Hamburg Tourismus GmbH (HHT)
ITB Berlin 2027
Messestand Hamburg Tourismus
Verfahrensbrief 1
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Inhaltsverzeichnis
I. Aufforderung zur Angebotsabgabe im offenen Verfahren ...........................................................3 II. Auftraggeber und Vergabestelle ..................................................................................................3 III. Aufforderung zur Abgabe der Angebote ......................................................................................3
- Aufforderung zur Abgabe der Angebote .................................................................................3
- Mit dem Angebot einzureichende Unterlagen .........................................................................4
- Anforderungen an die einzureichenden Unterlagen ...............................................................5
- Vergabeunterlagen ..................................................................................................................7 IV. Zuschlags- und Bindefrist .............................................................................................................8 V. Ablauf und Zeitplan des Verfahrens .............................................................................................8 VI. Teilnahmebedingungen ................................................................................................................8
- Mitteilung von Unklarheiten/ Anfragen ....................................................................................8
- Nebenangebote .......................................................................................................................9
- Bietergemeinschaften .............................................................................................................9
- Nachunternehmereinsatz ........................................................................................................9
- Öffnung der Angebote .......................................................................................................... 10
- Nachforderung ..................................................................................................................... 10
- Wettbewerbsbeschränkende Absprachen ........................................................................... 11
- Aufhebung des Verfahrens .................................................................................................. 11
- Mitteilung über nicht berücksichtigte Angebote ................................................................... 11
- Belehrung ............................................................................................................................. 11
- Erstellung von Angebotsunterlagen ..................................................................................... 11
- Vorbehalt der Änderung des Verfahrensablaufs .................................................................. 12 VII. Angebotsauswertung................................................................................................................. 12
- Preisprüfung ......................................................................................................................... 12
- Bewertung ............................................................................................................................ 12
- Zuschlagskriterien ................................................................................................................ 13
- Bewertung des Zuschlagskriteriums 2 ................................................................................. 13
- Bewertung des Zuschlagskriteriums 1 ................................................................................. 14
- Referenzierung ..................................................................................................................... 15 VIII. Weiteres Verfahren ................................................................................................................... 16 IX. Hinweise für die Teilnahme an einem Vergabeverfahren ......................................................... 16
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I. Aufforderung zur Angebotsabgabe im offenen Verfahren
Sie erhalten mit diesem Verfahrensbrief die wesentlichen Informationen zur Abgabe Ihres
Angebots.
Die Vergabeunterlagen stehen für Ihr Unternehmen zum Download über die elektronische
Vergabeplattform „Deutsches Vergabeportal (DTVP)“ bereit.
II. Auftraggeber und Vergabestelle
Auftraggeber und Vergabestelle für das Projekt ist
Hamburg Tourismus GmbH („HHT“)
Wexstraße 7
20355 Hamburg
Die gesamte elektronische Kommunikation findet über die Vergabeplattform „DTVP“ statt:
https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YNSMUNA
Weitere Auskünfte zum Verfahren erteilt Ihnen die Vergabestelle im Notfall – sofern die
elektronische Kommunikation nicht funktionieren sollte – unter:
ausschreibung@marketing.hamburg.de
III. Aufforderung zur Abgabe der Angebote
- Aufforderung zur Abgabe der Angebote
Die HHT fordert die Bieter auf, auf der Basis der zur Verfügung gestellten Unterlagen bis zum
Ende der Angebotsfrist ein Angebot vorzulegen.
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Die Frist für die Abgabe der Angebote endet am
Dienstag, den
- September 2026 um 12:00 Uhr.
Die Angebote müssen fristgerecht auf der Vergabeplattform hochgeladen werden. Bis zum
Ablauf der Angebotsfrist sind die Angebote verschlüsselt, so dass die HHT keinen Zugriff auf
sie hat. Den Bietern steht es jedoch frei, ihre Angebote bis zum Ablauf der Frist zu bearbeiten
und neu hochzuladen oder zurückzuziehen.
Die oben genannte Frist ist eine Ausschlussfrist. Das bedeutet, dass ein Bieter nur dann im
Verfahren verbleiben kann, wenn sein Angebot fristgerecht über die Vergabeplattform
hochgeladen wurde. Etwas anderes gilt nur dann, wenn der verspätete Eingang nachweislich
nicht durch vom Bieter zu vertretende Umstände verursacht worden ist. In diesem Fall hat der
Bieter die Umstände, auf die er seine Auffassung stützt, unaufgefordert und unverzüglich
darzulegen und glaubhaft zu machen.
- Mit dem Angebot einzureichende Unterlagen
Mit dem Angebot sind folgende Unterlagen einzureichen:
❑ Verpreistes Leistungsverzeichnis (siehe Vorlage)
❑ Konzept zur Nachhaltigkeit
❑ Darstellung Projekt-Zeitleiste zur Sicherstellung der Einhaltung der Termine
❑ Angebotsvordruck samt folgenden Anlagen
o Vordruck Eigenerklärung § 123 GWB
o Vordruck Eigenerklärung § 124 GWB
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o Vordruck Eigenerklärung RUS-Sanktionen
o Vordruck Eigenerklärung Korruption
o Vordruck Vertraulichkeitserklärung
o Vordruck Tariftreue und Mindestlohn
o Vordruck Eigenerklärung Verpflichtungserklärung Bietergemeinschaft, wenn
zutreffend
o Vordruck Eigenerklärung Verpflichtungserklärung Eignungsleihe, wenn
zutreffend
o Drei Referenzen als Eigenerklärung (min. 150m² Messestand, min. 10
Unteraussteller, aus den letzten 3 Jahren)
- Anforderungen an die einzureichenden Unterlagen
a) Verpreistes Leistungsverzeichnis
Das Leistungsverzeichnis ist auszufüllen und einzureichen. Das Leistungsverzeichnis ist
an den dafür vorgesehenen Stellen vollständig auszufüllen. Ergänzungen im
Leistungsverzeichnis sind nicht zulässig. Angebotsteile, die noch hinzugefügt werden,
sollten separat aufgeführt und beziffert werden.
b) Konzept zur Nachhaltigkeit
Das Konzept soll auf max. 2 DIN A4 Seiten darlegen, inwiefern während der Produktion
und Umsetzung der Aspekt der Nachhaltigkeit (Ökonomie, Ökologie, Soziales)
berücksichtigt wird. Darüber hinaus sind die weiteren Ansätze und Maßnahmen des
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Bieters zur Nachhaltigkeit und des Umweltschutzes aufzuführen. Der Bieter reicht das
Konzept auf eigener Vorlage ein.
c) Darstellung Projekt-Zeitleiste zur Sicherstellung der Einhaltung der Termine
In dem Konzept sollen die erforderlichen Arbeitspakete dargestellt werden und mit
Bearbeitungszeitfenstern versehen werden (max. 4 DIN A4 Seiten). Der Bieter reicht das
Konzept auf eigener Vorlage ein. Bei der Erstellung der Zeitleiste ist es wichtig, die
Umsetzungsschritte konkret und nachvollziehbar darzustellen. Hierbei sollte die Timeline
spezifische Phasen und Etappenziele (z.B. Produktionsfrist, Aufbau, Abbau, etc.)
umfassen, die eine realistische Zeitplanung reflektieren und die termingerechte
Fertigstellung im Einklang mit den im Leistungsverzeichnis vorgegebenen Fristen
gewährleisten.
d) Angebotsvordruck samt Anlagen
Der Angebotsvordruck ist samt seinen Anlagen auszufüllen, zu unterschreiben und
einzureichen.
Die nachzuweisende Zahl vergleichbarer Referenzen muss mindestens 3 Referenzen
betragen. Der Bieter reicht die Referenzen auf eigener Vorlage ein und sortiert diese nach
ihrer Einschlägigkeit und Vergleichbarkeit mit dem Ausschreibungsgegenstand.
Maßgeblich für die Vergleichbarkeit sind Referenzen, die aus dem Messebereich den
Standbau von Ständen mit mindestens 150m² und mindestens 10 Unterausstellern zum
Gegenstand hatten. Die Referenzprojekte können innerhalb der letzten 3 Jahre
begonnen, durchgeführt oder abgeschlossen worden sein (Stichtag: 1.4.2026).
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- Vergabeunterlagen
Für die Erstellung der Angebote erhalten die Bieter – neben diesem Verfahrensbrief 1 –
weitere Vergabeunterlagen. Die Vergabeunterlagen stehen auf der Vergabeplattform zum
Download bereit. Im Einzelnen handelt es sich um die folgenden Unterlagen:
❑ Verpreistes Leistungsverzeichnis
❑ Entwurfsplanung
❑ Datenblatt HH Neon Sign
❑ Vertrag
❑ Angebotsvordruck samt folgenden Anlagen
o Vordruck Eigenerklärung § 123 GWB
o Vordruck Eigenerklärung § 124 GWB
o Vordruck Eigenerklärung RUS-Sanktionen
o Vordruck Eigenerklärung Korruption
o Vordruck Vertraulichkeitserklärung
o Vordruck Tariftreue und Mindestlohn
o Vordruck Eigenerklärung Verpflichtungserklärung Bietergemeinschaft.
o Vordruck Eigenerklärung Verpflichtungserklärung Eignungsleihe
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IV. Zuschlags- und Bindefrist
Die Zuschlags- und Bindefrist des Angebotes läuft bis drei Monate nach der Angebotsfrist.
V. Ablauf und Zeitplan des Verfahrens
Nach aktuellem Stand ist in zeitlicher Hinsicht folgender Ablauf geplant. Dieser dient lediglich
der Orientierung und ist unverbindlich. Änderungen bleiben vorbehalten.
| Übersendung der Vergabeunterlagen über die Vergabeplattform | 17.08.2026 |
|---|---|
| Frist zur Einreichung von Aufklärungsfragen (u.a.) | Bis einschließlich 15.09.2026 |
| Beantwortung rechtzeitig eingegangener Aufklärungsfragen (u.a.) | Bis einschließlich 16.09.2026 |
| Frist für die Abgabe der Angebote | 22.09.2026,12:00 Uhr |
| Auswertung und Vorinformation (§ 134 GWB) | Oktober/November 2026 |
VI. Teilnahmebedingungen
Für das Verfahren gelten die folgenden Teilnahmebedingungen:
- Mitteilung von Unklarheiten/ Anfragen
Bestehen nach Auffassung der Bieter in diesem Verfahrensbrief und/ oder den beigefügten
Unterlagen Unklarheiten, Lücken oder Widersprüche, sind diese unverzüglich über die
Vergabeplattform mitzuteilen.
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Antworten auf rechtzeitig angeforderte Auskünfte werden auf derselben Vergabeplattform
allen Bietern gleichzeitig zur Verfügung gestellt. (Weitere) Auskünfte werden grundsätzlich
ebenfalls nur auf Anfrage über die Vergabeplattform erteilt. Diese Regelung gilt auch für
solche Informationen und Auskünfte, die anlässlich von Begehungen oder Besichtigungen
begehrt werden.
- Nebenangebote
Nebenangebote werden nicht zugelassen.
- Bietergemeinschaften
Bietergemeinschaften haben mit ihrem Angebot eine von allen Mitgliedern unterschriebene
rechtsverbindliche Erklärung abzugeben.
Sollte im Laufe des Verfahrens eine bestehende Bietergemeinschaft ihre Zusammensetzung
neu gründen, verändern oder ein Einzelbieter das Verfahren in Bietergemeinschaft fortsetzen
wollen, so ist dies nur mit ausdrücklicher schriftlicher Einwilligung der HHT zulässig. Die
Einwilligung wird jedenfalls nicht erteilt, wenn durch die Veränderung der Wettbewerb
wesentlich beeinträchtigt wird oder die Veränderung Auswirkungen auf die Fachkunde und
Leistungsfähigkeit hat.
- Nachunternehmereinsatz
Die Bieter haben mit ihrem Angebot die vorgesehenen Nachunternehmer zu benennen.
Nachunternehmer dürfen ihrerseits keine weiteren Nachunternehmer benennen (Verbot von
Nachunternehmerketten).
Zu Änderungen bei den Nachunternehmerangaben gilt Ziff. 3 (Bietergemeinschaften)
entsprechend.
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- Öffnung der Angebote
Bei der Angebotsöffnung sind die Bieter nicht zugelassen.
- Nachforderung
Die HHT weist darauf hin, dass gemäß § 56 Abs. 2 VgV Angebote, die nicht die geforderten
oder nachgeforderten Erklärungen und Nachweise enthalten oder deren Nachweise Mängel
aufweisen, ausgeschlossen werden können.
Die HHT kann die Bieter jedoch unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der
Gleichbehandlung auffordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte
unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben,
Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu
korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen
oder zu vervollständigen. Die Bieter können nicht darauf vertrauen, dass dies geschieht.
Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung
der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ist ausgeschlossen. Dies gilt nicht für
Preisangaben, wenn es sich um unwesentliche Einzelpositionen handelt, deren Einzelpreise
den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht
beeinträchtigen.
Achtung: Soweit die Nachforderung von einzelnen leistungsbezogenen Erklärungen und
Nachweisen nach den vorstehenden Regelungen im Einzelfall unzulässig ist, weil diese
wertungsrelevant sind, führt das Fehlen nicht automatisch zum Ausschluss, sondern wird ggf.
bei der Angebotswertung berücksichtigt.
Die Unterlagen sind vom Bieter nach Aufforderung durch HHT innerhalb einer von dieser
festzulegenden angemessenen, nach dem Kalender bestimmten Frist vorzulegen. Kommt
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der Bieter dem nicht binnen der von der HHT gesetzten Frist ordnungsgemäß und vollständig
nach, wird das Angebot ausgeschlossen.
Über etwaige Nachforderungen werden die betroffenen Bieter über die Vergabeplattform
informiert.
- Wettbewerbsbeschränkende Absprachen
Wettbewerbsbeschränkende Absprachen zwischen Bietern sind unzulässig. Angebote von
Bietern, die sich an einer wettbewerbsbeschränkenden Absprache beteiligen, werden
ausgeschlossen.
- Aufhebung des Verfahrens
Die HHT behält sich vor, das Verfahren aus sachlichen Gründen, z.B. mangels
Wirtschaftlichkeit, aufzuheben. Ersatzansprüche der Bieter sind – soweit rechtlich zulässig –
ausgeschlossen.
- Mitteilung über nicht berücksichtigte Angebote
Alle Bieter werden gemäß § 134 Abs. 2 GWB über die Vergabeentscheidung informiert.
- Belehrung
Auf § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis 4 GWB wird hingewiesen.
- Erstellung von Angebotsunterlagen
Für die Erstellung der Angebotsunterlagen werden die Kosten nicht erstattet.
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- Vorbehalt der Änderung des Verfahrensablaufs
Die HHT weist darauf hin, dass es sich bei dem dargestellten Verfahrensablauf und dem
voraussichtlichen Zeitplan lediglich um eine vorläufige Planung handelt und sie sich
vorbehält, von dem zeitlichen und sachlichen Ablauf abzuweichen. Die genannten Termine
sind dementsprechend ebenfalls vorläufig und stehen unter dem Vorbehalt der Änderung. Es
versteht sich von selbst, dass Änderungen des Verfahrens transparent und
diskriminierungsfrei erfolgen. Sollte es im Verfahrensablauf zu Änderungen kommen, so wird
die HHT die Bieter hierüber rechtzeitig informieren.
VII. Angebotsauswertung
Die Angebotswertung richtet sich nach den folgenden Bestimmungen:
- Preisprüfung
Erscheinen Angebote im Verhältnis zu der zu erbringenden Leistung ungewöhnlich niedrig
oder ungewöhnlich hoch, wird die HHT Aufklärung verlangen, indem sie den oder die
betreffenden Bieter über die Vergabeplattform zur Vorlage ihrer Kalkulation auffordert (§ 60
VgV). In Zweifelsfällen wird zur Plausibilisierung einzelner oder aller Kostenansätze und zur
weiteren Aufklärung aufgefordert.
Kann HHT nach der Prüfung gemäß § 60 Abs. 1 und 2 VgV die Höhe des angebotenen
Preises oder der angebotenen Kosten nicht zufriedenstellend aufklären, darf sie den
Zuschlag auf dieses Angebot ablehnen. Im Übrigen gilt § 60 VgV.
- Bewertung
Die Angebotswertung erfolgt mittels eines Punktesystems. In jedem Kriterium nach der
folgenden Ziff. 3 können bis zu 150 Punkte erreicht werden. Diese werden sodann mit der
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jeweiligen Gewichtung multipliziert. Das Angebot mit der höchsten Punktzahl ist das
wirtschaftlichste Angebot.
- Zuschlagskriterien
Die HHT wird die Angebote aufgrund der im Folgenden festgelegten Zuschlagskriterien
bewerten und das Unternehmen für den Auftrag auswählen, das aufgrund der
Zuschlagskriterien die bestmögliche Leistung erwarten lässt (wirtschaftlichstes Angebot).
Die Zuschlagserteilung richtet sich nach den folgenden Kriterien:
Kriterium Gewichtung
1 Preis 50%
2 Qualität der Darstellung der Projekt- 30%
Zeitleiste zur Sicherstellung der Einhaltung
der Termine
3 20% Qualität des Konzepts zur Nachhaltigkeit
- Bewertung des Zuschlagskriteriums 1
Bewertet wird der Gesamtpreis (Netto-Gesamt inkl. Rabatt) gemäß Leistungsverzeichnis. Die
für das Zuschlagskriterium 1 zur Verfügung stehenden Punkte werden nach folgendem
Punkteschlüssel verteilt:
• Das niedrigste Gesamthonorar (P ) gemäß Preisblatt erhält 150 Punkte. min
• Eine Punktzahl von 0 Punkten entspricht einem (hypothetischen) Angebot, das 200%
über dem niedrigsten Gesamthonorars liegt (P ) – sog. „Nulllinie“. Das bedeutet, Nulllinie
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dass alle Angebote, die das niedrigste Gesamthonorarangebot um das Dreifache oder
mehr überschreiten, mit 0 Punkten bewertet werden.
• Die Punktzahl von Angeboten zwischen dem niedrigsten Gesamthonorar und der
Nulllinie wird durch lineare Interpolation zwischen dem niedrigsten Gesamthonorar
(entsprechend 150 Punkten) und 200% oberhalb des niedrigsten Gesamthonorars
(entsprechend 0 Punkten) ermittelt.
Es gilt somit die folgende Formel:
Punktzahl = 150 * (P - P ) / (P - P ) Angebot Nulllinie Angebot Nulllinie min
Die Punktzahl wird auf zwei Nachkommastellen kaufmännisch gerundet, soweit sich
hierdurch die Rangfolge der Bewertung der Angebote für dieses Zuschlagskriterium nicht
ändert.
- Bewertung des Zuschlagskriteriums 2 und 3
Für dieses qualitative Zuschlagskriterium erfolgt die Angebotsbewertung im Wege einer
vergleichenden qualitativen Betrachtung. Das bedeutet, dass das jeweils beste Angebot in
diesem Zuschlagskriterium nicht automatisch die für das Zuschlagskriterium vorgesehene
maximale Punktzahl erhält. Dies gilt analog für das jeweils schlechteste Angebot. Die
Angebote werden vielmehr – ähnlich wie Schulnoten – relativ zueinander bewertet und
entsprechend bepunktet.
Die für das Zuschlagskriterium zur Verfügung stehenden Punkte werden nach folgendem
Punkteschlüssel verteilt (jeweils nur glatte Punktzahl möglich):
• Erfüllt die Bedürfnisse der HHT hinsichtlich des Zuschlagskriteriums in höchstem
Maße, lässt eine besonders hervorragende Umsetzung/Erfüllung erwarten = 150 bis
130 Punkte (sehr gut).
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• Erfüllt die Bedürfnisse der HHT hinsichtlich des Zuschlagskriteriums sehr weitgehend,
lässt gemessen an den Bedürfnissen ohne jede Einschränkung eine
überdurchschnittlich gute Umsetzung/Erfüllung erwarten = 120 bis 100 Punkte (gut).
• Erfüllt die Bedürfnisse der HHT hinsichtlich des Zuschlagskriteriums recht
weitgehend, lässt gemessen an den Bedürfnissen eine Umsetzung/Erfüllung im
oberen Durchschnittsbereich, also tendenziell etwas Überdurchschnittliches erwarten
= 90 bis 70 Punkte (befriedigend).
• Erfüllt die Bedürfnisse der HHT hinsichtlich des Zuschlagskriteriums mittelmäßig, lässt
gemessen an den Bedürfnissen eine durchschnittliche Umsetzung/Erfüllung erwarten
= 60 bis 40 Punkte (ausreichend).
• Erfüllt die Bedürfnisse der HHT hinsichtlich des Zuschlagskriteriums in einem
Mindestmaß (minimal), lässt gemessen an den Bedürfnissen eine nur
unterdurchschnittliche Umsetzung/Erfüllung erwarten = 30 bis 10 Punkt(e)
(mangelhaft).
• Erfüllt die Bedürfnisse der HHT hinsichtlich des Zuschlagskriteriums nicht im
geforderten Mindestmaß, genügt nicht den Anforderungen an ein Angebot im Hinblick
auf die Umsetzung/Erfüllung des Kriteriums, unbrauchbar = 0 Punkte (ungenügend;
K.O.-Kriterium = Ausschluss aus dem Verfahren).
- Referenzierung
Für den Fall, dass im Bereich des Zuschlagskriteriums 1 das bestplatzierte Angebot weniger
als 150 Punkte erzielt, erfolgt – um das Gewichtungsverhältnis des monetären Kriteriums zu
dem qualitativen Zuschlagskriterium 1 zu gewährleisten – für das Zuschlagskriterium 1 eine
entsprechende Skalierung auf 150 Punkte (sog. Referenzierung). Dies erfolgt nach folgender
Rechenmethode:
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WPi = x * 150 ÷ y
Legende:
WPI = Wertungspunkte des Zuschlagskriteriums 1 nach Heraufrechnung
x = Punktzahl des jeweiligen Bieters im Zuschlagskriterium 1 vor Heraufrechnung
y = Punktzahl des besten qualitativen Bieters im Zuschlagskriterium 1 vor
Heraufrechnung
Die so ermittelten Punktzahlen werden mit dem Gewichtungsfaktor (Prozentsatz) des
Zuschlagskriteriums 1 multipliziert. Die so ermittelten Ergebnisse werden zur
Gesamtpunktzahl addiert.
VIII. Weiteres Verfahren
Das weitere Verfahren nach Abgabe der Angebote richtet sich grundsätzlich nach diesem
Verfahrensbrief. Die HHT behält sich vor, Änderungen des Verfahrens mittels weiterer
Verfahrensbriefe allen Bietern bekannt zu machen.
IX. Hinweise für die Teilnahme an einem Vergabeverfahren
Im Folgenden werden häufige Fehler aufgezeigt, die einem Bieter bei der Teilnahme an
einem Vergabeverfahren unterlaufen können. Solche Fehler können schlimmstenfalls zum
Ausschluss eines wirtschaftlichen Angebots aus rein formalen Gründen führen. Bitte achten
Sie daher bei der Angebotserstellung darauf, diese Fehler zu vermeiden.
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• Die Angebotsfrist wird nicht beachtet: Ihr Angebot muss unbedingt vor Ablauf der
Angebotsfrist über das Bietertool der Vergabeplattform „Deutsches Vergabeportal
(DTVP)“ hochgeladen worden sein, da es ansonsten ausgeschlossen werden muss.
• Technische Probleme mit der Vergabeplattform: Bei technischen Problemen mit
der Vergabeplattform wenden Sie sich bitte an den Support des Anbieters oder die
Vergabestelle. Sollten z.B. Probleme beim (fristgemäßen) Upload von Unterlagen
(insbesondere Angeboten) entstehen, wählen Sie bitte nicht alternative Wege der
Übermittlung, z.B. per E-Mail, sondern wenden sich bitte rechtzeitig vor Fristablauf an
den Support des Anbieters oder die Vergabestelle zwecks Lösung des Problems. Bitte
beachten Sie, dass der Support des Anbieters eine vorherige Registrierung und
einigen zeitlichen Vorlauf in Anspruch nehmen kann.
• Sie können zum Test des Uploads auf der Vergabeplattform auch eine selbst gewählte
Test-Datei hochladen, die Sie später jederzeit wieder entfernen können. Auf diesem
Weg können Sie die Kompatibilität Ihrer IT-Umgebung mit der Vergabeplattform
rechtzeitig testen.
• Technische Probleme können auch im Zusammenhang mit der Dateigröße Ihrer
Unterlagen auftreten. Teilen Sie daher zu große Dateien bitte vor dem Upload auf.
• Fehlende Erklärung der Person bei elektronischen Angeboten: Bei der Abgabe
elektronischer Angebote ist darauf zu achten, dass eine lesbare Erklärung abzugeben
ist, in der die Person des Erklärenden genannt ist. Die Vergabestelle behält sich bei
Fehlen dieser Erklärung eine Nachforderung vor, allerdings kann der Bieter nicht auf
eine Nachforderung vertrauen.
• Unterlagen fehlen: Ihr Angebot muss vollständig sein. Dieser Verfahrensbrief leitet
Sie sicher durch alle diesbezüglichen Forderungen, welche die Vergabestelle erhebt.
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Die Vergabestelle kann zwar unter Fristsetzung bestimmte Unterlagen nachfordern,
allerdings sind die gesetzlich vorgesehenen Fristen für die Nachlieferungen knapp
bemessen. Die Bewerber können nicht auf eine Nachforderung vertrauen.
• Änderungen oder Ergänzungen an den Vergabeunterlagen: Änderungen oder
Ergänzungen, die der Bieter an den Vergabeunterlagen durchführt, müssen zum
Ausschluss des Angebots führen. Besonders häufig treten Änderungen in den
folgenden Formen in Erscheinung:
- Zusätze auf dem Angebotsschreiben wie „das Angebot ist freibleibend“ oder
eigene Standardzahlungsbedingungen werden formuliert.
- Ergänzungen auf den Vergabeunterlagen (soweit nicht ausdrücklich
gestattet) (oft mittels * gekennzeichnet) mit Einschränkungen oder
Erweiterungen zu einer bestimmten Position.
- Separat beigelegte Beschreibungen widersprechen den Anforderungen der
Vergabeunterlagen.
• Erkennt der Bieter Unstimmigkeiten oder Unvollständigkeiten in den
Vergabeunterlagen, so hat er dies unverzüglich und rechtzeitig vor Ablauf der
Angebotsfrist mitzuteilen. Auf diese Weise hat die Vergabestelle die Möglichkeit,
aufgrund berechtigter Hinweise ggf. die Vergabeunterlagen so rechtzeitig
anzupassen, dass die Sechs-Tages-Frist nach § 20 Abs. 3 Nr. 1 VgV gewährt werden
kann.
• Fehlende Preisangaben: Ihr Angebot muss alle geforderten Preisangaben in den
entsprechenden Unterlagen enthalten. Eine Nachforderung von Preisangaben ist nur
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bei unwesentlichen Einzelpositionen möglich, die insgesamt die Wertungsreihenfolge
nicht verändern. Die Preisangaben müssen zudem leserlich sein!
• Kalkulationsfehler: Bspw. durch Nichtbeachtung von Kalkulationsvorgaben der
Ausschreibung.
• Um Fehler zu vermeiden, halten Sie sich bitte an diesen Verfahrensbrief. Um Ihren
und den Aufwand der Vergabestelle möglichst gering zu halten, reichen Sie bitte keine
anderen bzw. weitergehenden Unterlagen ein; diese sind ggf. nur nach Aufforderung
durch die Vergabestelle beizubringen.
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