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Leitfaden für das Format
Fachkonferenz
im Rahmen der Exportinitiative Energie 2027
Stand: Mai 2026
1 Zielsetzung
Die Fachkonferenz im Rahmen einer (digitalen) Energie-Geschäftsreise verfolgt die folgenden Ziele: Wissensaustausch über Trends und Herausforderungen der Branche in Deutschland und im Zielland Förderung der Sichtbarkeit und Nachfrage im Ausland nach klimafreundlichen Energielösungen aus Deutschland (Stichwort „Technologieexport“) Positionierung Deutschlands als Vorreiter, Qualitäts- und Innovationsführer unter der Marke „Made in Germany“ im Bereich erneuerbare Energien und Energieeffizienz Erfahrungsaustausch, Kontaktanbahnung und Netzwerkbildung zwischen deutschen Unternehmen (UN) und Teilnehmerinnen und Teilnehmern (TN) aus dem Zielland.
Das grundlegende Konzept der Fachkonferenz ist von der Geschäftsstelle der Exportinitiative Energie (GSt.) im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWE) vorgegeben. Die inhaltliche Ausgestaltung und Ausrichtung auf den Zielmarkt obliegen der Durchführungsgesellschaft (DFG). Die Fachkonferenz soll den Gepflogenheiten des Ziellandes angepasst sein. Das Programm sollte individuell und innovativ sein, um das lokale Publikum anzusprechen.
2 Konzept
Die Fachkonferenz muss zu einer konkreten Fragestellung konzipiert werden. Fachreferentinnen und Fachreferenten und deutsche UN präsentieren ihre Expertise, Erfahrungen und für den Markt optimal angepassten Technologielösungen. Die fachlichen Inhalte der Konferenz sollen auf den Entwicklungs- stand des jeweiligen Marktes sowie auf die Interessen und Vorkenntnisse des Publikums abgestimmt sein. Der konkrete Bezug zum ausländischen Markt muss in allen Teilen, insbesondere bei den Fachvor- trägen, erkennbar sein. Weder auf Zielmarkt- noch Zielpublikum abgestimmte Standardvorträge sind zu vermeiden. Die UN treten als Fachexperten für spezielle Technologielösungen und Anwendungen auf, d. h. im Programm sind diese Beiträge nicht als „Unternehmenspräsentation“ zu benennen. Ein Beispiel zeigt, wie man die Präsentationen der UN benennen kann (Grafik 1, Vorträge 2, 3, 4, 5):
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Grafik 1: Beispiel Programmausschnitt (anonymisiert) Fachkonferenz
Quelle: AHK Griechenland
Folgende Fragen sind bei der Konzeption der Veranstaltung zu berücksichtigen: Welche lokalen Anforderungen und Bedürfnisse bestehen aktuell im Zielland im Bereich des Techno- logiefokus? Welche aktuellen zentralen Fragestellungen/Probleme gibt es im Zielland? Auf welchem Wissensstand befindet sich das Fachpublikum? Welche Anwendungsmöglichkeiten für erneuerbare Energien-, Energieeffizienz-, Speicher- oder Netz- technologien werden aktuell im Land diskutiert? Welche lokalen Förderprogramme bzw. Förderinstitutionen und Finanzierungsmöglichkeiten gibt es?
3 Zielgruppe
An der Fachkonferenz nehmen zwischen 50 und 100 lokale Gäste aus der Branche teil. Zielgruppe sind: Branchenexpertinnen und -experten sowie Fachkräfte aus dem jeweiligen Themenschwerpunkt, Lokale UN, die sich für Kooperationen mit deutschen UN interessieren, Entscheidungsträgerinnen und -träger aus Wissenschaft, verfasster Wirtschaft und Verwaltung, Ggf. potenzielle Investoren und Finanzierungsinstitutionen sowie Relevante Akteurinnen und Akteure, die an einem bilateralen Austausch interessiert sind.
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4 Programmbestandteile der Fachkonferenz
Kurze Eröffnung und Begrüßung durch die DFG, ggf. deutsche Botschaft, BMWE (sofern anwesend). Kurze Vorstellung der Exportinitiative Energie (EIE). Kurze Vorstellung der deutschen Unternehmensvertreterinnen und -vertreter durch die Moderation gleich zu Beginn. Professionelle Moderation, z. B. durch die DFG, Vertreterinnen und Vertreter lokaler Verbände. Die Moderation sorgt für thematische Überleitungen zwischen den einzelnen Vorträgen und leitet immer wieder auf die Fragestellung zurück. Sie sollte Diskussionen anregen und führen. Ein bis zwei Fachvorträge von deutschen Fachreferentinnen und -referenten, angepasst an den Ziel- markt und die Technologie. Umfang, inhaltliche Schwerpunkte und weitere Anforderungen, die der Beitrag der Fachreferentin/des Fachreferenten erfüllen soll, sollten rechtzeitig mit diesen abgestimmt werden. In der Regel sind zwei bis drei Fachvorträge lokaler Expertinnen und Experten vorgesehen (keine Pro- duktpräsentationen). Die Auswahl erfolgt durch die DFG und kann Vertreterinnen und Vertreter aus Forschungseinrichtungen, öffentliche Einrichtungen, Fachverbänden oder einschlägigen Branchen umfassen. Die Fachvorträge sollen einen fundierten Einblick in Branchentrends, lokale Bedarfe sowie in den technologischen Stand und relevante Projekte im Zielland geben. Weitere Inhalte können recht- liche Rahmenbedingungen, politische Entwicklungen, Finanzierungsmöglichkeiten oder Best Practices umfassen. Ziel ist es, den fachlichen Austausch zu fördern und die Relevanz sowie die Marktchancen deutscher Technologien im lokalen Kontext sichtbar zu machen. Wichtig ist, dass die lokalen Referen- tinnen und Referenten weder direkt noch indirekt Konkurrenzprodukte zu den deutschen Technolo- gien oder Dienstleistungen bewerben. Die Anzahl sowie die inhaltliche Ausrichtung der Vorträge sol- len flexibel an die Gegebenheiten und Bedürfnisse des Zielmarkts angepasst werden. Je eine Präsentation pro teilnehmendem deutschen UN (s. o.), z. B. Impulsvorträge/Pitches. Wichtig ist, dass die Expertise der deutschen Unternehmensvertreter deutlich wird. Die UN werden seitens der DFG zu den Vorträgen gebrieft. Moderierte Podiumsdiskussion, die die konkrete Fragestellung der Konferenz aufgreift. Insgesamt ist auf einen abwechslungsreichen Programmablauf zu achten, z. B. durch Kombination aus Fach- und Unternehmensvorträgen, durch die Einbeziehung von interaktiven Formaten wie Podiums- diskussionen, Gruppendiskussionen, Fish Bowls etc. Einsatz von modernen Medien wie z. B. Apps, um Fragen der TN zu erhalten. Ausreichend Möglichkeiten zum Netzwerken einplanen, z. B. Kaffee- und Mittagspausen. Im Laufe der Veranstaltung können individuelle Gesprächstermine zwischen Interessenten aus dem Fachpublikum und den deutschen TN zustande kommen. Die DFG kann die Gespräche koordinieren und ggf. begleiten (sprachliche Unterstützung etc.). Diese spontanen Gespräche ersetzen nicht die eigentlichen Kooperationsgespräche an den darauffolgenden Tagen. Den deutschen UN können für die Gesprächspausen Tische mit Namensschildern zur Präsentation und Auslage ihrer Broschüren und Produktbeispiele bereitgestellt werden.
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5 Formale Anforderungen
Die Veranstaltung ist durchgängig unter der Dachmarke „Mittelstand Global – energy solutions made in Germany“ zu gestalten. Sponsoring durch externe Partner ist bei Veranstaltungen der EIE nicht zu- lässig. Die Fachkonferenz ist in der Regel eine halb- bis ganztägige Veranstaltung. Die Dauer der Veranstal- tung liegt im Ermessen der DFG und richtet sich nach dem Zielpublikum des jeweiligen Landes. Die Konferenzsprache sollte an die lokalen Gepflogenheiten im Zielland angepasst werden, z. B. Eng- lisch oder mit Simultanverdolmetschung in die Landessprache bzw. in Landesprache mit Simultanver- dolmetschung ins Deutsche. In letzterem Fall hat die DFG für die notwendige Simultanverdolmet- schung zu sorgen. Die Folien der deutschen UN und aller Fachreferentinnen und -referenten müssen auf Englisch zuge- liefert werden (max. 10 Folien pro Vortragenden). Die DFG ist für die Abstimmung der Folieninhalte der deutschen UN und der Fachreferentinnen und -referenten und für die Überprüfung der Folien zuständig. Insgesamt sollten die Vorträge eher kürzer sein, dafür mehr Zeit für Fragen und Diskussionen. Die DFG übernimmt die Registrierung der TN und das Aushändigen von Namensschildern. Die DFG verteilt das (ggf. digitale) Programm* an die anwesenden TN. Ferner können die Firmenpro- file, Kontaktadressen und Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner der deutschen UN mit dem Fachpublikum geteilt werden. Bei länderübergreifenden Energie-Geschäftsreisen ist ein Streaming der Fachkonferenz möglich.
6 Online-Fachkonferenzen im Rahmen von digitalen Geschäftsreisen
Im Rahmen von digitalen Energie-Geschäftsreisen werden Fachkonferenzen online durchgeführt. Inhalt- lich gelten die gleichen Kriterien und Ziele wie bei den Fachkonferenzen vor Ort. Des Weiteren gilt: Zweitägige Veranstaltungen sind möglich, insbesondere bei großem Zeitunterschied zu Deutschland. Veranstaltungsblocks sollten drei Stunden nicht überschreiten. Alle TN müssen zu Technik und Organisation gebrieft werden; technische Tests werden unbedingt empfohlen. Programmbroschüren, Firmenprofile etc. müssen online zugänglich sein; hier können auch Videos eingebunden werden.
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