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Überprüfung von Auftragnehmern zur Sicherstellung des
Mindestlohns und der Einhaltung der Sozialversicherungspflichten
(Fassung Nov. 2008)
2. Überarbeitung vom 19.01.2023
In den Zusätzlichen Vertragsbedingungen (Ziff. 23 ZVB Verträge) hat sich der Auftragnehmer zur Einhaltung der Mindestlohn- und Sozialversicherungspflichten verpflichtet. Er hat sich ferner verpflichtet, der Münchner Wohnen auf Anforderung alle insoweit notwendigen Nachweise vorzulegen sowie Einsicht in seine Geschäftsunterlagen zu gewähren.
Zur Kontrolle der Einhaltung der Entlohnungs- und Sozialversicherungspflichten sind ab sofort Überprüfungen aller Auftragnehmer und deren Beschäftigter auf den Baustellen der Münchner Wohnen durch die Bauleitung vorzunehmen.
Maßnahmen zur Überprüfung aller Auftragnehmer und deren Beschäftigter auf den Baustellen der Münchner Wohnen, die sofort umzusetzen sind:
- Vom Auftragnehmer vorzulegende Unterlagen
a) Spätestens bei Arbeitsbeginn/Arbeitsantritt dem Hochbauleiter vorzulegende Unterlagen/Nachweise
Die Vergabeabteilung führt eine aktuelle Liste in SAP der genehmigten Nachunternehmer. Die Transaktion wird mit "zmm12" aufgerufen und zeigt nach Eingabe der Projektdefinition (NE-0XXX-000X) die erfassten Unbedenklichkeitsbescheinigungen und deren Gültigkeit von Haupt- und Nachunternehmern an.
Vom Auftragnehmer sind unaufgefordert spätestens bei Arbeitsbeginn/ Arbeitsantritt sowie arbeitstäglich, wenn sich eine Änderung, insbesondere bei den eingesetzten Arbeitnehmern ergibt, folgende Unterlagen/Nachweise vorzulegen.
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Firmenanmeldung > siehe Beiblatt Personalanmeldebogen
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Liste der eingesetzten Arbeitnehmer des Auftragnehmers
Setzt der Auftragnehmer Nachunternehmer ein, hat er unaufgefordert spätestens bei Arbeitsbeginn sowie arbeitstäglich, wenn sich eine Änderung, insbesondere bei den eingesetzten Arbeitnehmern ergibt, vorzulegen:
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Liste der eingesetzten Arbeitnehmer der Nachunternehmer und weiterer Nachunternehmer, die Leistungen des Auftragnehmers ausführen.
Für jeden eingesetzten Arbeitnehmer sind folgende Unterlagen spätestens bei Arbeitsbeginn vorzulegen:
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dokumentierter Hinweis des Auftragnehmers gegenüber seinen Arbeitnehmern zur Mitführungs- und Vorlagepflicht von Personaldokumenten (Personalausweis, Pass, Passersatz oder Ausweisersatz) gemäß § 2a Abs. 2 SchwarzArbG.,
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Grundsätzlich ist die Identität durch Einsichtnahme in das Personaldokument zu bestätigen. Möglicher Vermerk: „Identität wurde durch Einsichtnahme des Personalausweises bestätigt/nicht bestätigt“ oder „Ausweis wurde nicht vorgelegt“. Eine Kopie des Personaldokumentes ist nicht zwingend erforderlich und darf nur mit Zustimmung der betreffenden Person angefertigt werden. Die Kopie muss eindeutig und dauerhaft als Kopie erkennbar sein (zum Beispiel Aufdruck „Kopie"). Grundsätzlich sind nur der Vor- und Nachname, die Anschrift, die Gültigkeitsdauer, ggf. Geburtsdatum und- ort und ggf. Staatsangehörigkeit zur Identifizierung erforderlich. Die übrigen Daten sind zu schwärzen,
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ggf. Kopie des Aufenthaltstitels oder die Bescheinigung E 101 (Nachweis der Sozialversicherung im Heimatland),
b) Mindestlohnbescheinigung
Folgende Bescheinigungen zur Einhaltung der Mindestlohnpflichten sind dem Hochbauleiter unaufgefordert jeweils mindestens einmal im Quartal, spätestens am 5. Werktag für den zurückliegenden Monat vorzulegen.
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Mindestlohnbescheinigung über den Erhalt des Mindestlohns
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bei ausländischen Mitarbeitern: Bestätigung, dass vom Mindestlohn keine Eigenkosten des Arbeitgebers (bspw. für Unterkunft, Verpflegung, Heimflüge, usw.) abgezogen werden.
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Bestätigung der Beitragszahlungen an eine Urlaubskasse
- Einsatz von Nachunternehmern durch Auftragnehmer
Setzt ein Auftragnehmer Nachunternehmer ein, hat der Auftragnehmer von diesen die unter Ziff. 1 aufgeführten Unterlagen in gültiger Form zu fordern, diese zu überprüfen und dem Hochbauleiter gegenüber spätestens 5 Arbeitstage nach den in Ziff. 1 genannten Zeitpunkten schriftlich zu bestätigen, dass die vertraglichen Vorgaben der Mindestlohn- und Sozialversicherungspflichten sowie die gültigen Vorschriften vom Nachunternehmer eingehalten werden. Dies gilt auch in der Nachunternehmerkette.
Auf Verlangen hat der Auftragnehmer dem Auftraggeber die Unterlagen/Nachweise der Nachunternehmer vorzulegen.
- Kontrolle der Einhaltung der unter Ziff. 1 und 2 genannten Verpflichtungen
a) Vor Arbeitsbeginn/Arbeitsantritt vorzulegende Unterlagen/Nachweise
Vor Arbeitsbeginn/Arbeitsantritt des Auftragnehmers hat der Hochbauleiter zu überprüfen, ob die unter Ziff. 1 a) aufgeführten Unterlagen/Nachweise vom Auftragnehmer vorgelegt wurden.
Liegen die Unterlagen/Nachweise nicht vor, hat der Hochbauleiter dem Auftragnehmer
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eine angemessene Frist zur Vorlage der Unterlagen/Nachweise zu setzen. Werden die Unterlagen/Nachweise auch innerhalb dieser Frist nicht vorgelegt, hat der Hochbauleiter eine angemessene Nachfrist zu setzen. Praktikabel ist auch die Einforderung der Unterlagen in den gemeinsamen Baustellen Jour Fixen. Sollten die weiteren Maßnahmen (z. B. Setzen einer Nachfrist unter Androhung, dass Arbeitnehmer, für die die Unterlagen/Nachweise nicht vorliegen, von der Baustelle verwiesen werden) nicht greifen, sind die Leiter der Geschäftsbereiche Bau der Münchner Wohnen Service GmbH und der Vergabeabteilung zu informieren.
b) Mindestlohnbescheinigungen
Der Hochbauleiter hat zu überprüfen, dass die Mindestlohnbescheinigungen mindestens quartalsweise, spätestens am 5. Werktag für den zurückliegenden Monat vorgelegt werden.
Liegen die Mindestlohnbescheinigungen nicht vor, hat der Hochbauleiter dem Auftragnehmer eine angemessene Frist zur Vorlage der Mindestlohnbescheinigungen zu setzen. Werden die Unterlagen/Nachweise auch innerhalb dieser Frist nicht vorgelegt dann hat die weitere Vorgehensweise wie unter 3 a) beschrieben zu erfolgen.
c) Umsetzung der Kontrollen
Bei Arbeitsbeginn und/oder in sinnvollen, unregelmäßigen Abständen sind Kontrollen vom Hochbauleiter durchzuführen und mit der beiliegenden Checkliste zu dokumentieren. Hierzu haben sich auf Verlangen des durch den Auftraggeber beauftragten Hochbauleiters die einzelnen Arbeitnehmer zu melden. Sie sind anhand der vorliegenden Personallisten (Ziff. 1 a)) hinsichtlich folgender Angaben zu kontrollieren. Hierbei ist insbesondere sicher zu stellen ist, dass nur angemeldete Firmen und Personen auf der Baustelle tätig sind:
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Feststellung der Personalien, ggf. durch Abgleich mit dem Ausweisdokument mit Vermerk "Identität wurde durch Einsichtnahme des Personalausweises bestätigt/nicht bestätigt“ oder „Ausweis wurde nicht vorgelegt",
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Mitführen amtlicher Ausweispapiere,
Ergeben die von dem Auftragnehmer vorgelegten Unterlagen/Nachweise oder die Kontrollen auf der Baustelle Differenzen oder Unregelmäßigkeiten, ist der Auftragnehmer aufzufordern, folgende Unterlagen innerhalb einer angemessenen Frist beizubringen:
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eine schriftliche Stellungnahme zu den festgestellten Verdachtsmomenten,
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eine aktualisierte Liste der Arbeitnehmer, die vom Auftragnehmer und von in seinem Leistungsbereich tätigen Nachunternehmern eingesetzt sind,
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die nach Ziff. 1 für die bisher nicht gemeldeten Arbeitnehmer vorzulegenden Nachweise,
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den Nachweis, dass alle eingesetzten Arbeitnehmer nach den geltenden Regelungen entlohnt werden.
Falls der Auftragnehmer die notwendigen Unterlagen nicht beistellt, ist der Auftragnehmer mit Fristsetzung, innerhalb von 3 Tagen, abzumahnen. Lässt der AN auch diese Frist fruchtlos verstreichen, sind die Werklohnansprüche des AN hinsichtlich der einzuhaltenden Mindestlöhne der eingesetzten Arbeitskräfte in Höhe
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von 5% der Auftragssumme zurückzubehalten, bis der AN die Erfüllung seiner Verpflichtung nachgekommen ist.
Die Leiter der Geschäftsbereiche Bau der Münchner Wohnen Service GmbH und der Vergabeabteilung der Münchner Wohnen GmbH sind über festgestellte Unregelmäßigkeiten umgehend zu informieren.
Bestehen Anhaltspunkte für Verstöße gegen die vertraglichen Mindestlohn- und Sozialversicherungspflichten (bspw. wesentliche Fehler der Personallisten, mehrere nicht gemeldete Arbeitnehmer, Tätigkeit nicht angemeldeter Nachunternehmer) sind weitere Schritte in Abstimmung mit den Leitern der Geschäftsbereiche Bau der Münchner Wohnen Service GmbH und der Vergabeabteilung der Münchner Wohnen GmbH einzuleiten. Aktuelle Übersichten für geltende Mindestlöhne können auf den Seiten des Zolls unter folgendem Link abgerufen werden: http://www.zoll.de/d0_zoll_im_einsatz/b0_finanzkontrolle/e0_aentg/a0_info_ag/b 0_mindestlohn/a0_uebersicht_mindestlohn/index.html
- Aufbewahrung der Nachweise auf der Baustelle
Die Unterlagen/Nachweise sowie die Dokumentation der Kontrollen sind in einem Ordner auf der Baustelle, alphabetisch untergliedert nach den jeweiligen Auftragnehmern, zu sammeln und unter Verschluss zu halten.
- Aufbewahrung der Nachweise in der Hauptverwaltung der Münchner Wohnen:
Folgende Unterlagen sind bei den Vertragsunterlagen der Auftragnehmer aufzubewahren:
Unbedenklichkeitsbescheinigung neuesten Datums im Original
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der zuständigen Berufsgenossenschaften,
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der Krankenkassen,
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der Sozialkassen des Urlaubsverfahrens.
Der Geschäftsbereich Vergabeabteilung der Münchner Wohnen GmbH teilt dem Hochbauleiter mit, wenn die Gültigkeitsdauer einer Unbedenklichkeitsbescheinigung abgelaufen ist.
Legt der Auftragnehmer nach Ablauf der Gültigkeitsdauer unaufgefordert keine aktuelle Unbedenklichkeitsbescheinigung vor, ist der Auftragnehmer vom Geschäftsbereich Vergabeabteilung der Münchner Wohnen GmbH unter Fristsetzung und der Androhung, dass von Zahlungen angemessene Einbehalte genommen werden, zur Vorlage aktueller Unbedenklichkeitsbescheinigungen aufzufordern.
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- Überprüfung auf Durchführung der Kontrollen durch das Interne Kontrollsystem IKS der Münchner Wohnen:
Kontrollen der Baustellen auf Einhaltung der Regelung zur Sicherstellung des Mindestlohns und der Einhaltung der Sozialversicherungspflichten wird durch das IKS der Münchner Wohnen in unregelmäßigen Abständen durchgeführt und dokumentiert.
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