[Seite 1]
VI.3
Vergabenummer: (ZVB Feststellvermerk)
Zusätzliche Vertragsbestimmungen Prüfung von Unternehmerrechnungen, Inhalt und Form der Feststellungs- bescheinigungen
- Prüfungsgrundsätze
Zur Feststellung der Rechnungen sind alle rechnungsbegründenden Unterlagen wie Mengenberechnungen, Abrechnungszeichnungen und sonstige begründende Unterlagen unverzüglich und vollständig zu prüfen (Bundeshochbau: Abschnitt F Nr. 4.2.RBBau, Landeshochbau: Abschnitt G Nr. 2 RLBau, staatlicher Tiefbau: Anlage zu den VV zu Art. 80 BayHO). Der Auftragnehmer hat die geprüften Angaben durch Abhaken kenntlich zu machen; Änderungen und Ergänzungen sind entsprechend zu kennzeichnen. Ein Unterstreichen von Texten ist nicht erforderlich.
- Inhalt der Feststellungsbescheinigungen
Fachtechnische Richtigkeit
Mit den Bescheinigungen übernimmt der Auftragnehmer auch in Fällen, in denen diese Bescheinigungen durch seinen Erfüllungsgehilfen ausgestellt werden, die Verantwortung dafür, dass:
2.1 die in den begründenden Unterlagen enthaltenen, für die Zahlung maßgebenden Angaben richtig sind, 2.2 nach den geltenden Vorschriften und nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit verfahren worden ist, 2.3 die Lieferung oder Leistung sowohl dem Grunde nach als auch hinsichtlich der Art ihrer Ausführung geboten war, 2.4 die Lieferung oder Leistung entsprechend der zugrundeliegenden Vereinbarung oder Bestellung sachgemäß und vollständig ausgeführt worden ist, d.h., dass die Lieferungen und Leistungen in Art, Güte und Umfang wie berechnet, vertragsgemäß und fachgerecht ausgeführt worden sind, 2.5 die erbrachten Teil-/ Leistungen mit den ermittelten Mengenansätzen des Auftrags übereinstimmen, keine Mehrmengen oder -forderungen bekannt sind und bei erheblichen Abweichungen vom Auftrag zur Abrechnung eine Begründung vorliegt und 2.6 bei Instandsetzung oder Ersatz eine Ersatzpflicht eines Dritten berücksichtigt worden ist oder nicht in Frage kam.
Rechnerische Richtigkeit
Mit dieser Bescheinigung übernimmt der Auftragnehmer auch in Fällen, in denen diese Bescheinigung durch seinen Erfüllungsgehilfen ausgestellt wird, die Verantwortung
2.7 für die Richtigkeit von Maßen, Mengen, Einzelansätzen in Aufmaßen, Abrechnungszeichnungen, Mengenberechnungen, Stundenlohnzetteln, Lieferscheinen und dgl., 2.8 für die rechnerische Richtigkeit und dass der anzunehmende oder auszuzahlende Betrag sowie alle auf Berechnungen beruhenden Angaben richtig sind (unberücksichtigt davon bleiben Pfändungen, Abtretungen und sonstige Einbehalte, wie z. B. Vertragsstrafen oder Schadensersatzansprüche). 2.9 für die Richtigkeit der den Unternehmerforderungen zugrundeliegenden Ansätze nach den Vertrags- und Berechnungsunterlagen, wie z. B. Bauverträge, Nachträge dazu, Auftragsschreiben, Tarife, gesetzliche Bestimmungen, bestätigte Aufmaß- und Lieferbescheinigungen, anerkannte Stundenlohnarbeiten.
© VHF Bayern – Stand Mai 2025 1
[Seite 2]
VI.3
Vergabenummer: (ZVB Feststellvermerk)
- Form der Feststellungsbescheinigungen
Die nachstehenden Feststellungsvermerke sind durch Unterzeichnung (mit Datum und Name des Unterzeichnenden in Druckschrift, ggf. mit Stempel) zu bescheinigen. Sind mehrere Personen beteiligt, muss aus jeder Bescheinigung der Umfang der Verantwortung (z. B. „Nachgerechnet“) erkennbar sein.
Rechnungsbegründende Unterlagen:
Die Mengenberechnungen, Abrechnungszeichnungen und dgl. sind mit folgender Bescheinigung zu versehen:
„In allen Teilen fachtechnisch und rechnerisch geprüft und mit den aus der Mengen- berechnung (Abrechnungszeichnung) ersichtlichen Änderungen für richtig befunden.“
3.1 Rechnungen
Die Rechnungen sind mit einem Eingangsvermerk und der folgenden Bescheinigung des Auftragnehmers für die fachtechnische und rechnerische Feststellung zu versehen:
„Fachtechnisch und rechnerisch richtig
mit … EUR “
Der festgestellte Betrag ist nur in Ziffern und mit zwei Nachkommastellen anzugeben.
3.2 Prüfung mit Hilfe von DV-Programmen:
Bei der Prüfung von Kostenrechnungen mit Hilfe von DV-Programmen hat der Auftragnehmer die sich aus der DV-Prüfung ergebenden Änderungen oder Ergänzungen in die Kostenrechnung und in vorliegende Mengenberechnungen zu übertragen. Es muss deutlich erkennbar sein, inwieweit die einzelnen Ansätze berichtigt worden sind. Sollten Fehler oder Abweichungen auftreten, sind die Ansätze zu überprüfen. Bei der Bescheinigung ist Folgendes zu vermerken:
„Die Rechnung wurde in dem aus der Prüfrechnung – Anlage – ersichtlichen Umfang mit DV geprüft
Endbetrag … EUR “
Der festgestellte Betrag ist nur in Ziffern und mit zwei Nachkommastellen anzugeben.
3.3 Gaststreitkräfte-US:
Das Ergebnis der Rechnungsprüfung ist vom Auftragnehmer in einem Prüfvermerk festzuhalten. Dieser Vermerk ist zusammen mit den geprüften Rechnungen und den zugehörigen Unterlagen dem Auftraggeber vorzulegen. Der Prüfvermerk muss insbesondere folgende Aussagen umfassen:
- eine Zahlungsempfehlung
- Dokumentation der Rechnungskorrekturen dem Grunde und der Höhe nach
- Berechtigung des Ansatzes von nicht vereinbarten Nachtragsleistungen
- abrechnungsbedingte Einbehalte
- Sicherheitseinbehalte wegen Mängel
© VHF Bayern – Stand Mai 2025 2