EUROPAWEITE VERGABE VON
POSTDIENSTLEISTUNGEN FÜR DEN
SCHWARZWALD-BAAR-KREIS
IM
OFFENEN VERFAHREN
NACH VGV
ANLAGE 6 – VERPFLICHTUNGSERKLÄRUNG
ZUR WAHRUNG DES POSTGEHEIMNISSES
Landkreis Schwarzwald-Baar-Kreis Europaweite Vergabe von Postdienstleistungen im Offenen Verfahren nach VgV
Anlage 6 – Verpflichtungserklärung zur Wahrung des Postgeheimnisses
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Verpflichtungserklärung
zur Wahrung des Postgeheimnisses
Herr/Frau
beschäftigt bei
wird hiermit auf die Wahrung des Postgeheimnisses nach dem Postgesetz (PostG) und zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen nach der Datenschutz-Grundverord- nung (DSGVO) verpflichtet.
Mir ist bekannt, dass ich bei der Erbringung der Postdienstleistungen zur Wahrung des Post- geheimnisses verpflichtet bin und den datenschutzrechtlichen Regelungen der DSGVO, des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und des Postgesetzes (PostG) unterliege.
Das Postgeheimnis gilt auch innerhalb des Unternehmens.
Mir ist das Merkblatt „Postgeheimnis und Datenschutz“ ausgehändigt worden. Außerdem ist mir der wesentliche Inhalt der Vorschriften der DSGVO, des BDSG und des PostG erläutert und eine Zusammenfassung der wichtigsten Regelungen übergeben worden.
Ich bin darauf hingewiesen worden, dass es untersagt ist, personenbezogene Daten unbefugt zu einem anderen als dem zur jeweiligen rechtmäßigen Aufgabenerfüllung gehörenden Zweck zu verarbeiten, bekanntzugeben, zugänglich zu machen oder zu nutzen.
Diese Verpflichtungen bestehen auch nach Beendigung meiner Tätigkeit fort. Ich bin darüber belehrt worden, dass Verstöße gegen das Postgeheimnis nach § 206 des Strafgesetzbuches (StGB) oder die Verwirklichung eines Tatbestandes nach § 42 BDSG mit einer Freiheits- oder Geldstrafe geahndet werden können und dass Verstöße gegen datenschutzrechtliche Best- immungen Aufsichtsmaßnahmen sowie Sanktionen des Bundesbeauftragten für den Daten- schutz und die Informationsfreiheit gemäß Artikel 58 Abs. 2 DSGVO nach sich ziehen können.
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Meine sich aus dem Arbeits- bzw. Dienstvertrag oder gesonderten Vereinbarungen erge- bende Vertraulichkeitsverpflichtung wird durch diese Erklärung nicht berührt.
Der Empfang und die Kenntnisnahme dieser Verpflichtungserklärung sowie des Merkblattes „Postgeheimnis und Datenschutz“ wird durch meine Unterschrift bestätigt.
Die oben genannten Verpflichtungen werde ich einhalten.
Ort, Datum Unterschrift des/der Verpflichteten
Ich habe die Verpflichtung durchgeführt.
Unterschrift des Verpflichtenden
Original: für die Personalakte
Kopie: für den Beschäftigten, für den betrieblichen Datenschutzbeauftragten
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Anhang - Merkblatt „Postgeheimnis und Datenschutz“
Unternehmen, die geschäftsmäßig Postdienste erbringen oder an der Erbringung solcher Dienste mitwirken, sind hinsichtlich ihrer Postdienste zur Wahrung des Postgeheimnisses ver- pflichtet.
Außerdem unterliegen sie den datenschutzrechtlichen Regelungen der Datenschutz-Grund- verordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), die durch die Vorschrif- ten der §§ 67 bis 71 Postgesetz (PostG) ergänzt werden.
Postgeheimnis
Das Postgeheimnis ist in § 64 PostG näher geregelt. Nach dieser Vorschrift unterliegen dem Postgeheimnis die näheren Umstände des Postverkehrs bestimmter natürlicher oder juristi- scher Personen sowie der Inhalt von Postsendungen. Zu den näheren Umständen des Post- verkehrs gehören alle Verbindungsdaten, die nicht den Inhalt einer konkreten Postsendung selbst betreffen, wie z.B. Name und Anschrift des Absenders und Empfängers, Ort und Zeit der Aufgabe der Postsendung, Art und Weise der Inanspruchnahme der Dienstleistung. Es muss sich um Umstände handeln, die in einem unmittelbaren Zusammenhang mit dem Post- verkehr stehen. Der Schutz des Postgeheimnisses bezieht sich auf alle Postdienstleistungen im Sinne des § 3 Nr. 11 PostG. Dies sind die Beförderung von
• Briefsendungen,
• adressierten Paketen, deren Einzelgewicht 20 Kilogramm nicht übersteigt,
• Büchern, Katalogen, Zeitungen oder Zeitschriften,
unabhängig davon, ob es sich um offene oder verschlossene Sendungen handelt.
Dementsprechend ist es den Unternehmen und deren Mitarbeitern untersagt, sich oder ande- ren über das für die Erbringung der Postdienste erforderliche Maß hinaus Kenntnis vom Inhalt von Postsendungen oder den näheren Umständen des Postverkehrs zu verschaffen. Eine Ausnahme von diesem Verbot ist nur in den Fällen des § 64 Abs. 4 Nr. 1-4 PostG möglich. Allerdings sind die Ausnahmetatbestände sehr eng auszulegen und stehen generell unter der Voraussetzung der Erforderlichkeit. Dies bedeutet, dass die genannten Maßnahmen nur in Betracht kommen, wenn und soweit keine andere Möglichkeit besteht, die erstrebten Informa- tionen bzw. Ziele zu erreichen.
Die Pflicht zur Geheimhaltung besteht auch nach dem Ende der Tätigkeit fort. Verstöße gegen das Postgeheimnis können gemäß § 206 StGB mit einer Geld- oder Freiheitsstrafe geahndet werden. Das Postgeheimnis gilt auch innerhalb des Unternehmens.
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Datenschutz
Für die Zulässigkeit der Datenverarbeitung bei Postdienstunternehmen finden die Daten- schutzbestimmungen der DSGVO und des BDSG Anwendung. Diese werden durch die Re- gelungen der §§ 67 bis 71 PostG ergänzt.
Personenbezogene Daten dürfen nur verarbeitet werden, wenn eine Einwilligung vorliegt oder eine gesetzliche Regelung die Verarbeitung erlaubt oder vorschreibt. Die Grundsätze der DSGVO für die Verarbeitung personenbezogener Daten sind zu wahren; sie sind in Art. 5 Abs. 1 DSGVO festgelegt und beinhalten im Wesentlichen folgende Verpflichtungen:
Personenbezogene Daten müssen
a) auf rechtmäßige und faire Weise und in einer für die betroffene Person nachvollzieh- baren Weise verarbeitet werden („Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glau- ben, Transparenz“);
b) für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben werden und dürfen nicht in einer mit diesen Zwecken nicht zu vereinbarenden Weise weiterverarbeitet werden („Zweckbindung“);
c) dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt sein („Datenminimierung“);
d) sachlich richtig und erforderlichenfalls auf dem neuesten Stand sein; es sind alle an- gemessenen Maßnahmen zu treffen, damit personenbezogene Daten, die im Hinblick auf die Zwecke ihrer Verarbeitung unrichtig sind, unverzüglich gelöscht oder berichtigt werden („Richtigkeit“);
e) in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der betroffenen Personen nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erfor- derlich ist („Speicherbegrenzung“);
f) in einer Weise verarbeitet werden, die eine angemessene Sicherheit der personenbe- zogenen Daten gewährleistet, einschließlich Schutz vor unbefugter oder unrechtmä- ßiger Verarbeitung und vor unbeabsichtigtem Verlust, unbeabsichtigter Zerstörung oder unbeabsichtigter Schädigung durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen („Integrität und Vertraulichkeit“).
Personenbezogene Daten dürfen daher nur nach Weisung des Verantwortlichen verarbeitet
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werden. Neben Einzelweisungen der Vorgesetzten gelten als Weisung: Prozessbeschreibun- gen, Ablaufpläne, Betriebsvereinbarungen, allgemeine Dienstanweisungen sowie betriebliche Dokumentationen und Handbücher.
§ 68 PostG ist eine gesetzliche Regelung, die die Verarbeitung personenbezogener Daten erlaubt bzw. vorschreibt. Erlaubt ist die Verarbeitung von
• Anschriften und personenbezogenen Daten zum Zweck der Zustellung: Übermittlung der aktuellen Anschrift an andere Postdienstleister zum Zweck des ordnungs- gemäßen Erbringens von Postdiensten, Übermittlung der aktuellen Anschrift an den Absender nach Einwilligung des Empfängers, Mitteilen von Postfachadressen durch den Betreiber der Postfachanlage an jedermann, Übermitteln von Daten zur korrekten Zuführung von Sendun- gen in das Postfach des Inhabers an andere Postdienstleister, Verarbeitung von personenbe- zogenen Daten von Empfänger und Ersatzempfänger von Postsendungen, soweit dies für die ordnungsgemäße Zustellung von Postsendungen erforderlich ist, Anschriftenprüfung (§ 68 PostG).
• Ausweisdaten: Zur Sicherstellung der ordnungsgemäßen Ausführung von Postdiensten können Postdiens- tanbieter verlangen, dass sich die am Postverkehr Beteiligten durch Vorlage eines amtlichen Ausweispapiers ausweisen. Besteht ein besonderes Beweissicherungsinteresse, dürfen die Art des Ausweises, die ausstellende Behörde sowie die Nummer und das Ausstellungsdatum des Ausweises verarbeitet werden (§ 69 PostG). Die Überlassung einer Kopie des Ausweises darf nicht verlangt werden. Spätestens sechs Monate nach Ablauf gesetzlicher oder vertrag- licher Verjährungsfristen sind die erhobenen Daten zu löschen (§ 69 Abs. 4 PostG).
• Personenbezogene Daten im Zusammenhang mit Fundbriefen: Diensteanbieter dürfen personenbezogene Daten verarbeiten, wenn dies für die Zustellung, Rückführung oder Entgeltabrechnungen von Postsendungen erforderlich ist, die nicht zur Be- förderung durch sie bestimmt waren und dennoch in ihren Betriebsablauf gelangt sind. Sie dürfen solche Sendungen öffnen, wenn weder hinreichende Absender- oder Empfängeranga- ben auf dem Umschlag erkennbar sind noch eine Übergabe an den vom Kunden gewählten Postdiensteanbieter möglich ist (§ 70 PostG).
Daten, die sich auf die Inhalte von Postsendungen beziehen, unterliegen dagegen dem Ver- arbeitungsverbot.
Verstöße gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen können Aufsichtsmaßnahmen sowie Sanktionen des Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit gemäß Artikel 58 Abs. 2 DSGVO nach sich ziehen.
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Zudem gibt es zahlreiche spezielle Straf- und Ordnungswidrigkeitenvorschriften, wonach die unbefugte Einsichtnahme, Speicherung, Veränderung, Übermittlung, Nutzung oder anderwei- tige Beschaffung, Löschung oder Unbrauchbarmachung solcher Daten verboten ist und mit Strafen bzw. Geldbußen geahndet wird (z.B. §§ 202a, 303a StGB, § 42 BDSG).
Weitere Informationen zum Thema Postgeheimnis können Sie auf der Homepage der Bun- desnetzagentur unter http://www.Bundesnetzagentur.de/ und zum Thema Datenschutz auf der Homepage des Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit un- ter http://www.bfdi.bund.de/ abrufen.