liefernden wirtschaftliche Lösungen fin den, um Emissionen zu minimieren.
Auf Verlangen müssen die Liefernden Unterlagen seines Umgangs mit Treibhausgasemissionen vorlegen.
Umgang mit Gefahrstoffen Die Liefernden folgen einer systematischen Herangehensweise, um Chemikalien und andere Materialien, die bei ihrer Freisetzung in die Umwelt eine Gefahr darstellen, zu ermitteln und so zu handhaben, dass beim Umgang mit diesen Stoffen – der gefahrgutrechtlichen Beförderung, Schutzmaßnahmen, Lagerung, Nutzung – die Sicherheit gewährleistet ist.
Die Vorgaben des Basler, Minamata- und POP-Übereinkommens sind verpflichtend einzuhalten.
Abfallmanagement Die Liefernden folgen einer systematischen Herangehensweise, um Abfall zu ermitteln, zu klassi fizieren, zu handhaben, zu reduzieren und verantwortungsvoll zu entsorgen. Gefahrstoffe, die bei der Entsorgung eine Gefahr für die Umwelt darstellen, sind zu ermitteln und so zu hand haben, dass beim Umgang mit diesen Stoffen die gefahrgutrechtliche Beförderung, Lagerung, Nutzung, beim Recycling oder bei der Wiederverwendung und bei ihrer Entsorgung die Sicher heit gewähr leistet ist.
Reduzierung von Rohstoffen- und Ressourceneinssatz Der Einsatz und der Verbrauch von Ressourcen während der Produktion bzw. Instandsetzung und haltung, einschließlich Wasser und Energie, sowie die Erzeugung von Abfall jeder Art sind zu
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reduzieren oder zu vermeiden. Dies wird entweder direkt am Entstehungsort oder durch entspre chende Verfahren und Maßnahmen, wie zum Beispiel durch die Änderung der Produktions und Wartungsprozesse oder von Abläufen im Unternehmen, durch die Verwendung alternativer Materialien, durch Einsparungen, durch Recycling oder mithilfe der Wiederverwendung von Materialien umgesetzt.
Umgang mit Energieverbrauch und Energieeffizienz Der Energieverbrauch ist zu überwachen und zu dokumentieren. Es sind wirtschaftliche Lösun gen zu finden, um die Energieeffizienz zu verbessern und den Energieverbrauch zu minimieren.
4 Ethisches Geschäftsverhalten
Ehrlichkeit, Fairness und Integrität leiten unser Handeln. Dasselbe erwarten wir von unseren Liefer firmen.
Geschäftsintegrität, Bestechung und Vorteilsnahme Bei allen Geschäftsaktivitäten ist die Einhaltung aller relevanten Gesetze, Verordnungen, inter nen Richtlinien, vertraglichen Verpflichtungen und freiwillig eingegangenen Selbstverpflichtun gen zugrunde zu legen. Die Liefernden haben alle Formen von Bestechung, Korruption, Erpres sung, Betrug, Untreue, Diebstahl, Steuerhinterziehung, Geldwäsche und Unterschlagung zu unterlassen und eine NullToleranzPolitik zu verfolgen. Verfahren zur Überwachung und Durch setzung von Normen sind anzuwenden, um die Einhaltung der Antikorruptionsgesetze zu gewährleisten.
Kartell- und Wettbewerbsrecht Die Normen der fairen Geschäftstätigkeit, der fairen Werbung und des fairen Wettbewerbs sind einzuhalten. Außerdem sind die geltenden Kartellgesetze einzuhalten, welche im Umgang mit Wettbewerbern insbesondere Absprachen und andere Aktivitäten, die Preise oder Konditionen beeinflussen, verbieten. Ferner verbieten diese Regelungen Absprachen zwischen Kunden und Liefernden, mit denen Kunden in ihrer Freiheit eingeschränkt werden sollen, ihre Preise oder sonstige Konditionen beim Wiederverkauf autonom zu bestimmen.
Unsere Liefernden legen mögliche oder tatsächliche Interessenkonflikte offen und lösen diese schnellstmöglich.
Vertraulichkeit und Datenschutz Die Liefernden verpflichten sich in allen Geschäftsprozessen zu einem verantwortungsvollen und rechtskonformen Umgang mit sämtlichen ihnen anvertrauten personenbezogenen Daten ihrer Auftraggebenden, Zuliefernden, Kunden, Verbrauchenden und Beschäftigten. Dies gilt auch für vertrauliche Geschäftsgeheimnisse, sensible Informationen und besondere Sicherheitsinformati onen. Die Liefernden haben bei der Datenverarbeitung die geltenden rechtlichen Vorgaben zu Datenschutz und Informationssicherheit zu beachten.
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Da Diskretion die Grundlage einer vertrauensvollen Zusammenarbeit darstellt, sind Betriebs interna der BVG auch von Liefernden vertraulich zu behandeln. Ebenso werden von uns vertrau liche Informationen über Liefernde behandelt wie eigene Betriebs und Geschäftsgeheimnisse.
Geistiges Eigentum Rechte an geistigem Eigentum sind zu respektieren. Technologie und KnowhowTransfer haben so zu erfolgen, dass die geistigen Eigentumsrechte und die Kundeninformationen geschützt sind.
5 Umsetzung der Anforderungen und Kooperation
Um die Einhaltung der in diesem SCoC festgelegten Grundsätze sicherzustellen, stellen die Liefernden auf Verlangen alle für die Feststellung der Einhaltung dieser Grundsätze angeforderten Informationen und ggf. notwendige Mittel zur Verfügung. Die BVG wird unverzüglich informiert, sobald die Kenntnis oder eine begründete Vermutung dahingehend vorliegt, dass durch die Liefernden selbst oder Unter auftragnehmende die Grundsätze nicht eingehalten wurden. Diese Information umfasst auch die be reits zur Wiederherstellung der Einhaltung der Grundsätze getroffenen Korrekturmaßnahmen. Des Weiteren stellen die Liefernden unverzüglich alle Informationen zur Verfügung, die zur Einhaltung der geltenden Vorschriften erforderlich sind. Sowohl im Falle von tatsächlichen als auch potenziellen Verstößen gegen die Grundsätze ist der BVG ein konkreter Verbesserungsplan vorzulegen, dieser abzustimmen und zeitnah umzusetzen.
Die BVG ist berechtigt, bei Liefernden und deren Unterauftragnehmenden vor Ort Überprüfungen und Audits durchzuführen oder durchführen zu lassen, um die tatsächliche Einhaltung der Grundsätze durch die Liefernden und deren Unterauftragnehmenden effektiv zu beurteilen. Diese Audits können, sofern Anhaltspunkte für Verstöße gegen den SCoC vorliegen, auch ohne Vorankündigung während der üblichen Geschäftszeiten auf dem Gelände der Liefernden, auf Baustellen bzw. an anderen Stand orten, an denen im Auftrag der Liefernden Leistungen erbracht werden, durch die BVG oder von ihr beauftragte Dritte durchgeführt werden.
Die Liefernden erkennen an, dass die BVG das Recht hat, weitere Informationen über Belange der gesellschaftlichen Verantwortung von Unternehmen (Corporate Social Responsibility „CSR“) oder Nachhaltigkeit mittels Selbstauskünften der Liefernden anzufordern und zu erhalten, falls dies für notwendig erachtet wird. Auf Verlangen der BVG geben die Liefernden Auskunft über zur Sicherstel lung der Einhaltung der Grundsätze ergriffene Maßnahmen.
Wird von einem Liefernden im eigenen Geschäftsbereich oder in der Lieferkette eine Verletzung dieses SCoC festgestellt oder liegt eine belastbare Information über die Möglichkeit einer solchen Verlet zung vor, so muss die BVG unverzüglich schriftlich hierüber informiert und anschließend ein Verbesse rungsplan vorgelegt und dieser zeitnah umgesetzt werden. Die Umsetzung ist zu dokumentieren. Die Bestimmungen in diesem SCoC bilden den Mindeststandard ab, den die BVG von ihren Liefernden erwartet. Die BVG erwartet darüber hinaus Bemühungen, die internationalen Mindeststandards zu
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übertreffen und sich an den in der jeweiligen Industrie etablierten BestPracticeModellen zu orientie ren und die bei ihnen vorhandenen Bedingungen stetig zu verbessern und weiterzuentwickeln.
6 Konsequenzen
Die BVG legt Wert auf eine kooperative Zusammenarbeit bei der Einhaltung des vorliegenden SCoC. Bei Verstößen haben die Liefernden in der Regel die Möglichkeit, innerhalb einer angemessenen Frist Abhilfemaßnahmen zur Beendigung oder Verminderung zu ergreifen. Die im Einzelfall notwendigen Abhilfemaßnahmen werden gemeinsam abgestimmt. Hierbei ist der Liefernde zur aktiven Mitwirkung verpflichtet. Bei schwerwiegenden Verstößen (insbesondere Straftaten) behält sich die BVG geeignete Sanktionen gegenüber dem jeweiligen Liefernden vor.
7 Kontakt und Melden von Verstößen
Der Verdacht auf einen ComplianceVerstoß oder Korruption bzw. eine Beschwerde zu Risiken bzw. Verletzungen im Zusammenhang mit der Einhaltung von Menschenrechten und Umweltschutz kann – auf Wunsch des/der Hinweisgebenden anonym sowie unter Wahrung von Vertraulichkeit und Verschwiegenheit – auf folgenden Wegen im Rahmen unseres Hinweisgebersystems gemeldet werden:
• persönlich an den Compliance-Officer der BVG
• Ombudsperson
Weitere Informationen finden Sie unter https://unternehmen.bvg.de/compliance/
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Impressum
Berliner Verkehrsbetriebe (BVG) Anstalt des öffentlichen Rechts Unternehmenskommunikation Holzmarktstraße 15–17 10179 Berlin
nachhaltige.beschaffung@bvg.de
Redaktionsschluss: April 2023