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Staatliches Baumanagement Hannover

Leitfaden Gemeinsame Grundsätze

für die Projektbearbeitung

Version 1.0 – Februar 2023

Die nachfolgenden Hinweise präzisieren den gemeinsamen Handlungsrahmen, der u.a. durch Verwaltungsvorschriften und das Vertragsmuster nach RBBau/RLBau vorgegeben ist.

Insbesondere die projekt- und liegenschaftsspezifischen Rahmenbedingungen, die mit allgemeinen Vorgaben nicht ausreichend deutlich beschrieben sind, sollen im Interesse einer einvernehmlichen und verlässlichen Partnerschaft zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber frühzeitig transparent gemacht werden.

Bestimmte Leistungen / Themen sind von der Einschaltung eines Projektsteuerers abhängig. Diese Hinweise sind blau gedruckt.

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Inhalt

1. Vertragsabwicklung 3 1.1 Namentliche Benennung des Personals in VgV/VSVgV-Verfahren 3 1.2 Personaleinsatz des Auftragnehmers/ Benennung eines Stellvertreters 3 1.3 Nebenkosten / Fahrt- und Reisekosten 3 1.4 Vertragsanpassungen 3 1.5 Vorlage der Schlussrechnung für Planungsleistungen 3

2. Projektorganisation 4 2.1 Teilnahme an Besprechungen 4 2.2 Besprechungsstrukturen 4 2.3 Protokollführung 6 2.4 Anwendung eines Projektkommunikationssystems 6 2.5 Schnittstellenliste 6 2.6 Mittelabflussplanung & Fortschreibung von Terminen 6 2.7 Kostenkontrolle während der Baudurchführung 7 2.8 Nachtragsmanagement nach VHB 7 2.9 Terminplanung für Inbetriebnahme / Abnahme / Übergabe (IAÜ) 7 2.10 Koordinationsleistungen 8

3. Planung 8 3.1 Erstellung der Bauunterlage / HU-Bau/ EBU/ IPU / FPU 8 3.2 Nachträge zur Bauunterlage/ HU-Bau/ EBU / FPU 9 3.3 Vorstellung und Übergabe von Planungsergebnissen 9 3.4 Checklistenmaster (betrifft nur Baumaßnahmen der Bundeswehr) 9 3.5 Vorlage der Übergabedokumentation 9 3.6 Erstellung von Bestandsplänen 10 3.7 Unterlagen zur BFR GBestand (betrifft nur Baumaßnahmen des Bundes) 10 3.8 Anwendung des CAD-Pflichtenhefts 11 3.9 Übersetzungsliste für Zeichnungen / Planliste 11 3.10 Zentrale Auswertung der Planungs- und Kostendaten (PlaKoDa) 11 3.11 Bemusterungen 11 3.12 Gestaltungsrahmenplan / Baufachlicher Rahmenplan 11

4. Baudurchführung 12 4.1 Baustellenpräsenz 12 4.2 Bautagebuch 12 4.3 Planversand / Planverteilung 12 4.4 Dokumentation von Mängeln und Restarbeiten 12 4.5 Abnahme der Leistungen der freiberuflich Tätigen 12

5. Baurecht 13 5.1 Zustimmung im Einzelfall 13 5.2 Bauaufsichtliche Zustimmung / Kenntnisgabe 13

6. Projektspezifische Themen 13 6.1 Projektbezogene Regelungserfordernisse 13

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1. Vertragsabwicklung

1.1 Namentliche Benennung des Personals in VgV/VSVgV-Verfahren Das im Rahmen des Vergabe- bzw. Verhandlungsverfahrens vorgestellte Personal zur Abwicklung der Baumaßnahme ist bei der Bearbeitung des Projekts einzusetzen. Der Austausch von Personen bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung des Auftraggebers in Textform und erfordert eine gleichwertige Qualifikation gegenüber dem Auswahlverfahren.

1.2 Personaleinsatz des Auftragnehmers/ Benennung eines Stellvertreters Scheidet der im Vertrag namentlich benannte fachlich Verantwortliche für die Erbringung der Leistungsstufe 4 („Bauleiter“) oder der benannte Projektleiter aus dem Unternehmen des Auftragnehmers aus oder erkrankt langfristig ist dies nach Kenntnis sofort anzuzeigen und durch einen gleichwertig qualifizierten Beschäftigten zu ersetzen. Der Auftraggeber behält sich andernfalls eine Ersatzvornahme vor. Das SBH beurteilt ob der Nachfolger gleichwertig ist und stimmt dem zu oder lehnt ab. Für Urlaub und kurfritige Erkrankung ist ein Vertreter zu benennen.

1.3 Nebenkosten / Fahrt- und Reisekosten Fahrt- und Reisekosten werden vollständig über die vertraglich vereinbarte Nebenkostenpauschale abgerechnet. Eine Abrechnung auf Einzelkostennachweis oder Zeitnachweis ist ausgeschlossen.

1.4 Vertragsanpassungen Werden Vertragsanpassungen, z.B. für zusätzliche oder geänderte Planungsleistungen erforderlich, so sind diese unverzüglich zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer dem Grunde nach zu vereinbaren. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, dem Auftraggeber unverzüglich ein Angebot über die Mehr- oder Mindervergütung vorzulegen. Das Anordnungsrecht des Auftraggeberes bleibt unberührt. Eine schriftliche vertragliche Vereinbarung der Höhe nach ist bis zum Abschluss der laufenden Leistungsphase zu schließen.

1.5 Vorlage der Schlussrechnung für Planungsleistungen Die Honorarschlussrechnung für die eigene Planungsleistung wird durch die Fachplaner spätestens zwei Monate nach Schlussrechnung der betreuten Bauleistung vorgelegt. Die Objektplanung legt ihre Honorarschlussrechnung spätestens zwei Monate nach vertragsgemäßer Erbreingung der letzten Leistung vor. Erfolgt trotz zweifacher Aufforderung durch das SBH keine Vorlage der Honorarschlussrechnung, so ist das SBH zu einer für den Auftragnehmer kostenpflichtigen Ersatzvornahme berechtigt.

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2. Projektorganisation

2.1 Teilnahme an Besprechungen Die Projektbeteiligten legen zum Projektbeginn einvernehmlich unter der Federführung der Projektleitung bzw. der Projektsteuerung einen Besprechungsrhtyhmus für Bauherren- und Planungsbesprechungen fest. Dieser Regeltermin wird von allen Beteiligten durchgängig für Besprechungsoptionen reserviert. Jeder freiberuflich Tätige ist verpflichtet, nach entsprechender Einladung an Besprechungen teilzunehmen. Der Auftragnehmer stellt im Vorfeld der Besprechungen sicher, dass seine Projektleitung sowie Mitarbeiter mit der erforderlichen Fach- und Entscheidungskompetenz aus seinem Hause anwesend sind. Ist der Auftragnehmer verhindert, hat er für eine entsprechende Ersatzteilnahme einer mit der erforderlichen Fach- und Entscheidungskompetenz ausgestatteten Person zu sorgen.

Der Auftraggeber ist über sämtliche Besprechungstermine vorab zu informieren. Spätestens 5 Tage vor den Besprechungen ist durch den Auftragnehmer eine Einladung sowie eine detaillierte Tagesordnung, eine Tischvorlage und eine Präsentation, aus welcher sich die wesentlichen Besprechungspunkte / Fragestellungen ergeben, zu versenden. Als Grundlage für Bauherrenentscheidungen dienen strukturierte Entscheidungsvorlagen, die durch den zuständigen Objekt- / Fachplaner in Abstimmung mit den übrigen betroffenen Planungsgewerken und der Projektsteuerung vorbereitet und vorab an den Auftraggeber versendet werden.

2.2 Besprechungsstrukturen Während der Planungs- und Bauphase sind regelmäßige Besprechungen wie z.B. Bauherren- besprechungen, Planungsbesprechungen, Baubesprechungen usw. mit allen am Bau Beteiligten abzuhalten. Folgende Besprechungsrunden inklusive deren Vor- und Nachbereitung werden auftraggeberseitig als erforderlich angesehen:

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Weitere projektspezifische Besprechungsrunden (z.B. Lenkungsgremien) können festgelegt werden. Die Objekt- und Fachplaner sind auf Aufforderungen zur Mitwirkung bei der Vor- und Nachbereitung und ggf. Teilnahme verpflichtet.

2.3 Protokollführung Über Besprechungen sind durch den koordinierenden Planer Protokolle (Niederschriften) zu fertigen; ein Musterprotokoll kann durch das Staatliche Baumanagement Hannover bereit gestellt werden. Diese sind als Ergebnisprotokolle innerhalb von 3 Arbeitstagen zu erstellen und nach Freigabe zu versenden. Form und Inhalt der Protokolle sind im Vorfeld mit dem Auftraggeber abzustimmen. Die Teilnehmer und Verteiler sind im Protokoll zu vermerken. Beiträge von fachlich Beteiligten innerhalb der Baumaßnahme sind digital in einem Protokoll zusammen zu fassen. Die Protokolle sind zu nummerieren, mit Datum zu versehen und abzuzeichnen (Unterschrift). Aufgaben werden mit Zuständigkeiten und Fertigstellungsterminen versehen; erledigte bzw. offene Punkte sind im Folgeprotokoll zu erwähnen. In der Besprechung vorgestellte Unterlagen, Pläne etc. sind dem Protokoll als Anlage beizufügen. Protokolle werden dem Auftraggeber vor der Versendung zur Genehmigung vorgelegt und nach Freigabe digital versendet.

2.4 Anwendung eines Projektkommunikationssystems Soweit vertraglich keine abweichenden Festlegungen getroffen sind, erfolgt die Bearbeitung des Projekts durch den Auftraggeber, alle projektbeteiligten Planer und ausführenden Unternehmen mit Hilfe des Projektkommunikationssystems „tpCDE“. Dies umfasst sowohl den Datenaustausch als auch die schriftliche Kommunikation, die im Regelfall die Kommunikation über Outlook ersetzt. Planungsleistungen gelten als erbracht, soweit sie im Projektkommunikationssystem nach Struktur und Vorgabe des Auftraggebers eingestellt sind. Notwendige Lizenzen werden durch den Auftraggeber kostenfrei zur Verfügung gestellt.

2.5 Schnittstellenliste Ziel der Schnittstellenliste ist die frühzeitige Identifikation von Zielkonflikten und die Vermeidung von unklaren Zuständigkeiten bei der Bearbeitung einzelner Planungs- und Bauleistungen während aller Leistungsphasen. Eine Musterschnittstellenliste kann durch das Staatliche Baumanagement Hannover bereit gestellt werden.

Im Rahmen der Planungskoordination ist eine Schnittstellenliste mit den fachlichen Inhalten aller planungs- beteiligten freiberuflich Tätigen und den betreuten Gewerken zu entwickeln, im Planungsteam abzustimmen, niederzuschreiben und nach Bedarf im Planungsverlauf fortzuschreiben. Die Federführung bei der Erstellung und Fortschreibung dieser Liste obliegt dem Objektplaner; die Zuarbeit aller übrigen Planungsbeteiligten ist verpflichtend.

2.6 Mittelabflussplanung & Fortschreibung von Terminen Während der gesamten Planungs- und Bauphase sind die Prognosen für Termine sowie für den Abfluss von Planungs- und Baukosten gegenüber dem Auftraggeber transparent aktuell zu halten und regelmäßig unaufgefordert zu übermitteln. Die Zusammenstellung und Plausibilisierung der gewerkespezifischen Daten obliegt dem Objektplaner im Rahmen seiner Koordinationsverpflichtung. Die Prüfung und Bewertung obliegt der Projektsteuerung.

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Die Meldungen erfolgen zum 1. Februar, 1. Mai, 1. August, 1. November jedes Kalenderjahres. Zwischenzeitlich erkennbare gravierende Abweichungen sind unverzüglich zu kommunizieren.

Es sind jeweils a) ein aktueller Terminplan mit wesentlichen Terminmeilensteinen durch den Objektplaner (koordinierenden Planer) und b) der geplante Mittelabfluss der Baukosten für das laufende Haushaltsjahr und die nachfolgenden Haushaltsjahre für die vom jeweiligen Objekt- und Fachplaner betreuten Gewerke c) der Abfluss von Planungskosten für die eigenen Planungsleistungen für das laufende Haushaltsjahr und das nachfolgende Haushaltsjahr von jedem Objekt- und Fachplaner in schriftlicher Form zu melden.

Die Punkte a) und b) sind durch die Fachplaner an den Objektplaner (koordinierenden Planer) mit einer Woche Vorlauf zu übermitteln. Der Objektplaner übersendet dann eine Zusammenfassung zu den oben benannten Daten an die Projektleitung des Staatlichen Baumanagements Hannover und an die Projektsteuerung. Dafür ist das Formblatt „Prognosen Mittelabfluss“ Tabellenblatt 1 (siehe Anlage) zu verwenden. Der Punkt c) ist direkt an den zuständigten Mitarbeiter sowie an die Projektleitung im Staatlichen Baumangement Hannover zu übermitteln. Als Basis dient das zweite Tabellenblatt des Formblatts „Prognosen Mittelabfluss“.

2.7 Kostenkontrolle während der Baudurchführung Die Kostenverfolgung ist bis spätestens zum 10. eines jeden Monats auf Grundlage einer vom AG zur Verfügung gestellten Tabelle „Kostenkontrolle“ (siehe Anlage) zur Kostenverfolgung zu erstellen und dem jeweils fachlich zuständigen Mitarbeiter des Staatlichen Baumanagements Hannover, dem koordinierenden (Objekt-)Planer sowie der vom Auftraggeber bestellten Projektsteuerung zu übergeben. Das Erstellen des fertig ausgefüllten Formblattes obliegt dem jeweiligen freiberuflich Tätigen für die von ihm betreuten Gewerke. Der (Objekt-)Planer führt die Daten zu einer ganzheitlichen Kostenkontrolle zusammen und übersendet diese zum 15. eines jeden Monats an die Projektleitung des SBH. Die ganzheitliche Kostenkontrolle wird zentral im „tpCDE“ abgelegt.

Insbesondere ist die Spalte „voraus. Abrechnungssumme“ durch den freiberuflich Tätigen zu pflegen. In dieser Spalte sind die zu erwartenden Abrechnungssummen für das jeweilige Gewerk fortlaufend aktuell zu prognostizieren.

2.8 Nachtragsmanagement nach VHB Nachträge sind als LV zu erstellen und durch Firmen bepreisen zu lassen. Gggfls. Vorliegende Nachtragsangebote sind durch den jeweiligen freiberuflich Tätigen zu prüfen. Für die Dokumentation der Nachtragsprüfung ist die vom Auftraggeber bereitgestellte „Arbeitshilfe Nachtragsmanagement Bauverträge“ zu verwenden (siehe Anlage). Die Kosten sind in der Kostenkontrolle und in den Prognosen zu berücksichtigen.

2.9 Terminplanung für Inbetriebnahme / Abnahme / Übergabe (IAÜ) Der IAÜ-Plan regelt verbindlich die terminliche Vorgehensweise für den Zeitraum nach der baulichen Fertigstellung bis zur Feststellung der Übergabereife durch den Auftraggeber / Nutzer. Um eine entzerrte

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Übergabephase der einzelnen Baumaßnahmen zu gewährleisten, wird durch den jeweiligen freiberuflich Tätigen Objektplaner der einzelnen Baumaßnahme ein IAÜ-Plan (Inbetriebnahme / Abnahme / Übergabe) für die von ihm betreute Baumaßnahme erstellt. Die jeweils benötigten Zeiten der einzelnen freiberuflich Tätigen hat der Objektplaner im Rahmen seiner Koordinationspflicht mit den Beteiligten einvernehmlich abzustimmen und ebenfalls mit abzubilden. Die Erstellung des IAÜ Planes führt der Objektplaner (in enger Abstimmung mit der Projektsteuerung) durch.

2.10 Koordinationsleistungen Die zeitliche und sachliche Koordinationsleistung des Objektplaners umfasst in der Planungs- und Ausführungsphase in jeder Leistungsstufe neben den üblichen Planungsgewerken auch die zu integrierenden Leistungen aller übrigen durch den Auftraggeber beauftragten Freiberufler und Sachverständige, z.B. des Brandschutzplaners (Brandschutzkonzept und Prüfdokumentationen) und des SiGeKo (z.B. Unterlage nach RAB 32).

3. Planung

3.1 Erstellung der Bauunterlage / HU-Bau/ EBU/ IPU / FPU Die Kostenberechnung nach DIN 276-1:2008-12 ist unter Verwendung des Musters 6 der RBBau (Stand Mai 2021 bis zur Festlegung eines neuen Musters) bzw. RLBau (aktuelle Fassung) ausführungsorientiert nach Leistungsbereichen zu erstellen. Im Übrigen sind die im Abschnitt F RLBau/ Abschnitt D bzw. E der RBBau und im Planungsauftrag enthaltenen Vorgaben zu Inhalt und Struktur der Unterlagen zu beachten.

Die Bauunterlage/ HU-Bau/ EBU/ IPU / FPU ist nach vorheriger Durchsicht und Freigabe einer „Null- Ausfertigung“ im SBH in der im Vertrag geforderten Anzahl gedruckten Exemplaren und auf Datenträger zu fertigen und dem Auftraggeber zu übergeben. Die Gliederung auf dem Datenträger muss der Gliederung der Papierversion zu entsprechen. Die Kosten für die Erstellung der gedruckten und digitalen Version sind mit der vereinbarten Nebenkostenpauschale abgegolten. Bei der Terminplanung für die Erstellung der Unterlagen ist ein angemesser Zeitansatz für die Durchsicht des Auftraggebers, einen Korrekturlauf beim Auftragnehmer und die Freigabe durch die Leitungsebene des SB Hannover einzuplanen.

Neben den üblichen fachlichen Inhalten umfasst die Baunterlage/HU-Bau/ EBU/ IPU / FPU insbesondere auch ein Konzept des Objektplaners für die erforderliche Baufeldüberlassung (Baustelleneinrichtung und erforderliche Arbeitsflächen für Bestands- und Neubauten).

Die Prüfungsbemerkungen anderer beteiligter Dienststellen (z.B. BAIUDBw KompZ, NLBL, BImA) sind durch den Aufsteller der Unterlage im Einvernehmen mit den übrigen Planungsbeteiligten und dem Auftraggeber in die Unterlage einzuarbeiten. Die erforderlichen Änderungen sind für die weitere Verwendung freizugeben. Es erfolgt hierfür keine gesonderte Vergütung.

Mit Beginn der Leistungsphase 5 findet die Festlegung der Kostenkontrolleinheiten (KKE) statt. Der Auftraggeber übergibt dem Planungsteam hierzu frühzeitig eine vollständige Liste der Leistungsbereich- KKE-Zuordnung.

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3.2 Nachträge zur Bauunterlage/ HU-Bau/ EBU / FPU Die im Vertrag unter Punkt „Honorar / Vergütung“ vereinbarte Vorgehensweise zur Ermittlung der anrechenbaren Kosten zur Honorarermittlung findet in gleicher Weise auch für evtl. erforderlich werdende Nachträge zur Bauunterlage/ HU-Bau/ EBU/ FPU Anwendung. Die anrechenbaren Kosten werden hierbei grundsätzlich kumuliert ermittelt, d.h., dass die genehmigten Kosten der Nachträge auf die genehmigte HU- Bau/ Bauunterlage/ EBU/ FPU auf-/abgerechnet werden. Die Erstellung der Nachtragsbauunterlage gemäß RBBau/RLBau (sowie die Anpassung der Ausführungsplanung) wird in den spezifischen Leistungspflichten als Grundleistung definiert und ist auf Basis der anrechenbaren Kosten gemäß HOAI zu honorieren. Die unter Ziffer 3.1 genannten Regelungen zur Aufstellung von Bauunterlagen finden auch bei der Aufstellung von Nachträgen zur Bauunterlage/ HU-Bau/ EBU/ FPU Anwendung.

3.3 Vorstellung und Übergabe von Planungsergebnissen Die Ergebnisse jeder Leistungsstufe werden dem Auftraggeber in einem gemeinsamen Präsentationstermin aller Planungsbeteiligten vorstellt. Der Auftragbeber entscheidet über die Hinzuziehung weiterer Beteiligter. Bei Bedarf erfolgt frühzeitig vorab eine Zwischenpräsentation („Bleistiftlesung“) vor Abschluss einer Leistungsstufe. Diese Termine sind im Meilensteinterminplan zu berücksichtigen.

Jeder freiberuflich Tätige Objekt- und Fachplaner hat die durch ihn erstellten Planungsleistungen zum Abschluss jeder Leistungsphase strukturiert an den Auftraggeber zu übermitteln. Dafür werden die Planungsergebnisse in der Struktur der spezifischen Leistungspflichten gemäß HOAI nach Ziffern und Buchstaben digital zusammengestellt und dem Auftraggeber übergeben. Dies ist Voraussetzung für die Prüffähigkeit der Abschlagsrechnung zum Ende einer Leistungsstufe. Neben den zeichnerischen Ergebnissen gehören hierzu insbesondere auch folgende Unterlagen: Prüf- und Freigabevermerke gemäß eigener Qualitätssicherungsinstrumente des Auftragnehmers, Schnittstellenlisten, Projektänderungslisten, Entscheidungsvorlagen, Offene-Punkte-Listen, Prognosen für Baumittel- und Planungskosten, Terminpläne, Statusberichte, Präsentationen.

3.4 Checklistenmaster (betrifft nur Baumaßnahmen der Bundeswehr) Der Checklistenmaster ist ein Hilfsmittel, um einvernehmlich zwischen BAIUDBw KompZ und Bauverwaltung festzulegen, welche Dokumente für eine erfolgreiche Feststellung der technischen Übergabereife erforderlich sind. Der notwendige Dokumentationsumfang (Revisisonsunterlagen etc.) ist durch den Auftragnehmer jeweils für seinen Leistungsbereich anhand der vom Auftraggeber bereitgestellten Checklistenunterlagen zu definieren. Dies ist zur Aufstellung der Bauunterlage bzw. EW-Bau erforderlich. Erforderliche Ergänzungen, die ggfs. in den Genehmigungsprozess eingebracht werden, sind durch den Auftragnehmer zu beachten. Kostenrelevante Positionen (z. B. Dokumentationsleistungen, die im Sinne der VOB/C keine Nebenleistungen sind) sind in der Kostenermittlung zu veranschlagen.

3.5 Vorlage der Übergabedokumentation Die Dokumentationsunterlagen hat sich der Auftragnehmer in einfacher Ausfertigung durch die von ihm betreuten Gewerke nach Aufforderung durch den Auftraggeber, jedoch spätestens 4 Monate vor der geplanten Fertigstellung des Bauvorhabens (geplanter Termin der Feststellung der Übergabereife) vorlegen zu lassen. Die Einhaltung des Termins obliegt dem Auftragnehmer. Zu berücksichtigen ist dabei der gemäß Checklistenmaster bzw. RBBau Abschnitt F /RLBau Abschnitt H festgelegte Umfang. Die Kontrolle der Unterlagen erfolgt unmittelbar im Anschluss an die Übersendung durch den freiberuflich Tätigen, fehlende Unterlagen sind nachzufordern. Dem Auftraggeber ist über den Sachstand zu berichten.

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Die Dokumentationsunterlagen sind nach Aufforderung durch den Auftraggeber, jedoch spätestens 3 Monate vor der geplanten Fertigstellung des Bauvorhabens (geplanter Termin der Feststellung der Übergabereife) in einfacher Ausfertigung vollständig sowie geprüft durch den freiberuflich Tätigen an die Projektsteuerung bzw. den jeweiligen Projektmitarbeiter des Auftraggebers zur Nachkontrolle zu übergeben. Hierbei sind noch nicht vorliegende, weil zeitlich vom Termin der Feststellung der Übergabereife abhängige Bescheinigungen (z.B. Messprotokolle, Hygieneprüfungen etc.) mittels farbigem Platzhalter in die Unterlagen einzuarbeiten und bei Vorliegen wieder auszutauschen.

Eine Woche vor Feststellung der Übergabereife müssen die vollständigen Dokumentationsordner inkl. aller gem. RBBau Abschnitt F /RLBau Abschnitt H (jew. aktuelle Fassung) bzw. gemäß Checklistenmaster erforderlichen Unterlagen in einfacher Ausfertigung beim Auftraggeber bzw. der Projektsteuerung vorliegen (Ausnahmen / Platzhalter wie vor).

Am Tag der Übergabereiffeststellung ist die insgesamt vervollständigte Dokumentation ohne Platzhalter vorzuhalten. Die endgültig erstellten Dokumentationsunterlagen sind dem Auftraggeber nach der Feststellung der Übergabereife durch den Auftragnehmer in Ordnern geheftet, einschließlich Inhaltsverzeichnis und in digitaler Form zu übergeben. Die geforderte Anzahl der Dokumentation ist dem Vertrag zu entnehmen.

Für Maßnahmen des Landes, der Hochschulen und Bund zivil tritt an die Stelle der „Übergabereife- feststellung" der Termin der Übergabe.

3.6 Erstellung von Bestandsplänen Die Erstellung von Bestandsplänen hat unter Beachtung der BFR GBestand (nur Bundesmaßnahmen), der RBBau Abschnitt F/ RLBau Abschnitt H2 in der aktuellen Fassung, sowie insbesondere der Anforderung gemäß Anlage zu Kapitel 3 für Maßnahmenträger BMVg / BImA/ Land zu erfolgen. Die Unterlagen sind im Standarddatenumfang zu erzeugen.

Die endgültig durch den Auftragnehmer erstellten Bestandszeichnungen sind dem Auftraggeber am Schluss der Maßnahme 5-fach in Ordnern geheftet, einschl. Inhaltsverzeichnis und 1-fach in digitaler Form zu übergeben. Die nutzerspezifische Abstimmung gemäß BFR GBestand über die Form der zu erstellenden Unterlagen führt der Auftraggeber vor Beginn der Maßnahme durch und teilt dem Auftragnehmer das Ergebnis mit.

3.7 Unterlagen zur BFR GBestand (betrifft nur Baumaßnahmen des Bundes) Die Erfassung und Zusammenstellung von alphanumerischen Bestandsdaten hat unter Beachtung der BFR GBestand, sowie insbesondere den Anforderungen gemäß Anlage zu Kapitel 3 für Maßnahmenträger BMVg / BImA im Standarddatenumfang zu erfolgen. Die Daten sind in digitaler Form in den Formaten Access und Excel zu liefern. Die nutzerspezifische Abstimmung gemäß BFR GBestand über die Form der zu erstellenden Unterlagen führt der Auftraggeber vor Beginn der Maßnahme durch und teilt dem freiberuflich Tätigen das Ergebnis mit.

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3.8 Anwendung des CAD-Pflichtenhefts Die CAD-Daten sind wesentlicher Bestandteil der vertraglichen Leistung aller Auftragnehmer. Voraussetzung für die Prüffähigkeit und Fälligkeit einer FbT-Rechnung zum Abschluss einer jeden Leistungsstufe ist die Vorlage eines Datenübergabeformulars (Anlage 2b zum CAD-Pflichtenheft), auf dem der Auftraggeber eine vertragsgemäße Datenübergabe bestätigt. Der Auftragnehmer hat sich frühzeitig mit dem zuständigen CAD-Bearbeiter des Auftraggebers in Verbindung zu setzen, um Zahlungsverzögerungen zu vermeiden. Weitere Informationen zum Ablauf unter: https://www.nlbl.niedersachsen.de/aufgaben/leitstelle_cad

3.9 Übersetzungsliste für Zeichnungen / Planliste Der Dateiname für CAD-Planzeichnungen ist gemäß SBN-Plancodierung (Anlage zum CAD Pflichtenheft) direkt nach der Planerstellung zu generieren und dauerhaft zu verwenden. Zur Erläuterung des Planinhaltes ist durch den freiberuflich Tätigen eine „Übersetzungsliste“ (Planliste) in digitaler Form zu fertigen und an alle Projektbeteiligten zu verteilen. Die Planliste ist stetig fortzuschreiben. Form und Inhalt der Planliste sind im Vorfeld mit dem Auftraggeber abzustimmen.

3.10 Zentrale Auswertung der Planungs- und Kostendaten (PlaKoDa) Die Ergebnisfeststellung der Planungs- und Kostendaten gemäß Abschnitt K 6 RLBau/ Abschnitt F RBBau in der aktuellen Fassung ist gemäß Planungsauftrag durchzuführen. Hierzu sind die Ergebnisse der Kosten gemäß der in den Gebäudedatenblättern vorgegebenen Struktur zu ermitteln, in die digitalen Erhebungsformulare einzuarbeiten und dem Auftraggeber zu übergeben. Die Aufbereitung der erforderlichen Kostendaten obliegt dem jeweiligen freiberuflich Tätigen für die von ihm betreuten Gewerke. Die aufbereiteten Daten sind dem mit der Ergebnisfeststellung beauftragten Objektplaner zur Zusammenführung zu übergeben. Dies ist eine besondere Leistung in LPH 8 nach HOAI.

3.11 Bemusterungen Für die Festlegung von Ausführungsstandards sind zwei Bemusterungstermine mit dem Auftraggeber abzustimmen und durchzuführen. Ein Bemusterungstermin findet vor der Ausführung der Rohbauarbeiten statt. In diesem werden die rohbaurelevanten Bauteile bemustert. Im zweiten Bemusterungstermin werden die ausbaurelevanten Bauteile bemustert. Zu beiden Bemusterungsterminen sind dem Auftraggeber durch den Auftragnehmer 2-3 Varianten für die entsprechenden Objekte / Produkte vorzustellen. Die Kosten für die Bemusterungstermine sind mit der Nebenkostenpauschale abgegolten.

3.12 Gestaltungsrahmenplan / Baufachlicher Rahmenplan Besteht für die Liegenschaft der laufenden Baumaßnahme ein Gestaltungsrahmenplan bzw. ein baufachlicher Rahmenplan (BRP), so sind die dort enthaltenen Festlegungen bei der Planung zugrunde zu legen. Ist die Wirtschaftlichkeit der dort definierten Vorgaben für bedeutsame Bauteile bzw. Kostengruppen noch nicht angemessen nachgewiesen oder sind die Vorgaben noch nicht hinreichend fachtechnisch abgesichert, wird eine Dokumentation der notwendigen projektspezifischen Entscheidungen durch den zuständigen Objekt- / Fachplaner als Anlage zum BRP erforderlich. Auftragnemer und Autraggeber stimmen sich über Art und Umfang der Dokumentation ab.

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4. Baudurchführung

4.1 Baustellenpräsenz Der Auftragnehmer hat während des laufenden Betriebes der Baustelle entsprechend der Vorgaben im Vertrag durch mindestens einen fachlich geeigneten Mitarbeiter präsent zu sein, sofern die von ihm betreuten Gewerke anwesend sind.

Der Auftragnehmer beaufsichtigt schadensgeneigte Leistungen und solche Leistungen, die eine besondere Sorgfalt der Ausführung verlangen, sowie Leistungen, deren Ergebnisse durch die nachfolgende Bautätigkeit nicht mehr zugänglich sind. Dazu ist eine Zustandsfeststellung gemäß VHB 441 durchzuführen.

Art und Umfang einer Baumaßnahme können die Einrichtung eines Baubüros erforderlich machen. Die Angaben, ob ein Baubüro unterhalten wird und wie die Kostenaufschlüsselung ist, sind dem Vertrag zu entnehmen.

4.2 Bautagebuch Zur Erstellung des Bautagebuches ist das Formblatt 411 des Vergabehandbuches in der jeweils aktuellen Fassung zu verwenden. Das Erstellen der fertig ausgefüllten Formblätter obliegt dem jeweiligen freiberuflich Tätigen für die von ihm betreuten Gewerke. Es ist jeweils arbeitstäglich ein Formblatt für jedes einzelne Gewerk zu verwenden. Die Übergabe von Stichwortsammlungen oder Bautagesberichten der Firmen erfüllt nicht die Anforderung an das Bautagebuch. Die ausgefüllten Formblätter sind dem mit der Führung des Bautagebuches beauftragten freiberuflich Tätigen „Gebäude“ zur Zusammenführung zum Bautagebuch wöchentlich jeweils montags zu übergeben. Es ist grundsätzlich wünschenswert, das Bautagebuch digital zu führen. Dies erfordert jedoch mindestens eine Wiedergabe der Inhalte gemäß VHB Formblatt 411.

Hinweis: Für FbT Verträge Ingenieurbauwerke oder Verkehrsanlagen stellt die Erstellung des Bautagebuches eine besondere Leistung dar.

4.3 Planversand / Planverteilung Der freiberuflich Tätige hat hat dem Auftraggeber die Ausführungsplanung 1-fach in Papierform und digital als .dwg und als pdf Datei der von ihm betreuten Gewerke in der jeweils aktuellen Fassung zur Verfügung zu stellen, damit der Auftraggeber, diese an die einzelnen Auftragnehmer nach VOB aushändigen kann. Dieses gilt auch für fortgeschriebene Planstände/Indizes. Die hierfür erforderlichen Kosten sind mit den Nebenkosten des jeweiligen freiberuflich Tätigen abgedeckt.

4.4 Dokumentation von Mängeln und Restarbeiten Mängel und Restarbeiten sind durch den freiberüflich Tätigen für die von ihm betreuten Gewerke in einer strukturierten, nachverfolgungsfähigen Liste nach Vorgaben des Auftraggebers mit dem jeweiligen Sachstand zur dokumentieren. Die Liste wird dem Auftraggeber und der Projektsteuerung mindestens einmal monatlich unaufgefordert sowie auf Anfrage zur Verfügung gestellt und umfasst sämtliche bekannte Punkte. Soweit beauftragt, wird diese Liste auch in LPH 9 weiter geführt.

4.5 Abnahme der Leistungen der freiberuflich Tätigen Die zusammengestellte Dokumentation der betreuten Gewerke ist vor der jeweiligen VOB Abnahme dem Auftraggeber vorzulegen. Diese ist vom freiberuflich Tätigen zu prüfen. Die geprüfte Dokumentation sowie

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deren Auflistung und das erfolgreiche bestandene CAD-Datenaustausch-Protokoll (inkl. fortgeschriebener Ausführungsplanung) sind Voraussetzung für die Abnahme der Leistungen der freiberuflich Tätigen. Die Schlussrechnung der Planungsleistungen kann erst nach Abnahme der Leistung der freiberuflich Tätigen erfolgen. Die Abnahme findet förmlich statt.

5. Baurecht

5.1 Zustimmung im Einzelfall Es ist nur der Einbau und die Verwendung von Bauteilen oder Baustoffen mit vorliegender bauaufsichtlicher Zulassung gestattet außer die Verwendung ist anderweitig geregelt, z.B. in DIN-Normen. Die Verwendung von Bauteilen oder Baustoffe, für welche keine allgemeine bauaufsichtliche Zulassung vorliegt, ist möglichst zu vermeiden. Planung und Bauausführung von Bauteilen oder Baustoffen, für die eine „Zustimmung im Einzelfall“ zu erwirken wäre, ist auftraggeberseitig nicht gewünscht und nur nach besonderer Erfordernis und nach vorheriger Zustimmung des Staatlichen Baumanagements Hannover möglich. Die Grundsätz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sind zu beachten.

5.2 Bauaufsichtliche Zustimmung / Kenntnisgabe Ist der Bund oder ein Land Bauherr, so tritt gemäß § 74 NBauO an die Stelle einer sonst erforderlichen Baugenehmigung die Zustimmung der obersten Bauaufsichtsbehörde. Baumaßnahmen, die der Landesverteidigung dienen, bedürfen weder einer Baugenehmigung noch einer Zustimmung. Sie sind stattdessen der obersten Bauaufsichtsbehörde vor Baubeginn zur Kenntnis zu bringen. Der Kontakt zur obersten Bauaufsichtsbehörde erfolgt durch das Staatliche Baumanagement Niedersachsen. Die erforderlichen Unterlagen inkl. etwaiger Fachbeiträge sind durch den koordinierenden Objektplaner nach der vom Auftraggber vorgegebenen Form zusammenzustellen.

Es sei darauf hingewiesen, dass die Baumaßnahme erst nach Vorliegen aller öffentlich-rechtlichen Voraussetzungen (hier: Kenntnisgabe- der Zustimmungsverfahren sowie Klärung aller Fragestellungen zum Baurecht) sowie nach der Erteilung weiterer öffentlich-rechtlicher Genehmigungen, soweit für das konkrete Bauvorhaben erforderlich, begonnen werden darf. Überdies dürfen auch Verbindlichkeiten erst nach Vorliegen dieser Voraussetzungen eingegangen werden.

6. Projektspezifische Themen

6.1 Projektbezogene Regelungserfordernisse Weitere projektspezifische Anforderungen an die Projektbearbeitung können durch den Auftraggeber in der Projektstartphase (z.B. Startgespräch) für alle freiberuflich Tätigen definiert werden.

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Anlagen

 Arbeitshilfe Nachtragsmanagement Bauverträge  Dokumentenvorlage Kostenkontrolle  Dokumentenvorlage Prognosen Mittelabfluss Bau und FbT  Dokumentenvorlage Protokoll  Dokumentenvorlage Schnittstellenliste

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