Neue Kita App_Anlage 5_Wertungsmatrix.pdf

Nutzung einer Kita-App für Information, Kommunikation und Organisation

Extrahierter Dokumenttext · Stand: 14.09.2026, 12:54 (Europe/Berlin)

Herkunft: www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de

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Wertungsmatrix "Neue KiTa-App - Ablösung für den Kita-Kompass"

Nr.Verweis Zeichen AnforderungFachliche BewertungGewichtung
1WertungskriteriumPunkteschema, Skala Bewertung nach Punktesystem 0 - 5 (0=min, 5=max)
1.1Allgemeine Qualitätsanforderungen
1.1.1AQ-05Multilinguale Verfügbarkeit der Oberfläche der Eltern-App (Mindestanforderung AQ04: deutsche Sprache)keine deutsche Oberfläche: Ausschluss je weitere Sprache 1 Punkt bis zu 5 Gesamtpunkte: Englisch Türkisch Arabisch oder Persisch romanisch (z.B. Spanisch, Französisch, Italienisch, Portugiesisch, Rumänisch) slawisch (z.B. Russisch, Ukrainisch, Bulgarisch)1,00%
1.1.2AQ-06Übersetzungsfunktion für Inhalteje weitere Sprache 1 Punkt bis zu 5 Gesamtpunkte: Englisch Türkisch Arabisch oder Persisch romanisch (z.B. Spanisch, Französisch, Italienisch, Portugiesisch, Rumänisch) slawisch (z.B. Russisch, Ukrainisch, Bulgarisch)1,00%
Gesamtpunktwerte Allgemeine Qualtitätsanforderungen2,00%
1.2Anwendungsunterstützung/Support
1.2.1S-03 / S-04Erweiterung der Service- und Supportzeiten auf vor 9 Uhr (Mindestanforderung: allgemein und Hotline 9-16 Uhr)bei Nichterfüllung 9-16 Uhr: Ausschluss 0=beides 9-16 Uhr; 1=nur allgemein ab 8 Uhr, 2= nur allgemein ab 7 Uhr, 3=Hotline ab 8 Uhr + allgemein ab 8 Uhr, 4=Hotline ab 8 Uhr + allgemein ab 7 Uhr, 5=Hotline ab 7 Uhr + allgemein ab 7 Uhr0,50%
1.2.2S-06leicht verständliche, nutzungsgruppenspezifisch aufbereitete Materialien und umfangreiche Hilfemöglichkeiten (Erklärvideos, Handbuch FAQ, Webinaraufzeichnungen, automatische Nutzendenführung über Touren oder kontextsensitive Hilfe/Tooltips oder interaktiver Assistent, integrierter Chat KI/live…)keine Materialien: Ausschluss 0-1=trifft nicht/kaum/unzureichend oder nie/selten zu, 2-3=trifft in Teilen oder teilweise/häufiig zu, 4-5=trifft überwiegend/vollumfänglich oder meistens/immer zu1,50%
1.2.3S-07Bereitstellung von Materialien in weiteren Sprachen (Mindestanforderung S-06: deutsche Sprache)keine deutschen Materialien: Ausschluss je weitere Sprache 1 Punkt bis zu 5 Gesamtpunkte: Englisch Türkisch Arabisch oder Persisch romanisch (z.B. Spanisch, Französisch, Italienisch, Portugiesisch, Rumänisch) slawisch (z.B. Russisch, Ukrainisch, Bulgarisch)0,50%
1.2.4S-12 / S-13Umfangreiche Unterstützung bei der Schulung der KiTa-Leitungen, Mitarbeitenden und Eltern/Sorgeberechtigten z.B. in Form von Video- Anleitungen, Produktvorstellungen oder Webinaren und/oder Durchführung von Online-Einführungsschulungen für das KiTa- Personalkein Unterstützungsangebot: Ausschluss 0-1=trifft kaum/unzureichend oder selten zu, 2-3=trifft in Teilen oder teilweise/häufiig zu, 4-5=trifft überwiegend/vollumfänglich oder meistens/immer zu1,50%
Gesamtpunktwerte Anwendungsunterstützung/Support4,00%
1.3Information
1.3.1I-01Übersichtliche Darstellung der relevanten Informationen zu allgemeinen Themen auf einer schnell auffindbaren Einrichtungsinfoseite in der Eltern-App (Mindestanforderung: Nutzende müssen durch die App die Möglichkeit erhalten sich über allgemeine Themen zu informieren.)keine Möglichkeit sich allgemein zu informieren: Ausschluss 0-1=trifft nicht/kaum/unzureichend oder nie/selten zu, 2-3=trifft in Teilen oder teilweise/häufiig zu, 4-5=trifft überwiegend/vollumfänglich oder meistens/immer zu0,50%
1.3.2I-02Übersichtliches, gut strukturiertes, anpassbares Gruppen-Dashboard mit wesentlichen Informationen0-1=trifft nicht/kaum/unzureichend oder nie/selten zu, 2-3=trifft in Teilen oder teilweise/häufiig zu, 4-5=trifft überwiegend/vollumfänglich oder meistens/immer zu1,00%
1.3.3I-05Push-Benachrichtigung bei aktualisierten Informationen0=nein, 5=ja1,00%
1.3.4I-07Automatische Lesebestätigungen für aktuelle Informationen0=nein, 5=ja1,00%
1.3.5I-08 / I-09Nutzungsfreundliche Verwendung von Vorlagen und zwischenspeicherbaren Entwürfen möglich0-1=trifft nicht/kaum/unzureichend oder nie/selten zu, 2-3=trifft in Teilen oder teilweise/häufiig zu, 4-5=trifft überwiegend/vollumfänglich oder meistens/immer zu1,00%
1.3.6I-11Flexibel, allgemein voreinstellbares und individuell überschreibbares Ablaufdatum0-1=trifft nicht/kaum/unzureichend oder nie/selten zu, 2-3=trifft in Teilen oder teilweise/häufiig zu, 4-5=trifft überwiegend/vollumfänglich oder meistens/immer zu1,00%
Gesamtpunktwerte Information5,50%
1.4Kommunikation
1.4.1K-08Lesebestätigung der gesendeten Abwesenheiten als Rückkopplung für Eltern/Sorgeberechtigte0=nein, 5=ja1,00%
1.4.2K-10Umfangreich konfigurierbare Kommunikationsmöglichkeit des KiTa- Personals untereinander (einrichtungsintern + einrichtungsübergreifend)0-1=trifft nicht/kaum/unzureichend oder nie/selten zu, 2-3=trifft in Teilen oder teilweise/häufiig zu, 4-5=trifft überwiegend/vollumfänglich oder meistens/immer zu0,50%
1.4.3K-16Automatische Abspeicherung angefangener Nachrichten als Entwürfe0=nein, 5=ja1,00%
Gesamtpunktwerte Kommunikation2,50%
1.5Organisation
1.5.1Kalender
1.5.1.1OK-02Nutzungsfreundliche Möglichkeit der Nutzung von Terminserien mit individuell einstellbarer Periodik direkt im Kalender0-1=trifft nicht/kaum/unzureichend oder nie/selten zu, 2-3=trifft in Teilen oder teilweise/häufiig zu, 4-5=trifft überwiegend/vollumfänglich oder meistens/immer zu1,00%
1.5.1.2OK-04Push-Benachrichtigung bei aktualisierten Kalendereinträgen0=nein, 5=ja1,00%

1.5.1.2 OK-04 0=nein, 5=ja 1,00%

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1.5.1.3OK- 05 / OK-06Flexible, allgemein voreinstellbare und individuell überschreibbare bzw. ausstellbare Nutzenden-Erinnerung an Kalendereinträge via Push-Benachrichtigung0-1=trifft nicht/kaum/unzureichend oder nie/selten zu, 2-3=trifft in Teilen oder teilweise/häufiig zu, 4-5=trifft überwiegend/vollumfänglich oder meistens/immer zu0,50%
1.5.1.4OK-08 / OK-09Nutzungsfreundliche Verwendung von Vorlagen und zwischenspeicherbaren Entwürfen möglich0-1=trifft nicht/kaum/unzureichend oder nie/selten zu, 2-3=trifft in Teilen oder teilweise/häufiig zu, 4-5=trifft überwiegend/vollumfänglich oder meistens/immer zu1,00%
1.5.1.5OK-11Möglichkeit der Teilnahmerückmeldung direkt im Termin/Kalender (Mindestanforderung: strukturierteTeilnahmerückmeldung über die App)keine strukturierte Teilnahmerückmeldung über die App: Ausschluss 0=nein, 5=ja1,00%
1.5.1.6OK-12 / OK-13Übersichtliche, nutzungsfreundliche und anpassbare Rücklaufsdarstellung der Teilnahmerückmeldungenkeine Rücklaufsübersicht: Ausschluss 0-1=trifft nicht/kaum/unzureichend oder nie/selten zu, 2-3=trifft in Teilen oder teilweise/häufiig zu, 4-5=trifft überwiegend/vollumfänglich oder meistens/immer zu1,00%
1.5.1.7OK-15Exportierbarkeit der Rücklaufübersicht in ein bearbeitbares Format0=nein, 5=ja1,00%
1.5.1.8OK-17Übernahmemöglichkeit von Kalendereinträgen in andere Kalenderprogramme z.B. ics-Datei0=nein, 5=ja0,50%
Gesamtpunktwerte Kalender7,00%
1.5.2Abfragen
1.5.2.1OA-01Umfangreiche Abfragemöglichkeiten (keine Begrenzung der Fragenanzahl)keine Abfragemöglichkeit: Ausschluss 0=nur 1 Frage pro Abfrage, 1=2 Fragen pro Abfrage, 2=3 Fragen pro Abfrage, 3=4 Fragen pro Abfrage, 4=5 Fragen pro Abfrage, 5=ab 6 Fragen pro Abfrage1,00%
1.5.2.2OA-01Umfangreiche Abfragemöglichkeiten (Fragetypen: Single Choice, Multiple Choice, Freitext, Kombi Single/Multiple Choice mit Freitext, Single/Multiple Choice mit sichtbarer Auswahlbegrenzung, Skalenfragen, Dropdown-Fragen, Ranking-Fragen)keine Abfragemöglichkeit: Ausschluss 0=nur 1 Fragetyp möglich, 1=2 Fragetypen möglich, 2=3 Fragetypen möglich, 3=4 Fragetypen möglich, 4=5 Fragetypen, 5=ab 6 Fragetypen1,00%
1.5.2.3OA-06 / OA-07Nutzungsfreundliche Verwendung von Vorlagen und zwischenspeicherbaren Entwürfen möglich0-1=trifft nicht/kaum/unzureichend oder nie/selten zu, 2-3=trifft in Teilen oder teilweise/häufiig zu, 4-5=trifft überwiegend/vollumfänglich oder meistens/immer zu1,00%
1.5.2.4OA-09Hinterlegung eines Ablaufdatums/Eintragungsfrist0=nein, 5=ja1,00%
1.5.2.5OA-10 / OA-11Übersichtliche, nutzungsfreundliche und anpassbare Rücklaufsdarstellung der Abfrageergebnissekeine Rücklaufübersicht: Ausschluss 0-1=trifft nicht/kaum/unzureichend oder nie/selten zu, 2-3=trifft in Teilen oder teilweise/häufiig zu, 4-5=trifft überwiegend/vollumfänglich oder meistens/immer zu1,00%
1.5.2.6OA-13Exportierbarkeit der Rücklaufübersicht in ein bearbeitbares Format0=nein, 5=ja1,00%
Gesamtpunktwerte Abfragen6,00%
1.5.3Gruppenbuch / Kind-Profil / Dokumentation
1.5.3.1OG-01Übersichtliches, nutzungsfreundliches Gruppenbuch mit Notizfunktionkein Gruppenbuch mit Notizfunktion: Ausschluss 0-1=trifft nicht/kaum/unzureichend oder nie/selten zu, 2-3=trifft in Teilen oder teilweise/häufiig zu, 4-5=trifft überwiegend/vollumfänglich oder meistens/immer zu1,50%
1.5.3.2OG-02 / OG-03Übersichtliche, filterbare Darstellung der Anwesenheitslistekeine Anwesenheitsliste: Ausschluss 0-1=trifft nicht/kaum/unzureichend oder nie/selten zu, 2-3=trifft in Teilen oder teilweise/häufiig zu, 4-5=trifft überwiegend/vollumfänglich oder meistens/immer zu1,00%
1.5.3.3OG-04Einfach zu findender, übersichtlicher und umfangreicher Soll-Ist Abgleich der Betreuungs- und Anwesenheitszeiten0-1=trifft nicht/kaum/unzureichend oder nie/selten zu, 2-3=trifft in Teilen oder teilweise/häufiig zu, 4-5=trifft überwiegend/vollumfänglich oder meistens/immer zu0,50%
1.5.3.4OG-05Umfangreiches, übersichtliches, gut strukturiertes, relevantes Kind- Profil inkl. Verknüpfung zu anderen Bereichen der Anwendung (relevante Daten z.B. Kindergesundheitsdaten wie Allergien, Notfallkontakte, Abholberechtigte, Einverständnisse)0-1=trifft nicht/kaum/unzureichend oder nie/selten zu, 2-3=trifft in Teilen oder teilweise/häufiig zu, 4-5=trifft überwiegend/vollumfänglich oder meistens/immer zu1,50%
1.5.3.5OG-06Umfangreiche, nutzungsfreundliche, gut strukturierte Dokumentationsmöglichkeiten (frei, Portfolio, Entwicklungsbögen Basik+MotorikPlus, Förder- und Teilhabepläne, Entwicklungs- und Elterngespräche)0-1=trifft nicht/kaum/unzureichend oder nie/selten zu, 2-3=trifft in Teilen oder teilweise/häufiig zu, 4-5=trifft überwiegend/vollumfänglich oder meistens/immer zu0,50%
Gesamtpunktwerte Gruppenbuch5,00%
1.5.4Sonstige
1.5.4.1OO-02 / OO-03Strukturiertes, nutzungsfreundliches Modul zur Aktivitätenplanung und -dokumentation (Wochenplanung) inkl. Möglichkeit der Elterninformation0-1=trifft nicht/kaum/unzureichend oder nie/selten zu, 2-3=trifft in Teilen oder teilweise/häufiig zu, 4-5=trifft überwiegend/vollumfänglich oder meistens/immer zu1,00%
1.5.4.2OO-04 / OO-05Nutzungsfreundlicher Share Space für Dateien mit Vernetzung zu anderen Bereichen der Anwendung0-1=trifft nicht/kaum/unzureichend oder nie/selten zu, 2-3=trifft in Teilen oder teilweise/häufiig zu, 4-5=trifft überwiegend/vollumfänglich oder meistens/immer zu1,00%
Gesamtpunktwerte Sonstige2,00%
Gesamtpunktwerte Organisation20,00%
1.6Administration
1.6.1A-06Umfangreiche Deaktivierbarkeit/Ausblendbarkeit von einzelnen Modulen und Funktionen auf Einrichtungs- und Trägerebene (Mindestanforderung A-06: Deaktivierbarkeit/Ausblendbarkeit von gravierend veränderten Funktionalitäten nach Updates)bei keiner Deaktivierbarkeit nach Updates: Ausschluss 0-1=trifft nicht/kaum/unzureichend oder nie/selten zu, 2-3=trifft in Teilen oder teilweise/häufiig zu, 4-5=trifft überwiegend/vollumfänglich oder meistens/immer zu1,00%
Gesamtpunktwerte Administration1,00%
Summe der Punktwerte "fachliche Bewertung"35,00%

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Nr.Verweis Zeichen AnforderungTechnische BewertungGewichtung
2WertungskriteriumPunkteschema, Skala
2.1Allgemeine technische Anforderungen
2.1.1T-01keine Abstürze, wenige relevante Bugs bei den Testsab 3 Abstürzen oder min. 5 relevanten betriebsbehindernden Bugs: Ausschluss 0=bei 1-2 Abstürzen oder 3-4 relevanten betriebsbehindernde Bugs, 3=1-2 relevante betriebsbehindernde Bugs, 5=ansonsten bzw. ohne Auffälligkeiten1,00%
2.1.2T-02niedrige Reaktionszeiten bei den Tests (Login, Kindaufruf, Aufruf Umfrageauswertung, öffnen/antworten Chatnachricht)größer 6 Sekunden: Ausschluss 0=größer 4 bis 6 Sekunden, 3=größer 2 bis 4 Sekunden, 5=bis 2 Sekunden0,50%
2.1.3T-06Einrichtung einer 2-Faktor-Authentifizierung für Nutzende0=nein, 5=ja0,50%
Gesamtpunktwerte Allgemeine technische Anforderungen2,00%
2.2Nutzungsfreundlichkeit der Oberfläche
2.2.1T-05einfache und sinnvoll aufgebaute Navigation (Nutzendenführung visuell + inhaltlich)0-1=trifft nicht/kaum/unzureichend oder nie/selten zu, 2-3=trifft in Teilen oder teilweise/häufiig zu, 4-5=trifft überwiegend/vollumfänglich oder meistens/immer zu3,00%
2.2.2übersichtlicher Aufbau des Menüs0-1=trifft nicht/kaum/unzureichend oder nie/selten zu, 2-3=trifft in Teilen oder teilweise/häufiig zu, 4-5=trifft überwiegend/vollumfänglich oder meistens/immer zu1,50%
2.2.3Verwendung von prägnanten Menüpunkten (kurz, eindeutig, verständlich)0-1=trifft nicht/kaum/unzureichend oder nie/selten zu, 2-3=trifft in Teilen oder teilweise/häufiig zu, 4-5=trifft überwiegend/vollumfänglich oder meistens/immer zu1,50%
2.2.4Schnell auffindbare Hilfe (Hilfebereich, Support Kontakte)0-1=trifft nicht/kaum/unzureichend oder nie/selten zu, 2-3=trifft in Teilen oder teilweise/häufiig zu, 4-5=trifft überwiegend/vollumfänglich oder meistens/immer zu3,00%
2.2.5schnell zu erfassende und übersichtliche Strukturierung aller Seiten, Module0-1=trifft nicht/kaum/unzureichend oder nie/selten zu, 2-3=trifft in Teilen oder teilweise/häufiig zu, 4-5=trifft überwiegend/vollumfänglich oder meistens/immer zu1,50%
2.2.6übersichtlich Darstellung von Informationen (Zwischenüberschriften, Absätze, Aufzählungen)0-1=trifft nicht/kaum/unzureichend oder nie/selten zu, 2-3=trifft in Teilen oder teilweise/häufiig zu, 4-5=trifft überwiegend/vollumfänglich oder meistens/immer zu1,50%
2.2.7klare visuelle Hierarchie (wichtiges groß, nebensächliches kleiner)0-1=trifft nicht/kaum/unzureichend oder nie/selten zu, 2-3=trifft in Teilen oder teilweise/häufiig zu, 4-5=trifft überwiegend/vollumfänglich oder meistens/immer zu1,50%
2.2.8Themen und Inhalte der Seite sind eindeutig und sofort zuzuordnen0-1=trifft nicht/kaum/unzureichend oder nie/selten zu, 2-3=trifft in Teilen oder teilweise/häufiig zu, 4-5=trifft überwiegend/vollumfänglich oder meistens/immer zu1,50%
2.2.9verständliche Darstellung der Themen0-1=trifft nicht/kaum/unzureichend oder nie/selten zu, 2-3=trifft in Teilen oder teilweise/häufiig zu, 4-5=trifft überwiegend/vollumfänglich oder meistens/immer zu1,50%
2.2.10Buttons/Smbole/Piktogramme etc. vorhanden sowie eindeutig und ohne weitere Erklärung verständlich0-1=trifft nicht/kaum/unzureichend oder nie/selten zu, 2-3=trifft in Teilen oder teilweise/häufiig zu, 4-5=trifft überwiegend/vollumfänglich oder meistens/immer zu1,50%
2.2.11einheitliche Formatierung von Logo Buttons und weiteren Elementen durch einheitliche Größe, Farbgestaltung und Beschriftung0-1=trifft nicht/kaum/unzureichend oder nie/selten zu, 2-3=trifft in Teilen oder teilweise/häufiig zu, 4-5=trifft überwiegend/vollumfänglich oder meistens/immer zu1,50%
2.2.12Animationen und auffällige Farben sind sparsam eingesetzt0-1=trifft nicht/kaum/unzureichend oder nie/selten zu, 2-3=trifft in Teilen oder teilweise/häufiig zu, 4-5=trifft überwiegend/vollumfänglich oder meistens/immer zu1,50%
2.2.13sinnvolle Nutzung visueller Inhalte (Bilder, Videos)0-1=trifft nicht/kaum/unzureichend oder nie/selten zu, 2-3=trifft in Teilen oder teilweise/häufiig zu, 4-5=trifft überwiegend/vollumfänglich oder meistens/immer zu1,50%
2.2.14optimale Lesbarkeit0-1=trifft nicht/kaum/unzureichend oder nie/selten zu, 2-3=trifft in Teilen oder teilweise/häufiig zu, 4-5=trifft überwiegend/vollumfänglich oder meistens/immer zu3,00%
2.2.15einheitliche Verwendung und Schreibweise beim Wording0-1=trifft nicht/kaum/unzureichend oder nie/selten zu, 2-3=trifft in Teilen oder teilweise/häufiig zu, 4-5=trifft überwiegend/vollumfänglich oder meistens/immer zu1,50%
2.2.16keine Darstellungsfehler bei den Tests0-1=trifft nicht/kaum/unzureichend oder nie/selten zu, 2-3=trifft in Teilen oder teilweise/häufiig zu, 4-5=trifft überwiegend/vollumfänglich oder meistens/immer zu1,50%
2.2.17spezifische und verständliche Fehlermeldungen bei den Tests0-1=trifft nicht/kaum/unzureichend oder nie/selten zu, 2-3=trifft in Teilen oder teilweise/häufiig zu, 4-5=trifft überwiegend/vollumfänglich oder meistens/immer zu1,50%
Gesamtpunktwerte Nutzungsfreundlichkeit30,00%
2.3Schnittstellen, Im- und Exporte
2.3.1T-13Schnittstelle zu Little Bird (Kinderdaten)0=nein, 3=ja, API oder vergleichbarer Standard, 5=ja, anwendungsspezifisch1,00%
2.3.2T-14Schnittstelle zu kitafino (Essensbestellung und -abrechnung)0=nein, 3=ja, API oder vergleichbarer Standard, 5=ja, anwendungsspezifisch1,00%
2.3.3T-18umfangreicher, flexibler Listengenerator mit Vorlagenfunktion für Exporte0-1=trifft nicht/kaum/unzureichend oder nie/selten zu, 2-3=trifft in Teilen oder teilweise/häufiig zu, 4-5=trifft überwiegend/vollumfänglich oder meistens/immer zu1,00%
Gesamtpunktwerte Schnittstellen, Im- und Exporte3,00%
Summe der Punktwerte "technische Bewertung":35,00%
Nr.GesamtpreisGewichtung
3WertungskritieriumPunkteschema, Skala
3.1Bruttogesamtpreis für 36 Monate (entsprechend Leistungsverzeichnis laufende sowie einmalige Kosten)Der Bietende mit dem niedrigsten Angebotspreis erhält die maximale Punktzahl (5 Punkte). Die weiteren Bietenden erhalten ihren Punktwert nach der Formel: niedrigstes Angebot ÷ zu wertendes Angebot x Maximalpunktwert (5) Das Ergebnis wird auf 2 Stellen nach dem Komma abgerundet.30,00%
Summe der Punktwerte "Gesamtpreis":30,00%

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Gesamtwertung Gewichtung
Summe der Punktwerte "fachliche Bewertung"35,00%
Summe der Punktwerte "technische Bewertung"35,00%
Summe der Punktwerte "Gesamtpreis"30,00%
Gesamtergebnis100,00%
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