Checkliste zum Umgang mit externen Dienstleistern
-hier Freelancer (Selbständige)-
Für die Bundesagentur für Arbeit (BA) werden im Rahmen von Dienstleistungs- und Werkverträgen unter anderem Freelancer[1] tätig. Der Einsatz erfolgt entweder durch Abrufe aus dem Vertrag „Freelancer“ oder durch Abrufe von Freelancern aus anderen Dienstleistungs- und Werkverträgen als Subunternehmer. Es kann in der täglichen Arbeit zu Situationen kommen, die als (Teil-)Indizien für das Vorliegen von Scheinselbständigkeit angesehen werden könnten, diese sollten vermieden werden. Solche Indizien liegen insbesondere dann vor, wenn der Verdacht besteht, dass Freelancer in den Arbeitsablauf der BA-IT integriert sind. Die Wertung, ob eine Selbständigkeit oder eine Arbeitnehmereigenschaft vorliegt, richtet sich in jedem Einzelfall nach den Gesamtumständen.
Nachstehende Checkliste dient dem Abgleich, ob in Ihrem Zuständigkeitsbereich in der Zusammenarbeit mit Freelancern Sachverhalte bestehen, die möglicherweise auf das Vorliegen einer Scheinselbständigkeit schließen lassen könnten. Bitte füllen Sie die Liste persönlich unter Beteiligung des Freelancers aus und stimmen Sie das Ergebnis mit Ihrer/Ihrem Vorgesetzten ab. Lfd. Nummern, die mit* gekennzeichnet sind betreffen den Sachverhalt „Freelancern aus anderen Dienstleistungs- und Werkverträgen als Subunternehmer“.
| Organisationseinheit/ Projekt |
| Vertragsname |
| Abruf – Nr. |
| Name, Vorname (Freelancer) |
| Name, Vorname (Abrufverantwortliche/r Ansprechpartners des Bedarfsträger der BA) |
| Name, Vorname (zust. GBL der zuständigen Org.-Einheit des Bedarfsträgers der BA) |
| Lfd.Nr. | Sachverhalt | ja | nein | Bemerkungen | Wichtigkeit / Indizwirkung für Scheinselbständigkeit |
|---|---|---|---|---|---|
| 1* | Für die Kommunikation mit dem Freelancer stehen namentlich benannte Ansprechpartner des IT-Dienstleistungsvermittlers bzw. externen Dienstleistungsunternehmens (im Folgenden: Auftragnehmer) zur Verfügung. | sehr hoch | |||
| 2 | Einsatzzeit und Einsatzumfang des Freelancers wird so gestaltet, dass der Freelancer Aufträge anderer Auftraggeber bearbeiten kann. Der Freelancer ist nicht ausschließlich und auf Dauer für die BA tätig. | sehr hoch | |||
| 3 | Gemeinsame Einsatzpläne werden grundsätzlich nicht aufgestellt, es sei denn, es ist zur Aufgabenerledigung erforderlich und der gemeinsame Einsatzplan ist mit dem namentlich benannten Ansprechpartner des Auftragnehmers abgestimmt. Die ggfs. bestehende Erforderlichkeit ist jeweils begründet und dokumentiert. | sehr hoch | |||
| 4 | Es besteht grundsätzlich keine Anwesenheitspflicht für Freelancer. | sehr hoch | |||
| 5 | Die konkrete Auftragsdefinition und das erwartete Ergebnis werden im Abruf durch die BA definiert und in weiteren konkretisierenden Arbeitsaufträgen beschrieben. | sehr hoch | |||
| 6 | Freelancer nehmen nicht an Dienstbesprechungen teil, es sei denn, dies ist aus fachlichen Gründen zu bestimmten Aspekten oder Tagesordnungspunkten aus Gründen der Auftragserledigung sinnvoll und erforderlich. Die ggfs. bestehende Erforderlichkeit ist im Protokoll jeweils begründet und dokumentiert. Die Teilnehmer werden vor Beginn der Dienstbesprechung über die Anwesenheit Externer unterrichtet. | hoch | |||
| 7 | Freelancer und interne Mitarbeiter sind räumlich getrennt untergebracht, es sei denn die Aufgabenerledigung erfordert die gemeinsame Bearbeitung. | gering | |||
| 8 | Türschilder der Büroräume, in denen Freelancer arbeiten, sind entsprechend beschriftet. | hoch | |||
| 9 | Freelancer besitzen keine BA-Visitenkarten. | hoch | |||
| 10 | Freelancer erhalten PKI-Gastkarten und sind nicht mit „normalen“ Dienstkarten ausgestattet. | hoch | |||
| 11 | Freelancer verfügen nicht über einen BA-spezifischen E-Mail-Account. | hoch | |||
| 12 | Freelancer sind in funktionsbezogenen E-Mail-Verteilern der BA nicht enthalten. | hoch | |||
| 13 | Freelancer sind in Telefon-, Namens- oder ähnlichen Verzeichnissen eindeutig als Externe gekennzeichnet. Sie weisen sich in ihrer Kommunikation ausdrücklich als Externe aus (z.B. E-Mail-Signatur) und tragen im Dienstgebäude der BA ein Namensschild mit Firmennamen des Auftragnehmers bzw. der Kennzeichnung als extern. | hoch | |||
| 14 | IT-Arbeitsmittel und die Netzinfrastruktur der BA werden nur insoweit zur Verfügung gestellt, als dies zur Auftragserledigung erforderlich ist | hoch | |||
| 15 | Ein Zugriff auf BA-spezifische Ablagen, Dateien und auf das Intranet findet nicht statt, es sei denn dies ist zur Auftragserledigung erforderlich. | hoch | |||
| 16* | Mit dem Auftragnehmer hat eine Kick-Off-Veranstaltung zur Zusammenarbeit stattgefunden. Regelungen zur Zusammenarbeit wurden besprochen. Das Thema wird regelmäßig, mindestens einmal jährlich (wiederholend) besprochen. | gering | |||
| 17* | Freelancer werden ausschließlich über den Auftragnehmer (z.B. durch den namentlich benannten Ansprechpartner) in Bezug auf Gefahren für Sicherheit und Gesundheit unterwiesen. Hinweis: Für die Unterweisung zum Arbeitsschutz und Sicherheit der Freelancer ist der Auftragnehmer zuständig. Die Bundesagentur für Arbeit stellt dem namentlich benannten Ansprechpartner die relevanten Informationen zur Verfügung. Arbeitsschutz/Arbeitssicherheit | gering |
Das gemeinsame Gespräch fand statt am: ______________
Die in der Checkliste vorgenommenen Eintragungen werden hiermit bestätigt:
| Datum, Unterschrift (Abrufverantwortlicher Ansprechpartners des Bedarfsträger der BA) |
Ich war am Ausfüllen der vorliegenden Checkliste beteiligt und habe die Eintragungen zur Kenntnis genommen:
| Datum, Unterschrift (Freelancer) |
Verfahrenshinweise:
- Das initiale Gespräch wird nach Abschluss einer neuer Rahmenvereinbarung über die Vermittlung von Dienstleistungen oder eines neuen Dienstleistungsrahmenvertrages durch den Verantwortlichen der zuständigen Organisationseinheit für den jeweiligen Vertrag (übergreifende Dienstleistungsrahmenverträge sowie übergreifende Rahmenvereinbarung über die Vermittlung von Dienstleistungen 🡪 z. B. produkt-/projektspezifische Dienstleistungsrahmenverträge 🡪 z.B. zuständige Führungskraft, PV oder PL) durchgeführt und dokumentiert. Die Checkliste (lfd. Nr. 1-17) wird von Projektleiter/innen, Produktverantwortlichen oder Führungskräften zu Beginn einer neuen Zusammenarbeit mit Freelancern ausgefüllt und dem/der zuständigen Geschäftsbereichsleiter/in zur Freigabe vorgelegt. Danach wird die Checkliste einmal jährlich im ersten Quartal erneut ausgefüllt und dem/der zuständigen Geschäftsbereichsleiter/in vorgelegt.
- Nur Sachverhalte aus der Checkliste, die mit „nein“ beantwortet wurden, sind in der Spalte „Bemerkungen“ mit einer entsprechenden Erläuterung bzw. Begründung aufzunehmen.
- Aus der lfd. Nr. 1 muss der Name und die Firma des Ansprechpartners hervorgehen.
- Wurden die Sachverhalte aus der Checkliste überwiegend mit „nein“ beantwortet, kann dies ein Indiz dafür sein, dass Scheinselbständigkeit vorliegt. Es wird empfohlen, den bewerteten Sachverhalt gemeinsam mit der zuständigen Org.-Einheit zu überprüfen. Dies gilt auch, wenn nur einzelne, jedoch besonders stark relevante Sachverhalte (Relevanz „sehr hoch“ oder „hoch“) verneint werden.
- Die Checkliste wird als pdf von dem/der Geschäftsbereichsleiter/in an das Postfach des im Vertrag genannten fachlichen Ansprechpartners weitergeleitet und hier entsprechend nachgehalten.
- Wird eine übergeordnete Führungskraft, z.B. der/die Geschäftsbereichsleiter-/in über Auffälligkeiten informiert, klärt er/sie diese mit dem/der Projektleiter/in, Produktverantwortlichen oder der zuständigen Führungskraft. Ist eine Klärung nicht möglich, wird die zuständige Org.-Einheit eingebunden. Die zuständige Org.-Einheit entscheidet sodann über die weitere Vorgehensweise.
- Freelancer = Selbständiger, der aufgrund eines Dienst- oder Werkvertragsverhältnisses Aufträge für den Auftraggeber durchführt. ↑