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Datum: 16.09.2026 Leistungsbeschreibung
Pfortendienst für den ITZBund-Standort Hamburg
Leistungsbeschreibung
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Abkürzungsverzeichnis
Abkürzung Beschreibung
AG Auftraggeber
AN Auftragnehmer
bzw. beziehungsweise
d. h. das heißt
etc. et cetera (und so weiter)
ggf. Gegebenenfalls
inkl. inklusive
mind. mindestens
o. ä. oder ähnliches
u. a. unter anderen/unter anderem
z. B. zum Beispiel
ITZBund Informationstechnikzentrum Bund
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Inhaltsverzeichnis
1 Leistungsgegenstand und Leistungsort..................................................................................................... 4
2 Leistungsumfang ................................................................................................................................................ 4
2.1 Empfangsdienst – Empfang und Anmeldung von Besuchern, Dienstleistern und
Lieferanten............................................................................................................................................................. 4
2.2 Zutrittsverwaltung und Besuchersteuerung inkl. Einlass- und Zutrittskontrolle ............ 4
2.3 Schlüsselverwaltung – Ausgabe und Rücknahme von Schlüsseln mit Dokumentation 5
2.4 Bürodienst .................................................................................................................................................... 5
2.5 Telefondienst .............................................................................................................................................. 6
2.6 Allgemeiner Service .................................................................................................................................. 6
3 Dienstanweisung ................................................................................................................................................ 6
4 Personalanforderungen/Eignungskriterien und vertragliche Mindestanforderungen ........... 7
4.1 Der Auftragnehmer................................................................................................................................... 7
4.2 Das vom Auftragnehmer eingesetzte Personal ............................................................................ 9
4.3 Der Bedarfsträger ...................................................................................................................................10
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1 Leistungsgegenstand und Leistungsort
Das Informationstechnikzentrum Bund (ITZBund) benötigt für den Zeitraum vom 01.11.2026 bis zum 31.05.2027 am Dienstsitz Hamburg, Süderstraße 63, einen Pfortendienst, der mit jeweils einer Person die Besetzung der Pforte werktags (Montag bis Freitag, durchgehend jeweils 5:30 – 20:30 Uhr inkl. 30- minütiger Rüstzeit vor Dienstbeginn und nach Dienstende der Beschäftigten des ITZBund) im Schichtbetrieb gewährleistet.
Durch diese Leistung wird der sichere Dienstbetrieb am Standort gewährleistet.
Dies erfolgt zum Beispiel durch die Identifizierung der Personen durch Einsicht der gültigen amtlichen Ausweise, Ausstellung und Ausgabe von Gästebegleitscheinen, Gästeausweisen an identifizierte Personen mit Dokumentation unter Einhaltung interner Sicherheitsvorschriften (z. B. Zutrittskonzept), Rück- bzw. Entgegennahme von Gästebegleitscheinen und Gästeausweisen, Verhinderung des Eindringens unbefugter Personen sowie unverzügliche Information an die zuständige Stelle, Verschluss-Sicherung der Mietfläche, Aufschließen bei Dienstbeginn und Abschließen bei Dienstende.
2 Leistungsumfang
2.1 Empfangsdienst – Empfang und Anmeldung von Besuchern,
Dienstleistern und Lieferanten
• Identifizierung der Personen durch Einsicht in gültige amtliche Ausweise • Ausstellung und Ausgabe von Gästebegleitscheinen, Gästeausweisen an identifizierte Personen mit Dokumentation unter Einhaltung interner Sicherheitsvorschriften (z. B. Zutrittskonzept usw.) ggf. mittels CAFM-Systems • Rück- bzw. Entgegennahme von Gästebegleitscheinen, Gästeausweisen
2.2 Zutrittsverwaltung und Besuchersteuerung inkl. Einlass- und
Zutrittskontrolle
• Einlass zutrittsberechtigter Personen gemäß Zutrittsberechtigungskonzept des ITZBund • Telefonische Ankündigung zutrittsberechtigter Personen bei zuständiger Stelle zwecks Abholung und Begleitung
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• Temporäre Ausgabe und Entgegennahme von Zutrittsmitteln (Gäste-Zutrittskarten, Transponder etc.) an externe Mitarbeiter/-innen, Gäste, Handwerker etc. bei vorheriger Ausweiskontrolle und Dokumentation • Bedienung der Video-Gegensprechanlage des Haupteinganges mit Einlasskontrolle (Identifizierung durch Ausweisdokumente) • Verhinderung des Eindringens unbefugter Personen und unverzügliche Information an die zuständige Stelle.1 • Verschluss-Sicherung der Mietfläche: Aufschließen bei Dienstbeginn und Abschließen bei Dienstende
2.3 Schlüsselverwaltung – Ausgabe und Rücknahme von Schlüsseln
mit Dokumentation
• Verwahrung und temporäre Ausgabe von Schlüsseln (z.B. für Besprechungsräume, Vortrags- und Schulungsräume, Großraum- und Pendlerbüros, Poolräume) ausschließlich an berechtigte Personen (Beschäftigte des Dienstsitzes, externe Unterstützungskräfte wie Reinigungspersonal) unter Identifizierung der Person, gegen Unterschriftsleistung und unter Beachtung interner Regelungen des ITZBund (Schlüsselordnung, Zutrittskonzept usw.) sowie Dokumentation (künftig im CAFM- System) • Verwahrung und temporäre Ausgabe von Schlüsseln der Dienst-KFZ-Schlüssel, ausschließlich an berechtigte Personen (Beschäftigte des Dienstsitzes) unter Identifizierung der Person, gegen Unterschriftsleistung und nach Prüfung der Berechtigung (gültiger Führerschein und Selbstfahrgenehmigung). • Rück- bzw. Entgegennahme der ausgegebenen Schlüssel mit Dokumentation
2.4 Bürodienst
• Manuelle und digitale Registrierung und Führung von Übersichten (Schlüsselbuch, Berechtigungskarten, Gästelisten, Fahrtenbuchausgabe, etc.) • E-Mail-Bearbeitung (mit Bezug zur Pfortentätigkeit) / Termine im Outlookkalender hinterlegen • Führen und Ablegen der Besucher-/Gästeübersichten (Anwesenheitsnachweis in Verbindung mit Havarien, Notfällen o. ä.)
1 Beschreibung der Außenhaut wird dem AN nach Vertragsvergabe gesondert ausgegeben.
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• Archivierung von Unterlagen und Dokumenten (u. a. Gästebegleitscheine)
2.5 Telefondienst
• Telefonservice/Telefonzentrale, d.h. Führen von Gesprächen ausschließlich im Zusammenhang mit der Pfortentätigkeit (Annahme, Weiterleitung und Vermittlung eingehender Anrufe) • Bedienung der Kommunikationsanlage
2.6 Allgemeiner Service
• ggf. Führung eines elektronischen Wachbuches (Einsatz von vgl. RFID- Lösung) und direkte Meldung an zuständige Stelle bei Sicherheitsvorfall oder Mängelmeldung • Anlaufstelle für Notruf-Weiterleitung (Absetzen eines Notrufes im Notfall) und Erste-Hilfe-Maßnahmen • Unterstützung schwerbehinderter Menschen (z. B. Bedienung von Haushaltsgeräten oder Öffnung von manuellen Türen) oder Erste-Hilfe-Leistung im Bedarfsfall • Ortskundige Beratung, Auskunfts- und Informationsdienste (im Rahmen des Dienstinteresses und Datenschutzes) • Schriftliche Bestätigung, Annahme und Weiterleitung von dienstlichen Post- und Paketsendungen mit Benachrichtigung der zuständigen Stelle am Dienstort • Abgabe von beauftragten Postsendungen an Kurier- und Expressdienste • Gegebenenfalls Aufsicht über die Gäste-/Sonderparkplätze und Information an zuständige Stelle am Dienstort bei unzulässiger Nutzung/Dokumentation • Aufsicht über Auffälligkeiten im Objekt (bspw. Hinweis auf mögliche Wasserschäden oder Regulierung der Heizung)
3 Dienstanweisung
Die Auftragnehmerin (= AN) erstellt in Kooperation mit dem Bedarfsträger (BT) eine für das Objekt gültige Dienstanweisung.
In der Dienstanweisung sind alle zu einer reibungslosen und sicheren Tätigkeit erforderlichen Informationen (z.B. Kontaktdaten); Handlungsanweisungen und dienstbezogene unterzeichnete Belehrungen geordnet und für das Personal der AN verständlich aufzuführen. Die Dienstanweisung muss dem Bedarfsträger (= BT) bis spätestens 2 Wochen vor Ausführungsbeginn vorgelegt werden. Im Bedarfsfall muss eine
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kurzfristige Aktualisierung der objektbezogenen Dienstanweisung durch den AN durchgeführt werden können. Die Dienstanweisung ist mindestens alle 12 Monate nachweislich formell zu prüfen und bei Bedarf in gegenseitiger Abstimmung zwischen AN und BT durch die AN zu aktualisieren (in Anlehnung an Punkt 4.12 DIN 77200). Die AN hat dem Pfortendienst einen Abdruck der Dienstanweisung sowie der "Unfallverhütungsvorschrift Wach- und Sicherungsdienste“ (DGUV Vorschrift 23) einschließlich der dazu ergangenen Durchführungsanweisungen gegen Empfangsbescheinigung auszuhändigen.
4 Personalanforderungen/Eignungskriterien und
vertragliche Mindestanforderungen
4.1 Der Auftragnehmer …
… garantiert, dass nur qualifiziertes Fachpersonal (auch Aushilfskräfte) beschäftigt wird, deren polizeiliches Führungszeugnis den Inhalt „keine Eintragungen“ aufweist und verpflichtet sich, dem Auftraggeber (AG) für sämtliches am Ausführungsort tätiges Fachpersonal (auch Aushilfskräfte) vor erstmaliger Aufnahme der Beschäftigung ein polizeiliches Führungszeugnis vorzulegen, die eine vorherige Einweisung erhalten haben) beschäftigt wird, … sichert zu, dass das Pforten-Personal eine Ausbildung zur Ersthelferin/zum Ersthelfer durchlaufen hat. Auch Schulungen zur Auffrischung dieser Kenntnisse werden vom AN bereitgestellt. … garantiert, dass das Fachpersonal mit witterungsentsprechender Berufskleidung (Erkennbarkeit der Funktionsausübung) ausgestattet ist und diese während der Verrichtung des Dienstes trägt legt eine Referenzliste mit mindestens drei aussagefähigen Referenzen, einschließlich Kurzbeschreibung der Dienstleistung, Auftragssumme, Vertragslaufzeit, Ansprechpersonen und dessen Erreichbarkeit (Telefon) vor. … und das von ihm eingesetzte Fachpersonal verpflichten sich zur Einhaltung allgemeiner, einschlägiger Sicherheitsvorschriften und -bestimmungen im Rahmen der ausführenden Tätigkeiten sowie Vorschriften des BT (Nachweis über regelmäßige Belehrungen). … gewährleistet die permanente, ordnungsgemäße Leistungserbringung und Vertragserfüllung. Der AN sichert durch organisatorische Maßnahmen (Gestellung von Ersatzkräften) zu, dass der Pfortendienst durch Personalausfälle infolge
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Krankheit, Urlaub usw. nicht beeinträchtigt wird. Der BT erhält zeitnah eine Info über ungeplante Ausfälle, aber auch über geplante Abwesenheiten und die Vertretungssituation. … stellt mindestens 3 Tage im Voraus einen objektbezogenen Dienstplan zur Verfügung … gewährleistet, dass nur eingearbeitetes Pfortenpersonal mit vorliegenden Zugangsdaten eingesetzt wird. … benennt eine koordinierende Ansprechperson mit Namen, Qualifikation, Berufserfahrung, Unternehmenszugehörigkeit, aktueller Position und Aufgabe am Erfüllungsort und telefonische Erreichbarkeit. … gewährleistet die ständige Erreichbarkeit dieser Objektleitung bzw. koordinierenden Ansprechperson während der üblichen Geschäftszeiten sowie die unentgeltliche Einweisung des zum Einsatz kommenden Fachpersonals bzw. der für den Vertretungsfall vorgesehenen Ersatzkräfte in die in der Leistungsbeschreibung benannten Aufgaben. … legt vor Beginn der Vertragslaufzeit und vor Personalwechseln eine Übersicht des Fachpersonals vor, welches für den ständigen und vertretungsweisen Einsatz am Ausführungsort vorgesehen ist. Diese Übersicht muss Angaben zum Namen, Vornamen, Geburtsdatum, zur Staatsangehörigkeit und eine Ausweiskopie (Vorderseite- und Rückseite sowie Arbeitsgenehmigung) enthalten … stellt bei einem Personalwechsel mindesten fünf Tage im Voraus dem BT die Personalien für die Anmeldung des Personals zur Verfügung. Ebenso ist ein Abgang von Personal rechtzeitig mitzuteilen. … stattet alle Mitarbeitenden mit einem Dienstausweis inkl. Lichtbild aus. Dieser Dienstausweis ist von allen Mitarbeitenden des AN sichtbar zu tragen. … ist verpflichtet, die Bestimmungen des am Ort der Leistungserbringung geltenden, für allgemeinverbindlich erklärten Tarifvertrages einzuhalten. Neben den tarifvertraglichen Regelungen über Lohn- und Gehaltszahlungen sind auch einschlägige tarifliche Regelungen über sonstige Zahlungen (z. B. Zuschläge, Zulagen, Prämien, Urlaubs- und Weihnachtsgeld) zu beachten. Er hat sich über die Entwicklung/Änderung/Erweiterung/Ergänzung des Tarifvertrages und/oder über mögliche Nachfolgeverträge sowie über mögliche sonstige Verträge zu informieren und die zum Zeitpunkt der Leistungserbringung jeweils aktuelle tarifvertragliche Rechtsgrundlage zu Grunde zu legen. … haftet für Personen- und Sachschäden, die nachweislich durch ihn oder sein Personal bei der Erfüllung der vertraglichen Aufgaben verursacht wurden. Diese Haftung gilt unabhängig davon, ob es sich um Fremd- oder Eigenschäden handelt. U. a. leistet der
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AN im Rahmen der Leistungserbringung Ersatz für Schäden, entstanden durch das Abhandenkommen von übertragenen Schlüsseln, insbesondere zur Wiederbeschaffung von Ersatzschlüsseln und Schließanlagen in gleicher Art und Güte inkl. Anpassung der Schließanlage. Bei Vertragsabschluss ist der Nachweis einer betrieblichen Haftpflichtversicherung vorzulegen, die mit Vertragsabschluss gültig ist und deren Leistungen für die Dauer der Leistungserbringung in Anspruch genommen werden können. … verpflichtet sich und sein Personal, Informationen und Daten des Auftraggebers vertraulich zu behandeln und darüber Stillschweigen zu bewahren. Diese Verpflichtung gilt über die Vertragsdauer hinaus. … reicht zwingend erforderlich eine monatliche Leistungsaufstellung als Leistungsnachweis bei der Rechnungsstellung ein.
4.2 Das vom Auftragnehmer eingesetzte Personal …
… ist kompetent, stets freundlich mit gepflegtem äußerem Erscheinungsbild und ohne auffällige Tätowierungen oder Piercings … spricht und schreibt fließend Deutsch (versierte Kenntnisse in Wort und Schrift mindestens nach Standard C 1) … besitzt anwendungsbereite Kenntnisse im Umgang mit einem PC und der gängigen MS-Office-Anwendungen (Outlook, Word, Excel) sowie hinsichtlich allgemeiner Bürotätigkeiten (z. B. Registratur, Bedienung von Kopiergeräten usw.) … zeichnet sich durch pünktliche, selbstständige, strukturierte, engagierte, aufmerksame und verantwortungsvolle Arbeitsweise aus, ist belastbar sowie besitzt Durchsetzungsvermögen … pflegt einen besucherorientierten, freundlichen, zuvorkommenden Umgang mit den verschiedenen Personengruppen … führt während seiner Arbeit keine privaten Telefonate … verrichtet seine Tätigkeit nicht in alkoholisiertem oder berauschtem Zustand und beachtet das Rauchverbot während der Dienstzeit … gewährleistet, dass es keine Überschneidung einer möglichen Religionsausübung und der Dienstausübung gibt … nimmt keine Bekannten oder Familienangehörigen zum Dienst bzw. in das Objekt mit … sollte nicht miteinander verwandt oder verschwägert sein … bringt keine elektronischen Geräte wie Störsender o.ä. im weiteren Sinne in das Objekt mit
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… darf nur leise Radio hören, keine Videos schauen und es darf zu keinerlei Beschwerden wegen der Lautstärke kommen
4.3 Der Bedarfsträger …
… soll zur Aufrechterhaltung des Dienstbetriebes vertraglich berechtigt sein, dem eingesetzten Pfortenpersonal Anweisungen geben zu dürfen. … behält sich vor, Mitarbeitende des AN, die den oben genannten Kriterien nicht entsprechen, abzulehnen. Der AN hat für diese Mitarbeiter unverzüglich geeignetes Ersatz-Personal bereitzustellen. … wird dem Personal die Zugangsdaten für die Nutzung des Pfortenrechners zukommen lassen, damit diese arbeitsfähig sind … kontrolliert in Abständen den Schlüssel- und Kartenbestand auf Vollständigkeit und nimmt Einsicht in die Dokumentationen (Vollständigkeit und Korrektheit) … nimmt direkten Kontakt zum Objektleiter auf, sofern es Regelungsbedarf gibt (schriftlich Form) … bevorzugt einen regelmäßigen Austausch („Feedback-Gespräch“) mit dem AN … benötigt die Leistung nicht an deutschlandweiten gesetzlichen Feiertagen oder am 31.12./01.01. eines Jahres, weil hier allgemein kein Dienstbetrieb besteht.